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1 DVZ. Konzept Wissensmanagement in M-V Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zur Einführung des LeiKa-Stammtexte- Managements, Datenschutzaspekte, VERSION: 1.0 STATUS: freigegeben VERTRAULICHKEIT: öffentlich STAND:

2 Inhaltsverzeichnis 1 DARSTELLUNG DER ARBEITSPAKETE Arbeitspaket DOKUMENTENFÜHRUNG WIRTSCHAFTLICHKEITSBETRACHTUNG Monetäre Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Grundlegende Annahmen Entwicklungskosten und -nutzen Betriebskosten und -nutzen Ergebnis der monetären Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Break-Even Point Wirtschaftlichkeit im nichtmonetären Sinne Dringlichkeit der IT-Maßnahme Qualitativ-strategischer Rahmen der IT-Maßnahme Ergebnis der nichtmonetäre Wirtschaftlichkeitsbetrachtung DATENSCHUTZ Allgemeines Gesetz zum Schutz des Bürgers bei der Verarbeitung seiner Daten (Landesdatenschutzgesetz DSG M-V) Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten der Bürger (DSG-LSA) Bundesdatenschutzgesetz Zu erfassende personenbezogene Daten im Verfahren Wissensmanagement-Zuständigkeitsfindung Fazit IT-Grundschutz BETREIBERMODELL Kooperatives Koordinierung und Schulung Zugang zum LeiKa-Stammtexte-Management Integration der Infodienste öffentlich 2

3 1 DARSTELLUNG DER ARBEITSPAKETE 1.1 Arbeitspaket Arbeitspaket Inhalt: AP V1.1 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Das Arbeitspaket führt eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zur Einführung des LeiKa- Stammtexte-Managements im Land M-V durch. Die Betrachtung berücksichtigt die monetären und nichtmonetären Kriterien der WiBe 4.1. öffentlich 3

4 2 DOKUMENTENFÜHRUNG Folgende Abbildung zeigt den Aufbau der WiMa M-V Konzepte. Das vorliegende Konzept wird in der Struktur fettgedruckt dargestellt. Für die Erarbeitung der vorliegenden Inhalte sind alle darunter liegenden Konzepte relevant bzw. nützlich. Abbildung 1: WiMa M-V Dokumentenführung öffentlich 4

5 3 WIRTSCHAFTLICHKEITSBETRACHTUNG 3.1 Monetäre Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Grundlegende Annahmen Abgrenzung Die zukünftige Kooperative Informationsmanagementplattform M-V (KIM M-V) subsummiert verschiedene IT-Systeme zur Errichtung FIM-konformer Strukturen im Land. Im Rahmen dieser Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (WiBe) werden ausschließlich die Einführung des LeiKa- Stammtexte-Managements in die kommunale Verwaltung und die damit einhergehenden Integrationsaufwände betrachtet. Die Einführung der weiteren FIM-Bausteine 1 Prozesse und Formulare sind nicht Teil dieser Betrachtung, da die hierfür zuständigen Projekte selbst Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen durchführen. Die FIM-Bausteine Prozesse und Formulare sind nicht Gegenstand der Betrachtung Betrachtungsfenster: kommunales LeiKa-Stammtexte-Management Pflege von Verwaltungsleistungen Pflege von Zuständigkeiten Neben der Einführung des LeiKa-Stammtexte-Managements werden zukünftig weitere Synergien erzielt. Die hiermit verbundenen Effekte fließen ebenfalls nicht in die Betrachtung ein. Zu folgenden Punkten können Synergien erwartet werden: Einheitliche Pflege der Zuständigkeit via LeiKa-Stammtexte-Management, Standardisierte Zuständigkeitsermittlung via XZufi Einheitliche Pflege der Aufbauorganisation Grundlagen der Personalkostenermittlung Als Berechnungsgrundlage dient der Gebührenerlass des Finanzministeriums M-V In allen Berechnungen werden die Vollkosten gemäß des Gebührenerlasses verwendet. Dies bedeutet, dass auf die durchschnittlichen Personalkosten die Personalgemeinkosten von 30 % und die Sachkostenpauschale von ,00 EUR je VZÄ aufaddiert werden. Die Personalkosten sind als Richtwert für die kommunale Ebene zu verstehen. Die folgende Tabelle stellt die Personalkosten für den mittleren und gehobenen Dienst dar: 1 Mit dem Steuerungsprojekt Föderales Informationsmanagement (FIM) des IT-Planungsrates soll sowohl auf fachlicher als auch auf technischer und organisatorischer Ebene eine Infrastruktur geschaffen werden, die Informationen zu Verwaltungsverfahren in den Bausteinen Leistungsbeschreibungen, Prozesse und Formulare erfasst und bereitstellt. Damit werden die Voraussetzungen für einen effizienten und effektiven Betrieb von E-Government-Anwendungen aller föderalen Ebenen geschaffen. öffentlich 5

6 mittlerer Dienst (md) gehobener Dienst (gd) höherer Dienst (hd) durchschnittliche Personalkosten einschließlich Personalgemeinkosten einschließlich Sachkostenpauschale , , , , , , , , ,00 VZÄ je Stunde 42,00 53,00 73,00 VZÄ je Minute 0,70 0,88 1,22 Tabelle 1: Personalkosten laut Gebührenerlass Entwicklungskosten und -nutzen Vorbetrachtung In den folgenden Kapiteln werden die Rahmenbedingungen für die Entwicklungskosten der IT- Maßnahme dargestellt Teilnehmende Verwaltungen Der Zeitraum der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung wird auf 10 Jahre erweitert, da ein landesweites Rollout geplant ist und die damit einhergehenden Integrationen komplex und zeitintensiv sind. Zudem verursachen die Integrationen jährliche Kosten, die unter Berücksichtigung einer steigenden Teilnahme über einen entsprechend langen Zeitraum zu bewerten sind. So geht die Betrachtung von einer sukzessiven Teilnahme aus, die im 6. Betriebsjahr der IT-Maßnahme eine Flächendeckung erreicht. Betrachtungszeitraum 10 Jahre Sukzessive Teilnahme Flächendeckung im 6. Betriebsjahr der IT-Maßnahme In die Betrachtung fließen die Verwaltungen und Behörden ein, die im Rahmen einer Regelungs- oder Vollzugskompetenz im Sinne des LeiKa-Stammtexte-Managements im Land M-V aktiv sind. Da sich die Fallzahlen der Ministerialverwaltung nach aktueller Kenntnislage 2 öffentlich 6

7 nicht auf die Fachressorts zerlegen lassen, wird die Ministerialverwaltung im Rahmen der Regelungskompetenz als eine Organisation verstanden. Weiterhin werden die nachgelagerten Behörden berücksichtigt, die im Rahmen des Vollzugs Leistungen anbieten und im Rahmen ersten Untersuchung identifiziert wurden. Folgende Verwaltungen und Behörden werden in der WiBe berücksichtigt: 6 Landkreise 2 kreisfreie Städte 114 Ämter und amtsfreie Städte und Gemeinden 1 Ministerialverwaltung 17 nachgelagerte Behörden (z.b. LaGus, StALU, LALLF, Finanzämter) Folgende Tabelle zeigt die geschätzte Beteiligung der Verwaltungen in einem Zeitraum von 10 Jahren. Der Trend wird durch parallele E-Government Maßnahmen und Projekte positiv beeinflusst (z.b. telefonischer Bürgerservices und 115, Kita-Online, KommSVZ). Jahr teiln. Verwaltungen % teiln. Verwaltungen Tabelle 2: Teilnehmende Verwaltungen innerhalb einer Dekade Integrationsvarianten zum Anschluss an die Infodiensten M-V (ID M-V) Die Kosten zur Systemeinführung der ID M-V hängen maßgeblich von der Verteilung der Integrationsvarianten ab. Folgende zwei Integrationsvarianten stehen generell zur Verfügung: Integration via Webservice Integration via Include-Wizard Die Integration via Webservice setzt das Vorhandensein einer entsprechenden Schnittstelle zwischen dem IT-System (z.b. CMS) der jeweiligen Verwaltung und den Infodiensten M-V voraus. Es wird angenommen, dass die kommunalen Verwaltungen, von kostenintensiven Neuentwicklungen von Schnittstellen absehen werden. Es wird eingeschätzt, dass ca. 2 % der Verwaltungen bereits durch die TSA-Teleport GmbH zertifizierte Schnittstellen nutzen können und dies dann auch tun. Die restlichen 98 % der Verwaltungen werden die Inhalte über den kostengünstigen Include-Wizard integrieren. 2 % der Verwaltungen besitzen in ihrem CMS bereits eine zertifizierte Schnittstelle zu den ID M-V 98 % der Verwaltung nutzen den Include-Wizard öffentlich 7

8 In der WiBe werden die 2 % der Verwaltungen vernachlässigt, die bereits über zertifizierte Schnittstellen verfügen. Die Anbindung muss von den Verwaltungen individuell geregelt werden. Die vorliegende WiBe nimmt deshalb an, dass die beteiligten Verwaltungen eine Integration über den Include-Wizard anstreben werden. Die Organisation des LeiKa-Stammtexte-Managements in der jeweiligen Verwaltung und die erstmalige Übernahme von Leistungsinhalten ist mit einem Aufwand verbunden. Für diese Aufwendungen werden 5 Projekttage (Personalschlüssel md) pro Verwaltung veranschlagt. Es entstehen ebenfalls Kosten für die Konfiguration und die technische Bereitstellung von Include- Anfragen. Je Verwaltung sind folgende Integrationsleistungen durchzuführen: 5 PT für die Reorganisation nach LeiKa Einmalige Konfiguration und technische Bereitstellung der Include-Anfragen Entwicklungskosten zur Anpassung der ID M-V Folgende Entwicklungskosten ergeben sich aus den Umsetzungen der WiMa-Anforderungen: Leistungen IT-Umsetzung der Anforderungen (WiMa Umsetzung Stufe 1) 2014 IT-Umsetzung der Anforderungen (WiMa Umsetzung Stufe 1) 2015 Kosten ,00 (haushaltswirksam) ,00 (haushaltswirksam) Tabelle 3: Entwicklungskosten für Costumizing Infodienste Die hierfür notwendigen Implementierungen werden durch das Projekt WiMa Umsetzung Stufe 1 vorgenommen Systemeinführung der ZP CCLeiKa M-V Das Aufsetzen und Einrichten der Zusammenarbeitsplattform (ZP) CCLeiKa M-V läuft im Rahmen der bestehenden Landesverträge. Das Datenvolumen und die Einrichtung dürfen hierbei nicht das übliche Maß überschreiten. Leistungen Aufsetzen Einrichten Summe Kosten 0.000,00 (haushaltswirksam) 0.000,00 (haushaltswirksam) 0.000,00 (haushaltswirksam) Tabelle 4: Sachkosten zur Systemeinführung PZ CCLeiKa M-V öffentlich 8

9 Systemeinführung der ID M-V Nachstehend werden die jährlichen Kosten für die Integration der kommunalen Verwaltungen dargestellt. Die Höhe der jährlichen Integrationskosten korreliert mit der jährlichen Anzahl der Neuzugänge. Leistungen Integration via Include-Wizard je Verwaltung Kosten je Verwaltung 1.500,00 (haushaltswirksam) Tabelle 5: Sachkosten zur technischen Systemeinführung der ID M-V je Verwaltung Nachstehend werden die Personalkosten, die im Rahmen der Integration in die ID M-V für die Neuorganisation bzw. Einführung der LeiKa-Verwaltungsleistungen pro Verwaltung anfallen, dargestellt. In diesem Rahmen wird der Kostensatz md angesetzt. Leistungen Organisation und Übernahme von LeiKa- Inhalten (5 PT) Kosten je Veraltung 1680 (nicht haushaltswirksam) Tabelle 6: Personalkosten zur Systemeinführung der ID M-V je Verwaltung Entwicklungsnutzen Es ergibt sich kein Entwicklungsnutzen, da weder ein Altsystem (z.b. Hardware, Lizenz) veräußert werden kann noch eingesparte Entwicklungskosten dargestellt werden können, die für eine entsprechende Befähigung des Altsystem notwendig gewesen wären Zusammenfassung der Entwicklungskosten Die folgenden Tabellen zeig Kostenpositionen für das Land M-V in den ersten 10 Jahren. Hierbei hängen die jährlichen Investitionskosten maßgeblich vom Anstieg der Beteiligung der Verwaltungen ab. öffentlich 9

10 Jahr Teilnehmende Verwaltungen 10 % 25 % 35 % Entwicklungskosten Infodienste (hw) Systemeinführung Übernahme der LeiKa-Inhalte (nhw) Technische Systemeinführung der ID M-V (hw) , ,00 0, , , , , , ,00 Entwicklungsnutzen (hw) 0,00 0,00 0,00 Summe hw , , ,00 Summe nhw , , ,00 Summe gesamt , , ,00 Tabelle 7: Kosten zur Integration der ID M-V 1-3 Jahre (siehe WiMa-WiBe_v1.0.xlsx) Jahr Teilnehmende Verwaltungen 50 % 75 % 100 % Entwicklungskosten Infodienste (hw) Systemeinführung Übernahme der LeiKa-Inhalte (nhw) Technische Systemeinführung der ID M-V (hw-kh) 0,0 0,0 0, , , , , , ,00 Entwicklungsnutzen (hw) 0,00 0,00 0,00 Summe hw , , ,00 Summe nhw , , ,00 Summe gesamt , , ,00 Tabelle 8: Kosten zur Integration der ID M-V 4-6 Jahre (siehe WiMa-WiBe_v1.0.xlsx) öffentlich 10

11 Jahr Teilnehmende Verwaltungen 100% 100% 100% Entwicklungskosten Infodienste (hw) Systemeinführung Übernahme der LeiKa-Inhalte (nhw) Technische Systemeinführung der ID M-V (hw-kh) 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Entwicklungsnutzen (hw) 0,0 0,0 0,0 Summe hw 0,0 0,0 0,0 Summe nhw 0,0 0,0 0,0 Summe gesamt 0,0 0,0 0,0 Tabelle 9: Kosten zur Integration der ID M-V 7-9 Jahre (siehe WiMa-WiBe_v1.0.xlsx) Die abschließende Tabelle enthält ebenfalls die Gesamtkosten der Entwicklung und Systemeinführung (ohne Abzinsungsfaktoren). Jahr 10 Gesamt Teilnehmende Verwaltungen 100 % Entwicklungskosten Infodienste (hw) Systemeinführung Übernahme der LeiKa-Inhalte (nhw) Technische Systemeinführung der ID M-V (hw-kh) 0,0 0,0 0,0 Entwicklungsnutzen (hw) 0,0 Summe hw 0, ,00 Summe nhw 0, ,00 Summe gesamt 0, Tabelle 10: Kosten zur Integration der ID M-V 10. Jahre und Gesamt (siehe WiMa-WiBe_v1.0.xlsx) öffentlich 11

12 3.1.3 Betriebskosten und -nutzen Vorbetrachtung In den folgenden Kapiteln werden die Rahmenbedingungen für die Betriebskosten und den Betriebsnutzen dargestellt Redaktioneller Betrieb in den Verwaltungen Um eine Personalkostenersparnis im redaktionellen Betrieb ermitteln zu können, sind auf der kommunalen Ebene die derzeitigen Prozesse zur Änderung von Verwaltungsleistungen und Zuständigkeiten untersucht worden. Im Ergebnis ließen sich die Aktivitäten zur Änderung von Verwaltungsleistungen und Zuständigkeiten beschreiben. Eine spätere Kosten- /Nutzenbetrachtung nimmt an, dass der Änderungsprozess in allen Verwaltungen in der gleichen Abgrenzung stattfindet. Der Änderungsprozess wird im Bedarfsfall angestoßen. Der Änderungsbedarf entsteht durch Gesetzes- und Satzungsänderungen (Bund/Land/Kommunen), Zuständigkeitsänderungen oder bei Fehldarstellungen von Leistungsinhalten. Er wird nach dem LeiKa-Stammtexte-Management als Top-Down-Prozess u.a. durch Gesetzgebungsverfahren ausgelöst und z.b. über die KIM M-V Plattform kommuniziert. Aber auch die sogenannten Buttom-Up Prozesse (siehe WiMa - Redaktionskonzept) können diesen Änderungsprozess anstoßen (z.b. durch Fehldarstellungen, Zuständigkeitsänderungen). Um einen Eindruck vom Änderungsprozess zu erhalten, wurden die entsprechenden Redaktionsabläufe Vorort mit den Projektpartnern der Hansestadt Rostock und der Stadt Neubrandenburg untersucht. Der Anlass zur Leistungsänderung ist in beiden Verwaltungen derselbe. Auf der Ebene der Aktivitäten fließen aber unterschiedliche organisationsspezifische Anforderungen ein, die einen großen Einfluss auf die Durchlaufzeiten eines Falls haben. Es ist ferner erforderlich, zwischen Zuständigkeits- und Leistungsänderungen zu unterscheiden, da sich hier die Fallzahlen und Aufwände signifikant unterscheiden. Das Verhältnis liegt bei 30:70. Fälle Anpassung der Zuständigkeit (Auftrag, Veröffentlichung) Anpassung der Leistungsinhalte (Auftrag, Entwurf, Abstimmung, Verteilung der Fallzahlen Verteilung der Fallzahl in Prozent Zeit in Minuten je Fall 178,35 70 % 20 76,65 30 % 40 öffentlich 12

13 Fälle Veröffentlichung) Fallzahl insgesamt Verteilung der Fallzahlen Verteilung der Fallzahl in Prozent Zeit in Minuten je Fall % 26 Tabelle 11: Fallzahlbearbeitungszeiten in Neubrandenburg Fälle Anpassung des Zuständigkeit (Auftrag, Veröffentlichung) Anpassung der Leistungsinhalte (Auftrag, Entwurf, Abstimmung, Veröffentlichung) Fallzahl insgesamt Verteilung der Fallzahlen Verteilung der Fallzahl in Prozent Zeit in Minuten je Fall % (analog zu NB) % (analog zu NB) (geschätzt siehe ) 100% 70,2 Tabelle 12: Fallzahlbearbeitungszeiten in Rostock Für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung wurden Standardvorgehen zur Änderung der Leistungen und Zuständigkeiten bestimmt, deren Aktivitäten im Anschluss mit Zeiteinheiten und Personalkostensätzen beaufschlagt wurden. Die unterschiedlichen Durchlaufzeiten zwischen den beiden Verwaltungen wurden gemittelt. In den folgenden zwei Tabellen werden die jeweiligen Aktivitäten dargestellt: Aktivitäten Beschreibung Zeitaufwand in Minuten Auftrag zu Anpassung Entwurf der Änderungen Abstimmung Der Fachbereichsleiter gibt den Auftrag zur Anpassung einer Verwaltungsleistung. Zudem überwacht er den Gesamtprozess und erfasst einen Abschlussbericht. Der Fachbereich erstellt einen Entwurf Der Entwurf wird mit dem Fachbereichsleiter Personalkostensatz 10 hd 34 gd 20 hd öffentlich 13

14 Aktivitäten Beschreibung Zeitaufwand in Minuten abgestimmt Personalkostensatz Veröffentlichung Der Fachbereich veröffentlicht die Verwaltungsleistung 10 md Tabelle 13: Aktivitäten im Änderungsprozess der Leistungsbeschreibung Aktivitäten Beschreibung Zeitaufwand in Minuten Auftrag zu Anpassung Änderungen der Zuständigkeit Veröffentlichung Der Fachbereichsleiter gibt den Auftrag zur Änderung der Zuständigkeit. Zudem überwacht er den Gesamtprozess und erfasst einen Abschlussbericht. Der Fachbereich erstellt einen Entwurf Der Fachbereich veröffentlicht die neue Zuständigkeit Tabelle 14: Aktivitäten im Änderungsprozess der Zuständigkeit Personalkostensatz 7 hd 20 md 10 md Für die Schätzungen wurde der sogenannte Happy Path angenommen. Rückmeldungen oder zusätzliche Klärungsrunden in den Redaktionsabläufen (siehe Redaktionskonzept) wurden nicht berücksichtigt Fallzahlen Neben den Redaktionsabläufen werden auch die Fallzahlen zur Kosten- und Nutzenermittlung benötigt. Das aktuelle LeiKa-Portfolio enthält derzeit 5040 veröffentlichte Leistungsbezeichnungen. Der Katalog umfasst interne Verwaltungsleistungen als auch Verwaltungsleistungen in Richtung Bürger. Zirka 66 % der Leistungen haben einen solchen Bürgerfokus und werden auf der kommunalen und Landesebene dem Bürger angeboten. Davon fallen 80 % der Leistungen auf die kommunale Ebene (2800) und 20 % auf den Landesverwaltungsbereich. 3 3 Schätzungen nach GK-LeiKa öffentlich 14

15 Der LeiKa ist auf der Verrichtungsebene an vielen Stellen sehr ausdifferenziert. Dies führt bei der Anwendung des LeiKa vielfach zu einer Aggregation, die allerdings von Verwaltung zu Verwaltung unterschiedlich erfolgt, so dass im Vergleich der Verwaltungen die Anzahl der tatsächlichen Leistungsverrichtungen - insbesondere auf der kommunalen Ebene - weit auseinanderliegt. Es wird weiterhin angenommen, dass sich der LeiKa als führender Katalog für das Leistungsportfolio der ÖV in Deutschland und somit auch in M-V etablieren wird und die notwendige Harmonisierung sukzessive anforderungsgerecht erfolgt. Die Untersuchungen zu den Fallzahlen zeigen, dass diese pro Verwaltungsebene variieren. Hierbei korrelieren die Fallzahlen mit dem Leistungsportfolio der jeweiligen Verwaltungsebene. Für die Stadt Neubrandenburg (große kreisangehörige Stadt) werden pro Jahr insgesamt 255 Änderungsfälle verzeichnet. Die kreisfreie Hansestadt Rostock ist zusätzlich für die Verwaltungsleistungen der Landkreisebene zuständig. Deshalb ist ihr Leistungsportfolio schätzungsweise um rund ein Drittel größer. Im Landesverwaltungsbereich sind die nachgelagerten Behörden und Ministerialverwaltungen ebenfalls Akteure im Rahmen des LeiKa-Stammtexte-Managements. Mit dem o.g. Verteilungsschlüssel 20:80, fallen nur 20 % der Leistungen in den Verwaltungsbereich der nachgelagerten Behörden. Nimmt man die Fallzahlen ins Verhältnis zum Leistungsportfolio, ergibt sich für die nachgelagerten Behörden insgesamt eine Fallzahl von 68 pro Jahr. Die Ministerialverwaltung im Landesverwaltungsbereich stellt einen Sonderfall dar: Wie in Kapitel beschrieben nimmt sie im Rahmen der Regelungskompetenz ihre Aufgaben im LeiKa-Stammtexte-Management für alle Verwaltungsleistungen war. Ausgenommen sind die Leistungen von Typ 1 und 5. Somit entspricht das Leistungsportfolio der Summe der Leistungen der kreisfreien Städte und nachgelagerten Behörden. Nimmt man auch hier die Fallzahlen ins Verhältnis, ergeben sich 408 Fälle. Da im Bereich der Ministerialverwaltung die Pflege von Zuständigkeiten entfällt, reduziert sich die relevante Fallzahl um 70 % auf 122 Fälle pro Jahr (siehe Kapitel ). Die Fallzahl ist als Obergrenze zu verstehen, nicht alle kommunalen Leistungsänderungen sind von Bundes- oder Landesgesetzen abhängig. Verwaltungsebene Fallzahlen jährliche Leistungsänderungen Fallzahlen jährliche Zuständigkeitsänderungen Fallzahlen gesamt Landratsämter (6) *6 kreisfreie Städte (2) sonstige Ämter und Gemeinden (114) nachgelagerte Behörden (17) Ministerialverwaltung (1) * * öffentlich 15

16 Verwaltungsebene Fallzahlen jährliche Leistungsänderungen Fallzahlen jährliche Zuständigkeitsänderungen Fallzahlen gesamt Fallzahlen in M-V Tabelle 15: Fallzahlen in M-V Folgende Tabelle zeigt die jährlichen Fallzahlen im LeiKa-Stammtexte-Management für den kommunalen Bereich in einem Zeitraum von 10 Jahren. Die Fallzahlen korrelieren mit der zunehmenden Einbindung der Verwaltungen. Jahr Entwicklung der Fallzahlen in M-V Tabelle 16: Jährliche Fallzahlen im LeiKa-Stammtexte-Management Positive Einflüsse des LeiKa-Stammtexte-Managements Die Tabelle 17 zeigt den zu erwartenden Optimierungsgrad, der mit dem LeiKa-Stammtexte- Management und der Bereitstellung von standardisierten Leistungsinhalten einhergeht. Die Optimierung setzt auf unterschiedlichen Ebenen an und lässt sich wie folgt untergliedern: Das FIM-Pflegeprinzip vermindert den Redaktionsaufwand beträchtlich (2/4 des Optimierungspotentials) anteilige Aufwände bei der Erstellung von Leistungsinhalte anteilige Pflege bei fortlaufenden Leistungsänderungen geringe Aufwände bei der Qualitätssicherung integrierte Zuständigkeitspflege Die homogene und fachlich orientierte Redaktionsumgebung sorgt für effiziente Redaktionsabläufe (1/12 des Optimierungspotentials) Integrierte Redaktionssysteme vermeiden Medienbrüche bei systemischen Transfers (1/6 des Optimierungspotentials) Ein standardisiertes Informationsangebot steht für E-Government Anwendungen und Informationsportale über moderne Schnittstellen bereit (z.b. Portale, Zuständigkeitsfinder, tbs und 115, Kita-Online, Dienstleistungsportal, EG-DLR usw.) (1/4 des Optimierungspotentials) Es wird erwartet, dass der Optimierungsgrad stetig wächst und die Redaktion und Bereitstellung von Leistungsinhalten im Jahr 10 der IT-Maßnahme um 65 % effizienter durchgeführt wird. Schon im ersten Jahr der IT-Maßnahme kann das Optimierungspotential zu 40 % abgerufen werden (LeiKa-Stammtexte-Management, Integration Portale). öffentlich 16

17 Jahr Optimierung durch das LeiKa-Stmgt. in % 40% 45% 50% 55% 60% 65% 65% 65% 65% 65% Tabelle 17: Optimierung des Redaktionsbetriebs via LeiKa-Stmgt Schulungen Mit einer steigenden Teilnahme am LeiKa-Stammtexte-Management steigt auch der Bedarf an Schulungen. Es wird angenommen, dass pro Verwaltung zwei Redakteure zu schulen sind. Die Schulung erfolgt in der Verwaltung und findet in der Regel dann statt, wenn eine Seminarstärke von 30 Teilnehmern erreicht wird. Die externe Dienstleistung wird mit pro Schulungstag kalkuliert Betriebskosten Die jährlichen Betriebs- und Lizenzkosten der Infodienste M-V werden in der folgenden Tabelle dargestellt. Es werden die laufenden Sachkosten, Kosten der Wartung und Systempflege sowie die Kosten der externen Beratung dargestellt. Die Kosten werden bis auf die Betreuungskosten, die jede Verwaltungsebene für sich trägt, paritätisch aus Landesmitteln und aus Mitteln der FAG-Vorentnahme finanziert. Kostenpunkte Jährliche Kosten Betrieb der Anwendung (Test/Prod) ,72 Weiterentwicklung Linie6Plus ,00 DADID-Schnittstelle 7.711,20 Betreuung Landesverwaltung ,02 Betreuung Kommunen ,00 Summe ,94 Tabelle 18: Jährliche Betriebskosten zum Anwendungsbetrieb ID M-V Betriebsnutzen Mit der Einführung der neuen IT-Maßnahme entfällt für die Kommunen die CMS-Lizenz des Landes M-V. Hierdurch ergibt sich eine laufende Sachkosteneinsparung, die sich wie folgt jährlich verteilt: 2014: 0, : ,86 ab 2016: ,72 öffentlich 17

18 Zusammenfassung Betriebskosten und -nutzen Neben der qualitativen Wirtschaftlichkeit, dem Nutzen für Politik und Verwaltung, steht in Zeiten der Haushaltskonsolidierung immer die quantitative Wirtschaftlichkeit im Fokus der Betrachtungen. Die Kostenpunkte unterscheiden sich zwischen haushaltswirksamen (hw) und nichthaushaltswirksame (nhw) Kosten. Jahr Teilnehmende Verwaltungen der Kommunen und nachgelagerten Behörden (Ministerialverwaltung 100%) 10% 25% 35% Optimierung durch LeiKa-Stmgt. 40% 45% 50% Fallzahlen M-V Betriebskosten /-nutzen Personalkosten altes Verfahren (nhw) Personalkosten neues Verfahren (nhw) , , , , , ,34 Personalkosteneinsparung (nhw) , , ,40 Personalkosten Schulungen (nhw) , , ,00 externe DL für Schulungen (hw) , , ,00 Laufende Sachkosteneinsparung (hw) 0, , ,72 Laufende Sachkosten Betrieb, Kosten Wartung und Systempflege (hw) , , ,94 Summe hw , , ,22 Summe nhw , , ,40 Gesamtsumme , , ,18 Tabelle 19: Betriebskosten und -nutzten 1-3 Jahre (siehe WiMa-WiBe_v1.0.xlsx) Jahr Teilnehmende Verwaltungen der Kommunen und nachgelagerten Behörden (Ministerialverwaltung 100%) 50% 75% 100% Optimierung durch LeiKa-Stmgt. 55% 60% 65% Fallzahlen M-V Betriebskosten /-nutzen öffentlich 18

19 Personalkosten altes Verfahren (nhw) Personalkosten neues Verfahren (nhw) , , , , , ,37 Personalkosteneinsparung (nhw) , , ,75 Personalkosten Schulungen (nhw) , , ,00 externe DL für Schulungen (hw) , , ,00 Laufende Sachkosteneinsparung (hw) , , ,72 Laufende Sachkosten Betrieb, Kosten Wartung und Systempflege (hw) , , ,94 Summe hw , , ,22 Summe nhw , , ,75 Gesamtsumme , , ,53 Tabelle 20: Betriebskosten und -nutzten 4-6 Jahre (siehe WiMa-WiBe_v1.0.xlsx) Jahr Teilnehmende Verwaltungen der Kommunen und nachgelagerten Behörden (Ministerialverwaltung 100%) 100% 100% 100% Optimierung durch LeiKa-Stmgt. 65% 65% 65% Fallzahlen M-V Betriebskosten /-nutzen Personalkosten altes Verfahren (nhw) Personalkosten neues Verfahren (nhw) , , , , , ,37 Personalkosteneinsparung (nhw) , , ,75 Personalkosten Schulungen (nhw) 0,00 0,00 0,00 externe DL für Schulungen (hw) 0,00 0,00 0,00 Laufende Sachkosteneinsparung (hw) , , ,72 Laufende Sachkosten Betrieb, Kosten Wartung und Systempflege (hw) , , ,94 Summe hw , , ,22 öffentlich 19

20 Summe nhw , , ,75 Gesamtsumme , , ,53 Tabelle 21: Betriebskosten und -nutzten 7-9 Jahre (siehe WiMa-WiBe_v1.0.xlsx) Jahr 10 Gesamt Teilnehmende Verwaltungen der Kommunen und nachgelagerten Behörden (Ministerialverwaltung 100%) 100% Optimierung durch LeiKa-Stmgt. 65% Fallzahlen M-V Betriebskosten Personalkosten altes Verfahren (nhw) Personalkosten neues Verfahren (nhw) , ,37 Personalkosteneinsparung (nhw) ,75 Personalkosten Schulungen (nhw) 0,00 externe DL für Schulungen (hw) 0,00 Laufende Sachkosteneinsparung (hw) ,72 Laufende Sachkosten Betrieb, Kosten Wartung und Systempflege (hw) ,94 Summe hw , ,78 Summe nhw , ,92 Gesamtsumme , ,14 Tabelle 22: Betriebskosten und -nutzten 10. Jahre und Gesamt ohne Abzinsungsfaktor (siehe WiMa- WiBe_v1.0.xlsx) öffentlich 20

21 3.1.4 Ergebnis der monetären Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Folgende Tabelle fasst die monetäre Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zusammen und bildet den WiBe KN (Kosten/Nutzen) unter Berücksichtigung der Abzinsungsfaktoren ( Kalkulationszinsfuß 1,7% 4 ) ab. Kriterium Kosten Integration und Implementierung/Nutzen Gesamt Barwerte ,28 Teilbarwerte Barwerte 1. Jahr haushaltswirksam , ,66 nicht haushaltswirksam , ,84 Betriebskosten/Nutzen ,15 haushaltswirksam , ,80 nicht haushaltswirksam , ,19 Gesamt , ,11 KN ,87 haushaltswirksam ,35 nicht haushaltswirksam ,22 Tabelle 23: Ermittlung des KN unter Einfluss der Abzinsungsfaktoren - Gesamt und im Jahr 1 (siehe WiMa-WiBe_v1.0.xlsx) Kriterium Barwerte 2. Jahr Barwerte 3. Jahr Barwerte 4. Jahr Kosten Integration und Implementierung/Nutzen haushaltswirksam , , ,03 nicht haushaltswirksam , , ,55 Betriebskosten/Nutzen haushaltswirksam , , ,59 nicht haushaltswirksam , , ,28 Gesamt , , , ensaetze-2013-anl.pdf? blob=publicationfile&v=10 öffentlich 21

22 Tabelle 24: Ermittlung des KN unter Einfluss der Abzinsungsfaktoren - im Jahr 2-4 Jahr Barwerte 5. Jahr Barwerte 6. Jahr Barwerte 7. Jahr Kosten Integration und Implementierung/Nutzen haushaltswirksam , ,71 0,00 nicht haushaltswirksam , ,68 0,00 Betriebskosten/Nutzen haushaltswirksam , , ,16 nicht haushaltswirksam , , ,07 Gesamt , , ,91 Tabelle 25: Ermittlung des KN unter Einfluss der Abzinsungsfaktoren im Jahr 5-7 (siehe WiMa- WiBe_v1.0.xlsx) Jahr Barwerte 8. Jahr Barwerte 9. Jahr Barwerte 10. Jahr Kosten Integration und Implementierung/Nutzen haushaltswirksam 0,00 0,00 0,00 nicht haushaltswirksam 0,00 0,00 0,00 Betriebskosten/Nutzen haushaltswirksam , , ,92 nicht haushaltswirksam , , ,37 Gesamt , , ,45 Tabelle 26: Ermittlung des KN unter Einfluss der Abzinsungsfaktoren im Jahr 8-10 (siehe WiMa- WiBe_v1.0.xlsx) öffentlich 22

23 3.1.5 Break-Even Point Folgendes Diagramm zeigt den Break-Even Point. Der Point of Break-Even stellt die Investitions- und Betriebskosten sowie notwendige Dienstleistungen dem Nutzen der IT- Maßnahme gegenüber. Die Nutzenschwelle wird im 3. Jahr der IT-Maßnahme erreicht. Abbildung 2 Break-Even Point ohne Berücksichtigung der Abzinsungsfaktoren (siehe WiMa- WiBe_v1.0.xlsx) öffentlich 23

24 3.2 Wirtschaftlichkeit im nichtmonetären Sinne Dringlichkeit der IT-Maßnahme In den folgenden Kapiteln wird die Dringlichkeit der IT-Maßnahme anhand der Kriterien der WiBe D 4.1 ( untersucht Ablösedringlichkeit Altsystem In diesem Kontext wird das Landes-CMS untersucht, da in dieser Komponente die projekttypischen Inhalte wie Verwaltungsleistungen und -strukturen aktuell gepflegt werden. Es gilt somit als Altverfahren. Unterstützungskontinuität Altsystem Dieses Kriterium zielt auf den derzeitigen Ist-Zustand: soweit hier Software verwendet wird, ist das Ausmaß an zukünftiger Unterstützung durch den Hersteller von Bedeutung. Stellt der Hersteller von sich aus diese Unterstützung ein, kann sich daraus der Zwang zur internen Ablösung des Altsystems ergeben. Das WiMa-Projekt muss auf diesen Umstand reagieren, da das eingesetzte Landes-CMS vom Hersteller nicht mehr unterstützt und zukünftig ersetzt wird. Die projektspezifischen Inhalte werden zudem in neue IT-Systeme verlagert, da das Altsystem für das LeiKa-Stammtexte-Management keine adäquate Unterstützung anbietet nicht gefährdet soweit absehbar besteht kein Engpass besteht kein Engpass Unterstützung läuft aus, Ersatz derzeit nicht erforderlich Unterstützung läuft aus, kurzfristig keine Probleme Unterstützung läuft aus, Ersatz dringend Unterstützung entfällt, Neulösung zwingend Tabelle 27: WiBe D 4.1 Unterstützungskontinuität Altsystem Logistisch-kapazitätsmäßig bedingte Ablösedringlichkeit Altverfahren Dieses Kriterium bewertet, inwieweit die bisherige Art der Leistungserbringung mit dem Altsystem an logistische oder kapazitätsmäßige Grenzen stößt. Kann das System softwareseitig die erforderlichen Funktionen zur Verfügung stellen (schnelle Algorithmen, für Suche, Berechnung oder Aufruf von Masken etc.)? öffentlich 24

25 nicht von Bedeutung logistisch, kapazitätsmäßig kaum beeinträchtig logistisch, kapazitätsmäßig gering beeinträchtigt Tabelle 28: WiBe D 4.1 Ablösedringlichkeit Altverfahren logistisch, kapazitätsmäßig beeinträchtigt logistisch, kapazitätsmäßig stark beeinträchtigt logistisch, kapazitätsmäßig nicht mehr zu bewältigen Stabilität Altverfahren Die folgenden Kriterien bewertet die vorhandene Ist-Lösung hinsichtlich ihrer Funktionstüchtigkeit im "täglichen" Einsatz. Dabei interessieren sowohl qualitative Aussagen über Fehlerhäufigkeiten bis hin zu Systemabstürzen als auch Bewertungen zu Problemen der Systemwartung nicht gefährdet kaum beeinträchtig gering beeinträchtigt durchschnittlich beeinträchtigt, störend überdurchschnittlich beeinträchtigt, belastend sehr stark beeinträchtigt, nicht tollerrierbar Tabelle 29: WiBe D 4.1 Stabilität Altverfahren: Fehler und Ausfälle nicht von Bedeutung selten, gering gering, noch tolerierbar gering, aber absehbarzune hmend mittel, zunehmend anhaltend gravierend Tabelle 30: WiBe D 4.1 Stabilität Altverfahren: Wartungsprobleme Flexibilität Altverfahren Dieses Kriterium bewertet die vorhandene Ist-Lösung hinsichtlich ihrer zukünftigen Funktionstüchtigkeit. Dabei interessieren Aussagen über die weiteren Ausbaumöglichkeiten, die Interoperabilität bzw. künftige Schnittstellenprobleme zu anderen IT-Systemen. In die Bewertung fällt die im Projekt geforderte Multikanalfähigkeit und die damit einhergehenden öffentlich 25

26 Themen "Proprietärer Schnittstellen", "Schnittstellenstandards", "moderne Austauschformate" usw. Des Weiteren interessieren Aussagen zur Bedienbarkeit und Ergonomie des Altsystems. Das Altverfahren lässt sich nicht mehr ausbauen bzw. erweitern, da der Hersteller und das Produkt nicht mehr am Markt verfügbar sind nicht eingeschränkt wenig einschränkt eingeschränkt, kleinere Anforderungen können erfüllt werden eingeschränkt, mittlere Anforderungen können nur aufwendig erfüllt werden stark eingeschränkt, vieleanforderu ngen können nicht realisiert werden Ausbau bzw. Erweiterung nicht möglich, aber erforderlich Tabelle 31: WiBe D 4.1 Flexibilität Altsystem: Ausbau- /Erweiterungsgrenzen Das Altverfahren besitzt keine standardisieren Schnittstellen. Datenexporte sind nur in proprietären Datenformaten möglich nicht eingeschränkt Probleme derzeit nicht wahrscheinlich Probleme absehbar, Anpassungen problemlos erforderliche Anpassungen aufwendig, aber nicht dringend zahlreiche aufwendige Anpassungen, dringend Anpassungen dringend erforderlich, überfällig Tabelle 32: WiBe D 4.1 Flexibilität Altsystem: Interoperabilität Gerade das LeiKa-Stammtexte-Management fordert im Bereich der Pflege eine hohe Ergonomie und gute Bedienbarkeit. Das Altsystem liefert diesbezüglich nur rudimentäre CMS- Funktionalitäten nicht von Bedeutung kleine ergonomische Mängel geringe Beeinträchtigungen mittlere Beeinträchtigungen erhebliche Mängel, Änderungsbedarf gravierende Mängel, unzumutbar Tabelle 33: WiBe D 4.1 Flexibilität Altsystem: Bedienbarkeit und Ergonomie öffentlich 26

27 Einhaltung von Verwaltungsvorschriften und Gesetzen im fachlichen Kontext und im Kontext von Datenschutz und Datensicherheit Einhaltung rechtlicher Vorgaben im fachlichen Kontext Mit diesem Kriterium wird bewertet, inwieweit vorhandene Systeme dem geänderten gesetzlichen Handlungsauftrag entsprechen. Dieses Kriterium ist ein sog. MUSS-Kriterium, d.h., wenn bei diesem Kriterium die Bewertung 10 Punkte vorzunehmen ist, muss die IT-Maßnahme in jedem Fall umgehend durchgeführt werden. Das Altsystem kann nur bedingt die Auswirkungen von absehbare Rechtsänderungen kompensieren (siehe E-Government Gesetz des Bundes) Gewährleistet absehbare Rechtsänderung ist bereits berücksichtigt absehbare Rechtsänderung ist ansatzweise berücksichtig anstehende Rechtsänderungen sind nicht berücksichtigt geltende Rechtsnormen sind mangelhaft eingehalten geltende Rechtsnormen sind nicht eingehalten Tabelle 34: WiBe D 4.1 Einhaltung gesetzlicher Vorgaben Einhaltung der Vorgaben von Datenschutz und Datensicherheit Das folgende Kriterium "Datenschutz und Datensicherheit" stellt darauf ab, ob das Altverfahren alle datenschutzrechtlichen Forderungen erfüllt. Weiterhin ist hier die Datensicherheit zu bewerten, d.h. inwieweit das vorhandene System technisch und organisatorisch gegen den Verlust der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten gesichert ist. Soweit bei der Überprüfung des vorhandenen IT-Systems Abweichungen zu Auflagen und Empfehlungen (BSI) (z.b. IT-Grundschutzhandbuch bzw. IT-Sicherheitshandbuch, IT-Sicherheitsrichtlinie) festgestellt werden, sind diese hier zu berücksichtigen. Entsprechende Abweichungen wurden nicht festgestellt nicht beeinträchtigt kleine unbedeutende Mängel geringe Mängel, aber anderweitig abzustellen geringe Mängel, mittelfristiger Änderungsbedarf Datenschutz und Datensicherheit mangelhaft eingehalten gravierende Verstöße, Anpassungend ringlich Tabelle 35: WiBe D 4.1 Einhaltung Datenschutz und Datensicherheit öffentlich 27

28 Ordnungsmäßigkeit der Arbeitsabläufe Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens Das Kriterium "Ordnungsmäßigkeit der Arbeitsabläufe" bewertet, ob und in welchem Umfang die Arbeitsabläufe bzw. Geschäftsprozesse und die eingebundenen IT-Maßnahmen auch untergesetzliche Verfahrensvorschriften (Richtlinien, Verwaltungsvorschriften, GGO), die die gesetzlichen Regelungen hinsichtlich Nachprüfbarkeit, Aktenmäßigkeit und Dokumentation ergänzen, einhalten. Es wird festgestellt, dass die Arbeitsabläufe des LeiKa-Stammtexte- Managements nicht oder nur mit sehr hohem Aufwand im Altverfahren abgebildet werden können nicht von Bedeutung kleine Beeinträchtigungen wenig bedeutsam Ordnungsmäßigkeit gegeben, aber aufwendiges Verfahren Ordnungsmäßigkeit zeitweise beeinträchtigt und aufwendiges Verfahren Ordnungsmäßigkeit dauerhaft beeinträchtigt und aufwendiges Verfahren Ordnungsmäßigkeit nicht gegeben Tabelle 36: WiBe D 4.1 Ordnungsmäßigkeit der Arbeitsabläufe Das Kriterium "Sonstige Auflagen und Empfehlungen" bewertet, inwieweit ein lizenzkonformes Arbeiten im Altverfahren sichergestellt ist. Im Altverfahren sind Lizenzerweiterungen nicht möglich, da das Altverfahren nicht mehr vom Hersteller unterstützt wird keine Abweichungen geringe, nicht substantiellen Abweichungen geringe Abweichungen, sind aber auch ohne Neusystem zu beheben Zahlreiche Abweichungen Verfahren insgesamt verbesserungsbedürftig, da substantielle Abweichungen vorhanden Verfahren widerspricht konkreten Auflagen oder Empfehlungen Tabelle 37: WiBe D 4.1 Erfüllung von Auflagen und Empfehlungen Zusammenfassung Dringlichkeit der IT-Maßnahme Kriterium Gewicht Punkte Ergebnis Unterstützungs-Kontinuität Altsystem öffentlich 28

29 Kriterium Gewicht Punkte Ergebnis Logistisch-kapazitätsmäßig bedingte Ablösedringlichkeit Altverfahren Fehler und Ausfälle Wartungsprobleme, Personalengpässe Ausbau- / Erweiterungsgrenzen Interoperabilität, Schnittstellenprobleme aktuell /zukünftig Bedienbarkeit und Ergonomie Einhaltung gesetzlicher Vorgaben Erfüllung Datenschutz / -sicherheit Ordnungsmäßigkeit Arbeitsabläufe Erfüllung von Auflagen und Empfehlungen Summe 720 Tabelle 38: WiBe D 4.1 Zusammenfassung Dringlichkeit der IT-Maßnahme (siehe WiMa-WiBe_v1.0.xlsx) Das Erreichen von maximal Punkten dokumentiert die höchst mögliche Ablösungsdringlichkeit. In der Praxis wird ein Punktewert ab 500 als dringlich eingestuft. Werden weniger als 500 Punkte erreicht, kann keine Dringlichkeit abgeleitet werden. Mit 720 Punkten wird die Ablösung des CMS-Pflegeverfahrens (Altverfahren) und damit die Einführung des LeiKa-Stammtexte-Management (Neuverfahren) als dringlich eingestuft Qualitativ-strategischer Rahmen der IT-Maßnahme Die folgenden Kriterien beziehen sich auf den qualitativ-strategischen Rahmen der IT- Maßnahme, auf behördeninterne Qualitätsverbesserungen und auf die Wirkung auf Mitarbeiter in der öffentlichen Verwaltung. Wie in der WiBe D, werden auch in der WiBe Q die Kriterien begründet und qualitativ auf einer Punkteskala bewertet. Als IT-Maßnahme wird die Einführung des Neuverfahrens Infodienste M-V (ID M-V) des Herstellers TSA-Teleport GmbH betrachtet Priorität der IT-Maßnahme Bedeutung innerhalb des IT-Rahmenkonzeptes Mit dem Kriterium "Bedeutung innerhalb des IT-Rahmenkonzeptes" wird die IT-Maßnahme qualitativ hinsichtlich ihres Beitrages zur Verwirklichung des geltenden IT-Rahmenkonzepts öffentlich 29

30 eingeordnet. Die Einführung des LeiKa-Stammtexte-Managements ist Voraussetzung für Umsetzung der FIM-Logik. Die Maßnahme korrespondiert daher sehr intensiv mit weiteren rojekten und Verfahren und Anwendungen: elektronischer Bürgerservice und 115 Prozessmanagement in M-V Online Gewerbedienst EG-DLR Dienstleistungsportal und lokale Portale Zuständigkeitsfinder nicht von Bedeutung untergeordnete Bedeutung wichtige IT- Maßnahme, aber zeitlich nicht dringend Realisation ist Vorbedingung für weitere wichtige IT- Maßnahmen bedeutende zeitkritische IT- Maßnahme Schlüsselstellung im IT- Rahmenkonzept Tabelle 39: WiBe Q 4.1 Bedeutung innerhalb des IT-Rahmenkonzeptes Einpassung in den IT-Ausbau Mit dem Kriterium "Einpassung in den IT-Ausbau" wird bewertet, ob sich die IT-Maßnahme in die Informationsmanagement-Strategie der Landes einpasst.hier wird also die behördenübergreifende Bedeutung der IT-Maßnahme bewertet: Es sind alle Überlegungen einzubringen, die auf einen gemeinsamen und integrativen sowie standardsetzenden Ausbau der Informationstechnik abzielen. Die ID M-V erfüllt die Kriterien eines zentralen föderalen Dienstes Keine Nutzung der zentral zur Verfügung gestellten Standarddienste Nutzung der zentral zur Verfügung gestellten Standarddienste Tabelle 40: WiBe Q 4.1 Einpassung in den IT Ausbau Pilot-Projekt-Charakter der IT-Maßnahme Die erstmalige Entwicklung innovativer Verfahren und deren Einsatz können für die investierende Verwaltung im Sinne der WiBe KN unwirtschaftlich sein. Dieses Verfahren kann aber in Folgevorhaben zu Einsparungen von Entwicklungskosten führen. Im Idealfall sollte die entwickelte IT-Lösung auf andere Verwaltungen übertragbar und in anderen Verfahren öffentlich 30

31 nachnutzbar sein. Diesen Pilot-Charakter berücksichtigt das vorliegende Kriterium: Der strategische Rang ist umso höher zu bewerten, je weiter und flächendeckender das Einsatzspektrum der entwickelten Lösung in den übrigen Verwaltungen ist. Mit dieser IT- Maßnahme wird in den Pilotverwaltungen das LeiKa-Stammtexte-Management eingeführt. Diese Methode ist auf andere Verwaltungen sofort übertragbar und führt dort ebenfalls zu positiven Kosteneffekten nicht von Bedeutung Ersteinsatz einer Standardlösung Ersteinsatz einer Eigenentwicklung, weitere Ausbaustufen geplant behördeninternes Pilotprojekt, keine Standardlösung, Folgeinvestitionen Pilotprojekt mit weiteren Einsatz feldern behördenübergreifend Pilotprojekt mit flächendeckender Einsatzabsicht behördenübergreifend (Einer für Alle - Prinzip) Tabelle 41: WiBe Q 4.1 Pilot-Projekt-Charakter der IT-Maßnahme Nachnutzung bereits vorhandener Technologien Das Kriterium "Nachnutzung bereits vorhandener Technologien" bewertet, ob in der geplanten IT-Maßnahme technische Lösungen (Verfahren) zum Einsatz kommen, die sich bereits in anderen Verwaltungen bewährt haben. Die Nachnutzung bereits vorhandener technischer Lösungen wirkt sich zumeist nicht nur minimierend auf die Höhe der Investitionskosten aus, sondern bewirkt darüber hinaus, dass sich innerhalb der Verwaltung technologische Standards etablieren und somit Insellösungen vermieden werden. Das Neuverfahren ID M-V hat sich in den Bundesländern der Linie6plus bereits bewährt. Es hat in diesen Ländern dieselben fachlichen und technologischen Standards etabliert Keine Nutzung der zentral zur Verfügung gestellten Technologie Nutzung der zentral zur Verfügung gestellten Technologie Tabelle 42: WiBe Q 4.1 Nachnutzung bereits vorhandener Technologien Herstellerunabhängigkeit Mit diesem Kriterium wird bewertet, inwieweit die angestrebte Lösung erlaubt, künftig weitere Ausbaustufen der IT-Architektur möglichst frei und ohne Vorgaben des derzeitigen Hard- oder öffentlich 31

32 Softwareherstellers zu gestalten, um bei Bedarf auf verschiedene Anbieter zurückgreifen zu können. Mit den im Projekt verwendeten fachlichen und technologischen Standards (z.b.leika, XZufi, X115) und durch weitere intensive Standardisierungsbemühungen sollen zukünftige Ausbaustufen herstellerunabhängig vollzogen werden können Keine Nutzung des zentral zur Verfügung gestellten Angebotes Nutzung des zentral zur Verfügung gestellten Angebotes Tabelle 43: WiBe Q 4.1 Herstellerunabhängigkeit Qualitätszuwachs bei der Erledigung von Fachaufgaben Qualitätsverbesserung bei der Aufgabenabwicklung In diesem Kriterium werden die qualitativen Wirkungen bezogen auf die Aufgabenabwicklung bewertet. Es wird also bewertet, ob der Arbeitsprozess als solcher und somit auch das Produkt an Qualität gewinnen. Qualitative Verbesserungen können sein: eine höhere Transparenz in der fachlichen Arbeit, eine Vereinfachung der internen Arbeitsabläufe oder die Entlastung von Doppel- und Routinearbeiten. Mit dem LeiKa-Stammtexte-Management wird der bisherige Arbeitsprozess zur Pflege der Verwaltungsleistungen qualitativ verbessert, da z. B. eine wesentliche Entlastung von Doppel- und Routinearbeiten durch das das kaskadierende Pflegeprinziperfolgt. Auch wird der Prozess zur Erstellung einer Verwaltungsleistung im gesamten Bereich der öffentlichen Verwaltung transparent nicht von Bedeutung bzw. keine positiven Wirkungen geringe Verbesserung des formalen Arbeitsablaufs mittlere Verbesserrung hinsichtlich des formalen Arbeitsablaufs erhebliche Verbesserungen des formalen Arbeitsablaufs erhebliche Verbesserung des materiellen Arbeitsergebnisses erhebliche Verbesserung des formalen Arbeitsablaufs und des materiellen Arbeitsergebnisses Tabelle 44: WiBe Q 4.1 Qualitätsverbesserung bei der Aufgabenabwicklung öffentlich 32

33 Beschleunigung von Arbeitsprozessen Die Beschleunigung von Arbeitsprozessen ermöglicht eine Senkung der Durchlaufzeit. Eine kurze Durchlaufzeit ist aus Sicht der Adressaten Bürger und Unternehmen ein wesentliches Qualitätskriterium für einen Verwaltungsprozess. Kurze Durchlaufzeiten lassen sich beispielsweise erreichen durch elektronische Kommunikation, den Abbau von Medienbrüchen, den Zugriff auf aktuelle und allen Berechtigten zugängliche Datenbanken oder den Wegfall nicht notwendiger Aktivitäten. Eine schnellere und genauere Kommunikation verringert die Transport-, die Liege- und die Rüstzeiten. Mit dem LeiKa-Stammtexte-Management sollen Medienbrüche vermieden und die elektronische Kommunikation gefördert werden, indem die redaktionellen Arbeitsabläufe in eine homogene Redaktionsumgebung verortet werden nicht von Bedeutung bzw. keine positiven Wirkungen geringe Beschleunigung zu erwarten, aber Effekte nicht einschätzbar Verkürzung bis zu 10% der bisherigen Durchlaufzeit möglich Verkürzung bis zu 30% der bisherigen Durchlaufzeit möglich Verkürzung bis zu 50% der bisherigen Durchlaufzeit möglich Verkürzung bis zu 70% der bisherigen Durchlaufzeit möglich Tabelle 45: WiBe Q 4.1 Beschleunigung von Arbeitsabläufen und -prozessen Einheitliches Verwaltungshandeln Das Kriterium bewertet, inwieweit durch die neue IT-Maßnahme bislang unterschiedliche Vorgangsbearbeitungen zukünftig einheitlichen Standards folgen. Dies kann sich in einem aktuellen Zugriff auf gleichstrukturierte Daten und in organisatorisch und informationstechnisch harmonisierten Verwaltungsvorgängen zeigen. Das LeiKa-Stammtexte-Management liefert den Rahmen, die Methoden und Werkzeuge für ein solches Verwaltungshandeln im Kontext der Leistungsdarstellung nicht von Bedeutung bzw. keine positiven Wirkungen keine spürbare Reduzierung von Sonderfällen zu erwarten punktuelle Verbesserung behördenintern erhebliche Verbesserung bezogen auf einen Vorgangstypus erhebliche Verbesserung durch behördeninterne Vereinheitlichung von Datenstrukturen und Verfahrensroutinen erhebliche Verbesserung durch behördenübergreifende Vereinheitlichung von Datenstrukturen und Verfahren Tabelle 46: WiBe Q 4.1 Einheitliches Verwaltungshandeln öffentlich 33

34 Imageverbesserung Das Image der öffentlichen Verwaltung ist in manchen Bereichen eher negativ geprägt ( Bürokratie ). Eine Imageverbesserung kann erfolgen durch verbesserte Dienstleistungen und durch eine wirksamere Vermittlung dieser Leistungssteigerungen an die externen Adressaten. Soweit die IT-Maßnahme dazu (trotz aller subjektiven Einschätzung und vieler Unwägbarkeiten) einen positiven Beitrag leisten kann, ist dieser Effekt hier einzubringen. Das Projekt trägt entscheidend dazu bei, die Informationsqualität der Verwaltung in Richtung Bürger und Unternehmen signifikant zu verbessern. Dies wird sich positiv auf das Image der Verwaltung auswirken nicht von Bedeutung bzw. keine positiven Wirkungen kurzfristig keine wahrnehmbare Änderung positive Wirkung bei einzelnen Adressaten zu erwarten positive Wirkung mittelfristig bei vielen Adressaten nachhaltig positive Wirkung bei einigen Adressaten nachhaltig positive Wirkung bei vielen Adressaten Tabelle 47: WiBe Q 4.1 Imageverbesserung Informationssteuerung der administrativ-politischen Ebene Informationsbereitstellung für Entscheidungsträger und Controlling IT-Maßnahmen greifen über die eigentliche Vorgangsbearbeitung hinaus; qualitative Effekte auf der Entscheidungsebene und für das interne Controlling sind anzustreben. Im weitreichenden Fall führt die IT-Maßnahme zu einer aktuelleren und vollständigeren Informationsbasis, basierend auf einer strukturierten Vorgangsbearbeitung, die sich gut steuern lässt. Das Neuverfahren liefert gute Reportfunktionen für übergreifende Analysen und Statistiken nicht verbessert/i st nicht von Bedeutung leichte Verbesserung mittlere Verbesserrung in wenigen Bereichen mittlere Verbesserrung in mehreren Bereichen erhebliche Verbesserung in wenigen Bereichen erhebliche Verbesserung in mehreren Bereichen Tabelle 48: WiBe Q 4.1 Informationsbereitstellung für Entscheidungsträger und Controlling öffentlich 34