voks: Datenübernahme FIBU

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1 voks: Datenübernahme FIBU Bereich: Allgemein - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 2.1. Programmstand 2.2. Agenda-Installation 2.3. Mandanten-Adressdaten 3. Vorgehensweise 3.1. voks: Daten auslesen 3.2. Agenda: Daten einlesen 3.3. Agenda: Daten nachbearbeiten 3.4. Agenda: Fehler laut Protokoll beheben 3.5. Agenda: Mit FIBU arbeiten 4. Details 4.1. Pfad der Importdatei finden 4.2. Mandanten manuell anlegen 4.3. Zusätzliche Informationen 5. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info zeigt, wie Sie die Daten der Finanzbuchführung aus voks-fibu auslesen und in Agenda FIBU einlesen. voks-fibu Agenda FIBU Datenübernahme Folgende Daten werden übernommen: Mandanten-Programmdaten (Sachkontenrahmen, Versteuerungsart, Umsatzsteuer-Zeitraum) Sachkonten Personenkonten Buchungen Offene Posten Summen- und Saldenliste (zum Abgleich nach dem Import) Empfehlung Wir empfehlen, die Umstellung der Mandanten sukzessive im Zeitraum Dezember 2014 bis April 2015 vorzunehmen. Lesen Sie die Fibu-Daten eines Mandanten mit allen gewünschten Wirtschaftsjahren aus voks aus und in Agenda ein. Weitere Möglichkeit Die voks-fibu-daten werden pro Mandant mit allen gewünschten Wirtschaftsjahren ausgelesen. Dieser Schritt wird für mehrere voks-fibu-mandanten durchgeführt. Anschließend werden die voks-fibu-daten von allen ausgelesenen Mandanten mit allen ausgelesenen Wirtschaftsjahren in einem Schritt in Agenda FIBU eingelesen.

3 Seite 3 Wichtiger Hinweis Die Datenübernahme nach Agenda FIBU ist nur einmalig möglich. Buchungen, die nach der Übernahme noch in voks-fibu gebucht werden, können nicht nachträglich nach Agenda FIBU übernommen werden. Nicht einlesbare Daten Folgende Daten können nicht automatisch eingelesen werden: Mandanten mit folgenden Sachkontenrahmen: SKR 45 Heime und soziale Einrichtungen (PBV) SKR 49 Vereine SKR 70 Hotel und Gaststätten SKR 80 Zahnärzte SKR 81 Ärzte Mandanten, bei denen sich die Länge der Sachkonten um mehr als eine Stelle von der Länge der Personenkonten unterscheidet (Beispiel: Sachkonto = 1000 und Personenkonto = ). Mandanten mit alphanumerischen Personenkonten. Wirtschaftsjahre bis Unser Consulting bietet Ihnen Hilfe beim Einlesen der Daten. Richten Sie eine unverbindliche Anfrage an: Telefon: consulting@agenda-software.de

4 Seite Voraussetzungen Programmstand Zur Datenübernahme wurden Assistenten in voks und Agenda integriert. Es muss deshalb mindestens folgender Programmstand der jeweiligen Software installiert sein: voks Mindestversion voks-fibu: 9620 Wo finde ich die Angabe?»? Versioninfo«Wo finde ich das Update? Agenda Mindestversion DVD-Artikel-Nr (DVD Februar 2015) Wo finde ich die Angabe?»Hilfe Info«Wo finde ich das Update?

5 Seite Agenda-Installation Installation von Agenda Damit die Komfortfunktionen des Datenexports bzw. -imports genutzt werden können, sollten die Agenda-Software und die voks-software auf dem gleichen Rechner bzw. Server installiert sein. Falls Sie Agenda auf einem anderen Rechner installiert haben, wenden Sie sich an unsere Hotline: Mandanten-Adressdaten Um voks-fibu-daten zu übernehmen, müssen in Agenda bereits Mandanten-Adressdaten angelegt sein. Empfehlung Alle Mandanten-Adressdaten können in einem Schritt übernommen werden: Nr »voks: Datenübernahme Adressdaten«. Manuelle Anlage in Agenda Grundsätzlich können Mandanten-Adressdaten auch manuell in Agenda angelegt werden. Achten Sie hierbei darauf, die gleiche Mandantennummer wie in voks zu verwenden. Nur bei der Verwendung der gleichen Mandantennummer können anschließend weitere Daten (Fibu, Lohn, Anlage) automatisch in Agenda eingelesen werden. Mandanten manuell anlegen 23 voks-mandantennummer mit mehr als 6 Stellen Falls Sie in voks-mandantennummern mit mehr als 6 Stellen verwendet haben, ist der Assistent zur Übernahme der Stammdaten zwingend zu verwenden, um das Einlesen der Daten zu ermöglichen. Nr »voks: Datenübernahme Adressdaten«

6 Seite 6 3. Vorgehensweise Überblick 1. voks: Daten auslesen 6 2. Agenda: Daten einlesen 7 3. Agenda: Daten nachbearbeiten Agenda: Fehler laut Protokoll beheben Agenda: Mit FIBU arbeiten voks: Daten auslesen voks-fibu öffnen Daten auslesen 1. Mandant wählen. 2.»Extras Export Agenda FIBU«. 3. Eine Meldung bestätigt den erfolgreichen Export. Es wurden alle vorhandenen Wirtschaftsjahre des Mandanten ab 2007 exportiert. Hinweis Falls nachstehendes Fenster erscheint, handelt es sich um einen Mandanten mit abweichendem 3 Sachkontenrahmen. Die Daten können nicht automatisch eingelesen werden.

7 Seite Agenda: Daten einlesen ARBEITSPLATZ öffnen Agenda FIBU öffnen <Alle Anwendungen>. <Finanzbuchführung>. Für den Import der voks-fibu-daten ist es unerheblich, ob in Agenda FIBU ein Mandant geöffnet ist oder nicht.

8 Seite 8 Daten importieren Hinweis Der Import kann nur gestartet werden, wenn alle anderen Anwendungen geschlossen sind. Wählen Sie einen günstigen Zeitpunkt. 1.»Transfer Import aus Fremdprogrammen Import Fibu-Daten aus voks«. 2. Start des Imports: Das Verzeichnis mit der Importdatei ist bereits vorbelegt. Lesen Sie auf Seite 22, wenn das Verzeichnis nicht automatisch vorbelegt ist. <Weiter>.

9 Seite 9 3. Mandanten-Übersicht: Wirtschaftsjahre aktivieren, die Sie einlesen möchten. <Weiter>. 4. Abschlussmeldung: <Fertigstellen>.

10 Seite Der Import startet. 6. Abschluss: Alle Mandanten wurden eingelesen. Im Protokoll werden nur die Mandanten angezeigt, bei denen beim Einlesen Fehler festgestellt wurden. Diese Mandanten müssen nachbearbeitet 11 werden. Das Protokoll des Gesamtimports wird gespeichert: [Laufwerk:\]Agenda\Datenübernahme\Fibu

11 Seite Agenda: Daten nachbearbeiten Daten nachbearbeiten Beim erstmaligen Öffnen der entsprechenden Mandanten in Agenda FIBU wird ein Fehlerprotokoll angezeigt. 1. Mandant öffnen. 2. Meldung mit <OK> bestätigen. 3. Protokoll zur voks-mandantenübernahme ausdrucken. Hinweis Wenn Sie das Protokoll zu einem späteren Zeitpunkt erneut aufrufen möchten, finden Sie es unter [Laufwerk:\]Agenda\AFLDaten\K1\Mxxxxxx\(Jahr)\Protokolle\Datenübernahme (xxxxxx= Mandantennummer)

12 Seite Agenda: Fehler laut Protokoll beheben Die Fehler laut Protokoll müssen behoben werden. Wenn Sie diesen Aufwand vermeiden möchten, können anstelle der einzelnen Buchungen auch die Jahresverkehrszahlen aus voks-fibu eingelesen werden: Nr »Voks: Übernahme der Jahresverkehrszahlen«. Überblick 1. Allgemeine Information zum Protokoll Buchung finden Fehler Fehler Fehler Fehler 107/Fehler Fehler Steuerschlüssel Kostenstellen/Kostenträger Summen- und Saldenliste Differenzen zwischen Agenda und voks 20 Allgemeine Information zum Protokoll Buchung finden 1. Entnehmen Sie dem Protokoll folgende Angaben: Abrechnungsnummer. Buchungskreis 2. Buchung öffnen.»bearbeitung Buchungserfassung«öffnen. Abrechnungsnummer und Buchungskreis entsprechend der Angaben im Protokoll öffnen. Farbige Buchung suchen.

13 Seite 13 Fehler 401: Das Konto ist nicht angelegt: xxxx Das fehlende Konto muss neu angelegt werden. 1.»Stammdaten Buchungserfassung Sach-, Debitoren- oder Kreditoren-Erfassung«öffnen. 2. Neues Konto anlegen: 3. Vorbelegung (nur für Sachkonten) Wählen Sie zwingend als Vorbelegung ein bestehendes Konto, mit den gleichen Funktionen. In den meisten Fällen eignet sich das Standardkonto, das vor dem individuellen Konto im SKR liegt. Beispiel für SKR 03: Das Konto 1201 Sparkasse ist nicht angelegt. Wählen Sie als Vorbelegung das Konto 1200»Bank«aus dem SKR. Das Datum füllt sich automatisch mit dem ersten Tag des aktuellen Kalenderjahres. 4. Konto vervollständigen und speichern.

14 Seite 14 Fehler 109: Ohne Steuerschlüssel kann das Konto nicht gleich dem Gegenkonto sein, hier sind beide xxxx! Die Buchung muss geändert werden Fehlerhafte Buchung finden (siehe Seite ). 2. Buchung durch Doppelklick in die Buchungszeile übernehmen. 3. Buchung ändern. Fehler 202: Eine Buchung auf das Sammelkonto xxxx ist nicht erlaubt! 1. Fall Sie haben versehentlich ein Sammelkonto bebucht. Öffnen Sie die Buchung anhand der Angaben im Protokoll (Abrechnungsnummer, Buchungskreis, laufende Nummer) und ändern Sie die Buchung. 2. Fall: Sie führen die offenen Posten tatsächlich über die Sammelkonten»Verbindlichkeiten«und»Forderungen«. Ändern Sie das Sammelkonto in den Stammdaten von Agenda auf ein anderes Konto ab.»stammdaten FIBU-Auswertungen, BWA Sammelkonten«. Änderungen auf: SKR Forderungen Verbindlichkeiten SKR SKR

15 Seite 15 Fehler 107: USt-Schlüssel 2/3/5/12/13/15/47 und deren Generalumkehrschlüssel sind unzulässig, wenn nicht ein Konto die Funktion M oder keine Zusatzfunktion hat! Fehler 108: USt-Schlüssel 7/8/9/17/18/19 und deren Generalumkehrschlüssel sind unzulässig, wenn nicht ein Konto die Funktion V oder keine Zusatzfunktion hat! Im Regelfall werden Steuerschlüssel in Verbindung mit Aufwands- oder Ertragskonten und mit Kauf bzw. Verkauf von Anlagegütern verwendet Fehlerhafte Buchung finden (siehe Seite ). 2. Buchung durch Doppelklick in die Buchungserfassungszeile übernehmen. 3. Buchung ändern. 1. Beispiel Es handelt sich um einen Geschäftsvorfall bei dem keine Steuer gebucht werden darf. Falsch: SKR 03 SKR Geldtransit an 1200 Bank Geldtransit an 1800 Bank Richtig: SKR 03 SKR Geldtransit an 1200 Bank 1460 Geldtransit an 1800 Bank 2. Beispiel Es handelt sich um einen Geschäftsvorfall bei dem ein falsches Konto verwendet wurde. Falsch: SKR 03 SKR Bestand Waren an 1200 Bank Bestand Waren an 1800 Bank Richtig: SKR 03 SKR Wareneingang 19 % VSt an 1200 Bank 5400 Wareneingang 19 % VSt an 1800 Bank

16 Seite 16 Fehler 113: Die erforderliche Lieferungs- und Leistungsart ist falsch oder wurde nicht erfasst! Fehlerhafte Buchung finden (siehe Seite ) 2. Buchung in die Buchungszeile übernehmen: Mit der Eingabetaste durchbestätigen. 13b Sachverhalt wählen. Buchung abschließen.

17 Seite 17 Steuerschlüssel In voks-fibu wurden Steuerschlüssel verwendet, die nicht dem Standard entsprechen: 50, 51, 52, 53, 54 Folgende in voks-fibu verwendete Steuerschlüssel werden in Agenda unter einer anderen Nummer eingelesen: Steuerschlüssel in voks-fibu Eingelesen in Agenda FIBU 70 Wareneingang (Land- und Forstwirtschaft) 10,7 % VSt 50 Nicht angelegt 60 Wareneingang (Land- und Forstwirtschaft) 5,50 % VSt 51 Nicht angelegt 21 EU-Erwerb ohne Vorsteuer, 7 % Umsatzsteuer 52 Nicht angelegt 22 EU-Erwerb ohne Vorsteuer, 19 % Umsatzsteuer 53 Nicht angelegt 28 EU-Erwerb ohne Vorsteuer, 16 % Umsatzsteuer 54 Nicht angelegt In Agenda sind die Steuerschlüssel 50 bis 54 nicht angelegt. Die Buchungen müssen daher berichtigt werden. Wir empfehlen, die Buchungen auf ein Automatikkonto mit dem entsprechenden Steuerschlüssel zu buchen. StS AM-Konto SKR 03 AM-Konto SKR 04 Kontenbezeichnung Wareneingang 10,7 % Vorsteuer Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 10,7 % Vorsteuer Wareneingang 5,5 % Vorsteuer Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe 5,5 % Vorsteuer Innergemeinschaftlicher Erwerb ohne Vorsteuer und 7 % Umsatzsteuer Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, innergemeinschaftlicher Erwerb ohne Vorsteuer und 7 % Umsatzsteuer Innergemeinschaftlicher Erwerb ohne Vorsteuer und 19 % Umsatzsteuer Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, innergemeinschaftlicher Erwerb ohne Vorsteuer und 19 % Umsatzsteuer 54 Automatikkonto mit Steuerschlüssel 124 anlegen

18 Seite 18 Vorgehensweise 1. Buchungen suchen:»bearbeitung Auskunft Buchungen suchen«. 2. Buchung durch Doppelklick in die Erfassungszeile übernehmen und ändern. Beispiel SKR 03 Falsche Buchung Richtige Buchung: Beispiel SKR 04: Falsche Buchung: Richtige Buchung:

19 Seite 19 Bei vielen Buchungen Falls viele Buchungen geändert werden müssen, können sie in einem Schritt bearbeitet werden: 1. Buchungen suchen. 2. Alle Buchungen markieren. 3.»Bearbeiten Reorganisieren«. Steuerschlüssel entfernen. Konto ändern. Zusätzliche Information Die voks-steuerschlüssel entsprechen folgenden Agenda-Steuerschlüsseln: Vokssteuerschlüssel Agendasteuerschlüssel Bezeichnung Wareneingang (Land- und Forstwirtschaft) 10,7 % VSt Wareneingang (Land- und Forstwirtschaft) 5,50 % VSt EU-Erwerb ohne Vorsteuer, 7 % Umsatzsteuer EU-Erwerb ohne Vorsteuer, 19 % Umsatzsteuer EU-Erwerb ohne Vorsteuer, 16 % Umsatzsteuer Dreistellige Steuerschlüssel können in der Buchungserfassung nicht verwendet werden. Deshalb muss zur Verwendung ein individuelles Sachkonto mit dem entsprechenden Steuerschlüssel und Automatikfunktion angelegt werden. Sollten Sie ein individuelles Sachkonto mit diesen Steuerschlüsseln anlegen, verwenden Sie als Vorbelegung das entsprechende Automatikkonto, um den richtigen Ausweis in der Umsatzsteuer-Voranmeldung sicherzustellen.

20 Seite 20 Kostenstellen/Kostenträger Die in Buchungen enthaltenen voks-kostenstellen und voks-kostenträger werden in Agenda FIBU eingelesen. In Agenda FIBU müssen lediglich die Stammdaten nachgetragen werden. In Agenda FIBU gibt es zwei getrennte Kostenrechnungen. Die Daten aus voks werden auf folgende Weise in Agenda eingelesen: Voks-Fibu Kostenstellen Agenda FIBU Kost 1 (Kostenrechnung1) Kostenträger Kost 2 (Kostenrechnung 2) Kostenstellen + Kostenträger Kost Kostenrechnung aktiveren: Entsprechende Kostenrechnung (ggf. beide Kostenrechnungen) aktivieren:»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register Kost«: 2. Kostenstellen oder/und Kostenträger erfassen: Erfassen Sie Kostenstellen für die Kostenrechnung 1 (Kost 1):»Stammdaten Kostenrechnung Kostenstellen/Kostenträger für die Kost 1«. Erfassen Sie Kostenträger für die Kostenrechnung 2 (Kost 2):»Stammdaten Kostenrechnung Kostenstellen/Kostenträger für die Kost 2«. Kostenstellen und Kostenträger können importiert werden:»transfer Daten einlesen Einlesen Kostenstellen/Kostenträger«. Lesen Sie Kostenstellen in Kost 1 und Kostenträger in Kost 2 ein! Nr Zusatzmodul: Kostenrechnung Summen- und Saldenliste Differenzen zwischen Agenda und voks 1. Buchungssätze in voks neu verarbeiten (»Buchen Buchungssätze neu verarbeiten«) und SuSa nochmals vergleichen. 2. Falls die Abweichungen noch nicht bereinigt sind, müssen die Kontenblätter der entsprechenden Konten aus voks und Agenda verglichen werden.

21 Seite Agenda: Mit FIBU arbeiten Je besser Sie die Agenda-Anwendungen kennen, desto effizienter können Sie Ihre tägliche Arbeit bewältigen. Wir empfehlen Ihnen: Nr Schnelleinstieg FIBU Online-Seminar FIBU:»Hilfe Online-Seminare«Lesen sie die häufigen Fragen von voks-anwendern: FIBU

22 Seite Details Überblick 1. Pfad der Importdatei finden Mandanten manuell anlegen Zusätzliche Informationen Pfad der Importdatei finden voks-pfad für Datenexport ermitteln 1. Voks-Tools öffnen: 2. <Support> öffnen <Anwendungsdaten-Ordner> mit Doppelklick öffnen:

23 Seite Pfad: Pfadangabe aus der Explorer-Zeile Ordner»Datenexport«Ordner»Fibu«4.2. Mandanten manuell anlegen Mandant manuell anlegen 1. Agenda ARBEITSPLATZ öffnen: 2. Mandanten-Erfassung öffnen: 3. Ein Assistent führt Sie durch die Neuanlage.

24 Seite Zusätzliche Informationen Belegnummern Belegnummern aus voks-fibu mit mehr als 12-Stellen werden beim Import in Agenda FIBU automatisch links abgeschnitten. Gesperrte Konten Buchungen auf gesperrten Konten werden eingelesen. Ein weiteres Buchen auf diese Konten ist nicht möglich. Eine Änderung dieser Buchungen auf ein Standardkonto ist sinnvoll. Falls viele Buchungen betroffen sind, muss das Ändern der Buchungen nicht einzeln erledigt werden. Zum Ändern von mehreren Buchungen in einem Schritt finden Sie hier eine Anleitung. 5. Wichtige Informationen Spezial-Hotline zur Datenübernahme aus voks Falls Sie zusätzliche Informationen zur Datenübernahme benötigen, wenden Sie sich an unsere Spezial-Hotline zur Datenübernahme aus voks: Telefon: Infos für Anwender Nr »voks: Datenübernahme Adressdaten«Nr »voks: Datenübernahme ANLAG«Nr »voks: Datenübernahme LOHN«Nr »Voks: Übernahme der Jahresverkehrszahlen«Fragen von voks-anwendern