Das starke Gespann für das Zeit- und Auftragsmanagement von Dienstleistungsprofis

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1 System GEObox smart GEObox smart - AgroTrack - GEObox Office Das starke Gespann für das Zeit- und Auftragsmanagement von Dienstleistungsprofis in der Land- und Forstwirtschaft Die innovative, komplett neu konzipierte Softwarelösung wurde von der GEOsat GmbH in Zusammenarbeit mit dem Lohnunternehmen Hermann Ahlhorn entwickelt. Durch eine automatisierte Datenerfassung mit der GEObox smart, dem Betriebsmanagement mit AgroTrack und der graphischen Darstellung geleisteter Arbeiten in GEObox Office können Lohnunternehmer Ihren Betrieb zeit- und kostensparend verwalten. Mit dem System GEObox smart gehört die manuelle Bearbeitung von Aufträgen weitgehend der Vergangenheit an: Das System erlaubt eine exakte Erfassung von Arbeitszeiten und Fahrtstrecken sowohl beim Kunden als auch im eigenen Betrieb. Der automatische Datenfluss von der GEObox smart nach AgroTrack und GEObox Office gewährleistet eine lückenlose Datenübertragung frei von menschlichen Fehlerquellen. Jederzeit kann nachvollzogen werden, wann was wo geschehen ist

2 und gerade geschieht. Transparenz und Gerechtigkeit gegenüber Kunden und Mitarbeitern sorgen für ein positives Betriebsklima und helfen Kosten sparen. Aus den GPS-Daten der GEObox smart erkennt AgroTrack automatisch, wer mit welchem Fahrzeug auf welcher Kundenfläche unterwegs war- wie lange die An- und Abfahrt gedauert hat, wann der Mitarbeiter wieder im Betrieb angekommen ist. Durch den modularen Aufbau der Datenbank und der Hardware kann sich jeder Nutzer ein maßgeschneidertes System für sein Unternehmen zusammenstellen. Mobile Datenerfassung: Über die GEObox smart werden mit GPS-Technologie Zeiten und Strecken aller Fahrzeuge und Mitarbeiter erfasst. Die Aufzeichnung der Trackdaten erfolgt dabei vollautomatisch. Sie werden entweder offline auf einer SD-Karte gespeichert oder online mittels GPRS/Internet übertragen. Bei Anbindung externer Sensoren können automatisch Zusatzinformationen in den Datenstrom aufgenommen werden wie z. B. die Arbeitsstellung der Maschinen bzw. Aggregate. Mit Hilfe der Dialogbox ist die Eingabe von z.b. Wiegeschein- oder Auftragsnummern, eine Maschinenauswahl oder auch eine Zeiterfassung und -anzeige des jeweiligen Einzelauftrages möglich. Ebenfalls kann die RFID-Transponder-Technik zur automatischen Erkennung von Fahrer und Fahrzeugen bzw. Maschinen in das Gesamtsystem integriert werden. Stationäre Datenerfassung: Eine intuitiv zu bedienende Eingabemaske auf einem stationären Rechner erlaubt die Erfassung von Werkstattzeiten und Reparaturen, Rüstzeiten, Pausenzeiten sowie externer Arbeiten ohne Fahrzeuge oder Maschinen. Der Mitarbeiter muss nur seinen Namen, die Maschine und die Tätigkeit auswählen; über die Buttons "Kommt" und "Geht" wird die Arbeitszeit erfasst und in der Datenbank abgespeichert.

3 AgroTrack Datenbank: Die Datenbank ist das Herz des Managementsystems; in ihr werden alle Daten hinterlegt und können bei Bedarf ausgewertet bzw. weiter verarbeitet werden. Das AgroTrack-Kernmodul basiert auf MSDE 2000 sowie Access 2000 und ist netzwerkfähig. Hinzu kommen verschiedene AgroTrack-Anwendungen, die als Zusatzmodule beliebig miteinander kombiniert werden können. Zur Verwaltung von "Maschinen" und "Mitarbeiter" können entsprechende Listen angelegt werden. Direkt beim Auslesen der GEObox smart Daten erfolgt eine Zuordnung der Maschinen über die GEObox ID, der GEObox Dateiname gewährleistet die Zuordnung zum jeweiligen Mitarbeiter. Der Betriebsleiter kann einfach und schnell Mitarbeiter verwalten, die jeweiligen GEObox Dateien zur automatischen Identifizierung festlegen und weitere relevante Parameter erfassen (Telefon, Handy Urlaubstage...). Modul Kunden- - und Auftragsverwaltung; Rechnungslegung: o Adressverwaltung von Kunden und Lieferanten; Unterscheidung Firmen- und Privatadressen; Etiketten- und Seriendruck o Auftragsverwaltung: Erstellen von Rechnungen/Mahnungen, Kostenvoranschlägen und Angeboten o Hinterlegen eines Leistungskataloges, Erfassen von Staffelpreisen o Automatische Verarbeitung der Dieselkosten (Jahresdieselbücher für Kunden) o Auswertungen (Umsätze, Zeit, Leistung) Mit AgroTrack können Sie: - Kunden und Lieferanten verwalten - Aufträge kundenbezogen und mit Leistungspositionen anlegen und verwalten - Kundenbezogene Rechnungslegung, Mahnungen erstellen, Export in die Lohnbuchhaltung durchführen - Termine verwalten

4 Modul Zeitauswertung von Mitarbeitern und Maschinen: Bei der Zeitauswertung kann zwischen Monats- und Jahresauswertung ausgewählt werden. Die Arbeitszeiten der Mitarbeiter werden verschiedenen Arbeitsarten und Maschinen zugeordnet; die anfallenden Maschinenzeiten verschiedenen Tätigkeiten wie Fahrtzeit, Reparatur, Wartung, Reinigung etc. Die Differenzierung nach fakturierbaren und nicht fakturierbaren Stunden erfolgt in der Regel über die Arbeitsarten der Mitarbeiter. Über die Datenbank können vielfältige Informationen erzeugt werden: welcher Mitarbeiter war mit welcher Maschine wie lange unterwegs, wie oft wurde eine Maschine gewartet oder repariert... Ebenso können AgroTrack Benutzer Auflistungen zu Urlaubstagen, Krankheitsbedingten Fehlzeiten, allgemeinen Arbeitszeiten etc. schnell und einfach erstellen. Die wohl wichtigste betriebswirtschaftliche Kennziffer sind diejenigen Stunden, die einem Auftrag zugeordnet werden können- nur dann wird Geld verdient. AgroTrack zeigt anhand der Arbeitsarten genau auf, wie viele Arbeitsstunden fakturierbar sind.

5 Modul Fahrdaten und Flächenabgleich: Das Modul Fahrdaten und Flächenabgleich liefert mit Hilfe von Abfragekriterien die Möglichkeit, aus dem Datenpool heraus gezielt Fahrspuren zu selektieren und diese durch Übergabe an GEObox Office graphisch anzuzeigen. Folgende Kriterien stehen dabei zur Verfügung: o Datum o Maschine o Mitarbeiter o Kunde o Fläche Beispielsweise können so Fahrdaten eines bestimmten Tages, einer Einzelfläche oder auch eines einzelnen Mitarbeiters abgerufen werden. Mit AgroTrack und GEObox Office können Sie: - Fahrspuren und Zeiten zu definierten Kundenflächen zuordnen - Fahrspuren und Zeiten zu Mitarbeitern und Maschinen abfragen - Strecken messen - Informationen erhalten wann, wie oft und mit welchem Fahrzeug eine Fläche befahren worden ist - Genau wissen, welche Strecken auf einer Fläche zurückgelegt wurden und wie lange auf der Fläche gearbeitet wurde

6 Modul Transport- und Flächenkontrolle: Gerade im wachsenden Markt der Bioenergie wird es für Dienstleistungsunternehmen in der Land- und Forstwirtschaft immer wichtiger, Transportwege und Zeiten sowie Transportmengen von einer bestimmten Fläche nachzuweisen. Mit dem neuen Modul können gewogene Transportmengen den jeweiligen Flächen und Aufträgen zugeordnet werden. So kann von jeder Einzelfläche der Nachweis über gelieferte Biomasse schnell und lückenlos geführt werden. Mit AgroTrack und GEObox Office können Sie: - Transportwege und Zeiten auf einer Fläche nachweisen - Transporte einem Kundenauftrag zuordnen - Transportmengen einer Fläche zuweisen

7 GEObox Office Innerhalb des Systems GEObox smart übernimmt GEObox Office die Funktion der Visualisierung der Fahrdaten. GEObox Office ist das ideale Werkzeug, wenn Sie schnell und einfach Flächen mit Hilfe der Fahrspuren bestimmen und den jeweiligen Kunden zuweisen wollen. Optional können per Internet die aktuellen Maschinenpositionen abgerufen und mit vor dem Hintergrund aktueller Karten und Luftbildern angezeigt werden. Mit GEObox Office können Sie: - geleistete Arbeitszeiten und Fahrtstrecken lückenlos und transparent anzeigen - Einfach und anschaulich Leistungen gegenüber Ihren Kunden und für interne Auswertungen dokumentieren Wenn sie jederzeit im Büro wissen, "wer wann was wo mit welcher Maschine macht": wird die Optimierung von Arbeitsabläufen zum Kinderspiel!