Wie Sie Kontaktdaten aus Outlook optimal in Word verwenden. ORG-Übersicht: Das lesen Sie in diesem Beitrag, Seite O84e/002

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1 Outlook: Kontakte in Word verwenden O84e 001 Wie Sie Kontaktdaten aus Outlook optimal in Word verwenden ORG-Übersicht: Das lesen Sie in diesem Beitrag, Seite O84e/002 A: So greifen Sie von Word aus auf Kontaktadressen zu, ab Seite O84e/003 B: So bereiten Sie einen professionellen Serienbrief aus Outlook vor, ab Seite O84e/007 C: So verwenden Sie Kontaktadressen in Word, ab Seite O84e/014 Darum geht s: Arbeiten Sie mit Outlook und Word? Dann sollten Sie wissen: Sie können Ihre in Outlook gespeicherten Kontakte auf vielfältige Weise auch für Aufgaben in Word nutzen. Lesen Sie in diesem Beitrag von unserer Outlook-Expertin Sonja Welzel, wie Sie aus Word auf Ihre Kontakte in Outlook zugreifen, wie Sie (personalisierte) Serienbriefe bzw. - s erstellen und wie Sie typische Fehler vermeiden. 84e Bitte in Ihrem Ordner im Register MNO ablegen Unsere Fach-Autorin: Sonja Welzel, Betriebswirtin (VWA), ist selbstständige Trainerin und Unternehmensberaterin. Als Expertin für Büro-Organisation verfügt sie über eine 20-jährige Erfahrung mit Arbeitsplatzanalysen und Prozessoptimierung. Sie führt in Unternehmen die Zertifizierung light durch und lehrt die Kreativitätstechnik MindMapping. Adresse: consequence Kiesmüllerstraße München Tel.: Fax: consequence-concept.de ORG-Berater / November Dezember 2004 / Seite 071

2 O84e 002 Outlook: Kontakte in Word verwenden ORG-Übersicht: Das lesen Sie in diesem Beitrag Abb. 1: Übersicht über den Beitrag. Hinweis: Dieser ORG-Beitrag basiert auf der aktuellen Version Microsoft Outlook 2003 wo nötig, mit Hinweisen zu Outlook Bitte beachten Sie: Mit diesem Beitrag führen wir die ORG-Reihe O84 Outlook fort. Lesen Sie dazu auch: O84a Outlook: Optimales Aufgabenmanagement (Sep. Okt. 2003) O84b Outlook: Optimales -Management (Jan. Feb. 2004) O84c Outlook: Optimal mit dem Adressbuch arbeiten (Juli Aug. 2004) O84d Outlook: Kontakte effizient verwalten (Sep. Okt. 2004) Seite 072 / November Dezember 2004 / ORG-Berater

3 Outlook: Kontakte in Word verwenden O84e 003 A: So greifen Sie von Word aus auf Kontaktadressen zu Kontaktadresse in einen Word-Brief einfügen Wollen Sie Adressdaten in Ihren Brief einfügen, können Sie auf Ihre Outlook-Adressen zugreifen, ohne Word verlassen zu müssen. Dazu müssen Sie lediglich das Symbol für das Adressbuch in Ihre Word-Symbolleiste integrieren: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Word-Symbolleiste, um das Kontextmenü zu öffnen, und wählen Sie dort ANPASSEN. 2. Im Fenster ANPASSEN (Abb. 2) wählen Sie das Register BEFEHLE aus; unter Kategorien markieren Sie EINFÜGEN. Dann klicken Sie unter Befehle auf das ADRESSBUCH und ziehen es mit gedrückter lin- Sie brauchen Word nicht zu verlassen Fügen Sie das Adressbuch- Symbol in die Word-Symbolleiste ein Abb. 2: Auswahl der Kontakte aus dem Adressbuch. ORG-Berater / November Dezember 2004 / Seite 073

4 O84e 004 Outlook: Kontakte in Word verwenden Achten Sie auf den schwarzen Strich ker Maustaste auf die Symbolleiste. Lassen Sie die Maustaste erst los, wenn auf der Symbolleiste ein schwarzer Strich erscheint (Abb. 3). 3. Bestätigen Sie das Dialogfenster per Klick auf SCHLIESSEN. In der Word-Symbolleiste steht Ihnen ab sofort das Adressbuch-Symbol zur Verfügung (Abb. 4). Abb. 3: Das Adressbuch in die Word-Symbolleiste einfügen. So fügen Sie dem Word-Dokument eine Outlook- Adresse hinzu Abb. 4: Das Adressbuch-Symbol. Wenn Sie nun eine Adresse in ein Word-Dokument einfügen möchten, platzieren Sie einfach den Cursor an der entsprechenden Stelle, klicken auf das Adressbuch-Symbol (Abb. 4) und wählen den Kontakt aus. Falls Sie in Outlook mehrere Adressbücher hinterlegt haben, wählen Sie vorab unter NAMEN AUS FOLGENDEM ADRESSBUCH ANZEIGEN ein Adressbuch aus und markieren dann den Namen. Bitte beachten Sie: Wenn Sie nichts anderes angeben, wird immer die Adresse eingefügt, die Sie in Outlook als Postanschrift markiert haben. -Nachrichten erstellen und versenden Sie können mit Word auch s erstellen. Dafür öffnen Sie in Word über den Menüpunkt DATEI NEU (Abb. 5) den Aufgabenbereich, der Ihnen in der rechten Hälfte in Word angezeigt wird, und wählen unter NEUES DOKU- MENT die -NACHRICHT. Erstellen und versenden Sie Ihre Abb. 5: Neue Datei öffnen. Seite 074 / November Dezember 2004 / ORG-Berater

5 Outlook: Kontakte in Word verwenden O84e 005 wie gewohnt. Je nach Ihrer Outlook-Einstellung wird die sofort versandt oder zunächst im Postausgangskorb abgelegt. Praxis Tipp: Die Voreinstellungen für den Versand finden Sie in Outlook im Menü EXTRAS OPTIONEN: Wählen Sie dort das Register -SET UP, und aktivieren bzw. deaktivieren Sie SENDEN UND EMPFANGEN. Stimmen die Voreinstellungen für den - Versand? Ein Word-Dokument als -Nachricht versenden Sie können ein Word-Dokument auch direkt als E- Mail versenden (das Ihnen als Word-Dokument erhalten bleibt; Sie können es wie gewohnt archivieren): 1. Öffnen Sie im Word-Menü DATEI SENDEN AN E- MAIL-EMPFÄNGER. Über dem Word-Dokument öffnet sich das Outlook-Nachrichtenfenster (Abb. 6). So gehen Sie vor Abb. 6: Ein Word-Dokument als versenden. ORG-Berater / November Dezember 2004 / Seite 075

6 O84e 006 Outlook: Kontakte in Word verwenden Schreiben Sie ggf. noch etwas hinzu 2. Geben Sie dort die nötigen -Daten ein, und fügen Sie unter EINLEITUNG gegebenenfalls einen Gruß oder Kommentar an. 3. Dann klicken Sie auf KOPIE SENDEN (Abb. 6 auf Seite O84e/005): Eine Kopie des Word-Dokuments wird als versandt, die wird in Outlook abgelegt. Danach wird automatisch wieder die übliche Word-Ansicht angezeigt. Praxis Tipp: Ihnen stehen mehrere Optionen zu Verfügung Sie können ein Word-Dokument auf dieselbe Weise auch zur Überarbeitung, als Anhang bzw. direkt an eine Verteilerliste senden. Diese Optionen finden Sie im Word-Menü unter DATEI SENDEN AN. Umschläge/Etiketten erstellen Wenn Sie zu Ihrem Brief noch den passenden Umschlag bzw. das passende Etikett haben möchten, geht das ganz einfach: Auch Umschläge und Etiketten lassen sich leicht erstellen 1. Gehen Sie im Menü auf EXTRAS BRIEFE UND SEN- DUNGEN UMSCHLÄGE UND ETIKETTEN. 2. Wählen Sie dort das entsprechende Register, also entweder UMSCHLÄGE oder ETIKETTEN (Abb. 7 auf Seite O84e/007), und fügen Sie über das Adressbuch den Empfänger und gegebenenfalls auch den Absender aus den Outlook-Kontakten hinzu. 3. Legen Sie über die Schaltfläche OPTIONEN (Abb. 7 auf Seite O84e/007) die erforderlichen Angaben für die in den Drucker eingelegten Umschläge bzw. Etiketten fest. Seite 076 / November Dezember 2004 / ORG-Berater

7 Outlook: Kontakte in Word verwenden O84e 007 Abb. 7: Word-Umschläge oder -Etiketten erstellen. B: So bereiten Sie einen professionellen Serienbrief aus Outlook vor Um Serienbriefe schnell und effektiv aus Outlook heraus erstellen zu können, sollten Sie ein paar Vorbereitungen treffen eine kleine Zeitinvestition, die sich jedoch wirklich lohnt. Ein paar Vorbereitungen sind notwendig Kombinierte Kontaktfelder auflösen wie z. B. Name Für die Anrede in Ihrem Serienbrief benötigen Sie ein separates Feld. In Outlook wird im Ordner KON- TAKTE jedoch für die Namensangaben das Sammelfeld NAME verwendet: Hierbei handelt es sich um ein so Beispiel: Anrede ORG-Berater / November Dezember 2004 / Seite 077

8 O84e 008 Outlook: Kontakte in Word verwenden Ein kombiniertes Feld besteht aus mehreren Feldern genanntes kombiniertes Feld, das aus den Feldern ANREDE (Herr, Frau), VORNAME und NACHNAME besteht (Abb. 8). Abb. 8: Das Sammelfeld Name. Sie können die Ansicht anpassen Sie können Ihre Ansicht in Outlook jedoch so anpassen, dass die Felder ANREDE, VORNAME und NACHNA- ME einzeln übernommen werden können. Wie Sie eine entsprechende Ansicht erstellen, erfahren Sie im folgenden Punkt. Praxis Tipp: Achten Sie auf korrekte Angaben Nicht zuletzt für Ihre Serienbriefe ist es sehr wichtig, dass Ihre Outlook-Kontakte korrekt eingetragen sind! Korrekturen und Ergänzungen können Sie ganz einfach vornehmen, indem Sie die Sammelfelder NAME und ADRESSE mit einem Klick öffnen und dort die Daten wie gefordert eintragen (Abb. 8). Seite 078 / November Dezember 2004 / ORG-Berater

9 Outlook: Kontakte in Word verwenden O84e 009 Eine eigene Ansicht für Serienbriefe erstellen Da es ein wenig aufwändig ist, eine neue Ansicht zu erstellen, empfiehlt es sich, eine vorhandene die für Ihre Zwecke am besten geeignet ist auszuwählen, diese unter einem neuen Namen abzuspeichern und sie entsprechend Ihren Vorstellungen abzuändern. Hierzu gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie die Kontakte-Ansicht, und wählen Sie im Menü ANSICHT ANORDNEN NACH AKTUELLE ANSICHT ANSICHTEN DEFINIEREN aus (Outlook 2002: ANSICHT AKTUELLE ANSICHT ANSICHTEN DEFINIEREN). 2. Im sich öffnenden Dialogfenster (Abb. 9) haben Sie einen Überblick über die derzeit bestehenden Ansichten. Wählen Sie eine passende Ansicht aus, z. B. Nach Kategorie, und klicken Sie auf den Button KOPIEREN. So gehen Sie vor: Öffnen auswählen, kopieren Abb. 9: Eine Ansicht auswählen und kopieren. ORG-Berater / November Dezember 2004 / Seite 079

10 O84e 010 Outlook: Kontakte in Word verwenden Vergeben Sie einen Namen Entfernen Sie nicht benötigte Felder 3. Ein Dialogfenster öffnet sich (Abb. 10): Vergeben Sie den Namen für die neue Ansicht (z. B. Serienbrief ), aktivieren Sie die Option ALLE ORD- NER DES TYPS KON- TAKT, und bestätigen Sie mit OK. Abb. 10: Die neue Ansicht benennen. 4. Im folgenden Dialogfenster Ansicht anpassen: Serienbrief klicken Sie auf FELDER. 5. Jetzt erscheint das Fenster Felder anzeigen (Abb. 11). In der rechten Liste stehen die momentan verwendeten, links die noch verfügbaren Felder. Löschen Sie zunächst die nicht benötigten Felder in der rechten Liste, indem Sie jeweils ein Feld markieren und auf ENTFERNEN klicken. Abb. 11: Nicht benötigte Felder entfernen. Fügen Sie gewünschte Felder hinzu 6. Nun fügen Sie die von Ihnen gewünschten Felder hinzu (Abb. 12 auf Seite O84e/011). Wie oben erwähnt, benötigen Sie für Ihren Serienbrief einzelne Namensfelder. Dafür wählen Sie unter VERFÜG- BARE FELDER AUSWÄHLEN AUS: die Rubrik NAMENSFEL- DER aus, dann werden Ihnen alle verfügbaren Na- Seite 080 / November Dezember 2004 / ORG-Berater

11 Outlook: Kontakte in Word verwenden O84e 011 Abb. 12: Die gewünschten Felder hinzufügen. mensfelder angezeigt (Abb. 12). Klicken Sie auf ANREDE und auf HINZUFÜGEN. Das Gleiche tun Sie mit den Feldern VORNAME und NACHNAME sowie allen weiteren Feldern, die Sie für Ihre Ansicht brauchen (die Reihenfolge der Felder in der rechten Liste legen Sie mithilfe der Buttons NACH OBEN und NACH UNTEN fest). Sollte Ihnen FIRMA nicht angezeigt werden, finden Sie dieses Feld unter HÄU- FIG VERWENDETE FELDER (Abb. 11 auf Seite O84e/010). Und unter der Rubrik ADRESSFELDER sehen Sie alle Einzelfelder für Adressen (Abb. 13). Sie wählen die Felder aus und legen die Reihenfolge fest Abb. 13: Die Adressfelder auswählen. ORG-Berater / November Dezember 2004 / Seite 081

12 O84e 012 Outlook: Kontakte in Word verwenden Praxis Tipp: Bei Adressen: Lieber Einzelfelder wählen! Einzelfelder sind vorteilhafter Wenn Sie für Ihre Ansicht das Feld ADRESSE GESCHÄFTLICH auswählen, gilt das für alle Ihre Serienbrief-Kontakte. Sie können dann nicht mehr zwischen privater, geschäftlicher und weiterer Adresse wählen. Besser ist es daher, die Einzelfelder PLZ, ORT und STRASSE auszuwählen. Dann wird im Serienbrief immer die Anschrift übernommen, die Sie im Kontaktfeld als Postanschrift aktiviert haben (vgl. Abb. 8 auf Seite O84e/ 008). Weiterer Vorteil: Sie können bei den Kontakten Postfachadressen als WEITERE ADRESSEN eingeben und als Postanschrift aktivieren. Möchten Sie die Ansicht auch für Serien- s nutzen? 7. Wenn Sie die Serienbrief-Ansicht auch für Serien- s nutzen wollen, wählen Sie unter VERFÜG- BARE FELDER AUSWÄHLEN AUS: die -FELDER und fügen Ihrer rechten Liste das Feld hinzu. 8. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK und SCHLIES- SEN. Sie finden nun in der Navigationsliste (Outlook 2002: unter ANSICHT AKTUELLE ANSICHT) die neu angelegte Ansicht Serienbrief (Abb. 14). Abb. 14: So sieht Ihre neu angelegte Serienbrief-Ansicht aus. Seite 082 / November Dezember 2004 / ORG-Berater

13 Outlook: Kontakte in Word verwenden O84e 013 Ein eigenes Feld für den Titel anlegen Outlook bietet Ihnen kein eigenes Feld für Titel wie etwa Dr. an. Der Titel wird zusammen mit der Anrede geführt. Beim Adressblock im Serienbrief ist das kein Problem. Für die persönliche Anrede im Brief brauchen Sie jedoch den Titel isoliert. So schaffen Sie sich ein eigenes Feld dafür: Outlook hat kein eigenes Feld für den Titel 1. Öffnen Sie einen Kontakt, und klicken Sie auf die Registerkarte ALLE FELDER. 2. Unter AUSWÄHLEN AUS wählen Sie ALLE DOKUMENTENFELDER. Nun werden Sie feststellen, dass das Feld TITEL bereits vergeben ist. Wechseln Sie deshalb in die Kontakte-Ansicht, und rufen Sie Ihre Serienbrief-Ansicht auf. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Spaltenbeschriftung, und gehen Sie auf FELDAUSWAHL (Abb. 15). 3. Das Dialogfenster FELDAUSWAHL öffnet sich: Klicken Sie auf NEU. Abb. 15: Die Feldauswahl für die Serienbrief-Ansicht. 4. Es erscheint das Dialogfenster NEUES FELD: Unter TYP und FORMAT wählen Sie TEXT aus, als NAME geben Sie AdrTitel ein (Abb. 16). Bestätigen Sie mit OK. 5. Wechseln Sie in Ihren bereits geöffneten Kontakt: Aktivieren Sie dort unter der Registerkarte ALLE FELDER die Auswahl BENUTZERDEFI- NIERTE ORDNERFELDER, und tragen Sie unter WERT den gewünschten Titel ein (Abb. 17). Abb. 17: Titel eintragen im Kontakt. Abb. 16: Ein neues Feld anlegen. ORG-Berater / November Dezember 2004 / Seite 083

14 O84e 014 Outlook: Kontakte in Word verwenden Erweitern Sie auch Ihren Serienbrief um das neue Feld Fügen Sie das Feld an der richtigen Stelle ein 6. Um nun auch Ihren Serienbrief um das neue Feld zu erweitern, klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Spaltenkopf, und Abb. 18: Die Feldauswahl ADRTITEL. gehen Sie auf FELDAUS- WAHL. Im sich öffnenden Dialogfenster wählen Sie BENUTZERDEFINIERTE ORDNERFELDER und dort ADRTITEL aus (Abb. 18). 7. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf ADRTITEL, halten Sie die Taste gedrückt, und schieben Sie das Feld in den Spaltenkopf neben ANREDE. Ein kleiner roter Pfeil zeigt Ihnen den Platz der Einfügung an (Abb. 19). Abb. 19: Das Einfügen von ADRTITEL. Fertig! Jetzt haben Sie alle Vorbereitungen getroffen, um einen Serienbrief aus Outlook heraus reibungslos erstellen zu können. C: So verwenden Sie Kontaktadressen in Word Personalisierte Serienbriefe erstellen So gehen Sie vor, um einen personalisierten Serienbrief zu schreiben: Personalisierte Serienbriefe: So geht s 1. Aktivieren Sie Ihre Kontakte, und wählen Sie über das Menü ANSICHT ANORDNEN NACH AKTUELLE AN- SICHT Ihren Serienbrief aus (Outlook 2002: ANSICHT Seite 084 / November Dezember 2004 / ORG-Berater

15 Outlook: Kontakte in Word verwenden O84e 015 AKTUELLE ANSICHT). Markieren Sie alle gewünschten Kontakte, indem Sie sie bei gedrückter STRG- Taste nacheinander anklicken. 2. Optional: Wenn Sie Ihren Brief nur an eine bestimmte Kategorie wie z. B. Kunden versenden möchten, können Sie die Auswahl über die Option FILTERN verfeinern. Dafür gehen Sie auf ANSICHT ANORDNEN NACH AKTUELLE ANSICHT AKTUELLE AN- SICHT ANPASSEN (OUTLOOK 2002: ANSICHT AKTUELLE ANSICHT ANSICHT ANPASSEN) und wählen im Dialogfeld den Button FILTERN. Das Fenster FILTERN öffnet sich (Abb. 20): Gehen Sie hier auf das Register WEITERE OPTIONEN, klicken Sie auf den Button KATEGORIEN, geben Sie Ihre gewünschte Kategorie ein, und bestätigen Sie zweimal mit OK. Nun brauchen Sie nur noch die Kontakte zu markieren. FILTERN: Senden des Briefs an eine bestimmte Kategorie Abb. 20: Die Kontakte- Ansicht nach Kategorien filtern lassen. 3. Über den Menüpunkt EXTRAS aktivieren Sie nun SERIENDRUCK. Aktivieren Sie SERIENDRUCK 4. Das Dialogfeld KONTAKTE ZUSAMMENFÜHREN öffnet sich (Abb. 21 auf Seite O84e/016), das Sie folgendermaßen ausfüllen: Unter KONTAKTE wählen Sie NUR AUSGEWÄHLTE KONTAKTE. Unter KONTAKTFELDER wäh- ORG-Berater / November Dezember 2004 / Seite 085

16 O84e 016 Outlook: Kontakte in Word verwenden Abb. 21: Kontakte zusammenführen. Wählen Sie ein neues oder ein vorhandenes Dokument? Word öffnet sich automatisch len Sie KONTAKTFELDER IN AKTUELLER ANSICHT. Unter DOKUMENT entscheiden Sie, ob Sie ein neues Dokument erstellen wollen oder ein vorhandenes verwenden, das Sie über den Button DURCHSUCHEN aufrufen können. PERMANENTE DATEI aktivieren Sie, wenn Sie die recherchierten Kontakte für weitere Serienbriefe benötigen. Bei DOKUMENTENTYP stellen Sie SERIENBRIEFE, bei ZUSAMMENFÜHRUNG AN die Option NEUES DOKUMENT ein. Zuletzt bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. 5. Nun öffnet sich Word, und der Assistent wird eingeblendet: Wählen Sie DOKUMENT DER ZUSAMMEN- FÜHRUNG BEARBEITEN aus, und aktivieren Sie dann den Serienbrief-Assistenten: im Menü über EXTRAS BRIEFE UND SENDUNGEN SERIENBRIEFERSTELLUNG (Outlook 2002: EXTRAS BRIEFE UND SENDUNGEN SERIEN- DRUCK-ASSISTENT). Im Aufgabenbereich werden Ihnen nun die einzelnen Schritte vorgegeben: Seite 086 / November Dezember 2004 / ORG-Berater

17 Outlook: Kontakte in Word verwenden O84e Unter EMPFÄNGER WÄHLEN aktivieren Sie VORHANDENE LISTE VERWENDEN. Bei Bedarf können Sie hier auch noch die Option EMPFÄNGERLISTE BEARBEITEN nutzen (Abb. 22). 2. Danach klicken Sie unter SCHRITT 3 VON 6 auf SCHREIBEN SIE IHREN BRIEF (Abb. 23). Entweder Sie erstellen nun Ihren Serienbrief komplett neu, oder Sie fügen lediglich Anschrift und Anrede in das vorhandene Dokument ein. 3. Am einfachsten ist es, wenn Sie Ihre Auswahl über WEITERE ELEMENTE und dann über DATENBANKFELDER vornehmen (Abb. 24). Denn hier finden Sie genau die Felder, die Sie in Ihre Serienbrief-Ansicht eingefügt haben der Lohn für Ihre sorgfältige Vorarbeit! Markieren Sie das (oberste) Feld ANREDE, und klicken Sie auf EINFÜGEN. Gehen Sie auf diese Weise alle Felder durch, und zwar in der richtigen Reihenfolge: ANREDE ADRTITEL VORNAME NACHNAME FIRMA STRASSE PLZ ORT. Bestätigen Sie Ihre Auswahl per Klick auf SCHLIESSEN. Abb. 22: Seriendruck, Schritte 1 und 2. Abb. 23: Seriendruck, Schritt 3. Abb. 24: Die Datenbankfelder einfügen. 4. Bringen Sie dann die eingefügten Felder in die richtige Adressform (Abb. 25). Vergessen Sie nicht, nach dem Vornamen und der Postleitzahl ein Leerzeichen einzugeben! Abb. 25: Die Adressfelder anordnen. ORG-Berater / November Dezember 2004 / Seite 087

18 O84e 018 Outlook: Kontakte in Word verwenden Die Adresse ist fertig, nun erstellen Sie die Anrede. Das regeln Sie am besten über ein Bedingungsfeld: So regeln Sie die Anrede über ein Bedingungsfeld Füllen Sie das Dialogfenster korrekt aus 1. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die Anrede eingefügt werden soll. Klicken Sie in der Symbolleiste auf BEDINGUNGSFELD EINFÜGEN, und wählen Sie die Funktion WENN DANN SONST. 2. Ein Dialogfenster öffnet sich, das Sie folgendermaßen ausfüllen (Abb. 26): Bei FELDNAME setzen Sie ANREDE, bei VERGLEICH setzen Sie GLEICH, bei VERGLEICHEN MIT setzen Sie HERR. Bei DANN DIESEN TEXT EINFÜGEN schreiben Sie SEHR GEEHRTER HERR, bei SONST DIESEN TEXT EINFÜGEN wählen Sie SEHR GE- EHRTE FRAU. Bestätigen Sie mit OK. Abb. 26: Ein Bedingungsfeld für die Anrede erstellen. Vergessen Sie das Leerzeichen nicht 3. Jetzt geben Sie ein Leerzeichen ein, fügen über WEITERE ELEMENTE (siehe Schritt 3 auf Seite O84e/ 017) die Felder ADRTITEL und NACHNAME ein und setzen zum Abschluss ein Komma (Abb. 27). Abb. 27: Die Schreibweise der Anrede. Seite 088 / November Dezember 2004 / ORG-Berater

19 Outlook: Kontakte in Word verwenden O84e 019 Über das Symbol ABC (Abb. 28) können Sie die Seriendruck-Vorschau ein- und ausschalten. Ebenfalls in der Symbolleiste ist der Datensatz-Button (Abb. 29), mit dessen Hilfe Sie die einzelnen Datensätze durchklicken können. Abb. 28 Abb. 29: Datensatz-Button. Über ABC gelangen Sie zur Seriendruck- Vorschau Wenn Sie nun über ABC Ihren Serienbrief prüfen, werden Sie feststellen, dass der Titel am Namen klebt (Abb. 30) bzw. dass Word bei Fehlen eines ADRTITEL ein zweites und nicht gewolltes Leerzeichen einfügt (Abb. 31). So lösen Sie dieses Problem: Abb. 30: Anredeansicht mit Titel. Abb. 31: Anredeansicht ohne Titel. 1. Schreiben Sie in der Anschrift zwischen ADRTITEL und VORNAME kein Leerzeichen. Aktivieren Sie dort den ADRTITEL mit der rechten Maustaste, und wählen Sie FELD BEARBEITEN aus. 2. Im sich öffnenden Dialogfeld (Abb. 32) wählen Sie unter FELDNAME das MERGEFIELD aus, unter FELDOP- So verhindern Sie ein überflüssiges Leerzeichen Abb. 32: Die Adressfelder bearbeiten. ORG-Berater / November Dezember 2004 / Seite 089

20 O84e 020 Outlook: Kontakte in Word verwenden Vergessen Sie nicht, das Häkchen zu setzen Die Schreibweise ist nun immer korrekt TIONEN setzen Sie ein Häkchen bei DANACH EINZUFÜ- GENDER TEXT und geben im dazugehörenden Textfeld ein Leerzeichen ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit OK. Dann machen Sie dasselbe zwischen dem AdrTitel und dem Nachnamen in der Anrede. Die Folge: Bei Verwendung eines AdrTitel wird nun zusätzlich ein Leerzeichen erstellt, bei Fehlen des AdrTitel nicht somit haben Sie immer eine korrekte Schreibweise. Folgen Sie jetzt weiter den Anweisungen des Serienbrief-Assistenten. Unter Schritt 6 können Sie Ihren Serienbrief dann ausdrucken. Personalisierte Serien- s erstellen Oft genügt es, anstatt eines Serienbriefs eine Serien- an einen Kontaktkreis zu versenden, beispielsweise für eine Adressänderung. So erstellen Sie eine entsprechende Enthält Ihre Ansicht das Feld ? 1. Öffnen Sie Ihre Serienbrief-Ansicht. Haben Sie in diese Ansicht auch das Feld eingefügt (Abb. 33)? Falls nicht, ergänzen Sie es jetzt, und zwar wie in Abb. 12 (auf Seite O84e/011 bei der Feldauswahl benötigen Sie die -FELDER) und in Abb. 18 (auf Seite O84e/014) dargestellt. Abb. 33: Die Ansicht für eine Serien- . Wählen Sie die Kontakte aus 2. Wählen Sie wie zuvor beim Serienbrief beschrieben, Punkt 1 und 2 ab Seite O84e/014 die Kontakte aus der Kontakte-Ansicht aus. Seite 090 / November Dezember 2004 / ORG-Berater

21 Outlook: Kontakte in Word verwenden O84e Öffnen Sie über den Menü-Punkt EXTRAS den SERI- ENDRUCK, und nehmen Sie Ihre Einstellungen im Dialogfenster KONTAKTE ZUSAMMENFÜHREN vor (vgl. Abb. 21 auf Seite O84e/016). Alles ist wie bei den Serienbriefen, auch der DOKUMENTTYP bleibt SERIEN- BRIEFE, einzige Änderung: Bei ZUSAMMENFÜHRUNG AN wählen Sie diesmal aus (Abb. 34) dadurch öffnet sich das Feld NACHRICHTENBETREFFZEILE, in das Sie Ihren -Betreff eingeben können. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. Die Vorgehensweise ist nahezu identisch Abb. 34: Die -Optionen im Fenster KONTAKTE ZUSAMMENFÜHREN. 4. Word öffnet sich, der Assistent wird eingeblendet: Wählen Sie DOKUMENT DER ZUSAMMENFÜHRUNG BEARBEITEN. Dann klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol HAUPTDOKUMENT-SETUP (Abb. 35), aktivieren -NACH- RICHTEN (Abb. 36) und bestätigen mit OK. 5. Nun öffnen Sie über EXTRAS SERIENDRUCK den Assistenten und fertigen Ihr Dokument entsprechend den Anweisungen an. Die Anrede erstellen Sie wie beim Serienbrief (vgl. Seite O84e/018). Abb. 35: Das Setup-Symbol. Abb. 36: -Nachrichten aktivieren. 6. In Schritt 6 der Word-Anleitung führen Sie Ihre zusammen. Im sich öffnenden Dialogfenster können Sie Ihren Betreff ORG-Berater / November Dezember 2004 / Seite 091

22 O84e 022 Outlook: Kontakte in Word verwenden Bestätigen Sie zum Schluss mit OK gegebenenfalls noch einmal ändern (Abb. 37), außerdem stellen Sie hier das NACHRICHTENFORMAT und die DATENSATZAUSWAHL ein. Bestätigen Sie mit OK. Abb. 37: Serien- zusammenführen. Nun können die s verschickt werden Fertig! s an alle ausgewählten Kontakte liegen zum Versand im Postausgangsordner bereit bzw. sind schon versandt je nach Outlook-Einstellung. Umschläge/Etiketten erstellen Wenn Sie für Ihre ausgewählten Adressen noch zusätzlich Etiketten oder Umschläge erstellen wollen, geht das für Etiketten beispielsweise folgendermaßen: So erstellen Sie Etiketten 1. Gehen Sie im Menü auf EXTRAS SERIENDRUCK. Das Fenster KONTAKTE ZUSAMMENFÜHREN öffnet sich, das Sie wie beim Serienbrief ausfüllen (vgl. Abb. 21 auf Seite O84e/016) nur unter DOKUMENTTYP wählen Sie ADRESSETIKETTEN aus (Abb. 38). Abb. 38: Etiketten für den Seriendruck erstellen. Wählen Sie VOLLSTÄNDIGES SETUP 2. Word öffnet sich, und der Assistent fordert Sie auf, das Setup abzuschließen. Klicken Sie auf VOLL- STÄNDIGES SETUP. Seite 092 / November Dezember 2004 / ORG-Berater

23 Outlook: Kontakte in Word verwenden O84e 023 Abb. 39: Das Hauptdokument für den Etikettendruck einrichten. 3. Im sich öffnenden Dialogfenster (Abb. 39) klicken Sie bei HAUPTDOKUMENT auf EINRICHTEN, füllen die ETIKETTINFORMATIONEN aus und klicken auf SCHLIES- SEN: Es öffnet sich ein Word-Dokument mit der entsprechenden Adressetiketten-Einteilung. 4. Öffnen Sie über EXTRAS BRIEFE UND SENDUNGEN die SERIENBRIEFERSTELLUNG (Outlook 2002: SERIENDRUCK- ASSISTENT). Geben Sie Ihre Daten in das Adressfeld ein (Abb. 40), und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten bis zum Ausdruck. Tragen Sie die Informationen ein Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten Abb. 40: Adressen in die Word-Etikettenvorlage einfügen. Direkt aus dem Kontakt einen Brief erstellen Wenn Sie nur einen einzelnen Brief erstellen wollen, können Sie diesen wie beschrieben direkt über Word mit Adresseinfügung aus Outlook erstellen (siehe Seite O84e/003f.). Sie haben aber auch die Mög- Sie haben 2 Möglichkeiten ORG-Berater / November Dezember 2004 / Seite 093

24 O84e 024 Outlook: Kontakte in Word verwenden lichkeit, direkt über einen Outlook-Kontakt einen Brief zu versenden. Öffnen Sie dafür das gewünschte Kontaktformular, und wählen Sie im Menü AK- TIONEN NEUER BRIEF AN KONTAKT aus. Das Word-Anwendungsfenster und der Brief-Assistent werden geöffnet (Abb. 41). Nehmen Sie jetzt Ihre Einträge in den Registern vor: Abb. 41: Mit dem Brief-Assistenten arbeiten. Register BRIEFFORMAT: Unter WÄHLEN SIE DAS SEITENDESIGN können Sie ein fertiges Layout auswählen. Geben Sie an, ob Sie Kopf- und Fußzeilen einfügen wollen, und bestätigen Sie mit WEITER. Register EMPFÄNGERINFO: Passen Sie die Adressangaben an, und legen Sie die Anrede fest. Register WEITERE ELEMENTE: Legen Sie die Daten der Bezugszeile und eventuelle Verteileradressen fest. Register ABSENDERINFO: Machen Sie Angaben über Absenderadresse, Grußformel sowie Anlagen. FERTIG STELLEN: Ihre Daten werden in Word eingefügt Gehen Sie dann wie gewohnt vor Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche FERTIG STELLEN. Der Brief-Assistent wird geschlossen, und Ihre Daten werden in das geöffnete Word-Dokument eingefügt (und lassen sich beliebig formatieren). Ein markierter Platzhalter bezeichnet die Position, an der Sie Ihren Brieftext eingeben können. Den Brief stellen Sie dann einfach wie gewohnt fertig und speichern ihn standardmäßig als Word- Dokument (*.doc) ab. Seite 094 / November Dezember 2004 / ORG-Berater