Modul Dokumentbearbeitung. ab Version 1.39

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1 Modul Dokumentbearbeitung ab Version 1.39 Das Erstellen von Abschlags- und Teilrechnungen (TAR) wird in der Praxis immer mehr angewendet und gefordert. Bei der herkömmlichen Art des Erstellens dieser Rechnungen werden vom Angebot/Auftrag (=Ursprungsdokument) entweder Pauschalen (in % oder EUR) abgerechnet (=pauschaler Abschlag) oder es werden Teilmengen in Rechnung gestellt, die dem Baufortschritt entsprechen (=Teilrechnungen). Bei Ableitung aus dem Ursprungsdokument werden diese Teilund Abschlagsrechnungen diesem Ursprungsdokument zugeordnet. In der Praxis kann es aber vorkommen, dass entweder die Zuordnung nicht mehr besteht (,weil z.b. das Ursprungsdokument gelöscht wurde) oder bei einem abgeschlossenen Auftrag mit oder ohne TAR doch irgendeine Rechnung für diesen Kunden, die keine Zuordnung zum Auftrag hat, zusätzlich zum Abzug gebracht werden muß. HAPAK-Pro berücksichtigt, wie auch die Vorgängerversion HAPAK-Standard(99), diese Problematik. Bei Ihnen gibt es sicher zur Genüge schon erstellte TAR`en, die nicht Angeboten/Aufträgen, zugeordnet sind oder waren und dementsprechend nach dem nun folgenden Muster manuell zum Abzug gebracht werden müssen. Zu Beginn die normale Arbeit mit TAR. Seite 1

2 1. Zu Beginn steht das Ursprungsdokument, ein Auftrag, der aus einem Angebot abgeleite t worden ist. Dies bedeutet, dass zukünftig immer m it diesem Auftrag gearbeitet wird. Zur Vereinfachung sind hier nur 3 Positionen m it runden Preisen aufgeführt. 2. Im Vertrag ist vereinbart, dass nach Beginn der Arbeiten ein pauschaler Abschlag von 25% in Rechnung gestellt werden kann. Dementsprechend wählen wir den Menüpunkt Teil-/Abschlagsrechnungen an. Das nebenstehende Menü öffnet sich. Hier findet man den Punkt Abschlagsrechnungen erstellen in der zweiten Zeile. Diesen Menüpunkt klicken wir mit der Maus an. Seite 2

3 3. Daraufhin öffnet sich folgendes Menü: Hier werden wir aufgefordert, den Nettobetrag der Abschlagsrechnung einzugeben. Wir können aber auch die vereinbarten Prozente eingeben, also 25%. Sobald eine Zahl in einem der beiden Felder eingetragen wird, wird das jeweils andere Feld automatisch berechnet. 4. Nun sieht das Fenster so aus: Sie sehen, dass das Programm entsprechend den 25 % die entsprechende Summe sofort darstellt. Umgekehrt funktioniert dies natürlich auch. Setzen Sie den Haken in der Zeile Sicherheitseinbehalt und ändern Sie die prozentuale Größe entsprechend Ihres Auftrages. HAPAK-Pro setzt diesen Einbehalt von der Netto-Summe Ihrer Rechnung ab. Bemerkung: - Sicherheitseinbehalt ist der Einbehalt, den sich der Auftraggeber von der Rechnung abzieht (einbehält), um von Ihnen als Auftragnehmer die Sicherheit zu haben, dass Sie den Auftrag auch fortführen. Legen Sie als nächstes die Art der Skontogewährung fest. Sind in den Adress-Daten des Rechnungsempfängers Zahlungsbedingungen (also auch Skonto) hinterlegt, schlägt HAPAK-Pro die entsprechenden Größen hier vor. Änderungen sind selbstverständlich möglich. Sie brauchen jetzt also nur den Haken bei Skonto zu setzen (=Skontogewährung) oder ihn weglassen (=Nichtgewährung von Skonto). HAPAK-Pro möchte nun von Ihnen wissen, von welcher Summe Skonto gewährt werden soll: Sie erkennen die vier Möglichkeiten. Sie machen sich nochmals klar, dass es sich hier um die erste Abschlagsrechnung handelt. Dementsprechend gibt es keinen Abzug (Kumulierung) von schon vorhandenen Teil- oder/und Abschlagsrechnungen. Dementsprechend fällt der zweite Punkt weg. In der Regel werden bei Teil- /Abschlagsrechnungen keine Umlagen und Abzüge (Bruttoabzüge) vom Auftraggeber gefordert, sondern erst in der Schlussrechnung. Dementsprechend fällt der dritte Punkt auch weg. Dasselbe trifft für den Gewährleistungseinbehalt zu, der gewöhnlich erst in der Schlussrechnung fällig wird. Bemerkung: - Gewährleistungseinbehalt ist der Einbehalt, den sich der Auftraggeber von der Rechnung abzieht (einbehält), um von Ihnen bei evtl. Gewährleistungeansprüchen eine Summe in der Hand zu haben, um diese Ansprüche wenigstens zum Teil decken zu können. Im Gegensatz zu Sicherheitseinbehalten kann dieser Einbehalt durch eine Bankbürgschaft abgelöst werden. Er beträgt in der Regel 5% der Bruttosumme der Rechnung und läuft 5 Jahre. Wenn Ihr Auftraggeber nun von Ihnen fordert, diese sogenannten Bruttoabzüge auch schon bei Teil- und Abschlagsrechnungen zum Abzug zu bringen, so können Sie dies tun/zulassen. Setzen Sie dann den Punkt für den Skontoabzug in die 4. Zeile bei Restsumme nach Gewährleistungseinbehalt, denn Sie gewähren ja nicht Skonto auf einen Betrag, den der Auftraggeber sich sowie schon abzieht. Seite 3

4 Wir gehen in unserem Beispiel von der gebräuchlichsten Art und Weise aus: - Wir gewähren den Skonto vom Bruttobetrag der Rechnung, weil alles andere unlogisch wäre. So sollte Ihr Fenster jetzt aussehen: Die Problematik Umlagen/ Abzüge sowie Gewährleistungseinbehalt behandeln wir später. 5. Rechnung erstellen Sie erkennen, im unteren Teil des Fensters, daß das Absetzen von vorhandenen Teil- oder Abschlagsrechnungen deaktiviert ist. Logisch: Es gibt ja noch keine weiteren Teil-/ Abschlagsrechnungen, die wir abziehen können. Hinweis: Sicher haben Sie erkannt, daß Sie einfach solche Dialogfenster von oben nach unten abarbeiten können und sollten. Sie gehen so sicher, daß Sie nicht auf Probleme stoßen, nichts vergessen oder irgendeine Logik vermissen. Klicken Sie nun zum Erstellen der Rechnung auf die entsprechende Schaltfläche rechts oben! Wählen Sie entsprechend Ihren betrieblichen Arbeitsabläufen für die Leerfelder die gewünschten Daten aus. Sie erkennen, daß die Rechnung nun eine Nummer bekommt. Haben Sie die gewünschten Felder ausgefüllt, so klicken Sie auf die Schaltfläche OK. 6. Rechnung öffnen Ja, lautet die Antwort, denn Sie wollen die Rechnung ausdrucken u. zum Rechnungsempfänger schicken. Seite 4

5 7. Die Rechnung ist erstellt! 8. Übernahme in das Rechnungsbuch Die Rechnung ist genauso erstellt worden, wie Sie sich das wünschten und vorgestellt haben. Alle relevanten Dinge sind erhalten. Als kleines Schmankerl sollten Sie evtl. die Mengeneinheit überschreiben mit pau. Drucken Sie die Rechnung aus! Beim Anstoßen des Druckes erscheint nachdem Sie zum Speichern von evtl. Änderungen aufgefordert worden sind, folgender Dialog: Hier werden die im Programm hinterlegten Standardwerte eingetragen. Natürlich können Sie jetzt noch (falls Sie es nicht schon vorher getan haben) das Erlöskonto, die Kostenstelle und das nächste Mahndatum ändern bzw. die Lagerabbuchung veranlassen und ggfs. einen Überweiserdruck (gelber Überweiserschein) veranlassen. Lagerbuchungen und Überweiserdruck sind hier jetzt keine Schwerpunkte. Also können Sie getrost auf JA klicken. Seite 5

6 9. Teilrechnung erstellen Klicken Sie hierzu in der Menüleiste unter Teil-/ Abschlagsrechnungen den ersten Menüpunkt Teil-/ Schlußrechnung erstellen an! Nachdem Sie einen pauschalen Abschlag erstellt haben, gehen die Arbeiten auf Ihrer Baustelle weiter und lt. Vertrag können Sie je nach Baufortschritt bzw. nach einem bestimmten Zeitraum Teilrechnungen erstellen. Öffnen Sie dazu wieder Ihr Ursprungsdokument (Auftrag o. Angebot)! Folgender Dialog öffnet sich: Sie geben beispielsweise für die Positionen folgende Mengen ein: Position 1: 200 Stück, Position 2: 250 Stück und Position 3: 300 Stück. Im oberen linken Teil sind die zur Abrechnung vorgesehenen Auftragspositionen dargestellt. Die zur Position gültigen Auftragswerte sehen Sie rechts davon. Im unteren Teil können Sie entsprechend der ausgewählten Position die Menge eintragen, die Sie nun zur Abrechnung bringen wollen bzw. im Feld Aufmaß rechts daneben Formeln zur Ermittlung der Menge eintragen. Zwischenergebnisee von in Zeilen getrennten Aufmaßketten werden im Feld ganz rechts dargestellt. Hinweis: Sie müssen nicht mit der Maus jeweils oben die Pistion auswählen und dann das Eingabefeld für die Mengen anklicken. Nachdem Sie die erste Menge eingetragen haben, können Sie sich mit der Pfeiltaste (Cursor runter) in der Positionsliste zur jeweils nächten Position bewegen. Das Mengeeneingabefeld bleibt markiert. So können Sie nacheinander schnell die abzurechnenden Mengen eintragen. Bitte beachten Sie, daß nun rechts bei den Auftragswerten Ihre eingetragene Menge als in Bearbeitung dargestellt wird und daß die jeweilige Auftragsposition ein Häkchen bekommt. Dementsprechend könnte Ihr Fenster jetzt so aussehen: Zum Erstellen der Teilrechnung klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung erstellen! Seite 6

7 10. Teilrechnung erstellen Es öffnet sich folgender Dialog: Sie erkennen, daß im Prinzip alle Einstellungen dieses Dialogs von denen der Abschlagsrechnung (siehe Seite 4) übernommen worden sind. Zusätzlich sollten Sie nun aber noch (von oben nach unten gesehen) Folgendes erkennen: - Häkchen bei kumulative Teilrechnung; - Skonto deaktiviert; - vorherige Aufmaße übernehmen als... eingeblendet; - vorherige Teilrechnungen absetzen als... aktiviert. Erklärungen: 1. Da zu dem Auftrag schon eine Abschlagsrechnung existiert, geht HAPAK-Pro davon aus, daß weitere Teilrechnungen kumuliert abzurechnen sind. 2. In der vorangegangenen Abschlagsrechnung hatten Sie 10 % Sicherheitseinbehalt von Netto gewährt, also schlägt das Programm Ihnen dies wieder vor. 3. In der vorangegangenen Abschlagsrechnung hatten Sie 2,25 % Skonto auf die Bruttsossumme gewährt. Jetzt fehlt der Haken bei Skonto, weil diesmal der Skonto von Bruttosumme schlichtweg falsch wäre. So werden Sie gezwungen, hier eine Änderung vorzunehmen. Falsch wäre der Bruttosummenskonto, weil Sie ja eine kumulierte Teilrechnung erstellen und auf die vorangegangenen 25 % Abschlag schon mal Skonto gewährt hatten. Wenn Sie nun wieder von Bruttosumme Skonto gewähren würden, würden Sie auf die vorangegangenen 25 % Abschlag 2 mal Skonto gewähren. Dies wollen Sie bestimmt nicht. Dementsprechend müßten Sie nun den Punkt setzen bei Restsumme nach Abzug von Teil- und Abschlagsrechnungen, also auf die Differenz, die nun tatsächlich zur Abrechnung kommt. 4. Die Option Dialog Umlagen und Abzüge / Gewährleistungseinbehalt anzeigen steht Ihnen gleichfalls wieder zur Verfügung. ACHTUNG: Laut VOB sind Umlagen und Abzüge Bruttoabzüge, die der Bauherr (Auftragggeber) Ihnen für die Kosten berechnet, die ihm während der Bauphase für Ihre Arbeit entstanden sind. Demzufolge sind diese Rechnungskürzungen erst bei der Schlußrechnung relevant. Das Gleiche gilt auch für den Gewährleistungseinbehalt, denn logisch und dem Gesetz entsprechend beginnt eine Gewähleistungsfrist erst mit der Übergabe der fertigen Sache und nicht schon bei einer Teilsache. Uns ist bekannt, daß einige Bauherren von Ihnen gegebenennfalls schon während der Bauphase diese Bruttoabzüge verlangen. HAPAK-pro schenkt dem nun Beachtung. Beim Erstellen der nächsten Teilrechnung werden Sie speziell diese Problematik behandeln und hoffentlich dann auch bei Erstellung der Schlußrechnung verstehen. 4. Sollten Sie in vorangegenangenen Teilrechnungen Aufmaße mit Hilfe von Formeln eingegeben haben, so können Sie nun im nächsten Punkt wählen, wie die Aufmaße übernommen werden sollen. Diese Option kommt im vorliegenden Beispiel nicht zum Tragen. Empfehlenswert ist später aber die Option vollständig. Seite 7

8 5. Sie haben eine vorangegegangene Abschlagsrechnung. Die wollen Sie zum Abzug bringen. Im ersten Schritt wollen Sie diese Teilrechnung von dem Nettobetrag der Teilrechnung absetzen. Klicken Sie dazu im unteren Teil bei vorherige Teilrechnungen absetzen als... den Punkt Nettosumme an. 6. Da Sie dem Bauherren mit der Teilrechnung auch mitteilen wollen, inwieweit seine vorangegangenen Rechnungen schon bezahlt worden sind, machen Sie hier auch ein Häkchen bei eingegangene Zahlungen auflisten. Zum Vergleich sollte nun Ihr Dialog so aussehen: Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Rechnung erstellen. Folgende Frage sollte nun erscheinen: Hinweis: Bitte beantworten Sie diese Frage mit JA. Denn, wenn Sie diese Frage mit NEIN beantworten, weiß bei der nächsten Teilrechnung Ihr Auftrag (Ursprungsdokument) nicht, daß es eine Teilrechnung gibt und kumuliert dementsprechend falsch. Klicken Sie also auf Ja. Es öffnet sich folgender Dialog, den Sie ggfs. mit weiteren Daten füllen können (siehe Seite 4). Im vorliegenden Beispiel haben Sie den Postausgang eingetragen. Also könnte Ihr Dialog zum Speichern der Rechnung so aussehen: Seite 8

9 Zum Speichern der Rechnung Klicken Sie auf OK! Nun folgt diese Frage wieder: Klicken Sie hier auf Ja, weil Sie ja die Rechnung auch ausdrucken und versenden wollen und natürlich vorher Ihr Ergebnis begutachten wollen/müssen. Schauen Sie sich den oberen Teil als erstes an! - Nach den Positionen hat HAPAK-Pro eine Zwischensumme eingefügt. - Von dieser Summe wird der Sicherheitseinbehalt berechnet und ausgewiesen. - Danach wird die 1. Abschlagsrechnung abgesetzt. - Es entsteht eine neue Nettosumme. - Davon wird die Umsatzsteuer und die Bruttosumme berechnet. Hinweis: Wenn Sie die Zeile des Abzugs der vorangegangenen Abschlagsrechnung ändern wollen, klicken Sie einfach auf den Text abzüglich...! Dieser wird gelb unterlegt und sie können diesen Eintrag editieren/verändern. Wollen Sie weitere Einstellungen dieser Zeile ändern, klicken Sie doppelt an den Beginn der Zeile oder auf die Summe dieser Zeile rechts, auf keinen Fall in das Gelbe. Von dem nun erscheinenden Dialog interessiert uns nur der obere Teil mit den 3 Punkten hinter Bezeichnung. Hier können Sie anklicken und ändern, was in der Zeile des Abzugs der vorangegangenen Rechnung erscheinen soll. Sie können hier Änderungen einfach vornehmen und mit OK bestätigen. Dieser Dialog sieht also so aus: Seite 9

10 (Dialog in dieser Abbildung auf oberen Teil begrenzt) Schauen Sie sich nun den unteren Teil Ihrer Teilrechnung an! Dieser sollte in etwa so aussehen: Bemerkungen: - Von der Bruttosumme wurde der Skonto berechnet. Wie Sie das wollten, findet hier nur der Differenzbetrag Geltung, weil ja vorher schon von Netto die 1. Abschlagsrechnung zum Abzug gebracht worden ist. - Danach wurde im vorliegenden Beispiel automatisch eine Floskel mit Zahlungsbedingungen eingefügt. Diese Floskel kommt natürlich nur, wenn unter Programmoptionen-Dokumenttypen diese Floskel für eine Rechnung vorgesehen ist. - Danach wurden alle Zahlungen, di ebisher erfolgt sind dargestellt. Sie erkennen im vorliegenden Beispiel, daß noch keine (1. Abschlagsrechnung) bezahlt wurde, d.h. die Spalte Zahlbetrag ist leer. - Dementsprechend wird der noch zu zahlende Betrag ermittelt und im vorliegenden Beispiel nach einem Seitenumbruch dargestellt. - Wenn Sie die Floskel mit den Zahlungsbedingungen ganz an das Ende des Dokumnetes haben wollen, dann klicken Sie diese Floskel einfach an (rot-blauer Rahmen), schneiden diese aus (Werkzeug in der Menüleiste), klicken die Zeile mit den noch zu zahlenden Betrag an (rot-blauer Rahmen) und fügen die Floskel an dieser Stelle, nämlich unterhalb des blauen Rahmens (Einfügelinie) wieder über das entsprechende Werkzeug in der Menüleiste ein. Bevor Sie die Rechnung nun ausdrucken, bekommen Sie die Mitteilung, daß die Zahlung der ersten Abschlagsrechnung soeben auf Ihr Konto eingegangen ist. Eine Korrektur steht an. Seite 10

11 Bezahlen der 1. Abschlagsrechnung Bezahlung der 1. Abschlagsrechnung bei kumulierter Teilrechnung berücksichtigen. Wechseln Sie über das Hauptmenü in das Rechnungsbuch/Mahnwesen! Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Zahlungseingang! In der nun erscheinenden Liste finden Sie Ihre 1. Abschlagsrechnung, für die Sie einen Zahlungseingang verbuchen wollen. Klicken Sie diese Rechnung an, so daß sie blau unterlegt ist. Daraufhin erscheinen über der Liste der offenen Posten die relevanten daten der Rechnung. Der volle Bruttobetrag wird als Zahlungseingang vorgeschlagen. Da Sie Skonto gewährt haben, hat der Auftraggeber sich diesen natürlich gezogen. Vereinbnart waren 2,25 % Skonto. Sie können nun eine Skontokontrolle durchführen oder einfach den Betrag, der in Ihrem Bankprogramm oder auf Ihrem Kontoauszug steht dort eintragen. Zur Skontokontrolle klicken Sie bei eingegangene Zahlung die rechte Maustaste. Ein Tschenrechner erscheint. Klicken Sie am unteren Rand auf prozentual. Wählen dann die Option minus und geben die 2,25% ein. Das Ergebnis wird nun dargestellt und kann mit grünem Haken in das Eingabefeld eingegange Zahlung übernommen werden. (Normalerweise müßte nun dieser Betrag mit dem des Kontoauszuges übereinstimmen.) Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Rechnung bezahlen! Darufhin öffnet sich ein neuer Dialog. Nehmen Sie ihn einfach jetzt mal so hin, wie er ist. Links unten wird nun der noch offene Betrag angezeigt. Rechts daneben können Sie entscheiden, wie Sie diesen Betrag verbuchen wollen. Klicken Sie auf offenen Betrag verbuchen als Skonto. HAPAK-Pro zeigt Ihnen nun an, daß die Rechnung vollständig bezahlt wurde. Klicken Sie auf OK! Daraufhin schließt sich das Fenster und die Rechnung verschwindet aus der Liste der offenen Posten. Schließen Sie das Rechnungsausgangsbuch und wechseln wieder über die Dokumentenbearbeitung in Ihre 2. Teilrechnung. Um die nun eingegangene und verbuchte Zahlung in Ihre Rechnung einfließen zu lassen, klicken Sie einfach doppelt auf die Tabelle der Zahlungen. Der schon mal erwähnte Dialog öffnet sich (siehe vorherige Seite). Rechts oben in diesem Dialog finden Sie die Schaltfläche Aktualisieren. Mit dieser Schaltfäche aktualisieren Sie den unteren Teil der Tabelle (eingegangene Zahlungen). Außerdem werden die Summen der Teil- und Abschlagsrechnungen kontrolliert. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Aktualisieren! Sie erkennen, daß im unteren Teil die Bezahlung der 1. Abschlagsrechnung erschienen ist. Mit einem Kick auf OK übernehmen Sie diese Änderungen nun in Ihre aktuelle 2. Teilrechnung. Klicken Sie nun auf OK! Seite 11

12 Teilrechnung mit Berücksichtigung von Zahlungen Ihre Rechnung sollte nun etwa so aussehen: Sie erkennen, daß die Bezahlung der 1. Abschalgsrechnung Berücksichtigung gefunden hat. Selbst der Ausweis des gezogenen Skontobetrages entspricht der Richtigkeit. Dementsprechend geht HAPAK-Pro nun davon aus, daß die 1. Abschlagsrechnung komplett bezahlt worden ist. So rechnet HAPAK-Pro also die Bezahlung zuzüglich des Skontos vom noch zu zahlenden Betrag ab. dadurch entsteht der eigentliche noch zu zahlende Betrag. Außerdem ist unschwer zu erkennen, daß die Gesamtsumme nun gleich dem noch zu zahlenden Betrag ist. Dies sollte nur nebenbei eine kleine Kontrolle darstellen. Sichern Sie Ihre Rechnung! Drucken Sie sie aus! Wie gewohnt erscheint beim Drucken automatisch der Dialog zur Übernahme der Rechnung in das Rechnungsausgangbuch. Kontrollieren Sie links die Werte! Sie sollten stimmen. Bestätigen Sie mit OK! Seite 12

13 Absetzen der 1. Abschlagsrechnung von der Bruttosumme der 2. Teilrechnung Bevor Sie mit dem Abrechnen von weiteren Teilleistungen fortfahren, sollten Sie folgende Möglichkeiten nicht außer Acht lassen, nämlich das Absetzen von Teil- und Abschlagsrechnungen von der Bruttosumme der kumulierten Teilrechnung. Um die Unterschiede deutlich zu machen, klicken Sie bitte nochmals auf die Tabelle der eingegangenen Zahlungen innerhalb Ihres Rechnungsdokumentes. Der bekannte Dialog öffnet sich. In diesem Dialog haben Sie links unter dem EURO-Währungszeichen die Option Die Teilrechnungen werden abgesetzt von. Wechseln Sie die Option auf Brutto, in dem Sie den Punkt dort hineinsetzen! Bestätigen Sie danach rechts oben mit der Schaltfläche OK! Ihre Rechnung könnte jetzt nach der Gesamtsumme so aussehen: 1. Es fällt sofort auf, daß der Skonto an der falschen Stelle ist. Aber in diesem Fall ist dies auch logisch, weil wir ja immer noch die Option haben Skonto von Bruttosumme. Beim Erstellen der Teilrechnung mit sofortiger Option von Brutto abzusetzenden Rechnungen tritt dies natürlich nicht auf. Entfernen Sie den Skonto mit Hilfe der Eigenschaften der Zeile Gesamtsumme. 2. Erkennen Sie, daß die 1. Abschlagsrechnung folgerichtig nun von der Bruttosumme abgezogen worden ist. Die Restsumme entspricht auch der Summe bei Variante von Netto absetzen. 3. Über die Eigenschaften der Restsumme hängen Sie nun den Skonto an diese an! Bis hierher ist alles richtig. Bitte beachten Sie: Beim Absetzen von Rechnungen nach der Bruttogesamtsumme ist es laut UST-Gesetz 14ff zwingend erforderlich, für die abzusetzenden Rechnungen die Nettosumme, die UST. sowie die Bruttosumme getrennt anzugeben. Tun Sie das nicht, kann der Fiskus von Ihnen den Differenzbetrag der USt. nachverlangen, sprich: Es ist gesetzlich verankert, daß Sie für die Summe der 1. Abschlagsrechnung 2 mal die Ust. zu zahlen haben. HAPAK-Pro berücksichtigt diese gesetzliche Forderung! Arbeiten Sie also ruhig weiter! Seite 13

14 Schauen Sie sich nun den unteren Teil der Rechnung an, der nun so aussehen müßte. 1. Die Zahlungen werden wiederum richtig, einschließlich des gezogenen Skontos, richtig berücksichtigt, d.h. der zu noch zahlende Betrag stimmt wiederum überein mit der Netto- Variante. 2. Die Floskel mit der Skontoberechnung wurde an der richtigen Stelle und vorallem mit den richtigen Werten gesetzt. Speichern Sie nun Ihre Rechnung mit dieser Brutto-Variante. Drucken Sie die Rechnung aus! Wie schon bekannt, öffnet sich beim Druck wiederum der Dialog zur Übergabe der Rechnung in das Rechnungsausgangsbuch. Hier sollten Sie Folgendes beachten: - Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen! Darufhin öffnet sich folgendes Fenster: Hier entscheiden Sie, wie bei Bruttoabschlägen der Eintrag in das Rechnungsausgangsbuch erfolgen soll. Beachten Sie hier, daß bei Buchung mit dem vollen Rechnungsbetrag vorangegangene Teil-/Abschlagsrechnungen aus der Umsatzberechnung wieder rausfallen. Seite 14

15 11. Erstellen der 3. Teilrechnung mit Bruttoabzügen Sie geben beispielsweise für die Positionen folgende Mengen ein: Position 1: 300 Stück, Position 2: 300 Stück und Position 3: 300 Stück. Dies bedeutet nicht, daß vorangegangene Rechnungen aus dem Rechnungsausgangsbuch wieder verschwinden, sondern nur, daß sie aus der Umsatzberechnung entfernt werden. Die vorangegangenen rechnungen benötigen Sie ja weiterhin im Rechnungsausgangsbuch, um eingegangene Zahlungen zu verbuchen bzw. noch nicht eingegangene Beträge anzumahnen. Hinweis: Einige unserer Anwender sind an dieser Stelle der irrigen Meinung, daß sie dann auf diesem Wege Umsatzsteuer vorerst sparen, sprich bis zur Schlußrechnung aufheben, können. Hier wird die in der Praxis verbreitete Art und Weise des Umganges mit A-Kontobuchungen und -zahlungen leider falsch verstanden. Wie schon weiter oben erwähnt, sollten Sie nun eine Teilrechnung erstellen, bei der der Bauherr (Auftraggeber) von Ihnen verlangt, vorzeitig seine Kosten (Umlagen und Abzüge) vor Erstellen der Schlußrechnung als Bruttoabzüge zur Abrechnung zu bringen. Hinweis in eigener Sache: - Wir werden hier nicht den Sicherheitseinbehalt und den Gewährleistungseinbehalt gleichzeitig in einer Teilrechnung zum Abzug bringen. Dies stellt einen Verstoß gegen die VOB dar. Sie können dies natürlich auf eigene Verantwortung tun, weil der Gewährleistungseinbehalt auch nur ein Bruttoabzug ist. Wechseln Sie nun zum Erstellen der 3. Teilrechnung in Ihr Ursprungsdokument (Auftrag)! Klicken Sie nun wiederum auf den Menüpunkt Teil-/Abschlagsrechnungen und dort auf den ersten Menüeintrag Teil-/Schlußrechnung erstellen. Es öffnet sich der bekannte Dialog zur Mengen-/Masseneingabe. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Rechnung erstellen. Der Optionsdialog erscheint wiederum: Achten Sie auf die Änderungen im Vergleich zur vorherigen 2. Teilrechnung! - Skonto wird berechnet von der Restsumme nach Umlagen und Abzüge; - Dialog Umlagen und Abzüge/Gewährleistungseinbehalt soll angezeigt werden. Alles andere bleibt wie gehabt. Zum Erstellen der 3. Teilrechnung klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung erstellen! Beantworten Sie wiederum die darauffolgende Frage mit Ja. Nun erscheint ein Hinweisfeld: Seite 15

16 Nehmen Sie diesen Hinweis bitte zur Kenntnis, indem Sie auf OK klicken! Es öffnet sich nun der Dialog zur Eingabe der Umlagen und Abzüge: Sie sollen lt. Auftraggeber hier beispielhaft zum Abzug bringen: - 0,3 % Umlage Baustrom - 0,3 % Umlage Bauwasser - 50,00 Umlage Schutt. Ändern Sie die Einträge! Ihr Dialog sollte danach so aussehen: Bemerkung: Ist das Häkchen in der Mitte gesetzt = Prozenteingabe, ansonsten Betragseingabe. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK! Seite 16

17 3. Teilrechnung speichern Der Speichern-Dialog erscheint wiederum. Bestätigen Sie mit OK und beantworten Sie die darauffolgende Frage nach dem Öffnen des Dokumentes mit Ja! Ihre Rechnung könnte nun im oberen Teil so aussehen: Schauen wir uns den unteren Teil der Rechnung an: - Beide Rechnungen (1.AR und 2.TR) sind von Netto abgezogen worden. - Sicherheitseinbehalt ist richtig errechnet worden und ist im Dokument ausgewiesen. - Skontofloskel hat stimmige und richtige Werte, aber Sie wollen die doch lieber an das Ende des Dokumentes. Schneiden Sie sie einfach wieder aus. - Umlagen und Abzüge sind im Dokument aufgeführt und summiert. - Die als erstes erscheinende Restsumme ist die Restsumme nach Umlagen und Abzüge. - Davon wird der Skonto errechnet. - Die Zahlungen werden aufgelistet. 1.AR bezahlt; 2.TR nicht bezahlt. - Noch zu zahlender Betrag wird ermittelt und richtig ausgewiesen. Seite 17

18 Speichern Sie Ihre Rechnung! Drucken Sie sie aus! Übergeben Sie sie dabei in das Rechnungsausgangsbuch. 12. Erstellen der Schlußrechnung Kontrollieren Sie die Rechnung! - Sie erkennen, daß der Bruttobetrag der Rechnung (i.bsp ,20 ) sowie der Zahlbetrag (die zu erwartende Zahlung), also Bruttobetrag abzgl. Umlagen und Abzüge (i.bsp ,76 ) richtig an das Rechnungsausgangsbuch übergeben werden. - Der Zahlbetrag wird auch ab jetzt als Offener Posten geführt. - Der Zahlbetrag ist auch der Betrag, der im Rechnungsausgangsbuch bei Zahlungseingänge erwartet wird. Welche Aufgaben sind nun durch HAPAK-Pro beim Erstellen der Schlußrechnung zu erfüllen? Machen Sie sich dies nun vorerst klar, um die Verfahrensweise dann besser nachvollziehen zu können: 1. Kein Abzug von Sicherheitseinbehalt 2. Absetzen aller vorangegangen Teil- und Abschlagsrechnungen 3. Abzug von Umlagen und Abzüge entsprechend der Auftragssumme. 4. Berücksichtigen des Absetzens von Umlagen und Abzüge der 3. Teilrechnung (Gegenrechnen) 5. Gewährung von Gewährleistungseinbehalt 6. Mitteilung an den Bauherren (Auftraggeber), daß der Gewährleistungseinbehalt mit Bankbürgschaft abgelöst wird. Dementsprechend kein Abzug von Gewährleistungseinbehalt. 7. Berechnung und Ausweis von Skontogewährung von der verbleibenden Restsumme nach Gewährleistungseinbehalt. 8. Darstellung der bezahlten und offenen Rechnungen und Ermittlung des noch zu zahlenden Betrages 9. Skontofloskel 10. Richtige Übergabe in das Rechnungsausgangsbuch. Seite 18

19 Öffnen Sie nun zum Erstellen der 3. Teilrechnung Ihr Ursprungsdokument (Auftrag)! Klicken Sie nun wiederum auf den Menüpunkt Teil-/Abschlagsrechnungen und dort auf den ersten Menüeintrag Teil-/Schlußrechnung erstellen. Es öffnet sich der bekannte Dialog zur Mengen-/Masseneingabe. Sie können nun Ihre rechts dargestellten verbleibenden Restsummen nach einander eingeben. Sie können es sich aber auch etwas leichter machen: Klicken Sie oben in der Menüleiste des Dialoges auf den Eintrag Reste übernehmen und wählen Sie den letzten Punkt für alle Positionen des Dokumentes aus. Daraufhin erscheint eine Warnung, die Sie bitte mit OK zur Kenntnis nehmen. Nun sind automatisch sämtliche verbleibenden Restsummen zur Abrechnung gekommen und Sie können die Schaltfläche Rechnung erstellen anklicken. Wiederum erscheint unser Optionsdialog zur Rechnungserstellung. Wenn Sie diesen von oben nach unten wieder abarbeiten, sollte er jetzt so aussehen: - Schlußrechnung angehakt. Schlußrechnung ist zwingend kumulativ. - kein Sicherheitseinbehalt - 2,25 % Skonto von Restsumme nach Gewährleistungseinbehalt - Dialog Umlagen und Abzüge / Gewährleistungseinbehalt anzeigen - vorherige Teilrechnungen absetzen als Nettoabzüge - eingegangene Zahlungen auslisten Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Rechnung erstellen! Seite 19

20 Schlußrechnung erstellen Bestätigen Sie, daß die Auftragsbestätigung (Ursprungsdokument) gespeichert werden soll. Nehmen Sie die folgende Information zur Kenntnis! Sie werden sofort darauf zurückkommen, wenn sie den folgenden Dialog der Umlagen und Abzüge / Gewährleistungseinbehalt sehen. Der sieht nämlich jetzt so aus: Und was sticht Ihnen jetzt ins Auge? Die Umlagen werden vom Bruttorechnungsbetrag (i.bsp ,60 ) berechnet. Und das ist definitiv falsch. Der Auftraggeber erwartet von Ihnen die Berechnung von der Auftragsumme Brutto. Jetzt bekommt nämlich unsere Information oben einen Sinn, denn wenn wir die vorangegangenen Teil- und Abschlagsrechnungen von Netto abziehen, mindern wir ja die Bruttosumme schon. Deshalb sollte die Schlußrechnung mit Bruttoabzügen der vorangegangenen Teil- und Abschlagsrechnungen erfolgen!!! Brechen Sie also hier ab und gehen alle Fenster wieder bis zum Auftrag (Ursprungsdokument) zurück! Klicken Sie nochmals auf den Menüpunkt Teil-/Abschlagsrechnungen und dann wieder auf Teil-/ Schlußrechnung und übernehmen wiederum alle verbleibenden Restmengen in die Abrechnung! Nun erscheint wieder der Dialog, den Sie wie folgt anpassen sollten: Es ist alles so wie vorher, nur daß Sie jetzt bitte ganz unten bei vorherige Teilrechnungen absetzen als die Option Bruttorechnungsbeträge anklicken. Seite 20

21 Klicken Sie nun auf Rechnung erstellen! Beantworten Sie die nun folgende Frage nach dem Speichern des Ursprungsdokument wieder mit Ja! Der Dialog Umlagen und Abzüge / Gewährleistungseinbehalt erscheint: 1. Am oberen Rand haben Sie jetzt die Option, ob sich die Umlagen auf den Bruttorechnungsbetrag beziehen oder auf die verbleibende Restsumme. Selbstverständlich ist jetzt der Bruttorechnungsbetrag aktiviert (Punkt). 2. Die schon einmal gewährten Umlagebeiträge sind aktiviert. 3. Der Gewährleistungseinbehalt mit 5 % für den Zeitraum von 5 Jahren ist aktiviert. 4. Der Hinweis, daß der Gewährleistungsbetrag durch eine Bankbürgschaft abgelöst wird, ist aktiviert. Klicken Sie nun auf OK! Speichern Sie die Rechnung mit Klick auf OK und öffnen Sie die Rechnung zur Weiterbearbeitung! Seite 21

22 Kontrolle der Schlußrechnung 1. Kein Abzug von Sicherheitseinbehalt 2. Absetzen aller vorangegangen Teil- und Abschlagsrechnungen (Brutto) 3. Abzug von Umlagen und Abzüge entsprechend der Auftragssumme. Schauen Sie sich den unteren Teil an! 4. Umlagen abgesetzter Rechnungen sind gegengerechnet. 5. Verbleibende Restsumme wurde somit korrigiert. 6. Gewährleistungseinbehalt ist korrekt ausgewiesen. 7. Hinweis Bankbürgschaft ist enthalten. Dementsprechend kommt der Gewährleistungseinbehalt nicht zum Abzug. 8. Der Skonto wurde von der verbleibenden Restsumme nach Gewährleistungseinbehalt ermittelt und ausgewiesen. 9. Die bisherigen Zahlungen auf vorangegangene Teil- oder Abschlagsrechnungen wurden aufgelistet. 10. Der noch zu zahlende Betrag ist korrekt ermittelt und ausgewiesen. 11. Die Skontofloskel ist im Dokument mit richtigen Werten vorhanden und bildet so den Abschluß Ihres kompletten Vorganges. Dementsprechend können Sie nun Ihre Schlußrechnung speichern und ausdrucken. Dabei erscheint wiederum der Dialog für die Übernahme der Rechnung in das Rechnungsausgangsbuch. Auch hier führen Sie die Kontrolle durch, bevor Sie mit Ja nun auch für sich selbst den Vorgang abschließen können. Seite 22

23 Übernahme der Schlußrechnung in das Rechnungsausgangsbuch 1. Bruttobetrag ist korrekt. 2. Zahlbetrag ist korrekt. Sollten Sie weitergehende Fragen zu dieser Problematik haben, wir sind nicht weiter von Ihnen entfernt als Ihr nächstes Telefon. Seite 23

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