Textfunktionen. Die Tabellenfunktion LINKS. Zellinhalte extrahieren

Transkript

1 Kapitel Die sind dann sehr wertvoll, wenn Sie Texte in Tabellen bearbeiten oder anpassen möchten. Oft müssen vor allem Daten, die aus Fremdsystemen kommen, in Excel umgewandelt und in eine besser auswertbare Form gebracht werden. Alle hier vorgestellten Funktionen sind in der Arbeitsmappe Kap05.xls auf der mitgelieferten CD-ROM verfügbar. Die Tabellenfunktion LINKS Mit Hilfe der Funktion LINKS lassen sich Texte bearbeiten. Dabei werden vom linken Rand eines Textes eine bestimmte Anzahl von Zeichen übertragen. Die Syntax der Tabellenfunktion LINKS lautet wie folgt: LINKS(Text;Anzahl_Zeichen) Beim Argument Text ist die Zeichenfolge bzw. der Zelleninhalt gemeint, der übertragen werden soll. ber das Argument Anzahl_Zeichen wird angegeben, wie viele Zeichen, vom linken Rand aus gesehen, übertragen werden sollen. Zellinhalte extrahieren Im ersten Beispiel zur Tabellenfunktion LINKS soll eine Spalte, die sowohl die Kostenstellen, als auch eine Kontierung enthält, auseinander genommen werden. Dabei soll die Kostenstelle in Spalte B eingefügt werden.

2 202 Kapitel 5 Abbildung 5.1: Kostenstelle und Kontierung sind in einer Zelle vereint Um nun die Kostenstelle (4 Stellen) aus der Spalte A zu extrahieren, verfahren Sie wie folgt: 1. Markieren Sie den Zellenbereich B5:B12 2. Erfassen Sie die Formel =LINKS(A5;4) 3. Bestätigen Sie die Eingabe über die Tastenkombination S +

3 Kapitel Abbildung 5.2: Die Kostenstelle wurde extrahiert Bestimmte Länge variabel übertragen Beim vorherigen Beispiel wurden immer genau 4 Zeichen übertragen. Oft müssen aber auch in Abhängigkeit von der Länge eines Textes bzw. Zellwertes Daten übertragen werden. Im folgenden Beispiel liegt eine Liste mit Artikelnummern vor. Dabei sollen nun die unterschiedlich langen Artikelnummern jeweils bis zum vorletzten Zeichen in die Nebenspalte übertragen werden. Sehen Sie sich dazu einmal die Abbildung 5.3 an.

4 204 Kapitel 5 Abbildung 5.3: Aus dieser Liste sollen Artikelnummern extrahiert werden Um nun die Artikelnummern aus Spalte A wie vorher beschrieben in die Spalte B zu übertragen, verfahren Sie wie folgt: 1. Markieren Sie den Zellenbereich B5:B12 2. Erfassen Sie die Formel =LINKS(A5;LÄNGE(A5)-1) 3. Bestätigen Sie die Eingabe über die Tastenkombination S +

5 Kapitel Abbildung 5.4: Die neuen Artikel-Nummern wurden gebildet In diesem Beispiel wurde die Tabellenfunktion LÄNGE eingesetzt. Diese Funktion gibt Ihnen die Anzahl der Zeichen in einer Zelle oder auch in einem Text zurück. So meldet die Formel =LÄNGE("Das ist ein etwas längerer Satz!") zum Beispiel den Wert 32 zurück. Diese Tabellenfunktion wird sehr oft in Verbindung mit anderen Tabellenfunktionen eingesetzt. Beispiele hierfür werden Sie im Buch noch sehr viele entdecken. Vornamen extrahieren Beim nächsten Beispiel liegt eine Tabelle mit Namen vor. Dabei wurde in Spalte A sowohl der Vorname als auch der Nachname eingegeben. Ihre Aufgabe besteht nun darin, die Vornamen aus Spalte A zu extrahieren und in Spalte B zu überführen. Sehen Sie sich aber zunächst die Ausgangstabelle in Abbildung 5.5 an.

6 206 Kapitel 5 Abbildung 5.5: Die Namensliste soll bearbeitet werden Um die Vornamen aus Spalte A in Spalte B zu übertragen, befolgen Sie die nächsten Arbeitsschritte: 1. Markieren Sie den Zellenbereich B3:B10 2. Erfassen Sie die Formel =LINKS(A3;SUCHEN(" ";A3)-1) 3. Bestätigen Sie die Eingabe über die Tastenkombination S +

7 Kapitel Abbildung 5.6: Die Vornamen wurden extrahiert Um nun die in Spalte B verwendeten Formeln in Festwerte umzuwandeln, können Sie mit der rechten Maustaste auf den rechten Rand der Markierung klicken, die Maustaste gedrückt halten, die Markierung kurz nach rechts und wieder zurück nach links ziehen, die Maustaste wieder loslassen und aus dem Kontextmenü den Befehl Hierhin nur als Werte kopieren auswählen. In diesem Beispiel wurde die Tabellenfunktion SUCHEN eingesetzt, um die Stelle des Leerzeichens in Spalte A zu ermitteln. Die Syntax der Tabellenfunktion SUCHEN lautet: (Suchtext;Text;Erstes_Zeichen) Das Argument Suchtext ist der Text, nach dem Sie suchen möchten. Eine als Suchtext angegebene Zeichenfolge kann die Platzhalterzeichen Fragezeichen (?) und Sternchen (*) enthalten. Ein Fragezeichen ersetzt ein Zeichen, ein Sternchen ersetzt eine beliebige

8 208 Kapitel 5 Zeichenfolge. Suchen Sie nach einem Fragezeichen oder Sternchen, müssen Sie vor dem zu suchenden Zeichen eine Tilde (~) eingeben. Im letzten Beispiel war das das Leerzeichen. Das Argument Text ist der Text bzw. die Zelle, in dem Sie nach Suchtext suchen möchten. Im Argument Erstes_Zeichen ist die Nummer des Zeichens im Text, ab der Sie mit der Suche beginnen möchten, gemeint. Dieses Argument wurde im letzten Beispiel nicht gebraucht, daher erfolgte die Suche beim ersten Zeichen in der jeweiligen Zelle. Wenn Sie beispielsweise die Formel =SUCHEN(" ";A3) einsetzen, dann meldet Ihnen diese Formel den Wert 6 zurück, d.h., die Stelle des Leerzeichens im Text Bernd Held ist die Stelle 6. Die Tabellenfunktion RECHTS Mit Hilfe der Funktion RECHTS lassen sich Texte bearbeiten. Dabei werden vom rechten Rand eines Textes eine bestimmte Anzahl von Zeichen übertragen. Die Syntax der Tabellenfunktion RECHTS lautet wie folgt: RECHTS(Text;Anzahl_Zeichen) Beim Argument Text ist die Zeichenfolge bzw. der Zelleninhalt gemeint, der übertragen werden soll. ber das Argument Anzahl_Zeichen wird angegeben, wie viele Zeichen, vom rechten Rand aus gesehen, übertragen werden sollen. Auf Minuszeichen prüfen Im ersten Beispiel zur Tabellenfunktion RECHTS wird eine Liste mit Daten überarbeitet. Dabei sind in Spalte A unter anderem Zahlenwerte enthalten, die ein Minuszeichen am rechten Rand der Zelle stehen haben. Mit diesen Zahlenwerten kann Excel nichts anfangen, da sie als Texte interpretiert werden. Sehen Sie sich zur Verdeutlichung einmal die Abbildung 5.7 an.

9 Kapitel Abbildung 5.7: Die ungültigen Zahlen sollen gekennzeichnet werden Um jetzt die ungültigen Daten zu kennzeichnen, verfahren Sie wie folgt: 1. Markieren Sie den Zellenbereich B5:B13 2. Erfassen Sie die Formel =WENN(RECHTS(A5;1)="-";"Ungültiger Wert!";A5) 3. Bestätigen Sie die Eingabe über die Tastenkombination S +

10 210 Kapitel 5 Abbildung 5.8: Die ungültigen Werte wurden gekennzeichnet Möchten Sie noch einen Schritt weitergehen und die ungültigen Werte umwandeln, sodass das Minuszeichen nach vorne gesetzt wird, dann befolgen Sie die nächsten Arbeitsschritte: 1. Markieren Sie den Zellenbereich B5:B13 2. Erfassen Sie die Formel =WENN(RECHTS(A5;1)="-"; ("-"&LINKS(A5;LÄNGE(A5)-1))*1;A5) 3. Bestätigen Sie die Eingabe über die Tastenkombination S +

11 Kapitel Abbildung 5.9: Das Minuszeichen an den linken Zellenrand befördern An diesem Beispiel können Sie sehr gut erkennen, wie das Zusammenspiel der einzelnen Tabellenfunktionen miteinander das gewünschte Ergebnis bringt. In dem Fall, dass am rechten Rand der Zelle ein Minuszeichen erkannt wird, muss im ersten Schritt ein Minuszeichen an den linken Zellenrand eingefügt werden. Dazu setzen Sie das Minuszeichen gleich in Anführungszeichen und setzen den Verkettungsoperator & ein, um den nächsten Teil der Formel zu erfassen. Jetzt holen Sie sich mit Hilfe der Funktion LINKS vom linken Rand der Zelle die einzelnen Zeichen, bis auf das letzte Zeichen, da dieses ein Minuszeichen ist und daher nicht gebraucht wird. Multiplizieren Sie den kompletten Teil noch mit dem Multiplikator 1, damit Excel diesen Text in eine gültige Zahl umwandeln kann.

12 212 Kapitel 5 Nachnamen extrahieren Variante I Erinnern Sie sich an die Namensliste aus Abbildung 5.6 in diesem Kapitel? In Spalte A waren Vor- sowie Nachnamen eingegeben worden. Die Vornamen wurden bereits mit Hilfe der Funktion LINKS sowie der Funktion SUCHEN in Spalte B übertragen. Ergänzen Sie nun noch die Spalte C um den Nachnamen und gehen Sie dabei wie folgt vor: 1. Wechseln Sie auf die Tabelle5. 2. Markieren Sie den Zellenbereich C3:C10 3. Erfassen Sie die Formel =RECHTS(A3;LÄNGE(A3)-(SUCHEN(" ";A3))) 4. Bestätigen Sie die Eingabe über die Tastenkombination S + Abbildung 5.10: Die Nachnamen wurden nun auch extrahiert

13 Kapitel Um die richtige Anzahl von Zeichen vom rechten Zellenrand zu übertragen, nehmen Sie die Gesamtlänge der jeweiligen Zelle in Spalte A und subtrahieren davon die über die Funktion SUCHEN ermittelte Position des Leerzeichens. Dadurch ermitteln Sie die Anzahl der zu übertragenden Zeichen. Die Tabellenfunktion TEIL Nach den beiden Funktionen LINKS und RECHTS fehlt nun noch eine Funktion, mit der Sie einen Teil einer Zelle extrahieren können. Mit Hilfe der Funktion TEIL lassen sich Texte weiterverarbeiten. Dabei wird von einer bestimmten Stelle eines Textes an eine bestimmte Anzahl von Zeichen übertragen. Die Syntax der Tabellenfunktion TEIL lautet wie folgt: TEIL(Text;Erstes_Zeichen;Anzahl_Zeichen) Beim Argument Text ist die Zeichenfolge bzw. der Zelleninhalt gemeint, der übertragen werden soll. Mit dem Argument Erstes_Zeichen ist die Position des ersten Zeichens, das Sie aus dem Text kopieren möchten, gemeint. Für das erste Zeichen von Text gilt, dass Erstes_Zeichen den Wert 1 hat und so weiter. Unter dem Argument Anzahl_Zeichen versteht man die Anzahl der Zeichen, die die Funktion aus Text übertragen soll. Nachnamen extrahieren Variante II Die Namensliste aus Abbildung 5.10 können Sie übrigens auch mit Hilfe der Tabellenfunktion TEIL weiterbearbeiten. So können Sie zur Ermittlung der Nachnamen auch in Spalte A nach dem Leerzeichen suchen und beginnend von dieser Position die restlichen Zeichen übertragen. Dabei gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie auf der Tabelle6 den Zellenbereich C3:C10 2. Erfassen Sie die Formel =TEIL(A3;SUCHEN(" ";A3)+1;LÄNGE(A3))

14 214 Kapitel 5 3. Bestätigen Sie die Eingabe über die Tastenkombination S + Abbildung 5.11: Die Nachnamen über die Funktion TEIL extrahieren brigens können Sie die Tabellenfunktion SUCHEN im letzten Beispiel auch mit der Funktion FINDEN ersetzen lassen, da beide Funktionen dieselbe Aufgabe durchführen können. Aus: =TEIL(A3;SUCHEN( ;A3)+1;LÄNGE(A3)) wird: =TEIL(A3;FINDEN( ;A3)+1;LÄNGE(A3)) Beide Tabellenfunktionen liefern dasselbe Ergebnis.

15 Kapitel Vorwahl und Durchwahl trennen In der folgenden Aufgabe liegt eine Liste mit Telefonnummern vor. Dabei wurde die Vorwahl sowie die Durchwahl in einer Spalte erfasst. Als Trennzeichen zwischen der Vor- und Durchwahl wird das Zeichen»/«verwendet. Ihre Aufgabe besteht nun darin, die beiden Nummern in unterschiedlichen Spalten auszugeben. Sehen Sie sich aber vorher erst die Abbildung 5.12 an. Abbildung 5.12: Die komplette Telefonnummer wurde in einer Spalte erfasst Separieren Sie Vor- und Durchwahl, indem Sie die nächsten Arbeitsschritte befolgen: 1. Markieren Sie den Zellenbereich B5:B12 2. Erfassen Sie die Formel =LINKS(A5;SUCHEN("/";A5)-1)

16 216 Kapitel 5 3. Bestätigen Sie die Eingabe über die Tastenkombination S + 4. Markieren Sie den Zellenbereich C5:C12 5. Erfassen Sie die Formel =TEIL(A5;SUCHEN("/";A5)+1;LÄNGE(A5)) 6. Bestätigen Sie die Eingabe über die Tastenkombination S + Abbildung 5.13: Die Vor- und Durchwahl wurde getrennt Eine Quersumme berechnen Im nächsten Beispiel soll die Quersumme einer Zahl errechnet werden. Bei einer Quersumme werden die einzelnen Zeichen einer Zahl addiert. So ist die Quersumme von 123 genau 6. Sehen Sie sich dazu einmal die Abbildung 5.14 an.

17 Kapitel Abbildung 5.14: Die Quersummen berechnen Um die Quersumme der Spalte A zu berechnen und in Spalte B auszugeben, verfahren Sie wie folgt: 1. Markieren Sie den Zellenbereich B5:B13 2. Erfassen Sie die Formel =TEIL(A5;1;1)+TEIL(A5;2;1)+TEIL(A5;3;1)+TEIL(A5;4;1) 3. Bestätigen Sie die Eingabe über die Tastenkombination S +