ALLES GEHABELT. ALLES GEREGELT. Informationsfluss statt Papierflut Das Dokumentenmanagement für den Mittelstand und Großunternehmen.
HABEL ist das halbe Leben ALLES GEHABELT. ALLES GEREGELT.
Fein säuberlich archiviert. Und fix wiedergefunden. Das HABEL Dokumentenmanagement 30% der Arbeitszeit werden täglich mit der Suche nach Dokumenten verschwendet. (Quelle: Fraunhofer Institut) Das war gestern. Mit HABEL wandern Dokumente aller Art einfach und automatisch ins elektronische Archiv. Säuberlich gebündelt pro Geschäftsvorgang. Schnell, sicher und fehlerfrei. Alles im Geschäfts-Fluss HABEL macht alle Anwender blitzschnell auskunftsbereit gegenüber Geschäftspartnern. Dank strukturierter und lückenloser Ablage werden sämtliche Informationen, Dokumente, Daten und E-Mails einheitlich verwaltet. Dabei werden auch Vorversionen chronologisch dargestellt. Ein weiterer Vorzug: HABEL als zentrales Überwachungsinstrument sichert den ununterbrochenen Informationsfluss. So können sich Ihre Mitarbeiter intensiver ihren Kernaufgaben wie z. B. Kundenbetreuung oder Einkaufsoptimierung widmen und Geschäftsprozesse erfolgreich vorantreiben. Zeitfreiräume Zeit zu verschwenden für das Kopieren und Ablegen von Dokumenten, für die Verteilung im Unternehmen oder für das Suchen von Unterlagen das ist nicht mehr zeitgemäß. Das HABEL Dokumentenmanagement sorgt für eine sichere und automatisierte Ablage. Und genauso für einen sekundenschnellen Zugriff auf archivierte Dokumente und deren parallele Weiterbearbeitung. Treffsicher, einfach und ortsunabhängig. HABEL ist rentabel HABEL hilft bei der konsequenten innerbetrieblichen Kostensenkung. Denn neben Einsparungen bei Papier, Druckern, Kopierern, Ordnern, Schränken und Räumen überwacht das Dokumentenmanagement ständig die schnelle Dokumentbearbeitung. Durch die eingesparte Ablage- und Suchzeit erreichen unsere Kunden den ROI nach nur 6 Monaten. Zugriff von unterwegs Ihr Außendienstmitarbeiter benötigt unterwegs einen raschen und nachvollziehbaren Einblick in die vollständige Kundenakte? Die Mitarbeiter Ihrer Niederlassung müssen tagesaktuell über die Geschäftsereignisse in der Zentrale und allen anderen Niederlassungen informiert sein? Mit wenigen Mausklicks macht HABEL Ihnen optional alle Vorgänge und Dokumente zugänglich. Diese können gedruckt, gefaxt oder per E-Mail versandt sowie auf Notebooks und Smartphones exportiert werden. Maximum an Sicherheit Das HABEL Dokumentenmanagement berücksichtigt höchste Sicherheitsstandards. Das Re - sultat: Revisionssichere Archivierung von Dokumenten, streng nach den gesetzlichen Anforderungen. Umfangreiche Kontroll- und Prüfsysteme. Durchgängige Nutzung dank einfacher Handhabung. Bis ins kleinste Detail steuerbare Zugriffsrechte, die unbefugte Zugriffe sicher abwehren. Und schnelle Reaktionszeiten durch lückenlosen Informationskreislauf ohne Dokumentenverlust.
Alles gehabelt. Alles geregelt. Die HABEL Lösungen für den schnellen Durchblick. Die Stärken von HABEL: Akribische Sorgfalt und höchste Zuverlässigkeit. Recherche. Blitzschnell. HABEL überzeugt beim unkomplizierten Auffinden von archivierten Daten. Über komfortable Suchmasken ruft der Anwender treffsicher alle Dokumente eines Geschäftsvorganges ab und erhält eine transparente Übersicht auf einen Blick. Von überall und jederzeit. Damit sind Sie im Nu auskunftsbereit bei jeglichen Anfragen und entscheidungsbereit bei wichtigen geschäftlichen Verhandlungen. So bleibt auch Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig. Ein überzeugendes Plus: Das optional erhältliche Offline-App. Damit können diverse Dokumente exportiert werden und stehen offline zur Verfügung. Die täglich steigende Fülle an Informationen auf Papier und digitalen Medien stellt Unternehmen vor ständig neue Herausforderungen. Um alle Mitarbeiter sekundenschnell auf aktuellem Wissensstand über Informationen von Lieferanten und Kunden sowie Geschäftsprozesse zu halten, bietet HABEL intelligente Lösungen, die wesentliche Organisations-, Verteilungsund Sicherheitsaufgaben im Betrieb übernehmen. Archivierung. Mühelos. HABEL sichert, verwaltet und organisiert alle Informationen aus den verschiedensten Dokumenten eines Unternehmens wie Office-Dokumente, CAD-Daten, E-Mails etc. nach einem automatisierten und absolut revisionssicheren Verfahren. Sehr leistungsfähige Schnittstellen (COLD-Archivierung) gewährleisten eine sichere Archivierung der Dokumente aus ERP-, CRM- und Finanzbuchhaltungsprogrammen. Hochleistungsscanner erfassen in Sekundenschnelle eine Vielzahl von Papierbelegen und übergeben diese an das HABEL Dokumentenmanagement. Workflow. Lückenlos. Der Workflow ermöglicht die automatische und elektronische Verteilung von Dokumenten im Unternehmen schnell, einfach und standortübergreifend. Damit wird ein durchgängiger Informationskreislauf mit wesentlich kürzeren Durchlaufzeiten gewährleistet. Mehr noch: Für jeden Mitarbeiter ist jederzeit nachvollziehbar, an welcher Stelle und in welchem Bearbeitungsstatus sich die Dokumente befinden. Es entfallen Druck-, Kopier- und Versandkosten. Zudem können Termine leichter überwacht und Kompetenzregeln besser eingehalten werden. Bearbeiten. Einfach. Auf den Dokumenten können problemlos Notizen, Textmarker, Stempel und sonstige Markierungen angebracht werden. Mehr noch: Mithilfe der Versionierung kann auf ältere Versionen eines Dokumentes zugegriffen werden. So sind alle Änderungen und die verschiedenen Arbeitsstände jederzeit nachvollziehbar. Die optional erhältliche Exportfunktion auf Notebooks, Smartphones und weitere externe Medien sorgt für zusätzliche Unabhängigkeit und variablen Einsatz. Erweiterungen. Vielfältig. Hier sind vielfältige Lösungen mit erprobtem Praxisnutzen verfügbar, wie beispielsweise das Vertragsmanagement für die sichere Überwachung von Verträgen und das Personalmanagement für die schnelle Einsicht in elektronische Personalakten. Die Beleginterpretation liest Textinhalte aus und ermöglicht eine automatische Dokumentenprüfung und -freigabe bis hin zur automatischen Eingangsrechnungsprüfung und -buchung. Auf Knopfdruck erstellt der DOKUeditor aus archivierten Dokumenten individuelle Handbücher und Dokumentationen. Unternehmen mit mehreren Standorten profitieren von der Standortanbindung, mit der in allen Niederlassungen standortübergreifend alle Informationen und Dokumente einheitlich abrufbar sind. Übersicht. Komfortabel. Bei Eingabe eines einzigen Suchkriteriums etwa einer Auftragsnummer präsentiert HABEL in Sekundenschnelle gleich den gesamten Vorgang auf dem Bildschirm: Anfrage, Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und alle weiteren Belege sowie sämtliche Korrespondenz geben Aufschluss über den vollständigen Geschäftsvorgang. Wie das geht? Ganz einfach: HABEL legt bereits beim automatischen Archivieren alle Belege und Dokumente fein säuberlich beim entsprechenden Vorgang ab.
Praxistauglich und bewährt. Einfache und anwenderfreundliche Handhabung. Gebündelt. Geordnet. Geregelt. HABEL hält die Fäden Ihres Unternehmens zusammen. An jedem Arbeitsplatz. Von überall. Intern und extern. HABEL Softwarelösungen sind perfekte Anpassungskünstler, denn sie fügen sich einfach in Ihre bestehende Systemumgebung ein. Unterschiedliche Lösungen lassen sich genau auf Ihre Anforderungen, Ihre Branche und Ihre Betriebsgröße zusammenstellen. Die HABEL-Vorzüge in Kürze: Startpaket fix und fertig vorkonfiguriert, kann individuell um Ihre Anforderungen erweitert werden Branchenlösung inklusive, z. B. für Industrie, Handel, Logistik, Hotels u.v.m. Viele nützliche Lösungen optional verfügbar, z. B. DOKUeditor, Vertragsmanagement Automatische Erfassung von Dokumenten mittels Beleginterpretation Schnittstellen zu fast allen ERP-, CRM-, HR- und FiBu-Systemen Integriert in Office-Anwendungen und Mailsysteme Nutzbar für alle gängigen Server-Varianten Einfaches, schnelles Scannen von Papier Standortübergreifend Mehrsprachenfähig WAs habel dokumentiert und archiviert:
Marschbereit für produktives Arbeiten. Der HABEL Weg. In nur 5 Schritten begleiten wir Sie bei der Planung und Implementierung Ihrer HABEL Lösung. Während sich viele Firmen im Dickicht der täglichen Dokumentenverwaltung verirren und wertvolle Arbeitszeit verlieren, ebnet HABEL seinen Kunden den Weg zu einer strukturierten und erfolgreichen Arbeitsweise. So praxisbezogen unsere Softwarelösungen sind, so überschaubar ist auch die Einführung in Ihrem Betrieb. In kürzester Zeit kann jeder Mitarbeiter in allen Abteilungen das neue System nutzen. SYSTEM DEFINIEREN. Die Marschroute. Gemeinsam mit Ihnen erstellen wir das Pflichtenheft: Darin definieren wir Belegarten, Suchkriterien, Indexdaten, Schnittstellen und Standortanbindungen. Parallel dazu halten wir die Dokumenteneingangs- und -ursprungsorte fest und übertragen diese auf HABEL. In dieser Phase analysieren wir auch Ihre Aufgabenstellung an den Workflow und gestalten den Projektablauf. Darüber hinaus besprechen wir Ihre individuellen Anforderungen und dokumentieren diese im Pflichtenheft. INSTALLATION. Das Etappenziel. Nachdem wir gemeinsam mit Ihnen das Pflichtenheft erstellt haben, konfigurieren wir Ihr HABEL System und koordinieren alle Testaufgaben in einer detaillierten Feinabstimmung mit Ihnen. Gerne realisieren wir Ihre individuellen Anforderungen. Parallel dazu sorgen wir für die erforderlichen Schnittstellen zu Ihren vorhandenen Software-Systemen. Unmittelbar da - nach erfolgt die Installation der Hard - ware und Software bei Ihnen vor Ort und die Einweisung des Systemverantwortlichen in Ihrem Haus. SCHULUNG. Die Ausrüstung. Damit alle Mitarbeiter das Tagesgeschäft in kurzer Zeit sicher und fließend beherrschen, schulen wir Ihr gesamtes Team in einer intensiven Einweisung entweder direkt bei Ihnen im Betrieb oder bei uns in der HABEL Akademie. Sobald die Anwender-Schulungen abgeschlossen sind, heißt es Echtstart. Nun wird das HABEL System in Betrieb genommen. Dabei sind unsere Anwenderbetreuer vor Ort, um alle Benutzer bei auftretenden Fragen zu unterstützen. PROFIT. Die ZIELLiniE. Unter m Strich zahlen sich HABEL Lösungen langfristig nicht nur in barer Münze durch erhebliche Kosteneinsparungen bei Verbrauchsmaterial und Geräten aus, sondern vor allem durch zwei wegweisende Vorzüge: Erstens Zeitgewinn denn es geht nie mehr ein Dokument verloren und Ihre Mitarbeiter können nun endlich ihr volles Potenzial für die wichtigen Aufgaben von heute und morgen ausschöpfen. Zweitens Imagegewinn denn jeder in Ihrem Betrieb ist nun in jeder Sekunde an jedem Ort top-informiert über Kunden- und Lieferantendaten, Projektverläufe, Ver - kaufszahlen, Buchungen oder Belegungszahlen. BERATUNG. Der Wegweiser. Wer Neuland betreten will, braucht einen weitsichtigen Partner. Damit Sie von Anfang an den richtigen Weg einschlagen, setzen wir uns zunächst intensiv mit Ihrer Unternehmensstruktur und den einzelnen Arbeitsabläufen auseinander. Danach präsentieren wir Ihnen individuell ausgearbeitete Lösungsvorschläge an hand beispielhafter Abläufe aus Ihrer täglichen Betriebspraxis.
Mit Weitblick und Wissen. HABEL sorgt weltweit für Ordnung. Inhabergeführtes Software-Haus Auf dem Gebiet des Dokumentenmanagements ist HABEL eines der führenden Softwareunternehmen mit über 1.100 nationalen und internationalen Kunden. Als hoch spezialisierter Projektpartner mit hoher Fachkompetenz und langjähriger Erfahrung entwickeln wir branchenspezifische Dokumentenmanagement-Systeme, die individuell an die Wünsche unserer Kunden angepasst werden können. Uneingeschränkte Praxistauglichkeit und einfache Anwendung das sind Markenzeichen, die uns bei HABEL seit der Gründung im Jahr 1991 auszeichnen. Daher beherrschen alle HABEL Softwarepakete gleich mehrere Sprachen. HABEL Installationen rund um den Globus managen umfangreiche Organisationsprozesse, speichern Unternehmenswissen und sorgen so für den entscheidenden Informationsvorsprung. Dafür stehen wir bei Habel. ALLES GEHABELT. ALLES GEREGELT. Ägypten Deutschland Malaysia Saudi-Arabien Äthiopien Venezuela Schweiz Albanien Kasachstan Algerien Andorra Dominikanische Republik Angola Argentinien Österreich Antigua und Barbuda Norwegen Armenien Marokko Aserbaidschan Australien Bahamas Mazedonien Bahrain Bangladesch Barbados Liberia Ghana Ungarn Belgien Samoa Bhutan Bolivien Bosnien und Herzegowina Botsuana Brasilien Brunei USA Montenegro Bulgarien Burkina Faso BurundiChile Costa Rica Dominica Dschibuti Ecuador El Salvador Elfenbeinküste Eritrea Estland Fidschi Gabun Gambia Georgien Kroatien Grenada Vanuatu Griechenland Niederlande Guatemala Guinea Guinea-Bissau Guyana Haiti Honduras Indien Indonesien Irak Irland Island Israel Jamaika Japan Jemen Kamerun Jordanien Spanien Kambodscha Iran Kap Verde Katar Kenia Italien Algerien Kirgistan Tschechien Kiribati Taiwan Komoren Kongo Republik Kongo Demokratische Republik Kuba Kuwait Laos Lesotho Slowenien Libanon Belize Libyen Suriname Liechtenstein Niue Litauen Frankreich Luxemburg Madagaskar Nepal Polen Malawi Malediven Mali Malta Vatikanstadt Marshallinseln Mauretanien Dänemark Mauritius Benin Mikronesien Moldawien Monaco Mongolei Montenegro Bulgarien Mosambik Myanmar Namibia San Marino Nauru Nicaragua Niger Türkei Nigeria Äquatorialguinea Oman Pakistan Palau Palästinensische Gebiete Panama Papua-Neuguinea Paraguay Peru Philippinen Portugal Ruanda Rumänien Russland Sahara Salomonen Neuseeland Sambia São Tomé und Príncipe Schweden Kanada Senegal Serbien Seychellen Usbekistan China Sierra Leone Simbabwe Singapur Venezuela Slowakei Somalia Sri Lanka St. Kitts und Nevis St. Lucia Afghanistan St. Vincent und die Grenadinen Sudan Südafrika Südkorea Lettland Swasiland Syrien Tadschikistan Tansania Kolumbien Thailand Mexiko Timor-Leste Finnland Togo Iran Tonga Ruanda Trinidad und Tobago Tschad Tunesien Nordkorea Turkmenistan Turks- und Caicosinseln Tuvalu Uganda Ukraine Uruguay Vereinigte Arabische Emirate Großbritannien Vietnam WeiSSrussland Zentralafrikanische Republik Zypern Michael Joos Geschäftsführer Fritz Habel Geschäftsführer
Was HABEL Kunden berichten. "Bei uns wird nicht archiviert, sondern gehabelt." Unsere Referenzen die Erfolgsgeschichten unserer Kunden. Wenn es um den Nachweis der Leistungsstärke des HABEL Dokumentenmanagements in der Praxisanwendung geht, übergeben wir einfach das Wort an unsere Kunden, die sich die Vorteile unserer Lösungen tagtäglich zunutze machen und damit ablesbare Erfolge erzielen. Im Zuge des Umstiegs auf ein neues ERP-System haben wir uns für die Einführung eines neuen Dokumenten-Managementsystems entschieden. Zuvor nutzten wir ein von uns entwickeltes elektronisches Archiv, mit dem wir bereits über 880.000 Dokumente verwalteten, das aber die unternehmensweiten Anforderungen für die über 1.800 Mitarbeiter der MEIKO-Gruppe nicht mehr erfüllte. Von den am Markt angebotenen DMS- Systemen überzeugte uns HABEL aufgrund vielfältiger Vorzüge: Die intuitive und einfache Benutzeroberfläche war jedem Mitarbeiter in Kürze verständlich. Die zentral archivierten Dokumente finden wir durch die Gruppierungsfunktion schnell wieder und erhalten einen direkten Überblick über den gesamten Vorgang. Walter Armbruster Leiter EDV/Organisation Bevor wir HABEL einführten, belegte die manuelle Bearbeitung von Belegen und die aufwendige Eingabe von Daten etwa 40 % der Arbeitszeit unserer Mitarbeiter. Die Vereinfachung von alltäglichen Routineaktivitäten in der Gondrand-Gruppe mit ihren heute rund 1.000 Mitarbeitern stand also an oberster Stelle. Nach Prüfung diverser Anbieter haben wir uns zusammen mit unserer hausinternen IT-Abteilung für HABEL entschieden. Mit dem HABEL Dokumentenmanagement bearbeiten wir heute alle Eingangsrechnungen und Dokumente zentral und in einem Viertel der Zeit. Dadurch konnten wir zum einen nachhaltige Kosteneinsparungen in Höhe von 30 % erzielen, zum anderen sind alle Geschäftsvorgänge wesentlich transparenter. Mike Karcher Sales Manager Vor der Einführung von HABEL war das tägliche Belegvolumen der eingehenden Lieferantenrechnungen für die damals 50 Märkte der BabyOne-Gruppe mit der verwendeten Lösung nicht mehr zu bewältigen. Allein 5 Mitarbeiter waren mit der Bearbeitung dieser Belege voll ausgelastet. Es bestand also dringender Optimierungsbedarf. HABEL bot auf allen Ebenen die besten Voraussetzungen. Mit der elektronischen Archivierung und automatischen Belegerkennung bearbeiten wir heute rund 30.000 Belege pro Monat in den derzeit 83 BabyOne-Märkten. Dabei bewältigen wir das um mehr als 50 % gestiegene Belegvolumen mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern. Durch diese Entlastung erreichen wir eine deutlich verbesserte Dienstleistungsqualität. Außerdem konnten wir mit HABEL den Platzbedarf für das Papierarchiv um 60 % reduzieren. Thomas Quibeldey Leitung IT Services Wir sind seit 1999 HABEL Kunde. Aufgrund unseres Belegvolumens von über 1.000 Dokumenten am Tag gestaltete sich die Suche in unserer Papierablage früher als beschwerlich. Seit der Einführung von HABEL konnten wir die Anzahl der Mitarbeiter, die sich um die Ablage kümmern, um beinahe 50 % reduzieren. Durch die Nutzung des Workflows werden eingehende Dokumente ohne Zeitverlust in Sekundenschnelle den entsprechenden Sachbearbeitern zur Verfügung gestellt. Der Bearbeitungsstand und -weg sind dabei immer genau nachvollziehbar. Mithilfe der intelligenten Lösung für das Vertragsmanagement werden wir z. B. an Kündigungstermine erinnert. Ein weiterer Pluspunkt ist die positive Zusammenarbeit: HABEL ist ein flexibler Partner, der auf unsere Wünsche eingeht. Ausschlaggebend für die Entscheidung war daneben die einfache Handhabung und der moderne Aufbau von HABEL. Rolf Türschmann Leitung Organisation und Logistik
Deutschland HABEL GmbH & Co. KG Untere Hauptstraße 1 5 D-78604 Rietheim-Weilheim Fon +49 7461 9353 0 Fax +49 7461 9353 99 www.habel.de info@habel.de Niederlassung Leipzig Messe-Allee 2 D-8212 Leipzig Fon +49 341 678 27322 Fax +49 341 678 28322 www.habel.de info@habel.de Schweiz HABEL Dokumentenmanagement GmbH Rheinstrasse 36 CH-8212 Neuhausen am Rheinfall Fon +41 52 674 8151 Fax +41 52 674 8150 www.habel.ch info@habel.ch