Föderales Informationsmanagement FIM = Organisaton + IT + Recht = Grundlage für gutes E-Government Fachkongress des IT-Planungsrats

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1 Föderales Informationsmanagement FIM = Organisaton + IT + Recht = Grundlage für gutes E-Government Fachkongress des IT-Planungsrats Mainz am 23. Mai 2015

2 Rahmenbedingungen für Verwaltungsservice und -produktion Organisationsübergreifend Leistungen und Leistungsprozesse zunehmende IT-Unterstützung Trend zu elektronischer Antragstellung und Transaktion Fehlende Harmonisierung / Standardisierung von Informationen zur Verwaltungsverfahren Synergie- und Effizienzpotential bei Erstellung, Präsentation und Verarbeitung von Informationen zu Verwaltungsvorgängen! 2

3 Die drei FIM-Bausteine Leistungsinformationen Bürgersicht unterstützt die Redaktion zu Leistungsinformationen unterstützt die Redaktion zu Formularinformationen Formularinformationen Bürger- und Verwaltungssicht Prozessinformationen Verwaltungsinterne Sicht unterstützt die Gestaltung der Prozessabläufe 3

4 Informationen zu Verwaltungsverfahren Bürgerinnen, Bürger/ Unternehmen LeiKa-ID Erteilung einer Sportschützen-WBK Input Formular-ID Formular-ID Formular-ID Prozess-ID Output Bürgerinnen, Bürger/ Unternehmen Öffentliche Verwaltung Bürgerinnen, Bürger/ Unternehmen Formular-ID Antrag Formular-ID Sachkundeund Eignungsprüfung Bedürfnis- Bescheinigung Formular-ID Bescheinigung der Sachkunde Prozess-ID Bedürfnisprüfung Ausstellung des Dokumentes Formular-ID Waffenbesitzkarte Vereinfachte beispielhafte Darstellung 4

5 Ein wichtiger Ausgangspunkt: rund 80 Prozent aller Verwaltungsleistungen basieren auf Bundesrecht rund 80 Prozent aller Verwaltungsleistungen werden auf kommunaler Ebene ausgeführt Föderale Zusammenarbeit ist Notwendigkeit! 5

6 Das FIM-Haus gemeinsam, kooperativ, standardisiert FIM-Gesamt Leistungsinformation Formularinformation Prozessinformation Ein Steuerungsprojekt des IT-Planungsrates in gemeinsamer Federführung des BMI und des Ministeriums der Finanzen Sachsen-Anhalt (Laufzeit bis 12/2015) 6

7 FIM-Föderal* Planungs- und Koordinationsfunktionen Leistungskatalog Leistungsbaukasten (Leika-Module) Formularkatalog Formularbaukasten (er und gruppen) Prozesskatalog Prozessbaukasten (Ref.-Aktivitätengruppen) Stammtextbibliothek Stammformularbibliothek Stammprozessbibliothek Software-System(e) *FIM-Föderal geplant als Anwendung des IT-Planungsrates 7

8 8 Leistungskatalog

9 Baukasten für Leistungsinformationen LeiKa-Modul LeiKa-Modul 1. LeiKa-Schlüssel 13. Fristen 2. Leistungsbezeichnung 14. Formulare 3. Leistungsbezeichnung II (Leistungsname) 15. weiterführende Informationen 4. Begriffe im Kontext 16. Hinweise (Besonderheiten) 5. Kurztext 17. letzte Aktualisierung 6. Volltext 18. Urheber 7. Rechtsgrundlage(n) 19. freigegeben durch 8. erforderliche Unterlagen 20. freigegeben am 9. Voraussetzungen 21. Typisierung 10. Kosten (Gebühren, Auslagen etc.) 22. zuständige Stelle 11. Verfahrensablauf 23. Ansprechpunkt 12. Bearbeitungsdauer 9

10 Formularkatalog (Auszug) ID Name Definition F01 Antrag auf Erteilung einer Waffenbesitzkarte für Formular, welches die Erteilung einer Waffenbesitzkarte für Sportschützen initiiert. Sportschützen F02 Personalausweis Der Personalausweis ist ein amtlicher Lichtbildausweis als Identitätsnachweis F02 Reisepass Der Reisepass ist ein amtlicher Ausweis, der für allgemeine Reisen der deutschen Staatsbürger ins Ausland ausgegeben wird D01 Nationaler Pass (außer deutscher Reisepass) Der nationale Pass ist ein amtlicher Ausweis, der für allgemeine Reisen der Staatsbürger des den Ausweis ausgebenden Staates ins Ausland ausgegeben wird D01 Bedürfnisbescheinigung (Schießsport) Bescheinigung, dass eine Person für den Schießsport ein Bedürfnis nachweisen kann D01 Nachweis der Sachkunde (Schießsport) Bescheinigung, dass eine Person die für den Schießsport erforderlichen Sachkunde besitzt D01 fachpsychologisches Gutachten Ein fachpsychologisches Gutachten formuliert eine psychologische Einschätzung des Begutachteten bezüglich einer definierten Sachfrage D01 fachärztliches Gutachten Ein fachärztliches Gutachten formuliert eine fachärztliche Einschätzung des Begutachteten bezüglich einer definierten Sachfrage. Das Gutachten muss durch einen qualifizierten Gutachter erstellt werden D01 Nachweis des Aufbewahrungsorts für Waffe und Nachweis, dass ein geeigneter Aufbewahrungsort für Waffen und Munition vorhanden ist. Munition F02 Waffenbesitzkarte für Sportschützen Urkunde, welche die waffenrechtliche Erlaubnis zum Erwerb und Besitz von Schusswaffen und Munition für Sportschützen belegt F F F F06 Bescheid über die Versagung der Waffenbesitzkarte für Sportschützen Meldung der Erteilung einer Waffenbesitzkarte für Sportschützen an das Nationale Waffenregister Meldung der Ablehnung einer Waffenbesitzkarte für Sportschützen an das Bundeszentralregister Meldung der Erteilung einer Waffenbesitzkarte für Sportschützen an das Einwohnermeldeamt F01 Auskunftsersuchen Bundeszentralregister zur Prüfung der Zuverlässigkeit (und Eignung) Beschied, welcher das negative Ergebnis des Antrags auf Erteilung einer Waffenbesitzkarte für Sportschützen begründet. - -

11 Formularbaukasten Der Baukasten stellt elementare FIM- Inhalte zur einfachen Kombination und Wiederverwendung bereit Atomare er gruppen Bestehen aus u.u. angepassten ern und/oder gruppen er und gruppen fortlaufende ID können durch Regeln konkretisiert werden Werden durch ähnliche Metadaten beschrieben er -ID Bezeichnung Datentyp Regeln. Definition Version Autor Formularbaukasten gruppen gruppen-id Bezeichnung Definition Datentyp Version Autor Unterelemente Formularfeld-ID Formularfeld-ID gruppen-id Formularfeld-ID Formularfeld-ID gruppen-id Formularfeld-ID Formularfeld-ID Regeln. 11

12 Formularbaukasten Der Baukasten stellt elementare FIM- Inhalte zur einfachen Kombination und Wiederverwendung bereit Atomare er gruppen Bestehen aus u.u. angepassten ern und/oder gruppen er und gruppen fortlaufende ID können durch Regeln konkretisiert werden Werden durch ähnliche Metadaten beschrieben er Straße Hausnummer Postleitzahl Ort Bundesland Staat Waffenart Kaliber Modell Formularbaukasten gruppen Adresse Straße Hausnummer Postleitzahl Ort Bundesland Staat Angaben zur Waffe Waffenart 12

13 Prozessbaukasten Der Baukasten stellt elementare FIM-Inhalte zur einfachen Kombination und Wiederverwendung bereit Aktuelle Konzeption: Referenzaktivitätengruppen Allgemeine Kernattribute Referenzaktivitätengruppenspezifische Attribute Nutzung zur Modellierung von Stammprozessen Perspektivische Erweiterung Referenzaktivitäten standardisierte Aktivitätengruppen (Standardpartnerprozesse) Als Notation wird eine reduzierte BPMN- Notation verwendet. Prozessbaukasten Referenzaktivitätengruppe Ref.Akt.Grp.-ID Bezeichnung Definition Datentyp Version Autor Übermittelte Info Art der Übermittl. Absender Referenz-Aktivitätengruppe 1 Information empfangen 2 Information bereitstellen 3 Sachverhalt formell prüfen 4 Sachverhalt materiell prüfen 5 Sachverhalt entscheiden 6 Sachverhaltsunterlagen erstellen 7 Beteiligung durchführen 8 Sonstige Tätigkeit durchführen 13

14 Software-System(e) Bund Bundesredaktion Stamminformationen Kataloge, Bedarfe FIM-Föderal Planungs- und Koordinationsfunktionen Leistungskatalog Leistungsbaukasten (Leika-Module) Formularkatalog Formularbaukasten (er und gruppen) Prozesskatalog Prozessbaukasten (Ref.-Aktivitätengruppen) Stammtextbibliothek Stammformularbibliothek Stammprozessbibliothek Software-System(e) 14

15 Vorgehen bei Erstellung von Stamminformationen Ausgangsbasis Bundesgesetz 17 WaffG Erwerb und Besitz von Schusswaffen oder Munition durch Waffen- oder Munitionssammler (1) Ein Bedürfnis zum Erwerb und Besitz von Schusswaffen oder Munition wird bei Personen anerkannt, die glaubhaft machen, dass sie Schusswaffen oder Munition für eine kulturhistorisch bedeutsame Sammlung (Waffensammler, Munitionssammler) benötigen; kulturhistorisch bedeutsam ist auch eine wissenschaftlich-technische Sammlung. (2) Die Erlaubnis zum Erwerb von Schusswaffen oder Munition wird in der Regel unbefristet erteilt. Sie kann mit der Auflage verbunden werden, der Behörde in bestimmten Zeitabständen eine Aufstellung über den Bestand an Schusswaffen vorzulegen. (3) Die Erlaubnis zum Erwerb und Besitz von Schusswaffen oder Munition wird auch einem Erben, Vermächtnisnehmer oder durch Auflage Begünstigten (Erwerber infolge eines Erbfalls) erteilt, der eine vorhandene Sammlung des Erblassers im Sinne des Absatzes 1 fortführt. Baustein Leistungen Leistungskatalog Stammtext insbesondere Erforderliche Unterlagen Verfahrensablauf Rechtsgrundlage Rechtsanalyse mit FIM-Methodik Prozessanalyse Baustein Prozesse Stammprozess Baustein Leistungen Formularkatalog Stammformular Aufbau + Inhalt Codelisten er gruppen Voraussetzungen Regeln 15

16 Stammprozess Waffenbesitzkarte Erteilung für Sportschützen 16

17 Antrag WBK gelb Antragsteller Nachname Strasse Waffen Kaliber Seriennummer Antragsteller Nachname Strasse Fachübergreifend einheitliche semantische Basis für effiziente Prozesse Anfrage BZR Antragsteller Nachname Strasse Auszug BZR Antragsteller Nachname Strasse XMeld Antragsteller Nachname Strasse XWaffe Antragsteller Nachname Strasse Mitteilung BZR Antragsteller Nachname Strasse Waffen Kaliber Seriennummer

18 18 Auszug Stammformular zu WBK gelb

19

20 Software-System(e) Länder Bund Kataloge Stamminformationen Software-System(e) Leistungskatalog Leistungsbaukasten (Leika-Module) Stammtextbibliothek Stamminformationen Bedarfe Bundesredaktion FIM-Föderal Planungs- und Koordinationsfunktionen Formularkatalog Formularbaukasten (er und gruppen) Stammformularbibliothek Software-System(e) Kataloge, Bedarfe Prozesskatalog Prozessbaukasten (Ref.-Aktivitätengruppen) Stammprozessbibliothek Kataloge Stamminformationen Software-System(e) Bedarfe Landesredaktion 1 Landesredaktion n 20

21 Software-System(e) Länder Bund Kataloge Stamminformationen Stamminformationen Land Kataloge, Leistungskatalog Leistungsbaukasten (Leika-Module) Stammtextbibliothek Stamminformationen Software-System(e) Landesredaktion 1 Bundesredaktion FIM-Föderal Planungs- und Koordinationsfunktionen Formularkatalog Formularbaukasten (er und gruppen) Stammformularbibliothek Software-System(e) Bedarfe Bedarfe Kataloge, Bedarfe Prozesskatalog Prozessbaukasten (Ref.-Aktivitätengruppen) Stammprozessbibliothek Kataloge, Stamminformation Bund Kommunen Software-System(e) Komm. Redaktion Komm. Redaktion Komm. Redaktion 21

22 Länder Bund Kommunen Kataloge Stamminformationen Leistungskatalog Leistungsbaukasten (Leika-Module) Stammtextbibliothek Stamminformationen Software-System(e) Landesredaktion 1 Software-System(e) Bundesredaktion FIM-Föderal Planungs- und Koordinationsfunktionen Formularkatalog Formularbaukasten (er und gruppen) Stammformularbibliothek Software-System(e) Bedarfe Kataloge, Bedarfe Software-System(e) Prozesskatalog Prozessbaukasten (Ref.-Aktivitätengruppen) Stammprozessbibliothek Komm. Redaktion Komm. Redaktion Komm. Redaktion FIM versteht sich als Methode um semantische Interoperabilität bei Informationen zu Verwaltungsverfahren über alle Fachbereiche und Verwaltungsebenen herzustellen FIM agiert als Intermediär zwischen Bund und den Ländern für die standardisierte Übersetzung von Rechtssprache in eine Vollzugssprache Standardisierte Informationsstrukturen zur effizienteren Redaktion, Präsentation und Produktion FIM greift nicht in die dezentrale Systemlandschaft bei Bund, Ländern und Kommunen ein Kommunikation mit/zu FIM erfolgt über standardisierte Schnittstellen FIM selbst erstellt oder hält keine endgültigen Leistungsbeschreibungen, Formulare oder Prozessdarstellungen FIM enthält keine personenbezogenen Daten 22

23 Regulierungs- und Vollzugskaskade mit FIM Bundesressort 1 Bundesressort 2 Bundesressort n Bund Bundesredaktion Föderal Geschäfts- und Koordinierungsstelle FIM FIM-Baukästen / -Bibliotheken Länder E-Government Strategien / Programme der Länder Land 1 Land 16 Landesredaktion Landesredaktion Kommunen E-Government Maßnahmen der Kommunen Kommune 1a Kommune 1n Kommune 16a Kommune 16n

24 Nutzen aus der Anwendung der FIM-Methodik Tätigkeiten, die sich aus der regulatorischen Zuständigkeit einer Behörde ableiten lassen (Rechtsetzung und Redaktion) Tätigkeiten zu Leistungen, bei der eine Behörde für den Vollzug zuständig ist (Redaktion, Präsentation und Rechtsanwendung) T01 Erstellung von Stammtexten, Stammprozessen und Stammformularen für die Vollzugsbehörden Stammtexte T04 Erstellung von Leistungsbeschreibungen für die Adressaten der Leistung (Bürger, Unternehmen, Behörden der ÖV) und alle relevanten Kommunikationskanäle (Webseite, Telefon, Print, etc.) Stammformulare Stammprozesse T05 Erstellung von Formularen/Dokumenten ( Glossar) als Auslöser/Input bzw. Output eines Verwaltungsvorgangs in unterschiedlichen möglichen Formen (Papierbasiert, PDF, Online) T02 Erstellung und Novellierung rechtlicher Vorgaben zu Verwaltungsverfahren / - vorgängen T06 Umsetzung des Verwaltungsvorgangs durch Konzeption und Realisierung von (IT-gestützten) Fachverfahren zur Datenerfassung, Datenverarbeitung und Datenweitergabe T02a T02b Bewertung der Folgen neuer oder geänderter rechtlicher Vorgaben Dokumentation der Rechtsvorgaben für die Vollzugsbehörden T07 Sicherstellung, dass die Informationen für die Adressaten zielgruppenadäquat und möglichst konsistent innerhalb einer Fachlichkeit und fachlichkeitsübergreifend gestaltet sind T02c Information über Neuerungen oder Änderungen der Rechtsvorgaben T08 Beantwortung von Nachfragen zu den Leistungen im Vollzug ggf. über verschiedene Kanäle ( , Telefon) T02d Erstellung von Dokumentation für die am Rechtsetzungsverfahren Beteiligten / Legisten (textuelle Beschreibungen, Vorgehensbeschreibungen, Prozessmodelle) T09 Erstellung von Verfahrensdokumentationen / Verfahrenshinweisen für die zuständigen Mitarbeiter (textuelle Beschreibungen, Vorgehensbeschreibungen, Prozessmodelle) T03 Beantwortung von Nachfragen der Vollzugsbehörden zu den rechtlichen Vorgaben ggf. über verschiedene Kanäle ( , Telefon) T10 Beschreibung der Aufgabenportfolios für die Steuerung / Kosten- und Leistungsrechnung / Stellenbewirtschaftung / Anforderungsprofile T12 Unterstützung der nächsten Ebene durch Weitergabe von angepassten Stamminformationen Stammtexte Stammformulare Stammprozesse

25 Wer ist beteiligt? Alle Kommunalen Spitzenverbände Erste Kommunen über FIM-Expertenworkshop und kommunale FIM-AG (Kooperation mit KGSt und kommunalen Spitzenverb.) Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) Nahezu alle Länder BMI und Sachsen-Anhalt als Federführer im Projekt FIM Föderale Zusammenarbeit ist das Grundprinzip im Projekt FIM! 25

26 Potentielle Schnittstellen zu anderen Vorhaben Fachlich NWR XWaffe GDI / INSPIRE ELSTER EA2.0 XInneres OMS ZUGFeRD Weitere XÖV-Stand. Konzeptionell e-sens Xdomea E-Akte Nutzer XFall KoSIT 115 BFD P23R NKR GBü E-Antrag DRV Bund WebSKM Barrierefreiheit E-Gesetzgebung E-Norm Umsetzung FMS Bund CC-PM 26

27 Ansprechpartner im Projekt FIM Steffen Eckold Ministerium der Finanzen Sachsen-Anhalt Tel.: Volker Schmitz Fachlicher Berater FIM Tel.: