Manfred Beth Datenschutzrecht in der Praxis Saarbrücken

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1 Datenschutz auch für KMU? Wie löst man Datenschutzanforderungen in kleineren Betrieben insbesondere bei geringen Ressourcen. Herangehensweise aus Sicht eines externen Datenschutzbeauftragten. Manfred Beth Datenschutzrecht in der Praxis Saarbrücken

2 Manfred Beth Berater der UIMC Dr. Vossbein GmbH & Co KG, Wuppertal Geschäftsstellenleiter Saarbrücken GDD-Erfa-Kreis-Leiter Saarland/Pfalz 2004 Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten nach dem Ulmer Modell 2005 Betriebswirtschaft an der Wirtschaftsakademie in Blieskastel. Diplomarbeit: Datenschutz und Datensicherheit bei fortschreitender Technik : Mehrjähriger Tätigkeit als betrieblicher Datenschutzbeauftragter in einer Reha-Klinik. Seminarleiter bei Ausbildungsgängen zum Thema Datenschutz im Gesundheitswesen. Datenschutz auch für KMU 2

3 Unternehmensgruppe Datenschutz auch für KMU 3

4 Dienstleistungen der UIMC Datenschutz auch für KMU 4

5 Agenda Datenschutz? Datenschutzbeauftragter» Aufgaben» Umsetzung» Intern - Extern Change zur EU-DSGVO» Change Organisation Diskussion Datenschutz auch für KMU 5

6 Datenschutz? pwc.de/de/compliance/assets/pwc_studie_datenschutz_2011.pdf Datenschutz auch für KMU 6

7 Datenschutz? BILD Mittelstand klagt über neue Datenschutz- Richtlinie DIHK-Präsident Schweizer: Die Gefahr besteht, dass die teilweise für große IT-Konzerne geschaffene überaus bürokratische Regelungen zusammen mit den immer wieder auch genannten hohen Bußgeldern zu Abwehrreaktionen gegen den Grundgedanken des Datenschutzes führen. Wir brauchen daher Verständnis der Behörden und eine Präzisierung der Regeln sowie Verhältnismäßigkeit bei den möglichen Strafen. Datenschutz auch für KMU 7

8 Datenschutz heute Deutsche Firmen schludern beim Datenschutz Heute in genau einem Jahr muss die Datenschutzgrundverordnung in ganz Europa angewendet werden. Dieses neue Gesetz bringt für Unternehmen viele Neuerungen und einige zusätzliche Pflichten mit sich. Allerdings sind die Firmen schlecht vorbereitet - deutsche Betriebe machen da keine Ausnahme. Problem erkannt - Problem ignoriert, so könnte man die Ergebnisse einer repräsentativen Studie zusammenfassen, die der Software-Anbieter Varonis in Auftrag gegeben hatte. Dabei empfanden es 81 Prozent der deutschen Unternehmen als Herausforderung, die neuen Regelungen des europäischen Datenschutzgesetzes im eigenen Betrieb umzusetzen. Gleichzeitig stehen die nötigen Maßnahmen bei 58 Prozent der Firmen nicht oben auf der Prioritätenliste, man versucht sich also wegzuducken. Und dieser Trend zeigt sich bei deutschen Unternehmen deutlicher als in anderen Ländern. B5 Wirtschaft am in B5 aktuell Datenschutz auch für KMU 8

9 Datenschutzbeauftragter (DSB) Art. 37 DS-GVO i.v. 38 BDSG ( neu) und auch nach 4f BDSG Schriftliche Bestellung 10 Beschäftigte verarbeiten pb Daten (dies ist bspw. schon dann erreicht, wenn diese Mitarbeiter einen -Account haben). Meldung an die Aufsichtsbehörde Art 37 (7) DS-GVO Datenschutz auch für KMU 9

10 DSB Art. 37 DS-GVO (5) Der Datenschutzbeauftragte wird auf der Grundlage seiner beruflichen Qualifikation und insbesondere des Fachwissens benannt, das er auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzpraxis besitzt, sowie auf der Grundlage seiner Fähigkeit zur Erfüllung der in Artikel 39 genannten Aufgaben. Datenschutz auch für KMU 10

11 DSB Erwägungsgrund 97 Das erforderliche Niveau des Fachwissens sollte sich insbesondere nach den durchgeführten Datenverarbeitungsvorgängen und dem erforderlichen Schutz für die von dem Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten richten. Datenschutz auch für KMU 11

12 DSB zur Erfüllung der Aufgaben erforderliche Fachkunde und Zuverlässigkeit. Die fachliche Eignung muss kontinuierlich durch Fortbildungen aufgebaut und aufrecht erhalten werden. Juristische Kenntnisse nicht nur BDSG Unternehmenskenntnisse - Betriebsstruktur Betriebswirtschaftliche Kenntnisse Orga, HR, QM usw. DV / IV Kenntnisse Technik, Betriebssystem, Anwendersoftware Datenschutz auch für KMU 12

13 Umfassende Aufgaben I Aufbau einer Datenschutz-Organisation mit entsprechenden Prozessen und Richtlinien Information und Beratung der Geschäftsführung Prüfung der Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung Beratung der Mitarbeiter und Fachbereiche Überwachung der ordnungsgemäßen Anwendung der EDV Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter Überwachung der Übersicht der verwendeten Verfahren (Verzeichnis von Verfahrenstätigkeiten) Datenschutz auch für KMU 13

14 Umfassende Aufgaben II Prüfung/Auditierung der Dienstleister (Auftragsdatenverarbeitung) Hinwirken auf Einhaltung der technischorganisatorischen Maßnahmen unter Berücksichtigung der Angemessenheit Beratung bezüglich der Datenschutzfolgenabschätzung usw. Datenschutz auch für KMU 14

15 Wer kann das alles erfüllen? Datenschutz auch für KMU 15

16 Kompetenz und Ressourcen Die Zuverlässigkeit des Datenschutzbeauftragten bereitet zumeist Probleme, da eine Interessenkollision in vielen Fällen gegeben ist. Geschäftsführer, Personalleiter, IT-Leiter und Vertriebs- /Marketingleiter und Betriebsräte Lassen sich Interessen und Aufgaben mit den Tätigkeiten des Datenschutzbeauftragten vereinbaren und sich selbst kontrollieren? Sie dürfen per Gesetz nicht bestellt werden. Datenschutz auch für KMU 16

17 Intern - Extern Der Prophet im eigenen Land wird oftmals nicht erhört. Deshalb kann ein Externer in der Regel unvoreingenommener an Fragestellungen herangehen und notwendige Maßnahmen vorantreiben kann. Auch wenn die gesetzliche Basis in Form der datenschutzrelevanten Gesetze (DS-GVO) für alle Unternehmen (und Vereine) generell gleich ist, so erfordert die Umsetzung eine jeweils passende Lösung. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), deren Kerngeschäft nicht maßgeblich durch den Datenschutz beeinflusst wird, sind angemessene Lösungen notwendig. Datenschutz auch für KMU 17

18 Die Low-Budget-Idee Im Outsourcing sind die Vor-Ort-Leistungen des beratenden Unternehmens die teuersten Leistungen. Es ist aus Effizienzgründen Ziel, diese Leistungen zu reduzieren. Durch Nutzung moderner Kommunikationstechniken, standardisierter Organisationsmittel mit Best Practice computergestützter Verfahren und Tools (z. B. für die Analyse und Schulung) werden hoch individuelle und Vor-Ort-Leistungen reduziert und optimiert. Datenschutz auch für KMU 18

19 Vorgehensweise Datenschutz auch für KMU 19

20 Analyse der Ist-Situation Analyse-Tools für Anforderungen an Datenschutz und/oder Informationssicherheit Schwachstellenanalyse zur Bewertung der Ist-Situation Prüfungsinhalte Gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz Zulässigkeitsfragestellungen, technische und organisatorische Maßnahmen etc. Informationssicherheit Sensibilisierung der Geschäftsführung und der Mitarbeiter Datenschutz auch für KMU 20

21 Status-Quo Status-Quo-Bericht mit Positiv- und Negativbefunden Kunden-Datenschutz Es werden personenbezogene Daten sowohl von Privatkunden als auch von Geschäftspartnern verarbeitet, wie bspw. Informationen zu den Ansprechpartnern bei Lieferanten, Kunden o. ä. Es wird nicht geprüft, ob die Datenerhebung dem Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit genügt. Datenschutz auch für KMU 21

22 Maßnahmenkatalog Datenschutz auch für KMU 22

23 Change I Umstellung vom BDSG zur DS-GVO erhebliche Erweiterung der Anforderungen an die IT- Sicherheit mit umfassender Risikobetrachtung/- bewertung erheblich erweiterte Informations- und Auskunftspflichten zugunsten der Betroffenen neue Anforderungen an die Auftragsdatenverarbeitung erweiterter Pflichtenumfang des Auftragnehmers (insb. gesamtschuldnerische Haftung von Auftraggeber und Auftragnehmer bei Pflichtverletzungen) Datenschutz auch für KMU 23

24 Change II Gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortliche als neue Form der Zusammenarbeit mit insbesondere formalen (vertraglichen) Anforderungen erheblich erweiterte Meldepflichten bei Datenpannen erheblich erweiterte Rechenschafts- und Dokumentationspflichten Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Vorsteinstellungen (data protection by design / data protection by default) Formalisierung hinsichtlich der Datenschutz- Folgenabschätzung (bisher Vorabkontrolle) Datenschutz auch für KMU 24

25 Change III Analyse Selbstauskunftsbogen und Checklisten, zur Prüfung der aktuellen Organisation und der vorliegenden Unterlagen auf EU-Konformität. Planung Auf Basis der Erkenntnisse der o. g. Analyse-Phase können Maßnahmen geplant werden. Maßnahmenplan und Muster-Konzepte Datenschutz auch für KMU 25

26 Change IV Umsetzung Datenschutzhandbuch und die Schulungsmedien an die neuen Anforderungen anpassen neue oder aktualisierte Muster und Vordrucke ein (beispielsweise zur Erfüllung der Informationspflichten oder Einwilligungserklärungen). Revision Maßnahmen nachhalten. Datenschutz auch für KMU 26

27 Tools I Datenschutz auch für KMU 27

28 Tools II Datenschutz auch für KMU 28

29 Templates Datenschutz auch für KMU 29

30 Templates Datenschutz auch für KMU 30

31 Info-Pflichten Bewerber I Informationen zur Datenverarbeitung gemäß Artikel 13 und 14 DSGVO Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens Hiermit unterrichten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten: Datenverarbeitung Wir die <Unternehmensname, Kontaktdaten> verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Hinblick auf Ihre Person im Zusammenhang mit der Durchführung Ihres Bewerbungsverfahrens sowie zur Prüfung Ihrer potenziellen arbeitsbezogenen Einsetzbarkeit. Hierbei verarbeiten wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen zum Zwecke einer fundierten Personalentscheidung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 I lit. b DSGVO. Zudem werden Bewertungen anhand objektiver, nicht diskriminierender Kriterien hinzu gespeichert; sofern dies im Einzelfall zulässig ist, werden auch öffentlich zugängliche personenbezogene Daten zu Ihrer Person hinzu gespeichert. Die von Ihnen bereit gestellten Daten sind zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Ohne diese Daten können wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen. Datenschutz auch für KMU 31

32 Info-Pflichten Bewerber II Weitergabe / Dienstleister Ihre personenbezogenen Daten werden an <Name des Dienstleisters> / an weitere Gesellschaften unseres Unternehmensverbunds als externen Dienstleister weitergeben, um uns im Rahmen des Personalauswahlverfahrens zu unterstützen. Zum Teil können externe IT-Dienstleister auf Ihre Daten zugreifen. In allen Fällen agieren die Dienstleister weisungsgebunden, was durch entsprechende Verträge sichergestellt wurde. Diese Dienstleister sitzen zum Teil außerhalb der EU/EWR; jene Dienstleister stellen durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln / durch Binding Corporate Rules / durch das Privacy Shield ein angemessenes Datenschutzniveau sicher. Die Regelungen sind hier abrufbar / Sie haben jederzeit die Möglichkeit, eine Kopie dieser Regelungen hier zu erhalten. Nur sofern Sie uns im Rahmen Ihrer Einwilligung das Einverständnis gegeben haben, geben wir Ihre personenbezogenen Daten auch an weitere Gesellschaften unseres Unternehmensverbunds weiter, um Ihnen weitere Einstiegsoptionen in unserem Unternehmensverbund zu ermöglichen. Auch jene Unternehmen innerhalb des Verbunds, die außerhalb der EU ansässig sind, stellen durch den Abschluss von EU- Standardvertragsklauseln / Binding Corporate Rules ein angemessenes. Datenschutz auch für KMU 32

33 Info-Pflichten Bewerber III Aufbewahrung und Löschung der Daten Ihre Daten werden solange aufbewahrt, wie dies für die o. g. Zwecke des Personalauswahlverfahrens erforderlich ist. Falls Sie der Datenverarbeitung während des Personalauswahlverfahrens widersprechen, werden die Daten sofern keine anderweitigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegensprechen gelöscht. Die Daten werden nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens sowie nach Ablauf etwaiger Klagefristen dann gelöscht, es sei denn, dass Sie Ihr Einverständnis gegeben haben, Ihre Bewerbung für weitere Stellenangebote zu speichern. Initiativbewerbungen werden maximal bis zu Ihrem Widerruf oder bis zu zwei Jahre gespeichert und dann gelöscht. Datenschutz auch für KMU 33

34 Info-Pflichten Bewerber IV Ihre Rechte Wir informieren Sie darüber, dass Sie gemäß Artikel 15 ff. DSGVO unter den dort definierten Voraussetzungen folgende Rechte des Betroffenen haben: Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie Recht auf Datenübertragbarkeit. Auch haben Sie gemäß Artikel 77 DSGVO das Recht der Beschwerde bei einer Datenschutz- Aufsichtsbehörde. Wenn die Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO oder Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe a DSGVO beruht (Einwilligung) haben Sie ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Datenschutzbeauftragter Der für die <Unternehmensname> zuständige Datenschutzbeauftragte ist >Name< (UIMC; <Mail-Adresse einfügen>). Datenschutz auch für KMU 34

35 VvV I Datenschutz auch für KMU 35

36 VvV II Datenschutz auch für KMU 36

37 VvV III Datenschutz auch für KMU 37

38 VvV Risiko I Datenschutz auch für KMU 38

39 VvV Risiko II Datenschutz auch für KMU 39

40 VvV Risiko III Datenschutz auch für KMU 40

41 VvV - Muster Datenschutz auch für KMU 41

42 Diskussion - Fragen Datenschutz auch für KMU 42

43 Haben Sie noch Fragen? UIMC DR. VOSSBEIN GMBH & CO. KG Nützenberger Straße Wuppertal Telefon: (0202) Telefax: (0202) Internet: UIMCert GmbH Moltkestraße Wuppertal Telefon: (0202) Telefax: (0202) certification@uimcert.de Internet: akkreditiert durch: Datenschutz auch für KMU 43

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