EUROPÄISCHE UNION Veröffentlichung des Supplements zum Amtsblatt der Europäischen Union 2, rue Mercier, L-2985 Luxemburg Fax: (352) 29 29 42 670 E-Mail: ojs@publications.europa.eu Infos & Online-Formulare: http://simap.europa.eu BEKANNTMACHUNG ABSCHNITT I: ÖFFENTLICHER AUFTRAGGEBER I.1) NAME, ADRESSEN UND KONTAKTSTELLE(N) Offizielle Bezeichnung: Kreis Schleswig-Flensburg Postanschrift: Flensburger Str. 7 Ort: Schleswig Postleitzahl: 24837 Land: Kontaktstelle(n): Bearbeiter: E-Mail: Deutschland Internet-Adresse(n) (falls zutreffend) Telefon: 04621-87646 Servicebetrieb, Hans-Jürgen Hansen Hans-Juergen.Hansen@Schleswig- Flensburg.de Hauptadresse des Auftraggebers (URL): www.schleswig-flensburg.de Fax: 04621-87308 Adresse des Beschafferprofils (URL): Weitere Auskünfte erteilen: die oben genannten Kontaktstellen andere Stellen: bitte Anhang A.I ausfüllen Verdingungs-/Ausschreibungs- und ergänzende Unterlagen (einschließlich Unterlagen für den wettbewerblichen Dialog und ein dynamisches Beschaffungssystem) sind erhältlich bei: die oben genannten Kontaktstellen andere Stellen: bitte Anhang A.II ausfüllen Angebote/Teilnahmeanträge sind zu richten an: die oben genannten Kontaktstellen andere Stellen: bitte Anhang A.III ausfüllen 1 / 19 SIMAP2_KreisSL-FL - ID:2007-XXXXXX Standard-Formblatt 2 - DE
I.2) ART DES ÖFFENTLICHEN AUFTRAGGEBERS UND HAUPTTÄTIGKEIT(EN) Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde einschließlich regionaler oder lokaler Unterabteilungen Agentur/Amt auf zentral- oder bundesstaatlicher Ebene Regional- oder Lokalbehörde Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene Einrichtung des öffentlichen Rechts Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation Sonstiges (bitte angeben): Allgemeine öffentliche Verwaltung Verteidigung Öffentliche Sicherheit und Ordnung Umwelt Wirtschaft und Finanzen Gesundheit Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen Sozialwesen Freizeit, Kultur und Religion Bildung Sonstiges (bitte angeben): Der öffentliche Auftraggeber beschafft im Auftrag anderer öffentlicher Auftraggeber 2 / 19 SIMAP2_KreisSL-FL - ID:2007-XXXXXX Standard-Formblatt 2 - DE
ABSCHNITT II: AUFTRAGSGEGENSTAND II.1) BESCHREIBUNG II.1.1) Bezeichnung des Auftrags durch den Auftraggeber Beschaffung eines integrierten Personalwirtschaftssystems II.1.2) Art des Auftrags sowie Ort der Ausführung, Lieferung bzw. Dienstleistung (Bitte nur eine Kategorie Bauleistung, Lieferung oder Dienstleistung - auswählen, und zwar die, die dem Auftrags- oder Beschaffungsgegenstand am ehesten entspricht) (a) Bauleistung (b) Lieferung (c) Dienstleistung Ausführung Planung und Ausführung Erbringung einer Bauleistung, gleichgültig mit welchen Mitteln, gemäß den vom öffentlichen Auftraggeber genannten Erfordernissen Kauf Leasing Miete Mietkauf Eine Kombination davon Dienstleistungskategorie: Nr.07 (Dienstleistungskategorien 1-27 siehe Richtlinie 2004/18/EG, Anhang II) Hauptausführungsort Hauptlieferort Hauptort der Dienstleistung Schleswig NUTS-Code DEF0C II.1.3) Gegenstand der Bekanntmachung Öffentlicher Auftrag Aufbau eines dynamischen Beschaffungssystems (DBS) II.1.4) Angaben zur Rahmenvereinbarung (falls zutreffend) Abschluss einer Rahmenvereinbarung Rahmenvereinbarung mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern Zahl, oder,falls zutreffend, Höchstzahl der an der geplanten Rahmenvereinbarung Beteiligten Rahmenvereinbarung mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer Laufzeit der Rahmenvereinbarung: in hren oder Monaten Begründung, falls die Laufzeit der Rahmenvereinbarung vier hre übersteigt: Geschätzter Gesamtwert des Auftrags über die Gesamtlaufzeit der Rahmenvereinbarung (falls zutreffend; in Zahlen): Geschätzter Wert ohne MwSt.: oder Spanne von bis Währung: Währung: Periodizität und Wert der zu vergebenden Aufträge(sofern bekannt) : 3 / 19 SIMAP2_KreisSL-FL - ID:2007-XXXXXX Standard-Formblatt 2 - DE
II.1.5) Kurze Beschreibung des Auftrags oder Beschaffungsvorhabens Es soll ein integriertes Personalwirtschaftssystem angeschafft und eingeführt werden. Der Auftrag umfasst die sukzessive Lieferung und Installation des Personalwirtschaftssystems ab Zuschlagserteilung (ca. Oktober 2008) bis etwa Ende 2010 sowie die anschließende Wartung und Pflege des Systems. 1. Grundsätzliches Das Personalwirtschaftssystem soll einer umfassenden automatisierten Verwaltung der Mitarbeiterdaten dienen, die derzeit noch weitgehend konventionell verwaltet werden (papierene Akten). Der Kreis hat derzeit ca. 850 Mitarbeiter (130 Beamte, 720 Arbeitnehmer). Der Aufwand der Datenerhebung und der Datenauswertung im täglichen Geschäft, aber auch für planerische und strategische Zwecke (z. B. Personalentwicklung, Aufgabenverteilung), ist zurzeit sehr groß. Gerade die Personalsachbearbeiter sind zu einem nicht unerheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit operativen Tätigkeiten wie Personalaktensichtung, Informationsbeschaffung, manuellen Auswertungen sowie der Anfertigung von individuellen internen und externen Schreiben befasst. Durch die nicht automatisierte Abwicklung von Aufgaben im Zusammenhang mit der Personalbewirtschaftung werden alle Mitarbeiter des Kreises überdurchschnittlich belastet. Dieser sowohl für die Personalsachbearbeiter als auch für das gesamte Haus hohe Aufwand soll reduziert werden. 2. Modularer Aufbau des Personalwirtschaftssystems Das Personalwirtschaftssystem muss die folgenden Teilmodule, die mit (x) gekennzeichnet sind, abbilden können; die Teilmodule, die nicht mit einem (x) gekennzeichnet sind, soll es abbilden können: Modul 1. Stellenmanagement Modul 1.1 Prognose Stellenentwicklung (x) Modul 1.2 Stellenplan aufstellen (x) Modul 1.3 Geschäftsverteilungsplan grob Modul 1.4 Geschäftsverteilungsplan fein (x) Modul 1.5 Organigramme (x) Modul 1.6 Stellenbewertung durchführen Modul 1.7 Stellenbezogenes Skillmanagement Modul 2. Personalmanagement Modul 2.1 Prognose Personalentwicklung (x) Modul 2.2 Personalbedarfsdeckung Modul 2.2.1 Externe Bedarfsdeckung Modul 2.2.1.1 Ausbildungsmanagement (x) Modul 2.2.1.2 Bewerbermanagement (x) Modul 2.2.1.3 Stellenmarkt im Internet Modul 2.2.2 Interne Bedarfsdeckung Modul 2.2.2.1 Bewerbermanagement (x) Modul 2.2.2.2 Stellenmarkt im Intranet Modul 2.3 Skillmanagement/Profiling (x) Modul 2.4 Personalführung Modul 2.4.1 Beurteilungen Modul 2.4.1.1 Regelbeurteilungen (x) Modul 2.4.1.2 Anlassbeurteilungen (x) Modul 2.4.1.3 Zeugnisse (x) Modul 2.4.1.4 Dokumentation von dienstlichen Leistungen und persönlichem Verhalten (x) Modul 2.4.2 Berufliche Weiterentwicklung/Fortbildung Modul 2.4.3 Zielvereinbarungen im Rahmen der Leistungsorientierten Bezahlung inklusive Verknüpfung zu Geschäftsverteilung und Gehaltsabrechnung (x) Modul 2.4.4 Veränderungsmanagement/Change Modul 2.4.5 Motivation Modul 2.5 Personalverwaltung Modul 2.5.1 Statusrechtlicher Werdegang (x) Modul 2.5.1.1 Einstellung (x) Modul 2.5.1.2 Beschäftigungszeit/-verhältnis (x) Modul 2.5.1.3 Ausscheiden (x) Modul 2.5.2 Operative Personalverwaltung (x) Modul 2.5.2.1 Urlaub/Erholungsurlaub/Sonderurlaub (x) Modul 2.5.2.2 Krankheit/Kuren/Beihilfen (x) Modul 2.5.2.3 Schwerbehinderung/Mutterschutz/... (x) Modul 2.5.2.4 Reisekosten/Trennungsgeld/Umzugskosten (x) 4 / 19 SIMAP2_KreisSL-FL - ID:2007-XXXXXX Standard-Formblatt 2 - DE
Modul 2.5.2.5 Nebentätigkeiten (x) Modul 2.5.2.6 Freistellungen/ Besondere Bestellung (x) Modul 2.5.2.7 Arbeitszeit (x) Modul 2.5.2.8 Zutritt (x) Modul 2.5.2.9 Geschäftsausstattung Modul 2.6 Personalkostenrechnung / Controlling (x) Modul 3: Die Module 1 und 2 sollen durch so genannte aufgabenergänzende und aufgabenunterstützende Servicemodule ergänzt bzw. unterstützt werden Modul 3.1 Aufgabenergänzende Module Modul 3.1.1 Archivierung Modul 3.1.2 Datenbestände verwalten Modul 3.1.3 Reports/Bescheinigungen (x) Modul 3.1.4 Zahlbarmachung Modul 3.2 Aufgabenunterstützende Module Modul 3.2.1 digitale Personalakte (Workflow/ Dokumentenmanagement)(x) Modul 3.2.2 elektronische Signatur Modul 3.2.3 Mitarbeiterportal/ Führungskräfteportal Modul 3.2.4 Nutzerbezogene Dienstleistungen Das Personalwirtschaftssystem muss gewährleisten, dass die in das Modul 2.5.1 (statusrechtlicher Werdegang) eingegebenen Mitarbeiterstammdaten an eine zentrale Datenbank weitergeleitet werden, auf die alle anderen aufgeführten Teilmodule im Rahmen benutzerdefinierter Zugriffsrechte zugreifen können, ohne dass hierfür eine gesonderte Parallelerfassung der Mitarbeiterstammdaten erforderlich ist. Eine mehrfache Eingabe der Mitarbeiterstammdaten darf nicht erforderlich werden. 3. Technische und betriebliche Anforderungen 3.1. Der Kreis Schleswig-Flensburg betreibt zurzeit ein EDV-System auf Novell-Basis in Client-Server-Architektur. Es ist vorgesehen, dieses im Laufe des hres 2008 auf Windows-Terminal-Server-Technologie umzustellen. Die angebotene Software muss daher sowohl für Client-Serverbetrieb als auch für Windows- Terminal-Serverbetrieb geeignet sein. 3.2. Netzwerk Von den 850 Mitarbeitern des Kreises sollen ca. 700 Mitarbeiter Zugriff auf das Personalwirtschaftssystem erhalten. Die Software muss den Zugriff dieser ca. 700 Mitarbeiter ermöglichen. Dabei soll sichergestellt sein, dass mindestens 600 Mitarbeiter gleichzeitig ohne Performanceverluste auf die Anwendung zugreifen können. Da die Anbindung weiterer öffentlich-rechtlicher Körperschaften erwogen wird, soll das Personalwirtschaftssystem auf bis zu 4000 Mitarbeiter skalierbar erweiterungsfähig sein. Die Kreisverwaltung zieht in Erwägung, auch Telearbeit zu ermöglichen. Die Software soll daher auch die Integration dieser Tele-Arbeitsplätze ermöglichen. 3.3. Anforderungen an Arbeitsplatzrechner Die Software muss mit dem Betriebssystem Microsoft Windows XP und Nachfolgeprodukten sowie mit der Bürosoftware Microsoft Office 2003 kompatibel sein. 3.4. Schnittstellen Eine Übergabe sowohl von vorkonfigurierten als auch von benutzerdefinierten Reports und Informationen aus der Datenbank an Microsoft Office 2003 muss über entsprechende Schnittstellen möglich sein, z. B. um Schreiben in Word oder eine Statistik in Excel zu fertigen. Die Software muss über funktionsfähige Schnittstellen zu den folgenden Fachanwendungen verfügen: - Finanzverfahren der H&H Datenverarbeitungs- und Beratungsgesellschaft mbh, Berlin - Finanzverfahren der MACH AG, Lübeck Die Software soll über funktionsfähige Schnittstellen zu den folgenden Fachanwendungen verfügen: - Gehaltsabrechnungsverfahren Permis-A von Dataport, Altenholz - Quadriga der Fa. Quadriga Informatik GmbH, Offenbach (Inventarisierungssoftware) - Zutrittskontrollsystem der Fa. Simons und Voss Technologies, Unterföhring - Telefonanlage Integral 33 der Fa. AVAYA GmbH und Co. KG, Frankfurt am Main 5 / 19 SIMAP2_KreisSL-FL - ID:2007-XXXXXX Standard-Formblatt 2 - DE
3.5. Administration Die fachliche Administration des Verfahrens (insbesondere Nutzer- und Rechteverwaltung) muss im Fachdienst Zentrale Dienste durch einen für die Anwendung Verantwortlichen erfolgen können. Es muss die Möglichkeit bestehen, dass dieser Mitarbeiter Grundeinstellungen vornehmen bzw. Nutzer einrichten und deren Berechtigungen vergeben kann. Die Software muss bezüglich der Vergabe von Berechtigungen die Möglichkeit bieten, unterschiedliche Berechtigungsrollen anzulegen, denen Personen zugeordnet werden können. 3.6. Weitere technische Anforderungen und Modifikationen Weitere technische Anforderungen und Modifikationen werden ggf. im Rahmen der noch folgenden Verhandlungen festgelegt. 4. Weitere Anforderungen Das Personalwirtschaftssystem mit allen Teilmodulen muss nach Zuschlagserteilung innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens installiert werden und funktionsfähig sein. 5. Wartung und Pflege des Personalwirtschaftssystems Der Auftragnehmer hat nach Installation des funktionsfähigen Systems bzw. nach Abnahme dieses Systems durch den Kreis, die nach einer erfolgreichen Durchführung einer Pilotphase erfolgen soll, das System bis zum Vertragsablauf zu warten und zu pflegen. Die Wartung und Pflege des Systems umfasst neben einer eventuellen Fehlerbehebung unter anderem auch die Installation von Updates und den Support sowie eine Programmanpassung auf gesonderte Anforderung des Kreises. 6 / 19 SIMAP2_KreisSL-FL - ID:2007-XXXXXX Standard-Formblatt 2 - DE
II.1.6) Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV) Hauptteil Zusatzteil(falls zutreffend) Hauptgegenstand 72000000 Ergänzende Gegenstände 72260000 72310000 II.1.7) Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen (GPA): II.1.8) Aufteilung in Lose (Verwenden Sie für die Angaben zu den Losen Anhang B, und zwar ein Formular pro Los) Wenn ja,sollten die Angebote wie folgt eingereicht werden (bitte nur ein Kästchen ankreuzen): nur für ein Los für ein oder mehrere Lose für alle Lose II.1.9) Varianten/Alternativangebote sind zulässig: II.2) MENGE ODER UMFANG DES AUFTRAGS II.2.1) Gesamtmenge bzw. -umfang (einschließlich aller Lose und Optionen, falls zutreffend) Der Auftrag umfasst die Anschaffung eines integrierten Personalwirtschaftssystem mit einer Vielzahl von Teilmodulen sowie dessen anschließende Wartung. Falls bekannt, geschätzter Wert ohne MwSt. (in Zahlen): oder Spanne von bis Währung: Währung: II.2.2) Optionen (falls zutreffend) Wenn ja, Beschreibung der Optionen: Option für den Kreis auf dreimalige Verlängerung des zunächst bis zum 31.12.2015 (alternativ bis zum 31.12.2018) befristeten Vertrages um jeweils weitere 5 hre (vergleiche Ausführungen unter Abschnitt VI.3, Ziffer 4) Falls bekannt: voraussichtlicher Zeitplan für den Rückgriff auf diese Optionen: in Monaten oder Tagen (ab Auftragsvergabe) Zahl der möglichen Verlängerungen (falls zutreffend): 3 oder Spanne von bis Falls bekannt: voraussichtlicher Zeitrahmen für Folgeverträge bei verlängerbaren Liefer- oder Dienstleistungsaufträgen: in Monaten 60 oder Tagen (ab Auftragsvergabe) II.3) VERTRAGSLAUFZEIT BZW. BEGINN UND ENDE DER AUFTRAGSAUSFÜHRUNG Dauer in Monaten oder Tagen (ab Auftragsvergabe) oder Beginn: (tt/mm/jjjj) 7 / 19 SIMAP2_KreisSL-FL - ID:2007-XXXXXX Standard-Formblatt 2 - DE
Ende: 31/12/2015 (tt/mm/jjjj) 8 / 19 SIMAP2_KreisSL-FL - ID:2007-XXXXXX Standard-Formblatt 2 - DE
ABSCHNITT III: RECHTLICHE, WIRTSCHAFTLICHE, FINANZIELLE UND TECHNISCHE INFORMATIONEN III.1) BEDINGUNGEN FÜR DEN AUFTRAG III.1.1) Geforderte Kautionen und Sicherheiten (falls zutreffend) Wird im Verhandlungsverfahren festgelegt. III.1.2) Wesentliche Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen bzw. Verweis auf die maßgeblichen Vorschriften (falls zutreffend) Wird im Verhandlungsverfahren festgelegt. III.1.3) Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird (falls zutreffend) Keine Vorgabe, siehe aber Abschnitt VI.3, Ziffer 5 III.1.4) Sonstige besondere Bedingungen an die Auftragsausführung (falls zutreffend) Wenn ja, Darlegung der besonderen Bedingungen III.2) TEILNAHMEBEDINGUNGEN III.2.1) Persönliche Lage des Wirtschaftsteilnehmers sowie Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: 1.Aussagekräftige Unternehmensdarstellung des Bewerbers (Name, Anschrift, Rechtsform, Eigentümerstruktur, Historie, heutige Organisationsstruktur, Geschäftsverteilung, Anzahl sowie Qualifikation der Mitarbeiter der in den einzelnen Bereichen tätigen Mitarbeiter, Unternehmensgröße je Segment, Gründungsdatum für dieses Segment) 2. Einen den aktuellen Stand wiedergebenden vollständigen Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister (nicht älter als sechs Monate) nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bewerber ansässig ist ( 7a Nr. 5 VOL/A). 3. Einen den aktuellen Stand wiedergebenden Auszug aus dem Gewerbezentralregister (nicht älter als sechs Monate) für den Bewerber (also für die Firma, die sich um den Auftrag bewirbt), den Inhaber dieser Firma bzw. den/die Geschäftsführer oder Mitglieder des Vorstandes dieser Firma, den Projektleiter, der für die Durchführung dieses Auftrages verantwortlich sein soll, und seinen Stellvertreter. Bei Bietern aus anderen EU-Staaten ist eine gleichwertige Bescheinigung der dort zuständigen Stelle beizubringen. 4.Dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung beizufügen, aus der hervorgeht, ob und wann der Bewerber von einem Vergabeverfahren wegen Unzuverlässigkeit ausgeschlossen wurde. 5. Dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung beizufügen, aus der hervorgeht, dass die Ausschlussgründe nach 7 Nr. 5 VOL/A auf den Bewerber nicht zutreffen. Diese Erklärung muss die ausdrückliche Angabe beinhalten, dass der Bewerber sich nicht im Insolvenzverfahren oder in Liquidation befindet bzw. ein solches Verfahren beantragt worden ist, oder seine Tätigkeit eingestellt hat, oder sich aufgrund eines in den einzelstaatlichen Rechtsvorschriften vorgesehenen gleichartigen Verfahrens in einer dementsprechenden Lage befindet, keine schwere Verfehlung begangen hat, die seine Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt, seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Mitgliedsstaates des Auftraggebers erfüllt hat, in Vergabeverfahren nicht vorsätzlich unzutreffende Erklärungen in Bezug auf die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit abgegeben hat. Die vorstehenden Nachweise / Erklärungen sind dem Teilnahmeantrag in der obigen Reihenfolge auf einem Heftstreifen beizufügen. Den Nachweisen / Erklärungen ist ein Vorblatt mit der Überschrift Nachweise / Erklärungen gemäß Abschnitt III.2.1 und einem Inhaltsverzeichnis vorzuheften. III.2.2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: Möglicherweise geforderte Mindeststandards (falls zutreffend): 1.Aktuelle Bankerklärung (nicht älter als zwei Monate) einer unter staatlicher Aufsicht stehender Bank 9 / 19 SIMAP2_KreisSL-FL - ID:2007-XXXXXX Standard-Formblatt 2 - DE
oder eines vergleichbaren Kreditinstitutes über die Bonität des Bewerbers, die von der Bank / dem Kreditinstitut unterzeichnet sein muss oder Nachweis einer Vermögensschadenshaftpflicht mit einer Deckungssumme von 0,5 Mio. EUR pro hr und Schadensfall ( 7a Nr. 2 Abs. 1 lit. b) VOL/A). 2. Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers sowie seinen Umsatz durch Leistungen, die mit den in diesem Vergabeverfahren zu vergebenden Leistungen vergleichbar sind, jeweils bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre ( 7a Nr.2 Abs. 1 lit d) VOL/A). 3. Aktuelle (nicht älter als sechs Monate) Bescheinigung der zuständigen Stelle des EU-Mitgliedsstaates, in dem der Bewerber ansässig ist, aus der hervorgeht, dass er seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben und seine Verpflichtung zur Zahlung von Sozialbeiträgen nach den Rechtsvorschriften des Landes, in dem er ansässig ist, erfüllt hat. Soweit es die Steuern und Abgaben betrifft, ist dies bei Bewerbern aus Deutschland eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamtes (Achtung: Enthält die Bescheinigung den Zusatz, dass sie nur im Original oder als beglaubigte Fotokopie gültig sei, ist die Bescheinigung als Original oder beglaubigte Fotokopie vorzulegen). Soweit es die Sozialbeiträge betrifft, sind in dies bei Bewerbern aus Deutschland entsprechende Bescheinigungen der Krankenkassen (es sind Bescheinigungen von zumindest drei Krankenkassen beizubringen, unter anderem der allgemeinen Ortskrankenkasse, soweit Arbeitnehmer des Bieters dort versichert sind) Die vorstehenden Nachweise / Erklärungen sind dem Teilnahmeantrag in der obigen Reihenfolge auf einem Heftstreifen beizufügen. Den Nachweisen / Erklärungen ist ein Vorblatt mit der Überschrift Nachweise / Erklärungen gemäß Abschnitt III.2.2 und einem Inhaltsverzeichnis vorzuheften. III.2.3) Technische Leistungsfähigkeit Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: 1. Dem Teilnahmeantrag ist eine verständliche, nachvollziehbare Kurzbeschreibung (nicht mehr als 20 Seiten) des angebotenen Personalwirtschaftssystem beizufügen. Diese Kurzbeschreibung muss zumindest eine grafische Darstellung des Aufbaus (Architektur) des Personalwirtschaftssystems enthalten. Möglicherweise geforderte Mindeststandards (falls zutreffend): Die Referenzliste Nr. 1 muss mindestens 2 Referenzprojekte beinhalten. 2. Dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung beizufügen, aus der hervorgeht, ob und inwieweit das angebotene Personalwirtschaftssystem die unter Abschnitt II.1.5. beschriebenen Anforderungen erfüllt und zwar in der Reihenfolge, wie die Anforderungen in Abschnitt II.1.5 aufgeführt sind. Dabei ist insbesondere auf die in Ziffer 2 des Abschnitts II.1.5 genannten Module einzugehen. 10 / 19 SIMAP2_KreisSL-FL - ID:2007-XXXXXX Standard-Formblatt 2 - DE
3. Dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung beizufügen, aus der hervorgeht, ob das angebotene Personalwirtschaftssystem auch ein schnittenstellenkompatibles eigenes Gehaltsabrechnungs- und Auszahlungsmodul des Anbieters umfasst und zu welchen weiteren am Markt gängigen gehalts- und / oder finanzwirtschaftlichen Verfahren und Integrationsplattformen das Personalwirtschaftssystem funktionsfähige Schnittstellen hat. 4. Der Bewerber hat seinem Teilnahmeantrag einen Zeitplan (Vorschlag) für eine modularisierte Einführung des Personalwirtschaftssystems beifügen. Dieser Vorschlag muss auch eine eventuelle Pilotphase berücksichtigen. 5. Der Bewerber hat seinem Teilnahmeantrag eine Erklärung beizufügen, aus der hervorgeht, ob er sich zur Leistungserbringung der Fähigkeiten anderer Unternehmen bedienen will. Ist dies der Fall, so hat er anzugeben, um welche Leistungen es sich handelt (soweit es die Module selbst betrifft, sind diese zu benennen) und welches Unternehmen diese Leistungen erbringen soll. 6. Bedient sich der Bewerber zum Nachweis der Leistungsfähigkeit und Fachkunde der Fähigkeiten anderer Unternehmen, hat er dem Kreis nachzuweisen, dass ihm die erforderlichen Mittel bei der Erfüllung des Auftrages zur Verfügung stehen, indem er eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieser Unternehmen seinem Teilnahmeantrages beifügt; dies gilt insbesondere im Fall der Ziffer 5 dieses Abschnitts. 7. Liste (Referenzliste Nr. 1) der in den letzten drei hren (2006, 2005, 2004) erbrachten Leistungen (Referenzprojekte), die mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind und bei denen es sich ebenfalls um einen öffentlichen Auftraggeber mit gleichartiger Aufgaben- und Größenstruktur wie der Kreis Schleswig-Flensburg und einer Mitarbeiterzahl von mindestens 500 handelt, unter Angabe des Namens und Anschrift des Auftraggebers, eines dortigen Ansprechpartner mit Telefonnummer soweit Art und Umfang, Zeitplan und Rechnungswert der Dienstleistungen. Der Kreis behält sich vor, mit den benannten Auftraggebern in Kontakt zu treten. 8. Liste (Referenzliste Nr. 2) der in den letzten drei hren (2006, 2005, 2004) erbrachten Leistungen (Referenzprojekte), die mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind und bei denen es sich um sonstige öffentliche Auftraggeber handelt, unter Angabe des Namens und Anschrift des Auftraggebers, eines dortigen Ansprechpartner mit Telefonnummer soweit Art und Umfang, Zeitplan und Rechnungswert der Dienstleistungen. Der Kreis behält sich vor, mit den benannten Auftraggebern in Kontakt zu treten. 11 / 19 SIMAP2_KreisSL-FL - ID:2007-XXXXXX Standard-Formblatt 2 - DE
Die vorstehenden Nachweise / Erklärungen sind dem Teilnahmeantrag in der obigen Reihenfolge beizufügen und zwar in geordneter Weise (z.b. auf einem Heftstreifen). Diesen Nachweisen / Erklärungen ist ein Vorblatt mit der Überschrift Nachweise / Erklärungen gemäß Abschnitt III.2.3 und ein Inhaltsverzeichnis vorzuheften. 12 / 19 SIMAP2_KreisSL-FL - ID:2007-XXXXXX Standard-Formblatt 2 - DE
III.2.4) Vorbehaltene Aufträge (falls zutreffend) Der Auftrag ist geschützten Werkstätten vorbehalten Die Auftragsausführung ist auf Programme für geschützte Beschäftigungsverhältnisse beschränkt III.3) BESONDERE BEDINGUNGEN FÜR DIENSTLEISTUNGSAUFTRÄGE III.3.1) Die Erbringung der Dienstleistung ist einem besonderen Berufsstand vorbehalten Wenn ja,verweis auf die einschlägige Rechts- oder Verwaltungsvorschrift III.3.2) Juristische Personen müssen die Namen und die berufliche Qualifikation der Personen angeben, die für die Ausführung der betreffenden Dienstleistung verantwortlich sein sollen 13 / 19 SIMAP2_KreisSL-FL - ID:2007-XXXXXX Standard-Formblatt 2 - DE
ABSCHNITT IV: VERFAHREN IV.1) VERFAHRENSART IV.1.1) Verfahrensart Offenes Verfahren Nichtoffenes Verfahren Beschleunigtes nichtoffenes Verfahren Verhandlungsverfahren Beschleunigtes Verhandlungsverfahren Gründe für die Wahl des beschleunigten Verfahrens: Bewerber sind bereits ausgewählt worden Wenn ja, bitte Namen und Anschriften der bereits ausgewählten Wirtschaftsteilnehmer in Abschnitt VI.3) Sonstige Informationen angeben Gründe für die Wahl des beschleunigten Verfahrens: Wettbewerblicher Dialog IV.1.2) Beschränkung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden (nichtoffenes Verfahren, Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog) Geplante Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder geplante Mindestzahl 5 bis falls zutreffend, Höchstzahl Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern: Maß der Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit gemäß 97 Abs. 4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen-GWB) anhand der nach Ziffer III.2 eingereichten Eignungsnachweisen. IV.1.3) Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs(Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog) Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote 14 / 19 SIMAP2_KreisSL-FL - ID:2007-XXXXXX Standard-Formblatt 2 - DE
IV.2) ZUSCHLAGSKRITERIEN IV.2.1) Zuschlagskriterien (bitte Zutreffendes ankreuzen) Niedrigster Preis oder Wirtschaftlich günstigstes Angebot die nachstehenden Kriterien(die Zuschlagskriterien sollten mit ihrer Gewichtung angegeben werden bzw. in absteigender Reihenfolge ihrer Wichtigkeit, wenn eine Gewichtung nachweislich nicht möglich ist) die Kriterien, die in den Verdingungs-/Ausschreibungsunterlagen, der Aufforderung zur Angebotsabgabe oder zur Verhandlung bzw. in der Beschreibung zum wettbewerblichen Dialog aufgeführt sind Kriterien Gewichtung Kriterien Gewichtung 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. IV.2.2) Es wird eine elektronische Auktion durchgeführt Wenn ja, zusätzliche Angaben zur elektronischen Auktion (falls zutreffend) IV.3) VERWALTUNGSINFORMATIONEN IV.3.1) Aktenzeichen beim öffentlichen Auftraggeber (falls zutreffend) 0-970 Ausschreibung IV.3.2) Frühere Bekanntmachungen desselben Auftrags Wenn ja, Vorinformation Bekanntmachung über ein Beschafferprofil Bekanntmachungsnummer im ABl.: /S - vom (tt/mm/jjjj) Sonstige frühere Bekanntmachungen (falls zutreffend) IV.3.3) Bedingungen für den Erhalt von Verdingungs-/Ausschreibungs- und ergänzenden Unterlagen (ausgenommen bei einem DBS) bzw. der Beschreibung (bei einem wettbewerblichen Dialog) Schlusstermin für die Anforderung von oder Einsicht in Unterlagen Tag: (tt/mm/jjjj) Uhrzeit: Die Unterlagen sind kostenpflichtig Wenn ja, Preis (in Zahlen): Währung: Zahlungsbedingungen und -weise: 15 / 19 SIMAP2_KreisSL-FL - ID:2007-XXXXXX Standard-Formblatt 2 - DE
IV.3.4) Schlusstermin für den Eingang der Angebote bzw. Teilnahmeanträge Tag: 31/01/2008 (tt/mm/jjjj) Uhrzeit: 12:00 IV.3.5) Tag der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber (sofern bekannt) (bei nichtoffenen Verfahren, Verhandlungsverfahren und beim wettbewerblichen Dialog) Tag: (tt/mm/jjjj) IV.3.6) Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge verfasst werden können ES CS DA DE ET EL EN FR IT LV LT HU MT NL PL PT SK SL FI SV andere Stellen: 16 / 19 SIMAP2_KreisSL-FL - ID:2007-XXXXXX Standard-Formblatt 2 - DE
ABSCHNITT VI: ZUSÄTZLICHE INFORMATIONEN VI.1) DAUERAUFTRAG (falls zutreffend) Wenn ja, voraussichtlicher Zeitpunkt weiterer Bekanntmachungen: VI.2) AUFTRAG IN VERBINDUNG MIT EINEM VORHABEN UND/ODER PROGRAMM, DAS AUS GEMEINSCHAFTSMITTELN FINANZIERT WIRD Wenn ja, geben Sie an, um welche Vorhaben und/oder Programme es sich handelt VI.3) SONSTIGE INFORMATIONEN (falls zutreffend) 1. Hinweis zu Abschnitt II.1.5: Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs werden Verhandlungen mit den ausgewählten Bewerbern aufgenommen. Im Rahmen dieser Verhandlungen wünscht sich der Kreis weitergehende Hinweise der Bieter, z.b. zur Frage, welche Teilmodule möglicherweise noch zusätzlich in ein integriertes Personalwirtschaftssystem einbezogen werden könnten. 2. Der Kreis plant das Verhandlungsverfahren in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörtenden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote abzuwickeln (vergleiche Abschnitt IV.1.3). Dabei plant der Kreis, die in der letzen Verhandlungsphase verbliebenen Bewerber zum Schluss der Verhandlungen aufzufordern, das von ihnen angebotene Personalwirtschaftssystem testweise beim Kreis zu installieren. Diese Aufforderung plant der Kreis mit der Aufforderung zu verbinden, ihm unverzüglich abschließende Angebote zu unterbreiten. Dabei soll der Aufforderung ein abschließender Zeitplan über die modulisierte Einführung des Personalwirtschaftssystems beigefügt werden. 3. Das Personalwirtschaftssystem mit allen Teilmodulen muss nach Zuschlagserteilung innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens installiert werden und funktionsfähig sein. 4. Hinweis zu Abschnitt II.2.2 und II.2.3 (Optionen und Vertragslaufzeit): Der Zuschlag (Auftragsvergabe) ist nach derzeitigem Zeitplan für Ende Oktober 2008 vorgesehen. Vorgesehen ist eine Vertragslaufzeit bis zum 31.12.2015. Ferner ist vorgesehen, dass sich die Laufzeit des Vertrages auf Verlangen des Kreises (Option zugunsten des Kreises) um 5 hre verlängert. Diese Option steht dem Kreis dreimal zu. Der Vertrag kann demgemäß bis 31.12.2030 laufen. Der Kreis behält sich jedoch vor, alternativ eine zunächst längere Vertragslaufzeit bis zum 31.12.2018 vorzusehen, die aber auch verbunden wäre mit der Möglichkeit für den Kreis (Option zugunsten des Kreises) diese Laufzeit dreimal um jeweils fünf hre zu verlängern, so dass der Vertrag längstens bis zum 31.12.2033 läuft. 5. Arbeitsgemeinschaften oder andere gemeinschaftliche Bieter: Bei Angeboten von Arbeitsgemeinschaften oder anderen gemeinschaftlichen Bietern (Bietergemeinschaft) ist eine von allen Mitgliedern der Gemeinschaft rechtsverbindlich unterzeichnete Erklärung dem Teilnahmeantrag beizufügen, - in der die Bildung einer solchen Gemeinschaft für den Auftragsfall erklärt ist; - in der alle Mitglieder der Gemeinschaft aufgeführt sind und ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter der Mitglieder bezeichnet ist; 17 / 19 SIMAP2_KreisSL-FL - ID:2007-XXXXXX Standard-Formblatt 2 - DE
- dass dieser bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Kreis Schleswig-Flensburg während des Verhandlungsverfahrens sowie hinsichtlich des abschließenden Angebotes und für die Durchführung des Vertrages rechtsverbindlich vertritt; - dass alle Mitglieder für die Vertragserfüllung und für sonstige im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten als Gesamtschuldner haften. Die dem Teilnahmeantrag nach Abschnitt III.2.1 und III.2.2 beizufügenden Nachweise und Erklärungen sind von jedem Mitglied der Gemeinschaft in Bezug auf seine Person vorzulegen. VI.4) NACHPRÜFUNGSVERFAHREN/RECHTSBEHELFSVERFAHREN VI.4.1) Zuständige Stelle für Nachprüfungsverfahren Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Schleswig-Holstein Postanschrift: Reventlouallee 2-4 Ort: Kiel Postleitzahl: 24171 Land: Deutschland E-Mail: vergabekammer@schleswig-holstein.de Telefon: 0431-9884640 Fax: 0431-9884702 Internet-Adresse (URL): Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren (falls zutreffend) Offizielle Bezeichnung: Postanschrift: Ort: Land: E-Mail: Fax: Internet-Adresse (URL): Postleitzahl: Telefon: VI.4.2) Einlegung von Rechtsbehelfen (bitte Abschnitt VI.4.2 oder ggf. Abschnitt VI.4.3 ausfüllen) Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: 18 / 19 SIMAP2_KreisSL-FL - ID:2007-XXXXXX Standard-Formblatt 2 - DE
VI.4.3) Stelle, bei der Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erhältlich sind Offizielle Bezeichnung: Vergabeprüfstelle beim Innenministerium des Landes Schleswig-Holstein Postanschrift: Düsternbrooker Weg 92 Ort: Kiel Postleitzahl: 24105 Land: Deutschland E-Mail: Telefon: 0431-9882737 Fax: 0431-9883140 Internet-Adresse (URL): VI.5) TAG DER ABSENDUNG DIESER BEKANNTMACHUNG: Das Datum der Absendung wird automatisch aktualisiert, sobald die Bekanntmachung zur Veröffentlichung eingereicht wird 19 / 19 SIMAP2_KreisSL-FL - ID:2007-XXXXXX Standard-Formblatt 2 - DE