Seriendruck für Avery Zweckform Etiketten in Microsoft Word 2010, 2007, 2003 & 2002/XP, 2000 & 97 für Windows

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1 Seriendruck für Avery Zweckform Etiketten in Microsoft Word 2010, 2007, 2003 & 2002/XP, 2000 & 97 für Windows Dieses Merkblatt teilt sich in 3 Abschnitte unterschiedliche Schritte für die folgenden Versionen: A. Microsoft Word 2003 & 2002/XP Eine Datenbank erstellen und den Assistenten für den Seriendruck verwenden Eine existierende Microsoft Word Datenbank und den Assistenten für den Seriendruck verwenden B. Microsoft Word 2007 Eine Datenbank erstellen und den Assistenten für den Seriendruck verwenden Eine existierende Microsoft Word Datenbank und den Assistenten für den Seriendruck verwenden C. Microsoft Word 2000 & 97 Eine Datenbank erstellen und den Assistenten für den Seriendruck verwenden Eine existierende Microsoft Word Datenbank und den Befehl für den Seriendruck verwenden Copyright 2013 Avery Zweckform Seite 1

2 A. Microsoft Word 2003 & 2002/XP Die folgenden Schritte helfen Ihnen bei der Verwendung der Funktion Seriendruck in Microsoft Word 2003/2002/XP und beim Ausdruck Ihrer Avery Zweckform Etiketten. Eine Datenbank mittels des Assistenten für den Seriendruck erstellen Eine existierende Datenbank und den Assistenten für den Seriendruck verwenden Eine Datenbank erstellen und den Assistenten für den Seriendruck verwenden wählen Sie dann Extras > Briefe und Sendungen > Seriendruck-Assistent. 2. Das Seriendruck Aufgabenfenster wird angezeigt. Wählen Sie Etiketten. Klicken Sie auf Weiter: Dokument wird gestartet. 3. Wählen Sie Dokumentlayout ändern und klicken Sie dann auf Etikettenoptionen. 4. In den Etikettenoptionen wählen Sie das und klicken Sie dann auf OK. (Wenn Sie A4- Etikettenmarke > Avery/Zweckform A4 & A5 auswählen) 5. Klicken Sie auf Weiter: Empfänger wählen. Wählen Sie Neue Liste eingeben. Klicken Sie auf Erstellen. Das Dialogfeld Neue Adressenliste wird angezeigt. 6. Klicken Sie auf Anpassen, um die Feldnamen zu bearbeiten. Das Dialogfeld Adressliste anpassen wird angezeigt. Wertvoller Tipp: Um einen Feldnamen hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen. Geben Sie den neuen Feldnamen ein und klicken Sie dann auf OK. Um ggf. die Feldnamen neu zu sortieren, verwenden Sie rechts die Tasten Bild hoch oder Bilder runter. 7. Klicken Sie auf OK, wenn Sie die Änderungen abgeschlossen haben. Das angepasste Dialogfeld Neue Adressliste wird angezeigt. 8. Geben Sie im Dialogfeld Neue Adressliste alle Adressinformationen für alle Einträge Ihrer Liste an. Klicken Sie auf Neuer Eintrag, um Nachnamen und Adresse einzugeben. Wertvoller Tipp: Mit dem Tabulator oder der Taste Enter können Sie zwischen den Feldern hin und herspringen. KEINE zusätzlichen Leerzeichen oder Satzzeichen wie z.b. Kommata einfügen. 9. Nach Eingabe von Namen und Adressen klicken Sie auf Schließen. Das Dialogfeld Adressliste speichern wird angezeigt. 10. Die neue Datenquelle, die Sie gerade erstellt haben, wird gespeichert. Klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie Enter. Wertvoller Tipp: Standardmäßig wird die Adressenliste im Ordner Meine Datenquelle gespeichert. Es empfiehlt sich, die Adressenliste hier zu speichern, da es sich um den Standardordner handelt, in dem Microsoft Word nach Dateien von Datenquellen sucht. 11. Das Dialogfeld Seriendruckempfänger wird angezeigt. Klicken Sie auf OK. Wertvoller Tipp: Um die Einträge vor dem Seriendruck in alphabetischer Reihenfolge zu sortieren, klicken Sie auf die entsprechende Kopfzeile. 12. Die aktivierte Symbolleiste Seriendruck und die nächsten Schritte erscheinen im Aufgabenfenster. Klicken Sie auf Weiter: Ordnen Sie Ihre Etiketten an 13. Klicken Sie auf Adressblock, um den Feldcode des Adressblocks in das erste Etikett einzufügen. Das Dialogfeld Adressblock einfügen wird angezeigt. 14. Klicken Sie auf OK, um die Standardeinstellungen zu akzeptieren. 15. Um Format und Layout des ersten Etiketts auf alle anderen Etiketten der Seite zu übertragen, klicken Sie auf Alle Etiketten aktualisieren. Wertvoller Tipp: Wenn die Schaltfläche Alle Etiketten aktualisieren nicht angezeigt wird, blättern Sie zum Ende des Aufgabenfensters Klicken Sie auf Weiter: Vorschau auf Ihre Etiketten. Das Seriendruckdokument wird mit der Datei angezeigt, die im Vorfeld erstellt wurde. Copyright 2013 Avery Zweckform Seite 2

3 17. Klicken Sie auf Weiter: Seriendruck fertig stellen im letzten Schritt des Seriendruck- Assistenten und drucken Sie die Etiketten. Erstellen Sie einen Testausdruck der ersten Seite auf einem leeren Blatt Papier. Wenn Sie mit dem Ergebnis des Testausdrucks zufrieden sind, wiederholen Sie den Druckvorgang, um die gesamte Liste auf Ihrem Avery Zweckform Produkt zu drucken. Eine existierende Microsoft Word Datenbank und den Assistenten für den Seriendruck verwenden wählen Sie dann Extras > Briefe und Sendungen > Seriendruck-Assistent. 2. Das Seriendruck Aufgabenfenster wird angezeigt. Wählen Sie Etiketten. Klicken Sie auf Weiter: Dokument wird gestartet. 3. Wählen Sie Dokumentenlayout ändern. Klicken Sie auf Etikettenoptionen. 4. In den Etikettenoptionen wählen Sie das und klicken Sie dann auf OK. (Wenn Sie A4- Etikettenmarke > Avery/Zweckform A4 & A5 auswählen) 5. Klicken Sie auf Weiter: Empfänger wählen. Die nächsten Schritte werden im Aufgabenfenster angezeigt. Wählen Sie Vorhandene Liste verwenden. Klicken Sie auf Durchsuchen. 6. Das Dialogfeld Datenquelle auswählen wird angezeigt. Eine vorhandene Datei aussuchen. Um die Datei zu öffnen, auf den Dateinamen klicken und dann auf Öffnen oder Doppelklick auf den Dateinamen. 7. Das Dialogfeld Seriendruckempfänger wird angezeigt. Klicken Sie auf OK. Wertvoller Tipp: Um der Datenbank hinzuzufügen, klicken Sie im Seriendruckempfänger auf Bearbeiten. Klicken Sie auf Neuer Eintrag. Geben Sie die neue Information ein. Klicken Sie auf Schließen. Um eine bestehende Information zu bearbeiten, klicken Sie im Seriendruckempfänger auf Bearbeiten. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Klicken Sie auf Schließen. 8. Die nächsten Schritte werden im Aufgabenfenster angezeigt. Klicken Sie auf Weiter: Ordnen Sie Ihre Etiketten an. 9. Klicken Sie auf Adressblock, um den Feldcode des Adressblocks in das erste Etikett einzufügen. Das Dialogfeld Adressblock einfügen wird angezeigt. 10. Klicken Sie auf OK, um die Standardeinstellungen zu akzeptieren. 11. Um Format und Layout des ersten Etiketts auf alle anderen Etiketten der Seite zu übertragen, klicken Sie auf Alle Etiketten aktualisieren. Wertvoller Tipp: Wenn die Schaltfläche Alle Etiketten aktualisieren nicht angezeigt wird, blättern Sie zum Ende des Aufgabenfensters Klicken Sie auf Weiter: Vorschau auf Ihre Etiketten. Das Seriendruckdokument wird mit einer vorhandenen Datenbankdatei zusammengeführt angezeigt. 13. Klicken Sie auf Weiter: Seriendruck fertig stellen im letzten Schritt des Seriendruck- Assistenten und drucken Sie die Etiketten. Erstellen Sie einen Testausdruck der ersten Seite auf einem leeren Blatt Papier. Wenn Sie mit dem Ergebnis des Testausdrucks zufrieden sind, wiederholen Sie den Druckvorgang, um die gesamte Liste auf Ihrem Avery Zweckform Produkt zu drucken. Copyright 2013 Avery Zweckform Seite 3

4 B. Microsoft Word 2007 Die folgenden Schritte helfen Ihnen bei der Verwendung der Funktion Seriendruck in Microsoft Word 2007 und beim Ausdruck Ihrer Avery Zweckform Etiketten. Zwei Punkte werden behandelt: Eine Datenbank mittels des Assistenten für den Seriendruck erstellen Eine existierende Datenbank und den Assistenten für den Seriendruck verwenden Eine Datenbank erstellen und den Assistenten für den Seriendruck verwenden klicken Sie dann auf der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte Sendungen. 2. Aus der Gruppe Seriendruck starten wählen Sie Seriendruck starten > Seriendruck-Assistent mit Schritt-für- Schritt-Anweisungen 3. Das Seriendruck Aufgabenfenster wird angezeigt. Wählen Sie Etiketten. Klicken Sie auf Weiter: Dokument wird gestartet. 4. Wählen Sie Dokumentenlayout ändern. Klicken Sie auf Etikettenoptionen. 5. In den Etikettenoptionen wählen Sie das und klicken dann auf OK. (Wenn Sie A4- Etikettenmarke > Avery/Zweckform A4 auswählen) 6. Klicken Sie auf Weiter: Empfänger wählen. Wählen Sie Neue Liste eingeben. Klicken Sie auf Erstellen. Das Dialogfeld Neue Adressenliste wird angezeigt. 7. Klicken Sie auf Spalten anpassen, um die Feldnamen zu bearbeiten. Das Dialogfeld Adressliste anpassen wird angezeigt. Wertvoller Tipp: Um einen Feldnamen hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen. Geben Sie den neuen Feldnamen ein und klicken Sie dann auf OK. Um ggf. die Feldnamen neu zu sortieren, verwenden Sie rechts die Tasten Bild hoch oder Bilder runter. 8. Klicken Sie auf OK, wenn Sie die Änderungen abgeschlossen haben. Das angepasste Dialogfeld Neue Adressliste wird angezeigt. 9. Geben Sie im Dialogfeld Neue Adressliste alle Adressinformationen für alle Einträge Ihrer Liste an. Klicken Sie auf Neuer Eintrag, um Nachnamen und Adresse einzugeben. Wertvoller Tipp: Mit dem Tabulator oder der Taste Enter können Sie zwischen den Feldern hin- und herspringen. Keine zusätzlichen Leerzeichen oder Satzzeichen wie z.b. Kommata einfügen. 10. Nach Eingabe von Namen und Adressen klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld Adressliste speichern wird angezeigt. 11. Die neue Datenquelle, die Sie gerade erstellt haben, wird gespeichert. Klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie Enter. Wertvoller Tipp: Standardmäßig wird die Adressenliste im Ordner Meine Datenquelle gespeichert. Es empfiehlt sich, die Adressenliste hier zu speichern, da es sich um den Standardordner handelt, in dem Microsoft Word nach Dateien von Datenquellen sucht. 12. Das Dialogfeld Seriendruckempfänger wird angezeigt. Klicken Sie auf OK. Wertvoller Tipp: Um die Einträge vor dem Seriendruck in alphabetischer Reihenfolge zu sortieren, klicken Sie auf die entsprechende Kopfzeile Die nächsten Schritte werden im Aufgabenfenster angezeigt. Klicken Sie auf Weiter: Ordnen Sie Ihre Etiketten an 14. Klicken Sie auf Adressblock, um den Feldcode des Adressblocks in das erste Etikett einzufügen. Das Dialogfeld Adressblock einfügen wird angezeigt. 15. Klicken Sie auf OK, um die Standardeinstellungen zu akzeptieren. 16. Um Format und Layout des ersten Etiketts auf alle anderen Etiketten der Seite zu übertragen, klicken Sie auf Alle Etiketten aktualisieren. Wertvoller Tipp: Wenn die Schaltfläche Alle Etiketten aktualisieren nicht angezeigt wird, blättern Sie zum Ende des Aufgabenfensters Klicken Sie auf Weiter: Vorschau auf Ihre Etiketten. Das Seriendruckdokument wird Copyright 2013 Avery Zweckform Seite 4

5 mit der Datei angezeigt, die im Vorfeld erstellt wurde. 18. Klicken Sie auf Weiter: Seriendruck fertig stellen im letzten Schritt des Seriendruck- Assistenten und drucken Sie die Etiketten. Erstellen Sie einen Testausdruck der ersten Seite auf einem leeren Blatt Papier. Wenn Sie mit dem Ergebnis des Testausdrucks zufrieden sind, wiederholen Sie den Druckvorgang, um die gesamte Liste auf Ihrem Avery Zweckform Produkt zu drucken. Eine existierende Microsoft Word Datenbank und den Assistenten für den Seriendruck verwenden klicken Sie dann auf der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte Sendungen. 2. Aus der Gruppe Seriendruck starten wählen Sie Seriendruck starten > Seriendruck- Assistent mit Schritt-für-Schritt- Anweisungen 3. Das Seriendruck Aufgabenfenster wird angezeigt. Wählen Sie Etiketten. Klicken Sie auf Weiter: Dokument wird gestartet. 4. Wählen Sie Dokumentenlayout ändern. Klicken Sie auf Etikettenoptionen. 5. In den Etikettenoptionen wählen Sie das und klicken Sie dann auf OK. (Wenn Sie A4- Etikettenmarke > Avery/Zweckform A4 auswählen) 6. Klicken Sie auf Weiter: Empfänger wählen. Die nächsten Schritte werden im Aufgabenfenster angezeigt. Wählen Sie Vorhandene Liste verwenden. Klicken Sie auf Durchsuchen. 7. Das Dialogfeld Datenquelle auswählen wird angezeigt. Eine vorhandene Datei aussuchen. Um die Datei zu öffnen, auf den Dateinamen klicken und dann auf Öffnen oder Doppelklick auf den Dateinamen. 8. Das Dialogfeld Seriendruckempfänger wird angezeigt. Klicken Sie auf OK. Wertvoller Tipp: Um der Datenbank hinzuzufügen, klicken Sie im Seriendruckempfänger auf Bearbeiten. Klicken Sie auf Neuer Eintrag. Geben Sie die neue Information ein. Klicken Sie auf Schließen. Um eine bestehende Information zu bearbeiten, klicken Sie im Seriendruckempfänger auf Bearbeiten. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Klicken Sie auf Schließen. 9. Die nächsten Schritte werden im Aufgabenfenster angezeigt. Klicken Sie auf Weiter: Ordnen Sie Ihre Etiketten an. Copyright 2013 Avery Zweckform Seite 5

6 10. Klicken Sie auf Adressblock, um den Feldcode des Adressblocks in das erste Etikett einzufügen. Das Dialogfeld Adressblock einfügen wird angezeigt. 11. Klicken Sie auf OK, um die Standardeinstellungen zu akzeptieren. 12. Um Format und Layout des ersten Etiketts auf alle anderen Etiketten der Seite zu übertragen, klicken Sie auf Alle Etiketten aktualisieren. Wertvoller Tipp: Wenn die Schaltfläche Alle Etiketten aktualisieren nicht angezeigt wird, blättern Sie zum Ende des Aufgabenfensters. 13. Klicken Sie auf Weiter: Vorschau auf Ihre Etiketten. Das Seriendruckdokument wird mit einer vorhandenen Datenbankdatei zusammengeführt angezeigt. 14. Klicken Sie auf Weiter: Seriendruck fertig stellen im letzten Schritt des Seriendruck- Assistenten und drucken Sie die Etiketten. Erstellen Sie einen Testausdruck der ersten Seite auf einem leeren Blatt Papier. Wenn Sie mit dem Ergebnis des Testausdrucks zufrieden sind, wiederholen Sie den Druckvorgang, um die gesamte Liste auf Ihrem Avery Zweckform Produkt zu drucken. C. Microsoft Word 2000 & 97 Die folgenden Schritte helfen Ihnen bei der Verwendung der Funktion Seriendruck in Microsoft Word 2000 & 97und beim Ausdruck Ihrer Avery Zweckform Etiketten. Zwei Punkte werden behandelt: Eine Datenbank mit Seriendruck erstellen Eine vorhandene Datenbank mit Seriendruck verwenden Eine Datenbank erstellen und den Befehl für den Seriendruck verwenden wählen Sie dann Extras > Seriendruck. 2. Das Dialogfeld Seriendruck-Manager wird angezeigt. Klicken Sie auf Erstellen > Serienbriefe. 3. Klicken Sie auf Neues Hauptdokument. 4. Klicken Sie auf Daten importieren und wählen Sie dann Datenquelle erstellen. Wertvoller Tipp: Um einen Feldnamen aus dem Feld Feldnamen in der Kopfzeile zu löschen, wählen Sie den Feldnamen und klicken Sie auf Feldnamen löschen. Um einen Feldnamen hinzuzufügen, geben Sie den Namen in das Textfeld Feldname ein. Geben Sie keine Leerzeichen ein. Klicken Sie auf Feldnamen hinzufügen. Um ggf. die Feldnamen neu zu sortieren, verwenden Sie die Pfeile rechts. 5. Wenn die Änderungen des Feldnamens abgeschlossen sind, klicken Sie auf OK. 6. Wählen Sie im Dialogfeld Speichern unter den gewünschte Speicherort für die Datei. Geben Sie der Datei einen Namen. Klicken Sie auf Speichern oder drücken Sie Enter. 7. Klicken Sie auf Datenquelle bearbeiten. Geben Sie im Dialogfeld Datenformat alle Dateninformationen für alle Einträge Ihrer Liste an. Klicken Sie auf Hinzufügen Neu für jeden weiteren Eintrag. Klicken Sie nicht auf OK, bevor nicht alle Daten eingegeben wurden. Copyright 2013 Avery Zweckform Seite 6

7 Wertvoller Tipp: Mit dem Tabulator oder der Taste Enter können Sie zwischen den Feldern hin- und herspringen. Keine zusätzlichen Leerzeichen oder Satzzeichen wie z.b. Kommata einfügen. 8. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK. 9. Die Symbolleiste für den Seriendruck wird angezeigt. Klicken Sie auf Seriendruck- Manager. 10. Das Dialogfeld Seriendruck-Manager wird angezeigt. Klicken Sie auf Einstellungen. 11. In den Etikettenoptionen wählen Sie das und klicken dann auf OK. (Wenn Sie A4- Etikettenmarke > Zweckform A4 & A5 auswählen) 12. Klicken Sie auf Seriendruckfelder einfügen, um die ausgewählten Feldnamen anzuzeigen. 13. Klicken Sie auf die Feldnamen, um sie der Etikettvorlage hinzuzufügen. Drücken Sie die Leertaste, um zwischen den Feldnamen ein Leerzeichen einzufügen und drücken Sie die Taste Enter, um zu einer neuen Zeile zu gehen. 14. Formatieren Sie den Text wie gewünscht. Wertvoller Tipp: Geben Sie Satzzeichen oder Sonderzeichen wie Kommata oder Leerzeichen ein in: Stadt, Ländercode. Um Schriftart oder Absatzausrichtung zu ändern, markieren Sie den Text, rechter Mausklick und wählen Sie dann Schriftart oder Absatz aus dem Menü aus. 15. Klicken Sie auf OK, wenn Sie die Änderungen abgeschlossen haben. 16. Das Dialogfeld Seriendruck-Manager wird angezeigt. Klicken Sie auf Zusammenführen. 17. Wählen Sie alle notwendigen Optionen für das Zusammenführen aus. Klicken Sie auf Zusammenführen. Wertvoller Tipp: Um die Einträge vor dem Zusammenführen in alphabetischer Reihenfolge oder Zahlenfolge zu sortieren, klicken Sie auf Abfrageoptionen und wählen Sie dann die Registerkarte Datensätze sortieren. 18. Jetzt können Sie Ihre Etiketten ausdrucken. Wählen Sie Datei > Drucken. Erstellen Sie einen Testausdruck der ersten Seite auf einem leeren Blatt Papier. Geben Sie Ihre Druckeinstellungen ein. Klicken Sie auf OK. Wenn Sie mit dem Ergebnis des Testausdrucks zufrieden sind, bedrucken Sie Ihre Avery Zweckform Produkte. Eine existierende Microsoft Word Datenbank und den Befehl Seriendruck verwenden wählen Sie dann Extras > Seriendruck. 2. Das Dialogfeld Seriendruck-Manager wird angezeigt. Klicken Sie auf Erstellen > Serienbriefe. 3. Klicken Sie auf Neues Hauptdokument. 4. Klicken Sie auf Daten importieren und wählen Sie dann Datenquelle öffnen. 5. Um eine Datei zu öffnen, auf den Dateinamen klicken und dann auf Öffnen oder Doppelklick auf den Dateinamen. 6. Klicken Sie auf Hauptdokument einrichten. 7. In den Etikettenoptionen wählen Sie das und klicken Sie dann auf OK. (Wenn Sie A4- Etikettenmarke > Zweckform A4 & A5 auswählen) 8. Klicken Sie auf Seriendruckfelder einfügen, um die ausgewählten Feldnamen anzuzeigen. 9. Klicken Sie auf die Feldnamen, um sie der Etikettenvorlage hinzuzufügen. Drücken Sie die Leertaste, um zwischen den Feldnamen ein Leerzeichen einzufügen und drücken Sie die Taste Enter, um zu einer neuen Zeile zu gehen. 10. Formatieren Sie den Text wie gewünscht. Wertvoller Tipp: Geben Sie Satzzeichen oder Sonderzeichen wie Kommata oder Leerzeichen Copyright 2013 Avery Zweckform Seite 7

8 ein in: Stadt, Ländercode. Um Schriftart oder Absatzausrichtung zu ändern, markieren Sie den Text, rechter Mausklick und wählen Sie dann Schriftart oder Absatz aus dem Menü aus. 11. Klicken Sie auf OK, wenn Sie die Änderungen abgeschlossen haben. 12. Das Dialogfeld Seriendruck-Manager wird angezeigt. Klicken Sie auf Zusammenführen. 13. Wählen Sie alle notwendigen Optionen für das Zusammenführen aus. Klicken Sie auf Zusammenführen. Wertvoller Tipp: Um die Einträge vor dem Zusammenführen in alphabetischer Reihenfolge oder Zahlenfolge zu sortieren, klicken Sie auf Abfrageoptionen und wählen Sie dann die Registerkarte Datensätze sortieren. 14. Jetzt können Sie Ihre Etiketten ausdrucken. Wählen Sie Datei > Drucken. Erstellen Sie einen Testausdruck der ersten Seite auf einem leeren Blatt Papier. Geben Sie Ihre Druckeinstellungen ein. Klicken Sie auf OK. Wenn Sie mit dem Ergebnis des Testausdrucks zufrieden sind, bedrucken Sie Ihre Avery Zweckform Produkte. Avery, Zweckform und alle anderen Marken, Produktnamen und Codes von Avery sind Marken der CCL Industries Inc., Toronto (Kanada). Alle anderen Marken und Produktnamen sind Marken der jeweiligen Unternehmen. Copyright 2013 Avery Zweckform Seite 8