Herzlich Willkommen. Personalmanagement im Mittelstand

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1 BVMW Expertenrat Personal: Effiziente Personalarbeit Unternehmertreffen am Weingarten Herzlich Willkommen zum 3. BVMW Unternehmer-Treffen Effiziente Personalarbeit Personalmanagement im Mittelstand 1 BVMW Expertenrat Personal: Effiziente Personalarbeit Unternehmertreffen am Weingarten Überblick Daniel Karl [Limberger Fuchs Koch & Partner] Internationale Mitarbeitereinsätze Nils Willhöft [Rechtsanwalt mit Schwerpunkt Arbeitsrecht] Rechtliche Fallstricke bei der Begründung eines Arbeitsverhältnisses Horst Veitl [profiling24.com] Erste Umfrage-Ergebnisse Siegfried Butz [AWS MANAGEMENTSYSTEME GmbH] Veränderungsprozesse erfolgreich gestalten 2 1

2 BVMW Expertenrat Personal: Effiziente Personalarbeit Unternehmertreffen am Weingarten 3 Bundesverband mittelständische Wirtschaft e.v. - Expertenrat des BVMW - Internationale Mitarbeitereinsätze WP/StB Daniel Karl 09. Juli

3 Gliederung 1. Steuerrecht 2. Sozialversicherungsrecht 3. weitere Rechtsvorschriften V. Fazit 5 Gliederung 1. Steuerrecht 2. Sozialversicherungsrecht 3. Weitere Rechtsvorschriften V. Fazit 6 3

4 Begriffsabgrenzungen Internationale Mitarbeitereinsätze ausländische Mitarbeiter im Inland inländische Mitarbeiter im Ausland eigene Mitarbeiter externe Mitarbeiter Dienstreise Abordnung Entsendung Übertritt max. 3 Monate 3 Monate bis max. 12 Monate 1 Jahr bis 2 max. 5 Jahre ab 5 Jahre 7 Begriff der Entsendung empfangendes Unternehmen (Ausland) i.d.r kein ausl. Arbeitsvertrag (außer Voraussetzung für Arbeitserlaubnis) AN arbeitet nur für begrenzte Zeit entsendendes Unternehmen (Inland) Arbeitsverhältnis bleibt bestehen Arbeitsverhältnis ruht während Entsendung Entsendungsvereinbarung ergänzt dt. Arbeitsvertrag AN in D weisungsgebunden AN bleibt in Organisation in D einbezogen Arbeitgeber trägt wirtschaftlich das Gehalt 8 4

5 Gliederung 1. Steuerrecht 2. Sozialversicherungsrecht 3. Weitere Rechtsvorschriften V. Fazit 9 Entscheidungsfaktoren einer Entsendung (Unternehmen) Internationalisierungsgrad des Unternehmens Rahmenbedingungen im Ausland - Arbeitsmarkt - Einreisebestimmungen - Kulturkreis - politische Situation - Klima Merkmale der Auslandsgesellschaft und bisherige Konzernstruktur - Neugründung / Akquisition / Joint-Venture - Technologieintensität Branche: Technologietransfer wichtig? Koordination und Kontrolle der Unternehmenseinheiten Führungskräfteentwicklung: Auslandseinsatz bei Personalentwicklung und strategie berücksichtigen Kosten 10 5

6 Entscheidungsfaktoren einer Entsendung (Mitarbeiter) Verbesserung der Karrieremöglichkeiten höheres Gehalt, insbesondere bei Entsendungen in Entwicklungsländer evtl. geringere Lebensqualität persönliche Gefahren (Absicherung der Familie) familiäre Situation (kommt Familie mit ins Ausland?) persönliche Erfahrungen und Eindrücke Kaufkraftverlust / Währungsrisiken 11 Chancen und Risiken von Mitarbeiterentsendungen (Unternehmen) Chancen Risiken unmittelbar mittelbar Mitarbeiterbindung/-Entwicklung mehr know -how in der Unternehmensgruppe positive Entwicklung des Unternehmens - Umsatz? - Produktion? - Ertrag? Neue Absatzmärkte Neue Produkte/ Produktvarianten Internationalität/ Entwicklung der Unternehmenskultur Personalkosten? - Gehalt/ Zulagen/ Prämien - Nebenkosten (Reisekosten, KFZ, Wohnung) - Betriebsprüfung / Sozialversicherungsprüfung Beachtung fremder rechtl. Rahmenbedingungen - Sanktionen/ Strafzahlungen - Verweigerung Arbeitsgenehmigungen - Benachteiligung bei Vergabe staatl. Aufträge - Gefängnisstrafen - Image nimmt Schaden unmittelbar mittelbar 12 6

7 Gliederung III.Rechtliche Aspekte einer Entsendung 1. Steuerrecht 2. Sozialversicherungsrecht 3. Weitere Rechtsvorschriften V. Fazit 13 Steuerrecht Folgen beim Arbeitnehmer Entsendung in einen DBA Staat (z.b. USA) welcher Staat hat Besteuerungsrecht (BR)? Beibehaltung inl. Wohnsitz Tätigkeitsstaat? Ansässigkeitsstaat Aufgabe inl. Wohnsitz Tätigkeitsstaat = Ansässigkeitsstaat Arbeitsortprinzip BR dort wo Arbeit physisch ausgeübt wird Begründung einer 2. unbeschr. Steuerpflicht Ausnahme Einsatz bis zu 183 Tage p.a. und deutscher (wirtschaftlicher) Arbeitgeber Arbeitsortprinzip dort wo Arbeit physisch ausgeübt wird Wechsel unbeschr. Steuerpflicht DBA kommt nicht zur Anwendung! Besteuerungsrecht USA bei nachhaltiger Tätigkeit ( > 183 Tage) Deutschland beseitigt Doppelbesteuerung (Anrechnungs- oder Freistellungsmethode) Besteuerungsrecht USA sofort nach Aufnahme der Tätigkeit 14 7

8 Steuerrecht Folgen beim Arbeitgeber (1) Lohnsteuer Dt. Arbeitgeber prüft, wo Besteuerungsrecht besteht (D oder USA), d.h. Beurteilung Ansässigkeit des AN sofern Besteuerungsrecht = USA: kein LSt Abzug in D Ablauf: Beantragung Freistellungsbescheinigung bei FA bei Veranlagung wird Prüfung Besteuerungsrecht und Freistellung ausl. Arbeitslohn nochmals eigenständig geprüft Risiko für AN (Nachzahlung in D) Wichtig für AG Hinweispflichten an Arbeitnehmer Haftung LSt, wenn Antrag nicht gestellt o. Bescheinigung nicht aufbewahrt wird Verwaltungsaufwand, Kenntnisse DBA Recht Doppelbesteuerung, wenn Antrag falsch gestellt wird zunächst: Freistellung in D, Versteuerung in USA danach: Versteuerung in D, Erstattung in USA aufwändige Rückabwicklung 15 Steuerrecht Folgen beim Arbeitgeber (2) Betriebsausgabenabzug Betriebsausgaben = Aufwendungen, durch den Betrieb veranlasst Tätigkeit im Ausland muss in wirtschaftlichen Zusammenhang und im Interesse des entsendenden Betriebs stehen Nicht ausreichend: nur rechtlicher Zusammenhang durch Abschluss Arbeitsvertrag In Praxis: MA- Einsatz oft im Interesse beider Unternehmen Aufteilung (Schätzung) Finanzverwaltung: Entsendung erfolgt grs. im Interesse des aufnehmenden Unternehmens (USA) Beweislast beim AG! Risiko: Einkünfte werden in D berichtigt Zinsrisiko Umsetzung der gegenläufigen Korrektur in USA aufwändige Rückabwicklung 16 8

9 Steuerrecht Gestaltungsmöglichkeiten (1) Entsendezeitraum Sachverhalt: AN wird für 10 Monate ins Ausland entsandt. Aufgrund der persönlichen Steuersituation (verrechenbare Verluste), sowie des hohen Steuerniveaus im Ausland, möchte er möglichst das Besteuerungsrecht D zuordnen. Er behält seinen Wohnsitz in D bei. Wirtschaftlicher Arbeitgeber ist das deutsche Unternehmen. Gestaltung: Statt vom ( > 183 Tage im Kalenderjahr) wird der AN vom ins Ausland entsandt. Folge: Das BR verbleibt in D, da das DBA einen Aufenthalt im Ausland von < 183 Tagen im Kalenderjahr vorsieht. Die 183 Tage Frist ist für jedes KJ getrennt zu ermitteln. Trend in neueren DBA: DBA sieht Aufenthalt im Ausland von max. 183 Tage in einem beliebigen 12 Monats Zeitraum vor! Entsendezeitraum steht nicht zur steuerlichen Gestaltung zur Verfügung 17 Steuerrecht Gestaltungsmöglichkeiten (2) Payroll-split-Modell Inhalt: Folge: Aufteilung Gesamtgehalt auf je ein in- und ausländisches Arbeitsverhältnis keine 183-Tage-Regel, da für ausl. Gehalt kein inländischer Arbeitgeber besteht ab Beginn gilt Tätigkeitsortprinzip Notwendig: Ziele: Risiken: 1. Arbeitsvertrag mit Inlands- und Auslandsunternehmen 2. tatsächliche Tätigkeit im Interesse des jeweiligen Arbeitgebers 3. physische Ausübung der Tätigkeit im jeweiligen Land des Arbeitgebers Nutzung Grundfreibeträge, Progressionsvorteile und steuerliche Vergünstigungen - Hohe Dokumentationserfordernisse zum Nachweis der Weisungsgebundenheit - ausländisches Arbeitsrecht - keine Rückbelastung des ausl. Gehalt nach D (sonst evtl. wirtschaftl. Arbeitgeber in D) 18 9

10 Steuerrecht Gestaltungsmöglichkeiten (3) Fringe benefits (Optimierung von Zusatzleistungen oder Sachbezügen) Inhalt: gezielte Zahlung von Leistungen und Sachbezügen, die nach ausl. Steuerrecht stärker begünstigt sind, z.b. Schulkosten Mietzuschüsse Sprachkurse Umzugskosten spezielle Steuerbegünstigungen für EXPATS im Ausland Kaufkraftausgleich entsendungsbedingte Zusatzkosten Ziel: gezielte Nutzung von Steuerbefreiungen / Steuerbegünstigungen im Ausland Hinweis: In bestimmten Ländern (z.b. Russland) sind sämtliche Aufwandsentschädigungen, Sachbezüge steuerpflichtig grs. keine Fringe benefits möglich 19 Steuerrecht Gestaltungsmöglichkeiten (4) Steuerausgleichsprogramme Tax Equalization: Steuermehr- oder Steuerminderbelastung gehen zu Lasten des Arbeitgebers Entsendung wird (z.b. RUS) besondere Form : Nettovereinbarung: Nettolohn für festgelegt Gefahr : zu starke Inlandsbetrachtung. Ggf. in D steuerfreie Zuschüsse sind im Ausland evtl. steuerpflichtig ggf. höhere w irtschaftliche Belastung des Arbeitgebers Tax Protection: Laissez- Faire: Steuervorteile gehen zu Gunsten des Arbeitnehmers Steuermehr- oder Steuerminderbelastung werden dem Arbeitnehmer zugeordnet 20 10

11 Gliederung III.Rechtliche Aspekte einer Entsendung 1. Steuerrecht 2. Sozialversicherungsrecht 3. Weitere Rechtsvorschriften V. Fazit 21 Sozialversicherungsrecht (1) Mitarbeiterentsendung in Staat ohne Sozialversicherungsabkommen (z.b. RUS) es gelten ausschließlich nationale Regelungen keine Berücksichtigung/Anrechnung von Anwartschaften o.ä. grs. möglich: Doppel(pflicht)versicherung in Staat mit Sozialversicherungsabkommen (z.b. USA) koordiniert beide Sozialsysteme Vermeidung Nachteile bei Wechsel Achtung: oft nur einzelne Bereiche geregelt in EU / EWR Staat / Schweiz EU-Verordnung teilweise Anerkennung Anwartschaften, Beitragszeiten usw. aber: nicht einheitlich, teilweise sehr komplexe Regelungen 22 11

12 Sozialversicherungsrecht (2) Mitarbeiterentsendung USA / Sozialversicherungspflicht In welchem Staat besteht Sozialversicherungspflicht? Grundsatz: Recht des Tätigkeitsstaates Territorialprinzip Ausnahme: Ausstrahlung Folge: Sozialversicherungspflicht weiterhin in D Voraussetzungen: 1. Entsendung im sozialversicherungsrechtlichen Sinn - MA übt Beschäftigung auf Weisung des inl. Arbeitgebers aus 2. Beschäftigungsverhältnis in D (organisatorische Eingliederung + Weisungsgebundenheit) 3. Dauer Entsendung ist im Voraus begrenzt (max. 2 Jahre) Bescheinigung durch DRV / Krankenkasse (Formular E101) vor Beginn Entsendung anfordern! 23 Sozialversicherungsrecht (3) Mitarbeiterentsendung USA / Sozialversicherungspflicht Wenn keine Ausstrahlung in D vorliegt: Versicherungsverlauf/Anwartschaften in D beachten! Rentenversicherung: Anwartschaftsversicherung / Mindestbeiträge Krankenversicherung: bei freiwilliger Versicherung in GKV Anwartschaftsversicherung, ansonsten bei Rückkehr keine freiw. Versicherung in GKV mehr möglich Unfallversicherung: Leistungen UV in USA abklären, ggf. private Zusatzversicherung Arbeitslosenversicherung: Anwartschaftsversicherung Wichtig: vorab mit dt. Behörden klären 24 12

13 Gliederung III.Rechtliche Aspekte einer Entsendung 1. Steuerrecht 2. Sozialversicherungsrecht 3. Weitere Rechtsvorschriften V. Fazit 25 weitere Rechtsvorschriften Arbeitsgenehmigung / Arbeitserlaubnis befähigt Unternehmen ausl. AN zu beschäftigen bzw. ausl. AN im Ausland zu arbeiten oft Quotenregelung (Green-Card) Visum rechtzeitige und korrekte Beantragung, gültiger Reisepass, Kinder in Reisepass eingetragen? Kein Missbrauch von Geschäftsreise- oder Businessvisa Sanktion durch Einreiseverbote Oft Problem: Auswahl der passenden Visaform Arbeitsrecht Sonderregelung für hochqualifizierte ausländische Fachkräfte (Expatriates EXPAT ) bestimmtes Qualifikationsprofil > ggf. keine Arbeitsgenehmigung erforderlich > ggf. vereinfachtes Verfahren für Beantragung Arbeitserlaubnis > oft: Quotenregelung. Zollrecht, Devisenrecht usw

14 Gliederung 1. Steuerrecht 2. Sozialversicherungsrecht 3. Weitere Rechtsvorschriften IV.Wirtschaftliche Aspekte einer Entsendung V. Fazit 27 Entsendungsbedingte Kosten beim Arbeitgeber Personalkosten (Zulagen, Anreize, Zusatzversicherung) erhöhte Reisekosten Personalplanung befristeter Ersatz für entsendete AN Rückkehr entsendeter AN Vorbereitung der Entsendung Gehaltsermittlung Entsendungsvereinbarung Kosten-Nutzen- Steuer/ Sozialversicherung (Anträge, ) Analyse! Einreisebestimmungen/ Arbeitserlaubnis / VISA externe Berater laufende Betreuung der entsendeten AN Risikovorsorge optimierte Erfolgsabgrenzung Prüfungen durch Finanzamt / Sozialversicherung 28 14

15 Kalkulation der Entsendevergütung Methode: Tax Equalization Netto - Vergleichsvereinbarung Steuer + SV Heimat Netto Heimat Sonstige Zulagen Zulagen + Kaufkraftausgleich Netto Heimat Steuer + SV Steuer + Ausland SV Ausland Netto Zulagen Ausland Netto Heimat Deutschland Brutto Entsendung Netto Entsendung Brutto Netto Gehalt (Heimat) genau betrachten, evtl. in D steuerfreie Erstattungen, welche in RUS steuerpflichtig sind. Steuer + SV Niveau Ausland 29 Entsendungskosten im internationalen Vergleich Statistische Erhebung durch PwC / ZEW * Quelle: PwC / ZEW, International Taxation of Expatriates, Angaben für das Jahr 2005 Basis: Lohnkosten vor Entsendung 100 % Vergleich: Russland 93,3 % Schweiz 95,0 % Niederlande 102,2 % Frankreich 102,6 % China 107,8 % USA 109,8 % Luxemburg 112,0 % Österreich 113,2 % Finnland 115,4 % Irland 121,2 % Schweden 123,6 % Italien 124,7 % Belgien 131,8 % Durchschnitt 113,8 % Nicht berücksichtigt: Auslandszulagen, Kaufkraftausgleich, usw. indirekte Entsendungskosten /Verwaltung, Organisation, Beratung) 30 15

16 Fazit Art des Mitarbeitereinsatzes an Unternehmensstruktur ausrichten keine vorschnelle Entsendung Vermeidung wirtschaftlicher Risiken durch rechtzeitige Planung Kontakte im Ausland nutzen(auslandshandelskammern, Verbände, Berater im Ausland) keine unüberlegten Nettolohnvereinbarungen Verwertung der Erfahrungen des Mitarbeiters im Unternehmen 31 Referent Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Daniel Karl (LFK) Wirtschaftsprüfer, Steuerberater Partner Tel: 07720/ Beratungsschwerpunkte: - steuerliche und betriebswirtschaftliche Beratung - Einzel- und Konzernabschlussprüfungen sowie Sonderprüfungen - Gestaltungsberatung des Außensteuerrechts und der Internationalen Rechnungslegung Limberger Fuchs Koch & Partner Wirtschaftsprüfer Rechtsanwälte Steuerberater Steinkirchring Villingen-Schwenningen Fon + 49 (0) Fax + 49 (0)

17 Bleiben Sie auch online mit uns im Kontakt: BVMW Expertenrat Personal: Effiziente Personalarbeit Unternehmertreffen am Weingarten 33 BVMW Expertenrat Personal: Effiziente Personalarbeit Unternehmertreffen am Weingarten Kontakt François Hauviller Bundesverband mittelständische Wirtschaft BVMW Krehenberg Friedrichshafen Tel.: Fax Peter Faidt TrainArt Academy Schlierer Str. 67/ Ravensburg Tel.: Fax p.faidt@trainart.de