Merkblatt zur Erhebung von personenbezogenen Daten (Informationspflicht nach Art. 13 DS-GVO - Direkterhebung beim Betroffenen)

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1 Merkblatt zur Erhebung von personenbezogenen Daten (Informationspflicht nach Art. 13 DS-GVO - Direkterhebung beim Betroffenen) 1. Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen (Art. 13 Abs. 1 lit. a DS-GVO) Verantwortlicher: Landeshauptstadt Erfurt Der Oberbürgermeister Fischmarkt Erfurt Innerorganisatorisch für die Datenverarbeitung verantwortlich: Amt: Stadtkämmerei Abt. Verdingungsstelle Fischmarkt Erfurt Kontakt: Telefon Fax verdingungsstelle@erfurt.de Postanschrift: 2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (Art. 13 Abs. 1 lit. b DS-GVO) Kontakt: Datenschutzbeauftragter Telefon Bereich Oberbürgermeister Fischmarkt 1 Fax Erfurt datenschutzbeauftragter@erfurt.de 3. Zwecke der Datenverarbeitung (Art. 13 Abs. 1 lit. c HS 1 DS-GVO) Der Verantwortliche führt die Datenverarbeitung im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) durch. Der Verantwortliche verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der Durchführung von Vergabeverfahren zum Zweck der Teilnahmeantragsprüfung, der Prüfung und Wertung von Angeboten, der Kommunikation mit Bewerbern/Bietern (bspw. Beantwortung von Bewerber-, Bieterfragen) und der Dokumentation/Archivierung sowie zu Statistikzwecken (Vergabestatistik). 1

2 Des Weiteren erfolgt eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Vertragsdurchführung/-abwicklung von im Rahmen von Vergabeverfahren geschlossenen Verträgen. 4. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung (Art. 13 Abs. 1 lit. c HS 2 DS-GVO) Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt bzw. ist erforderlich: a) Zur Erfüllung vertraglicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO) Eine Verarbeitung von Daten erfolgt im Zuge der Durchführung von im Rahmen von Vergabeverfahren geschlossenen Verträgen und in einem für die Erfüllung der entsprechenden vertraglichen Verpflichtungen/für die Vertragsabwicklung erforderlichem Umfang. b) Zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der Verantwortliche unterliegt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO) Der Verantwortliche ist im Rahmen seiner Beschaffungstätigkeit verpflichtet, Vergabeverfahren auf Grundlage des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), der Vergabeverordnung (VgV), dem Thüringer Vergabesetz (ThürVgG) sowie der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A) und Leistungen - Teil A (VOL/A) durchzuführen und in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten zu verarbeiten (z. B. personenbezogene Daten, welche in Teilnahmeanträgen oder Angeboten übermittelt werden). c) Zur Erfüllung öffentlicher Aufgaben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) DS-GVO) Der Verantwortliche ist zuständig für die Durchführung von Vergabeverfahren zur Vergabe von Bau-, Dienst- und Lieferleistungen. Ziel ist es, vertragliche Beziehungen zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und einem Betroffenen herzustellen. Die Beschaffungstätigkeit des Verantwortlichen, innerhalb der eine Verarbeitung personenbezogener Daten des/der Betroffenen ausgeführt wird, erfolgt im Zusammenhang mit den genannten öffentlichen Aufgaben (Aufgaben im öffentlichen Interesse) und gewährleistet deren Erfüllung. 5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern (Art. 13 Abs. 1 lit. e DS-GVO) Die folgenden Kategorien personenbezogener Daten werden oder können ggf. gefordert/ erhoben bzw. verarbeitet werden: Personalien/Adress- und Kontaktdaten des Betroffenen (bspw. dienstliche Kontaktdaten), Daten mit Bezug zur beruflichen Tätigkeit des Betroffenen (bspw. Daten aus denen hervorgeht, dass eine Person bei einem bestimmten Unternehmen in einer bestimmten Position/in einem bestimmten Tätigkeitsbereich beschäftigt ist), Daten zur Aus- und Weiterbildung des Betroffenen (bspw. Lebenslauf, Studien- und Ausbildungsnachweise, Weiterbildungs- und Schulungsnachweise, u. ä.) sowie Daten aus einem zwischen der Stadtverwaltung Erfurt und dem Betroffenen ggf. bereits bestehenden Vertragsverhältnis. Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten: Mitarbeiter des Verantwortlichen (insbesondere die Mitarbeiter der Verdingungsstelle) Mitarbeiter andere Organisationseinheiten durch den Verantwortlichen beauftragte/vertraglich gebundene Berater, Fachplaner, Architekten, u. ä. 2

3 6. Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation (Art. 13 Abs. 1 lit. f DS-GVO) Der Verantwortliche hat nicht die Absicht, die personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln. 7. Dauer der Speicherung bzw. Kriterien für die Festlegung der Dauer (Art. 13 Abs. 2 lit. a DS-GVO) Der Speicherzeitraum beginnt mit der erstmaligen Speicherung der personenbezogenen Daten. Der Zeitpunkt der Speicherung entspricht in der Regel dem Zeitpunkt der Erhebung der personenbezogenen Daten. In der Regel werden die Teilnahmeanträge, die Angebote sowie die Dokumentationsunterlagen (Vergabedokumentation) und ihre Anlagen für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Zuschlag im jeweiligen Vergabeverfahren erteilt wurde. 8. Rechte der Betroffenen im Rahmen der Verarbeitung (Art. 13 Abs. 2 lit. b DS-GVO) Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DS-GVO genannten Informationen. Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO). Es wird darauf hingewiesen, dass die Teilnahmeanträge und Angebote vollständig und alle geforderten Angaben, Erklärungen und Preise enthalten sein müssen. Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden; der Verantwortliche ist verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der in Art. 17 DS- GVO aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen bzw. entsprechende Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind (Recht auf Löschung / Recht auf Vergessenwerden ). Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DS-GVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist. Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DS-GVO). 3

4 Die betroffene Person hat nicht das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie dem Verantwortlichen bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Art. 20 DS-GVO, Recht auf Datenübertragbarkeit), da die durch den Verantwortlichen durchgeführte Datenverarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die z. B. im öffentlichen Interesse liegt. 9. Recht auf Widerruf der Einwilligung bei einer Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO (Art. 13 Abs. 2 lit. c DS-GVO) Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO) beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. 10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 13 Abs. 2 lit. d DS-GVO) Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde nach Art. 77 Abs. 1 DS-GVO. Dies ist in Thüringen der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, Erfurt ( 12. Gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung der Daten (Art. 13 Abs. 2 lit. e DS-GVO) Im Vergabeverfahren werden personenbezogene Daten insbesondere im Rahmen der Eignungsprüfung herangezogen; bspw. können Bewerber/Bieter aufgefordert werden, Angaben zu technischen Fachkräften oder den Führungskräften des Unternehmens (u. a. Studien- und Ausbildungsnachweise, Lebensläufe, Referenzen) zu machen und/oder entsprechende Nachweise einzureichen. Des Weiteren können personenbezogene Daten auch bspw. im Rahmen von Erklärungen zum Nichtvorliegen eines Ausschlussgrundes und den ggf. erfolgten Selbstreinigungsmaßnahmen erhoben werden. Nicht zuletzt werden personenbezogene Daten schon als Bestandteil der eigentlichen Teilnahmeantrags- oder Angebotsunterlagen erhoben (bspw. ausgefüllte und unterzeichnete Teilnahme-/Vergabeunterlagen, durch den Bewerber/Bieter ggf. beigelegte Unterlagen). Die betroffenen Personen sind im Rahmen eines Vergabeverfahrens verpflichtet die jeweils geforderten/erforderlichen personenbezogenen Daten bereitzustellen. Sofern die geforderten/erforderlichen personenbezogenen Daten nicht eingereicht/bereitgestellt werden, kann/muss ggf. ein Ausschluss des Teilnahmeantrags/des Angebotes vom weiteren Vergabeverfahren erfolgen. Die geforderten/erforderlichen personenbezogenen Daten sind insofern als für einen Vertragsschluss erforderlich zu betrachten. 4

5 13. Automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs.1, 4 DS-GVO (Art. 13 Abs. 2 lit. f DS-GVO) Die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nicht mittels automatisierter Entscheidungsfindung einschließlich Profiling. 14. Weiterverarbeitung für einen anderen Zweck (Art. 13 Abs. 3 DS-GVO) Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für einen anderen Zweck weiterverarbeitet als den, für den die Daten erhoben wurden. 5