Landeshauptstadt München Direktorium

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1 Landeshauptstadt München Direktorium Landeshauptstadt München, Direktorium - HA II, Vergabestelle 1, Abteilung 5 Birkerstr. 18, München an alle Reinigungsunternehmen, die Schulen und/oder Kindertageseinrichtungen reinigen HA II - Vergabestelle 1 Abteilung Gebäudereinigung Birkerstr München Telefon: (089) Telefax: (089) abteilung5.vergabestelle1@muenchen.de Zimmer: 110a Sachbearbeitung: Frau Hanschmann Ihr Schreiben vom Ihr Zeichen Datum Pfingst- und Sommerferien 2014; Herbstferien 2014; Unterhalts-, Überhol- und Grundreinigung sowie Durchführung der Glasreinigung Az. Sehr geehrte Damen und Herren, das Schuljahr neigt sich langsam seinem Ende zu ein willkommener Anlass, Ihnen auch in diesem Jahr zur Durchführung der Reinigung wieder einige Informationen zukommen zu lassen. 1. Ferientermine Beginn und Ende der diesjährigen Pfingst-, Sommer- und Herbstferien entnehmen Sie bitte folgender Übersicht: Erster Ferientag Letzter Ferientag Pfingstferien (Dienstag) (Samstag) Sommerferien (Mittwoch) (Montag) Unterrichtsfreie Tage um Allerheiligen 2014 Unterrichtsfrei an folgenden gesetzlichen Feiertagen: (Montag) (Freitag) (Freitag) S-Bahn: U-Bahn: Linie U1 Konten der Stadtkasse: Haltestelle "Donnersbergerbrücke" Haltestelle "Maillingerstraße" Postbank München Kto.-Nr.: BLZ und ca. 10 Minuten zu Fuß und ca. 5 Minuten zu Fuß Stadtsparkasse München Kto.-Nr.: BLZ

2 Seite 2 Bitte beachten Sie, dass die Sommerferien auch in diesem Jahr an einem Mittwoch beginnen. Der letzte Schultag des Schuljahres 2013/2014 ist somit Dienstag, der Der erste Schultag des neuen Schuljahres 2014/2015 ist Dienstag, der Diese Verschiebung der Sommerferien in den Jahren 2012 bis 2014 verändert nicht die Gesamtzahl der Ferientage über das Gesamtjahr und somit nicht die Anzahl der vertraglich vereinbarten Reinigungstage. Bei Verträgen, in denen die Abrechnung der Unterhaltsreinigung mit Monatspauschale vereinbart ist, sind die Ferientermine bereits berücksichtigt. Lediglich die Reinigungen der Rektorats-, Direktorats- und Sekretariatsbereiche in den Ferien (siehe Ziff. 6 und Ziff. 7) dürfen separat in Rechnung gestellt werden. Die Schließzeiten der Kindertageseinrichtungen entnehmen Sie bitte der als Anlage 1 beigefügten Übersicht des Referates für Bildung und Sport. In einigen Schulen und Kindertageseinrichtungen werden während der Sommerferien 2014 Umbauarbeiten stattfinden. Leider ist es uns nicht möglich, Ihnen eine Gesamtübersicht der vorgesehenen Umbaumaßnahmen zukommen zu lassen. Bitte nehmen Sie deshalb in jedem Fall aktiv Kontakt mit den Ihnen bekannten Objektverantwortlichen auf und klären Sie bitte eigenverantwortlich ab, ob in Ihren Vertragsobjekten Umbaumaßnahmen stattfinden werden. In den betroffenen Objekten sind die Reinigungsarbeiten erst nach Abschluss der Bauarbeiten durchzuführen. Wir bitten Sie, die Termine noch vor den jeweiligen Schließungszeiten mit den Leitungen der Kindertageseinrichtungen, den Technischen Hausverwalter/-innen sowie mit den jeweiligen zuständigen Außendienstmitarbeitern des Kommunalreferates ZAKD (vgl. Anlage 2) abzustimmen. 2. Reinigung am letzten Schultag vor den Ferien Der Reinigungsturnus für die zweimal wöchentliche bzw. einmal wöchentliche Unterhaltsreinigung der Unterrichtsräume, Fachlehrsäle, Garderoben, Büros und Lehrerzimmer ist jeweils in der letzten Woche vor Ferienbeginn so zu verlegen, dass am letzten Schultag vor den Ferien eine komplette Unterhaltsreinigung durchgeführt wird. Das Entleeren sämtlicher Abfallbehälter ist durch die Veränderung der Reinigungshäufigkeiten seit Januar 2008 ohnehin sichergestellt. Durch diese Regelung erhöhen sich die verrechenbaren Reinigungstage nicht. 3. Überholreinigung und Grundreinigung Die Durchführung der Grundreinigungsarbeiten in Schulen und Kindertagesstätten ist prinzipiell für die Zeit in den Sommer- bzw. Pfingstferien vorgesehen. In Ausnahmefällen kann jedoch auch eine Durchführung zu anderen Ferienzeiten zielführend sein. Grundsätzlich ist der Termin zur Durchführung der Grundreinigung in jedem Fall rechtzeitig mit den Technischen Hausverwalter/-innen bzw. Sachwaltungen oder Leiter/-innen der Kindertageseinrichtungen abzustimmen. Bei der Ausführung der Grundreinigung ist folgendes zu beachten: a) Terminvereinbarung mit den Objektverantwortlichen vor Ort erforderlich! b) Die Grundreinigung ist von qualifiziertem, fachkundigem Personal entsprechend der vertraglichen Vereinbarung, dem Leistungsverzeichnis

3 Seite 3 und der Leistungsbeschreibung Allgemeine Reinigungsanforderung durchzuführen. c) Das Reinigungspersonal ist entsprechend einzuweisen und durch geeignete Personen zu beaufsichtigen. Falls durch die Ausführung der Reinigungsarbeiten Beschädigungen verursacht werden, haftet hierfür der Auftragnehmer. d) Die Eingangstüren des Schulgebäudes bzw. des Sporthallentraktes sind unmittelbar nach der Nutzung, die Türen der Klassenzimmer nach Beendigung der Reinigungsarbeiten wieder zu verschließen. e) Bei Turnhallen: Die Turnhallenböden sind gründlich nass (bitte beachten Sie auch die Ausführungen in Buchst. f)!) zu reinigen, Abriebe zu entfernen und mit rutschhemmenden Pflegemitteln einzulassen. Für ausreichende Trittsicherheit (Gleitreibungswert zwischen 0,5 und 0,7) ist zu sorgen. Damit die Pflegemittel vom Bodenbelag vollständig aufgenommen werden, sind die Reinigungsmaßnahmen in den Turnhallen soweit möglich bei Ferienbeginn durchzuführen. f) Bei Turnhallen: Die ordnungsgemäße Abwicklung einer Grundreinigung bedingt die Verwendung einer gewissen Menge Wasser, so dass der Boden gut benetzt wird. Das Referat für Bildung und Sport stellt bei der Überprüfung von Sporthallen jedoch immer wieder fest, dass die Turnhallenböden zu nass gereinigt werden und dadurch der feuchtigkeitsempfindliche Bodenunterbau beschädigt wird. Wir bitten Sie deshalb, die Menge der verwendeten Reinigungslösung in diesem Sinne zu bemessen und darauf zu achten, dass die Reinigungstextilien zur Fußbodenreinigung entsprechend entwässert werden, so dass das Eindringen von Wasser in die Bodenhülsen weitgehend ausgeschlossen ist und weitere Beschädigungen vermieden werden. In jedem Fall sind nach der Reinigung der Turnhallenböden die Abdeckungen der Bodenhülsen für die Versenkreckanlagen und ähnliche Geräte zu öffnen. Evtl. trotz aller Vorsichtsmaßnahmen in die Bodenhülsen eingedrungenes Wasser ist sofort abzusaugen. Die Abdeckungen sind erst nach dem Abtrocknen der Bodenhülsen wieder zu schließen. Leider wird immer wieder festgestellt, dass die Bodenhülsen voll Wasser und die Hülsen daher verrostet sind. g) Bei der Reinigung von Klassenzimmern mit EDV-Ausstattung ist folgendes zu berücksichtigen: In Klassenzimmern wird die EDV-Ausstattung von der Schule auf Tischen am Zimmerrand abgestellt, so dass auf dem überwiegenden Teil der Bodenfläche eine normale Grundreinigung mit maschineller Unterstützung möglich ist. In den Bereichen der EDV-Abstelltische ist eine manuelle gründliche Reinigung vorzunehmen. Im Verlauf mehrerer Jahre sollte sich (durch Verrücken der Abstelltische) eine Reinigung der Gesamtfläche ergeben. Die Verbringung der DV-Geräte ist nicht Aufgabe der Reinigungsfirma. Sollte zu Beginn der Reinigung die EDV-Ausstattung noch nicht am Zimmerrand abgestellt sein, ist zwingend die Technische Hausverwaltung einzuschalten.bei der Reinigungsabwicklung dürfen evtl. am Boden liegende Kabel nicht in Kontakt mit Wasser kommen. h) Bei der Reinigung von EDV-Lehrsälen: In diesen Räumen bleiben die PC's an ihren Plätzen, die Räume werden nicht ausgeräumt. In freien Bereichen ist die Grundreinigung maschinell durchzuführen, in Anschlussbereichen und Randbereichen ist die Grundreinigung ggf. mittels Handpad manuell auszuführen. i) Wird die Grundreinigung in den Schulen in der ersten Hälfte der Sommerferien abgeschlossen, ist das Mobiliar in den Klassenzimmern, Büros und Lehrerzimmern am letzten Ferientag zu entstauben. Bei einer Grundreinigung in der zweiten Hälfte der Sommerferien entfallen die zusätzlichen Ab-

4 Seite 4 staubarbeiten. Die zusätzlichen Abstaubarbeiten werden wie vertraglich vereinbart vergütet. j) Die Grundreinigung muss spätestens am Freitag, abgeschlossen sein. 4. Ausführung der einmal jährlich vorgesehenen Bodenreinigungsarbeiten Sämtliche vertraglich vereinbarten einmal jährlich durchzuführenden Reinigungsarbeiten (wie z.b. Reinigung in Speichern, Kellerräumen, Fahrradkellern) sind ebenfalls in Verbindung mit der Grundreinigung zu erledigen. Zum Reinigen der Zementestrichböden in Speicher- und Kellerräumen können Kehrspäne verwendet werden. 5. Reinigung der Sanitärbereiche Durch aggressive und überdosierte Reinigungsmittel kommt es immer wieder zu Beschädigungen an den sanitären Einrichtungen (Sanitärarmaturen und dergleichen). Wir bitten Sie deshalb für die Reinigung nur geeignete Reinigungsmittel einzusetzen, die für den Anwendungsbereich ausdrücklich vorgesehen sind. Da warmes Wasser in Verbindung mit Sanitärreiniger zu Beschädigungen an den Armaturen führen kann, ist die Reinigungslösung nur mit kaltem Wasser herzustellen. Die Verwendung von abrasiv wirkenden Reinigungshilfsmitteln und Geräten wie untaugliche Scheuermittel und Padschwämme ist untersagt. Die Gebrauchsanweisungen der Reinigungsmittelhersteller sind unbedingt zu beachten und die Reinigerdosierung und Einwirkdauer ist den objektspezifischen Erfordernissen anzupassen. Nach der Reinigung ist ausreichend mit kaltem, klarem Wasser nachzuspülen, um verbleibende Produkthaftungen restlos zu entfernen. Für Beschädigungen haften ausschließlich Sie. Trockenurinale Eine unsaubere Membran in den Trockenurinalen führt zu unangenehmer Geruchsbildung. Für die Sauberkeit ist die Technische Hausverwaltung zuständig. Bei Gerüchen bitten wir um Kontaktaufnahme mit dem Technischen Hausverwalter. 6. Reinigung der Direktorate und Sekretariate an Gymnasien, Realschulen und Berufsschulen Die Reinigung der Direktorate und Sekretariate mit den dazugehörenden Toiletten in Gymnasien, Realschulen und Beruflichen Schulen ist soweit vertraglich vorgesehen während der Ferienzeiten wie folgt auszuführen: Ferienzeit Pfingstferien Reinigung Direktorate, Rektorate und Sekretariate mit den dazugehörenden Toiletten Sommerferien einmal wöchentlich in Absprache mit den Verantwortlichen vor Ort Unterrichtsfreie Tage um Allerheiligen

5 Seite 5 7. Reinigung der Rektorate und Sekretariate an Grund- und Mittelschulen Die Reinigung der Rektorats- und Sekretariatsbereiche mit den dazugehörenden Toiletten in den Grund- und Mittelschulen ist soweit vertraglich vereinbart in der ersten sowie letzten Woche der Sommerferien durchzuführen. Die Reinigungstermine sind mit den jeweiligen Stellen abzusprechen. 8. Reinigung in Tagesheimen Die Tagesheime sind in der Regel im Monat August vier Wochen geschlossen. Die genauen Schließungstermine sind mit der Sachwaltung der Schule rechtzeitig vor den Sommerferien zu klären. In der Schließungszeit ist keine Reinigung durchzuführen. 9. Fensterreinigung Die Fensterreinigung in Schulen ist einmal jährlich mit Stock und Rahmen im Frühjahr durchzuführen. In Kindertagesstätten, Kooperationseinrichtungen und Horten (auch bei Unterbringung in Schulgebäuden) ist entsprechend der vertraglichen Vereinbarung - jeweils im Herbst eine zweite Fensterreinigung durchzuführen. Die Reinigung sollte grundsätzlich Ende Oktober abgeschlossen sein. Bei der Ausführung der Fensterreinigung bitten wir Sie zu beachten, dass a) sämtliche Fensterarten allseitig zu reinigen sind b) Stock- und Rahmenreinigung einmal jährlich durchzuführen ist c) Beschläge, Außenfensterbleche sowie Fensterbänke, Schrägen und Brüstungen (insbesondere in Turnhallen), die über Sichthöhe liegen, ebenfalls zu reinigen sind d) für Unfälle, die durch unsachgemäßes Schließen der Beschläge entstehen, der Unternehmer haftet e) der Missbrauch der Räumlichkeiten und Einrichtungen (z.b. Turnhallen) zu unterlassen ist f) die Fensterreinigung zügig und ohne zeitliche Verzögerung zu erfolgen hat g) bei Beanstandungen Mängel auf Kosten des Auftragnehmers zu beseitigen sind h) die Reinigungsarbeiten nur abgenommen und vergütet werden, wenn diese vollständig ausgeführt wurden. Die Reinigungsarbeiten sind nach Beendigung vom Objektleiter der Gebäudereinigungsfirma zu kontrollieren. Zur Kontrolle gehört auch die Überprüfung der Funktionsweise der Fenster und Oberlichten, insbesondere das sorgfältige Schließen der zur Reinigung ausgehängten Kupplungen, Scheren etc. bei Verbundfenstern und Oberlichten. Festgestellte Schäden sind unverzüglich den Technischen HausverwalterInnen bzw. der Kindertagesstättenleitung und der Vergabestelle 1 mitzuteilen. Eine unsachgemäße Ausführung führt immer wieder zu Personen- und Sachschäden. Die Abnahme erfolgt durch die Technischen HausverwalterInnen und ist von diesen zu bestätigen. Leider ist uns bei der Durchführung der Glasreinigung wiederholt aufgefallen, dass Reinigungskräfte ohne Sicherung arbeiten und sich somit selbst gefährden. Bitte neh-

6 Seite 6 men Sie deshalb Ihre Rolle als Arbeitgeber auch dahingehend wahr, Ihre Beschäftigten in ausreichender Weise auf die potentiellen Gefahren für ihre Sicherheit und Gesundheit hinzuweisen. Gem. Ziff. 3.1 BV-GR haben Sie sich vertraglich zur Beachtung der Unfallverhütungsvorschriften und arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet. Dies beinhaltet auch entsprechende Unterweisungen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie eine auch darauf abzielende Kontrolle. 10. Übertragung von Reinigungsarbeiten an Nachunternehmer Die Übertragung von Reinigungsarbeiten an Nachunternehmer bedarf in jedem Fall der vorherigen schriftlichen Zustimmung durch die Vergabestelle 1. Sie wird nur in unabweisbaren Einzelfällen und nur, wenn alle Eignungsunterlagen des Nachunternehmers vorliegen, erteilt. Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass bei einer Übertragung ohne vorherige Zustimmung die Stadt zur fristlosen Kündigung des Auftrages berechtigt ist. Für die Prüfung der Eignung des Nachunternehmers sind mindestens 14 Tage ab Vorlage der Unterlagen einzuplanen. 11. Allgemeine Pflichten des Auftragnehmers und seiner Arbeitskräfte (Ziffer 3 BV- GR) In der täglichen Ausführung der Reinigungsleistung ist neben der Reinigungsqualität auch die Beachtung der Vorschriften zu Arbeitsschutz und Unfallverhütung von Bedeutung (vgl. auch Ziff. 3.1 BV-GR). Aus gegebenem Anlass möchten wir Sie ausdrücklich darum bitten, Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch auf die Einhaltung der in der BV-GR (insbes. Ziff. 3) formulierten vertraglichen Nebenpflichten hinzuweisen. Hierzu gehört auch, dass im Falle von Schäden an Mobiliar und Einrichtungsgegenständen, aber auch sonstigen Gegenständen unverzüglich die Technische Hausverwaltung bzw. der in der Bestellung genannte Ansprechpartner zu informieren ist. Im Idealfall geschieht das bereits durch Ihre Reinigungskraft, sollte dies aus besonderen Gründen nicht möglich sein, ersatzweise durch Ihre Objektleitung. Dies gilt ganz besonders bei der Reinigung von Räumlichkeiten, in denen potentiell gefährliche Stoffe aufbewahrt werden (z.b. Chemie-/Physiksäle, Chemie-/Physikvorbereitungsräume, Werkstattbereiche, Labore). Darüberhinaus bitten wir auch dafür zu sorgen, dass das Benehmen des Reinigungspersonals keinen Anlass zu Beschwerden gibt sowie die Telefon-, Fax- und Kopiergeräte nicht benutzt werden (Notfälle ausgenommen). Auch bitten wir das Personal anzuweisen, dass feste Materialien nicht in die WC- Schüsseln geworfen werden. Hierfür stehen Abfalltonnen zur Verfügung. Die in den Vertragsunterlagen ggf. enthaltenen objektspezifischen Ausführungen zum Abfallkonzept bitten wir zu beachten. Vor dem Hintergrund der Aufnahme des Gebäudereinigerhandwerkes in den Geltungsbereich des Arbeitnehmerentsendegesetzes seit weisen wir nochmals ausdrücklich auf die vertragliche Verpflichtung zur Zahlung der Tariflöhne sowie auf die möglichen Konsequenzen bei der Feststellung eines Verstosses gegen diese Vereinbarung hin (vgl. auch Ziff. 3.1 sowie 17.3e) BV-GR). Aufgrund der im AEntG sowie in 404 Abs. 1 Nr. 1 und 2 und Abs. 3 SGB III verankerten Auftraggebermitverantwortung führen wir regelmäßig stichprobenartig Kontrollen durch. Diese Kontrollen beinhalten Prüfungen hinsichtlich der Einhaltung der tarifvertraglichen Rahmenbedingungen aber auch hinsichtlich der erforderlichen sozialversicherungsrechtlichen Meldungen sowie der Beschäftigung von Mitarbeiter/-innen ohne Auftenthalts-

7 Seite 7 und/oder Arbeitserlaubnis. Sollten etwaige in diesem Zusammenhang auftretende Fragestellungen nicht umfänglich aufgeklärt werden können, ist auch eine Einbindung des Hauptzollamtes München, Finanzkontrolle Schwarzarbeit nicht ausgeschlossen. Vor diesem Hintergrund ist auch die Bedeutung der vereinbarten Aktualisierung der Personaleinsatzliste gestiegen. Wir fordern Sie daher nochmals dringend dazu auf, Änderungen des Personals auch im Rahmen der Grund- oder Glasreinigung vor Beginn der Reinigungstätigkeit an die Schule bzw. Kindertageseinrichtung zu faxen und parallel an die Vergabestelle 1 zu schicken. Ein Leerformular der Personaleinsatzliste haben wir als Anlage 3 beigefügt. Bitte verwenden Sie nur diese Version. Bitte beachten Sie die gegenüber den früheren Versionen der Personaleinsatzliste neu eingefügten Spalten Unterweisung BGV A1 am, Einweisung Objekt am sowie Einweisung durch und tragen Sie bitte auch hier die entsprechenden Daten ein. 12. Rechnungsstellung und Abnahme Die laufend gleichbleibenden Monatspauschalen der Unterhaltsreinigung werden seit dem Abrechnungsmonat September 2012 für den Großteil der städtischen Objekte im Rahmen eines Rechnungsplanes automatisiert von der Landeshauptstadt München an Sie überwiesen. Eine Rechnungsstellung durch Sie ist diesbezüglich nicht mehr erforderlich. Wir freuen uns, auf diesem Wege einen hoffentlich auch für Sie spürbaren Beitrag zur Arbeitsentlastung leisten zu können. Lediglich für die wenigen Objekte, für die Ihnen eine weitere Rechnungsstellung explizit als erforderlich mitgeteilt wurde, bitten wir Sie weiterhin eine Rechnung zu stellen. Auch die von Ihnen erbrachten Leistungen auf Abruf erfordern weiterhin eine Rechnungsstellung durch Sie. Bitte beachten Sie, dass die Bearbeitung der Rechnungen aufgrund der ferienbedingten Abwesenheitszeiten der Objektverantwortlichen in den Schulen und Kindertageseinrichtungen im Einzelfall verzögert erfolgen kann. In diesem Sinne empfehlen wir Ihnen eine zeitnahe Rechnungsstellung. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die mit Schreiben vom übermittelte Zusatzvereinbarung Kleinstrechnungen. Bei Rechnungen für außervertragliche zusätzliche Leistungen, die vom Außendienst des Kommunalreferates Immobilienservice auf Regiestundenbasis beauftragt wurden, weisen wir nochmals ausdrücklich darauf hin, dass in der Rechnungsstellung der Ort und die Art der Leistung sowie die tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden anzugeben sind. Dies ist von der örtlichen Hausverwaltung auf namentlich geführtem Stundennachweis (Angaben nach Ziffer 32 Abs. 2 ZV-VOL erforderlich) mit Dienststempel und Datum bestätigen zu lassen. Die Bestätigung ist mit der Rechnung beim Kommunalreferat Immobilienservice einzureichen.

8 Seite Vergabe von Bau- und Sonderreinigungen Für die Vergabe von Bau- und Sonderreinigungen sind ausschließlich die in der Anlage aufgeführten Sachbearbeiter/in des Zentralen Außendienstes des Kommunalreferates - Immobilienservice zuständig. Die Technischen HausverwalterInnen, Bauleiter etc. sind nicht berechtigt, solche Aufträge zu vergeben. Aufträge von Architekten werden von der Landeshauptstadt München nachträglich nicht mehr bezahlt. Aufgrund städtischer Vorschriften ist die o. a. Verfahrensweise unbedingt einzuhalten. Wir bitten hierfür um Verständnis. Eine nachträgliche Genehmigung für von anderer Seite unberechtigterweise in Auftrag gegebenen Bau- und Sonderreinigungen ist meist nicht möglich. Bei Rückfragen zu den o. a. Reinigungsarbeiten stehen Ihnen die Außendienstsachbearbeiter/in des Kommunalreferates - Immobilienservices (siehe Anlage 2) gerne zur Verfügung. Die Technischen Hausverwalter/-innen erhalten einen Abdruck dieses Schreibens. Mit freundlichen Grüßen Hanschmann Verwaltungsamtsrätin Anlage 1: Schließzeiten Kindertageseinrichtungen Anlage 2: Telefonliste der Außendienstmitarbeiter/-in des Kommunalreferates Immobilienservice ZAKD Anlage 3: Personaleinsatzliste Version Feb. 2013