Das EPC der TU Dresden Finanzmanagement in Tempus IV Tipps aus der Praxis -

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1 Dezernat 5, Forschungsförderung und Transfer, SG 5.2. European Project Center Das EPC der TU Dresden Finanzmanagement in Tempus IV Tipps aus der Praxis - Anne Kadolph EPC, TU Dresden Sankt Augustin,

Finanzmanagement in Tempus IV Tipps aus der Praxis -

2 Inhalt I II III TU Dresden Zahlen und Fakten EPC Modell und Serviceleistungen Tempus IV Tipps aus der Praxis Slide 2

3 Inhalt I TU Dresden Zahlen und Fakten Slide 3

4 Technische Universität Dresden Zahlen und Fakten TU Dresden Die größte Universität in Sachsen 14 Fakultäten unter dem Dach von 5 Bereichen Studierende 1) Personal: ca haushaltsfinanzierte Beschäftigte, darunter über 500 ProfessorInnen, und ungefähr 3500 Drittmittelbeschäftigte (inkl. Medizin) 1) Stand: ) Inklusive Teilzeitbeschäftigte (Stichtag: ) ohne ruhende Beschäftigungsverhältnisse, ohne SHK einschließlich Stiftungen und gemeinsame Berufungen Slide 4

4500 haushaltsfinanzierte Beschäftigte, darunter über 500 ProfessorInnen, und ungefähr 3500 Drittmittelbeschäftigte (inkl.

Universitäten Alle vier Anträge werden mindestens bis 2017 gefördert.

5 Technische Universität Dresden Zahlen und Fakten TU Dresden Eine Exzellenz-Universität 2012: Die TU Dresden wird eine der 11 deutschen Exzellenz- Universitäten Alle vier Anträge werden mindestens bis 2017 gefördert. Zukunftskonzept Die Synergetische Universität Exzellenzcluster Graduiertenschule Biomedizin und Bioengineering Slide 5

6 Inhalt II EPC Modell und Serviceleistungen Slide 6

7 European Project Center Zahlen und Fakten Gegründet am 01. Juni 2005; Teil der Universitätsverwaltung seit 2006 Rektorat Prorektor für Forschung 36 MitarbeiterInnen (ProjektmanagerInnen und assistent- Innen), plus 7 studentische und wissenschaftliche Hilfkräfte Refinanziert über direkte und indirekte Kosten aus EU- Projekten der TU Dresden oder Dritter Dezernat 5 Forschungsförderung und Transfer TUD Verwaltung Dezernate 1-8 SG 5.2 Slide 7

(ProjektmanagerInnen und assistent- Innen), plus 7 studentische und wissenschaftliche Hilfkräfte Refinanziert

8 European Project Center Zahlen und Fakten EPC-Struktur Gegliedert in Sachgebietsleitung und Sekretariat und 3 Gruppen: Gruppe Forschungs- und Entwicklungsförderung Gruppe Bildungs- und Kooperationsförderung Gruppe Strategieentwicklung und EU-Förderpolitik Slide 8

Forschungs- und Entwicklungsförderung Gruppe Bildungs- und

9 Serviceangebot und Leistungen des European Project Centers Abschluss Durchführung Verhandlung Antragstellung Projektidee Slide 10

10 Beratung und Unterstützung Auswahl des optimalen Förderprogramms Beratung zu Finanzierungsmöglichkeiten Abschluss Durchführung Verhandlung Antragstellung Projektidee Slide 11

11 Administrative Prüfung und Beratung Unterstützung bei der Bildung des Konsortiums Ausarbeitung der Managementstruktur Verfassen administrativer Antragspassagen Budgetierung Formalkonformes Antragsmanagement Abschluss Durchführung Verhandlung Antragstellung Projektidee Slide 12

administrativer Antragspassagen Budgetierung Formalkonformes

12 Verhandlung Anpassung des Arbeitsplans Anpassung des Budgets Erstellung der Konsortial- und Unterverträge Dokumenten- und Vertragsprüfung Bereitstellung von Zusatzdokumenten Abschluss Durchführung Verhandlung Antragstellung Projektidee Slide 13

Vertragsprüfung Bereitstellung von Zusatzdokumenten

13 Durchführung und Berichtswesen Kommunikation mit dem Fördermittelgeber zu administrativen und finanziellen Belangen Unterweisung aller Projektbeteiligten zu Fragen der finanziellen Abwicklung und Bewirtschaftung Prüfung und Abwicklung der Finanzströme Überprüfung der Projektmaßnahmen und -aktivitäten auf deren Zulässigkeit Kontinuierliche Budgetüberwachung bzw. -steuerung, Termingerechte Vorbereitung und Erstellung von Finanzund Managementberichten Dokumentenmanagement Verhandlung Abschluss Durchführung Antragstellung Projektidee Slide 14

Projektmaßnahmen und -aktivitäten auf deren Zulässigkeit Kontinuierliche Budgetüberwachung bzw.

14 Evaluation und Audit Vorbereiten der Auditierung und Zertifizierung von Projekten Begleitung von Audits Vermitteln von externen Auditoren Abschluss Durchführung Verhandlung Antragstellung Projektidee Slide 15

Audits Vermitteln von externen Auditoren Abschluss

15 Unterstützung der Wissenschaftler durch das EPC in EU-Projekten Überraschungen vermeiden viele Anträge scheitern aus formalen Gründen trotz wiss. Exzellenz; operationelle Regelungen ändern sich häufig: aktuelles Expertenwissen ist essentiell Klarheit Antragsfristen kurz: eindeutiges Prozedere ist deshalb wichtig für eine zügige Bearbeitung & Qualitätskontrolle; eindeutige Zuordnung von Verantwortung Ressourcen regelkonform ausschöpfen bewilligte Projekte benötigen Projektbewirtschaftung (gemäß den spezifischen Erfordernissen von EU-Projekten); ca. 8 verschiedene (interne) Ansprechpartner Entlastung WissenschaftlerInnen für administrative Aufgaben ist keine wiss. Exzellenz gefragt Abwicklung durch Experten deutlich effizienter Slide 16

Bearbeitung & Qualitätskontrolle; eindeutige Zuordnung von Verantwortung Ressourcen regelkonform ausschöpfen bewilligte Projekte benötigen Projektbewirtschaftung (gemäß den spezifischen

16 Inhalt III Tempus IV - Tipps aus der Praxis: Vertrags- und Finanzmanagement im Projekt Slide 17

17 1. Projektstart - Aufbau/Wiederaufnahme der Kommunikationsstruktur (schriftliche Fixierung) - Anpassung des Arbeitsplans und Budgets - Vorbereitung und Durchführung des Kick-off Meetings - Erstellen der Partnerverträge: Slide 18

Anpassung des Arbeitsplans und Budgets - Vorbereitung

18 1. Project contractual relations Partner Contracts Mandate Mandate Amendment Annex I: Annex II: Annex III: Annex IV: Annex V: Annex VI: Annex VII: Annex VIII: Project description Workplan Individual Budget Financial Provisions Guidelines for the Use of the Grant General Conditions Visibility Guidelines Declaration on taxation of equipment and services RECOAUD Kick-off Meeting Administrative and financial project management Anne Kadolph, EPC Folie 19 von 36

Guidelines for the Use of the Grant General Conditions Visibility Guidelines Declaration on taxation of equipment

19 2. Projektdurchführung - Projektaktivitäten auf Zulässigkeit überprüfen - Kontinuierliche Budgetüberwachung und Steuerung - Umfassendes Dokumentenmanagement - Regelmäßige Unterweisung und Beratung des Konsortiums zu Fragen der finanziellen Abwicklung und Bewirtschaftung: - Kofinanzierung (10%) und Vorfinanzierung (10%) - Förderfähige und nicht förderfähige Kosten analog der Tempus Richtlinien (FAQs) und Kostenkategorien, z.b.: STAFF COSTS Slide 20

der finanziellen Abwicklung und Bewirtschaftung: - Kofinanzierung (10%) und Vorfinanzierung (10%) - Förderfähige

20 4. Cost categories 4.1 Staff costs For administrative and academic tasks necessary for the achievement of the project objective Salary for the same task may not be covered from another source Staff costs comprise actual salaries plus social security charges and other statutory costs included in remuneration Staff costs should be calculated on the basis of task performed, not status of the person Salaries and fees may not exceed local rates (reference rates fixed by the EU) unless justified by supporting documents Tasks carried out by associate partners (public administrations or governmental organisations) may not be covered from the grant RECOAUD Kick-off Meeting Administrative and financial project management Anne Kadolph, EPC Folie 21 von 36

comprise actual salaries plus social security charges and other statutory costs included in remuneration Staff costs should be calculated on the basis of task performed, not status of the

21 5. Supporting documents and money transfer 5.1 Staff Costs Supporting documents: Convention for Staff Costs (Annex 1 of Guidelines for the use of the grant) Employment and Salary Confirmation (Annex 1 of Guidelines for the use of the grant) Alt.: employment contract, salary slips Timesheet (Annex 1 of Guidelines for the use of the grant) Money transfer: Directly to institutional account All transactions will be done in EUR all exchange rate losses will be at the recipient s expense RECOAUD Kick-off Meeting Administrative and financial project management Anne Kadolph, EPC Folie 22 von 36

22 3. Projektabschluss - Abforderung aller fehlender Belege und finales Reporting der Partner an Koordinator - Erstellung des Final Report - Aufarbeitung aller Unterlagen für (verpflichtendes) Finanzaudit - Report & Audit Report an EACEA Slide 23

23 WICHTIG: Bereits im Projekt intensive Pflege der Abschlussdokumentation (insb. Reise- und Personalkosten) sonst Report und Audit innerhalb der Zwei-Monats-Frist nicht möglich Frühzeitige Abstimmung mit Auditor zu Zeitplan (ggf. inkl. Ersatztermin) Vorabbesprechung und Information des Auditors zu Tempus-Regularien Slide 24

24 Zeit für Fragen und Diskussion Slide 25

25 Dezernat 5, Forschungsförderung und Transfer, SG 5.2. European Project Center Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Anne Kadolph Tel.: Fax:

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