MANAGEN, ÜBERWACHEN, STEUERN DER PROJEKTAUSFÜHRUNG

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Karin Breiner
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1 MANAGEN, ÜBERWACHEN, STEUERN DER PROJEKTAUSFÜHRUNG

2 Projektmanagementprozessgruppen Project Management II - 2

3 Ausführungsprozessgruppe Beinhaltet Prozesse, die zur Fertigstellung der Projektinhalte erforderlich sind Durchführen der Qualitätssicherung Zusammenstellen des Projektteams Entwickeln des Projektteams Informationsverteilung Lieferantenanfragen und auswahl (bei Bedarf) Project Management II - 3

Zusammenstellen des Projektteams Entwickeln des Projektteams

4 Ausführungsprozessgruppe - Detail - Durchführen von Vorgängen / Arbeitspaketen Einsatz von Finanzmitteln Zusammenstellen, schulen und managen von Teammitgliedern Einholen von Angeboten und Lieferantenauswahl Implementieren geplanter Methoden und Standards Erstellen, steuern, verifizieren von Liefergegenständen Managen von Risiken und Implementieren von Maßnahmen zur Risikobewältigung Project Management II - 4

Lieferantenauswahl Implementieren geplanter Methoden und Standards Erstellen, steuern, verifizieren

5 Ausführungsprozessgruppe - Detail - Managen von Lieferanten Einarbeiten genehmigter Änderungen Sammeln von Projektdaten und Berichten über Kosten, Termine, Fortschritt, Status Erfassen und Dokumentieren von Erfahrungen Project Management II - 5

und Berichten über Kosten, Termine, Fortschritt, Status

6 Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe Beinhaltet Prozesse, die die Projektausführung beobachten und steuern Dient der Früherkennung potenzieller Probleme Dient der Erarbeitung und Umsetzung von Korrekturmaßnahmen Steuerung von Änderungen Regelmäßige Messung des Projektfortschritts Project Management II - 6

Probleme Dient der Erarbeitung und Umsetzung von Korrekturmaßnahmen Steuerung

7 Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe Änderungskontrolle über den Basisplan Inhalt und Umfang, Dauer, Kosten, Qualität Etablieren von Kontrollsystemen Erzielten Projektfortschritt mit dem Basisplan vergleichen Information über Projektfortschritt verteilen Leistung der Teammitglieder überwachen Risikoüberwachung und verfolgung Beziehungspflege und Management von Zulieferern Project Management II - 7

Basisplan vergleichen Information über Projektfortschritt verteilen Leistung der Teammitglieder

8 Projektkontrolle: Wozu? Das Projekt im Rahmen der vorgegebenen Dauer, zu Kosten und mit vereinbartem Inhalt abschließen Überwachen, analysieren, vergleichen von Plan mit aktuellen Werten Abweichungen vom Plan identifizieren und korrektive Maßnahmen ergreifen Plan geänderten Erfordernissen bei Bedarf anpassen Project Management II - 8

abschließen Überwachen, analysieren, vergleichen von Plan mit aktuellen Werten

9 Überwachung & Steuerung Vergleich Projektleistung mit Projektplan Beurteilung der erzielten Projektleistung Analysieren, Verfolgen, Überwachen von Projektrisiken Pflegen einer zeitnahen Informationsdatenbank Informationssammlung für Statusberichte, Fortschrittsmessung, Prognosen Prognosen zur Aktualisierung von Kosten- und Terminplänen Überwachung der Umsetzung von Änderungen Project Management II - 9

Informationsdatenbank Informationssammlung für Statusberichte, Fortschrittsmessung, Prognosen

10 Relationship Management Kunden personal Projektteam manager Fremd- Projekt- Management Lieferanten Sponsor Project Management II - 10

11 Informationsdatenbank Sammlung aller Projekt-relevanten Daten an einem Ort Enthält Dokumentation zu Projekt Umfang & Inhalt Finanzen Kommunikation Terminplan Projekt Status Offene Probleme, Risiken, Maßnahmen ( action items ) Übersicht über Änderungen Projekt-Review Präsentationen & Freigabe Siehe auch: Project Management II - 11

Maßnahmen ( action items ) Übersicht über Änderungen Projekt-Review Präsentationen & Freigabe Siehe

12 Beurteilen des Projektstatus Welche Aktivitäten / Arbeitspakete wurden abgeschlossen / fertiggestellt? Welche Arbeiten wurden nicht termingerecht abgeschlossen oder begonnen? Auswirkungen auf Termine, Kosten? Maßnahmen zur Abschwächung der Auswirkungen Welche Arbeiten sollten begonnen werden? Verantwortlichen stimmen zu? Project Management II - 12

13 Beurteilen des Projektstatus Welche Arbeiten sollen abgeschlossen werden? Verantwortliche geben Status ab Status wird validiert Neue Abschätzung für Endtermine von Aktivitäten Verfolgen von Maßnahmen und Problemlösungen Status Reviews & Berichtswesen Zeit, Kosten, Inhalt, Qualität Project Management II - 13

Endtermine von Aktivitäten Verfolgen von Maßnahmen und Problemlösungen

14 Bewertung des Projektstatus anhand von Kennzahlen Ermöglichen Kontrolle, Fortschrittsverfolgung, Erkennen von Trends, Kommunikation Der Projektmanager definiert Kennzahlen Für das Projekt geeignet Mit dem Sponsor abgestimmt Project Management II - 14

Kommunikation Der Projektmanager definiert Kennzahlen Für das

15 Beispielhafte Kennzahlen Geplant vs. Tatsächlicher Status [Planned vs. Actual] Arbeitspakete begonnen & abgeschlossen Aufgewendete Personenwochen/-monate Termintreue (abgeschlossene Meilensteine) Erreichte technische Meilensteine Qualitätstrends Fehler (nach Typ) Kosten Project Management II - 15

Personenwochen/-monate Termintreue (abgeschlossene Meilensteine) Erreichte

16 INTEGRIERTE ÄNDERUNGSSTEUERUNG Project Management II - 16

17 Projektmanagementprozessgruppen Project Management II - 17

18 Änderungen Jede Abweichung vom definierten Basisplan Beeinflußt eine der drei Parameter Inhalt & Umfang Kosten Termine Fehlende Kontrolle oder unzureichend definierte Inhalte führen zu scope creep Project Management II - 18

Kosten Termine Fehlende Kontrolle oder unzureichend

19 Quellen für Änderungen Intern In Scope Entwurf Implementierung Kosten Risiken Extern Out of Scope Anforderungen Inhalt & Umfang Termine Kosten Änderungsprozess Project Management II - 19

20 Änderungssteuerung Intergierte Änderungssteuerung bedeutet Änderungen erkennen Prozess der Umsetzung managen & kontrollieren Gemeinsames Verständnis sicherstellen Integrierte Änderungssteuerung bewirkt Integrität des Basisplans Dokumentation von Änderungen an Inhalt & Umfang im Scope Statement Koordination von Änderungen über alle betroffenen Bereiche Findet statt von Anfang bis Ende des Projekts Project Management II - 20

Integrität des Basisplans Dokumentation von Änderungen an Inhalt & Umfang im Scope Statement Koordination

21 Änderungssteuerung Feststellen, dass eine Änderung geschehen muss Verhindern, dass unkontrollierte Änderungen geschehen Überprüfen und Genehmigen von Änderungsanträgen Integrität der Basispläne sicherstellen Kontrollieren und aktualisieren von Inhalt und Umfang, Kosten, Budget, Qualitätsanforderungen Managen der dazugehörigen Planungsdokumentation Überprüfen und Genehmigen von Korrekturmaßnahmen Validieren der Fehlerbehebung Kontrolle der Projektqualität Project Management II - 21

22 Kontroll- und Steuerungssystem Definierter Änderunsprozess Wie werden Änderungen verarbeitet Dokumentation genehmigter Änderungen Kommunikation zu genehmigten Änderungen Definitiert Schritte zur Änderung der formalen Projektdokumentation Dokumentation gewünschter Änderungen Wer autorisiert/genehmigt Gremium zur Änderungskontrolle Welche Änderungen können formlos umgesetzt werden Project Management II - 22

23 Änderungssteuerung: Warum? Projektkontrolle Integrität von Inhalt, Kosten, Terminen, Qualität Verhinderung von Scope Creep Änderungen nur nach Review Auswirkungen werden verstanden und gemanaged Status : Genehmigt ( Approved ), Zurückgewiesen ( Rejected ) oder Verschoben ( Deferred ) Umsetzung kleinerer Änderungen mit kleinem Aufwand Project Management II - 23

24 Was enthält eine Änderungsanforderung? Lfd. Nummer und Datum des Antrags Name des Antragstellers Beschreibung der Änderung Beschreibung der Auswirkungen auf das Projekt Von der Änderung betroffene Parteien Kostenschätzung der Änderung Zeitrahmen für die Änderung bis wann umzusetzen Autorisierung für Umsetzung Project Management II - 24

25 Change Control Board Management Board verantwortlich für Zustimmung oder Ablehnung von Änderungsanforderungen Wichtige Stakeholder definieren Verantwortlichkeiten und Entscheidungsspielräume des CCB Project Management II - 25

26 Prozesschritte Record Dokumentation der Änderung Impact Assessment Bewertung der Auswirkungen Plan Umsetzung wird geplant / Änderungen an der Baseline! Build Änderung wird implementiert Test Änderung wird getestet Project Management II - 26

27 Umgang mit Änderungen Status der Änderungsanforderung Angenommen / Approved Zurückgewiesen / Rejected Verschoben / Deferred Innerhalb Scope Außerhalb Scope Umsetzung planen Baselines ändern Terminplan und zugeordnete Ressourcen ändern Vorschlag für den Kunden / Sponsor entwickeln Zustimmung abwarten Vertrag überarbeiten Entscheidung dokumentieren und kommunizieren Weitere Analyse erforderlich oder Umsetzung auf Folgeprojekt verschieben Project Management II - 27

28 Die Rolle des Projektmanagers Analyse von Änderungsanträgen Auswirkungen der Änderung abschätzen Auf die Baseline Risikobewertung Management von Projektumfang und inhalt Annehmen oder zurückweisen Baseline überarbeiten Project Management II - 28

29 Konfigurationsmanagementsystem Teilsystem des Projektmanagement-Informationssystems Sammlung formal dokumentierter Verfahren Feststellung und Dokumentation funktionaler & physischer Eigenschaften einer Komponente / System / Steuerung aller Änderungen der Eigenschaften Aufzeichnung & Bericht jeder Änderung der Eigenschaften Unterstützung von Audits, um Konformität mit Anforderungen zu validieren Änderungssteuerungssystem Wie: Einreichen, überprüfen, genehmigen, validieren Wer: Genehmigt Project Management II - 29

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