Office Day Haushalt -

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1 Office Day Haushalt - - Gesetzliche Grundlagen - Struktur des Unihaushalts - Rechnungskontierung - Darstellung der Finanzen in QIS-3T

2 Gesetzliche Grundlagen Landesverfassung Rheinland-Pfalz Haushaltsplan = Gesetz im formellen Sinn Gesamtplan Einzelpläne (= Kapitel) Uni TR als Teil des Einzelplans 15 MBWWK (früher Kapitel 1506, heute durch Globalhaushalt Kapitel 08700) Landeshaushaltsordnung (LHO) mit Verwaltungsvorschriften (VV) Prüfung durch Rechnungshof (Art. 120 Landesverfassung)

3 Gesetzliche Grundlagen: Umsatzsteuergesetz (UStG) steuerpflichtige Projekte / Betriebe gewerblicher Art (BgA) Lieferung in das Ausland bzw. Bezug aus dem Ausland Wichtig: USt-ID der Universität gegenüber Lieferanten angeben dann wird Netto-Rechnung ausgestellt und Doppelbesteuerung vermieden Prüfung durch Finanzamt

4 Haushaltsstruktur / Kontierung Kapitel Titel Kostenstelle Kosten- / Erlösart

5 Haushaltsstruktur / Kontierung Titel Einnahmen Titel beginnen mit 1, 2, oder 3 Ausgaben Titel beginnen mit 4, 5, 6 oder 8

6 Haushaltsstruktur /Kontierung Titel Ausgaben Titel beginnen mit 4,5, 6 oder 8 4 = Personalausgaben 5 = Sachausgaben 6 = Mitgliedschaften 8 = Investitionen

7 Aufbau der Kostenstelle 14 = Fachbereich 20 = Fach (ab 10 in 10er Schritten hochgezählt, <10 = allgemeiner Teil) 010 = Professur (ab 10 in 10er-Schritten hochgezählt, <10 = allgem. Fachteil) 110 = Finanzierung, hier: aus TG 71, Landesmittel bzw. 301 = Finanzierung, hier: aus TG 86, Drittmittel = bzw

8 Beispiele Finanzierungsendungen auf Pos 8-10 der Kostenstelle Innerhalb der Titelgruppe = Titelgruppe 71, Lehrstuhlmittel 111 = Berufungs-/Bleibeverhandlung Zusage Dekan 113 = Mittel aus Drittmittelanreiz 115 = Exkursionsmittel 116 = Lehrauftragsmittel 117 = Emeriti 130 = Budgetierungsmittel 180 = Tutoren (früher auch Überlastmittel) 501 ff Zusagen aus dem Forschungsfonds 601 ff Zusagen aus der Präsidentenreserve Andere Titelgruppen bspw. 301 ff bzw. 840 ff = Drittmittel 4 Titelgruppe = 4Titelgruppe 92, Wissen-schafft-Zukunft-Programm

9 Rechnungskontierung Eingangsrechnungen Auszahlungen Rechnungsadressat = Universität Steuer-ID der Universität DE (nicht handschriftlich, sondern vom Rechnungsaussteller!)

10 Rechnungskontierung Eingangsrechnungen Kontierungsbeispiel Kapitel Titel Kostenstelle KLR-Schlüssel Verwendungsart Vorkontierung: Beschaffungsantrag

11 Rechnungskontierung Feststellungsvermerke Richtigkeit der Lieferung / Leistung rechnerisch richtig sachlich richtig

12 Rechnungskontierung Ausgangsrechnungen Einzahlungen Kapitel Titel Kostenstelle Bankverbindung der Landeshochschulkasse

13 Rechnungskontierung Ausgangsrechnungen Pflichtbestandteile einer Rechnung nach HGB und Steuerrecht vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers Ausstellungsdatum ( = Rechnungsdatum) eine einmalig vergebene Rechnungsnummer Termin der Lieferung und Leistung Menge + Bezeichnung der gelieferten Produkte /Art + Umfang der Leistung Nettobetrag der Lieferung / Leistung auf den Nettobetrag entfallenden Steuersatz auf den Nettobetrag entfallenden Steuerbetrag Steuernummer oder USt-ID des Ausstellers Informationen, Muster und Info-Tour auf der homepage 4Verwaltung 4Abteilung I 4 Service 4Umsatzsteuer

14 Rechnungskontierung Ausgangsrechnungen Rechnungsmuster (Homepage) ausfüllen und senden an Abteilung I, oder (demnächst: Abteilung I Prüfung formelle Richtigkeit der Rechnung steuerrechtlicher Sachverhalt Erteilung Rechnungsnummer Rechnungsfreigabe

15 Überwachung des Budgets QIS-3T Abkürzungen und ihre Bedeutung HÜL Haushaltsüberwachungsliste HÜL-Nr oder Buchungsnummer Je Titel fortlaufende Nummer für Buchungen FSV Finanz- und Sachmittelverwaltung MBS Mittelbewirtschaftungssystem

16 Überwachung des Budgets QIS-3T Mögliche Berichte Kontostand = Summen Kontoauszug = Summen und Einzelbuchungen je Titel Einzelbuchungen je Titel = ohne Summenausweis Finanzsicht der Projekte = Summen über mehrere Jahre (Laufzeit) Ausdruck als pdf-datei Export nach Excel

17 Hinweise zur Überwachung des Budgets mit QIS-3T Personalkosten können nicht gebunden werden Ausländische Lehrauftragsnehmer / Dienstleistende zusätzlich Zahlung von 19% Mwst (Buchung zu späterem Zeitpunkt als OFD-Buchung!) Spalte Kassendatum Datum Auszahlung durch LHSK / bzw. Datum Geldeingang bei LHSK Drittmittel evtl. weitere Mittelabrufe bei Kontostand beachten

18 Darstellung von Steuerbuchungen in der Anzeige Einzelbuchungen in QIS 3T Hier: Einnahmetitel mit Abzug der Umsatzsteuer Achtung: Bei Rechnungen können die Steuerschlüssel direkt beim Buchen erfass werden. Bei O

19 Darstellung von Steuerbuchungen in der Anzeige Einzelbuchungen in QIS 3T Hier: Einnahmetitel mit Abzug der Umsatzsteuer Hinweis: Bei (Lieferanten-)Rechnungen können die Steuerschlüssel direkt beim Buchen erfasst werden. Bei OFD-Buchungen (Gastvorträge) leider nicht, deshalb erfolgt die Steuerbelastung bei OFD-Zahlungen zeitlich später

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21 Darstellung von Steuerbuchungen in der Anzeige Einzelbuchungen in QIS 3T Hier: Ausgabetitel mit Steuergutschrift aus Vorsteuerabzug Zur Beachtung: Vorzeichen bei Buchung auf Ausgabetitel -> Gutschrift

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23 Ansprechpartner/in: Team der Zentralen Beschaffung: Stefan Schmitz - Tel. 4225, schmitzs@uni-trier.de Claudia Jost - Tel. 4211, jostc@uni-trier.de Hermann Burg - Tel. 3119, burg@uni-trier.de Franz-Paul Lauscher -Tel. 3113, lauscher@uni-trier.de Franz Hertzig - Tel. 3111, hertzig@uni-trier.de

24 Ansprechpartner/in: Team im Drittmittelbereich Magda Klein Gabriele Bach Manuela Loch Karin Notte Anke Schuh-Gubernator - Tel. 4224, kleinma@uni-trier.de - Tel. 4215, bach@uni-trier.de - Tel. 4264, lochm@uni-trier.de - Tel. 4222, notte@uni-trier.de - Tel. 4291, schuhgubernator@uni-trier.de

25 Ansprechpartner/in: Team im Bereich Rechnungsanweisung Astrid Frensch - Tel. 4210, frensch@uni-trier.de Nathalie Binsfeld - Tel 4220, binsfeldn@uni-trier.de (voher Thees) Mareike Hissen - Tel. 4220, hissen@uni-trier.de

26 Ansprechpartner/in: Bereich Steuern Alrica Kraft - Tel. 4276, krafta@uni-trier.de Annika Sondermann - Tel. 4274, sondermann@uni-trier.de Annemie Steinmetz - Tel. 4262, stm@uni-trier.de

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!