toplink vpbx Benutzerhandbuch toplink GmbH Stand: März 2010 Autor: Michael Striegl

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1 toplink vpbx Benutzerhandbuch toplink GmbH Stand: März 2010 Autor: Michael Striegl

2 INHALT 1 ERSTE SCHRITTE 5 Einleitung...5 Anmelden am System EINSTELLUNGEN Globale Einstellungen...9 Allgemeine Einstellungen Steuerungscodes Steuerungscodes Adressbuch Neuen Eintrag anlegen...17 Import eines Adressbuches Tasten Neue Tastenbelegung erstellen...19 Bestehende Tastenbelegung bearbeiten KONTEN 23 Hinweise zum IP Anlagenanschluss...24 Anlegen eines Kontos...24 CSV Import Kontotyp: Nebenstelle / Benutzer Bearbeiten einer Nebenstelle...28 Rufumleitungen einer Nebenstelle...29 Mailbox einer Nebenstelle Einstellungen einer Nebenstelle...34 Registrierungsverhalten einer Nebenstelle...35 Berechtigungen einer Nebenstelle...36 Tastenbelegung einer Nebenstelle...39 Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 2 von 85

3 3.2 Kontotyp: Automatische Vermittlung Bearbeiten einer Automatischen Vermittlung...42 Einstellungen für die Ansagen Kontotyp: Konferenz Einstellungen für Spontane Konferenzen...47 Einstellungen für Geplante Konferenzen...49 Hinweis für Moderatoren Kontotyp: Rufgruppe Bearbeiten einer Rufgruppe Kontotyp: Agenten Gruppe Bearbeiten einer Agenten Gruppe...55 Derzeitige Gespräche einer Agenten Gruppe...59 Agenten einer Agenten Gruppe...60 Anruf Historie einer Agenten Gruppe Kontotyp: Calling Card Bearbeiten einer Calling Card Kontotyp: Durchsage Bearbeiten einer Durchsage Kontotyp: Schalter Einstellungen für zeitbasierte Schalter (Tag / Nachtschaltung)...66 Einstellungen für manuelle Schalter Kontotyp: Ansage Element Bearbeiten eines Ansage Elementes LEITUNGEN 73 Übersicht RUFSCHEMATA 74 Standardrufschema...75 Beispiel: Beschränkung auf interne Telefonate...76 Beispiel: Beschränkung auf Telefonate in das eigene Ortsnetz...76 Beispiel: Beschränkung der Anwahl von Beispiel: Ortsnetzrufe ohne Vorwahl...77 Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 3 von 85

4 6 STATUS 78 Anruf Historie...78 Derzeit aktive Gespräche GESPRÄCHSMITSCHNITTE 80 Wichtige rechtliche Hinweise...80 Fallweises Mitschneiden von Gesprächen...80 Dauerhaftes Mitschneiden von Gesprächen GLOSSAR 81 Begriffstabelle HAFTUNGSAUSSCHLUSS 85 Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 4 von 85

5 Kapitel 1 Erste Schritte 1 ERSTE SCHRITTE Herzlich Willkommen zu Ihrer neuen virtuellen Telefonanlage vpbx von toplink. Einleitung Dieses Handbuch soll Ihnen als Administrator einen Überblick über alle wichtigen Funktionen Ihrer neuen Telefonanlage geben. Anmerkung der Redaktion: Einige wenige Menüpunkte im administrativen Web Interface befinden sich derzeit im Entwicklungsstand. Die dort beschriebenen Leistungsmerkmale sind zurzeit deaktiviert und ohne Funktion. Daher werden diese Menüpunkte in diesem Handbuch nicht weiter behandelt. Durch die ständige Weiterentwicklung unserer Produkte sind solche Effekte leider nicht gänzlich zu vermeiden. Wir bitten dies zu entschuldigen. Besonders wichtige Hinweise in diesem Handbuch sind mittels dem Achtung Symbol separat hervorgehoben. Sonstige Hinweise in diesem Handbuch sind mittels dem Info Symbol separat hervorgehoben, bzw. werden im jeweiligen Leistungsmerkmal als solche gekennzeichnet. Benutzer Eingaben sind in diesem Handbuch mit der folgenden Kennzeichnung hervorgehoben: Zellenbeschreibung <Beispiel einer Benutzer Eingabe> Verweise auf andere Menüpunkte, Leistungsmerkmale und Funktionen sind in diesem Handbuch mit folgender Kennzeichnung hervorgehoben: Zellenbeschreibung Beispiel eines Verweises auf MENÜPUNKT LEITUNGSMERKMAL Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 5 von 85

6 Kapitel 1 Erste Schritte Anmelden am System Die Anmeldung an Ihrem vpbx System erfolgt auf Ihrer kundenspezifischen Website: URL Benutzername Passwort Domäne>.tplpbx.de admin@<ihre Domäne>.tplpbx.de <Administrator Web Passwort> Bitte beachten Sie, dass eine Anmeldung ausschließlich über das verschlüsselte HTTPS Protokoll möglich ist. Screenshot des Anmeldefensters Ihre administrativen Zugangsdaten sowie den Domänennamen entnehmen Sie bitte der Bereitstellungsanzeige Ihrer toplink vpbx. Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 6 von 85

7 Kapitel 1 Erste Schritte Nach der Anmeldung finden Sie im Hauptmenü folgende Untermenüs: Einstellungen In diesem Menü haben Sie als Administrator die Möglichkeit globale Einstellungen für Ihre gesamte vpbx vorzunehmen. Alle hier festgelegten Standardkonfigurationen gelten für jedes Konto innerhalb Ihrer vpbx, die gegebenenfalls durch benutzerspezifische Konfigurationen weiter individualisiert werden können. Siehe hierzu die Handbuchsektion EINSTELLUNGEN Konten Über Konten steuern Sie weitreichende vpbx Funktionen. Hierzu gehören Nebenstellen, Konferenzräume, Ruf und Agentengruppen, Nachtschaltungen etc. In diesem Menü erhalten Sie sowohl eine Übersicht über bestehende Konten, als auch die Möglichkeit weitere Konten hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen. Siehe hierzu die Handbuchsektion KONTEN Leitungen Ihre aktuellen Leitungen (VoIP Telefonanschlüsse) können Sie hier einsehen. Der Status zeigt Ihnen, ob Ihr jeweiliger Anschluss verbunden ist. Siehe hierzu die Handbuchsektion LEITUNGEN Rufschemata Rufschemata werden verwendet, um ausgehende Anrufe Leitungen zuzuordnen. Jedem Benutzer kann ein anderes Rufschema zugewiesen und damit ein Berechtigungskonzept aufgebaut werden. Darüber hinaus weisen Sie hier Ihren Nebenstellen bei einer standortübergreifenden vpbx den korrekten Standort zu, was notwendig für die korrekte Notrufzustellung ist. Siehe hierzu die Handbuchsektion RUFSCHEMATA Status Als Administrator Ihrer virtuellen Telefonanlage erhalten Sie hier einen Überblick über den Status vergangener und aktueller Ereignisse. Ereignisse können getätigte, angenommene und verpasste Telefonate oder auch aktuell geführte Gespräche sein. Siehe hierzu die Handbuchsektion STATUS Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 7 von 85

8 Kapitel 1 Erste Schritte Screenshot des Hauptmenüs des administrativen Web Interfaces nach dem Einloggen Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 8 von 85

9 Kapitel 2 Einstellungen Globale Einstellungen 2 EINSTELLUNGEN 2.1 GLOBALE EINSTELLUNGEN Hier treffen Sie globale Einstellungen für Ihre toplink vpbx. Die Einstellungen sollten bei Inbetriebnahme der vpbx entsprechend Ihrer Anforderungen konfiguriert werden. Alle hier festgelegten Standardkonfigurationen gelten für jedes Konto innerhalb Ihrer vpbx, die gegebenenfalls durch benutzerspezifische Konfigurationen im jeweiligen Konto weiter individualisiert werden können. Allgemeine Einstellungen Klicken Sie: EINSTELLUNGEN GLOBALE EINSTELLUGEN Name der Telefonanlage Rufschema Sprache für Ansagen Benennen Sie Ihre toplink vpbx z.b. mit Ihrem Firmennamen. Der Name wird unter anderem in s benutzt. Wählen Sie ein Standard Rufschema für Ihre vpbx. Dieses wird bei den jeweiligen Konten als Standard Rufschema verwendet. Wählen Sie optional eine andere Sprache für Ansagen. Standard Sprache des Systems ist Deutsch Tonschema Wählen Sie optional eine länderspezifische Einstellung der Ruf und Wähltöne. Standard Einstellung ist Deutsch Sprache für das Web Interface Wählen Sie optional eine abweichende Spracheinstellung für das administrative Web Interface Ihrer vpbx. Standard Sprache ist Deutsch Quelle für Wartemusik Wählen Sie aus mehreren verfügbaren Wartemusikquellen eine für Sie passende als Quelle aus. Hinweis: Für die Auswahl von weiteren Quellen, setzten Sie sich bitte mit dem toplink Kundenservice in Verbindung. Dieser kann weitere von Ihnen bereitgestellte WAV Dateien für Sie einspielen, die anschließend auswählbar sind. WAV Dateien müssen in 8 khz, mono, 16 bit pro Sample vorliegen. Zeitzone Wählen Sie optional eine abweichende Zeitzone für Ihre vpbx. Standard ist Europa (CET bzw. CEST) Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 9 von 85

10 Kapitel 2 Einstellungen Globale Einstellungen Mailbox nimmt ab nach (sek.) Maximale Anzahl an Nachrichten einer Mailbox Maximale Länge einer Nachricht (sek.) Wählen Sie die Dauer, nach der die Mailbox bei Nichtmelden den Ruf entgegennimmt. Nach dieser Zeit nimmt die jeweilige Mailbox ab, sofern in der jeweiligen Nebenstelle kein anderer Wert eingetragen wird. Bestimmen Sie die maximale Anzahl der Nachrichten pro Mailbox. Dieser Wert wird für die jeweilige Mailbox verwendet, sofern in der jeweiligen Nebenstelle kein anderer Wert eingetragen wird. Bestimmen Sie optional die maximale Länge einer Mailboxnachricht. <LEER> bedeutet keine Beschränkung der Länge Anzahl Stellen für Mailbox PIN Geben Sie aus Sicherheitsgründen eine Länge der PIN für Nebenstellenkonten vor. Hinweis: Wir empfehlen eine Länge von 4 Ziffern. Benutzer muss Mailbox PIN eingeben Angezeigten Telefonnummern vertrauen Geben Sie vor, ob ein Nebenstellenkonto zwingend eine PIN hinterlegen muss. Geben Sie vor, ob die vpbx bei der Benutzung von Calling Cards den übermittelten Rufnummern von externen Anrufern vertrauen soll. Hinweis: Hierzu muss bei den jeweiligen Nebenstellenkonten im Feld HANDYNUMMER eine Rufnummer hinterlegt sein. Wird ein Calling Card Konto nun von einer solchen Rufnummer aus angerufen, und diese Funktion ist zusätzlich aktiviert, so entfällt die Abfrage der PIN zur Authentifizierung (siehe auch KONTEN CALLING CARD). Wenn man seine eigene Nummer anruft geht die Mailbox ran Konto für Verlassen der Mailbox (wenn Anrufer 0 drückt) Geben Sie vor, ob die eigene Mailbox rangeht, wenn man seine eigene Nebenstelle anruft. Geben Sie optional ein Abwurfziel vor, falls ein Anrufer eine Mailbox durch drücken der 0 verlässt. Üblicherweise wird hier z.b. die Zentrale oder eine Ansage definiert. <LEER> deaktiviert diese Funktion Präfix zum Wählen der Mailbox Definieren Sie optional ein Nummernpräfix, mit welchen intern direkt die Mailbox eines Durchwahlkontos erreicht werden kann. <LEER> deaktiviert diese Funktion Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 10 von 85

11 Kapitel 2 Einstellungen Globale Einstellungen Hinweis vor Hinterlassen einer Nachricht Rückruf bei besetzt anbieten Rufumleitung nach (sek.) Definieren Sie, ob ein Anrufer immer per Ansage über erweiterte Mailboxfunktionen (Markieren einer Nachricht als wichtig, Nachricht Löschen, usw.) informiert werden soll. Definieren Sie, ob internen Anrufern ein Rückruf angeboten werden soll, wenn die angerufene Nebenstelle nicht erreichbar ist. Definieren Sie einen Standard Timeout für die Rufumleitung bei Nichtmelden. Hinweis: Der Wert sollte kleiner dem Wert von MAILBOX NIMMT AB NACH sein, da sonst die Mailbox der Rufumleitung bei Nichtmelden zuvorkommt. Geparkte Gespräche zurückrufen Mitschnitte: Eingehende Gespräche zu einer Rufgruppe 1 Mitschnitte: Eingehende Gespräche zu einer Agenten Gruppe 1 Mitschnitte: Eingehende Gespräche zu Nebenstellen 1 Mitschnitte: Ausgehende Gespräche zu internen Nummern 1 Mitschnitte: Ausgehende Gespräche zu externen Nummern 1 Mitschnitte: Ausgehende Gespräche zu Notrufnummern 1 Definieren Sie, ob die vpbx ein Nebenstellenkonto nach einer bestimmten Zeit zurückrufen soll, wenn dem Konto ein laufendes, geparktes Gespräch zugeordnet ist. Dies verhindert, dass geparkte Rufe vergessen werden. Optionale Aktivierung des dauerhaften Mitschnitts für alle eingehenden Gespräche zu Rufgruppen. Optionale Aktivierung des dauerhaften Mitschnitts für alle eingehenden Gespräche zu Agenten Gruppen. Optionale Aktivierung des dauerhaften Mitschnitts für alle eingehenden Gespräche zu Nebenstellenkonten. Optionale Aktivierung des dauerhaften Mitschnitts für alle ausgehenden Gespräche zu vpbx internen Nummern. Optionale Aktivierung des dauerhaften Mitschnitts für alle ausgehenden Gespräche zu externen Nummern. Optionale Aktivierung des dauerhaften Mitschnitts für alle ausgehenden Gespräche zu Notrufnummern. 1 Bitte beachten Sie für alle Mitschnittoptionen unbedingt die rechtlichen und organisatorischen Hinweise in der Handbuchsektion GESPRÄCHSMITSCHNITTE. Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 11 von 85

12 Kapitel 2 Einstellungen Globale Einstellungen Absenderadresse Definieren Sie optional eine abweichende Absender adresse für s von Ihrer vpbx. Bitte beachten Sie, dass hier zwingend eine gültige E mailadresse eingetragen werden muss. Der Versand ist ansonsten nicht möglich. Bitte beachten Sie weiterhin, dass abweichende Absender häufig von SPAM Filtern aussortiert werden und treffen Sie für sich entsprechende Vorkehrungen (z.b. Whitelisting der Absenderadresse im SPAM Filter). Der Versand der Nachricht erfolgt technisch immer über einen toplink SMTP Relay Server. Standard Absenderadresse ist no reply@toplink.de Mitternachts: Anruflisten täglich an folgende Empfänger senden Mitternachts: Bitte nicht Stören zurücksetzen Optional: Mit Semikolon getrennte Liste von adressen, die eine tägliche Anrufhistorie als erhalten. Die Anrufhistorie kann per Schaltfläche auch sofort gesendet werden. Optional: Setzt mitternachts das Leistungsmerkmal BITTE NICHT STÖREN in den einzelnen Nebenstellenkonten zurück. Hierdurch kann verhindert werden, dass das Zurücksetzen durch die einzelnen Endbenutzer vergessen wird. Mitternachts: Hot Desking zurücksetzen Optional: Setzt mitternachts das Leistungsmerkmal HOT DESKING in den einzelnen Nebenstellenkonten zurück. Hierdurch kann verhindert werden, dass das Zurücksetzen durch die einzelnen Endbenutzer vergessen wird. Mitternachts: Telefonnummernunterdrückung zurücksetzen Optional: Setzt mitternachts das Leistungsmerkmal TELEFONNUMMERNUNTERDRÜCKUNG in den einzelnen Nebenstellenkonten zurück. Hierdurch kann verhindert werden, dass das Zurücksetzen durch die einzelnen Endbenutzer vergessen wird. Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 12 von 85

13 Kapitel 2 Einstellungen Globale Einstellungen Automatische Konfiguration von Endgeräten: Authentifizierung Passwort setzen Definieren Sie optional ein Passwort für die automatische Konfiguration von Endgeräten (Autoprovisionierung). Hinweis: Dieses Passwort wird dann im Konfigurations Webinterface der Endgeräte (z.b. snom 3xx Serie) als HTTP CLIENT PASSWORT unter dem Menüpunkt EINSTELLUGEN ERWEITERT QOS/SICHERHEIT verwendet. Als HTTP CLIENT BENUTZER wird im jeweiligen Endgerät <NbSt>@<Ihre Domäne>.tplpbx.de verwendet. Speichern Sie Ihre Einstellungen Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 13 von 85

14 Kapitel 2 Einstellungen Steuerungscodes 2.2 STEUERUNGSCODES Steuerungscodes sind ein endgeräteunabhängiges Steuerungsinstrument für Leistungsmerkmale der toplink vpbx. Hiermit sind klassische Merkmale eines Systemtelefons auf beliebigen SIP fähigen Endgeräten nutzbar. Mehr Informationen zu den einzelnen Leistungsmerkmalen erhalten Sie in den jeweiligen Handbuchsektionen. Falls Sie Telefone von toplink (snom) einsetzen, sind viele dieser Befehle bereits auf verschiedene Tasten der Telefone vorprogrammiert. Steuerungscodes Die definierten Steuerungscodes entsprechen dem Auslieferungszustand einer vpbx und können bei Bedarf vom vpbx Kundenadministrator angepasst werden. Die Nummern 01 bis 59 sollten für Kurzwahltasten reserviert bleiben (siehe EINSTELLUNGEN ADRESSBUCH). Wir empfehlen den Einsatz der Standard Steuerungscodes, um eine Übereinstimmung zwischen Konfiguration und Dokumentation sicherzustellen. Außerdem vereinfacht dies die Kommunikation mit dem toplink Kundenservice. Klicken Sie: EINSTELLUNGEN STEUERUNGSCODES Anruf parken *85 Geparkten Anruf aufnehmen *86 Anruf übernehmen *87 Rückruf *69 Wahlwiederholung *66 Transfer 1 *77zzz Hot Desking *70 Rufumleitung immer (an) *71 Rufumleitung immer (aus) *72 Rufumleitung bei Besetzt (an) *73 Rufumleitung bei Besetzt (aus) *74 Rufumleitung bei Nichtmelden (an) *75 Rufumleitung bei Nichtmelden (aus) *76 Eigene Nummer unterdrücken (CLIR) *67 Eigene Nummer anzeigen (CLIP) *68 Eingehende anonyme Anrufe abweisen *88 Eingehende anonyme Anrufe zulassen *89 Bitte nicht stören (an) *78 Bitte nicht stören (aus) *79 1 Bitte beachten Sie: zzz steht hierbei für die interne oder externe Zielrufnummer, zu der transferiert werden soll. Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 14 von 85

15 Kapitel 2 Einstellungen Steuerungscodes Als Agent einloggen 1 Als Agent ausloggen 1 *64aaa *65aaa Eigene Mailbox anrufen *97 Handy einer Durchwahl anrufen 2 Nachricht / Ansage aufnehmen 2 *00iii *98iii Mailbox Anzeige (MWI) zurücksetzen *99 Mailbox Nachrichten als senden (an) *95 Mailbox Nachrichten als senden (aus) *96 Gesprächsdetails des letzten Anrufs senden *63 Zur weißen Liste hinzufügen *91 Zur schwarzen Liste hinzurügen *92 Weckruf *62 Anruf unterbrechen 2 *81iii Hineinhören 2 *83iii Trainermodus 2 *82iii Starten einer Aufzeichnung während eines Rufes 3 Beenden einer Aufzeichnung während eines Rufes 3 Bei Änderungen Speichern Sie Ihre Einstellungen <LEER> <LEER> 1 Bitte beachten Sie: aaa ist die optionale Nummer der Agenten Gruppe, in die sich ein bzw. ausgebucht werden soll. Hierdurch wird das jeweilige Nebenstellenkonto in der angegebenen Agenten Gruppe ein oder ausgeloggt. Bitte beachten Sie: Dies funktioniert nur, wenn das jeweilige Nebenstellenkonto die Berechtigung zum dynamischen Ein und Ausbuchen besitzt. Der allgemeine Status AGENT AN/AUS des jeweiligen Nebenstellenkontos wird hierdurch nicht verändert. Bitte beachten Sie: Werden diese Steuerungscodes ohne die zusätzlich Angabe einer Agenten Gruppe eingegeben, so wird der allgemeine Status AGENT AN/AUS des jeweiligen Nebenstellenkontos verändert. Wenn der Status inaktiv ist, ist das jeweilige Nebenstellenkonto in allen betroffenen Agenten Gruppen nicht mehr als aktiver Agent geführt (siehe hierzu auch KONTEN EDITIEREN DER GEWÜNSCHTEN NEBENSTELLE RUFUMLEITUNGEN). 2 Bitte beachten Sie: iii steht hierbei für die Nummer des internen Kontos, bei dem die gewünschte Funktion mittels Steuerungscode ausgeführt werden soll. 3 Bitte beachten Sie: Diese Steuerungscodes werden während eines Rufes eingegeben. Ihr Gesprächspartner kann diese Töne hören. Bitte beachten Sie für alle Mitschnittoptionen unbedingt die rechtlichen und organisatorischen Hinweise in der Handbuchsektion GESPRÄCHSMITSCHNITTE. Nach Beendigung des Gespräches oder des Mitschnitts kann die Aufnahme über die Mailbox des auslösenden Nebenstellenkontos als Benachrichtigungs mit Anhang (WAV Datei) automatisch versendet werden. (siehe KONTEN EDITIEREN DER GEWÜNSCHTEN NEBENSTELLE ) Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 15 von 85

16 Kapitel 2 Einstellungen Adressbuch 2.3 ADRESSBUCH In diesem Menü haben Sie die Möglichkeit das globale Adressbuch Ihrer vpbx zu administrieren. Die Einträge stehen allen Endbenutzern über deren Nebenstellenkonten zur Verfügung. Falls Sie Einträge löschen, beachten Sie bitte, dass diese endgültig vom System entfernt werden. Screenshot des Globalen Adressbuches Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 16 von 85

17 Kapitel 2 Einstellungen Adressbuch Neuen Eintrag anlegen Klicken Sie: EINSTELLUNGEN ADRESSBUCH Vorname Nachname Nummer 1 Kurzwahl Geben Sie den Vornamen des neu anzulegenden Kontaktes ein. Geben Sie den Nachnamen des neu anzulegenden Kontaktes ein. Geben Sie die Rufnummer des neu anzulegenden Kontaktes ein. Geben Sie optional die Kurzwahl des neu anzulegenden Kontaktes ein. Hinweis: Um eine Kurzwahl zu definieren, verwenden Sie bitte ein Sternchen gefolgt von einem zweistelligen Code. Achten Sie darauf, dass Sie keinen bereits vergebenen STEUERUNGSCODES Ihrer vpbx verwenden. CMC Optional: Diese Zelle besitzt einen rein beschreibenden Charakter, um den jeweiligen Adressbucheintrag zu kommentieren. Anlegen klicken 1 Bitte beachten Sie: Die Zeichen " ", "(", ")", " " <LEER>, "/" und "." werden ignoriert und können für eine bessere Lesbarkeit eingefügt werden. Das erste Zeichen darf auch ein + sein. Hierdurch können auch internationale Telefonnummern eingegeben werden. Beispiele für gültige Nummern: (0978) und +49 (30) Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 17 von 85

18 Kapitel 2 Einstellungen Adressbuch Import eines Adressbuches Sie können auch ein komplettes Adressbuch laden. Dies muss im Format CSV vorhanden sein und vier Spalten enthalten: Den Vornamen, den Nachnamen, die Nummer und den Kurzwahleintrag (optional). Die Nummer darf keine Buchstaben enthalten. Als Trennzeichen sollten Sie Semikolon verwenden. Beispiel für den Inhalt einer CSV Datei, die als Adressbuch importiert werden kann: Doris;Demofrau; Max;Mustermann;(0212) ;*12 Tim;Tester;+49(515) Screenshot der Importfunktion für ein Adressbuch Klicken Sie: EINSTELLUNGEN ADRESSBUCH LADE CSV DATEI Wählen Sie mittels Durchsuchen Ihre CSV Datei aus Anlegen klicken Wenn gewünscht, können vor dem Importieren auch alle bisherigen Eingträge gelöscht werden. Hierdurch werden unnötige doppelte Einträge vermieden, wenn regelmäßig ein komplettes Adressbuch über die Importfunktion eingepflegt wird. Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 18 von 85

19 Kapitel 2 Einstellungen Tasten 2.4 TASTEN Endgeräte der snom 3xx Serie unterstützen eine vpbx seitige Ansteuerung der Funktionstasten am Telefon. Die Definition der globalen Tastenschemata (auch Tastenbelegungs Templates genannt) erfolgt in diesem Menü. Diese Templates können dann in den Einstellungen des jeweiligen Nebenstellenkontos verwendet oder benutzerspezifisch angepasst werden. Um dieses Leistungsmerkmal nutzen zu können, müssen die Endgeräte automatisch konfiguriert (auf Autoprovisionierung eingestellt) sein. Screenshot des Menüs für Tastenbelegungs Templates Neue Tastenbelegung erstellen Klicken Sie: EINSTELLUNGEN TASTEN Name Geben Sie den Namen für das neu anzulegende Tastenbelegungs Template an. Anlegen klicken Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 19 von 85

20 Kapitel 2 Einstellungen Tasten Bestehende Tastenbelegung bearbeiten Screenshot der Details eines fertigen Tastenbelegungs Templates Klicken Sie: EINSTELLUNGEN TASTEN EDITIEREN DER GEWÜNSCHTEN TASTENBELEGUNG Name des Templates Name Typ Hier kann der Name des Templates abgeändert werden. Der Inhalt der Namens Zelle entspricht der Nummerierung der Funktionstasten im snom Telefon. In dieser Zelle kann zwischen verschiedenen Werten ausgewählt werden. Die wichtigsten sind: Nicht zugewiesen: Keine Verwendung der Taste. Nebenstelle auf Telefon anzeigen: Verwendung der Funktionstaste zur Überwachung einer anderen Nebenstelle (Busy Lamp). Hinweis: Blinkt die Anzeige, wird die Nebenstelle gerade angerufen (ein Drücken der Taste nimmt dann diesen Anruf an). Leuchtet die Anzeige, wird auf dieser Nebenstelle gerade ein Gespräch geführt. Durch Drücken der Taste, wenn die Anzeige nicht leuchtet, kann die Nebenstelle wie bei einer Kurzwahl angerufen werden. Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 20 von 85

21 Kapitel 2 Einstellungen Tasten Fortsetzung: Typ Ein/Aus Schalter: Verwendung der Funktionstaste zur Überwachung eines Schalter Zustandes. Hinweis: Eine leuchtende Anzeige zeigt einen aktiven Schalter (Set) an. Ist der Schalter nicht aktiv (Clear), erlischt die Anzeige. Sofern es sich um einen MANUELLEN SCHALTER handelt, kann durch Drücken der Taste auch der Zustand des Schalters verändert werden. Bitte nicht stören (DND): Verwendung der Taste als Sonderkonfiguration für die Funktion DND. 1 Agent Ein /Ausloggen: Verwendung der Funktionstaste zum ein bzw. ausbuchen der Nebenstelle als Agent. Hinweis: Ein Drücken der Taste aktiviert die Funktion AGENT AN/AUS (die Anzeige leuchtet). Ein erneutes Drücken der Taste deaktiviert diese Funktion wieder (die Anzeige erlischt). Kurzwahl: Verwendung der Funktionstaste als klassische Kurzwahltaste. Hinweis: Ein Drücken der Taste ruft das hinterlegte interne oder externe Ziel an. Umleitung: Verwendung der Funktionstaste zur Steuerung einer dauerhaften Umleitung. Hinweis: Ein Drücken der Taste aktiviert die permanente Umleitung auf das hinterlegte interne oder externe Ziel (die Anzeige leuchtet). Ein erneutes Drücken der Taste deaktiviert diese Funktion wieder (die Anzeige erlischt). 1 Eine Sonderkonfiguration ist für die dnd Taste der snom Endgeräte notwendig. Die Taste dnd muss explizit auf die Funktion Bitte nicht stören (DND) festgelegt sein, ansonsten ist die Taste am Telefon ohne Funktion. Verwenden Sie hierzu als Name dnd, und als Typ Bitte nicht stören (DND). Die Parameter Zelle belassen Sie bitte <LEER>. Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 21 von 85

22 Kapitel 2 Einstellungen Tasten Fortsetzung: Typ Agenten Gruppe: Verwendung der Funktionstaste zur Überwachung des Zustandes einer Agenten Gruppe. Hinweis: Blinkt die Anzeige, wird die Agenten Gruppe gerade angerufen (ein Drücken der Taste nimmt dann diesen Anruf an). Leuchtet die Anzeige, wird über diese Agenten Gruppe gerade ein Gespräch geführt. Parameter In dieser Zelle wird zum jeweils gewählten Typ ein zusätzlicher Parameter gesetzt. Bei den Typen NEBENSTELLE AUF TELEFON ANZEIGEN, SCHALTER und AGENTEN GRUPPE wird das zu überwachende interne Konto angegeben. Bei den Typen DND und AGENT EIN /AUSLOGGEN wird kein weiterer Parameter angegeben. Bei den Typen KURZWAHL und UMLEITUNG wird als Parameter das interne oder externe Ziel angegeben. Speichern Sie Ihre Einstellungen Auf diese Weise können Sie Tastenbelegungs Templates zeilenweise aufbauen. Um nicht mehr benötigte Zeilen zu entfernen, löschen Sie den Wert in der Namens Zelle und Speichern Sie Ihre Einstellungen. Hierdurch wird die entsprechende Zeile aus dem Template entfernt. Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 22 von 85

23 3 KONTEN Alle Leistungsmerkmale der toplink vpbx werden in Form von Konten abgebildet. Ein Konto kann zum Beispiel eine Nebenstelle, eine Rufgruppe, ein Konferenzraum und einige weitere Funktionen abbilden. Screenshot der Konten Übersicht Ein Konto hat eine oder mehrere Nummern und/oder Namen, welcher von Teilnehmern und Nebenstellen angerufen werden kann. In der Regel wird zur Benennung eines Kontos eine Nummer verwandt, dies entspricht dem traditionellen Nutzerverhalten mit Telefonen. Insbesondere beim Einsatz von VoIP Softclients kann jedoch auch auf Namen zurückgegriffen werden. Bestimmte Konten Nummern sind für Anrufer aus dem öffentlichen Telefonnetz direkt von extern anrufbar (DDI, Direct Dail In). Diese Nummern sind abhängig von der individuellen Konfiguration Ihres IP Anlagenanschlusses, und werden in der Bereitstellungsanzeige Ihrer vpbx benannt. Alle übrigen Nummern sind nur für andere Konten Ihrer vpbx, also anlagenintern, erreichbar. Konten Namen sind alle nur anlagenintern erreichbar. Eine Anwahl der Konten Namen über die sog. SIP URI aus dem öffentlichen Internet ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich. Im Auslieferungszustand der vpbx ist für Sie bereits ein Konto vom Typ BENUTZER / NEBENSTELLE angelegt. In der Regel ist dies das Konto 0 als Zentrale. Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 23 von 85

24 Hinweise zum IP Anlagenanschluss Beim IP Anlagenanschluss von toplink wird die Länge einer Rufnummerngasse von toplink vorkonfiguriert. Bei ISDN hingegen gibt die Telefonanlage die Gassenlänge vor. Die sogenannte Einzelzifferwahl (oder engl. Overlap Dialing) wird in SIP nicht unterstützt. Wie bei GSM/UMTS wird immer eine vollständige Rufnummer erwartet. Einzelzifferwahl muss also am Netzübergang vom ISDN Netz ins toplink NGN Netz abgefangen werden. Für eventuell notwendige Veränderungen des Gassenplans, z.b. für verlängerte Rufnummerngassen für Faxserver oder Arbeitsgruppen, wenden Sie sich bitte an den toplink Kundenservice. Anlegen eines Kontos Um ein neues Konto anzulegen Klicken Sie: KONTEN ANLEGEN Wählen Sie nun den gewünschten Kontotyp aus und geben Sie anschließend die Nummer bzw. den Namen des neu anzulegenden Kontos an, über welchen dieses später angerufen werden soll. Einen Sonderfall stellt der Kontotyp BENUTZER / NEBENSTELLE dar. Wenn Sie diesen als Typ auswählen, werden Sie zu weiteren Eingaben aufgefordert: Typ Rufschema 1 Benutzer / Nebenstelle Auswahl des Rufschemas für ausgehende Rufe. Hinweis: Dies regelt u.a. die Standortzugehörigkeit der Nebenstellenkonten beim Einsatz der vpbx an mehreren Standorten. Automatische Installation Nummer Vorname Nachname Diesen Wert bitte auf Manuell belassen. <Nebenstellennummer> Über welche dieses Nebenstellenkonto später angerufen werden soll. Optional: <Vorname des Benutzers> Optional: <Nachname des Benutzers> 1 Stellen Sie beim standortübergreifenden Einsatz der vpbx unbedingt sicher, dass Durchwahlkonten dem korrekten standortbezogenen Rufschema zugeordnet werden. Nur so können Notrufe den jeweils zuständigen Leitstellen zugeführt werden! Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 24 von 85

25 SIP Passwort Web Passwort PIN <SIP Passwort> Für die Registrierung des Endgerätes an der vpbx. <Web Passwort> Für das Benutzer Web Interface dieser Nebenstelle. Optional: <Nebenstellen PIN> Für die Nutzung der Mailbox und weiterer Leistungsmerkmale der vpbx. Optional: < Adresse des Benutzers> Für die Versendung von s an diesen Endbenutzer. Anlegen klicken Durch die erweiterten Eingabemöglichkeiten beim Anlegen von Konten des Typs BENUTZER / NEBENSTELLE können Sie einfach und bequem bis zu zehn Nebenstellen gleichzeitig anlegen. Screenshot des Menüs für die Neuanlage von Nebenstellenkonten Nach dem Anlegen steht Ihnen das jeweilige neue Konto unter KONTEN ÜBERSICHT zur Bearbeitung zur Verfügung. Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 25 von 85

26 CSV Import Sie können auch eine größere Anzahl von Nebenstellenkonten für Endbenutzer mittels einer CSV Datei gleichzeitig anlegen. Diese CSV Datei muss neun Spalten enthalten: Den Typ, die Durchwahlnummer, die CLIP, das SIP Passwort, das Web Passwort, den Vornamen, den Nachnamen, die PIN, die . Bis auf den Typ und die Durchwahlnummer sind alle weiteren Spalten optional. Als Trennzeichen sollten Sie Semikolon verwenden. Beispiel für den Inhalt einer CSV Datei für den Nebenstellen Import: type;alias;ani;password;web_pass;first_name;display_name;mb_pin; _a ddress Klicken Sie: KONTEN ANLEGEN TYP: CSV IMPORT Screenshot der Funktion für den CSV Import Kopieren Sie nun den Inhalt Ihrer CSV Datei in der oben beschriebenen Form in das Eingabefeld. Anlegen klicken Nach dem Anlegen stehen Ihnen die neuen Konten unter KONTEN ÜBERSICHT zur Bearbeitung zur Verfügung. Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 26 von 85

27 Kontotyp: Nebenstelle / Benutzer 3.1 KONTOTYP: NEBENSTELLE / BENUTZER Eine Nebenstelle dient Endbenutzern als Durchwahl. Hierfür wird für jede Nebenstelle ein zugehöriges, registriertes IP Telefon für die Anbindung benötigt. Analoge Endgeräte können mittels Analog Telefon Adaptern (ATA) SIP fähig gemacht werden. Auch für das Abbilden einer Gruppenmailbox kann ein Konto vom Typ Nebenstelle genutzt werden. Hierzu wird auf dem entsprechendem Nebenstellenkonto kein Endgerät registriert. Andere Nebenstellenkonten erhalten dann die Berechtigung diese Mailbox abzuhören. (siehe KONTEN EDITIEREN DER GEWÜNSCHTEN NEBENSTELLE MAILBOX) Jedem Endbenutzer einer Nebenstelle steht auch ein eigenes Benutzer Web Interface zur Verfügung, um durchwahlspezifische Einstellungen selber verändern zu können. Hierzu loggt sich der jeweilige Endbenutzer ähnlich dem Administrator auf der vpbx ein: URL Benutzername Passwort Domäne>.tplpbx.de <Nebenstellennummer>@<Ihre Domäne>.tplpbx.de <Nebenstellen Web Passwort> Jede Nebenstelle verfügt über eine abschaltbare Mailbox und kann diverse Rufweiterleitungs und Rufbehandlungsoptionen konfigurieren. Screenshot eines Kontos vom Typ Nebenstelle Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 27 von 85

28 Kontotyp: Nebenstelle / Benutzer Bearbeiten einer Nebenstelle Klicken Sie: KONTEN EDITIEREN DER GEWÜNSCHTEN NEBENSTELLE ALLGEMEIN Nummer(n) für dieses Konto Rufschema CLIP Anruflisten täglich an folgende Empfänger senden Vorname Nachname SIP Passwort Web Passwort PIN (z.b. 1234) Zeitzone Sprache für Ansagen Sprache für das Web Interface Nummer des Nebenstellenkontos. Optionale zusätzliche, durch Leerzeichen getrennte Nummern oder Namen eines Nebenstellenkontos. Legt das Rufschema für ausgehende Rufe fest und regelt somit die Standortzugehörigkeit eines Nebenstellenkontos beim Einsatz der vpbx an mehreren Standorten. Optional: Legt die zu übermittelnde Rufnummer für ausgehende Gespräche fest. Wird kein CLIP eingetragen, so wird die Rufnummer so übermittelt, wie es im IP Anlagenanschluss vorkonfiguriert wurde. Optional: Mit Semikolon getrennte Liste von adressen, die eine tägliche Status für dieses Nebenstellenkonto erhalten. Optional: Vorname des Kontonutzers Optional: Nachname des Kontonutzers Passwort für die Registrierung des angeschlossenen SIPfähigen Endgerätes Passwort für das Benutzer Web Interface PIN zum Zugriff auf die Mailbox des Nebenstellenkontos und zur Nutzung weiterer Leistungsmerkmale wie HOT DESKING oder CALLING CARDS. Von den globalen vpbx Einstellungen abweichende Einstellung der Zeitzone eines Nutzers. Von den globalen vpbx Einstellungen abweichende Einstellung der Sprache für PBX Ansagen. Von den globalen vpbx Einstellungen abweichende Einstellung der Sprache des Benutzer Web Interfaces. Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 28 von 85

29 Kontotyp: Nebenstelle / Benutzer Weckruf (z.b. 7:15) Optional: Einstellung für einen einmaligen Weckruf. Hinweis: Nach erfolgtem Weckruf wird der Eintrag von der vpbx wieder zurückgesetzt. Der Weckruf kann vom Endbenutzer auch mittels entsprechendem STEUERUNGSCODE aktiviert werden. Telefonnummer bei ausgehenden Anrufen unterdrücken Festlegung der Rufnummernanzeige bzw. unterdrückung (CLIP/CLIR) für das Nebenstellenkonto. Speichern Sie Ihre Einstellungen Rufumleitungen einer Nebenstelle Screenshot des Untermenüs für Rufumleitungs Einstellungen Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 29 von 85

30 Kontotyp: Nebenstelle / Benutzer Klicken Sie: KONTEN EDITIEREN DER GEWÜNSCHTEN NEBENSTELLE RUFUMLEITUNG Bitte nicht stören (DND) Als Agent eingeloggt Aktiviert das Leistungsmerkmal Bitte nicht stören / DND bzw. deaktiviert es. Festlegung der generellen Erreichbarkeit des Nebenstellenkontos als Agent für Agenten Gruppen. Hinweis: Die Festlegung in welcher Gruppe die Nebenstelle als Agent geführt ist, erfolgt in den Einstellungen der jeweiligen Agenten Gruppe. Eingehende anonyme Anrufe Hot Desking Optional abweichende Festlegung für die Behandlung von eingehenden Rufen mit Rufnummernunterdrückung. Optional: Aktivierung von Hot Desking an einer bestimmten Durchwahl. Auf das registrierte Endgerät der hier eingetragenen Nebenstelle wird temporär die eigene Nebenstelle zusätzlich aufgeschaltet. Hinweis: Hot Desking kann auch mittels entsprechendem STEUERUNGSCODE aktiviert werden. Rufumleitung immer Rufumleitung bei besetzt Optional: Festlegung einer Zielrufnummer für Rufumleitung immer (engl. CFU). Optional: Festlegung einer Zielrufnummer für Rufumleitung bei besetzt (engl. CFBS). Hinweis: Um dieses Leistungsmerkmal nutzen zu können, muss im registrierten Endgerät die Funktion ANKLOPFEN deaktiviert sein, da ansonsten das angerufene Nebenstellenkonto nicht wie bei besetzt reagiert, sondern den weiteren Anruf anklopfend anzeigt. Hinweis: Bei aktiver Mailbox und keiner Konfiguration für Rufumleitung bei besetzt wird der weitere Anruf an die Mailbox weitergeleitet. Eine separate Konfiguration ist hierfür nicht notwendig. Soll trotz aktivierter Mailbox dem Anrufer ein Besetztzeichen signalisiert werden konfigurieren Sie hier bitte das Sonderziel busy. Rufumleitung bei nicht melden Timeout bei nicht melden Optional: Festlegung einer Zielrufnummer für Rufumleitung bei nicht melden (engl. CFNR). Von den globalen vpbx Einstellungen abweichende Festlegung der Klingeldauer bis zur RUFUMLEITUNG BEI NICHT MELDEN. Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 30 von 85

31 Kontotyp: Nebenstelle / Benutzer Rufumleitung bei nicht registriert Optional: Festlegung einer Zielrufnummer für Rufumleitung bei nicht registriert. Hinweis: Durch dieses Leistungsmerkmal kann ein Backup Konzept abgebildet werden, das z.b. bei einem Leitungsausfall oder Endgeräteausfall automatisch alle eingehenden Rufe umleitet. Handynummer Optional: Festlegung einer zugehörigen Handynummer für dieses Nebenstellenkonto. Hinweis: Eine Konfiguration von vpbx internen Konten ist nicht zulässig. Das Leistungsmerkmal wird dann nicht aktiv. Bestätigung Parallelruf zum Handy Zeitsteuerung für Parallelruf Konfiguration, ob der Endbenutzer der Nebenstelle auf seinem Handy eine Bestätigung eingeben muss, bevor er den Anruf verbunden bekommt. Definition des Parallelrufes zum Handy. Beispielsweise kann das Handy nie hinzugezogen werden, oder nach einer definierten Rufdauer in Sekunden. Festlegung der Zeiten, an denen der Parallelruf ausgeführt werden soll. Hinweis: Wenn zeitbasierte Schalter definiert sind, können diese für die Zeitsteuerung verwendet werden. Auch eine individuelle Angabe der Zeiten ist möglich. Optionen zum Mitschneiden Optional: Von den globalen vpbx Einstellungen abweichende Konfiguration des Mitscheidens von Gesprächen dieser Nebenstelle. Hinweis: Bitte beachten Sie unbedingt die Handbuchsektion GESPRÄCHSMITSCHNITTE. Speichern Sie Ihre Einstellungen Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 31 von 85

32 Kontotyp: Nebenstelle / Benutzer Mailbox einer Nebenstelle Screenshot des Untermenüs für Mailbox Einstellungen Klicken Sie: KONTEN EDITIEREN DER GEWÜNSCHTEN NEBENSTELLE MAILBOX Anrufbeantworter eingeschaltet Anrufbeantworter hebt ab nach (sek.) Maximale Anzahl Nachrichten Ansage Modus Aktiviert die Mailbox des Nebenstellenkontos bzw. deaktiviert diese. Von den globalen vpbx Einstellungen abweichende Dauer bis zur Aktivierung der Mailbox bei nicht melden. Von den globalen vpbx Einstellungen abweichende erlaubte maximale Anzahl der Nachrichten in dieser Mailbox. Auswahl der Art der Mailboxansage. Hinweis: Um die Auswahl Ansage des Namens nutzen zu können, muss der jeweilige Endbenutzer zuvor bei der Konfiguration seiner Mailbox über sein Telefon seinen Name aufzeichnen. Zugriff erlauben für folgende Benutzer Optional: Durch Leerzeichen getrennte Liste zusätzlicher Nebenstellenkonten, die Nachrichten der Mailbox abfragen können. Hinweis: Dieses Leistungsmerkmal wird auch für das Abbilden einer Gruppenmailbox genutzt. Hierzu werden die jeweiligen Nebenstellenkonten eingetragen, die diese Gruppenmailbox abrufen dürfen. Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 32 von 85

33 Kontotyp: Nebenstelle / Benutzer Sende eine Nachricht an das Telefon Handy anrufen nachdem neue Nachricht aufgenommen wurde Konto für Verlassen der Mailbox (wenn Anrufer 0 drückt) Soll ein registriertes, kompatibles Telefon über neue Nachrichten in der Mailbox informiert werden? (Engl. Message Waiting Indicator / MWI). In der Regel blinkt dann eine Mailbox Leuchte am Telefon. Falls aktiviert ruft die vpbx die konfigurierte HANDYNUMMER an, sobald eine Nachricht auf der Mailbox hinterlassen wurde, und spielt diese auf Wunsch nach Eingabe der Mailbox PIN ab. Von den globalen vpbx Einstellungen abweichende Konfiguration eines Zielkontos, falls der Anrufer die Mailbox durch Drücken der Taste 0 verlässt. Speichern Sie Ihre Einstellungen Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 33 von 85

34 Kontotyp: Nebenstelle / Benutzer Einstellungen einer Nebenstelle Screenshot des Untermenüs für Einstellungen Klicken Sie: KONTEN EDITIEREN DER GEWÜNSCHTEN NEBENSTELLE Adresse versenden wenn der Anrufbeantworter eine neue Nachricht hat Nach dem Versenden der versenden bei verpasstem Anruf s mit Verbindungsdaten versenden versenden wenn sich der Zustand des Kontos ändert Optional: Konfiguration der adresse des Nutzers dieser Nebenstelle. Konfiguration der versandoptionen bei neuer Nachricht auf der Mailbox. Hinweis: Über diese Funktion können auch fallweise mitgeschnittene Gesprächsaufzeichnungen verschickt werden. Wählen Sie hierzu mit Nachricht im Anhang versenden aus. Bitte beachten Sie unbedingt die Handbuchsektion GESPRÄCHSMITSCHNITTE. Konfiguration des Mailboxverhaltens nach dem Versand einer . Konfiguration des versands bei verpasstem Anruf (engl. Paging). Konfiguration des versands nach einem Gespräch. Die enthält eine Übersicht mit dem Gesprächspartners sowie der Gesprächsdauer. Konfiguration des versands bei Konfigurationsänderungen. Falls aktiv wird eine versandt, sobald per Telefon Rufweiterleitungen, DND oder ähnliche Optionen aktiviert bzw. deaktiviert werden. Speichern Sie Ihre Einstellungen Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 34 von 85

35 Kontotyp: Nebenstelle / Benutzer Registrierungsverhalten einer Nebenstelle Screenshot des Untermenüs für Registrierungs Einstellungen Klicken Sie: KONTEN EDITIEREN DER GEWÜNSCHTEN NEBENSTELLE REGISTRIERUNG Registrierung nur von folgenden IP Adressen zulassen Optionale, durch Kommas separierte Liste der zulässigen IP Adressen für eine Endgeräteregistrierung. Diese Einstellung sollte nur in Ausnahmefällen aus Sicherheitsgründen erfolgen. <LEER> entspricht keiner Einschränkung Maximale Anzahl von gleichzeitigen Registrierungen Optional: Festlegung, wie viele Endgeräte sich gleichzeitig auf dieser Nebenstelle registrieren dürfen. <LEER> entspricht der Standardkonfiguration (max. 5 gleichzeitige Registrierungen) Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 35 von 85

36 Kontotyp: Nebenstelle / Benutzer Codec Präferenz Festlegung über welche Codecs diese Nebenstelle telefonieren soll. Hinweis: G.711u sollte als höchste Präferenz ausgewählt werden, sofern eine ausreichende Bandbreite der Internetanbindung zur Verfügung steht. Dies gewährleistet eine gute Sprachqualität. Registrierung verfolgen Zu Sicherheits und Debuggingzwecken kann die Registrierung eines Endgerätes verfolgt werden. Hinweis: Bitte nutzen Sie die Optionen Log Level 0 bis Log Level 9 nur auf Anfrage des toplink Kundenservices. Speichern Sie Ihre Einstellungen Des Weiteren wird hier eine Übersicht der aktuellen Registrierungen für Calls sowie Dialog States präsentiert. Dies dient hauptsächlich dem Debugging von eventuellen Problemen bei der Registrierung. Berechtigungen einer Nebenstelle Screenshot des Untermenüs für Berechtigungs Einstellungen Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 36 von 85

37 Kontotyp: Nebenstelle / Benutzer Klicken Sie: KONTEN EDITIEREN DER GEWÜNSCHTEN NEBENSTELLE BERECHTIGUNGEN Administrator dieser Domäne Ein Nebenstellenkonto kann administrativen Zugriff auf das Web Interface einer vpbx erhalten. Aktivieren Sie hierfür diese Option. Hinweis: Mit gesetzten Admin Rechten bekommt der jeweilige Nebenstellennutzer die Möglichkeit nach dem Login über sein BENUTZER WEB INTERFACE das komplette ADMINISTRATOR WEB INTERFACE angezeigt zu bekommen. Hierfür kann er im Anmeldefenster unter der Option EINLOGGEN ALS auswählen, ob er sich als Benutzer oder vpbx Administrator einloggen möchte. Anruf Unterbrechen Durch Leerzeichen getrennte Liste von Nummern der Konten, bei denen Anruf Unterbrechen angewendet werden darf. * entspricht keiner Einschränkung <LEER> entspricht keiner Berechtigung Hinweis: Durch dieses Leistungsmerkmal erhält die Nebenstelle die Berechtigung sich in laufende Gespräche einer anderen Nebenstelle einzuklinken. Die andere Nebenstelle und auch dessen Gesprächspartner bekommen einen Hinweiston abgespielt. Anschließend können alle drei Gesprächspartner miteinander sprechen. Trainer Modus Durch Leerzeichen getrennte Liste von Nummern der Konten, bei denen Trainer Modus angewendet werden darf. * entspricht keiner Einschränkung <LEER> entspricht keiner Berechtigung Hinweis: Durch dieses Leistungsmerkmal erhält die Nebenstelle die Berechtigung bei Gesprächen anderer Nebenstellen mitzuhören. Die andere Nebenstelle kann den Trainer hören. Dessen Gesprächspartner hört den Trainer aber nicht. Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 37 von 85

38 Kontotyp: Nebenstelle / Benutzer Mithören Durch Leerzeichen getrennte Liste von Nummern der Konten, bei denen Mithören angewendet werden darf. * entspricht keiner Einschränkung <LEER> entspricht keiner Berechtigung Hinweis: Durch dieses Leistungsmerkmal erhält die Nebenstelle die Berechtigung bei Gesprächen anderer Nebenstellen mitzuhören. Weder die andere Nebenstelle, noch dessen Gesprächspartner kann den Mithörenden hören. Darf "bitte nicht stören" umgehen Durch Leerzeichen getrennte Liste von Nummern der Konten, bei denen Bitte nicht Stören Umgehen angewendet werden darf (auch Chefsekretärinnenfunktion genannt). * entspricht keiner Einschränkung <LEER> entspricht keiner Berechtigung Hinweis: Durch dieses Leistungsmerkmal erhält die Nebenstelle die Berechtigung andere Nebenstellen auch bei aktiviertem DND anzurufen. Speichern Sie Ihre Einstellungen Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 38 von 85

39 Kontotyp: Nebenstelle / Benutzer Tastenbelegung einer Nebenstelle Ab vpbx Version 3.0 besteht für Telefone der snom 3xx Serie die Möglichkeit der Autoprovisionierung der Telefone. Hierbei werden auch die Funktionstasten der Telefone serverseitig konfiguriert und gesteuert. Es gibt hierbei zum Einen die Möglichkeit, Tastenbelegungs Templates als Vorlage zu erstellen. Siehe hierzu auch die Handbuchsektion EINSTELLUNGEN TASTEN. Des Weiteren besteht auch die Möglichkeit die Tastenbelegung nebenstellenspezifisch zuzuweisen, sprich von den vordefinierten Templates als Einzelkonfiguration abzuweichen. Screenshot des Untermenüs für Tasten Einstellungen Eine Sonderkonfiguration ist für die dnd Taste der snom Endgeräte notwendig. Die Taste dnd muss explizit auf die Funktion Bitte nicht stören (DND) festgelegt sein, ansonsten ist die Taste am Telefon ohne Funktion. Verwenden Sie hierzu als Name dnd, und als Typ Bitte nicht stören (DND). Die Parameter Zelle belassen Sie bitte <LEER>. Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 39 von 85

40 Kontotyp: Nebenstelle / Benutzer Klicken Sie: KONTEN EDITIEREN DER GEWÜNSCHTEN NEBENSTELLE TASTEN Wählen Sie nun ein vordefiniertes Tastenbelegungs Template für diese Nebenstelle aus. Speichern Sie Ihre Auswahl Um von diesem Template abzuweichen, können Sie nun diese Tastenbelegung nebenstellenspezifisch wie gewünscht modifizieren. Bearbeiten Sie hierzu die einzelnen Tasten zeilenweise, wie bereits in der Handbuchsektion EINSTELLUNGEN TASTEN bei der Erstellung des Templates beschrieben. Speichern Sie Ihre Einstellungen Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 40 von 85

41 Kontotyp: Automatische Vermittlung 3.2 KONTOTYP: AUTOMATISCHE VERMITTLUNG Der Kontotyp Automatische Vermittlung kann einfach als Telefonzentrale konfiguriert werden. Hierzu stellt die Automatische Vermittlung Verbindungen zwischen eingehenden Anrufen und Durchwahlen her. Screenshot eines Kontos vom Typ Automatische Vermittlung (oberer Teil) Die Vermittlung kann z.b. mittels der Eingabe der Durchwahl durch den Anrufer erfolgen. Hierbei können auch Konten ausgeschlossen werden, die nicht über die Automatische Vermittlung anrufbar sein sollen. Des Weiteren kann auch mittels vordefinierten Direktwahlen zu bestimmten Zielen in Verbindung mit darauf abgestimmten Ansagen eine Vermittlung erfolgen. Wenn die übermittelte Rufnummer des Anrufers als HANDYNUMMER in einem Nebenstellenkonto hinterlegt ist (siehe KONTEN EDITIEREN DER GEWÜNSCHTEN NEBENSTELLE RUFUMLEITUNG), erkennt die vpbx diesen Anrufer als den entsprechenden Endbenutzer. Nun kann der Anrufer zwischen diversen Auswahlmöglichkeiten wählen: Anruf nach extern aufbauen lassen (ähnlich dem CALL THROUGH MODUS bei Calling Cards) Verbinden zur Mailbox seines Nebenstellenkontos Weiterleitung zur Automatischen Vermittlung, um diese wie konfiguriert zu nutzen Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 41 von 85

42 Kontotyp: Automatische Vermittlung Screenshot eines Kontos vom Typ Automatische Vermittlung (unterer Teil) Bearbeiten einer Automatischen Vermittlung Klicken Sie: KONTEN EDITIEREN DER GEWÜNSCHTEN VERMITTLUNG ÄNDERN Nummer(n) für dieses Konto Beschreibender Name Verhalten: Konto suchen Nummer der Automatischen Vermittlung. Optionale zusätzliche, durch Leerzeichen getrennte Nummern oder Namen einer Automatischen Vermittlung. Beschreibender Name der Automatischen Vermittlung. Der Name wird z.b. in s verwandt. Konfiguration, ab welcher Stelle nach der durch den Anrufer eingegebenen Durchwahl das zugehörige Konto gesucht werden soll. Hinweis: Durch z.b. Festlegung auf eine Suche nach zwei Stellen sind einstellige Durchwahlen nicht mehr direkt vermittelbar. Eingabe vorlesen Einstellung, ob die Eingabe des Anrufers vorgelesen werden soll. Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 42 von 85

43 Kontotyp: Automatische Vermittlung Konten die nicht angerufen werden dürfen Benutzer die eine Ansage aufnehmen dürfen Rufschema für ausgehende Anrufe Anruflisten täglich an folgende Empfänger senden Sprache setzen Zweite Sprache Optionale, durch Leerzeichen getrennte Liste von Durchwahlen, die nicht über die Automatische Vermittlung angerufen werden können. Optionale, durch Leerzeichen getrennte Liste von Nebenstellen, die Ansagen für diese Automatische Vermittlung aufnehmen dürfen. Vermittlungen selbst können keine Rufe absetzen, jedoch können auch externe Weiterleitungsziele definiert werden. Diese ausgehenden Anrufe werden über das hier ausgewählte Rufschema abgesetzt. Optional: Mit Semikolon getrennte Liste von adressen, die eine tägliche Status für diese Automatische Vermittlung erhalten. Definition der Sprachführung innerhalb der Automatischen Vermittlung. Optionale Angabe einer weiteren Sprache, zu welcher der Anrufer wechseln kann. Hinweis: Damit der Anrufer die Sprache wechseln kann, muss dieser Wechsel anwählbar gemacht werden (siehe hierzu den Hinweis im Leistungsmerkmal DIREKTWAHL). Falls keine Eingabe: Rufumleitung nach Zeit Nach Sek. Automatisches Auflegen (sek.) Schalter Konto Falls Schalter aktiv: Anrufe umleiten Optional: Definition eines internen oder externen Umleitungsziels, falls der Anrufer keine Eingabe tätigt. Optional: Definition nach wie vielen Sekunden die Rufumleitung nach nicht erfolgter Eingabe greift. Optional: Definition nach wie vielen Sekunden die Automatische Vermittlung das Gespräch selbstständig beendet. Optional: Die Automatische Vermittlung kann mit einem SCHALTER KONTO verknüpft werden. Dies dient z.b. der Umsetzung von Nacht oder Feiertagsschaltungen. Optional: Falls der verknüpfte Schalter aktiv ist, kann ein eingehender Ruf an ein internes oder externes Weiterleitungsziel (z.b. Ansage, Mailbox, externes Call Center, Bereitschaftshandy, ) umgeleitet werden. Benutzerhandbuch vpbx.doc Stand: März 2010 Seite 43 von 85