Kfz-Kosten für Selbständige

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1 Kfz-Kosten für Selbständige Die Frage, in welcher Form Kfz-Kosten und eine typischerweise anfallende Privatnutzung steuerlich zu berücksichtigen sind und wie dies steueroptimal gestaltet werden kann, beschäftigt alle Selbständigen. Die Berücksichtigung eines Pkw hängt maßgeblich davon ab, in welchem Umfang der Pkw betrieblich und in welchem Umfang dieser privat genutzt wird: Betriebliche Nutzung > 50 % % < 10 % Berücksichtigung des Pkw als Notwendiges Betriebsvermögen Wahlrecht: Gewillkürtes Betriebsvermögen gewillkürtes Privatvermögen Notwendiges Privatvermögen Der Pkw im Betriebsvermögen Befindet sich der Pkw im Betriebsvermögen des Unternehmers, sind sämtliche Aufwendungen für den Pkw als Betriebsausgaben abzugsfähig. Dazu gehören u. a.: Benzin/ Diesel Wartung Reparaturen Kfz-Versicherung Kfz-Steuer Abschreibung, wenn der Pkw erworben wurde. Neue Pkw werden laut allgemeiner Abschreibungstabelle über 6 Jahre abgeschrieben. Bei gebrauchten Pkw sehr hoher jährlicher Fahrleistung kann die Abschreibung auch über einen kürzeren Zeitraum vorgenommen werden. Leasinggebühren, wenn der Pkw geleast wurde. Sofern der Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt ist, kann er die in der Anschaffung und den laufenden Kosten enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer absetzen. Wenn der Pkw veräußert wird, ist der Veräußerungserlös als Betriebseinnahme zu erfassen. Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer müssen den Veräußerungserlös umsatzversteuern. Wichtig: Der Veräußerungserlös ist selbst dann umsatzsteuerpflichtig, wenn beim Kauf des Fahrzeugs keine Vorsteuer geltend gemacht werden konnte, weil der Pkw z.b. von einer Privatperson erworben wurde. Die Kosten eines Unfalls sind als Betriebsausgabe abzugsfähig, wenn sich der Unfall auf einer betrieblichen Fahrt ereignet hat. Ereignet sich der Unfall auf einer Privatfahrt, sind die Unfallkosten nicht abzugsfähig. Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte gehören hierbei zu den Privatfahrten in diesem Sinne.

2 In der Regel nutzen Unternehmer ihren Betriebs-Pkw auch für Privatfahrten. Diese Privatnutzung muss gewinnerhöhend berücksichtigt werden. Hierfür gibt es folgende Möglichkeiten: Betriebliche Nutzung > 50 % % Ermittlung des Privatanteils nach 1 %-Methode Schätzung Die gewählte Methode muss für einen Pkw für ein ganzes Wirtschaftsjahr angewandt werden. Der Unternehmer führt über sämtliche Fahrten ein. Dabei unterscheidet er zwischen: Betrieblichen Fahrten Privatfahrten Dabei muss der Unternehmer zu jeder betrieblichen Fahrt mindestens Folgendes aufzeichnen: Datum Kilometerstand zu Beginn der Fahrt Kilometerstand zum Ende der Fahrt Reiseziel und Reiseroute Reisezweck (z.b. Firma Meier Kundenbesuch) Für Privatfahrten ist nur die Kilometerangabe erforderlich. Die entstandenen Kfz-Kosten werden dann im Verhältnis der gefahrenen Kilometer aufgeteilt. Beispiel: Im Jahr 2007 sind folgende Kfz-Kosten (netto) entstanden: Abschreibung: Anschaffung: Lineare Abschreibung Benzin Kfz-Steuer 300 Kfz-Versicherung Wartung, Reparaturen, sonstiges Gesamt

3 Kilometer laut Betriebliche Fahrten km 228 Tage x 25 km (einfache Entfernung) x km Privatfahrten km Gesamt km Der Anteil der Privatfahrten muss als Privatanteil versteuert werden. Die sind ebenfalls nicht abzugsfähig, soweit sie die ersten 20 Entfernungskilometer betreffen. (Hinweis: Diese gesetzliche Neuregelung ab ist möglicherweise verfassungswidrig). Die sind abzugsfähig, soweit sie 20 Entfernungskilometer übersteigen, aber nur mit 0,30 pro Entfernungskilometer. Zusammengefasst ergibt sich folgende Ermittlung des Privatanteils: Privatanteil Privatfahrten: km von km gesamt = 11 % Privatanteil: 11 % von Gesamtkosten km von km gesamt = 38 % 38 % von Gesamtkosten Hiervon abzugsfähig 228 Tage x 5 km x 0, Gesamt Auf diesen Betrag muss bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern 19 % Umsatzsteuer berechnet und abgeführt werden (19 % von = ). Das muss laufend geführt werden. Praxishinweis: Es gibt Fälle, in denen Unternehmer das nach Ablauf eines Jahres anhand ihres Terminkalenders nachschreiben. Dies entspricht nicht den steuerlichen Vorschriften. Betriebsprüfer gleichen daher das mit den sonstigen Unterlagen ab (Benzinrechnungen, Reparaturrechnungen, sonstige Auftragsunterlagen). Ergeben sich hieraus Unstimmigkeiten, wird das von den Betriebsprüfern nicht anerkannt. 1 %-Methode Der Privatanteil wird pauschal mit 1 % des Bruttolistenpreises pro Monat angesetzt. Zusätzlich sind für die Fahrten Wohnung - Betriebsstätte 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer pro Monat als Privatanteil zu versteuern. Dabei muss der Wert von Sonderausstattungen berücksichtigt werden. Der Bruttolistenpreis wird auf volle 100 abgerundet.

4 Bei dem oben aufgeführten Beispiel soll der Listenpreis des Pkw (incl. Umsatzsteuer) betragen. Es errechnet sich folgender Privatanteil: Privatanteil Privatanteil: 1 % von x 12 Monate ,03 % von x 25 km x 12 Monate Hiervon abzugsfähig: 228 Tage x 5 km x 0, Gesamt Auf diesen Betrag muss bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmern 19 % Umsatzsteuer berechnet und abgeführt werden (19 % von = ). Der Bruttolistenpreis ist auch dann anzusetzen, wenn der Unternehmer das Fahrzeug gebraucht erworben hat. Das kann bei großen Gebrauchtwagen im Extremfall dazu führen, dass der Privatanteil nach der 1 %-Methode rechnerisch höher ist als die Summe der angefallenen Kfz-Kosten. In diesem Fall gilt die so genannte Kostendeckelung, das heißt, der Privatanteil kann nie höher sein als die insgesamt angefallenen Kfz-Kosten. Je höher der Anteil der privaten Kilometer an der Gesamtfahrleistung ist, desto eher führt die 1 %-Methode zu günstigen Ergebnissen. Ab 2006 müssen Unternehmer daher nachweisen mindestens glaubhaft machen, dass der Anteil der betrieblichen Kilometer mindestens 50 % der Gesamtfahrleistung beträgt. Andernfalls ist die Anwendung der 1 % - Methode nicht zulässig. Wichtig: für diese Ermittlung gelten die als betriebliche Fahrten. Die Überlassung eines Kfz an einen Arbeitnehmer stellt für den Arbeitgeber eine betriebliche Nutzung dar. Dieser Nachweis kann z.b. wie folgt geführt werden: Eintragungen in Terminkalendern Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber den Auftraggebern Reisekostenaufstellungen Aufzeichnungen über einen repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum (3 Monate) Bei bestimmten Berufsgruppen verzichtet das Finanzamt auf einen entsprechenden Nachweis, z.b.: Taxiunternehmer Handelsvertreter Handwerker der Bau- und Baunebengewerbe Landtierärzte

5 Schätzung der Privatnutzung bei einer betrieblichen Nutzung zwischen 10 und 50 % In diesem Fall wird der Privatanteil in Höhe des auf die nicht betrieblichen Fahrten entfallenden Anteils an den Gesamtaufwendungen angesetzt. Es empfiehlt sich, den Anteil dieser Fahrten für einen repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum von 3 Monaten nachzuweisen. Pkw im Betriebsvermögen ohne Privatanteil? In der Praxis versuchen Unternehmer, der Versteuerung des Privatanteils und dem Führen eines es zu entgehen, in dem sie zwei Pkw fahren: ein Pkw, der ausschließlich für betriebliche Fahrten genutzt wird. ein Pkw, mit dem sämtliche Privatfahrten bestritten werden. Diese Argumentation wird vom Finanzamt regelmäßig nicht anerkannt. Dabei werden von der Seite der Finanzbehörden u. a. folgende Argumente ins Feld geführt, die teilweise auch durch Finanzgerichtsurteile gestützt werden: Es besteht der Verdacht, dass der Zweitwagen tatsächlich durch ein anderes volljähriges Familienmitglied genutzt wird. Es widerspricht der allgemeinen Lebenserfahrung, dass ein Pkw nicht mindestens geringfügig privat genutzt wird, und sei es nur, in dem auf ansonsten betrieblichen Fahrten private Besorgungen mit erledigt werden. Lediglich bei Fahrzeugen, die für Privatfahrten nicht geeignet sind mit denen typischerweise keine Privatfahrten durchgeführt werden, kann auf die Versteuerung eines Privatanteils und das Führen eines es verzichtet werden. Der Pkw im Privatvermögen Befindet sich der Pkw im Privatvermögen des Unternehmers, kann er für alle betrieblichen Fahrten 0,30 pro gefahrenem Kilometer berechnen. Hierfür genügt eine Aufstellung der betrieblichen Fahrten mit Fahrtbegründung, Fahrtziel, Entfernung und Datum. Wenn die durchschnittlichen Kfz-Kosten über 0,30 pro Kilometer liegen, kann der Unternehmer auch einen höheren Kostensatz für die Berechnung der betrieblichen Fahrten zugrunde legen. Hierfür muss er die gesamten Kfz-Kosten eines Jahres zusammenstellen und durch Division durch die Gesamtfahrleistung den höheren Kostensatz errechnen. Für Unfallkosten gilt: Wenn sich der Unfall auf einer betrieblichen Fahrt ereignet hat, sind die Kosten steuerlich abzugsfähig.