Neue Datenschutzverordnung für den HoSchMi Förderverein e.v.

Transkript

1 Neue Datenschutzverordnung für den HoSchMi Förderverein e.v. Inhalt 1. Präambel 2. Umgang im Verein mit personenbezogenen Daten, Interne Mitgliederverwaltung 3. -Verkehr und Newsletter 4. Homepage und Social Media-Auftritte 5. Durchführung von Veranstaltungen 6. Pressearbeit 7. In Kraft treten 8. Änderungen 9. Anhang 1 Präambel Aufgrund der neuen EU-weiten Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu), welche am 25. Mai 2018 in Kraft getreten sind, hat der Vorstand des HoSchMi Fördervereins e.v. Holzgünz, Schwaighausen (nachfolgend Verein genannt) eine Datenschutzverordnung beschlossen und zur Anwendung gebracht. 2 Umgang im Verein mit personenbezogenen Daten, Interne Mitgliederverwaltung Der Verein hat eine Excel Datei mit Daten der Mitglieder erstellt. Der genaue Dateiname wird hier aus Gründen des Datenschutzes nicht gezeigt. Die Datei steht ausschließlich dem Vorstand, dem Schriftführer und dem Schatzmeister zur Verfügung und werden auch nur von diesen Personen eingesehen und geändert. Da nur drei Personen auf die mitgliederrelevanten Daten Zugriff haben, entfällt ein Datenschutzbeauftragter nach dem BDSG 4. Die Datei ist auf dem privaten Computer der oben genannten Personen gespeichert und wird im persönlichen Datensicherungsprozess gesichert. Die Datei enthält folgende Daten: Name, Wohnort, Straße, Telefon, Adresse und Mitgliedsnummer Die Datei ist Passwortgeschützt. Das Passwort muss mindestens einen Großbuchstaben, eine Zahl und ein Sonderzeichen enthalten. Die Länge muss mindestens 8 Zeichen sein. Im Blatt Zugriff werden der Name, welcher die Datei als letztes bearbeitet hat sowie das Datum, wann das Dokument geöffnet wurde, gespeichert. Diese Datei kann zum Zwecke des Datenaustausches via an die Verantwortlichen versandt werden.

2 Persönliche Daten werden von uns nicht weitergegeben! Die Daten zum Einzug des Mitgliedsbeitrags sind beim Verein nur auf dem Antrag zur Mitgliedschaft hinterlegt. Die Mitgliedsbeiträge werden in einem Ordner gesammelt und an einem sicheren Ort aufbewahrt. Die Daten wurden in das Onlinebanking- System der Raiffeisenbank Memmingen eingepflegt. Die Geheimhaltungspflicht dieser Daten obliegt somit der Bank. 3 -Verkehr und Newsletter Der Vorstand pflegt zwei Verteilerlisten. Die Erste enthält die Adressen der Vorstandschaft. Die Zweite enthält die Adressen der Mitglieder. Informationen, wie zum Beispiel Einladungen oder Newsletter usw. werden an die Mitglieder über die Verteilerliste gesendet. Diese ist im BCC: (Blind Carbon Copy) einzubinden. Die Verteilerliste des Vorstandes darf an AN: bzw. CC: gerichtet sein. Ebenso die Gemeinde Holzgünz, die hier als öffentliche Person auftritt. 4 Homepage und Social Media-Auftritte Die Homepage des Vereins ( wird von einem Vorstandsmitglied gepflegt. Es wird vermieden, Berichte über Privatpersonen ohne ihre Zustimmung zu veröffentlichen. Die alte Foto-Gallery wurde aus Gründen des Datenschutzes gelöscht. Neue Veröffentlichungen werden nur mit der direkten oder indirekten Zustimmung (siehe Durchführungen von Veranstaltungen) der jeweiligen Personen vorgenommen. Termine der Künstler sowie die Beschreibung der Veranstaltungen, welche im Stadl zur Aufführung kommen, werden auf der Homepage mit Zustimmung des jeweiligen Künstlers/Vortragenden veröffentlicht. Geschäftliche Veröffentlichungen werden ebenso mit der Abstimmung des jeweiligen Betriebes vorgenommen. Eine personenbezogene Auswertung Ihrer Daten findet nicht statt. Beim Besuch unserer Website werden lediglich standardmäßig die Adresse Ihres Internet-Service- Providers, wie IP-Adresse oder URL, der Name der Website von der aus Sie uns besucht haben, die Website, die Sie bei uns aufrufen sowie Datum und Dauer Ihres Aufenthaltes gespeichert. Diese Erhebungen werden lediglich intern verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben. Weitere Informationen zur Erstellung und Gestaltung unserer Internetseite können Sie auf unserer Seite unter Datenschutz nachschlagen. Bestellung der Eintrittskarten über die Homepage. Bei vielen Veranstaltungen, die der Verein durchführt, wird dem Besucher die Möglichkeit gegeben, die Eintrittskarten über die Homepage zu bestellen. Die Karten können über eine Eingabemaske bestellt werden. Die erforderlichen Angaben sind Vor- und Zuname, Adresse, adresse, Telefonnummer (optional) und die Anzahl der gewünschten Karten. Nach dem Eingang der Bestellung wird dem Kunden eine E- Mail zugesandt, indem die Erlaubnis zur Speicherung der Daten eingeholt wird. Zusätzlich wird der Status der Bestellung dokumentiert. Die oben genannten Daten werden in einer Datenbank bis zur jeweiligen Veranstaltung gespeichert. Die Daten werden unmittelbar nach der Veranstaltung gelöscht.

3 Integration und Verwendung von Facebook Plugins wie dem "Gefällt mir"-button Wir verwenden in bestimmten Bereichen auf unseren Websites Plugins des sozialen Netzwerkes facebook.com. Ein Plugin ist ein Computerprogramm, das in ein anderes Softwareprodukt "eingeklinkt" wird und damit dessen Funktionalität erweitert. Der "Gefällt mir"-button, der auf unseren Websites integriert ist, stellt z.b. ein solches Plugin dar. Facebook.com ist ein Angebot der Facebook Inc., 1601 S. California Ave, Palo Alto, CA 94304, USA. Sollten Sie eine unserer Websites, die ein Plugin von Facebook integriert hat, aufrufen, wird eine Verbindung zu den Facebook Servern hergestellt. Erst durch die dadurch initiierte Mitteilung an Ihren Browser wird das Plugin auf unserer jeweiligen Website dargestellt. Wir weisen Sie hiermit ausdrücklich darauf hin, dass durch die Erkennung Ihres Browsers automatisch die Information an die Facebook Server übermittelt wird, welche unserer Internetseiten von Ihnen besucht wurden. Sofern Sie dabei auch noch als Mitglied bei Facebook eingeloggt sind, ordnet Facebook diese Informationen Ihrem persönlichen Facebook-Benutzerkonto zu. Gleiches gilt auch für die Nutzung der Plugin-Funktionen, z.b. durch Anklicken des "Gefällt mir"-buttons oder Kommentierung im Live-Stream-Widget. Dabei werden ebenfalls diese Informationen Ihrem Facebook-Benutzerkonto zugeordnet. Sie können dies verhindern, wenn Sie sich vor Nutzung unserer Websites bei Facebook ausloggen. Umfassende Informationen zur Erhebung, Speicherung und Nutzung Ihrer Daten durch Facebook, zur diesbezüglichen Ausübung Ihrer Rechte und zum Schutz Ihrer Privatsphäre finden Sie in den Facebook Datenschutzrichtlinien und dem Leitfaden zur Privatsphäre 5 Durchführung von Veranstaltungen Bei jeder Veranstaltung die der Verein durchführt, wird ein rechtlicher Hinweis zu Fotoaufnahmen während der Veranstaltung gut sichtbar und für jeden ersichtlich ausgehängt. Ebenso wird vor jeder Veranstaltung darauf hingewiesen, dass Aufnahmen gemacht werden, welche eventuell auf der Homepage, in der Presse oder auf den sozialen Medien veröffentlicht werden. Wünsche von Personen, welche dies nicht wünschen, werden auf jeden Fall berücksichtigt. Veröffentlichungen der Künstler werden mit dem jeweiligen Ansprechpartner abgestimmt. Bestellung der Eintrittskarten über die Homepage. Siehe Homepage und Social Media-Auftritte 6 Pressearbeit Wenn der Verein Berichte mit Bildern an die Presse weitergibt, werden personenbezogene Daten vermieden. Es werden nur Bilder weitergegeben, welche durch Punkt Durchführungen von Veranstaltungen (Punkt 5) verifiziert wurden. 7 In Kraft treten Die neue Datenschutzverordnung für den HoSchMI Förderverein e.v. wurde am 25. Mai 2018 einstimmig von der Vorstandschaft beschlossen und tritt somit ab diesem

4 Datum in Kraft. Eine Kopie der Verordnung wurde auf der Homepage veröffentlicht und als Kopie an die Mitglieder per versendet. 8 Änderungen Änderungen werden mit Beschluss des Vorstandes in die Verordnung aufgenommen. Diese werden im Anhang dokumentiert. Gezeichnet vom Vorstand des HoSchMi Förderverein e.v. im Mai 2018.

5 9 Anhang Dokumentation der Änderungen Änderung Datum Editor Neue Datenschutzordnung erstellt Hubert Stark Korrekturlesen Franz Rolla Genehmigung durch den Vorstand Vorstandschaft Verteilung an die Mitglieder Juni 2018 Hubert Stark Aushang bei Veranstaltungen Rechtlicher Hinweis zu Fotoaufnahmen während der Veranstaltung Während unserer Veranstaltungen werden regelmäßig Fotoaufnahmen mit Schnappschüssen angefertigt, welche in verschiedenen Rubriken veröffentlicht werden. Diese Aufnahmen sind mit der bildlichen Darstellung von anwesenden Personen verbunden, wobei die Personenauswahl mehr oder weniger zufällig erfolgt. Eine Darstellung der Bilder erfolgt auf unserer Homepage, Printmedien und Social- Media- Kanälen. Mit dem Betreten des Veranstaltungsgeländes sowie den Veranstaltungsräumen erfolgt die Einwilligung der anwesenden Person zur entgeltlichen Veröffentlichung in vorstehender Art und Weise und zwar ohne, dass es einer ausdrücklichen Erklärung durch die betreffende Person bedarf. Sollte die betreffende Person im Einzelfall nicht mit der Veröffentlichung einverstanden sein, bitten wir um unmittelbare Mitteilung bei dem für die Motivsuche verantwortlichen Fotografen. Sollte die betreffende Person bei einer bereits erfolgten konkreten Veröffentlichung einer fotografischen Darstellung zu seiner Person nicht einverstanden sein, bitten wir um umgehende Benachrichtigung per Mail, Telefon oder auf postalischem Wege mit der genaueren Bezeichnung der diesbezüglich in Rede stehenden Abbildung. In diesem Fall wird die Abbildung entfernt und nicht weiter veröffentlicht binnen einer angemessenen Frist gemäß Rubrizierung. Der Veranstalter