Sparkasse Göttingen. SEPA-Umstellung im Verein.

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1 Sparkasse Göttingen SEPA-Umstellung im Verein.

2 Vorwort Inhalt. Änderungen Kontodaten Änderungen Zahlungsverkehr Gläubiger-ID beantragen SEPA-Basis-Lastschrift SEPA-Lastschrift-Mandat Umdeutung von Einzugsermächtigungen Anleitung SEPA-Umstellung SEPA Einheitlicher Zahlungsverkehr. SEPA Single Euro Payments Area (einheitlicher Europäischer Zahlungsverkehr). Seit Anfang 2008 werden für den Euro-Zahlungsverkehrsraum einheitliche Regelungen für Überweisungen und Lastschriften eingeführt. Die Einführung findet in den EU-Staaten sowie in Island, Liechtenstein, Norwegen, Monaco und in der Schweiz statt und wird den Zahlungsverkehr einfacher und schneller gestalten. Die SEPA-Funktionen werden zum 1. August 2014 alle derzeit genutzten nationalen Funktionen vollständig ablösen. Nationale als auch internationale Überweisungen und Lastschriften sind ab diesem Zeitpunkt nur noch im SEPA-XML-Format möglich. Bereits seit Anfang 2008 führt die Sparkasse stufenweise die SEPA-Überweisung, die SEPA-Lastschrift sowie die daraus entstehenden Nutzungsmöglichkeiten mit der SparkassenCard ein, damit Sie als Sparkassen-Kunde rechtzeitig Ihre internen Prozesse anpassen können. Auf den nachfolgenden Seiten haben wir Ihnen Informationen zum SEPA-Zahlungsverkehr mit Hinweisen zu den jetzt notwendigen Änderungen bei Überweisungen und eine Anleitung im Umgang mit bestehenden Lastschriften zusammengestellt. Natürlich steht Ihnen auch Ihr Kundenberater gern zur Verfügung. Ihre Sparkasse Göttingen 2

3 SEPA Änderungen Änderungen durch SEPA. Mit der Ablösung des bisherigen DTA-Verfahrens durch das neue SEPA-Verfahren ergeben sich Änderungen bei den Abläufen der bekannten Zahlungsverfahren sowie bei der Gestaltung der Kontoverbindungsdaten. Dies gilt sowohl für Deutschland als auch für alle Kontakte und Geschäftspartner in den teilnehmenden Staaten. Stichtag für die Ablösung ist der 1. August Änderungen Kontodaten. B IBAN ersetzt Kontonummer. IBAN International Bank Account Number (internationale Bank-Kontonummer) Für eine eindeutige Zuordnung von Kontodaten im Euro-Zahlungsverkehrsraum werden die nationalen in internationale Kontodaten angepasst. Die bisherige Kontonummer wird durch die standardisierte IBAN ersetzt. Diese enthält ebenfalls die Bankleitzahl des Institutes. In Deutschland besteht die IBAN aus 22 Stellen. Beispiel für eine IBAN: DE B Länderkennung DE B Zweistellige Prüfziffer B Kontoinformationen des Kontoinhabers (achtstellige BLZ sowie zehnstellige Kontonummer) B BIC ersetzt Bankleitzahl. BIC Business Identifier Code bzw. Bank Identifier Code Die bisherige Bankleitzahl (BLZ) wird durch den BIC abgelöst. Mit dem BIC ist eine eindeutige Identifizierung eines Kreditinsitutes weltweit möglich. Der oft auch als SWIFT-Code bezeichnete Code ist acht- bzw. elfstellig und enthält jeweils Angaben in Kurzform. Beispiel für einen BIC: NOLADE21GOE B Institut B Länderkennung DE B Codierung von Ort/Filiale Nach dem Stichtag sind Überweisungen und Lastschriften nur noch mit IBAN und BIC möglich. 2. Änderungen Zahlungsverkehr. B SEPA-Lastschrift. Lastschriften werden in SEPA-Basis-Lastschrift (vergleichbar mit der Einzugsermächtigung) und SEPA-Firmen-Lastschrift (vergleichbar mit dem Abbuchungsauftrag) unterschieden. Wichtigster Bestandteil jeder SEPA-Lastschrift ist für Sie als Zahlungsempfänger der Besitz einer Gläubiger-ID, welche Sie bei der Deutschen Bundesbank erhalten. Nähere Informationen finden Sie auf Seite 4. B SEPA-Überweisung. Für eine SEPA-Überweisung sind, im Vergleich zur heutigen Überweisung, die Nutzung der IBAN und BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl sowie die Verwendung von entsprechenden Formularen bzw. Eingabemasken erforderlich. Ab dem 1. August 2014 sind nationale und internationale Überweisungen nur noch mit IBAN und BIC möglich. Eine Umstellung der internen Prozesse in Vereinen auf IBAN und BIC ist für einen reibungslosen Zahlungsprozess ohne manuellen Eingriff bis zum Stichtag notwendig. Vorteile der SEPA-Überweisung: B Nationale und internationale Überweisungen sind identisch. B Währung ist immer Euro. B Keine Betragsgrenze. B Schneller Zahlungsverkehr (1 Bank-Tag). B Anfallende Entgelte werden von beiden Beteiligten getragen. B Leicht zu verarbeiten im XML-Format. Hinweis: Achten Sie bei internationalen Überweisungen auf die Meldepflicht nach der Außenwirtschaftsverordnung, sobald der Überweisungsbetrag mehr als Euro beträgt. 3

4 Gläubiger-ID Gläubiger-ID beantragen. Um SEPA-Lastschriften einziehen zu können, müssen Sie im Besitz einer Gläubiger-Identifikationsnummer, kurz Gläubiger-ID, sein. Wichtig: Beantragen Sie schnellstmöglich die Gläubiger-ID. Nur mit dieser können Sie Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate umdeuten sowie neue SEPA-Lastschrift-Mandate abschließen. 6. Kontrollieren Sie Ihre Angaben und bestätigen Sie die Richtigkeit. Klicken Sie auf Weiter Beantragung der Gläubiger-ID Die Gläubiger-ID können Sie ausschließlich elektronisch auf der Internet-Seite der Deutschen Bundesbank beantragen: 1. Gehen Sie auf die Internet-Seite 2. Klicken Sie auf Antragsformular und Downloads und nachfolgend unter Antragsstellung auf Formular zur Beantragung Ihrer Gläubiger- Identifikationsnummer. 3. Sie werden automatisch auf die Beantragungs- Seite für die Gläubiger-ID geleitet. Klicken Sie in der linken Navigation auf Beantragung. 4. Lesen Sie sich die Verfahrensbeschreibung und die Datenschutzhinweise durch und bestätigen Sie die Anerkennung mit Aktivierung des Kontrollkästchens. Anschließend klicken Sie auf Weiter. 5. Füllen Sie auf den nachfolgenden Seiten die Formulare mit den Angaben zur Rechtsform Ihres Vereins sowie Anschrift und Ansprechpartner aus. Felder mit roten Sternchen müssen ausgefüllt werden. und im anschließend erscheinenden Feld auf OK, um die Beantragung abzuschließen. 7. Per erhalten Sie nun eine Aufforderung, die Daten für die weitere Verarbeitung freizuschalten. Wichtig: Folgen Sie den Anweisungen der innerhalb von 10 Kalendertagen. 8. Einige Stunden später erhalten Sie per die Gläubiger-ID sowie ein Mitteilungsschreiben. Die Gläubiger-ID In Deutschland besteht die Gläubiger-ID aus 18 Stellen. Beispiel für eine Gläubiger-ID: DE 01 ZZZ B Länderkennung DE B Zweistellige Prüfziffer B Geschäftsbereichskennung (Diese ist standardmäßig mit ZZZ belegt, kann aber durch Sie individuell abgeändert werden, bspw. zur Kennzeichnung von Abteilungen oder Gruppen) B Nationales Identifikationsmerkmal 4

5 SEPA-Basis-Lastschrift SEPA-Basis-Lastschrift. Die SEPA-Basis-Lastschrift ist mit der bekannten Einzugsermächtigung gleichzusetzen. Bestehende Einzugsermächtigungen sind durch eine einfache Umdeutung weiterhin nutzbar (siehe Seite 6). Merkmale SEPA-Basis-Lastschrift B Für die SEPA-Basis-Lastschrift muss ein eindeutiges Datum für den Einzug definiert sein. B Das SEPA-Lastschrift-Mandat muss zwingend für neue Mitglieder vorliegen bzw. es muss eine Umdeutung von bestehenden Einzugsermächtigungen stattgefunden haben. B Vergabe einer eindeutigen Mandatsreferenz durch den Verein. B 8 Wochen Rückgabemöglichkeit ohne Angabe von Gründen. B Verkürzte Einreichung mit Euro-Express-Lastschrift (COR1-Lastschrift) möglich. SEPA-Lastschrift-Mandat. Das SEPA-Lastschrift-Mandat ist die rechtliche Grundlage für eine SEPA-Lastschrift. Ohne ein eindeutiges Mandat können keine Lastschriften eingelöst werden. Details zum SEPA-Lastschrift-Mandat B Unterschriebenes Schriftstück mit Name und Adresse des Zahlungspflichtigen. B Mandatsreferenz (kann nachgetragen werden) und Gläubiger-ID. B Autorisierungstext des Vereins mit Hinweis auf einmalige/wiederkehrende Zahlungen. B 14 Monate Aufbewahrungspflicht nach dem letzten Einzug. B Das Mandat verfällt 36 Monate nach Unterzeichnung, wenn kein Einzug vorgenommen wurde bzw. nach Widerruf durch den Zahlungspflichtigen. Muster-Verein, Musterstr. 2, Musterstadt Gläubiger-Identifikationsnummer: DE 01 ZZZ Mandatsreferenz: CB SEPA-Lastschrift-Mandat Ich ermächtige den Muster-Verein, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die vom Muster-Verein auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Vorname und Name (Kontoinhaber) Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort D E IBAN BIC Datum und Ort Unterschrift Beispiel für ein SEPA-Lastschrift-Mandat. 5

6 SEPA-Basis-Lastschrift Umdeutung von bestehenden Einzugsermächtigungen. Voraussetzungen für eine Umdeutung von bestehenden Einzugsermächtigungen in ein SEPA-Lastschrift- Mandat sind: B Eine schriftliche Einzugsermächtigung liegt vor. B Sie haben eine Gläubiger-ID von der Deutschen Bundesbank erhalten. B Sie haben mit der Sparkasse eine Vereinbarung zur Nutzung der SEPA-Basis-Lastschrift abgeschlossen. B Eine individuelle Mandatsreferenz für jedes Lastschrift-Mandat wird durch den Verein vergeben. B Ihre Mitglieder sind mindestens 14 Kalendertage vor dem ersten Einzug der SEPA-Basis-Lastschrift über den Einzug zu informieren. B Es muss eine schriftliche Benachrichtigung Ihrer Mitglieder über die Umstellung auf SEPA- Basis-Lastschrift unter Angabe des Umstellungstermins, der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenznummer vor dem ersten Einzug als Vorabinformation erfolgen (z.b. in Form eines Zahlplans, im Einladungsschreiben zur nächsten Mitgliederversammlung, im letzten Lastschrifteinzug). B Das Datum der Unterrichtung ist als Datum der Mandatsunterschrift des Zahlungspflichtigen im Datensatz anzugeben. Muster-Verein, Musterstr. 2, Musterstadt Gläubiger-Identifikationsnummer: DE 01 ZZZ Mandatsreferenz: CB Wechsel Einzugsermächtigung in SEPA-Lastschrift Sehr geehrtes Mitglied, mit der Umstellung auf das SEPA-Verfahren in unserem Verein möchten wir Sie darüber informieren, dass die bestehende Einzugsermächtigung als SEPA-Lastschrift-Mandat weitergenutzt wird. Die Forderungen werden künftig wie folgt mit der SEPA-Basis- Lastschrift eingezogen: Betrag: 22,00 Euro Mandatsreferenz: CB Ihr Konto (IBAN): DE Kreditinstitut (BIC): Sparkasse Göttingen (NOLADE21GOE) Nächste Fälligkeit: Die Umdeutung erfolgt automatisch. Sollten die Kontodaten nicht richtig sein, bitten wir um eine kurze Information. Bitte sorgen Sie für ausreichende Kontodeckung. Mit freundlichen Grüßen Ihr Muster-Verein Musterstadt, den Beispiel für ein Informationsschreiben zur Umdeutung auf SEPA-Lastschrift. Online-Banking und Banking Software In unserem Online-Banking sind die SEPA-Funktionen bereits eingebunden. Auch die Banking- Software StarMoney und SFirm sind bereits in der aktuellsten Version SEPA-fähig. Sollten Sie eine andere Banking-Software verwenden, informieren Sie sich bitte bei dem entsprechenden Hersteller. Umstellungshilfen finden Sie auf der Internet-Seite Ihrer Sparkasse und unter: 6

7 SEPA-Basis-Lastschrift Anleitung Umstellung SEPA-Basis-Lastschrift. Erledigt 1. Benennen Sie einen SEPA-Beauftragten zur Koordination und Steuerung der Umstellung in Ihrem Verein. 2. Beantragen Sie umgehend die Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank unter Die genaue Vorgehensweise finden Sie auf Seite 4 erklärt. 3. Wenden Sie sich anschließend mit der Gläubiger-ID an Ihren Kundenberater der Sparkasse und schließen Sie eine Vereinbarung zur Nutzung der SEPA-Basis- Lastschrift ab. 4. Überprüfen Sie, ob Ihre Zahlungssoftware und Finanzbuchhaltung SEPA-fähig sind. Wenn nicht, spielen Sie entsprechende Updates ein. 5. Analysieren Sie die Abwicklung des Zahlungsverkehrs in Ihrem Verein. 6. Erstellen Sie für jedes Lastschrift-Mandat eine individuelle Mandatsreferenz. Diese kann aus bis zu 35 Zeichen bestehen und bspw. aus Mitglieds- sowie Vertragsnummer und weiteren Zusätzen zusammengesetzt sein. 7. Unterrichten Sie Ihre Mitglieder mindestens 14 Tage vor Ausführung des ersten SEPA- Einzugs schriftlich über die Lastschrift bzw. die Umdeutung der Einzugsermächtigung in das SEPA-Lastschrift-Mandat. Im Datensatz der SEPA-Einzüge ist das Datum der Unterrichtung als Mandatsunterschrift des Zahlungspflichtigen anzugeben. Wichtigste Informationen hierbei sind: B Gläubiger-ID B Mandatsreferenz B Datum der SEPA-Abbuchung B Datum der Unterrichtung 8. Passen Sie Ihre internen Prozesse an die SEPA-Einreichungsfristen an (Erst-Lastschrift frühestens 14 Kalendertage und spätestens 6 Geschäftstage vor Fälligkeit; Folge-Lastschrift frühestens 14 Kalendertage und spätestens 3 Geschäftstage vor Fälligkeit). Hinweis zur Euro-Express-Lastschrift: Identisch zur SEPA-Basis-Lastschrift, jedoch mit verkürzter Einreichfrist von 2 Geschäftstagen. Die Euro-Express-Lastschrift ist nur national verwendbar. Bei Auswahl der Lastschriftart achten Sie bitte auf die korrekte Angabe (Euro-Express- bzw. COR1-Lastschrift). 9. Verwenden Sie nach Umstellung ausschließlich das SEPA-Lastschrift-Mandat. Passen Sie hierfür auch die Vordrucke Ihrer Unterlagen an. 10. Geben Sie IBAN und BIC auf Briefen, Vorlagen und Rechnungen an. Sie finden diese Daten auf dem Kontoauszug und im Online-Banking. 11. SEPA-Mandate müssen bis zu 14 Monate nach dem letzten Einzug archiviert werden. 12. Der Zahlungspflichtige kann innerhalb von 8 Wochen nach Belastung die Zahlung ohne Angaben von Gründen zurückgeben. Ohne vorliegendes SEPA-Mandat verlängert sich die Frist auf 13 Monate. 7

8 e-liberate GmbH, Lüneburg

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