Inventarisierung von Microsoft Office 365. Office 365 mit Docusnap X inventarisieren

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1 Inventarisierung von Microsoft Office 365 Office 365 mit Docusnap X inventarisieren

2 TITEL Inventarisierung von Microsoft Office 365 AUTOR Docusnap Consulting DATUM VERSION 1.0 gültig ab Die Weitergabe, sowie Vervielfältigung dieser Unterlage, auch von Teilen, Verwertung und Mitteilung ihres Inhaltes ist nicht gestattet, soweit nicht ausdrücklich durch die itelio GmbH zugestanden. Zuwiderhandlung verpflichtet zu Schadenersatz. Alle Rechte vorbehalten. This document contains proprietary information and may not be reproduced in any form or parts whatsoever, nor may be used by or its contents divulged to third parties without written permission of itelio GmbH. All rights reserved. Inventarisierung von Microsoft Office Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 2 von 25

3 INHALTSVERZEICHNIS Einleitung 4 Vorbereiten von Microsoft Azure Erstellen der neuen Azure Anwendung Docusnap Office Dialog Registrierung einer neuen Anwendung Erstellen der Anwendung Docusnap Office Ermitteln und Zwischenspeichern der Anwendungs-ID Anwendungseinstellungen Erstellen und Zwischenspeichern eines Anwendungsschlüssels Autorisieren der Anwendung Docusnap Office Azure Active Directory Ermitteln der Verzeichnis ID Zusammenfassung 12 Alternative: PowerShell Script 13 Docusnap Office 365 Inventarisierung Docusnap Office 365 Inventarisierungs-Assistent Vorbedingung Proxy Konfiguration Docusnap Office 365 Inventarisierungs-Scandialog Office 365 Scandialog Firmenauswahl Office 365 Scandialog Domänenauswahl Office 365 Inventarisierung Office 365 Scanergebnis in Docusnap 22 Inventarisierung von Microsoft Office Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 3 von 25

4 Einleitung Im September-Release 2018 wurde Docusnap um die Funktion Office 365 Inventarisierung erweitert. Die neu hinzugefügte Inventarisierung sammelt Daten (Benutzer, Gruppen und Lizenzen) bezüglich Microsoft Office 365. In diesem Dokument beschreiben wir, welche Schritte erforderlich sind, um Informationen Ihrer Microsoft Office 365 Umgebung in Docusnap abzubilden. Inventarisierung von Microsoft Office Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 4 von 25

5 Vorbereiten von Microsoft Azure Die folgenden Kapitel beschreiben, wie die Microsoft Azure Umgebung für die Inventarisierung von Microsoft Office 365 vorbereitet werden muss. Alternativ kann, wie in Kapitel 3 beschrieben, ein PowerShell Script für die Einrichtung verwendet werden. Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Ihr verwendeter Azure Benutzer als Global Administrator berechtigt ist. 2.1 Erstellen der neuen Azure Anwendung Docusnap Office 365 Die Docusnap Office 365 Inventarisierung benötigt zwingend eine registrierte Anwendung (Application Registration), die berechtigt ist, lesend auf die Microsoft Office 365 Informationen zuzugreifen. In diesem Kapitel beschreiben wir, wie diese Anwendung erstellt wird. Beispielhaft wird die Anwendung mit Docusnap Office 365 bezeichnet. Der Name ist frei wählbar. Damit die Docusnap Office 365 Inventarisierung auf die Windows Azure Service Management API lesend zugreifen kann, muss in Azure eine neue Anwendung vom Typ Web-App/API erstellt werden Dialog Registrierung einer neuen Anwendung wählen Sie links in der Ressourcenübersicht den Punkt Azure Active Directory aus Ansicht Azure Active Directory > im Bereich Verwalten den Punkt App-Registrierungen auswählen klicken Sie auf den Menüpunkt Registrierung einer neuen Anwendung Abbildung 1 - App registrieren Inventarisierung von Microsoft Office Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 5 von 25

6 2.1.2 Erstellen der Anwendung Docusnap Office 365 Im Dialog Erstellen wird nun die Anwendung Docusnap Office 365 angelegt. Feld Name: Geben Sie den Anwendungsnamen Docusnap Office 365 ein Feld Anwendungstyp: Wählen Sie den Typ Web-App/API Feld Anmelde-URL: Tragen Sie hier die Anmelde-URL ein Erstellen: Per Klick auf diese Schaltfläche wird die Anwendung Docusnap Office 365 angelegt Abbildung 2 - App erstellen Inventarisierung von Microsoft Office Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 6 von 25

7 2.1.3 Ermitteln und Zwischenspeichern der Anwendungs-ID Nachdem die Erstellung abgeschlossen ist, wird die Anwendung mit Anzeigename, Anwendungstyp und Anwendungs-ID im Dashboard angezeigt. Wechseln Sie mit einem Klick auf den Namen der Anwendung in die Anwendungssicht. Kopieren Sie nun die Anwendungs-ID in Ihren Texteditor. Dieser Wert wird für die Inventarisierung benötigt. Wenn der Fokus auf der ID liegt, wird automatisch ein Kopiersymbol eingeblendet, das Sie für den Kopiervorgang verwenden können. Abbildung 3 - Docusnap Office 365 Inventarisierung von Microsoft Office Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 7 von 25

8 2.1.4 Anwendungseinstellungen Nachdem die ID kopiert wurde, erfolgt ein Klick auf den Anzeigenamen. Daraufhin wird eine Übersicht Ihrer Anwendung angezeigt. Rufen Sie nun mit einem Klick auf das Steuerelement Einstellungen den Einstellungsdialog auf und wählen in der Kategorie API-Zugriff die Option Schlüssel aus. Abbildung 4 - App Einstellungen Inventarisierung von Microsoft Office Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 8 von 25

9 2.1.5 Erstellen und Zwischenspeichern eines Anwendungsschlüssels Erstellen Sie nun für die Anwendung Docusnap Office 365 einen Schlüssel, tragen bei Beschreibung einen sprechenden Namen ein und wählen den Gültigkeitszeitraum. Für dieses Beispiel wurden folgende Werte eingetragen: Feld BESCHREIBUNG: DS-Office365-Key Feld LÄUFT AB: 1 Jahr Speichern: Klicken sie links oben auf Speichern Unter WERT wird nun der Schlüssel einmalig angezeigt. Kopieren Sie den Schlüsselwert in Ihren Texteditor Hinweis: Geht der Schlüsselwert verloren oder wird der Schlüsselwert ungültig, muss ein neuer Key erstellt werden. Abbildung 5 - Schlüssel erstellen Inventarisierung von Microsoft Office Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 9 von 25

10 2.1.6 Autorisieren der Anwendung Docusnap Office 365 Nun muss die Anwendung Docusnap Office 365 noch für die Microsoft Graph API berechtigt werden. Wählen Sie in der rechten Leiste in der Sektion API-Zugriff die Option erforderliche Berechtigungen Im Bereich erforderliche Berechtigungen klicken Sie auf Hinzufügen Im ersten Schritt muss eine API ausgewählt werden, klicken Sie auf Punkt 1, API Auswahl Selektieren Sie Microsoft Graph und klicken auf Auswählen Im nächsten Schritt Read directory data auswählen Abbildung 6 - Berechtigungen vergeben I Abbildung 7 - Berechtigungen vergeben II Inventarisierung von Microsoft Office Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 10 von 25

11 2.1.7 Azure Active Directory Ermitteln der Verzeichnis ID Verzeichnis-ID ermitteln und zwischenspeichern: wählen Sie links in der Ressourcenübersicht den Punkt Azure Active Directory aus Ansicht Azure Active Directory > im Bereich Verwalten den Punkt Eigenschaften auswählen speichern Sie die angezeigte Verzeichnis-ID über die Kopierfunktion in Ihrem Texteditor Abbildung 8 - Verzeichnis-ID Inventarisierung von Microsoft Office Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 11 von 25

12 2.2 Zusammenfassung Mit den durchgeführten Änderungen wurden die Voraussetzungen geschaffen, Ihre Microsoft Office 365 Umgebung mit Docusnap zu inventarisieren. Die Anwendung Docusnap Office 365 wird nun von Docusnap verwendet, um API-basiert die gewünschten Informationen zu inventarisieren und für die Weiterverarbeitung in der Docusnap Datenbank abzulegen. Zu diesem Zeitpunkt sollte Ihr Texteditor nun alle zwischengespeicherten Werte enthalten, die für die anschließende Inventarisierung benötigt werden. (Teile der Schlüssel wurden in der folgenden Abbildung anonymisiert!) Abbildung 9 - Inventarisierungsdaten Inventarisierung von Microsoft Office Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 12 von 25

13 Alternative: PowerShell Script Alternativ kann auch ein PowerShell Script verwendet werden, um die oben beschriebenen Schritte durchzuführen. Das Script befindet sich im Installationsverzeichnis von Docusnap C:\Program Files\Docusnap X\Tools\scripts\ o365.key.creation.ps1 Wichtig: Das PowerShell Script muss als Administrator ausgeführt werden! Folgende Schritte sind notwendig: 1. PowerShell Script starten und im erscheinenden Fenster einloggen Abbildung 10 - PowerShell - Login Inventarisierung von Microsoft Office Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 13 von 25

14 2. Name für die Applikation vergeben: Docusnap Office 365 Abbildung 11 - PowerShell - Application Name 3. Im Anschluss werden alle benötigten Informationen (Application ID, Directory ID und Key) ausgegeben Abbildung 12 - PowerShell - Inventarisierungsdaten Inventarisierung von Microsoft Office Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 14 von 25

15 4. Im Anschluss muss noch die angezeigte URL im Browser geöffnet und der Zugriff bestätigt werden. Abbildung 13 - PowerShell - Zugriff bestätigen Inventarisierung von Microsoft Office Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 15 von 25

16 Docusnap Office 365 Inventarisierung 4.1 Docusnap Office 365 Inventarisierungs-Assistent Vorbedingung Proxy Konfiguration Falls in Ihrem Netzwerk ein Proxy verwendet wird, ist es für den Office 365 Scan erforderlich, in den Verbindungseinstellungen die Proxyeinstellungen zu hinterlegen. Unter Umständen war diese Einstellung für den Einsatz der anderen Scanmodule nicht erforderlich. Entscheidend ist, dass die Proxy Einstellung für den jeweiligen Docusnap Discovery Service (DDS) anzupassen ist. Die Einstellungen im Beispiel-Screenshot sind für die interaktive Office 365 Inventarisierung korrekt. Würde als DDS ein Discovery Service eines anderen Standorts gewählt werden, müssten die Proxy-Einstellungen dieser DDS Installation zuvor angepasst werden. Proxy-Einstellungen anpassen: Klicken Sie links oben auf Docusnap um den Optionsdialog zu öffnen Selektieren Sie in der Optionsauswahl die Option Allgemeine Optionen Wählen Sie im Optionsfenster den Bereich Verbindungen Führen Sie folgende Proxy Einstellungen durch o Manuell einrichten auswählen o Unter Adresse ist Ihre Proxy URL inklusive Port einzutragen o Ein geeigneter Benutzer mit Passwort ist einzugeben Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit OK Abbildung 14 - Docusnap Proxy Einstellungen Inventarisierung von Microsoft Office Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 16 von 25

17 4.1.2 Docusnap Office 365 Inventarisierungs-Scandialog Die Docusnap Multifunktionsleiste wurde um den Bereich Cloud Services erweitert. Aktivieren Sie den Scandialog mit einem Klick auf Office 365. Abbildung 15 - Docusnap Office 365 Assistent starten Inventarisierung von Microsoft Office Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 17 von 25

18 4.1.3 Office 365 Scandialog Firmenauswahl Im ersten Schritt legen Sie fest, welchem Mandanten das Office 365 Scanergebnis zugeordnet wird. Alternativ kann im Scandialog über neue Firma erstellen ein neuer Mandant angelegt werden. Die Mehrmandantenfähigkeit ist der Docusnap X Ultimate Edition vorbehalten Abbildung 16 - Office 365 Inventarisierung - Firmenauswahl Inventarisierung von Microsoft Office Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 18 von 25

19 4.1.4 Office 365 Scandialog Domänenauswahl Im Schritt Domänenauswahl legen Sie fest, welcher Domäne des zuvor gewählten Mandanten das Scanergebnis zugeordnet wird. Alternativ kann für den ausgewählten Mandanten, über neue Domäne anlegen, eine neue Domäne erstellt werden. Zusätzlich wird ein Discovery Service für die Durchführung festgelegt. In diesem Beispiel ist eine Client Installation von Docusnap konfiguriert und für den Scan ausgewählt. Dadurch ist keine zeitgesteuerte Ausführung möglich. Der Assistent informiert Sie in diesem Fall durch eine Warnung. Abbildung 17 - Office 365 Inventarisierung - Domänenauswahl Inventarisierung von Microsoft Office Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 19 von 25

20 4.1.5 Office 365 Inventarisierung Nun werden die zuvor in Office 365 gesammelten IDs und Schlüsselinformationen benötigt, die Sie in Ihrem Texteditor abgespeichert haben. der Anzeigename ist nur als Platzhalter zu verstehen und ist somit frei wählbar die Verzeichnis-ID entspricht der ID Ihres Office 365 Directorys als Anwendungs-ID wird die ID der zuvor erstellten Anwendung eingetragen Im Feld Schlüssel fügen Sie den Wert des zuvor erstellen Schlüssels ein Abbildung 18 - Office 365 Inventarisierung - Scaninformationen eintragen Inventarisierung von Microsoft Office Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 20 von 25

21 Office 365 mit Docusnap X inventarisieren itelio GmbH Nach der Bestätigung des Dialogs öffnet sich die Office 365 Webseite in Ihrem Browser, auf der man sich einloggen und die entsprechende Berechtigungsanfrage akzeptieren muss. Abbildung 19 - Office 365 Inventarisierung - Berechtigungsanfrage akzeptieren Inventarisierung von Microsoft Office Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 21 von 25

22 4.2 Office 365 Scanergebnis in Docusnap Das Scanergebnis finden Sie im Modul Inventar als eigenen Knoten mit der Bezeichnung Office 365 unterhalb der zuvor gewählten Domäne, innerhalb der Infrastruktur Ihres Mandanten. Der folgende Screenshot zeigt die oberste Ebene einer Office 365 Inventarisierung: Abbildung 20 Office Inventarisierungsergebnis Inventarisierung von Microsoft Office Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 22 von 25

23 ABBILDUNGSVERZEICHNIS ABBILDUNG 1 - APP REGISTRIEREN... 5 ABBILDUNG 2 - APP ERSTELLEN... 6 ABBILDUNG 3 - DOCUSNAP OFFICE ABBILDUNG 4 - APP EINSTELLUNGEN... 8 ABBILDUNG 5 - SCHLÜSSEL ERSTELLEN... 9 ABBILDUNG 6 - BERECHTIGUNGEN VERGEBEN I...10 ABBILDUNG 7 - BERECHTIGUNGEN VERGEBEN II...10 ABBILDUNG 8 - VERZEICHNIS-ID ABBILDUNG 9 - INVENTARISIERUNGSDATEN...12 ABBILDUNG 10 - POWERSHELL - LOGIN...13 ABBILDUNG 11 - POWERSHELL - APPLICATION NAME ABBILDUNG 12 - POWERSHELL - INVENTARISIERUNGSDATEN ABBILDUNG 13 - POWERSHELL - ZUGRIFF BESTÄTIGEN...15 ABBILDUNG 14 - DOCUSNAP PROXY EINSTELLUNGEN...16 ABBILDUNG 15 - DOCUSNAP OFFICE 365 ASSISTENT STARTEN ABBILDUNG 16 - OFFICE 365 INVENTARISIERUNG - FIRMENAUSWAHL...18 ABBILDUNG 17 - OFFICE 365 INVENTARISIERUNG - DOMÄNENAUSWAHL...19 ABBILDUNG 18 - OFFICE 365 INVENTARISIERUNG - SCANINFORMATIONEN EINTRAGEN ABBILDUNG 19 - OFFICE 365 INVENTARISIERUNG - BERECHTIGUNGSANFRAGE AKZEPTIEREN...21 ABBILDUNG 20 OFFICE INVENTARISIERUNGSERGEBNIS Inventarisierung von Microsoft Office Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 23 von 25

24 VERSIONSHISTORIE Datum Beschreibung Dokument erstellt Inventarisierung von Microsoft Office Docusnap Alle Rechte vorbehalten Seite 24 von 25

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