Praxisleitfaden Projektmanagement

Transkript

1 Joachim Drees Conny Lang Marita Schöps Praxisleitfaden Projektmanagement Tipps, Tools und Tricks aus der Praxis für die Praxis

2 Inhalt 1 Einleitung Projektdefinition Projekte Kleine Projekte und projektähnliche Aufgaben Projektrollen Rollen in der Projektorganisation Auftraggeber Projektleiter Kompetenzen des Projektleiters Aufgaben des Projektleiters Projektmitarbeiter Lenkungskreis Projektsponsor Projektvorbereitung Projektauslöser versus Projektauftraggeber Auswahl des Projektleiters Erstellung des Projektauftrags Projektziele Kickoff Inhalte des Projekt-Kickoffs Kraftfeldanalyse Projektplanung Phasenplan Projektstrukturplan

3 VIII Inhalt 6.3 Terminplan Ressourcen-/Kapazitätsplanung Kostenplanung Zweck der Kostenplanung Vorgehen bei der Erstellung des Kostenplans Risikoanalyse Projektsteuerung Steuerungskreislauf Steuerung der Kosten Steuerung der Zeit Steuerung der Qualität/Inhalte Steuerungsinstrumente Jobliste Meetingliste Statusbericht Decision Diary Steuerungsprinzipien Prinzip der Selbstanzeige Prinzip der Frühwarnung Lenkungskreissitzungen Vorbereitung von Lenkungskreissitzungen Durchführung von Lenkungskreissitzungen Nachbereitung von Lenkungskreissitzungen Erfolgskriterien für Lenkungskreissitzungen Projektmarketing Nutzen des Projektmarketings Inhalte des Projektmarketings Zielgruppen Kommunikationswege und Medien Kommunikationsmatrix Konzepterstellung

4 2.1 Projekte 5Inhalt IX 10 Projektreview Projektdokumentation Steuern von externen Partnern Auswahl externer Partner Beauftragung externer Partner Steuerung externer Partner im Projekt Zusammenfassung Projektabschluss Kleine Projekte und projektähnliche Aufgaben Eindeutiger Auftrag mit klarer Zielsetzung Projektleiter bzw. Steuerer Kickoff und Meetings Zeitliche (Grob-)Planung Spielregeln Jobliste Projektleitung auf den Punkt gebracht Grundsätze Startphase Konzeptionsphase Realisierungsphase Toolbox Literatur Schlagwortverzeichnis Danksagung Autoren

5 5 2 Projektdefinition 2.1 Projekte Für erfolgreiches Projektmanagement ist es notwendig, dass Sie wissen, wie sich ein Projekt von Routineaufgaben unterscheidet. Definition: Projekte sind komplexe einmalige Aufgaben, die in einer zeitlich begrenzten, bereichsübergreifenden Organisationsform abgewickelt werden und für die begrenzte Ressourcen bereitstehen. Oder anders ausgedrückt: Ein Vorhaben ist dann ein Projekt, wenn die in Tabelle 2.1 dargestellten Kriterien im Wesentlichen erfüllt sind. Geschlossene Aufgabenstellung einmaliges Vorhaben definierter Anfangs- und Endtermin eindeutige inhaltliche Zielsetzung klare Abgrenzung zu anderen Projekten und Vorhaben Komplexität viele thematische Schnittstellen und Zusammenhänge Risiken, Gefahr des Scheiterns neuartige Fragestellungen Definierte Budgets zeitlich (Bearbeitungszeiten) personell (Projektmitarbeiter) finanziell (Kosten und Investitionen) Interdisziplinäre Zusammenarbeit organisationsübergreifend, d. h. mehrere Abteilungen, Bereiche, Firmen, Standorte, Länder oder externe Partner sind beteiligt Tabelle 2.1 Kriterien für ein Projekt

6 6 2 Projektdefinition Es ist wichtig festzulegen, welche Vorhaben als Projekte durchgeführt werden und welche als Aufgabe im normalen Tagesgeschäft. Solche normalen Tätigkeiten (Linientätigkeiten) sind in gleicher oder ähnlicher Form wiederholt zu erledigen. Sowohl das Ziel als auch der geeignete Weg dorthin sind bekannt. Zu Beginn eines Projekts dagegen ist das Ziel klar definiert, der Lösungsweg aber noch offen (Bild 2.1). Aufgabe des Projektleiters ist es, mit dem Projektteam einen geeigneten Weg zum Ziel zu erarbeiten. unklar Experiment blinder Aktionismus Ziel klar Arbeitsauftrag/ Linienaufgabe Projekt Bild 2.1 Abgrenzung von Projekten klar unklar Lösungsweg Eine weitere Definition finden Sie in der Toolbox: 2a Abgrenzung von Projekten. Für ein Projekt wird außerhalb der bestehenden Organisation eine Projektorganisation gestaltet, die nur so lange besteht, wie das Projekt dauert, und die aus mindestens folgenden Einheiten besteht:

7 2.2 Kleine Projekte und projektähnliche Aufgaben 7 einem Auftraggeber, einem Projektleiter als Auftragnehmer, Projektmitarbeitern. Viele Vorhaben können in Form eines Projekts realisiert werden. Wichtig ist, dass die Beteiligten die Entscheidung, ob ein Vorhaben als Projekt oder als Linienaufgabe umgesetzt wird, bewusst treffen und dass sie nachvollziehbar ist. 2.2 Kleine Projekte und projektähnliche Aufgaben Im Tagesgeschäft tauchen immer wieder Aufgabenstellungen auf, die den Kriterien von Projekten nicht oder nicht voll entsprechen, gleichzeitig aber Merkmale aufweisen, die sie zu kleinen Projekten bzw. projektähnlichen Aufgaben machen (Tabelle 2.2). Merkmale von kleinen Projekten und projektähnlichen Aufgaben wiederkehrende Aufgabenstellungen mit besonderem Charakter mehrere thematische Schnittstellen und Zusammenhänge organisationsübergreifend, d. h. verschiedene Abteilungen, Bereiche, Firmen, Standorte, Länder oder externe Partner sind beteiligt fixierter Zieltermin eindeutige inhaltliche Zielsetzung Tabelle 2.2 Merkmale projektähnlicher Aufgaben Solche kleinen Projekte und projektähnlichen Aufgaben können z. B. regelmäßig wiederkehrende oder ähnlich lautende Kundenaufträge sein, Großveranstaltungen, Hauptversammlungen, Messeauftritte, komplexe technische Ersatzinvestitionen, kleine Software-Weiterentwicklungen. Für kleine Projekte und projektähnliche Aufgaben ist es nicht sinnvoll, das gesamte Repertoire des Projektmanagements zu nutzen. Unbedingt brauchen Sie dafür aber ausgewählte Hilfsmittel und Vorgehensweisen. Konkrete Vorschläge dafür finden Sie im Kapitel 14 Kleine Projekte und projektähnliche Aufgaben.

8 8 Einführung Projektverlauf Anhang Startphase Konzeptionsphase Realisierungsphase Abschluss 1 Einleitung 4 Projektvorbereitung 6 Projektplanung 7 Projektsteuerung 13 Projektabschluss 14 Kleine Projekte & projektähnliche Aufgaben 2 Projektdefinition 5 Kickoff 8 Lenkungskreissitzungen 15 Projektleitung auf den Punkt gebracht 3 Projektrollen 9 Projektmarketing 16 Toolbox 10 Projektreview 11 Projektdokumentation 12 Steuern von ext. Partnern

9 192 Schlagwortverzeichnis A Akzeptanz 18 Angebotsphase 92 Aufgaben, projektähnliche 103, 116 Kickoff 105 Meeting 105 Projektauftrag 104 Projektleiter 105 zeitliche Planung 107 Auftraggeber 10, 23 Auftragsklärung 26 B Blitzlicht 85 Budget 50 D Decision Diary 66 E Entlastung 99 F Frühwarnung 67 J Jobliste 64, 108 K Kapazitätsplanung 49 Kickoff 33, 112 Inhalte 34 Kommunikationsmatrix 79 Kommunikationswege 78 Kostenplanung 50 Kostensenkung 61 Kraftfeldanalyse 35 Matrix 36 L Lenkungskreis 17 Pflichten 19 Lenkungskreissitzung 71, 114 Durchführung 72 Erfolgskriterien 74 Nachbereitung 74 Vorbereitung 71 Linienorganisation 9 M Magisches Dreieck 59 Marketing, Inhalte 78 Medien 78 Meetingliste 65 Meilensteine 46 Meilensteinreview 83 MS Project 48 P Partner, externe 91 Auswahl 91 Beauftragung 93 Steuerung 94, 116 Phasenplan 41 Projektabgrenzung 6 Projektabschluss 99, 116 Projektabschlussbericht 89, 99 Projektabschlusssitzung 99 Projektauftrag 26, 104 Anlässe zur Änderung 27 Erstellung 26 Projektauslöser 23 Projektdefinition 5 Projektdokumentation 87, 115 Struktur 87 Tipps 88 Projektendreview 83 Projekt, kleines 103, 116 Kickoff 105

10 Schlagwortverzeichnis 193 Meeting 105 Projektauftrag 104 Projektleiter 105 zeitliche Planung 107 Projektleiter 11, 24, 105 Aufgaben 13 Auswahl 24 Entlastung 99 Kompetenzen 12 methodische Kompetenzen 26 soziale Kompetenzen 25 Projektleitung 111 Grundsätze 111 Konzeptionsphase 113 Realisierungsphase 113 Startphase 112 Projektmarketing 77, 115 Inhalte 78 Konzepterstellung 80 Nutzen 77 Zielgruppen 78 Projektmitarbeiter 15 Projektorganisation 6, 9 Projektplanung 39, 113 Ziel 39 Projektreview 83, 115 Meeting 83 Projektrollen 9, 112 Projektsponsor 20 Projektsteuerung 55, 113 Kosten 61 Prinzipien 67 Projektlaufzeit 62 Qualität/Inhalte 63 Voraussetzung 57 Zeit 62 Projektstrukturplan 42 Projektübergabe 99 Projektvorbereitung 23, 112 Projektziele 28, 104 Protokoll 74, 88 R Ressourcenplanung 49 Risikoanalyse 51 Rückwärtsplanung 46 S Selbstanzeige 67 Software 48 Spielregeln 107 Statusbericht 65 Steuerung 55, 94, 113 Steuerungsinstrumente 64 Steuerungskreislauf 58 T Terminplanung 45 Software 48 V Vorwärtsplanung 46 Z Zielformulierung 28, 29, 30, 105 Zielgruppen 78

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