Lexware professional, premium und berater line: Anleitung für einen Rechnerwechsel

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1 Lexware professional, premium und berater line: Anleitung für einen Rechnerwechsel Inhalt 1. Umzug von Lexware auf einen neuen Rechner und Einrichtung einer Einzelplatzinstallation (Seite 1) 2. Umzug von Lexware auf einen neuen Server und Einrichtung einer Netzwerkinstallation (Seite 3) 3. Anhang: Hinweis zur manuellen Datensicherung und rücksicherung wenn Ihr Lexware Programm nicht mehr startet (Seite 7) 1. Umzug von Lexware auf einen neuen Rechner und Einrichtung einer Einzelplatzinstallation a. Sicherung Ihrer Daten b. Installation und Einrichtung der neuen Installation c. Rücksicherung Ihrer Daten a. Datensicherung auf dem alten PC 1. Zielordner anlegen: Im Windows Explorer legen Sie auf einem lokalen Laufwerk - zum Beispiel auf dem Laufwerk C:\ einen Ordner an. Nennen Sie den Ordner Dateitransfer. Speichern Sie in diesem Ordner vorerst alle Dateien, die Sie für den Wechsel benötigen. Übertragen Sie von dort später die Dateien auf einen beliebigen anderen Datenträger zum Beispiel auf einen USB-Stick. 2. Programm- Anwendungsdaten sichern: Über das Menü Datei Datensicherung erstellen Sie die aktuelle Datensicherungsdatei. Hinweis: Über die Schaltfläche Durchsuchen wählen Sie den Pfad zum Zielordner Dateitransfer. Angepasste Formularvarianten sichern: Aktivieren Sie im Datensicherungsassistenten die Funktion Formulare der Fakturierung mitsichern. 1

2 3. Zertifikate und Übertragungsdaten sichern Arbeiten Sie mit Lexware lohn+gehalt starten Sie die Sicherung der dakota-daten im Programm Lexware lohn+gehalt. Im Menü Extras - dakota - dakota einrichten wechseln Sie in die Auswahl Datensicherung. Über die Schaltfläche Datensicherung starten erstellen Sie die Sicherungsdatei. Wählen Sie im Sicherungsassistenten über die Schaltfläche Durchsuchen den Ordner Dateitransfer. ELSTER Software Zertifikat: Verwenden Sie für die Übertragung von Steuerdaten ein ELSTER Software Zertifikat, das auf dem PC gespeichert ist, kopieren Sie die Zertifikat- Datei in den Ordner Dateitransfer - Sie erkennen die Datei an der Endung.pfx. Tipp: Sie wissen nicht wo die Zertifikatdatei gespeichert ist? Starten Sie den Übertragungsvorgang aus dem Programm und wechseln Sie zur Seite ELSTER Zertifikate. Hier sehen Sie den aktuellen Pfad zum ELSTER Software Zertifikat. b. Installation auf dem neuen Rechner 1. Installieren Sie Lexware als Einzelplatzinstallation auf dem neuen Rechner. Nehmen Sie nur die aktuellste Jahresversion, die Ihnen vorliegt. Es ist nicht erforderlich, Vorversionen von Lexware aufzuspielen. 2. Die Installation sollte in die vorgeschlagenen Standardpfade erfolgen. Eine Schritt-für Schritt-Anleitung finden Sie im beiliegenden Handbuch, oder als PDF-Datei auf der Lexware- DVD. Öffnen Sie hierzu die Datei ServiceSupport.exe und wählen Sie das technische Handbuch aus. 3. Bringen Sie nun Ihr Programm durch Aktualisierungen* oder Zwischenversionen** auf den neusten Stand: *Aktualisierungen erhalten Sie über den Lexware Info Service, den Sie direkt aus dem Programm heraus über den Menüpunkt? Lexware Info Service starten können. Alternativ stehen Ihnen alle Programm-Aktualisierungen auf zur Verfügung. **Zwischenversionen sind kostenpflichtige Updates auf DVD, die während des Jahres erscheinen und nicht online erhältlich sind. 2

3 Hinweis: Verfügen Sie über eine Zwischenversion, ist es nicht nötig, vorher die Jahresversion zu installieren. Die Zwischenversion ist ebenfalls eine Vollversion und kann direkt installiert werden. c. Datenrücksicherung 1. Starten Sie das Programm mit der Musterfirma und spielen Sie die auf dem alten Rechner erstellte Sicherung über Datei - Datensicherung - Rücksicherung ein. Im Sicherungsassistenten wählen Sie über die Schaltfläche Durchsuchen den Pfad zum Ordner Dateitransfer. Das Programm erkennt automatische die hier gespeicherte Datensicherungsdatei. Sie können nur eine Gesamtdatensicherung zurückspielen. Es ist nicht möglich, hier eine Firmensicherung zu verwenden (Details zur Datensicherung im Handbuch). Falls Sie Formulare aus dem Modul Handel mitsicherten, führen Sie zuerst eine normale Rücksicherung durch. Wenn Sie den Assistenten erneut aufrufen und den entsprechende Haken setzen, werden auch Ihre eigenen Formulare zurückkopiert. 2. Bei Bedarf wird im nächsten Schritt automatisch eine Datenbankaktualisierung durchgeführt. 3. Legen Sie, falls verlangt, das gesicherte dakota-zertifikat über Extras dakota dakota einrichten dakota Datenrücksicherung ein. Über die Schaltfläche Datenrücksicherung starten wählen Sie die Sicherungsdatei im Ordner Dateitransfer. Unter dem Eintrag Zertifikate im Menü dakota einrichten prüfen Sie die korrekte Übernahme des Zertifikats. 4. Falls Lexware aktiviert werden muss, folgen Sie den Anweisungen des Assistenten. Sollte die Aktivierung fehlschlagen weil diese Version bereits auf dem alten Rechner aktiviert wurde, wenden Sie sich über die eingeblendete Telefonnummer an die Aktivierungshotline. 2. Umzug von Lexware auf einen neuen Server und Einrichtung einer Netzwerkinstallation a. Vorbereitungen am alten Server (Quellserver) b. Installation und Einrichtung des neuen Servers (Zielserver) c. Datenrücksicherung d. Installation und Einrichtung der Clients Hinweis: Zur Durchführung sind Administratorenrechte erforderlich. a. Vorbereitungen am alten Server (Quellserver) 1. Zielordner anlegen: Im Windows Explorer legen Sie auf einem lokalen Laufwerk - zum Beispiel auf dem Laufwerk C:\ einen Ordner an. Nennen Sie den Ordner Dateitransfer. Speichern Sie in diesem Ordner vorerst alle Dateien, die Sie für den Wechsel benötigen. Übertragen Sie von dort später die Dateien auf einen beliebigen anderen Datenträger zum Beispiel auf einen USB-Stick. 2. Programm- Anwendungsdaten sichern: Über das Menü Datei Datensicherung erstellen Sie die aktuelle Datensicherungsdatei. Hinweis: Über die Schaltfläche Durchsuchen wählen Sie den Pfad zum Zielordner 3

4 Dateitransfer. Angepasste Formularvarianten sichern: Aktivieren Sie im Datensicherungsassistenten die Funktion Formulare der Fakturierung mitsichern. 3. Zertifikate und Übertragungsdaten sichern Arbeiten Sie mit Lexware lohn+gehalt starten Sie die Sicherung der dakota-daten im Programm Lexware lohn+gehalt. Im Menü Extras - dakota - dakota einrichten wechseln Sie in die Auswahl Datensicherung. Über die Schaltfläche Datensicherung starten erstellen Sie die Sicherungsdatei. Wählen Sie im Sicherungsassistenten über die Schaltfläche Durchsuchen den Ordner Dateitransfer. ELSTER Software Zertifikat: Verwenden Sie für die Übertragung von Steuerdaten ein ELSTER Software Zertifikat, das auf dem PC gespeichert ist, kopieren Sie die Zertifikat- Datei in den Ordner Dateitransfer - Sie erkennen die Datei an der Endung.pfx. Tipp: Sie wissen nicht wo die Zertifikatdatei gespeichert ist? Starten Sie den Übertragungsvorgang aus dem Programm und wechseln Sie zur Seite ELSTER Zertifikate. Hier sehen Sie den aktuellen Pfad zum ELSTER Software Zertifikat. 4. Schließen Sie Lexware an allen Clients. 4

5 5. Stoppen Sie den Dienst bzw. den Datenbankserver auf Ihrem alten Server. a. Wenn die Datenbank als Dienst gestartet wird, öffnen Sie die Verwaltung der Dienste. Je nach Betriebssystem über folgende Menüpunkte: Windows 7 oder Windows Vista: - Klicken Sie auf das Windows Symbol (Start) - Klicken Sie den Eintrag Computer mit der rechten Maustaste an. - Wählen Sie Verwalten aus. - Klicken Sie auf Dienste und Anwendungen in der linken Spalte der Computerverwaltung. - Öffnen Sie die Liste der Dienste. Windows XP: - Wählen Sie Start Einstellungen Systemsteuerung Verwaltung Dienste. Klicken Sie in der Verwaltung der Dienste den Eintrag Lexware... Datenbank oder Adaptive Server Anywhere LXDBSRV mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Beenden. b. Wenn die Datenbank bei einer Programmversion bis inkl über einen Autostarteintrag oder über einen Startmenüeintrag aufgerufen wird (dies erkennen Sie an dem SQL-Symbol in der Taskleiste neben der Uhr), dann Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol und wählen Sie Beenden. Achtung! Pro Netzwerksegment ist nur der Betrieb eines Lexware Datenbankservers möglich. Verbleibt der alte Rechner im Netzwerk, ist es notwendig, die Serversoftware auf dem alten Rechner zu deaktivieren, damit der neue Server gestartet werden kann. Achten Sie nach einem Neustart des alten Rechners darauf, dass der Datenbankserver (Dbsrv9.exe) an diesem Rechner bei den aktiven Prozessen nicht mehr aufgeführt wird 6. Löschen Sie die Netzwerkfreigaben, die Sie für Lexware eingerichtet haben. Somit greifen die Clients nicht versehentlich auf den alten Server zu und Sie können später am neuen Server wieder die gleichen Freigabenamen verwenden. b. Installation und Einrichtung des neuen Servers (Zielserver) 1. Installieren Sie Lexware mit der Installationsart Windows-Server. Installieren Sie nur die aktuellste Jahresversion, die Ihnen vorliegt. Es ist weder empfehlenswert, noch technisch erforderlich, zuerst Vorversionen aufzuspielen. Die Installation sollte in die vorgeschlagenen Standardpfade erfolgen. Schritt für Schritt wird das Vorgehen im Handbuch beschrieben. Sie finden es auch als PDF-Datei, in dem Sie vom Datenträger die Datei ServiceSupport.exe ausführen und das technische Handbuch auswählen. Hinweis: Verfügen Sie über eine Zwischenversion**, ist es nicht nötig, vorher die Jahresversion zu installieren. Die Zwischenversion ist ebenfalls eine Vollversion und kann direkt installiert werden. **Zwischenversionen sind kostenpflichtige Updates auf DVD, die während des Jahres erscheinen und die nicht online erhältlich sind. 2. Erstellen Sie Freigaben auf alle benötigten Verzeichnisse. Erteilen Sie dafür jedem gewünschten Benutzer Vollzugriff auf das übergeordnete Verzeichnis in dem sich die Ordner Daten, Datenbank und Formulare befinden. Dieses finden Sie bei einer Installation mit empfohlenen Verzeichnissen im Pfad: Windows 7 oder Vista C:\ProgrammData\Lexware\[Programmreihe] 5

6 Windows XP C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\ Lexware\[Programmreihe] c. Installation und Einrichtung der Clients 1. Deinstallieren Sie alle vorhandenen Lexware-Clients. Selbst wenn Servernamen und Pfade gleich bleiben, empfehlen wir dieses ausdrücklich. 2. Auf Wunsch binden Sie die Netzlaufwerke des neuen Servers über ein festes Mapping (Laufwerksbuchstabe) an. Weitere Informationen zum Erstellen von Netzlaufwerken finden Sie in der Hilfe von Windows. 3. Installieren Sie die Clients neu. Legen Sie dazu NICHT den Datenträger ein! Sie finden das Clientsetup im Server-Ordner \Daten\Netsetup\[Applikation]\LxSetup.exe. Achten Sie darauf, dass Ihnen während des Clientsetups die korrekten Pfade zum neuen Server angezeigt werden. 3. Bringen Sie nun Ihr Programm durch eine Onlineaktualisierung auf den neusten Stand. Aktualisierungen erhalten Sie über den Lexware Info Service, den Sie direkt aus dem Programm heraus über den Menüpunkt? Lexware Info Service starten können. Alternativ stehen Ihnen alle Programm-Aktualisierungen auf zur Verfügung. 4. Starten Sie das Programm auf einem beliebigen Client mit der Musterfirma. Spielen Sie die auf dem alten System erstellte Sicherung über Datei - Datensicherung - Rücksicherung ein. Im Sicherungsassistenten wählen Sie über die Schaltfläche Durchsuchen den Pfad zum Ordner Dateitransfer. Das Programm erkennt automatische die hier gespeicherte Datensicherungsdatei. Sie können nur eine Gesamtdatensicherung zurückspielen. Es ist nicht möglich, hier eine Firmensicherung zu verwenden (Details zur Datensicherung im Handbuch). Falls Sie Formulare der Warenwirtschaft mitgesichert haben, führen Sie zuerst eine normale Rücksicherung durch. Wenn Sie den Assistenten erneut aufrufen und den entsprechenden Haken setzen, werden auch Ihre eigenen Formulare zurückkopiert. 5. Unter Umständen wird im nächsten Schritt eine Datenbankaktualisierung durchgeführt. 6. Lesen Sie das gesicherte dakota-zertifikat bei Bedarf über Lexware lohn+gehalt wieder ein. Der Aufruf lautet: Extras dakota dakota einrichten dakota Datenrücksicherung. Über die Schaltfläche Datenrücksicherung starten wählen Sie die Sicherungsdatei im Ordner Dateitransfer. Unter dem Eintrag Zertifikate im Menü dakota einrichten prüfen Sie die korrekte Übernahme des Zertifikats. 7. Falls Lexware aktiviert werden muss, folgen Sie den Anweisungen des Assistenten. Sollte die Aktivierung fehlschlagen weil diese Version bereits auf dem alten Rechner aktiviert wurde, wenden Sie sich über die eingeblendete Telefonnummer an die Aktivierungshotline. 6

7 3. Anhang: Hinweis zur Datensicherung bzw. rücksicherung wenn Ihr Lexware Produkt nicht mehr startet Ziehen Sie für folgende Schritte evtl. einen Administrator oder einen versierten Anwender hinzu. Beachten Sie: Manuelle Datensicherungen und Rücksicherungen können Sie ausschließlich in die gleiche, oder eine höhere Programmversion durchführen. Manuelle Datensicherung: 1. Stellen Sie zuerst sicher, dass der Datenbankserver (der Prozess dbsrv9.exe) nicht mehr gestartet ist. Nähere Informationen dazu finden Sie weiter oben in dieser Anleitung. 2. Um die Daten jetzt manuell zu sichern, öffnen Sie Ihren Windows Explorer und erstellen zunächst einen neuen Ordner, der von Ihnen leicht wiederzufinden ist. Nennen Sie Diesen z. B. LexDaten. 3. Wechseln Sie in den das Lexware Datenverzeichnis.** 4. Kopieren Sie von hier folgende Verzeichnisse komplett in den eben erstellten Ordner LexDaten: Datenbank Daten Formulare Damit ist die manuelle Datensicherung abgeschlossen. Den Inhalt von LexDaten können Sie per DVD, externem Speicher oder Netzwerk auf den neuen Rechner kopieren. Manuelle Datenrücksicherung 1. Stellen Sie zuerst sicher, dass der Datenbankserver (der Prozess dbsrv9.exe) nicht mehr gestartet ist. Nähere Informationen dazu finden Sie weiter oben in dieser Anleitung. 2. Öffnen Sie den enem erstellten Ordner LexDaten Kopieren Sie aus dem Verzeichnis Datenbank die mit F beginnenden Unterordner (mit Ausnahme des Ordners F0, also F1, F2 usw.) in den Ordner Datenbank Ihrer Lexware Installation.** 3. Kopieren Sie zusätzlich folgende Dateien in den Ordner Datenbank : LxOffice.db LxOffice.log LexKK.db LexKK.log LxContainer.db und LxContainer.log (falls vorhanden). 4. Nur falls Sie vor der Deinstallation auf dem alten System mit abgeänderten Formularen gearbeitet hatten und diese weiterhin verwenden möchten, kopieren Sie die betreffenden Formulardateien aus dem Ordner LexDaten\Formulare in das neue Verzeichnis Formulare*. 5. Wenn Sie das Bescheinigungswesen eingesetzt hatten, kopieren Sie zusätzlich noch das Unterverzeichnis Bescheinigungswesen aus LexDaten\Daten nach Daten\Bescheinigungswesen*. Achtung: Andere Bestandteile aus LexDaten dürfen nicht zurückkopiert werden! *Überschreiben Sie dabei alle schon mit gleichem Namen vorhandenen Dateien und Verzeichnisse. **So finden Sie die Verzeichnisse Ihrer Lexware Installation: 7

8 Hinweis: Falls Sie das Datenverzeichnis bei der Installation anders benannt haben, ersetzen Sie die hier aufgeführten Pfade durch Ihre eigenen. Die Standardpfade lauten**: Windows 7 / Vista Windows XP Bei Updates aus älteren Versionen C:\ProgrammData\Lexware\[Programmreihe]\Daten C:\ProgrammData\Lexware\[Programmreihe]\Datenbank C:\ProgrammData\Lexware\[Programmreihe]\Formulare C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Lexware\[Programmreihe]\Daten C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Lexware\[Programmreihe]\Datenbank C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Lexware\[Programmreihe]\Formulare C:\Programme\Lexware\Daten C:\Programme\Lexware\ Datenbank C:\Programme\Lexware\Formulare **Da die Ordner ProgramData bzw. Anwendungsdaten und alle Unterordner versteckte Ordner sind, werden Sie normalerweise nicht im Windows Explorer angezeigt. Um die Ordner anzuzeigen, ändern Sie folgende Einstellung im Windows Explorer: Windows 7 oder Windows Vista: Öffnen Sie den Windows Explorer über gleichzeitiges drücken der Windowstaste und R. Wählen Sie aus dem Menü: Organisieren Ordner- und Suchoptionen. Wählen Sie das Register Ansicht und scrollen Sie bis Versteckte Dateien und Ordner herunter. Markieren Sie Ausgeblendete Dateien... anzeigen. Klicken Sie auf Übernehmen und OK. Windows XP: Öffnen Sie den Windows Explorer über gleichzeitiges drücken der Windowstaste und R. Klicken Sie auf Menü - Extras - Ordneroptionen. Wählen Sie das Register Ansicht und scrollen bis Versteckte Dateien und Ordner herunter. Markieren Sie hier das Kästchen Alle Dateien und Ordner anzeigen. Klicken Sie auf Übernehmen und OK. 8