Inhaltsverzeichnis. 1 Neuregelung der Auswärtstätigkeiten... 13

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1 Inhaltsverzeichnis 1 Neuregelung der Auswärtstätigkeiten Ab 2014: Erste Tätigkeitsstätte bei Arbeitnehmern/ Gesellschafter-Geschäftsführern Wann und wo der Arbeitnehmer/Gesellschafter-Geschäftsführer eine erste Tätigkeitsstätte hat (Neuregelung ab 2014) Abgrenzung zwischen erster Tätigkeitsstätte und Auswärtstätigkeiten Erster Schritt: Arbeitgeber legt die erste Tätigkeitsstätte fest Zweiter Schritt: Checkliste, wenn keine bzw. keine eindeutige Festlegung durch den Arbeitgeber erfolgt ist Ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers Fahrten zu einem Sammelpunkt bzw. zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet Hauptbetriebsstätte bei Unternehmern Beginn und Ende einer Auswärtstätigkeit Tätigkeit außerhalb des eigenen Hauptbetriebs- bzw. der regelmäßigen Arbeitsstätte Inlands-Reisekosten bei Selbstständigen und Unternehmern Fahrtkosten Verwendung eines Privat-PKW Vorsteuerabzug beim privaten PKW Verwendung eines Firmenwagens Nutzung anderer Verkehrsmittel Mehraufwand für Verpflegung Inländische Verpflegungspauschalen Vorsteuerabzug aus den tatsächlichen Aufwendungen Abgrenzung zu den Bewirtungskosten Übernachtungskosten Übernachtung im Inland Übernachtung bei Privatpersonen Vorsteuerabzug aus Übernachtungskosten Abgrenzung von Übernachtung und Verpflegung

2 4.3.5 Für welche Leistungen sind 7 oder 19% Umsatzsteuer zu zahlen Abrechnung der Einzelleistungen Business-Package/Service-Pauschale in Höhe von 20% Nebenkosten bei einer Auswärtstätigkeit Mehrere Auswärtstätigkeiten an einem Tag Verpflegungsmehraufwendungen nach Ablauf von 3 Monaten Worauf es bei der 3-Monatsfrist ankommt Wie Reisekosten bei einer Fahrtätigkeit abgerechnet werden Auslands-Reisekosten bei Selbstständigen und Unternehmern Was bei der Abrechnung von Geschäftsreisen ins Ausland zu beachten ist Wie bei Auslandsreisen der betriebliche Anlass nachzuweisen ist Übersicht: Aufwendungen, die steuermindernd geltend gemacht werden können Fahrtkosten können bei Auslandsreisen geltend gemacht werden Verwendung eines Firmenfahrzeugs Verwendung eines privaten PKW Verwendung eines Leihwagens Mehraufwand für Verpflegungskosten bei Auslandsreisen Pauschbeträge am Tag des Grenzübertritts Grenzüberschreitende auswärtige Tätigkeit an einem Tag Ausländische Verpflegungspauschale bei einem nur kurzen Aufenthalt im Ausland (Transitfahrt) Verpflegungspauschale bei Flugreisen ins Ausland Übernachtungskosten im Ausland Herausrechnen der Verpflegungskosten aus den Übernachtungskosten Nebenkosten bei Auslandsreisen Inlandsreisekosten bei Arbeitnehmern/GmbH- Geschäftsführern (Reisekostenerstattungen) Reisekostenabrechnung bei Arbeitnehmern Wann der Arbeitnehmer eine regelmäßige Arbeitsstätte bzw. eine erste Tätigkeitsstätte hat

3 6.3 Fahrtkostenerstattung bei Arbeitnehmern Abrechnung der tatsächlichen Kosten (Firmen-PKW) Arbeitnehmer verwendet seinen eigenen PKW Erstattung nach Kilometerpauschalen Übernahme der Kosten für andere Beförderungsmittel Erstattung des Verpflegungsmehraufwands Gestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber Unentgeltliche oder teilentgeltliche Verpflegung ohne Auswärtstätigkeit Unentgeltliche oder teilentgeltliche Verpflegung bei Geschäftsreisen bis zum Unentgeltliche oder teilentgeltliche Verpflegung bei Geschäftsreisen ab dem Kürzung der Verpflegungspauschale wegen der Gestellung von Mahlzeiten Erstattung der doppelten Verpflegungspauschale Ermittlung der Verpflegungspauschale bei gemischten Reisen/Veranstaltungen Erstattung von Übernachtungskosten Abgrenzung von Übernachtung und anderen Hotelkosten Gestellung des Frühstücks bei Übernachtungen auf Geschäftsreisen Erstattung von Nebenkosten Besonderheiten bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten Auslandsreisekosten bei Arbeitnehmern/GmbH- Geschäftsführern (Reisekostenerstattung) Reisekosten, die der Unternehmer seinem Arbeitnehmer steuerfrei erstatten kann Erstattung der Fahrtkosten bei Auslandsreisen Der Arbeitnehmer nutzt einen Firmenwagen Der Arbeitnehmer nutzt seinen privaten PKW Der Arbeitnehmer nutzt einen Leihwagen Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsaufenthalten Pauschbeträge am Tag des Grenzübertritts des Arbeitnehmers/GmbH-Geschäftsführers Grenzüberschreitende Auswärtstätigkeit an einem Tag Erstattung der doppelten Verpflegungspauschalen

4 7.4 Erstattung der ausländischen Übernachtungskosten Herausrechnen der Verpflegungskosten aus den Übernachtungskosten Erstattung von Nebenkosten bei Auslandsreisen Abrechnung von Reisekosten mit dem Auftraggeber Kombinierte Reisen: Trennung der betrieblichen und privaten Kosten Aufteilung in einen betrieblichen und privaten Anteil ist zulässig Aufteilung bei Fortbildungsveranstaltungen Aufteilung bei Selbstständigen und Unternehmern Aufteilung der Kosten bei Arbeitnehmern/GmbH- Geschäftsführern Aufteilung, wenn der Arbeitgeber (z. B. eine GmbH) die Geschäftsreise anordnet Freie Tage zwischen den geschäftlichen Terminen Kostenübernahme für eine gemischte Dienstreise durch den Arbeitgeber Aufteilung in steuerfreien Arbeitslohn und geldwerten Vorteil Private Mitveranlassung bis 10% (Bagatellgrenze) Sprachkurse im Ausland Entfernungspauschale Grundsätze bei der Ermittlung der Entfernungspauschale Wie die Entfernung zur Betriebsstätte ermittelt wird Auswirkungen durch die Wahl der Verkehrsmittel Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel Teilweise Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln Der Unternehmer verwendet einen privaten PKW Der Unternehmer verwendet seinen Firmen-PKW Anwendung der pauschalen 1%-Methode Ermittlung der abziehbaren Kosten mithilfe eines Fahrtenbuchs oder durch Schätzung Kombinierte Nutzung von PKW und öffentlichen Verkehrsmitteln Abzug der tatsächlichen Kosten bei Behinderung Fahrgemeinschaften

5 9.13 Sammelbeförderung durch den Arbeitgeber Fahrten zwischen Betriebsstätten/Arbeitsstätten Mehrere Betriebsstätten/Arbeitsstätten Entfernungspauschale bei Arbeitnehmern mit mehreren Dienstverhältnissen Pauschale Berechnung mit 0,03% oder mit 0,002% Nutzung für Fahrten zur regelmäßigen Arbeitsstätte ohne Privatfahrten Fahrten des Unternehmers zum Betrieb ohne Privatfahrten Pauschale Lohnsteuer bei Erstattung der Entfernungs-pauschale Fahrtkosten bei einem Vollzeitstudium und bei Bildungsmaßnahmen sind voll abziehbar Abgeltungswirkung der Entfernungspauschale Doppelte Haushaltsführung Betriebliche/berufliche Veranlassung einer doppelten Haushaltsführung Übersicht über die abziehbaren Aufwendungen Prüfschema doppelte Haushaltsführung Doppelte Haushaltführung auch bei Wegverlegung des Hauptwohnsitzes Eigener Hausstand am Wohnort, der Mittelpunkt der Lebensinteressen ist Umfang, in dem Verpflegungskosten geltend gemacht werden können Aufwendungen für Fahrten zwischen dem eigenen Hausstand und dem Beschäftigungsort Private Nutzung des Firmenwagens wird pauschal ermittelt Ermittlung der privaten Nutzung des Firmenwagens nach den tatsächlichen Kosten Ansatz der Pauschale, wenn keine Kosten entstanden sind Abzug der angemessenen Kosten für eine Unterkunft am Beschäftigungsort Maximal abziehbare Unterkunftskosten bis zum Maximal abziehbare Unterkunftskosten ab dem Steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber und Werbungskostenabzug Maximal abziehbare Unterkunftskosten bei einer doppelten Haushaltsführung im Ausland

6 10.9 Einrichtung der Zweitwohnung am Beschäftigungsort Umzugskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung Abgrenzung: Umzugskosten oder doppelte Haushaltsführung Gestaltung einer doppelten Haushaltsführung Bewirtungskosten Wann ist von Bewirtungskosten auszugehen Abgrenzung zwischen privatem und betrieblichem Anlass Trennung von geschäftlichen und betrieblichen Bewirtungskosten Übersicht: Abgrenzung von geschäftlichen und betrieblichen Bewirtungskosten Zu 100% abziehbare Bewirtungskosten Bewirtung im Rahmen des Leistungsaustauschs Bewirtung eigener Arbeitnehmer Aufmerksamkeiten Produkt- und Warenverkostung Kundschaftstrinken Geschäftliche Bewirtungskosten, zu 70% abziehbar Zuordnung bei den Nebenkosten der Bewirtung Wann der Ort der Bewirtung von Bedeutung ist Höhe der angemessenen Bewirtungskosten Bewirtung während einer Geschäftsreise Nachweis der Bewirtungskosten Aufzeichnungspflichten Besonderheiten bei der Umsatzsteuer und dem Vorsteuerabzug Anlagen Reisekostenabrechnung 2014 (Inland) Reisekostenabrechnung 2014 (Ausland) Reisekostenabrechnung 2014 (Arbeitnehmer/mit Verpflegungspauschale) Reisekostenabrechnung 2014 (Arbeitnehmer ohne Verpflegungspauschale) Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland sind als Download der jeweils aktuellen Fassung von unserer Website abrufbar