Access 2010 Grundlagen 2. MS Access Datenbanken

Transkript

1 Access2010Grundlagen 2. MSAccessDatenbanken MS Access ist ein relationales Datenbankmanagementsystem (rdbms), was bedeutet, dass Daten nicht nur gespeichert, sondern auch aufgrund vorhandener Beziehungen ausgewertet werden können. AccessDatenbanken können in den verschiedensten Dateiformaten erstellt werden. Alle derzeit gängigen Programmversionen (Access 2000 oder neuer) können Daten im Format 2000 verarbeiten. Ab Version 2007 gibt es das neue ACCDBFormat, das keine Kompatibilität mit älteren Programmversionen jedoch einige neue Vorteilebietet. ImBüroalltagwerdenwohlnocheinigeZeitDatenbankeninälteren DateiformatenVerwendungfinden.ÄltereDatenbankdateienkönnen in das ACCDBFormat konvertiert werden, um auch in Access 2010 vollgenutztwerdenzukönnen. GespeichertwerdenDateninTabellen.Meistwerdendazumehrere Tabellenverwendet,diezueinanderinBeziehungstehen.

2 Access2010Grundlagen InTabellenkönnenSieTexte,Zahlen,Videos,aberauchAudiodateien oderbilderspeichern.diedatenmüssendigitalvorliegen. Fensterkomponenten MenübandmitRegisterDATEI (BackstageAnsicht),START, ERSTELLEN,EXTERNEDATEN,DATENBANKTOOLS Dokumentfenster Navigationsbereich zumwechselnzwischen Tabellen,Abfragen,FormularenundBerichten BackstageAnsicht Symbolleistefür denschnellzugriff Titelleiste Menüband Im Menüband finden Sie die meisten Programmbefehle. Diese sind unterteilt in Register und diese wiederum in Befehlsgruppen. Wenn Sie die Entwurfsansicht eines Formulars betrachten, wird ein zusätzlicherbereichtoolsindertitelleisteangezeigt:

3 Access2010Grundlagen Das Menüband können Sie minimieren. Dazu können Sie folgendermaßenvorgehen: DrückenSiedieTastenkombinationS+! Durch erneutes Drücken dieser Tastenkombination wird das Menübandwiedereingeblendet. KlickenSiedoppeltaufeinRegister,nichtdasRegisterDATEI. Durch erneutes Doppelklicken wird das Menüband wieder eingeblendet. KlickenSiemitderrechtenMaustasteaufeinRegisterundwählen Sie. Wenn Sie das Menüband minimieren, sind nur mehr die Register sichtbar.wennsieaufeinregisterklicken,wirddiesesregisterdes Menübandswiedereingeblendet. Dokumentfenster Im Dokumentfenster können Sie je nach geöffnetem Objekt Daten betrachten oder ändern. Sie können hier auch Einstellungen in den entsprechendenentwurfsansichtenvornehmen: DatenblattansichtderTabelletblReisen EntwurfsansichtvontblReisen Navigationsbereich

4 Access2010Grundlagen UmalleObjekteineinerAccessdatenbanksehenzukönnen,klicken Sie auf den Listenpfeil im Navigationsbereich der Datenbank und wählensiealleaccessobjekte: In Tabellen werden die Daten, wie z.b. Text, Zahlen, Videos, Bilder, AudioDateiengespeichert. InderDatenblattansichtkönnenDatenangezeigt,gelöscht,geändert oderhinzugefügtwerden. In der Entwurfsansicht einer Tabelle können Einstellungen vor genommen werden, die für die Datenerfassung wichtige Voraussetzungen sind. Sie nehmen Einstellungen vor, wie die Tabellen in der Datenblattansicht aussehen und auf Eingaben reagieren werden. So müssen Sie Feldnamen und Felddatentypen eingeben oder können weitere Feldeigenschaften wie z.b. StandardwerteoderGültigkeitsregelnvergeben.

5 Access2010Grundlagen Auswertungen, wie Filtereinstellungen oder Berechnungen, werden informvonabfragengespeichert. InderEntwurfsansichteinerAbfragekönnenEinstellungen,wiez.B. Filter oder Berechnungen, vorgenommen werden. In der Datenblattansicht einer Abfrage können Sie das Ergebnis dieser Einstellungenbetrachten. FormularedienenderübersichtlichenDarstellungvonInformationen am Bildschirm mittels Datenmasken. Mit Formularen können Sie Datenneueingebenoderverändern.SiekönnenFormulareauchzur SuchenachInformationenoderzurProgrammsteuerungverwenden. In der Entwurfsansicht eines Formulars können Sie Datenmasken gestalten, in der Formularansicht eines Formulars können Sie die DatenmitderMaskebetrachten. Die Layoutansicht ist eine Mischung aus Entwurfs und Formularansicht,inderSieihreDatenbetrachten,suchenoderfiltern können. Sie können aber keine Daten ändern. Die Steuerelemente, wie Textfelder oder Bezeichnungsfelder, können Sie jedoch formatieren,verschiebenoderlöschen. MitBerichtenkönnenSiepräsentationsreifeAusdruckedurchführen oderauchinformationenambildschirminderseitenansichtanzeigen lassen. InderEntwurfsansichteinesBerichtskönnenSiedieentsprechenden EinstellungenvornehmenundinderSeitenansichteineVorschauauf denausdruckbetrachten. Die Layoutansicht eines Berichts verhält sich ähnlich wie bei den Formularen:SieisteineMischungausEntwurfsundSeitenansicht,in dersieihredatenbetrachtenkönnen.siekönnenaberkeinedaten

6 Access2010Grundlagen ändern.diesteuerelementewietextfelderoderbezeichnungsfelder könnensiejedochformatieren,verschiebenoderlöschen. BeimErstellendereinzelnenDatenbankobjektewerdenwirindieser UnterlagevordenjeweiligenObjektnamenoptionaleKürzelfürden Objekttypverwenden: Kürzel Datenbankobjekt tbl Tabelle(engl.table) qry Abfrage(engl.query) frm Formular(engl.form) rep Bericht(engl.report) StartenvonAccess InWindows7 findensiedieschaltflächestart linksuntenam Bildschirm.WennSieaufdieseklicken,öffnetsichdasStartmenü. Hier können Sie aus dem Schnellstartbereich das Programm MS Access2010starten,wennSieesbereitsinVerwendunghatten.Je häufigersieeinprogrammstarten,destoweiterobenwerdensie diesesprogrammimschnellstartbereichfinden. Sie wählen und. Wenn Sie auf dem Desktop eine VERKNÜPFUNG zum Programm MSAccess2010 erstellt haben, können Sie auch auf diese Verknüpfungdoppelklicken. WennSieaufdasSymboleinerAccessDatenbankdoppeltklicken, wirdzuerstaccessgestartetunddanndieangeklicktedatenbank geöffnet. Wenn Sie eine AccessDatenbank öffnen, die Programme oder spezielle Einstellungen beinhaltet, werden potentiell gefährliche Objekte deaktiviert. Das kann bedeuten, dass Sie mit dieser Datenbanknichtarbeitenkönnen.

7 Access2010Grundlagen AktivierenderdeaktiviertenObjekte: Mit den Standardeinstellungen von MS Access müssen Sie pro Benutzer der Datenbank nur einmal vertrauen. Je nach Arbeitsumgebung werden Sie daher unterschiedlich oft die Sicherheitswarnungsehen. BeendenvonAccess Es gibt mehrere Möglichkeiten Access zu beenden. Bedenken Sie dabei, dass das Schließen des Programms die dazugehörige Datenbankauchschließt. KlickenSieauf: KlickenSieaufdasRegisterDATEI,umindieBackstageAnsichtzu wechseln: unddanachauf.

8 Datenbankdateiöffnen Access2010Grundlagen Eine Datenbankdatei hat in der Version 2010 von Access die Erweiterung accdb (standardmäßig nicht sichtbar) und kann folgendermaßengeöffnetwerden: Doppelklick auf das Symbol der Datenbankdatei, wobei die Darstellung der Symbole von der Einstellung der Ansicht von Windowsabhängigist: In der BACHSTAGEANSICHT können Sie im Bereich ZULETZTVERWENDET eine zuvor verwendete Datenbankdatei öffnen. Wenn Sie Access bereits gestartet haben, können Sie in der BackstageAnsicht, eine Datenbank wählen, eine noch nicht geöffnetebestehendeöffnenodereinevorlageverwenden:

9 Access2010Grundlagen Datenbankdateischließen Wenn Sie eine Datenbankdatei schließen, können Sie mit dem ProgrammMSAccessweitereDatenbankdateienöffnen,ohneAccess erneutstartenzumüssen. SiekönneneineDatenbankdateifolgendermaßenschließen: KlickenSieaufdasRegisterDATEI unddanachauf DieHilfeinAccess Wenn Sie unterhalb der Titelleiste auf die Schaltfläche klicken, wirdihneneinneuesdialogfenstermitderaccesshilfeangezeigt: Natürlich können Sie auch die Taste! zum Öffnen der Hilfe drücken. SiekönnendurchKlickenaufdieKapitelinderAccessHilfeblättern undwiebeimsurfeniminternetzwischendenbesuchtenhilfeseiten zurück oderwieder vorwärtsbewegen. Je nachdem wie Sie die Hilfsoptionen während der Installation gewählt haben, stehen Ihnen auch neueste Erklärungen von MicrosoftzurVerfügung:

10 Access2010Grundlagen WennSienebendemLupenSymbolzumSuchenaufdenListenpfeil klicken, können Sie wählen, welche Inhalte durchsucht werden sollen: Damit zu Ihrer auf der Festplatte vorhandenen Hilfe auch die neuesten Hilfethemen von Microsoft Webseiten zur Verfügung stehen,müssensiediesucheaufdasganzeaccesseinstellen. Sie können jederzeit das angezeigte Hilfethema drucken. Dazu müssensie aufdieschaltfläche imhilfefensterklicken, dengewünschtendruckerwählenund aufdieschaltfläche klicken.

11 Access2010Grundlagen Übungsbeispiel ErsteSchrittemitAccess Nun werden Sie Access starten und die Datenbankdatei Reise FERTIG.accdb öffnen. Sie werden die Sicherheitsstufe von Access ändernundauchdiehilfekennenlernen. Lernziele Accessstarten EineDatenbanköffnen DieSicherheitsstufeändern DieHilfeverwenden SchrittfürSchritt MSAccessstarten 1. KlickenSieauf: Schritt1 2. WählenSie und. 3. Klicken Sie auf das Register DATEI und wählen Sie den Befehl. 4. Wählen Sie aus Ihrem Übungsordner die Datenbank Reise FERTIG.accdb. Falls Sie die Dateierweiterung accdb nicht sehen, können Sie sie folgendermaßen sichtbar schalten: START SYSTEMSTEUERUNG ORDNEROPTIONEN, Register ANSICHT: Deaktivieren Sie das Kontroll

12 Schritt2 Access2010Grundlagen kästchen bei SieIhreEinstellungmit. Makrosicherheitdeaktivieren. Bestätigen 1. Um die Sicherheit für Makros zu deaktivieren, klicken Sie auf DATEI OPTIONEN: 1 2 Schritt3 2. KlickenSieauf undwählensiedort: 3. DanachaktivierenSie: 4. KlickenSieaufzweiMalauf. AccessneustartenunddieDateiReiseFERTIG.accdberneutöffnen 1. StartenSieMicrosoftAccess. 2. KlickenSieaufdasRegisterDATEIumindieBACKSTAGEANSICHT zugelangen.

13 Access2010Grundlagen 3. AktivierenSiedieKategorie 4. WählenSiedieDatenbankdateiReiseFERTIG.accdb AlleAccessObjekteanzeigen 1. KlickenSieauf: Schritt4 DieHilfeinAccess 1. DrückenSie!. 2. Klicken Sie auf das Thema Grundlagen des Access 2010 DatenbankentwurfsimHilfefenster: Schritt5

14 Ergebnis: Access2010Grundlagen Wir werden in der Datenbank Reise FERTIG.accdb mit bereits eingegebenen Daten arbeiten, bevor wir eine neue Datenbank erstellen. 3. SchließenSiedasDialogfensterACCESSHILFEdurchKlickenauf

15 Access2010Grundlagen Zusammenfassung Accessstarten ALLEPROGRAMME MICROSOFTOFFICE MICROSOFTACCESS2010 RegisterDATEI ÖFFNENoderDATEI ZULETZTVERWENDET Datenbankdateiöffnen WennindenEIGENSCHAFTENderTaskleisteaktiviert. Datenbankdateischließen KlickenSieaufdasRegisterDATEI Navigationsbereich unddanachauf GruppierungderObjekteändern Klicken zum Wechseln, Öffnen, Schließen auf die angezeigten Objekte. Accessbeenden KlickaufdieSchaltfläche.

16 Access2010Grundlagen Makrosicherheit Damit Programme und andere Komponenten in Access 2010 funktionstüchtigsind,könnensiedieseinhalteaktivieren: KlickenSieaufDATEI OPTIONEN, undwählensie dort: DanachaktivierenSie: