Zuckerlieferung in die Schweiz. Lea Hollenstein PRONATEC AG

Transkript

1 Zuckerlieferung in die Schweiz Lea Hollenstein PRONATEC AG

2 Zeitplan 2 Flussdiagramm 3-4 Kurzbericht 5-7 -Mein Arbeitsumfeld -Wichtigkeit des Prozesses -Prozessbeschreibung -Gemachte Erfahrungen -Schlusswort Musterdokumente 8-11 Auswertungsbogen 12

3 Datum Arbeitsschritte Geplante Zeit Benötigte Zeit Erstes Überlegen Vereinbarung mit Brigitte Jud Flussdiagramm grob skizzieren 50 min 30 min Mit der Rohfassung des Kurzberichtes beginnen 75 min 80 min Flussdiagramm auf PC übertragen 75 min 85 min Weiter am Kurzbericht schreiben 45 min 110 min Flussdiagramm und Kurzbericht fertig stellen 45 min 40 min Einleitung schreiben 40 min 65 min Titelblatt gestalten 30 min 35 min Einleitung und Bericht fertig stellen 70 min 60 min Inhaltsverzeichnis erstellen und Journal ausfüllen 35 min 25 min Gesamtes Dossier lesen und evtl. korrigieren 60 min 50 min Besprechung mit Herrn Schwippert und Frau Jud Abgabe PE 2 und Beurteilung Versand Gesamtzeit für die Prozesseinheit 2 9h 25min 9h 5min

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6 Mein Arbeitsumfeld Die PRONATEC AG ist eine mittelgrosse Handelsfirma, die grösstenteils mit Bio und Fairtrade Produkten weltweit handelt. Wir kaufen und verkaufen fünf verschiedene Sorten von Zucker aus acht verschiedenen Ländern und beliefern unsere Läger in Deutschland, Spanien und in der Schweiz. Ich wechselte in die Abteilung Zucker Einkauf und unterstütze somit Herrn Andres Schwippert. Ich kommuniziere ständig mit verschiedenen Menschen und in drei Sprachen, so bleibt der Alltag sehr abwechslungsreich. Wichtigkeit des Prozesses Dieser Prozess ist sehr komplex, deshalb ist ein guter Überblick das A und O, denn im Tagesgeschäft ist man nicht auf eine Verschiffung fokussiert, sondern auf alle. Ich überwache Termine von Ankünften, überprüfe die Verschiffungsdossiers und gebe den Lägern Auskunft. Tätigkeiten wie die exakte Kommunikation und rechtzeitige Versendung von Informationen sind im Fokus, da man Fehler, Zusatzkosten oder Verspätungen verhindern kann. Ich gewann ständig an Wissen und konnte immer selbstständiger werden. Die Konzentration muss immer präsent sein und bei Unsicherheiten ist es sehr wertvoll, dass man nachfragt. Prozessbeschreibung Monatlich nimmt der Verkauf Rücksprache mit dem Einkaufsmanager, sie besprechen, wie viel von welcher Sorte Zucker benötigt wird. Nach der Ernte kommen die grossen Verschiffungen, so müssen Herr Schwippert und ich genau berechnen, wann wir die Ware beziehen müssen. Die Bestellung 1 lautet 4 Container Rohrzucker mit der Zertifizierung Bio Suisse. In einem Container haben 1000 Säcke à 25kg Platz, diese kg benötigen wir für das Lager in der Schweiz. Wird rechtzeitig im Ursprung bestellt, kann man mögliche Preiserhöhungen umgehen. In unserem Betriebssystem Proffix kann ich die Bestellung erfassen. Zusätzlich kreiere ich Sacketiketten, ich bearbeite diese mit einer Vorlage, auf welcher ich die richtige Chargennummer anpassen muss. Die Etiketten samt Bestellung sende ich an unseren Lieferanten nach Paraguay, dieser druckt die Aufkleber aus und befestigt sie. Die Rechnung erhalte ich wenig später per , ich überprüfe sie und drucke sie aus, falls alles einwandfrei ist, geht sie weiter zur Zahlung an die Buchhaltung. Im Proffix buche ich die Bestellung ins Schwimmend und eröffne die Chargen. Schwimmend ist der Begriff für eine Ware die unterwegs ist, man bucht sie vorübergehend in ein virtuelles Lager. Ich muss manuell die Menge pro Container eingeben, samt Bezeichnung, Lotnummer und Verfalldatum. Das bedeutet, dass die Ware nun in unsere Verantwortung steht. Per erhalte ich von unserem Lieferanten elektronische Dokumente wie z.b. das Bill of Lading 2. Auf dem B/L dem hat es eine Nummer, die ich in der Zuckerverschiffungsliste 3 zur Referenz notiere, so erfolgt der nächste wichtige Schritt. Die B/L Nummer brauche ich um per Internet den aktuellen Standort, Schiffname, Ab-und Ankunftszeit zu checken. Jede Reederei hat ihre eigene Internetseite, wo man dieses Tracking machen kann. Manche sind sehr übersichtlich aufgebaut, andere leider weniger. Ich überprüfe das ETA 4 von jeder Verschiffung und aktualisiere sie. Es ist wichtig, dass diese Daten angepasst sind, weil die Verkäufer, Läger und das Back Office oft nachfragen wie der momentane Stand sei. 1 Siehe Musterdokument 1 2 Abkürzung: B/L, Frachtdokument in der Seeschifffahrt 3 Eine von uns erstellte Excelliste, welche die Übersicht zu allen Verschiffungen ermöglicht, siehe Musterdok. 2 4 Estimated Time of Arrival, Erwartetes Ankunftsdatum

7 Da ich bereits die Kopie des B/L s erhalten habe, kann ich die Freistellung per an unsere Reederei versenden. Diese stellt die Ware frei für unseren Spediteur, sodass er die Ware ab Rotterdam abholen kann. Die restlichen erhaltenen Dokumente wie Form A 5 und Lieferantenrechnung, sowie auch Angaben über die erwartete Verschiffung sende ich der Ansprechperson der Speditionsfirma. Ich bitte ihn die Ware ab dem Hafen zu übernehmen, bis nach Basel per Rheinschiff zu transportieren, zu verzollen und ab Basel weiter ins Lager Märstetten mit dem LKW fahren. (siehe Erfahrungspunkt 3) Die Originaldokumente werden von unserem Lieferant per Kurier zugestellt. Sobald ich diese erhalten habe, kontrolliere ich ob alles vorhanden ist. Drei Original BL, mit drei Kopien, sowie ein Form A und eine Original Lieferantenrechnung, die wir der Buchhaltung zur Ablage geben. Zunächst überfliege ich die Papiere, ist alles fehlerfrei? Sind nicht alle Dokumente vorhanden oder korrekt muss ich unseren Lieferant auffordern sie einwandfrei und möglichst bald nachzusenden. Es ist wichtig, dass die erhaltenen Dokumente kopiert und im Dossier ablegt sind. Falls später Probleme oder Unklarheiten auftreten, sind alle Informationen bei uns. Der Agent der Reederei braucht nur das B/L. Der Spediteur benötigt für den Import in die Schweiz das B/L, die Lieferantenrechnung und das Form A (siehe Erfahrungspunkt 2). Ich lasse die B/L s von Herrn Schwippert indossieren 6, zusätzlich drucke ich einen Begleitbrief 7 aus und sende die Originaldokumente per Post. Mindestens vier Tage vor dem Eintreffen des Zuckers ins Lager sende ich unserem Lagerhalter per Mail ein leeres Wareneingangsformular, einen Palettenzettel und fordere ein Muster an. Das Muster wird bei der Entladung gezogen und in einem Paket zu uns gesendet. Auf dem Formular notiert er sich ob Säcke fehlen oder kaputt sind. Im Falle beschädigter Säcke notiert er, falls ersichtlich, wo, wie viel oder wieso. Auf Grund dieser Informationen wird bei wiederholtem Auftreten, oder bei grosser Menge von defekten Säcken beim Lieferanten reklamiert. Der Lagerist protokolliert auch, ob man die Säcke samt Zucker reparieren oder entsorgen soll. Er klebt die Zettel auf die Paletten, sodass er bei einem Abruf unkompliziert die richtige Palette liefert. Ich erhalte kurz nach der Einlagerung unser ausgefülltes Formular 8 zurück. In der Kontrollliste trage ich ein, was der Lagerist notiert hat und unterschreibe das Papier, somit ist die Ware endgültig verfügbar und abrufbar. Dieser Prozess von A bis Z kann je nach Verschiffungsperiode und nach Reederei durchschnittlich 12 Wochen brauchen (siehe Erfahrungspunkt 1). Mein Prozess ist hiermit beendet. Das Verschiffungsdossier geht zur Bearbeitung an die nächste Abteilung. Das Back Office Team übernimmt die ganze Administration sowie die Kommunikation mit unseren Lagerhaltern. Sie führen die Lagerbestände, samt Ein-und Ausgängen und führen Abwicklungsaufträge aus. 5 Ursprungszeugnis je nach Handelsabkommen mit dem entsprechenden Land. Bei der Einfuhr von Waren die durch ein Form A begleiteten werden, kann ein reduzierter Einfuhrzoll (teilweise bis zollfrei) beantragt werden. 6 Schriftliche Erklärung auf einem Dokument (z.b. B/L), mit welcher der jeweilige Inhaber des Papiers das Eigentumsrecht aus dem Papier auf den von ihm Genannten überträgt. 7 siehe Musterdokument 3 8 ausgefülltes Wareneingangsformular, siehe Musterdokument 4

8 Gemachte Erfahrungen Zuverlässige und fehlerhafte Reedereien Wir haben für die Ernte 2012 etwa vier verschiedene Reedereien beauftragt Zucker von Paraguay nach Europa zu verschiffen. Viele wirkten eher unseriös da sie oft ungenaue und fehlerhafte Dokumente oder Angaben weitergaben. Nach einigen mühsamen Verschiffungen ist man zum Entschluss gekommen, uns auf eine zu beschränken, auch wenn es nicht die günstigste ist. Diese vereinfachte uns die Frachten, so ersparten wir uns Kosten und Zeit. Fehlendes Form A Dokument (provisorisch verzollen) Es ist uns auch schon passiert, dass wir vergeblich auf das Form A warten. Entweder ist es falsch und es muss noch angepasst werden, oder es ist nicht mit den Dokumenten angekommen. Wir können beantragen die Ware provisorisch zu verzollen, doch nachdem wir beim Ursprung reklamieren erhalten wir meist das Dokument, bevor die vorgegebene Frist abläuft. Dringende Ware (mit LKW in die Schweiz transportieren) Bei knappem Lagerbestand ist es sinnvoll, sobald die Ware im Hafen ankommt, sie möglichst rasch zu transportieren. Wir haben per Lastwagen statt per Rheinschiff in die Schweiz geliefert. Der Zucker ist so viel schneller verfügbar für unsere Kunden. Es ist wichtig eine klare Übersicht zu haben, welche Ware wirklich dringend ist, da es per LKW natürlich auch mehr kostet. Fazit: Das Einkaufsgeschäft ist nicht zu unterschätzen; sei es die Pflege für eine vertraute, langfristige Partnerbeziehung zu den Lieferanten oder die Verhandlungen mit den Reedereien. Gesammelte Erfahrungen sowie ein gewisses Gespür für das Handeln zu haben sind wertvolle Vorteile. Schlusswort Ich bin mir bewusst, dass die reibungslose Abwicklung von einer Zuckerlieferung ein sehr wichtiger Prozess in der PRONATEC ist. Herr Schwippert und ich verbessern die Verschiffungskontrollliste stets und passen Vorlagen an, sodass wir Fehler verhindern können. Wir tauschen gegenseitig Vorschläge aus um die Zusammenarbeit und Arbeitsabläufe zu optimieren. Dementsprechend waren mein Interesse und die Motivation gross. Zum ganzen Prozess gehören ja verschiedene Arbeiten, wie das Versenden von diversen Dokumenten sowie der Kontakt zu mehreren Ansprechpersonen. Die Arbeit ist mir nie langweilig geworden, oft gab es auch zeitaufwendige und anspruchsvolle Spezialfälle.

9 Unser Lieferant Container Anzahl

10 B/L Nummer Spalte für die Abtragung der Einlagerungsanzeige Unser Lieferant La Felsina Bestellte Menge Lagerhaus in der Schweiz Verschiffungsstatus

11 Unser Spediteur

12 Prozesseinheit 2 Zuckerlieferung in die Schweiz Lea Hollenstein Einlagerungsdatum Anzahl der total reparierten Säcke

13 Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil ich froh war, neben dem Tagesgeschäft an etwas anderem arbeiten zu dürfen. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil mir nicht alle Schritte von diesem Prozess gleich leicht fielen. Es erfordert grosse Konzentration und auch eine Menge Wissen, die ich erst mit der Zeit und Praxis verstand. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden weil ich lange und oft Herr Schwipperts Stellvertreterin war und nebenbei unter grossem Zeitdruck die PE schreiben musste. Ich habe mich selbstständig damit auseinander gesetzt und bin zufrieden dass ich das erreicht habe. Die Beeinflussung durch Störfaktoren war gross klein weil wir nur zu zweit im Büro sind war es eher ruhig. Es war immer viel los und ich bin leider nicht so schnell vorwärts gekommen. Beim nächsten Prozess berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles das heisst, ich habe den Zeitdruck unterschätzt. Ansonsten gibt es nichts, das ich für das nächste Mal ändern möchte.