7.6.8 Ermittlung des tatsächlichen privaten Nutzungswerts (Fahrtenbuchmethode)

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Miriam Wetzel
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1 Seite 17.8 Ermittlung des tatsächlichen privaten Nutzungswerts (Fahrtenbuchmethode) Der Unternehmer hat bei einem Fahrzeug, welches zu über 50 % betrieblich genutzt wird, die Wahlmöglichkeit, den privaten Nutzungswert nach der pauschalen 1%-Methode oder nach den tatsächlich entstandenen Selbstkosten für das Fahrzeug anhand eines Fahrtenbuchs zu ermitteln. Ein Fahrtenbuch soll die Zuordnung von Fahrten zur betrieblichen und beruflich Sphäre ermöglichen und darstellen. Es muss zwingend laufend geführt werden. Werden von dem Unternehmer oder seinen Familienmitgliedern mehrere zum Betriebsvermögen gehörende Fahrzeuge auch zu Privatfahrten und für Fahrten Wohnung/Betriebsstätte bzw. für Familienheimfahrten genutzt, so ist diese Nutzung für jedes einzelne Fahrzeug vorzunehmen. In ihrem BMF-Schreiben vom (BStBl 2009 I, S. 1326) nimmt die Finanzverwaltung nochmals zusammenfassend Stellung zu den Anforderungen bei der Führung eines Fahrtenbuchs, um den tatsächlichen privaten Nutzungswert für ein Fahrzeug zu ermitteln. Hierbei handelt es sich nicht um Neuregelungen, sondern vielmehr um eine Zusammenfassung der bisherigen Regelungen und Rechtsprechungen zu dieser Thematik. Wahlmöglichkeit Mehrere zum Betriebsvermögen gehörende Fahrzeuge genutzt Anforderungen bei der Führung eines Fahrtenbuches Prinzipiell sind die gleichen Anforderungen an ein Fahrtenbuch eines selbstständigen zu stellen wie an das eines angestellten Mitarbeiters, der einen Firmenwagen auch zur privaten Nutzung überlassen bekommen hat. Insoweit wird an

Nutzungswert nach der pauschalen 1%-Methode oder nach den tatsächlich entstandenen Selbstkosten für das Fahrzeug anhand eines Fahrtenbuchs zu ermitteln.

2 Seite 18 dieser Stelle auch auf die Ausführungen in Kapitel 7.3, sowie auch auf die Checkliste in Kapitel hingewiesen. Zu den Mindestanforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch finden sich auch in R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3 LStR 2008 weitere Ausführungen. Wegen der besonderen Bedeutung sind hier nochmals die wesentlichen Anforderungen aufgeführt: zeitnahe, vollständige und fortlaufende Aufzeichnungen in geschlossener Form, keine Loseblattsammlung möglich Wiedergabe der Fahrten mit allen gefahrenen Strecken, einschließlich des bei Fahrtende erreichten Gesamtkilometerstands Aufzeichnung von Datum und Kilometerstand zu Beginn und zum Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt Aufzeichnung des Reiseziels, Reisezweck, aufgesuchte Geschäftspartner Aufzeichnung der gefahrenen Umwege Der Bundesfinanzhof hat mit seinem Urteil vom (Az.: VI R 33/10) dargelegt, dass ein Fahrtenbuch keine ausreichenden Angaben enthält, wenn eine Benennung der Fahrtziele nur mit Straßennamen oder nur mit Kundennamen erfolgt. Vielmehr müsse eine vollständige Angabe mit Straßennamen, Hausnummer und Kundennamen erfolgen, um hinreichende Angaben für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu erfüllen.

Wegen der besonderen Bedeutung sind hier nochmals die wesentlichen Anforderungen aufgeführt: zeitnahe, vollständige und fortlaufende Aufzeichnungen in geschlossener Form, keine Loseblattsammlung

3 Seite 19 Die Finanzverwaltung lässt Abweichungen von diesen Anforderungen zu, soweit wegen der besonderen Umstände im Einzelfall die betriebliche bzw. berufliche Veranlassung der Fahrten und der Umfang der getätigten Privatfahrten ausreichend dargelegt sind und keine Beeinträchtigung von nachträglichen Überprüfungsmöglichkeiten durch die Finanzverwaltung gegeben sind. So sind z. B. bestimmte berufsspezifisch bedingte Erleichterungen möglich: bei Handelsvertretern, Kurierdienstfahrern, Automatenlieferanten und anderen Unternehmern, die regelmäßig aus betrieblichen/beruflichen Gründen große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen. Hier ist zu Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchten Geschäftspartnern anzugeben, welche Kunden an welchem Ort besucht wurden. Angaben zu den Entfernungen zwischen den verschiedenen Orten sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlich gefahrenen Kilometern erforderlich. Bei Taxifahrern sind Fahrten im sogenannten Pflichtfahrgebiet in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner ausreichend, täglich zu Beginn und Ende der Gesamtheit dieser Fahrten den Kilometerstand anzugeben mit der Angabe Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet o. Ä. Für Fahrlehrer ist es ausreichend, in Bezug auf Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner das Stichwort Lehrfahrten oder Fahrschulfahrten anzugeben. Taxifahrer Fahrlehrer Regelmäßig aufgesuchte Kunden können auch als Vereinfachung anhand eines fest vergebenen Num-

Finanzverwaltung gegeben sind. So sind z. B.

4 Seite 20 mernsystems im Fahrtenbuch aufgeführt werden. Das Kundenverzeichnis ist dann als Anlage zu dem Fahrtenbuch zu dokumentieren. Elektronisch geführtes Fahrtenbuch Aufzeichnung von Privatfahrten Fahrtenbuch nicht als ordnungsgemäß anerkannt Betriebliche Nutzung des Fahrzeugs weniger als 50 % Ein elektronisch geführtes Fahrtenbuch wird von der Finanzverwaltung anerkannt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen bzw. zumindest aber dokumentiert werden (BFH-Urteil vom , BStBl II, S. 410). Für die Aufzeichnungen von Privatfahrten ist es ausreichend, jeweils die Kilometerangaben anzugeben. Bei den Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte genügt ein Hinweis im Fahrtenbuch. Werden die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung nicht als ordnungsgemäß anerkannt, so ist der private Nutzungswert bei Fahrzeugen, die betrieblich zu mehr als 50 % genutzt werden, mit der pauschalen 1%-Regelung zu ermitteln. Beträgt die betriebliche Nutzung des Fahrzeugs weniger als 50 %, so kann der private Nutzungsanteil nur nach der Fahrtenbuchmethode ermittelt werden. Die pauschale 1%-Regelung ist dann ausgeschlossen. Für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte sowie für Familienheimfahrten ist die Ermittlung der nicht abziehbaren Betriebsausgaben nach 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 Satz 3 2. Alternative EStG zu ermitteln.

Fahrtenbuch wird von der Finanzverwaltung anerkannt, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen.

5 Seite 21.9 Begriff der Gesamtkosten des Fahrzeugs Gemäß BMF-Schreiben vom hat die Finanzverwaltung den Gesamtkostenbegriff der für bzw. durch ein Fahrzeug insgesamt entstandenen Kosten an die Rechtsprechung angepasst. Danach gehören alle Kosten zu den Gesamtaufwendungen, die unmittelbar dem Halten und dem Betrieb des Fahrzeugs zu dienen bestimmt sind und im Zusammenhang mit seiner Nutzung zwangsläufig anfallen. Außergewöhnliche Aufwendungen sollen vorab der beruflichen/betrieblichen Sphäre oder der privaten Nutzung zugerechnet werden, z. B. Mautgebühren auf einer privaten Fahrt. Aufwendungen, die ausschließlich privat veranlasst sind, sollen vorab als Entnahme zu behandeln sein. Hierunter fällt z. B. auch Benzin für eine private Urlaubsreise mit dem Firmenwagen. Praxishinweis: Diese in dem o. g. BMF-Schreiben vertretene Auffassung der Finanzverwaltung steht nicht in jedem Punkt mit der laufenden Rechtsprechung des BFH im Einklang und ist an einigen Stellen auch problematisch in der Auslegung. Hier ist ggf. in einer Steuerprüfung mit einem Spielraum bei der Zuordnung von Aufwendungen zu rechnen.

Danach gehören alle Kosten zu den Gesamtaufwendungen, die unmittelbar dem Halten und dem Betrieb des Fahrzeugs zu dienen bestimmt sind und im Zusammenhang mit seiner Nutzung zwangsläufig anfallen.

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