Arbeitsstelle für Standardisierung (AfS) 27. Sitzung des Standardisierungsausschusses am 24. Juni 2015 Unterlagen zu TOP 6a

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1 Arbeitsstelle für Standardisierung (AfS) 27. Sitzung des Standardisierungsausschusses am 24. Juni 2015 Unterlagen zu TOP 6a 1

2 Arbeitsstelle für Standardisierung 24. April 2015 Sachstandsbericht zum Projekt Einführung der RDA im deutschsprachigen Raum (RDA-Projekt)

3 Das RDA-Projekt erreicht Ende des Jahres seinen letzten Meilenstein. Mit der Erfassung der bibliografischen Daten nach RDA kommen die umfangreichen Arbeiten für die Implementierung der RDA fristgerecht zum Abschluss. Die Schulungen für diesen Umstieg sowie die Anpassung der Systeme und Formate bilden einen Schwerpunkt im laufenden Jahr. Alle Projektpartner sind dabei, den Umstieg für die bibliografischen Daten ab dem 1. Oktober 2015 für den Datenimport vorzubereiten, so dass der vereinbarte Umstiegstermin (Oktober bis Dezember 2015) eingehalten werden kann. Die DNB und die ZDB werden ab dem 1. Oktober 2015 nach RDA erfasste Daten ausliefern. Die ekz plant dies ebenfalls zu diesem Zeitpunkt. Die weiteren Partner im RDA-Projekt werden zu einem späteren Zeitpunkt innerhalb der dreimonatigen Übergangsfrist folgen. 2

4 Regelwerksarbeit Alle bis Ende Januar 2015 abgestimmten Anwendungsrichtlinien wurden in das RDA Toolkit eingebracht. Sie stehen darüber hinaus im RDA-Info-Wiki unter zur Verfügung. Hier werden für eine Übergangszeit auch die danach verabschiedeten Anwendungsrichtlinien bereitgestellt, die erst in das Release des RDA Toolkits im August 2015 eingebracht werden können, für die Schulungen jedoch jetzt schon abrufbar sein müssen. Ein Bestandteil der Anwendungsrichtlinien sind Arbeitshilfen. Diese werden im RDA Toolkit lediglich verlinkt und getrennt in einem Wiki der DNB gehalten ( Es handelt sich bei diesen Arbeitshilfen zum einen um ergänzende Listen wie z. B. die Liste der Schriftcodes, eine Liste der Gattungsbegriffe oder der Publikationstypen oder um die Vokabularliste musikalischer Ausgabeformen. Zum anderen sind es formatrelevante Anweisungen, die nicht direkt in das RDA Toolkit eingebracht werden können. Insgesamt haben die für die Ausarbeitung der Anwendungsrichtlinien zuständigen Arbeitsgruppen mit Hochdruck daran gearbeitet, alle Anwendungsrichtlinien bis zur Sitzung der AG RDA im März 2015 für die Abstimmung fertigzustellen. Dies ist mit wenigen Ausnahmen gelungen. Die noch ausstehenden Regelungen werden in der Mai-Sitzung des Gremiums bzw. in Online-Abstimmungen verabschiedet. Alle Anwendungsrichtlinien werden spätestens im Juli in das RDA Toolkit eingebracht und erscheinen mit dem August-Release. Das für den deutschen Sprachraum bereits zu Beginn des Projekts erarbeitet Standardelemente- Set liegt in aktualisierten Versionen sowohl für die Titel- als auch für die Normdaten vor. Es stellt einen von allen Projektpartnern vereinbarten Mindeststandard für die Katalogisierung dar. Die drei am Projekt beteiligten Nationalbibliotheken hatten sich bereits im Herbst 2013 zu einer Arbeitsgruppe zusammengeschlossen, um gemeinsame Vereinbarungen zu möglichen 3

5 Katalogisierungslevel zu treffen. Der in dieser Gruppe erarbeitete dreistufige Katalogisierungslevel wurde in der Zwischenzeit in allen beteiligten Institutionen besprochen. Es besteht Einigkeit, dass der mittlere Level 2 (Standardelemente-Set) als Ausgangsbasis und als Mindestanforderung für die Erschließung gesehen wird. Der darüber hinausgehende Level 1 erlaubt dem einzelnen Katalogisierenden, mehr Daten als im Standardelemente-Set vorgesehen zu erfassen und legt eine individuelle Entscheidung des Erfassenden zugrunde (Cataloguer s Judgement bzw. Ermessen des Katalogisierers), wie es in den RDA als Grundprinzip vorgesehen ist. Dieser Level kann jedoch nur umgesetzt werden, wenn gleichzeitig die Aspekte der Verhältnismäßigkeit und der Wirtschaftlichkeit berücksichtigt werden. Die Diskussionen in der Arbeitsgruppe und in den drei beteiligten Nationalbibliotheken sind noch nicht abgeschlossen. In einem ersten Arbeitsschritt hat sich die Gruppe auf ergänzende Elemente geeinigt, die für Nationalbibliotheken erforderlich sind um den durch die Pflichtabgabe entstehenden Anforderungen gerecht zu werden. Dies ist zum Beispiel die Angabe von weiteren Verlagsorten im deutschsprachigen Raum. Verlangt das Standardelemente-Set hier nur die Erfassung des ersten Verlagsortes, so wird für einen nationalbibliografischen Erschließungslevel die Angabe aller Verlagsorte im D-A-CH-Gebiet verlangt. Die so eingebrachten Ergänzungen werden durch ein eigenes Symbol gekennzeichnet. Link zum Standardelemente-Set: Das so veränderte Standardelemente-Set wurde, mit weiteren Aktualisierungen, im April 2015 veröffentlicht. Technische Implementierung Bis Mitte Oktober 2014 wurden alle für die Implementierung der RDA Ende 2015 erforderlichen Anforderungen an die Formate und Systeme zusammengetragen und Ende Oktober in einer Veranstaltung in der DNB in Frankfurt am Main den Systemanbietern und Systemverantwortlichen vorgestellt. 4

6 Somit ist das Datenformat weitgehend festgelegt und die Systemanbieter sind über die bevorstehenden Änderungen informiert. Das bedeutet gleichzeitig, dass keine neuen Anforderungen zu Datenformatänderungen mehr angenommen werden können. Bis zum Umstieg auf RDA ab Oktober 2015 werden ca. 50 Änderungen in den Intern- und Austauschformaten erfolgen müssen. Alle geplanten Änderungen sind in einer Tabelle zusammengefasst, die im RDA-Info-Wiki öffentlich zur Verfügung steht: Informationen zu Änderungen der Datendienste der DNB und ZDB aufgrund des RDA-Umstiegs ab dem 1. Oktober 2015 sind unter EinfuehrungRda.pdf zu finden. Die Themengruppe Implementierung beschäftigt sich zurzeit mit der Umsetzung der Festlegungen. Begleitet wird dieser Prozess von der AG KVA, der Arbeitsgruppe der AG Verbund, die für die Umsetzung der Veränderungen in die Lokalsysteme zuständig ist. Auch in dieser Arbeitsgruppe wurde in der Sitzung Anfang Februar 2015 bestätigt, dass der Import von RDA-Datensätzen ab dem 1. Oktober 2015 stattfinden kann. Tests Seit Sommer 2013 steht in der Deutschen Nationalbibliothek ein Abzug des Gesamtbestands als Testsystem für die Erfassung nach RDA zur Verfügung. Bereits getroffene Entscheidungen für die Formatanpassungen werden sukzessive in den Releases eingebracht. Zurzeit liegt das Release 1.0 vor, in das bereits alle Anforderungen und die gemeinsamen Absprachen der Pica-Partner in der Themengruppe Implementierung eingebracht wurden. Ende Februar 2015 begann eine neue Testphase, an der sich auch die ZDB und - für den Bereich der Erfassung von fortlaufenden Ressourcen - der HeBIS-Verbund über die ZDB einbringen. Die Beispiele aus den Tests werden, wenn möglich, in die Schulungsunterlagen übernommen. Im Wintersemester 2014/2015 fand ein externer Test im Testsystem der DNB statt. Die HTWK Leipzig führte mit einer Gruppe von Studierenden im Rahmen des Masterstudiengangs Bibliotheksund Informationswissenschaft Tests zur Erfassung mit RDA durch. Es wurden ca. 50 verschiedene Beispiele in das PICA-Testsystem eingegeben. Ein Schwerpunkt lag hierbei bei der Untersuchung von Beschreibungsarten (analytische, hierarchische bzw. umfassende Beschreibung). Gleichzeitig wurde der Umgang mit dem RDA Toolkit geübt. Als besonders gewöhnungsbedürftig empfanden die Studierenden das RDA-Prinzip des Cataloguer s Judgement, das die Entscheidung an einigen Regelwerksstellen in das Ermessen des Katalogisierenden stellt. Diese Entscheidungsfreiheit wird generell von den Erfassenden im deutschsprachigen Raum als schwierig eingestuft. Bei den Partnern im RDA-Projekt finden zurzeit eigene Tests im OBV, im BVB, im SWB und im hbz statt. Normdaten Die Unterarbeitsgruppe GND befasst sich seit der Implementierung der RDA in die GND mit den noch ausstehenden Arbeiten, den aus den GND-Schulungen entstandenen Nacharbeiten und ist im Arbeitspaket Schulungen mit eingebunden. Für den Umstieg am Projektende müssen die GND- Schulungsunterlagen um die Bereiche ergänzt werden, die erst mit dem Komplettumstieg nach RDA erfasst werden, wozu auch die Erfassung von Normdatensätzen für Werke in der GND gehört. Alle Schulungsunterlagen werden aktualisiert und an die Vereinbarungen für die Gesamt- Schulungsunterlagen angepasst. 5

7 Schulungen Ende 2014 wurde das Schulungskonzept der AG RDA veröffentlicht Es sieht sechs Module vor, beginnend mit einer Einführung in den Standard bis zu Spezialschulungen. In der Folge wurden die Schulungsunterlagen für die Module 1-5 und für die Spezialschulung für Musikressourcen, Alte Drucke und Karten ausgearbeitet. Weitere Spezialschulungen zu religiösen und juristischen Werken folgen zu einem späteren Zeitpunkt. Alle Schulungsunterlagen werden im frei zugänglichen RDA-Info-Wiki ab Mitte April sukzessive zur Verfügung gestellt Für alle Schulungsunterlagen wurde eine standardisierte Form für die Präsentation der Inhalte sowie ein einheitliches Design vereinbart. Alle Beispiele in den Schulungsunterlagen sind formatneutral erstellt. Formatabhängige Versionen in Pica bzw. Aleph folgen in den nächsten Wochen. Durch die standardisierte Form der RDA-Schulungsunterlagen werden die Nachhaltigkeit und die Einsatzmöglichkeiten der Schulungsunterlagen deutlich verbessert. Es ist nun einfacher nachzuvollziehen, welcher Kenntnisstand bei einem Erschließenden vorausgesetzt werden kann, wenn er z. B. einen Schulungsnachweis von Modul 1 bis 3 vorlegen kann. Als Nachweis hierfür werden einheitliche Teilnahmebescheinigungen für alle Projektpartner zur Verfügung gestellt. Die von der Themengruppe Schulungen getroffenen Vereinbarungen zu den Schulungen im Jahr 2015 greifen allerdings nur bei den Bibliotheken, die einem Verbund oder einer der weiteren Institutionen der AG RDA angehören, die selbst Schulungen durchführen werden. Der Schulungsbedarf von meist kleineren Einrichtungen, die keinem Verbund angehören, ist hoch. Unter den Mitgliedern der AG RDA besteht jedoch Konsens, dass dieser Bedarf im Jahr 2015 nicht bedient werden kann. Betroffen sind hiervon vor allem Spezialbibliotheken und öffentliche Bibliotheken. 6

8 Die Projektleitung bemüht sich daher, in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Interessenverbänden und den Fachstellen für die öffentlichen Bibliotheken eine Lösung zu finden. Im Jahr 2015 sind Informationsveranstaltungen geplant bzw. bereits vereinbart und im Frühjahr 2016 plant die DNB, in Zusammenarbeit mit den Partnern aus der AG RDA, eine Schulungsveranstaltung in Frankfurt am Main für diese Institutionen anzubieten. Nacharbeiten Bereits im laufenden Projekt wurden Arbeiten, die über den ursprünglichen Arbeitsauftrag hinausgehen, aufgenommen. Hier ist vor allem die Erfassung von Werken zu nennen. Darüber hinaus sind Sachverhalte festgehalten worden, die einer erneuten Betrachtung unterzogen werden müssen, wie die Abbildung von Teil-Ganzes-Beziehungen und von Hierarchien. Außerdem werden einige der Projektarbeiten wie die Betreuung und Weiterentwicklung der Anwendungsrichtlinien für den deutschsprachigen Raum (D-A-CH) zu Daueraufgaben. All diese Aufgaben werden zurzeit zusammengetragen und gehen mit der Beendigung des Projekts im Dezember 2015 in die reguläre Arbeit der Arbeitsstelle für Standardisierung über bzw. werden dort weitergeführt. Öffentlichkeitsarbeit Vorträge, Informationsveranstaltungen und Workshops zum Thema RDA und zum RDA-Projekt werden kontinuierlich bei fast allen Partnern in der AG RDA gehalten. Beim 104. Bibliothekartag 2015 in Nürnberg wird es Vorträge im Rahmen der Veranstaltung Treffpunkt Standardisierung: Fit für RDA am Freitag, dem 28. Mai 2015 geben. Nach dem großen Zuspruch zum RDA-Workshop im vergangenen Jahr findet eine gleiche Veranstaltung am Donnerstag, dem 27. Mai statt, und ein Poster zum Thema wird ebenfalls wieder zu Gesprächen einladen. Alle Informationen zum Programm: Die Ende des Jahres 2014 neu eingerichtete Mailingliste RDA-Info-Liste für die Diskussion zum Standard hat bereits mehr als 1000 Abonnenten. Alle abgestimmten Arbeitsergebnisse werden der Fachöffentlichkeit auf der DNB-Website, im RDA- Info-Wiki, über fachliche Listen und über Social-Media-Kanäle der DNB zur Verfügung gestellt