Projektmanagement Aufgabenstellung

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1 Modulprüfungen SVF-ASFC Ausgabe Frühling 2009 Projektmanagement Aufgabenstellung Dauer der Prüfung: 60 Minuten Erlaubte Hilfsmittel: keine Kleben Sie Ihre Prüfungsmarke hier auf! Punkte: Note: Unterschrift Experte 1: Unterschrift Experte 2:

2 Aufgabe 1: Allgemeine Aufgaben 10 Punkte Die richtige Antwort ist anzukreuzen. Es ist jeweils nur eine angegebene Möglichkeit richtig. Möglichkeiten, welche nur zum Teil zutreffen, sind nicht anzukreuzen. 1.1 Projektrisiken müssen frühzeitig vom/von vorausgesehen werden. (1 Punkt) vom Projektteam vom Auftraggeber vom Bauherrn von der Projektleitung 1.2 Mit einem Projektstrukturplan wird (1 Punkt) der Projektgegenstand in Arbeitspakete zerlegt. der Projektgegenstand mit seiner Umwelt verbunden. der Projektgegenstand in möglichst grossen Elementen belassen. der Projektgegenstand auf einem übersichtlichen Plan dargestellt. 1.3 Was muss beim Projektstart zuerst definiert werden? (1 Punkt) Die Kompetenzen Die Ziele Die Lieferanten Die Unternehmensstrategie 1.4 Was hindert eine gute Zusammenarbeit in einem Projektteam? (1 Punkt) Diskussionen hierarchisch führen Sachliche Kritik üben Gegenseitige Anerkennung als Gruppenmitglied Entscheidungen in Übereinstimmung fällen 1.5 Weshalb definieren Sie Arbeitspakete? (1 Punkt) Sie sind die Grundlage zur Risikoanalyse. Um die Komplexität des Projektes zu beherrschen. Damit der Projektfortschritt gemessen werden kann. Um den Kostenplan zu erstellen. Ausgabe: Frühling 2009 Version Letzte Bearbeitung: Prüfungsleiter Druck: Seite 2/14

3 1.6 Wie können Sie eine Kostenüberschreitung im Projekt vermeiden? (1 Punkt) Information an den Auftraggeber Effizientes Kostencontrolling einsetzen Reduktion des Gesamtprojektes Einen Nachtragskredit beantragen 1.7 Der Arbeitsfortschritt im Projekt lässt sich wie folgt überwachen: (1 Punkt) Expertenbefragung Regelmässige Statusberichte Regressionsanalyse Befragung und Erfahrungsaustausch 1.8 Was wird als offizieller Projekt-Start bezeichnet? (1 Punkt) Definitiver Projektauftrag Projekt-Kick-Off-Meeting Bewilligter Projektantrag Erste Projektsitzung 1.9 Was ist das wichtigste bei einer Phase? (1 Punkt) Dass diese einen definierten Start und ein definiertes Ende hat. Dass diese sich dem Projekt unterordnet. Dass durch diese die Meilensteine fixiert werden können. Dass diese die Klassifizierung in der Unternehmensstrategie erlaubt Welche der nachfolgenden Aktivitäten gehört nicht in die Projektabschlussphase? (1 Punkt) Schlussabrechnung stellen Garantie Rückbehalt auslösen Ausführungspläne erstellen Projektorganisation auflösen Ausgabe: Frühling 2009 Version Letzte Bearbeitung: Prüfungsleiter Druck: Seite 3/14

4 Aufgabe 2: Projektdiagnose und steuerung Der Projektcontroller legt Ihnen die folgende Meilensteintrendanalyse Ihres Projektes vor: Aufgabe Punkte Wie interpretieren Sie dieses Diagramm im Beobachtungszeitpunkt 1. Januar, 1. März, 1. Juli und am 1. September? Beobachtungszeitpunkt Interpretation 1. Januar 1. März 1. Juli 1. September Ausgabe: Frühling 2009 Version Letzte Bearbeitung: Prüfungsleiter Druck: Seite 4/14

5 Aufgabe Punkte Erläutern Sie die drei grundsätzlich möglichen Verlaufsvarianten des Meilensteintrends. Meilensteintrend Erläuterung zeigt nach oben, also weg von der Diagonale. verläuft horizontal. zeigt nach unten und strebt der Diagonale entgegen. Ausgabe: Frühling 2009 Version Letzte Bearbeitung: Prüfungsleiter Druck: Seite 5/14

6 Aufgabe 3: Projektabschluss Aufgabe Punkte Nennen Sie drei wichtige Punkte bei der Erstellung eines Projekt-Abschlussberichts. Aufgabe Punkte Erläutern Sie Sinn und Zweck der Abschlussdokumentation und erklären Sie kurz die zwei verschiedenen Arten von Abschlussdokumentationen, die vor allem bei Informatik-Vorhaben und bei technischen Projekten unterschieden werden. Sinn und Zweck Zwei Arten von Abschlussdokumentationen Ausgabe: Frühling 2009 Version Letzte Bearbeitung: Prüfungsleiter Druck: Seite 6/14

7 Aufgabe 4: Fallstudie Marty Holzbau AG, 1. Teil (Projektinitialisierung) Ausgangslage Die Firma Marty Holzbau AG ist seit mehr als 20 Jahren erfolgreich im Bereich Zimmerei-Arbeiten und im Verlegen von Bodenbelägen tätig. Die Unternehmung hat folgende interne Struktur (Abteilungen): Geschäftsführung Administration Planung/Arbeitsvorbereitung Zimmerei / Lager Bodenbeläge Die Firma Marty Holzbau AG erwirtschaftet mit ihren 13 Mitarbeitern einen Jahresumsatz von ungefähr 1,5 Mio. Franken. Das Unternehmen hat mit verschiedenen externen Partnern geschäftliche Beziehungen. Die wichtigsten sind: Kunden (Privat- und Firmenkunden) Lieferanten Architekten Treuhandbüro Zimmermeisterverband Die Unternehmung ist über all die Jahre ihres Bestehens laufend gewachsen, ohne dass die Abläufe einmal den neuen Gegebenheiten angepasst worden wären. Als externer Projektberater haben Sie den Auftrag erhalten, das Projekt Reorganisation vorzubereiten. Aufgabe Punkte Als Resultat Ihrer ersten Besprechung mit der Geschäftsleitung und den Abteilungsleitern der Firma Marty Holzbau AG haben Sie die nachfolgenden Notizen mitgebracht. Die darin beschriebenen Gegebenheiten sollen nun von Ihnen zur besseren Übersicht grafisch aufbereitet werden. Erstellen Sie dazu eine Systembetrachtung nach den bekannten Darstellungsregeln gemäss Systems Engineering, bzw. Systemdenken. Umweltelemente, deren Beziehung zum System aus den Gesprächsnotizen nicht ersichtlich sind, werden nicht bewertet. Gesprächsnotizen: Die meisten Aufträge kommen von Architekten. Diese fordern vorab praktisch immer eine Offerte ein. Die Offerten werden von der Abteilung Planung/Arbeitsvorbereitung in Zusammenarbeit mit der Administration erstellt und den Architekten zugestellt. Eingehende Aufträge werden von der Administration erfasst und der Planung/Arbeitsvorbereitung zur weiteren Bearbeitung überwiesen. Der Ablauf der Aufträge, die direkt von Privatkunden oder Firmenkunden kommen, ist identisch. Ausgabe: Frühling 2009 Version Letzte Bearbeitung: Prüfungsleiter Druck: Seite 7/14

8 Die Planung/Arbeitsvorbereitung erstellt nun aus dem eingegangenen Auftrag einen internen Arbeitsauftrag zuhanden der Abteilung Zimmerei/Lager oder Bodenbeläge. Fehlendes Material wird in Absprache mit dem Lager bei den Hauslieferanten bestellt. Hier wird auf das Einholen einer Offerte verzichtet. Eingehendes Material von Lieferanten geht direkt ans Lager, die dazugehörenden Papiere (Lieferschein und Rechnung) werden an die Administration geschickt. Die Administration ist auch für die Bezahlung der kontrollierten Lieferantenrechnungen zuständig. Die Leistung gegenüber den Kunden besteht im Wesentlichen aus Beratung, Arbeitsleistung und Materiallieferung. Wenn der Auftrag abgeschlossen ist, wird das von den ausführenden Abteilungen der Planung/Arbeitsvorbereitung rapportiert. Anschliessend werden der Administration die nötigen Angaben zur Rechnungserstellung übermittelt. Aufträge, die von Architekten aufgegeben worden sind, werden auch an diese fakturiert. Die Zahlungen sind von den Architekturbüros auszurichten. Der Zahlungsablauf zwischen dem Kunden und den Architekten ist in diesen Fällen für die Firma Marty Holzbau AG nicht von Bedeutung. Arbeiten, die von den Kunden in Auftrag gegeben worden sind, werden auch direkt an diese verrechnet. Verwenden Sie die Folgeseite für die Systembetrachtung. Ausgabe: Frühling 2009 Version Letzte Bearbeitung: Prüfungsleiter Druck: Seite 8/14

9 Ausgabe: Frühling 2009 Version Letzte Bearbeitung: Prüfungsleiter Druck: Seite 9/14

10 Aufgabe Punkte Die weiteren Aktivitäten bei der Marty Holzbau AG sollten Ihrer Meinung nach in Form eines Projektphasenmodells abgewickelt werden. Der Umgang mit Projekten ist den Mitarbeitern jedoch nicht sehr geläufig. Erstellen Sie deshalb für die Geschäftsführung der Marty Holzbau AG ein Argumentarium, in dem Sie 5 Argumente für die Abwicklung der weiteren Aktivitäten in Form eines Projektphasenmodells in je einem vollständigen Satz beschreiben. Argument 1: Argument 2: Argument 3: Argument 4: Argument 5: Ausgabe: Frühling 2009 Version Letzte Bearbeitung: Prüfungsleiter Druck: Seite 10/14

11 Aufgabe Punkte Die Geschäftsführung der Marty Holzbau AG ist von Ihren Argumenten überzeugt. Im Gespräch mit der Geschäftsführung erklären Sie, dass das Phasenmodell nach Systems-Engineering vorsieht, dass jeweils zwischen den einzelnen Phasen ein Entscheid über das weitere Vorgehen gefällt werden muss. Erläutern Sie der Geschäftsführung genau, zwischen welchen beiden Phasen ein Projekt gemäss dem Phasenmodell spätestens noch abgebrochen werden kann und nennen Sie drei Gründe, warum in der Praxis ein späterer Abbruch dennoch als Ausnahme denkbar wäre. Phasenbezeichnungen: Denkbare Gründe für einen späteren Abbruch (mögliche Beispiele): Ausgabe: Frühling 2009 Version Letzte Bearbeitung: Prüfungsleiter Druck: Seite 11/14

12 Aufgabe 5: Fallstudie Marty Holzbau AG, 2. Teil (Projektplanung) Die Geschäftsführung der Ihnen bereits bekannten Firma Marty Holzbau AG hat aufgrund der Systembetrachtung beschlossen, mit 1. Priorität die Abteilung Administration zu reorganisieren. Ergänzend zu den Informationen in der Ausgangslage für die Aufgabe 2 haben Sie von der Leiterin der Abteilung Administration, Frau Huber folgende Informationen erhalten: 4 Mitarbeiterinnen beschäftigen sich mit dem Offerte-, dem Auftrags- und dem Rechnungswesen, wobei 2 Mitarbeiterinnen je zu 50% eine Stelle miteinander teilen. Zur Administration gehört ebenfalls das Personalwesen, dessen Aufgaben von einem Mitarbeiter zu 100% wahrgenommen wird. Da es keine Stelle Informatik gibt, sind alle Arbeitsprozesse in der Administration nicht automatisiert. Die Mitarbeitenden arbeiten mit Personal Computer und verwenden vor allem Word und Excel von Microsoft. Frau Huber hat sich folgende Zielsetzungen für die Reorganisation der Abteilung Administration gesetzt: Ziele Informatikeinsatz Leistungen der Abteilung Abteilungskultur Vorgehen Reorganisation Erläuterungen Frau Huber Niedrige Investitionskosten Geringe laufende Kosten Geringer Wartungsaufwand Hohe Erreichbarkeit für alle Anspruchsträger (intern und extern) Flexible, zukunftsorientierte Lösung Schnelle Problemlösung Kompetente Hilfen bei Rückfragen der Anspruchsträger Abwechslungsreiche, attraktive Aufgaben Klare Zuständigkeiten Freundliche Gesprächsführung mit internen und externen Kunden Weniger Überstunden Niedriger Umstellungsaufwand Umfassende Einbeziehung aller Mitarbeitenden Aufgabe Punkte Erstellen Sie (auf der folgenden Seite) eine gewichtete Zielstruktur der Abteilung Administration für das Reorganisationsprojekt. Ausgabe: Frühling 2009 Version Letzte Bearbeitung: Prüfungsleiter Druck: Seite 12/14

13 Ausgabe: Frühling 2009 Version Letzte Bearbeitung: Prüfungsleiter Druck: Seite 13/14

14 Aufgabe Punkte Nur mit einem sauber geordneten und vollständigen Projektstrukturplan behalten Sie als Projektleiter/-in Ihr Projekt im Griff. Für dieses Organisationsprojekt Reorganisation Administration hat die Geschäftsführung ein empirisches Vorgehen im Projektauftrag vorgegeben. Erstellen Sie einen phasenorientierten Projektstrukturplan mit insgesamt mindestens 20 Arbeitspaketen. Die Arbeitspakete müssen alle unterschiedlich sein und dürfen nur einmal vorkommen. Ende der Prüfung Ausgabe: Frühling 2009 Version Letzte Bearbeitung: Prüfungsleiter Druck: Seite 14/14