DEIN MESSESTAND SICHER UNTERWEGS STAND SEPTEMBER 2018 IN UNSEREM LEITFADEN ERFÄHRST DU MEHR ÜBER...... die Auswahl des Transportweges... Angebote des Veranstalters... die richtige Verpackung... Gebühren und Formalitäten... Versicherungen Nomadic Systems Hamburg Köln Frankfurt info@nomadic-systems.de www.nomadic-systems.de
INHALT 1. Transportwege 1.1 Spedition...3 1.2 Spezialfirma...4 1.3 Luftfracht...5 1.4 Kurierdienst...5 1.5 PKW...6 2. Besondere Angebote...7 3. Verpackung...8 4. Gebühren und Formalitäten 4.1 Transportpapiere...9 4.2 Zoll...9 5. Versicherungen.............................................................................. 10
1. TRANSPORTWEGE SO KOMMT DEIN MESSEAUFTRITT SICHER ANS ZIEL Je nach Ort der Messe, Größe des Messestandes und Empfindlichkeit der Ausstellungsstücke gilt es die richtige Entscheidung zu treffen bezüglich des Transportweges. Die wichtigsten vier Möglichkeiten, wie Du Dein Material auf den Messestand bringst, möchten wir Dir hier beschreiben. i Beginne frühzeitig mit der Planung! Je eher die Entscheidung für den Transport des Materials feststeht, desto größer sind die Auswahlmöglichkeiten. So sicherst Du Dir die Chance, Anbieter zu vergleichen und Nachlässe auszuhandeln. 1.1 Spedition: Eine Spedition kann kleinere und auch große Ladungen relativ kostengünstig sowohl innerhalb Deutschlands als auch ins Ausland transportieren. Bei diesem Transportweg gilt es allerdings einiges zu beachten: - Speditionen nehmen in der Regel nur sicher in Kisten verpacktes Frachtgut an. - Spediteure werden üblicherweise von Messebaufirmen beauftragt und befördern meist Ladungen unterschiedlicher Aussteller. Die Abläufe sind für den einzelnen Aussteller oft etwas umständlich. - Für empfindliche Exponate, z.b. technische Geräte, sind besondere Vorsichtsmaßnahmen erforderlich. Mehrfaches Umladen und manchmal weite Fahrstrecken erhöhen die Beschädigungsgefahr. FORTSETZUNG 1. TRANSPORTWEGE >
1. TRANSPORTWEGE SO KOMMT DEIN MESSEAUFTRITT SICHER ANS ZIEL 1.2 Spezialfirma: Spezialunternehmen für Ausstellungstransporte sind Deine erste Wahl, wenn Dir fachgerechter und persönlicher Service wichtig sind. Nach vorheriger Absprache können nahezu alle Arten von Sendungen transportiert werden, und zwar von Tür zu Tür wenn es der Aussteller erlaubt, bis direkt auf den Messestand. Weitere Vorteile: Du hast nur einen Ansprechpartner, den Fahrer, der Deine Lieferung ein- und auch wieder auslädt und genau weiß, worauf er zu achten hat. Für besonders empfindliche Exponate kommen spezielle Fahrzeuge mit Luftfederung zum Einsatz, die die Unversehrtheit Deiner Materialien sicherstellen. i Messespeditionen: Logistik vor Ort Innerhalb des Messegeländes sind oft nur bestimmte Messespediteure für die Zustellung und den Abtransport der Materialien sowie den Verleih von Entladegerät zuständig. Das hat versicherungsrechtliche Gründe, außerdem hat der Messespediteur so die Verantwortung für den pünktlichen An- und Abtransport oder auch die Verzollung aller Ausstellungsstücke. Auch die Lagerung der Transportmaterialien und Verpackungen wird für die Dauer der Messe übernommen. Die Messespeditionen sind während der gesamten Aufbau-, Veranstaltungs- und Abbaudauer Dein Ansprechpartner für logistische Fragen. Denke daran, ihre Dienstleistungen rechtzeitig vor der Messe zu beauftragen! FORTSETZUNG 1. TRANSPORTWEGE >
1. TRANSPORTWEGE SO KOMMT DEIN MESSEAUFTRITT SICHER ANS ZIEL 1.3 Luftfracht: Wenn die Zeit knapp ist oder die Strecke weit, kommt der Transport per Flugzeug in Betracht. Der Zeitersparnis stehen allerdings hohe Frachtkosten gegenüber. Außerdem ist es besoders wichtig, alle Vorgaben des Frachtunternehmens einzuhalten und das Material sicher zu verpacken. Die Be- und Entladung unter Zeitdruck sowie das Umladen vom LKW ins Flugzeug und zurück stellen hohe Anforderungen an Material und Verpackung. Weitere Informationen Nutze die Erfahrung eines Herstellers mit jahrzehntelanger Messeerfahrung! Nomadic bietet professionelle Unterstützung u.a. in den Bereichen Logistik und Lagerung: > Nomadic Messeservices www.nomadic-systems.de/messeservices/ 1.4 Kurierdienst: Für kurzfristige Transporte von kleineren Sendungen bietet sich ein Kurierdienst an. Ein Overnight-Service hat schon so manchen Messeauftritt in letzter Minute gerettet. Die schnelle Anlieferung und der individuelle Service haben natürlich ihren Preis. FORTSETZUNG 1. TRANSPORTWEGE >
1. TRANSPORTWEGE SO KOMMT DEIN MESSEAUFTRITT SICHER ANS ZIEL 1.5 PKW: Besonders die platzsparend verpackten mobilen Messestände lassen sich bequem im eigenen PKW transportieren. Oft sind sie in kofferraumgünstigen Rollcontainern verstaut, die es Dir ermöglichen, den kompletten Messestand selbst auf der Messe anzuliefern und bis an den Standplatz zu bringen. Weitere Informationen Einen Überblick über die kompakten Nomadic Faltdisplays findest Du auf unserer Website: > Nomadic Faltdisplays www.nomadic-systems.de/faltdisplays/ Nomadic Roll-one Container: Kompakte Verpackung, Transportmittel und Messecounter in einem ZU 2. BESONDERE ANGEBOTE >
2. BESONDERE ANGEBOTE NUTZE DAS KNOW-HOW DER EXPERTEN Wie schon beschrieben, kann es die Arbeit erleichtern und das Projekt absichern, wenn Du einen Spediteur wählst, der über einen eigenen Ausstellungsdienst verfügt und erfahrene Fahrer einsetzt, die sich mit den Gepflogenheiten und Vorschriften auf Messen auskennen. Nomadic Messeservices: Lass Dich entlasten! Die wichtigsten Dienstleistungen bietet Nomadic ebenfalls an. Wir bieten Dir die Sicherheit, dass Dein Messestand im optimalen Zustand angeliefert und aufgebaut wird. > Nomadic Messeservices www.nomadic-systems.de/messeservices/ Hole Dir dazu Empfehlungen ein und erkundige Dich, welche Verfahren das Unternehmen vor, während und nach dem Transport verwendet. Erkundige Dich bei dem Messeveranstalter, ob es einen offiziellen Spediteur für die Messe gibt oder sogar ein eigener Logistik-Service angeboten wird. In der Regel bietet der Veranstalter diese Dienstleistung zu besonders günstigen Preisen an, um einen Anreiz für die Inanspruchnahme seiner Dienste zu bieten und auf ein eingespieltes Team zurückgreifen zu können. ZU 3. VERPACKUNG >
3. VERPACKUNG GEHE LIEBER AUF NUMMER SICHER Für den Versand per Spedition oder Luftfracht solltest Du Dich frühzeitig über die Transportbestimmungen informieren. Es gibt besonders beim Transport per Flugzeug strike Bestimmungen hinsichtlich der Packmaße und des erlaubten Inhalts. i Tipp Beschrifte jede Schachtel, jeden Karton und jede Kiste mit dem Namen der Messe und der Nummer Deines Messestandes. Das gilt selbst dann, wenn alles zusammen in einer Sendung verschickt wird. Nimm vorsichtshalber zusätzliche Etiketten mit der Rücksendeanschrift mit auf die Messe. Wenn der Transport per Kurier erfolgen soll, kann oft in Absprache mit der Transportfirma eine günstige und deutlich flexiblere Lösung bei der Verpackung des Materials gefunden werden. Dasselbe gilt auch für Spezialunternehmen, die sich mit Messetransporten gut auskennen. ZU 4. GEBÜHREN UND FORMALITÄTEN >
4. GEBÜHREN UND FORMALITÄTEN ACHTE AUF DAS KLEINGEDRUCKTE 4.1 Transportpapiere: Damit Dein Material rechtzeitig auf der richtigen Messe ankommt, ist es ganz wichtig, sich zur rechten Zeit um die notwendigen Unterlagen zu kümmern und diese korrekt auszufüllen. Dazu gehören Unterlagen wie Proforma Rechnung, Versandanweisung, Lagerauftrag, Übersetzungen, Warenbegleitscheine und Carnets (Zollpapiere). i Tipp Auskunft über alles, was mit der Verzollung zu tun hat, erteilt > Germany Trade and Invest www.gtai.de 4.2 Zoll: Bei Messen, die im Ausland stattfinden, gibt es eine Reihe von Formalitäten einzuhalten. Auf internationale Messen spezialisierte Spediteure, die oft Vertragspartner der Messegesellschaften sind, können die Abwicklung aller Transporte inkl. aller Formalitäten erleichtern. Sie kennen die Vorschriften und die logistischen Besonderheiten am Messeort und erledigen auch die Zollformalitäten. Auf den internationalen Messen gibt es eigene Zollabfertigungsstellen. Beim Veranstalter erhältst Du alle Informationen zur zollrechtlichen Behandlung der Exponate sowie von Werbemitteln und Drucksachen. ZU 5. VERSICHERUNGEN >
5. VERSICHERUNGEN MESSEERFOLG OHNE RISIKO Wir empfehlen Dir, Deinen Messestand gegen alle Risiken zu versichern, die den Ausstellungserfolg gefährden. In diesem Zusammenhang gibt es mehrere Möglichkeiten: allgemeine Unternehmensversicherungen - Speditionsversicherungen - Sonderversicherungen mit erhöhten Deckungsbeträgen Frage am besten Deinen Spediteur nach der Versicherung von Einzelsendungen, ob er eine Pauschalversicherung anbietet, mit der Dein Messestand während der gesamten Messe versichert ist, und nach den Formalitäten im Schadensfall. Jeder professionelle Spediteur ist gegen Schäden durch Verlust oder Verspätungen versichert. Kläre alle Einzelheiten. Erkundige Dich nach Schadensersatz- und Garantieleistungen bei schlechten Wetterbedingungen und Naturkatastrophen. 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 MONAT
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