Qualitätszertifikat für Bibliotheken

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1 Qualitätszertifikat für Bibliotheken Projektskizze mit Leistungsbeschreibung Institut für Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung in Bibliotheken und Hochschulen (IQO) an der Hochschule der Medien Stuttgart Januar 2014

2 AUSGEZEICHNETE BIBLIOTHEK! Das Institut für Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung in Bibliotheken und Hochschulen (IQO) an der Hochschule der Medien Stuttgart hat ein Zertifizierungsverfahren für Bibliotheken entwickelt, das auf international anerkannten Qualitätsmodellen basiert. Die Motivation von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, sich mit Qualitätsmanagement zu befassen, ist vielschichtig: Zum einen besteht der Anspruch, die eigene Arbeit kritisch zu hinterfragen, um sie weiter zu verbessern und so die Kundenzufriedenheit zu steigern. Zum anderen geht es aber auch darum, dem Bibliotheksträger und der Politik durch ein Zertifikat zu belegen, dass die Bibliothek gute Arbeit leistet. Um diese Ziele zu erfüllen, wurden EFQM 1 und Common Assessment Framework (CAF-Modell) 2 als international in Wirtschaft und Verwaltung angewandte QM- Modelle gewählt: Sie liefern die Grundlage für das Qualitätszertifikat Ausgezeichnete Bibliothek. Damit wird sichergestellt, dass vor allem bezogen auf die Wirkung des Zertifikats im politischen Raum keine bibliothekarische Eigenentwicklung zum Einsatz kommt, sondern die teilnehmenden Bibliotheken sich an Qualitätsanforderungen aus Wirtschaft und Verwaltung messen. PROJEKTPLANUNG Das Projekt ist in miteinander verzahnten Projektphasen gegliedert. Dies stellt sicher, dass die beteiligten Bibliotheken jederzeit eine Planungsgrundlage haben. Die Flexibilität des Projektplans ermöglicht es jedoch, die Projektschritte einem individuellen Zeitplan anzupassen, der durch die Rahmenbedingungen vor Ort bestimmt wird. 1 European Foundation for Quality Management. Weitere Informationen: und 2 Common Assessment Framework. Weitere Informationen: HdM IQO; Ausgezeichnete Bibliothek Qualitätszertifikat für Bibliotheken; ; Seite 2 von 5

3 VORGEHENSKONZEPT IN ZWEI ABSCHNITTEN Die Teilnahme der Bibliotheken am Qualitätsmanagementprojekt umfasst zwei von einander unabhängige Abschnitte. Die Entscheidung über eine Teilnahme kann von den Bibliotheken jeweils getrennt getroffen werden. 1. SELBSTBEWERTUNG UND UMSETZUNG DER VERBESSERUNGEN Die Selbstbewertung erfolgt durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bibliothek auf Grundlage der entwickelten Bewertungskriterien. Aus der Selbstbewertung werden durch die Bibliotheken individuelle Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet und umgesetzt. Dieser Projektabschnitt umfasst die Projektphasen 1 bis ZERTIFIZIERUNG Die Anmeldung zur Zertifizierung erfolgt in einem zweiten Schritt und ist unabhängig von der zuvor erfolgten Selbstbewertung. Die Anmeldung zur Zertifizierung kann zu einem individuell von der einzelnen Bibliothek gewählten Zeitpunkt erfolgen. Dieser Projektabschnitt umfasst die Projektphasen 6 und 7. BEISPIELHAFTE ZEITPLANUNG Die Zeitplanung zeigt beispielhaft, wie die Komplexität des Projektes und eine realistischen Einschätzung der personellen Ressourcen der teilnehmenden Bibliotheken in Einklang gebracht werden können. RAHMENBEDINGUNGEN UND REGULARIEN Die Selbstbewertung wird von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Bibliotheken selbständig, aber mit Unterstützung z.b. durch Methodenschulungen, Materialien, Checklisten durchgeführt. Die Auditierung und Zertifizierung erfolgt durch das Institut für Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung in Bibliotheken und Hochschulen (IQO) an der Hochschule der Medien Stuttgart. Das Auditorenteam besteht aus Mitgliedern des Instituts und kann durch weitere QM-Experten unterstützt werden. Der Anmeldung zur Zertifizierung kann auf Wunsch der Bibliothek ein Beratungsgespräch mit den Auditoren vorausgehen, in dem der aktuelle Entwicklungsstand der Bibliothek im Hinblick auf die Erfüllung der Anforderungen der Zertifizierung analysiert wird. Nach Anmeldung zur Zertifizierung erfolgt eine externe Auditierung. Hier stellt die Bibliothek ihre Selbstbewertung vor und ermöglicht eine Prüfung der vorgelegten HdM IQO; Ausgezeichnete Bibliothek Qualitätszertifikat für Bibliotheken; ; Seite 3 von 5

4 Belege, Gespräche mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, ggf. Vertreterinnen von Interessengruppen sowie sonstige Formen der Prüfung. Das Auditorenteam dokumentiert in einem schriftlichen Bericht die Ergebnisse der Prüfung und gibt Hinweise auf Verbesserungspotenziale. Die Ergebnisse des Audits werden der Bibliothek präsentiert und erläutert. Die Berichte sowie Erkenntnisse, die sich aus der Auditierung ergeben, sind vertraulich. Inhalte dürfen nur in anonymisierter Form oder nach Zustimmung der betreffenden Bibliothek für Zwecke der Forschung und Lehre an der HdM verwendet werden. Das Zertifikat Ausgezeichnete Bibliothek wird vergeben bei Erreichen von 60% der erreichbaren Leistungspunkte. Es hat eine Gültigkeit von drei Jahren. Nach drei Jahren erlischt das Zertifikat automatisch, wenn keine erneute Zertifizierung erfolgt. Bei erfolgreicher Re-Zertifizierung wird das bestehende Zertifikat um weitere drei Jahre verlängert. Die Bibliothek, der das Zertifikat verliehen wurde, darf für den Zeitraum der Gültigkeit des Zertifikats (3 Jahre) das Zertifizierungszeichen (Logo/Schriftzug) für Werbezwecke jeglicher Art verwenden. Um den Fortschritt der Bibliothek auf dem Weg zu einer Ausgezeichneten Bibliothek nachhaltig zu unterstützen, kann die Bibliothek in den Jahren zwischen den Audits kurze externe Qualitätschecks in Anspruch nehmen. Unabhängig davon wird den teilnehmenden Bibliotheken empfohlen, in den Jahren zwischen den Audits Verbesserungsmaßnahmen und Fortschritte strukturiert zu dokumentieren. KOSTEN UND AUFTRAGSBEDINGUNGEN Vertragspartnerinnen im Rahmen des Qualitätsmanagementprojekts Ausgezeichnete Bibliothek sind die teilnehmende Bibliothek und die Hochschule der Medien Stuttgart, vertreten durch Institut für Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung in Bibliotheken und Hochschulen (IQO) an der Hochschule der Medien Stuttgart (vertreten durch Prof. Cornelia Vonhof). Das Institut IQO wird dabei als Zertifizierungsstelle, als Schulungsanbieter und Projektsteuerer tätig. Der Leistungskatalog des IQO führt die Leistungen auf, die im Rahmen des Projektes für die Bibliotheken erbracht werden (Schulungsangebote, Unterstützung bei Projektsteuerung und Projektmanagement, Arbeitsbögen, Checklisten, Handreichungen, Nutzung von IT-Tools). Die Kosten für die Teilnahme am Pilotprojekt sind abhängig von der Größe der Bibliothek und der Anzahl der zeitgleich teilnehmenden Bibliotheken. Sie werden entsprechend der beiden Projektabschnitte unabhängig von einander fällig und von der Hochschule der Medien in Rechnung gestellt. Die Zahlungsmodalitäten können zwischen den Vertragspartnerinnen individuell vereinbart werden. HdM IQO; Ausgezeichnete Bibliothek Qualitätszertifikat für Bibliotheken; ; Seite 4 von 5

5 PROJEKTPHASE P1: PROJEKTVORBEREITUNG P2: PROJEKTAUFTAKT P3: SELBSTBEWERTUNG IQO-LEISTUNGSKATALOG AUSGEZEICHNETE BIBLIOTHEK Konzeptionierung des Projektmanagements Erstellung der Materialien und Tools Vorbereitung und Durchführung einer Projekt-Kick-off-Veranstaltung Schulung zur Durchführung der Selbstbewertung vor Ort; inkl. Vorbereitung und Dokumentation Bereitstellung, ggf. Anpassung von Materialien (Checklisten, Handreichungen, Dokumentationsunterlagen etc.) Bereitstellung und Anpassung von IT-Tools zur Unterstützung der Selbstbewertung Begleitende Projekttreffen während der Selbstbewertungsphase P4: SCHULUNGSWORKSHOPS ZU MANAGEMENT- INSTRUMENTEN Durchführung von Schulungen und Workshops zu Themen, bei denen sich bei der Selbstbewertung in den teilnehmenden Bibliotheken Entwicklungsbedarf zeigt; inkl. Vorbereitung und Dokumentation. Standardangebot: Erarbeitung eines Bibliothekskonzept / Bibliotheksprofils / Strategie Prozessmanagement 1 weiteres Thema nach Bedarf Bereitstellung, ggf. Anpassung von Materialien (Checklisten, Handreichungen, Dokumentationsunterlagen etc.) P5: UMSETZUNGSPHASE Begleitung der Durchführung der Umsetzungsphase vor Ort Bereitstellung, ggf. Anpassung von Materialien (Checklisten, Handreichungen, Dokumentationsunterlagen etc.) P6: VOR-ORT-BESUCHE Bei Bedarf: Beratungsgespräch zur Abschätzung des aktuellen Entwicklungsstands der Bibliothek im Hinblick auf die Erfüllung der Anforderungen der Zertifizierung Vor-Ort-Besuch Vor- und Nachbereitung P7: ZERTIFIZIERUNG BEGLEITENDES PROJEKTMANAGEMENT Auditbericht (Ergebnisdokumentation des Vor-Ort-Besuchs), Empfehlungen, Vergabe des Zertifikats Begleitung und Steuerung des Projekts; Bereitstellung einer Online-Projektplattform HdM IQO; Ausgezeichnete Bibliothek Qualitätszertifikat für Bibliotheken; ; Seite 5 von 5