Anwenderdokumentation

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1 Anwenderdokumentation gofilemaker.de Markus Schall - IT-Services Gotenstr Oldenburg info@goflemaker.de Seite 1

2 Lizenzbedingungen 2012, 2013 Markus Schall IT-Services gfm Business Free Handbuch Wird dieses Handbuch zusammen mit Software vertrieben, die einen Endbenutzerlizenzvertrag enthält, werden sowohl dieses Handbuch als auch die darin beschriebene Software unter Lizenz bereitgestellt und dürfen nur gemäß den Bedingungen dieser Lizenz verwendet oder kopiert werden. Kein Teil dieses Handbuchs darf, sofern nicht durch den Lizenzvertrag ausdrücklich erlaubt, ohne die vorherige schriftliche Genehmigung von Markus Schall IT-Services reproduziert, in Datenbanken gespeichert oder in irgendeiner Form elektronisch, fotomechanisch, auf Tonträgern oder auf irgendeine andere Weise übertragen werden. Bitte beachten Sie, daß der Inhalt dieses Handbuchs urheberrechtlich geschützt ist, selbst wenn das Handbuch nicht zusammen mit der Software vertrieben wird, die einen Entbenutzerlizenzvertrag enthält. Der Inhalt dieses Handbuchs dient ausschließlich Informationszwecken, kann ohne Vorankündigung geändert werden und ist nicht als Verpfichtung seitens Markus Schall IT-Services anzusehen. Markus Schall IT-Services gibt keine Gewähr oder Garantie hinsichtlich der Richtigkeit und Genauigkeit der Angaben in diesem Buch. Bitte beachten Sie, daß Texte, Bildmaterial oder Bilder, die Sie in Ihrer Datenbank speichern können, eventuell urheberrechtlich geschützt sind. FileMaker Pro, FileMaker Pro Advanced, FileMaker Server, FileMaker Server Advanced und FileMaker Go sind Marken oder eingetragene Marken der FileMaker Inc. in den USA und in anderen Ländern. Apple, Mac, Mac OS X, OS X, iphone, ipad und ipod sind Marken oder eingetragene Marken der Apple Inc. in den USA und in anderen Ländern. Microsoft und Windows sind Marken oder eingetragene Marken der Microsoft Inc. in den USA und in anderen Ländern. FileMaker Lizenzvertrag Die dem Firmen-Lizenzvertrag unterliegenden Softwareprogramme FileMaker Pro, FileMaker Pro Advanced, FileMaker Server, FileMaker Server Advanced und die anderen auf der Software-Download-Seite bezeichneten Softwareprogramme ( Software )werden hiermit von FileMaker International ( FMI ) an den auf der Software-Download-Seite genannten Lizenznehmer nicht verkauft, sondern lizenziert, und zwar ausschließlich zur Nutzung nach Maßgabe der Vertragsbedingungen (im folgenden als Lizenz oder "Lizenzbedingungen" bezeichnet). Durch Installation, V ervielfaltigung, Herunterladen, Zugangverschafen oder anderweitige Nutzung der Software erklart sich der Lizenznehmer mit den Bedingungen dieser Lizenz einverstanden. Wenn der Lizenznehmer mit den Lizenzbedingungen nicht einverstanden ist, darf er die Software nicht installieren, vervielfaltigen, herunterladen, sich Zugang zu ihr verschafen oder sie nutzen. Er hat in diesem Falle FMI unverzuglich schriftlich davon in Kenntnis zu setzen. 1. Lizenz (a) Lizenzgewahrung: Der Lizenznehmer steht dafur ein, dass die auf der Software-Download-Seite angegebene Gesamtanzahl der ComputerArbeitsplatze bei Vertragsbeginn der Gesamtanzahl der Rechner (CPU) oder der Mitarbeiter in dem dort durch die Steuernummer, Geschaftsadresse oder anders individualisierten Betrieb entspricht. FMI gewahrt dem Lizenznehmer gegen Zahlung der anfallenden Vergutung nach naherer Maßgabe dieser Lizenzbedingungen eine nicht ausschließliche, zeitlich unbeschrankte (vorbehaltlich der Beendigung gemaß Nr. 6 dieser Bedingungen) und nicht ubertragbare Lizenz zur Erstellung von genauen Kopien des Objektcodes der FileMaker Pro, FileMaker Pro Advanced, FileMaker Server, FileMaker Server Advanced und Software und der anderen ggf. auf der Software-Download-Seite angegebenen Softwareprogramme (nachfolgend kurz als Software bezeichnet) und zur Installation und Nutzung der Kopien der Software auf Computern, die im Eigentum des Lizenznehmers stehen, von diesem geleast werden und/oder sich unter der genannten Geschaftsadresse des Lizenznehmers befnden. FMI gibt dem Lizenznehmer einen besonderen Installationscode (License Key), der auf der Software-Download-Seite angegeben ist. Dieser ist vertraulich zu behandeln und darf nur dazu verwendet werden, die Software in Ubereinstimmung mit diesen Lizenzbedingungen zu verwenden. Der Lizenznehmer tragt allein alle Kosten der Vervielfaltigung und der Installation der Software. (b) Berechtigte Nutzer: Die Software darf von allen Mitarbeitern des Lizenznehmers in dem auf der Software-Download-Seite durch die Steuernummer, Geschaftsadresse oder anders individualisierten Betrieb des Lizenznehmers genutzt werden. Wenn der Lizenznehmer eine Bildungseinrichtung ist, darf die Software ausschliesslich von den bei dem Lizenznehmer eingeschriebenen Schulern oder Studenten, von Lehrkraften, Lehrassistenten und von Mitarbeitern der Verwaltung des Lizenznehmers und ausschliesslich auf dessen Computern genutzt werden. Der Lizenznehmer verpfichtet sich, durch angemessene Maßnahmen sicherzustellen, dass der Zugang zu der Software, insbesondere Seite 2

3 uber das Netzwerk, auf den Kreis der berechtigten Nutzer beschrankt wird. Mitarbeiter auf Zeit, Auftragnehmer oder Berater des Lizenznehmers, die in dem Betrieb tatig sind, durfen die Software ebenfalls nutzen, wenn dieses zur Erfullung ihrer Aufgaben fur den Betrieb des Lizenznehmers geschieht und wenn sie oder ihre Rechner in der Gesamtanzahl der Computer-Arbeitsplatze bei Vertragsbeginn enthalten sind. Kopien der Software sind von den Rechnern solcher Personen zu loschen, sobald sie Ihre Dienste in dem Betrieb beenden. (c) Nutzung auf privaten oder tragbaren Rechnern: Berechtigte Benutzer durfen FileMaker Pro oder FileMaker Pro Advanced (nicht aber FileMaker Server oder FileMaker Server Advanced) auch auf tragbaren Rechnern des Lizenznehmers, die sich vorubergehend nicht in dem Betrieb befnden, benutzen, wenn diese Rechner in der Gesamtanzahl der Computer-Arbeitsplatze bei Vertragsbeginn enthalten sind. Berechtigte Benutzer (mit Ausnahme von Schulern oder Studenten) durfen jeweils eine zusatzliche Kopie von FileMaker Pro oder FileMaker Pro Advanced ausschließlich zu Ihrer eigenen Verwendung auf ihren privaten oder auf tragbaren Rechnern herstellen. Zu diesem Zweck angefertigte Kopien auf privaten Rechnern sind zu loschen, sobald der Benutzer seine Tatigkeit fur den Lizenznehmer einstellt. Unbeschadet dessen durfen, wenn der Lizenznehmer eine weiterfuhrende Bildungseinrichtung (z.b. Universitat oder Fachhochschule) ist, die bei ihm eingeschrieben Studenten Kopien von FileMaker Pro oder FileMaker Pro Advanced (nicht aber FileMaker Server oder FileMaker Server Advanced) auf ihren privaten Computern wahrend und auch nach Ende ihrer Mitgliedschaft beim Lizenznehmer nutzen. Das gibt Ihnen aber nicht das Recht, Erweiterungs-Software, die nach Ende ihrer Mitgliedschaft beim Lizenznehmer auf den Markt kommt, zu benutzen. (d) Schutzrechte: Der Datentrager, auf dem die Software gespeichert oder festgelegt ist, geht in das Eigentum des Lizenznehmers uber. Der Lizenznehmer erkennt jedoch an, dass sich FMI und deren Lizenzgeber alle Rechte an der Software, einschließlich insbesondere des Urheberrechts, vorbehalten. FMI behalt sich alle Rechte, die hierin nicht ausdrucklich dem Lizenznehmer eingeraumt werden, vor. Die Nutzungsrechte beziehen sich ausschließlich auf die Urheberrechte von FMI und deren Lizenzgebern an der Software, nicht aber auf andere Urheberrechte oder Patente. (e) Zusatzliche Computer-Arbeitsplatze: Der Lizenznehmer hat nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen das Recht, weitere Computer-Arbeitsplatze einzurichten. Wahrend einer laufenden Wartungsperiode gemaß Zifer 3(b) fuhrt eine solche Erweiterung dann nicht zu einer Erhohung der Lizenzgebuhr, wenn die aktuelle Gesamtanzahl der Arbeitsplatze nicht mehr als 10% uber der ursprunglich vereinbarten Gesamtanzahl liegt. Soweit der Vertrag nach Ablauf einer Wartungsperiode verlangert wird, hat der Lizenznehmer fur die zusatzlichen Computer-Arbeitsplatze die zu diesem Zeitpunkt von FMI allgemein verlangte Gebuhr fur neue Lizenzen und fur die ubrigen ComputerArbeitsplatze die Gebuhr fur die Verlangerung der Wartung zu entrichten. Sobald die aktuelle Gesamtanzahl wahrend einer laufenden Wartungsperiode die ursprunglich vereinbarte um mehr als 10% ubersteigt, erhoht sich die an FMI zu bezahlende Lizenzgebuhr gegenuber der ursprunglich geschuldeten Lizenzgebuhr in dem Verhaltnis der aktuellen zur ursprunglichen Gesamtanzahl der Computer-Arbeitsplatze. Der Lizenznehmer ist in diesem Falle nur dann berechtigt, diejenigen Kopien, die die vereinbarte Gesamtzahl ubersteigen, weiter zu nutzen, wenn er fur samtliche dieser Kopien die zu diesem Zeitpunkt von FMI allgemein verlangte Gebuhr fur neue Lizenzen entrichtet. Wenn der Lizenznehmer diese Lizenzgebuhr nicht bezahlt, verliert er ab diesem Zeitpunkt das Recht auf Erweiterungssoftware nach Abschnitt 3 dieses Vertrages und darf fortan nur die Anzahl an Kopien der Software nutzen, die der ursprunglich vereinbarten Gesamtanzahl der Computer-Arbeitsplatze entspricht. (f ) Endnutzerlizenzvereinbarung: Alle Nutzungen aller Kopien der Software, die gemaß dieser Lizenz genutzt werden, unterliegen zusatzlich den Vertragsbedingungen der zusammen mit der Software ausgelieferten Endnutzerlizenzvereinbarung (End User License Agreement EULA ) mit der Maßgabe, dass das EULA keine zusatzlichen Nutzungsrechte einraumt. 2. Beschrankungen: Uber die in dem EULA enthaltenen Beschrankungen hinaus, unterliegt die Nutzung der Software den folgenden zusatzlichen Beschrankungen: (a) Sonstige Beschrankungen: DER LIZENZNEHMER IST VERPFLICHTET, ES ZU UNTERLASSEN, DIE SOFTWARE ZURUCK ZU ENTWICKELN, ZU DEKOMPILIEREN ODER ZU DISASSEMBLIEREN, SOWEIT DIESES NICHT DURCH ZWINGENDES GESETZESRECHT GESTATTET IST. ER IST VERPFLICHTET, ES ZU UNTERLASSEN, DIE SOFTWARE ZU BEARBEITEN, UMZUARBEITEN, ZU ANDERN, ANZUPASSEN, ZU UBERSETZEN, ZU VERMIETEN, ZU VERLEASEN, ZU VERLEIHEN ODER VON DER SOFTWARE ODER EINEM TEIL DERSELBEN ABGELEITETE WERKE HERZUSTELLEN. (b) Ausgeschlossene Nutzungen: DIE SOFTWARE IST NICHT VORGESEHEN ZUM EINSATZ BEI ODER IM ZUSAMMENHANG MIT DEM BETRIEB VON KERNKRAFTANLAGEN, FLUGZEUGNAVIGATIONS- ODER - KOMMUNIKATIONSSYSTEMEN, DER FLUGUBERWACHUNG, LEBENSRETTUNGS- ODER -ERHALTUNGSSYSTEMEN ODER AHNLICHEN SYSTEMEN, BEI DENEN EIN FEHLER IN DER SOFTWARE ZU TODESFALLEN, KORPERVERLETZUNGEN ODER SCHWERWIEGENDEN SACH- UND UMWELTSCHADEN FUHREN KANN. (c) Abtretungsbeschrankungen: DER LIZENZNEHMER KANN RECHTE AUS DIESER LIZENZ NUR MIT VORHERIGER SCHRIFTLICHER ZUSTIMMUNG VON FMI AN DRITTE UBERTRAGEN ODER UNTERLIZENZIEREN, WOBEI FMI DIE ZUSTIMMUNG NUR AUS WICHTIGEM GRUND VERWEIGERN WIRD. (d) Kein Application Hosting: Unbeschadet der sonstigen Bestimmungen dieser Lizenz ist der Lizenznehmer nicht berechtigt, die Software dazu zu verwenden, fur Dritte Anwendungen zu hosten. 3. Erweiterungssoftware (a) Defnitionen: Seite 3

4 (i) "Erweiterungssoftware" umfasst Upgrades und Updates. (ii) "Upgrade" (Erweiterung) bezeichnet eine Verbesserung eines existierenden Produktes durch zusatzliche Funktionalitaten oder verbesserte Leistung. Upgrades sind durch eine Anderung der Zifer unmittelbar links oder rechts vom Dezimalpunkt in der Produkt-Versionsnummer gekennzeichnet (z.b. ein Upgrade von FileMaker Pro 7.0 auf 8.0 oder von Version 5.0 auf 5.5). (iii) "Update" (Aktualisierung) bezeichnet die Beseitigung oder Umgehung von Programmfehlern sowie Kompabilitatsanpassungen zur Erhaltung der spezifkationsgemaßen Funktionalitat oder zur Interoperabilitat mit bestimmten Standards. Updates sind durch eine Anderung der Zifer rechts vom "v" in der Produkt- Versionsnummer gekennzeichnet (z.b. FileMaker Pro 8.0v2). Updates werden in der Regel ausschließlich durch elektronischen Download zur Verfugung gestellt. (b) Erweiterungssoftware-Lizenz: Diese Lizenz gilt auch fur die Erweiterungssoftware, die zwischen den auf dem Deckblatt dieser Lizenz genannten Anfangs- und Ablaufdaten ( Wartungsperiode ) auf der Software-Download-Seite. FMI liefert dem Lizenznehmer eine Masterkopie dieser Erweiterungssoftware oder macht ihm diese auf andere Weise zuganglich. (c) Beschrankungen und Gewahrleistungsausschlusse: Diese Lizenz verleiht dem Lizenznehmer nicht das Recht, Programme, die unter anderem Namen als die Basissoftware vertrieben werden oder spezielle Versionen der Basissoftware, die fur individuelle Kunden oder Marktsegmente entwickelt werden, zu erhalten, auch wenn diese ahnliche Merkmale aufweisen oder ahnliche Funktionen wie die Basissoftware erfullen. Die von Zeit zu Zeit im Einzelhandel oder auf anderem Wege als Sonderangebote angebotenen Produkte abgeanderter Konfguration werden im Rahmen dieser Lizenz nicht zur Verfugung gestellt. Dies in Ausnahmefallen zu tun, liegt im alleinigen Ermessen von FMI. ERWEITERUNGSSOFTWARE WIRD VON FMI UND IHREN LIZENZGEBERN AUSSCHLIESSLICH NACH EIGENEM ERMESSEN ENTWICKELT UND AUF DEN MARKT GEBRACHT. FMI UND IHRE LIZENZGEBER UBERNEHMEN KEINE GEWAHRLEISTUNG DAFUR, WAHREND DER LAUFZEIT DIESES VERTRAGES ERWEITERUNGSSOFTWARE ZU ENTWICKELN ODER AUF DEN MARKT ZU BRINGEN. FMI UND IHRE LIZENZGEBER UBERNEHMEN WEITERHIN KEINE GEWAHRLEISTUNG DAFUR, DASS DIE ERWEITERUNGSSOFTWARE DEM LIZENZNEHMER INNERHALB EINER BESTIMMTEN ZEIT NACH DER MARKTEINFUHRUNG SOLCHER ERWEITERUNGSSOFTWARE GELIEFERT ODER ZUR VERFUGUNG GESTELLT WIRD. 4. Sach- und Rechtsmangel: Sofern der Lizenznehmer die Software bei einem Handler erworben hat, sind Anspruche in Bezug auf eventuelle Sach- oder Rechtsmangel ausschließlich gegenuber diesem Handler geltend zu machen. Sofern der Lizenznehmer die Software unmittelbar von FMI erworben hat und ein Mangel derselben auftritt, behalt sich FMI vor, nach Wahl von FMI den Mangel durch Nachlieferung oder Nachbesserung zu beseitigen. Sollte dies fehlschlagen, ist der Lizenznehmer berechtigt, nach seiner Wahl die fur die fehlerhafte Software gezahlte Vergutung herabzusetzen oder die Bestellung der fehlerhaften Software ruckgangig zu machen. Abweichungen von der Leistungsbeschreibung oder Fehler gelten nicht als Mangel und begrunden keine Anspruche soweit sie unerheblich sind. Die handelsrechtlichen Untersuchungs- und Rugepfichten bleiben unberuhrt. Anspruche gegen FMI aus Mangeln verjahren nach den gesetzlichen Vorschriften, spatestens jedoch nach einem Jahr. Fur Schadenersatzanspruche, die auf Vorsatz oder grober Fahrlassigkeit oder auf einer verschuldeten Korperverletzung beruhen, gilt jedoch die gesetzliche Verjahrungsfrist. Fur den Beginn der Verjahrung gelten die gesetzlichen Vorschriften. Das Recht des Lizenznehmers, sich wegen einer von FMI zu vertretenden Pfichtverletzung, die kein Mangel ist, vom Vertrag zu losen, sowie samtliche mangelbezogenen Rechte von Verbrauchern (Lizenznehmer, die nicht fur einen gewerblichen oder berufichen Zweck handeln oder juristische Personen oder Sondervermogen des ofentlichen Rechts sind) mit Sitz in Deutschland oder Osterreich, die die Software in ihrem Sitzland unmittelbar von FMI erworben oder aufgrund einer Werbung von FMI in diesem von dort aus unmittelbar bei FMI bestellt haben, bleiben von vorstehenden Beschrankungen unberuhrt. Die Haftung fur Rechtsmangel ist ausgeschlossen, soweit sie sich auf Rechte bezieht, die nur außerhalb der Europaischen Union und der Schweiz gelten (z.b. Patente, die nur in einem Drittstaat eingetragen sind) oder soweit der Lizenznehmer FMI nicht auf Verlangen vollumfanglich die Verteidigung uberlaßt und FMI alle erforderlichen Vollmachten erteilt. Beschafenheitsgarantien bedurfen in jedem Falle einer ausdrucklichen Erklarung von FMI. Jegliche stillschweigenden Gewahrleistungen, Zusicherungen oder Garantien sind ausgeschlossen. 5. Haftung: Eine vertragliche oder außervertragliche Schadensersatzpficht seitens FMI, ihrer Angestellten und Erfullungsgehilfen besteht nur, sofern der Schaden auf grobe Fahrlassigkeit oder Vorsatz zuruckzufuhren ist. Im Fall der Verletzung einer wesentlichen Vertragspficht oder bei einem Schaden an Leib, Leben oder Gesundheit einer naturlichen Person wird auch bei leichter Fahrlassigkeit gehaftet. Die Haftung von FMI fur die leicht fahrlassige Verletzung einer wesentlichen Vertragspficht mit Ausnahme der Haftung bei einem Schaden an Leib, Leben oder Gesundheit einer naturlichen Person ist auf die Vermogensnachteile begrenzt, die FMI bei Abschluss des Vertrages als mogliche Folge der Vertragsverletzung hatte voraussehen mussen. Fur den Verlust von Daten haftet FMI nur dann, wenn dieser Verlust nicht durch eine tagliche, alternierende Datensicherung hatte vermieden werden konnen. Ebenso haftet FMI nicht fur Schaden, die durch Software verursacht worden sind, sofern diese aufgrund einer Uberprufung der Arbeitsergebnisse der Software in regelmaßigen Abstanden hatten vermieden werden konnen. Eventuelle Produkthaftungsanspruche sowie das ggf. bestehende gesetzliche Recht des Lizenznehmers, sich wegen einer Vertragsverletzung, die kein Mangel ist, vom Vertrag zu losen, bleiben von den vorstehenden Einschrankungen unberuhrt. Diese Haftungsbeschrankung gilt unabhangig von dem Bestehen, Nichtbestehen oder dem Fehlschlagen von Gewahrleistungsrechten. 6. Beendigung. Fur den Fall, dass der Lizenznehmer gegen die Lizenzbedingungen verstoßt und diesen Verstoß nicht innerhalb von 30 Tagen nach Abmahnung durch FMI heilt, ist FMI berechtigt, die Lizenz außerordentlich zu kundigen. Der Lizenznehmer ist jederzeit berechtigt, die Seite 4

5 Lizenz durch schriftliche Erklarung gegenuber FMI zu kundigen. Im Fall der Beendigung der Lizenz ist der Lizenznehmer verpfichtet, die Software zu zerstoren, einschließlich aller schriftlichen Begleitmaterialien und aller Kopien; die Bestimmungen unter 2 bis 8 dieser Lizenz gelten jedoch fort. 7. Unterstutzung: FMI ist nicht verpfichtet, den Lizenznehmer bei der Nutzung der Erweiterungssoftware technisch zu unterstutzen. Der Lizenznehmer kann wahrend der Laufzeit dieser Lizenz die von FMI jeweils angebotenen entgeltlichen Unterstutzungsleistungen nur dann in Anspruch nehmen, wenn dieses gesondert vereinbart und vergutet wird. 8. Exportbeschrankung: Der Lizenznehmer verpfichtet sich, es zu unterlassen, die Software zu nutzen, zu exportieren oder zu reexportieren, soweit dies nicht durch das Recht der Vereinigten Staaten und das Recht des Staates, in dem er die Software erhalten hat, gestattet ist. Insbesondere darf die Software nicht in ein Land exportiert oder reexportiert werden, welches einem Embargo der Vereinigten Staaten unterliegt (gegenwartig Kuba, Iran, Nordkorea, Sudan und Syrien) oder an einen Empfanger weitergegeben werden, welcher auf der vom U.S. Treasury Department herausgegebenen Liste der Specially Designated Nationals oder der vom U.S. Department of Commerce herausgebenen Denied Persons List oder Denied Entities List verzeichnet ist; ebensowenig darf die Software Personen uberlassen werden, die Staatsangehorige eines dieser Lander sind oder sich dort aufhalten. Durch die Benutzung der Software garantiert der Lizenznehmer, dass er weder selbst Staatsangehoriger eines solchen Landes ist noch sich dort aufhalt oder sonst der Regierungsgewalt eines solchen Landes unterliegt. 9. Allgemeines: Dieser Lizenzvertrag unterliegt dem Rechts des Vereinigten Konigreichs von Großbritannien und Nordirland mit Ausnahme der Vorschriften betrefend das Internationale Privatrecht. Das UN-Kaufrecht (CISG) ist nicht anzuwenden. Dieser Lizenzvertrag gibt die Abreden in Bezug auf die Software vollstandig wieder; fruhere Abreden, Nebenabreden oder abweichende Geschaftsbedingungen gelten nicht. Unbeschadet der Haftung fur Arglist erkennt der Lizenznehmer an, dass der Vertragsschluß nicht auf Zusicherungen von FMI beruht. Alle nach dem Lizenzvertrag abzugebenden Erklarungen und Mitteilungen oder Anderungen desselben sind nur schriftlich wirksam. Fur den Fall, dass eine Bestimmung dieses Lizenzvertrages von einem zustandigen Gericht als rechtswidrig angesehen wird, wird diese nur durchgefuhrt, soweit dies rechtlich moglich ist, wahrend die verbleibenden Bestimmungen dieses Lizenzvertrages voll umfanglich wirksam bleiben. Der Verzicht von FMI auf Anspruche oder Rechte bedarf der ausdrucklichen schriftlichen Erklarung und wird nicht durch die ganz oder teilweise Nichtausubung solcher Anspruche oder Rechte begrundet. Software, die aufgrund von Verhandlungen ab dem 1. Dezember 1995 an die Regierung der Vereinigten Staaten von Amerika geliefert wird, unterliegt den gewerblichen Lizenzrechten und beschrankungen nach dieser V ereinbarung. Software, die aufgrund von V erhandlungen vor dem 1. Dezember 1995 an die Regierung der Vereinigten Staaten von Amerika geliefert wird, wird mit "Restricted Rights" nach naherer Maßgabe der Defnition in Klausel 48 CFR (Juni 1987) der FAR bzw. nach Klausel 48 CFR (Oktober 1988) der DFAR geliefert. gfm-business Anwenderhandbuch, 1. Aufage, November 2013 Seite 5

6 Inhaltsverzeichnis Lizenzbedingungen... 2 FileMaker Lizenzvertrag Lizenz Einführung in gfm-business Warenwirtschaft Einleitung Übergreifende Funktionen Funktionen im Kontaktmanagement (CRM) Funktionen der Korrespondenzverwaltung Funktionen der Fakturierung/Kassenbuch Funktionen der Artikelverwaltung Einstellungen und Benutzerverwaltung Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten Installieren von gfm-business free Systemanforderungen Installieren von gfm-business auf OS X und Windows Download von gfm-business Free Installieren von gfm-business Free Benutzeranmeldung an gfm-business System-/Benutzerverzeichnis setzen Installieren von gfm-business auf dem Apple ipad Datenbanken auf das ipad kopieren Erster Start von gfm-business und das Hauptmenü Starten von gfm-business unter Mac OS X oder Windows Das Hauptmenü von gfm-business Kunden und Kontakte (CRM) Korrespondenz Fakturierung Artikelverwaltung Einstellungen Die Benutzeroberfäche von gfm-business Die Haupt-Navigationsleiste Navigation innerhalb eines Programmteils Funktions- und Schaltfächenleiste Die Symbolleiste Eingabefelder und Wertelisten Auswahllisten Datumsfelder Listenansichten Schnellsuche in Listenansichten Funktionen Kontextsensitive Funktionen Seite 6

7 5. Datensätze selektieren und sortieren Der Suchen-Modus Suchen nach Text Suchen nach Zahlen und Datum Suchen nach Wertbereichen Suchen nach leeren oder nicht leeren Feldern Suchen nach doppelten Werten Verwenden mehrerer Suchkriterien Einschranken einer Ergebnismenge Erweitern einer Ergebnismenge Andern der letzten Suchabfrage Aus- und Einblenden von Daten in einer Ergebnismenge Kurzsuche auf Basis eines Feldinhalts Suchen und Ersetzen von Daten Ersetzen eines Feldwertes durch berechnete Werte Sortieren von Datensätzen Drucken in gfm-business Drucken von Formularen und Listen in gfm-business gfm-business einrichten und konfgurieren Firmenstamm und Stammdaten Bankverbindungen Vorgaben für gfm-business Vorgaben > Texte und Pfade Vorgaben > Faktura Vorgaben > Währungen Vorgaben > Artikel Vorgaben > Wertelisten Erscheinungsbild Benutzerverwaltung Funktionen der Benutzerverwaltung Benutzerverwaltung > Einstellungen Benutzerverwaltung > Berechtigungen Kunden und Kontakte Kunden > Übersicht Felder in Kunden > Übersicht - Stammdaten Felder in Kunden > Übersicht - Selektionen Felder in Kunden > Übersicht - Anfahrt Funktionen in Kunden > Übersicht Kontextsensitive Funktionen in Kunden > Übersicht Kunden > Adressen Felder in Kunden > Adressen Funktionen in Kunden > Adressen Kontextsensitive Funktionen in Kunden > Adressen...64 Seite 7

8 8.3 Kunden > Belege Felder in Kunden > Belege > Angebote Felder in Kunden > Belege > Aufträge Felder in Kunden > Belege > Rechnungen Felder in Kunden > Belege > Lieferscheine Felder in Kunden > Belege > Gutschriften Felder in Kunden > Belege > Mahnungen Funktionen in Kunden > Belege Korrespondenz Korrespondenz > Dokumente Felder in Korrespondenz > Dokumente Funktionen in Korrespondenz > Dokumente Korrespondenz > Vorlagen Felder in Korrespondenz > Vorlagen Platzhalter in Dokumente > Vorlagen Funktionen in Korrespondenz > Vorlagen Faktura Faktura > Angebote Felder in Faktura > Angebote Funktionen in Faktura > Angebote Kontextsensitive Funktionen in Faktura > Angebote Faktura > Aufträge Felder in Faktura > Aufträge Funktionen in Faktura > Aufträge Kontextsensitive Funktionen in Faktura > Aufträge Faktura > Rechnungen Felder in Faktura > Rechnungen Funktionen in Faktura > Rechnungen Kontextsensitive Funktionen in Faktura > Rechnungen Faktura > Lieferscheine Felder in Faktura > Lieferscheine Funktionen in Faktura > Lieferscheine Kontextsensitive Funktionen in Faktura > Lieferscheine Faktura > Gutschriften Felder in Faktura > Gutschriften Funktionen in Faktura > Gutschriften Kontextsensitive Funktionen in Faktura > Gutschriften Faktura > Mahnungen Felder in Faktura > Mahnungen Funktionen in Faktura > Mahnungen Kontextsensitive Funktionen in Faktura > Mahnungen Artikelverwaltung Artikel > Artikelstamm Seite 8

9 Felder in Artikel > Artikelstamm Funktionen in Artikel > Artikelstamm Artikel > Lieferanten Felder in Artikel > Lieferanten Funktionen in Artikel > Lieferanten Enthaltene Drucklayouts Kundenliste (Kunden) Briefayout (Korrespondenz) Telefaxlayout (Korrespondenz) Angebot (Angebotspositionen) Auftragsbestätigung (Auftragspositionen) Rechnung (Rechnungspositionen) Lieferschein (Lieferscheinpositionen) Gutschrift (Gutschriftspositionen) Mahnung (Mahnungspositionen) Angebotsliste (Angebote) Auftragsliste (Aufträge) Rechnungsliste (Rechnungen) Lieferscheinliste (Lieferscheine) Gutschriftenliste (Gutschriften) Mahnungsliste (Mahnungen) Artikelliste (Artikelstamm) Seite 9

10 1 Einführung in gfm-business Warenwirtschaft In diesem Dokument fnden Sie Hinweise zur Installation und Verwendung von gfm-business für Windows, Mac OS X und Apple ipad unter Verwendung von FileMaker Pro, FileMaker Server und/oder FileMaker Go für Apple ipad. 1.1 Einleitung gfm-business ist ein Softwareprodukt, das zur Unterstützung der Vertriebs-, Kommunikations-, Abrechnungs- und Verwaltungstätigkeit in beliebigen KMU (kleinen und mittelständischen Unternehmen) entwickelt wurde. gfm-business basiert auf dem Datenbank-Management-System FileMaker, das sich vor allem durch seine fexible Anpassungsfähigkeit an vorhandene Workfows auszeichnet. FileMaker ist die fuhrende Workgroup-Datenbanksoftware zur schnellen Erstellung und Freigabe von Losungen fur die Anforderungen Ihres Unternehmens. Leistungsstarke Funktionen, Unterstützung verschiedener Plattformen und eine mühelos zu bedienende Benutzeroberfäche machen gfm-business in Verbindung mit FileMaker Pro unentbehrlich für jeden, der den Überblick über alle Leistungen, Mitarbeiter und andere Daten behalten möchte und sie verwalten muß. Im folgenden fnden Sie einen Ausschnitt aus dem Funktionsumfang von gfm-business: Übergreifende Funktionen Laufähig mit allen verfügbaren Bildschirmmasken und Listen unter Windows, Mac OS X und Apple ipad mit benutzeroptimierten Layouts für die Benutzung auf dem ipad. Variables Erscheinungsbild mit unterschiedlichen Themes für Mac OS X, Windows und ios. Schnellsuche in allen Datenportalen und Listenansichten. Detailsuche auf jedes verfügbare Feld mit vordefnierten Suchproflen. Übersichtliches Hauptmenü mit Anzeige der letzten Änderungen an Datensätzen aus CRM, Korrespondenz und Artikeln. Für Apple ipad einstellbar für Rechts- und Linkshänderbedienung. Druck und Datenexport direkt aus allen Eingabemasken heraus. Syntax aller laufenden Nummern frei defnierbar mit Prefx und Sufx Funktionen im Kontaktmanagement (CRM) Verwaltung von Kunden, Lieferanten und Interessenten in einem Modul. Beliebig viele Adressen pro Kontaktdatensatz. Adressen lassen sich als Standard defnieren oder vor dem Löschen schützen. Frei defnierbare Felder für individuelle Datenspeicherung. Integrierte PLZ-Datenbank für automatische Pfege von Postleitzahlen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. Integrierte BLZ-Datenbank für automatische Pfege von Banken. Integrierte Datenbank für die automatische Pfege von Anreden und Briefanreden mit ca Vornamen. Seite 10

11 Automatische Konvertierung herkömmlicher Bankverbindungen nach BIC/IBAN. Anfahrtsplan mit Google-Maps-Anbindung für alle Adressen. Adressen mit Anbindung an Apple Kontakte sowie Microsoft Outlook. Export von Adressen als vcard für die Nutzung in anderen Anwendungen. Anzeige von Umsätzen und Angeboten als Kundenstatistik der letzten 12 Monate in jedem Kundendatensatz Funktionen der Korrespondenzverwaltung Korrespondenzverwaltung mit Vorlagensystem für schriftliche Korrespondenz direkt aus der Datenbank, optional mit automatischer Pfege einer Aktion beim Ausdruck. Beliebig viele Vorlagen, auf deren Basis sich kundenbezogene Dokumente erstellen lassen. Mehr als 30 Platzhalter von Stammdaten und kundenbezogenen Daten für individuelle Korrespondenz. Einzel- und Seriendruck. Persönliche Ansprache durch Verwendung gespeicherter Kontaktpersonen und Anreden. Beliebig viele Dateianhänge pro Datensatz. Senden von Dokumenten und Anhängen per . Unterschriftsfeld für Anschreiben mit automatisierter Unterschrift. Ereignisprotokoll, das jede Änderung an der Datenbank aufzeichnet Funktionen der Fakturierung/Kassenbuch Fakturierung mit Angeboten, Aufträgen, Rechnungen, Lieferscheinen, Gutschriften und Mahnungen. Frei defnierbare laufende Belegnummern mit individuellem Präfx und Sufx. Getrennte Rechnungs- und Lieferanschrift mit automatischer Datenübertragung. Beliebig viele Positionen pro Beleg. Beliebig viele Mehrwertsteuersätze. Beliebig viele Zahlungsarten mit Angabe der Fälligkeit sowie Mahnstufen 1 und 2. Beliebige interne Bemerkungen sowie beliebige Bemerkungen, die auf dem Beleg erscheinen. Rechnungen und Gutschriften mit Buchungssystem und Änderungsschutz nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung. Automatische Erstellung eines Auftrags aus einem Angebot heraus. Automatische Erstellung einer Rechnung aus einem Angebot heraus. Automatische Erstellung eines Lieferscheins aus einem Auftrag heraus. Automatische Erstellung einer Rechnung aus einem Auftrag heraus. Automatische Erstellung eines Lieferscheins aus einer Rechnung heraus. Automatische Erstellung einer Gutschrift aus einer Rechnung heraus. Automatische Erstellung einer Mahnung aus einer Rechnung heraus. Automatisierte Lokalisierung ofener Posten mit Anzeige im Hauptmenü. Seite 11

12 Automatisierter Mahnlauf mit Anzeige im Hauptmenü. Automatisches Mahnwesen mit zwei Mahnstufen und Abgabe an Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren Funktionen der Artikelverwaltung Frei defnierbare Selektionsfelder. Automatische Kalkulation für bis zu drei unterschiedliche Verkaufspreise (empfohlen, Mindest-VK, Online-VK). ipad: Schnittstelle zu CNS Barcode zum Scannen von Barcodes mit der Kamera des ipad. ipad: Aufnahme von Produktfotos direkt mit der Kamera des ipad. Beliebig viele Lieferanten pro Artikel mit Berechnung des günstigsten Einkaufspreises Einstellungen und Benutzerverwaltung Beliebig viele Bankverbindungen, davon bis zu drei darstellbar auf Drucklayouts. Beliebig viele Adressarten und Defnition einer Standard-Adressart. Pfege gesetzlicher Angaben wie USt.-ID, Steuernummer sowie Kontaktmöglichkeiten in sozialen Netzwerken. Backup aller verfügbaren Datentabellen mit integrierter Update-Funktion. Frei defnierbare Textvorlagen für die Versendung aller Belegarten aus dem Faktura-Modul. Beliebig viele frei defnierbare Zahlungsarten. Frei defnierbare Nummernkreise für alle Belegarten inklusive Präfx und Sufx. Freie Defnition der Wertelisten Freie Selektion, Geschäftsbereiche, Freifelder, Freie Selektionen, Geschäftsbereiche, Kundenarten usw. Verwaltung aller Benutzer-Stammdaten wie Name, Abteilung, Gruß, Kürzel, Durchwahl, Unterschrift, , Telefon, Mobilfunk und -Signatur. Benutzerdefnierte Anzeige der Benutzeroberfäche (Erscheinungsbild). Individuelle Einstellungen wie Dokumentpfade, Erscheinungsbild, Quickinfos oder HauptmenüAnsicht pro Benutzer. Frei konfgurierbare Benutzerrechte und Menüpunkte im Hauptmenü pro Benutzer. Seite 12

13 1.2 Speichern und Senden von Daten in anderen Formaten Mit FileMaker Pro konnen Sie Daten in verschiedenen Dateiformaten wie Microsoft Excel- Arbeitsblattern und Adobe PDF-Dateien speichern, so dass Sie die Dateien Benutzern schicken konnen, die FileMaker Pro nicht besitzen. Sie konnen die Dateien automatisch per versenden, nachdem Sie sie gespeichert haben. 2 Installieren von gfm-business free Bei gfm-business Free handelt es sich um ein FileMaker Runtime-Paket, das unter Windows oder Mac OS X keine Lizenz von FileMaker Pro benotigt, jedoch nicht im Netzwerk mit mehreren Benutzern laufahig ist. 2.1 Systemanforderungen Betriebssystem Mindestanforderung Empfohlen Windows 8 Standard und Pro, CPU: mindestens 1 GHz CPU: mindestens 1 GHz Windows 7 Ultimate, Professional, Arbeitsspeicher: 1 GB Arbeitsspeicher: 2 GB Home Premi-um, Windows Vista Grafkkarte und Bildschirm mit Grafkkarte und Bildschirm mit Ultimate, Profes-sional, Home mindestens 1024x768 Pixeln, DVD- mindestens 1024x768 Pixeln, DVD- Premium (Service Pack 2) Laufwerk (für Box-Produkte) Laufwerk (für Box-Produkte) OS X Mountain Lion v10.8 Mac mit 64-Bit Intel Core 2 Duo Mac mit 64-Bit Intel Core 2 Duo Arbeitsspeicher: 2 GB Arbeitsspeicher: 4 GB DVD-Laufwerk (für Box-Produkte) DVD-Laufwerk (für Box-Produkte) Mac mit 64-Bit Intel Core 2 Duo Mac mit 64-Bit Intel Core 2 Duo Arbeitsspeicher: 2 GB Arbeitsspeicher: 4 GB DVD-Laufwerk (für Box-Produkte) DVD-Laufwerk (für Box-Produkte) OS X Lion v Installieren von gfm-business auf OS X und Windows Download von gfm-business Free Die jeweils aktuellste Version von gfm-business Free konnen Sie auf herunterladen. Der Download besteht aus einem ZIP-Archiv, das folgende Komponenten enthalt: gfm-business - Hauptverzeichnis des ZIP-Archivs Dokumente Dokumentverzeichnis gfm-business - System-/Nutzerverzeichnis, das alle fur gfm-business relevanten Verzeichnisse enthalt Angebote - Verzeichnis fur Angebotsbelege Auftrage - Verzeichnis fur Auftragsbestatigungen Seite 13

14 Dokumentation - Verzeichnis fur die gfm-business-dokumentation im PDF-Format Export - Standardverzeichnis fur Datenexporte Gutschriften - Verzeichnis fur Gutschriftsbelege Lieferscheine - Verzeichnis fur Lieferscheinbelege Listen - Standardverzeichnis fur gedruckte Listen Rechnungen - Verzeichnis fur Rechnungsbelege System - Systemverzeichnis fur gfm-business Temp - Temporares Verzeichnis fur gfm-business Visitenkarten - Standardverzeichnis fur Visitenkarten (vcards) Programm - Programmverzeichnis im ZIP-Archiv gfm-business Programm-Verzeichnis Extensions - Verzeichnis fur Plugin-Erweiterungen gfm-business.app (.exe) - Programmdatei fur gfm-business gfm-business-datenbanken mit der Endung.gfm Installieren von gfm-business Free Um gfm-business Free unter Mac OS X zu installieren, kopieren Sie das Dokumentverzeichnis gfmbusiness mit allen enthaltenen Verzeichnissen in Ihr Dokumentverzeichnis auf dem Mac. Kopieren Sie daraufhin das Programmverzeichnis gfm-business in das Programm-Verzeichnis auf Ihrem Mac. Die Installation ist damit abgeschlossen, und Sie konnen gfm-business mit Doppelklick auf gfm-business.app im Programmverzeichnis starten Benutzeranmeldung an gfm-business Nach Starten der Anwendung erscheint ein Dialog fur die Benutzeranmeldung. Melden Sie sich in diesem Dialog mit den folgenden Benutzerdaten an: Benutzername: gfmbusiness Passwort: gfmbusiness System-/Benutzerverzeichnis setzen Nach der Anmeldung pruft gfm-business, ob der Standard-Systempfad korrekt eingerichtet und gefunden wurde. Nach dem ersten Start ist dies nicht der Fall, und es erscheint folgende Meldung: gfmbusiness informiert Sie daruber, dass der Standard-Systempfad nicht gefunden werden konnte. Dieser wird fur die Arbeit mit gfm-business benotigt, um entsprechende Dokumente speichern zu konnen. Nach Klick auf die Schaltfache [OK] erscheint ein Dialog zur Auswahl des System- bzw. Seite 14

15 Benutzerverzeichnisses. Navigieren Sie nun in diesem Dialog zu Ihrem gfm-business Dokumentverzeichnis, in dem Sie alle weiteren Unterverzeichnis- se sehen konnen (Angebote, Auftrage, Dokumentation, usw.) und klicken auf die Schaltfache [Auswahlen]. Das System- bzw. Benutzerverzeichnis wurde damit eingerichtet und steht kunftig fur die Arbeit mit gfm-business zur Verfugung. Sie befnden sich daraufhin im Hauptmenu von gfm- Business. 2.3 Installieren von gfm-business auf dem Apple ipad Für die Installation von FileMaker Go auf einem Apple ipad suchen Sie einfach im App Store oder im itunes App Store nach FileMaker Go für das ipad und installieren es. FileMaker Go für das ipad ist kostenlos. Bitte beachten Sie, dass von FileMaker Go auch eine Version für das Apple iphone erhältlich ist Datenbanken auf das ipad kopieren Schließen Sie das ipad an Ihren Computer an und starten Sie itunes Wählen Sie in der linken Spalte unter [Geräte] Ihr ipad aus Klicken Sie in der oberen Leiste auf die Schaltfäche [Apps] Wählen Sie im Bereich [Dateifreigabe] die App FileMaker Go aus Klicken Sie unter [Dokumente von FileMaker Go ] auf die Schaltfäche [Hinzufügen...] Wählen Sie nun alle Dateien von gfm-business mit der Endung [.gfm] aus (nicht.app oder.exe) und klicken auf die Schaltfäche [Hinzufügen] Daraufhin werden alle für gfm-business erforderlichen Dateien auf Ihr ipad übertragen. Sie fnden gfmbusiness auf Ihrem ipad in der linken Spalte unter Dateien auf dem Gerät, nachdem Sie FileMaker Go auf Ihrem ipad gestartet haben. Seite 15

16 3 Erster Start von gfm-business und das Hauptmenü Nachdem Sie die Grundinstallation von gfm-business vorgenommen haben, können Sie gfm-business zum ersten Mal starten. Im folgenden Kapitel erfahren Sie mehr über den Start und die erste Einrichtung von gfm-business. 3.1 Starten von gfm-business unter Mac OS X oder Windows Starten Sie zunächst gfm-business. Die Software befndet sich im Verzeichnis gfmbusiness/programm/gfm-business auf der Position der Festplatte, an die Sie das gfm-businessverzeichnis kopiert haben. Starten Sie die Datei gfm-business.app (Mac) oder gfmbusiness.exe (Windows). Melden Sie sich mit folgenden Benutzerdaten an: Login: gfmbusiness - Passwort: gfmbusiness Ändern Sie im Rahmen der Einrichtung auf jeden Fall das Passwort dieses Benutzers! Nach dem erfolgreichen Start öfnet sich das Hauptmenü von gfm-business. Es enthält auf der linken Seite alle Module der Software in drei Spalten, die jeweils farbig gekennzeichnet sind. In der mittleren Spalte befndet sich eine Statistik mit aktuellen Istwerten, und in der rechten Spalte befndet sich eine Übersicht der nächsten Termine, fälliger Wiedervorlagen und der letzten Ereignisse. Seite 16

17 3.2 Das Hauptmenü von gfm-business Auf dem Hauptmenü von gfm-business werden nach dem ersten Start alle verfügbaren Programmteile angezeigt. Jeder Programmteil ist farblich gekennzeichnet - Masken in tieferen Ebenen besitzen die jeweils gleiche Farbe aufgehellt Kunden und Kontakte (CRM) In der linken Spalte des Hauptmenüs befnden sich alle verfügbaren Menüpunkte für die Kunden- und Kontaktdatenbank (Customer Relationship Management, CRM). Haupt-Masken sind dabei dunkler eingefärbt als Registerschaltfächen auf den Masken, die im Hauptmenü direkt angesprungen werden können. Kunden - Hauptmaske für die Verwaltung von Kunden und Kontakten. Enthält Registerschaltfächen für Details, Selektionen und Anfahrt mit Anbindung an Google Maps. Adressen - Dient zur Erfassung beliebig vieler weiterer Adressen des aufgerufenen Kundendatensatzes. Belege - Enthält eine Übersicht aller Belege des aufgerufenen Kundendatensatzes: Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften und Mahnungen. Die Kundendatenbank enthält alle Kontakte und Adressen von Kunden, Lieferanten, Interessenten oder anderen Kontakten. Von diesem Programmteil aus können Kunden und Kontakte verwaltet werden, Adressenerfasst und s, Briefe oder Telefaxe an Kunden oder andere Kontakte versendet werden. In der Registerschaltfäche Übersicht > Selektionen können bis zu vier unterschiedliche Wertelisten für jeweils beliebig viele frei defnierbare Selektionen erfasst werden. Der Programmteil Belege zeigt alle in der Faktura erfassten Belege für den aufgerufenen Kunden, jeweils getrennt nach der Art des Beleges aufgerufenen Korrespondenz Der Programmteil Korrespondenz enhält alle s, Briefe und Telefaxe, die bisher an Kunden oder Kontakte versendet wurden. Im Programmteil Vorlagen können Dokumentvorlagen erstellt werden, die in der Kundenund Kontaktverwaltung auf Knopfdruck versendet werden können. Briefe und Telefaxe basieren auf Drucklayouts, die in der Datei gfm-drucklayouts frei defniert werden können. Weitere Information zur Defnition eigener Drucklayouts fnden Sie in Kapitel 14. Im Programmteil Ereignisse werden alle Änderungen von Daten in Bezug auf den aufgerufenen Korrespondenz-Datensatz in einer chronologischen Liste angezeigt. Seite 17

18 3.2.3 Fakturierung Im Programm-Modul Faktura können Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften oder Mahnungen für beliebige Kontaktadressen aus dem Programmteil Kunden erzeugt werden. Es enthält für jede Belegart eine eigene Bildschirmmaske, in der alle Angaben, Belegund Lieferanschrift sowie beliebig viele Positionen zum jeweiligen Beleg gepfegt werden. Jede Bildschirmmaske enthält die Registerschaltfäche Ereignisse, in der alle Änderungen von Daten in Bezug auf den aufgerufenen BelegDatensatz in einer chronologischen Liste angezeigt werden Artikelverwaltung Der Programmteil Artikel dient zur Verwaltung von materiellen und immateriellen Gütern, die zum Verkauf an Kunden bestimmt sind. Die Artikelverwaltung dient auch als Grundlage für Dienstleistungs-Artikel, die für die Zeiterfassung und Abrechnung von erbrachten Dienstleistungen verwendet werden können. Die Maske für den Artikelstamm enthält die Registerschaltfäche Beschreibung, in der eine detaillierte Artikelbeschreibung, eine Kurzbeschreibung und Schlagworte erfasst werden können. In der Maske Lieferanten können für jeden Artikel beliebig viele Lieferanten mit jeweils bis zu drei Rabattstafeln erfasst werden Einstellungen Im Programmteil Einstellungen kann gfm-business individuell an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Firmenstamm - Erfassen Sie hier alle Stammdaten zur Firma wie Anschrift, Kommunikationswege, Bankverbindungen, rechtliche Angaben, Abteilungen, Adressarten, Firmenlogo. Bankverbindungen Unter diesem Menüpunkt können Sie beliebig viele Bankverbindungen Ihres Unternehmens speichern. Vorgaben Texte und Pfade Erfassen Sie hier Standardtexte für alle Belegarten aus der Faktura sowie den Systempfad und den Pfad für gespeicherte Aktionen. Faktura Vorgaben für Zahlungsarten, Nummernkreise, Buchungskonten, Erlöskonten, Umsatzsteuer, Standard-Währung und Statistiksätze. Währungen Valutakurse für die Fremdwährungen AUD, BGN, BRL, CAD, CHF, CNY, CZK, DKK, GBP, HKD, HRK, HUF, IDR, ILS, INR, JPY, KRW, LTL, LVL, MXN, MYR, NOK, NZD PHP, PLN, RON, RUB, SEK, SGD, THB, TRY, USD und ZAR mit automatischer Aktualisierung über die Europäische Seite 18

19 Zentralbank. Artikel In dieser Einstellungsmaske können Produktkategorien, Produktoptionen und zugehörige Produktoptionswerte sowie Wertelisten für die Artikelverwaltung gepfegt werden. Wertelisten Individuelle Anpassung aller Wertelisten, die in gfm-business verwendet werden. Erscheinungsbild - In diesem Programmteil können Sie wählen, welches Erscheinungsbild aufgerufen werden soll, wenn dem Benutzer kein Erscheinungsbild zugeordnet wurde. Standardmäßig stehen Benutzeroberfächen für Mac OS X, Windows und Internetverbindung zur verfügung. Letztere kann bei langsamen Internetverbindungen genutzt werden, um die Geschwindigkeit der Software bei niedrigen Bandbreiten zu erhöhen. Benutzer - In der Benutzerverwaltung können beliebig viele Benutzer erfasst werden, die Zugrif zu gfm-business erhalten sollen. Unter der Registerschaltfäche Allgemein werden der Kontoname, Name und Vorname, Abteilung, Grußkürzel, Kürzel, Durchwahl und bei Bedarf eine grafsche Unterschrift verwaltet. Die Registerschaltfäche Einstellungen enthält Angaben zur -Adresse, dem StandardErscheinungsbild, Quickinfos, Telefonnummer, Pfad zum Arbeitsverzeichnis, Position des Hauptmenüs sowie eine -Signatur für jeden Benutzer. Unter der Registerschaltfäche Rechte/Hauptmenü kann für jeden Benutzer individuell eingestellt werden, welche Programmteile für ihn sichtbar sind und welche Programmteile im Hauptmenü sichtbar sind. Seite 19

20 4 Die Benutzeroberfäche von gfm-business Die Benutzeroberfäche von gfm-business wurde nach jahrelanger Entwicklung verschiedenster FileMaker-Lösungen immer weiter auf die Bedürfnisse der Benutzer angepaßt. Dabei wurde die Navigation und Optik innerhalb der Software an die Bedienung gängiger Mac OS X- und WindowsProgramme angelehnt, um einen höchstmöglichen Wiedererkennungswert zu schafen und damit eine möglichst niedrige Einarbeitungszeit zu gewährleisten. 4.1 Die Haupt-Navigationsleiste Mit der Haupt-Navigationsleiste am oberen Bildschirmrand kann von jeder Bildschirmmaske aus jedes andere Programm-Modul von gfm-business aufgerufen werden. Am rechten Rand befndet sich eine Schaltfäche, mit der jederzeit zum Hauptmenü gewechselt werden kann. 4.2 Navigation innerhalb eines Programmteils Am linken Rand jeder Bildschirmmaske befndet sich die Auswahlleiste, die für die Navigation innerhalb eines Programmteils benötigt wird. Unterhalb der Beschriftung AUSWAHL befnden sich alle verfügbaren Bildschirmmasken innerhalb eines Programmteils, zu denen per Mausklick gewechselt werden kann. Am unteren Rand der Auswahlleiste befndet sich ein Infofenster, das Informationen über den aktuell aufgerufenen Datensatz und über alle Datensätze der aktuellen Datenbank enthält: Erstellt am - Erstellungsdatum des aktuellen Datensatzes Von - Sachbearbeiter, der den aktuellen Datensatz erstellt hat Geändert am - Änderungsdatum des aktuellen Datensatzes Von - Sachbearbeiter, der den aktuellen Datensatz zuletzt geändert hat Datensatz - Nummer des aktuellen Datensatzes in der Ergebnisliste Aufgerufen - Anzahl aufgerufener Datensätze in der aktuellen Ergebnisliste Gesamt - Anzahl aller Datensätze in der aktuellen Datenbank Status - Sortierstatus der aktuellen Ergebnisliste Seite 20

21 4.3 Funktions- und Schaltfächenleiste Am unteren Bildschirmrand befndet sich die Funktions- und Schaltfächenleiste. Diese beinhaltet am linken Rand eine Funktions-Schaltfäche, die alle Funktionen für die aktuelle Bildschirmmaske enthält. Am rechten Rand der Funktions- und Schaltfächenleiste kann zwischen Formular- und Listenansicht umgeschaltet werden. Daneben können für jede Maske bis zu fünf Schaltfächen individuell konfguriert werden, damit favorisierte Funktionen schneller ausgeführt werden können. Alle in der Anwendung verfügbaren Schaltfächen werden unter Einstellungen > Erscheinungsbild > Schaltfächen eingerichtet. Diese Maske zeigt pro Zeile ein Bildschirmlayout jeweils für DesktopComputer und das Apple ipad. Pro Layout können bis zu fünf Schaltfächen für favorisierte Funktionen eingerichtet werden. In den Popup-Listen befnden sich alle Funktionen, die für das jeweilige Layout zur Verfügung stehen. Seite 21

22 Seite 22

23 Schaltfächen können für jeden Benutzer separat defniert werden. Unter dem Menüpunkt Einstellungen > Benutzer > Schaltfächen steht für jeden eingerichteten Benutzer eine gleichartige Liste zur Verfügung, in der für jeden Benutzer separat bis zu fünf Schaltfächen für favorisierte Funktionen eingerichtet werden kann. Seite 23

24 4.4 Die Symbolleiste In der Symbolleiste befnden sich Schaltfachen fur die Datensatznavigation und Funktionen wie suchen, sortieren, drucken, usw. Auf ipad-layouts wird die Symbolleiste aus Platzgründen nicht angezeigt - die entsprechenden Funktionen befnden sich auf dem ipad in einer weiteren Funktions-Schaltfäche innerhalb der Auswahlleiste am linken Bildschirmrand. Springt zum ersten Datensatz in der derzeitig aufgerufenen Ergebnismenge. Springt zum vorherigen Datensatz. Springt zum nächsten Datensatz. Springt zum letzten Datensatz in der derzeitig aufgerufenen Ergebnismenge. Dient zum Anlegen eines neuen Datensatzes. Diese Funktion steht nur in Masken zur Verfügung, die die Anlage neuer Datensätze erlauben. Schliesst den aktuellen Datensatz oder die nächsten x Datensätze aus der aktuell aufgerufenen Ergebnismenge aus. Bei Klick auf diese Schaltfäche erscheint ein Dialogfeld zur Angabe der gewünschten Ausschlussmenge. Kehrt die aktuelle Ergebnismenge um, zeigt alle derzeit ausgeschlossenen Datensätze an. Schaltet in den Suchen-Modus für die Selektion von Datensätzen. Der Suchen-Modus wird gekennzeichnet durch gestrichelte Feldrahmen und ein Lupen-Symbol in jedem Feld. Der Suchvorgang kann durch Druck auf die <Enter>-Taste gestartet werden. Dient zum Ändern der letzten Suchabfrage. Diese Funktion schaltet in den Suchen-Modus und trägt automatisch die zuletzt eingegebene Suchabfrage ein. Hebt eine bestehende Selektion auf und zeigt alle verfugbaren Datensatze in der aktuellen Datenbank an. Ofnet eine Dialogbox zum Sortieren von Datensatzen innerhalb der aktuellen Ergebnismenge. Datensätze können nach beliebig vielen Kriterien aufsteigend oder absteigend sortiert werden. Ofnet eine Dialogbox zum Drucken von Formularen oder Listen. Im Druckdialog werden alle Drucklayouts angezeigt, die dem aktuell aufgerufenen Programmteil zugeordnet wurden. Mit dieser Funktion können Feldinhalte aller aufgerufenen Datensätze in verschiedenen Formaten Exportiert werden, z.b. Microsoft Excel oder CSV/Textdateien. Löscht der derzeit aufgerufenen Datensatz nach Bestätigung eines entsprechenden Dialogs. Diese Funktion steht nicht in allen Bildschirmlayouts zur Verfügung. Mit dieser Funktion kann eine Hilfefunktion aufgerufen werden, die in allen Bildschirmlayouts von gfmbusiness zur Verfügung steht. Seite 24

25 4.5 Eingabefelder und Wertelisten Jedes hell (weiß) hinterlegte Feld kann in gfm-business vom Anwender editiert werden. Grau hinterlegte Felder können nicht verändert werden, weil es sich dann um ein automatisch berechnetes Feld handelt Auswahllisten Felder, die am rechten Rand mit einem nach unten zeigenden Pfeil ausgestattet sind, verfugen uber eine Auswahlliste, die mit Klick auf den Pfeil aufrufbar ist. Die dafur erforderlichen Wertelisten sind entweder selbst lernend oder konnen in den Einstellungen im Teilbereich Wertelisten angepaßt werden. Nach Auswahl eines Eintrags in der Auswahlliste wird der gewählte Wert in das entsprechende Feld übernommen Datumsfelder Alle editierbaren Datumsfelder in gfm-business enthalten einen Aufklappkalender, der ahnlich wie eine Werteliste am rechten Rand eines Datumsfeldes aufgerufen werden kann. Innerhalb des Aufklappkalenders kann mit den horizontalen Pfeilen durch die Monate und mit den vertikalen Pfeilen durch die Jahre navigiert werden. Nach Auswahl eines Datums im Aufklappkalender wird das gewählte Datum in das entsprechende Feld übernommen. 4.6 Listenansichten In jedem Modul befnden sich Listenansichten, die in der Funktionsleiste am unteren rechten Bildschirmrand aufgerufen werden. Seite 25

26 Folgende Listenansichten stehen in gfm-business zur Verfügung: Kunden und Adressen Korrespondenz > Dokumente Korrespondenz > Vorlagen Faktura > Angebote Faktura > Aufträge Faktura > Rechnungen Faktura > Lieferscheine Faktura > Gutschriften Faktura > Mahnungen Artikel > Artikelstamm Schnellsuche in Listenansichten In der Listenansicht befndet sich am rechten oberen Bildschirmrand unter der Symbolleiste ein Suchfeld mit einer Lupe als Symbol. Wird in das Suchfeld ein beliebiger Suchbegrif eingegeben, sucht gfmbusiness nahezu in Echtzeit nach dem eingetragenen Suchbegrif. Als Suchbegrif kommen alle relevanten Informationen in Frage. Im Modul Kunden kann beispielsweise nach der Kundennummer, dem Namen, der Straße, PLZ, Ort, oder auch nach dem Namen eines Sachbearbeiters, der fur die Betreuung oder Akquise eingetragen wurde. Das Suchfeld fur die Schnellsuche verfugt am rechten Rand uber eine Schaltfäche, mit der sich die derzeitige Suche rückgängig machen lässt. Nach Klick auf die graue Schaltfäche wird der Suchbegrif im Suchfeld entfernt, und es werden alle Datensätze der aktiven Datenbank aufgerufen. 4.7 Funktionen Auf jedem Bildschirmlayout befndet sich am unteren linken Rand die Funktions-Schaltfäche, in der sich alle relevanten Funktionen der aufgerufenen Maske befnden. Mit Klick auf die Schaltfäche öfnet sich ein Popup-Menü, das alle verfügbaren Funktionen anzeigt. Nach Klick auf einen Eintrag wird die entsprechende Funktion ausgeführt. Seite 26

27 4.7.1 Kontextsensitive Funktionen Auch im Datenbereich eines Bildschirmlayouts können sich Popup-Menüs für Funktionen befnden. Diese sind durch ein entsprechendes Symbol vor einem Feld gekennzeichnet - die auszuführende Funktion bezieht sich bei kontextsensitiven Funktionen auf das jeweilige Feld, vor dem sich das Symbol für das kontextsensitive Funktionsmenü befndet. Das Prinzip von Funktionsmenüs als Popup und kontextsensitiver Funktionsmenüs wurde auch auf allen ipad-optimierten Bildschirmlayouts umgesetzt und funktioniert dort in identischer Weise. Seite 27

28 5. Datensätze selektieren und sortieren In gfm-business gibt es mehrere Moglichkeiten, nach Datensatzen zu suchen und bestimmte Selektionen zu erzeugen. Datensatze mussen meist in zwei Fallen aufgefunden werden: Gezielte Suche nach einem bestimmten Datensatz Selektion einer bestimmten Menge von Datensatzen nach vorher bestimmten Kriterien; beispielsweise fur die Erstellung eines Mailings. Fur die gezielte Suche nach einem bestimmten Datensatz wird beispielsweise nach der Kundennummer, Rechnungsnummer oder nach dem Namen eines Unternehmens gesucht. Fur diese Suche kann entweder der im folgenden beschriebene Suchen-Modus oder die Schnellsuche in einer Listenansicht verwendet werden (siehe Kapitel 5.6.1). 5.1 Der Suchen-Modus Mit Klick auf die Schaltfäche Suchen in der Symbolleiste wird der Suchen-Modus aktiviert (siehe Kapitel 5.4). Der SuchenModus wird dadurch gekennzeichnet, dass alle Felder über einen gestrichelten Rahmen und über ein Lupen-Symbol verfügen. Der Suchen-Modus kann von allen Bildschirmlayouts aufgerufen werden, ausser im Programmteil Einstellungen, da Einstellungen nur aus einem Datensatz bestehen. Nach Aufrufen des Suchen-Modus konnen beliebige Suchbegrife eingegeben und miteinander kombiniert werden. Bei der Durchfuhrung einer Suchabfrage durchsucht gfm-business alle Datensatze einer Tabelle und vergleicht die eingegebenen Kriterien mit den Daten in der Datenbank. Nur Datensatze, die die Suchkriterien erfullen, werden daraufhin in der Selektion angezeigt. Die gefundenen Datensatze, die sogenannte Ergebnismenge, ist eine Untermenge aller vorhandenen Datensatze in der aufgerufenen Datenbank. Datensatze, die der Suchabfrage nicht entsprechen, werden nicht angezeigt und sind ausgeschlossen. Mit der Schaltfache Abfrage ändern in der Symbolleiste konnen Sie die Ergebnismenge einschranken oder erweitern (siehe Kapitel 5.2) Suchen nach Text Suchen Sie in Textfeldern nach Text oder Textpassagen. Sofern Sie nicht nach Wortkombinationen und exakten Ubereinstimmungen suchen, kann das gefundene Feld nicht nur den angegebenen Text, sondern weitere Werte in beliebiger Reihenfolge enthalten. Wenn Sie z.b. Hotel in das Feld Firma eingeben, fndet gfm-business Datensatze fur Hotel, Wellness Hotel und Hotel & Restaurant. Worter, die mit bestimmten Zeichen beginnen: Chris Schmidt...fndet Chris Schmidt, Chris Schmidtmeyer und Schmidt Christiane. Seite 28

29 Eine Phrase oder Zeichenfolge, die exakt gesucht werden soll: "Hotel Jonas & Fischer"...fndet nur Hotel Jonas & Fischer Worter mit einem unbekannten variablen Zeichen: Berg, Burg und Borg. Ungultige Zeichen? (Fragezeichen)...fndet ungultige Zeichen Mehrere unbekannte Zeichen: Mei*er...fndet Meier, Meisner und Meitinger. Zifern in einem Textfeld # (fur jede Zifer)...fndet 3, aber nicht 30 Teile einer Phrase (eine Wort- oder Zeichenfolge): *"son & Philips"...fndet Johnson & Philips, aber auch Paulson & Philips. Exakte Ubereinstimmung: == (zwei Gleichheitszeichen) ==Johann...fndet Johann, aber nicht Johann Schmidt. Exakte Ubereinstimmung mit den angegebenen ganzen Wortern: = (ein Gleichheitszeichen) =Chris =Schmidt...fndet Chris Schmidt oder Schmidt Chris, aber nicht Chris oder Christoph Schmidtmer Suchen nach Zahlen und Datum Eine Zahl in einem Zahlenfeld 0,50...fndet 0,50 und 50%. Ein Datum in einem Datumsfeld fndet , 3. Marz 2005 und Heutiges Datum in einem Datumsfeld // (zwei Querstriche)...fndet das heutige Datum Seite 29

30 Ungultige Datumsangaben? (Fragezeichen)...fndet ungultige Eintrage Datumswerte an einem bestimmten Wochentag in einem Datumsfeld Dienstag...fndet alle Eintrage, die auf einen Dienstag fallen Alle gultigen Werte fur eine Datums- oder Zeitkomponente * (Stern)...fndet alle gultigen Werte Suchen nach Wertbereichen Kleiner als der angegebene Wert Beispiel: <40, < Kleiner oder gleich dem angegebenen Wert Beispiel: <=40, <= Großer als der angegebene Wert Beispiel: >40, > Großer oder gleich dem angegebenen Wert Beispiel: >=40, >= Innerhalb eines angegebenen Bereichs. Ein Bereich unterscheidet sich je nach Datentyp. Zahlen (kleinste bis großte), Datum (fruhestes bis spatestes), Uhrzeit (fruheste bis spateste), Text (erstes bis letztes Wort).... (drei Punkte) Beispiele: Im Juni Von Juli 1997 bis Oktober Vom bis Zwischen 8:00 Uhr und 20:00 Uhr 8: : Suchen nach leeren oder nicht leeren Feldern Suche nach nicht leeren Feldern (d.h. Felder, die Daten enthalten): * (Stern) Suche nach leeren Feldern = (Gleichheitszeichen) Seite 30

31 5.1.5 Suchen nach doppelten Werten Sie konnen alle Datensatze fnden, fur die eines oder mehrere Felder doppelte Werte enthalten. Beispiel: Sie wollen alle nicht eindeutigen Datensatze uberprufen und entscheiden, welche dieser Datensatze Sie behalten und welche loschen wollen. Um alle doppelten Datensatze zu fnden, geben Sie im SuchenModus ein Ausrufezeichen (!) in das zu vergleichende Feld ein Verwenden mehrerer Suchkriterien Sie konnen Ihre Suche eingrenzen oder erweitern, indem Sie eine Reihe von Suchkriterien eingeben. Logische UND-Suche Geben Sie im Suchen-Modus Ihre gewunschten Suchbegrife ein und bestatigen die Eingabe mit <Enter>. Daraufhin werden alle Datensatze gefunden, die mit allen eingegebenen Kriterien ubereinstimmen. Logische ODER-Suche Um Ihre Suchabfrage mit Suchkriterien zu erweitern, die zusatzlich mit der Ergebnismenge ubereinstimmen KONNEN, klicken Sie im Suchen-Modus auf die Schaltfache Neue Abfrage in der Symbolleiste. Daraufhin erscheint eine neue leere Suchabfrage, in die Sie weitere Suchbegrife eingeben konnen. Sie konnen beliebig viele Suchabfragen erstellen und darin genauso navigieren wie in Datensatzen im Blattern-Modus. Eine Abfrage kann mit der Schaltfache Loschen in der Symbolleiste wieder entfernt werden Einschranken einer Ergebnismenge Sie konnen das Suchergebnis schrittweise eingrenzen und nach spezifscheren Details in Ihrer Datenbank suchen. So konnen Sie beispielsweise zuerst nach allen Kontakten der Kundenart Kunde suchen und anschließend die Suche auf alle Kunden eines bestimmten Postleitzahlenbereichs beschränken. Fuhren Sie im Suchenmodus eine Suche nach allen Kontakten mit der Kundenart Kunde durch und bestatigen Sie die Suchabfrage mit <Enter>. Wechseln Sie wieder in den Suchenmodus und geben Sie im Feld <<PLZ>> einen Postleitzahlenbereich ein. Wahlen Sie in der Menuleiste Abfragen > Ergebnismenge einschranken Erweitern einer Ergebnismenge Sie konnen eine Ergebnismenge erweitern und Ihre Suchabfrage so ausdehnen, daß sie zusatzliche gultige Datensatze fndet, ohne wieder ganz von vorne zu beginnen. So konnen Sie beispielsweise zuerst nach Kunden aus dem Postleitzahlbereich suchen und die Suche anschließend auf Kunden aus dem Postleitzahlbereich erweitern. Seite 31

32 Fuhren Sie im Suchenmodus eine Suche nach allen Kunden aus dem Postleitzahlbereich durch und bestatigen die Sucheabfrage mit <Enter>. Wechseln Sie wieder in den Suchenmodus und geben Sie im Feld <<PLZ>> nun ein. Wahlen Sie in der Menuleiste Abfragen > Ergebnismenge erweitern Andern der letzten Suchabfrage Haben Sie eine Suchabfrage durchgefuhrt und mochten sie nachtraglich erweitern, klicken Sie auf die Schaltfache Andern in der Symbolleiste. gfm-business springt daraufhin in den Suchenmodus mit Ihren bereits in der letzten Suchabfrage eingetragenen Suchkriterien Aus- und Einblenden von Daten in einer Ergebnismenge Alle Datensatze, die nicht in einer Ergebnismenge enthalten sind, wurden ausgeschlossen und sind damit nicht sichtbar. Sie konnen aus der Ergebnismenge weitere Datensatze ausschließen, ohne eine weitere Suchabfrage durchzufuhren. Wichtig! Ausgeschlossene Datensatze werden temporar aus der Gruppe der Ergebnismenge entfernt. Sie werden jedoch nicht aus der Datenbank geloscht. Um einen oder mehrere Datensatze aus der Ergebnismenge auszuschließen, klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfache Ausschließen. Es erscheint daraufhin eine Dialogbox zur Angabe der Anzahl, wieviele Datensätze ausgeschlossen werden sollen, ausgehend vom aktuellen Datensatz. Nach Bestätigung des Dialogs wird die angegebene Anzahl an Datensätzen aus der aktuellen Ergebnismenge ausgeschlossen. 5.2 Kurzsuche auf Basis eines Feldinhalts Sie konnen Kurzsuchen durchfuhren, die auf Felddaten basieren, ohne in den Suchen-Modus wechseln zu mussen. Sie konnen Kurzsuchen basierend auf einem ganzen Feld oder einer Textauswahl innerhalb eines Feldes durchfuhren. Wahlen Sie im Blattern-Modus den Text in einem Feld aus, den Sie fur die Suche verwenden wollen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den ausgewahlten Text und wahlen Sie im Kontextmenu den Eintrag Uber- einstimmende Datensatze suchen. Seite 32

33 5.3 Suchen und Ersetzen von Daten Wie in einem Textverarbeitungsprogramm konnen Sie Daten in mehreren Feldern (einschließlich Bezugsfeldern) eines Datensatzes oder einer Suchabfrage, in einer Ergebnismenge aus Datensatzen oder Suchabfragen oder in Textobjekten in einer Maske suchen und ersetzen. Wahlen Sie im Blattern- oder Suchen-Modus in der Menuleiste Bearbeiten > Suchen/Ersetzen > Suchen/Ersetzen Geben Sie Ihren Suchbegrif in das Feld Suchen nach ein. Geben Sie die Daten, durch die der Suchbegrif ersetzt werden soll, in das Feld Ersetzen durch ein. Daten in Feldern, die als Einblendmenus, Optionsfelder oder Kontrollkastchen formatiert sind, konnen nicht ersetzt werden. Diese Felder werden gezahlt und nach Abschluß des Vorgangs Alles ersetzen als ubersprungene Felder angezeigt Ersetzen eines Feldwertes durch berechnete Werte Sie konnen einen Feldwert durch einen berechneten Wert ersetzen. Dabei werden alle Feldwerte in der aktuellen Ergebnismenge durch den berechneten Wert ersetzt. Erzeugen Sie zunachst eine Selektion, in der sich alle Datensatze befnden, in denen Sie ein Feld durch einen berechneten Wert ersetzen mochten. Klicken Sie in in das Feld, dessen Wert Sie durch einen berechneten Wert ersetzen mochten. Wahlen Sie in der Menuleiste den Punkt Datensatze > Feldinhalt ersetzen aus. Es erscheint daraufhin eine Dialogbox, in der Sie Datensatze durch einen festen Wert, eine fortlaufende Nummer oder durch ein berechnetes Ergebnis ersetzen konnen. Seite 33

34 Wenn Sie den Wert durch einen berechneten Wert ersetzen mochten, klicken Sie nun die Option Durch berechnetes Ergebnis ersetzen an. Es ofnet sich daraufhin der Formeleditor, mit dem Alle Berechnungen durchgefuhrt werden konnen, die FileMaker unterstutzt. Weitere Informationen zu den Moglichkeiten von berechneten Formeln fnden Sie in der Dokumentation zu FileMaker. Haben Sie die Berechnung im Formeleditor eingetragen, klicken Sie auf die Schaltfache [OK]. Klicken Sie in der darunterliegenden Dialogbox auf die Schaltfache [Ersetzen]. Der Wert des angegebenen Feldes wird nun in allen aufgerufenen Datensätzen durch die von Ihnen vorgegebene Berechnung ersetzt. 5.4 Sortieren von Datensätzen gfm-business speichert Datensatze standardmäßig in der Reihenfolge, in der sie in die Datentabelle eingefugt wurden. Durch eine Sortierung konnen Sie Datensatze temporar neu anordnen, aktualisieren und ausdrucken. Um Datensatze zu sortieren, wahlen Sie die Felder aus, nach denen sortiert werden soll. Die Datensatze werden zuerst nach dem Inhalt des ersten Sortierfelds geordnet. Haben zwei Datensatze den gleichen Wert im Sortierfeld, werden sie nach dem Inhalt des zweiten Sortierfelds geordnet, usw. Sie konnen Datensatze in aufsteigender, absteigender oder spezieller Reihenfolge sortieren. Die Datensatze bleiben sortiert, bis erneut nach Datensatzen gesucht wird bzw. bis neue Datensatze hinzugefugt oder sortiert werden. Um Datensatze zu sortieren, klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfache [Sortieren]. Es erscheint daraufhin eine Dialogbox, in der Sie die gewunschten Sortierkriterien eingeben konnen. Wahlen Sie in der Dialogbox die gewunschten Felder jeweils mit einem Doppelklick oder mit einem Klick und anschließendem Klick auf die Schaltfache [>Kopieren>] aus und wahlen Sie fur jedes Feld auf der rechten Seite die gewunschten Sortieroptionen. Mit Klick auf die Schaltfache [Sortieren] werden die Datensatze in der aktuellen Ergebnismenge nach den gewunschten Kriterien sortiert. Seite 34

35 6 Drucken in gfm-business In gfm-business stehen vielfaltige Druck- und Exportfunktionen fur alle gespeicherten Daten zur Verfugung. Sie konnen beliebig viele Drucklayouts erstellen, mit denen Sie Daten aus gfm-business ausgeben konnen. Dabei stehen Ihnen alle leistungsfahigen Layoutwerkzeuge von FileMaker Pro zur Verfugung. Genauere Informationen uber die Anpassung und Erstellung eigener Drucklayouts fnden Sie in Kapitel 14. Welche Drucklayouts zum Lieferumfang von gfm-business gehoren, lesen Sie in Kapitel Drucken von Formularen und Listen in gfm-business Nachdem in der Symbolleiste auf das Symbol [Drucken] geklickt wurde, ofnet sich eine Dialogbox fur die Druckoptionen. Es stehen alle Drucklayouts zur Verfugung, die dem entsprechenden Modul in den Einstellungen zugewiesen wurden. Seite 35

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38 Wählen Sie im Druckdialog zunächst das gewünschte Drucklayout aus. Unter Datensätze können Sie angeben, ob das Dokument nur zum aktuellen Datensatz oder zu allen aufgerufenen Datensätzen gedruckt werden soll. In der Regel wird bei Listen die Option Alle aufgerufenen Datensätze und bei Druckformularen die Option Aktueller Datensatz ausgewählt. Wenn alle aufgerufenen Datensätze gedruckt werden sollen, können Sie ein Sortierkriterium und eine zugehörige Sortierfolge angeben. Soll das Dokument per versendet werden, muss eine entsprechende -Adresse angegeben werden. Mit der Option Drucken+Mail wird das Dokument auf dem Drucker ausgegeben sowie zusätzlich per an die angegebene -Adresse versendet. Seite 38

39 7. gfm-business einrichten und konfgurieren Bevor gfm-business in der Praxis eingesetzt werden kann, muss das System zunächst eingerichtet werden. Dazu gehören Angaben zu den Firmenstammdaten, Firmenlogo, Anschrift, Wertelisten für frei defnierbare Felder oder auch die Einrichtung von Benutzern, die mit der Software arbeiten sollen Firmenstamm und Stammdaten Im Programmteil Einstellungen > Firmenstamm werden alle FirmenStammdaten konfguriert, die für die Arbeit mit gfm-business gelten sollen. Neben der Anschrift, Kommunikationsnummern, rechtlichen Angaben, Bankverbindungen, Abteilungen usw. enthält die Maske eine Registerschaltfäche Standorte, um ggf. weitere Filialen hinzuzufügen, die auch in der Pfege des Lagerbestands verwendet werden können. Seite 39

40 Anschrift und Briefkopf - Angaben zur Anschrift, Kommunikationsnummern, und Internet, Bankverbindungen, USt.-ID, Steuernummer, HR/Amtsgericht, Geschäftsführer sowie ein weiteres Feld zur freien Verfügung. Abteilungen - Werteliste für alle Abteilungen des Unternehmens Adressarten - Adressarten, die für die Pfege von Adressen verwendet werden sollen Standard-Adressnummer - Adressnummer bei der Erfassung eines neuen Kontakts Benutzer-Standards - Quickinfos, Position des Hauptmenüs und Erscheinugnsbild Firmenlogo - Grafk und Ausrichtung des Firmenlogos. Fügen Sie ein neues Logo ein, indem Sie auf die [+]-Schaltfäche über dem Feld <<Firmenlogo>> klicken. Wählen Sie in der darauf folgenden Dateiauswahlbox eine beliebige Bilddatei aus. Nach Bestätigung des Dateiauswahldialogs erscheint Ihr Firmenlogo im entsprechenden Feld. Pfade und Verzeichnisse für: Visitenkarten: Verzeichnis für den Export von Visitenkarten (.vcf-dateien), ausgehend vom Arbeitsverzeichnis Bankverbindungen Unter der Registerschaltfäche [Bankverbindungen] können beliebig viele Bankverbindungen für Ihr Unternehmen eingetragen werden. Die in dieser Maske gepfegten Bankverbindungen werden für Bankbuchungen, Lastschriften und SEPA-Transfers im Modul Kassenbuch verwendet. Für den Briefkopf Seite 40

41 gibt es separate Felder für die Bankverbindungen, die unter der Registerschaltfäche [Firmenstamm] gepfegt werden können. Pro Bankverbindung können folgende Daten eingetragen werden: Kontonummer und Bankleitzahl BIC (wird bei deutschen Bankverbindungen automatisch eingetragen) IBAN (wird bei deutschen Bankverbindungen automatisch eingetragen) Bankinstitut Ort der Bank Kontoinhaber Bemerkungen Seite 41

42 7.2 Vorgaben für gfm-business Unter diesem Menüpunkt werden alle Vorgaben eingetragen, die für die Arbeit mit gfm-business verwendet werden sollen. Dazu gehören Textvorlagen und Pfade, Nummernkreise, Zahlungsarten, Umsatzsteuer und Konten, Währungen, Artikelvorgaben und Wertelisten Vorgaben > Texte und Pfade In der Maske Einstellungen > Vorgaben > Texte & Pfade können die Textvorlagen für die Belegarten Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen und Leistungsprotokolle aus dem Teilprogramm Faktura konfguriert werden. Der Inhalt dieser Felder wird im Drucksystem mit folgenden Feldern dargestellt: Angebote: <<Einstellungen::Mailtext_Angebote>> Auftragsbestätigungen: <<Einstellungen::Mailtext_Auftragsbestätigung>> Lieferscheine: <<Einstellungen::Mailtext_Lieferscheine>> Rechnungen: <<Einstellungen::Mailtext_Rechnungen>> Gutschriften: <<Einstellungen::Mailtext_Gutschriften>> Mahnungen: <<Einstellungen::Mailtext_Mahnungen>> Außerdem kann in dieser Maske festgelegt werden, welcher Standard-Systempfad und Standardpfad für Anlagen von Aktionen bei der Anlage eines neuen Benutzers verwendet werden sollen. Wird in der Benutzerverwaltung ein neuer Benutzer angelegt, werden dann standardmäßig die hier eingetragenen Werte für den Benutzer eingetragen und können ggf. angepaßt werden. Achtung: Der Standard-Systempfad ist das Dokument-Hauptverzeichnis von gfm-business also das Verzeichnis, in dem sich alle anderen Verzeichnisse (Angebote, Aufträge, Dokumentation usw.) befnden, wie in Kapitel erläutert. Seite 42

43 7.2.2 Vorgaben > Faktura Erfassen Sie unter diesem Menüpunkt alle Vorgaben, die für das Fakturierungsmodul gelten sollen. Zahlungsarten Alle gepfegten Zahlungsarten können im Fakturierungsmodul verwendet werden. Für jede Zahlungsart stehen folgende Felder zur Verfügung: Kurzbezeichnung, Textbezeichnung, Buchungskonto, Fälligkeitstage, Tage bis Mahnstufe 1, Tage bis Mahnstufe 2. Nummernkreise Für alle Belegarten sowie für Kunden und Leistungsprotokolle können beliebige Nummernkreise eingerichtet werden. Für jeden Nummernkreis kann ein Präfx, die Diferenz zwischen zwei Werten sowie die Anzahl der Stellen angegeben werden. Mit dem Funktionspfeil kann die Zählung des entsprechenden Nummernkreises auf einen beliebigen Wert zurückgesetzt werden, z.b. am Jahresanfang. Umsatzsteuer und Konten Geben Sie in diesem Bereich den Standard-Mehrwertsteuersatz (Deutschland z.zt. 19%) und den verminderten Mehrwertsteuersatz an. Währung In diesem Feld können Sie angeben, welche Währung gfm-business standardmäßig verwenden soll Seite 43

44 7.2.3 Vorgaben > Währungen In dieser Maske befnden sich die Valuakurse folgender Fremdwährungen im Bezug zum Euro: AUD, BGN, BRL, CAD, CHF, CNY, CZK, DKK, GBP, HKD, HRK, HUF, IDR, ILS, INR, JPY, KRW, LTL, LVL, MXN, MYR, NOK, NZD, PHP, PLN, RON, RUB, SEK, SGD, THB, TRY, USD, ZAR. Seite 44

45 Seite 45

46 Die Valutakurse aller Währungen können beim Programmstart automatisch aktualisiert werden. Mit Klick auf die Schaltfäche [Aktualisieren] werden alle Valutakurse sofort aktualisiert. Die Aktualisierung erfolgt über einen Dienst der Europäischen Zentralbank (EZB). Seite 46

47 7.2.4 Vorgaben > Artikel In dieser Maske können alle relevanten Wertelisten für die Artikelverwaltung vorgegeben werden. Einstellungen zur Artikelverwaltung im Überblick: Freie Selektion: Freies Selektionsfeld in der Artikelverwaltung Geschäftsbereiche: Produkte können beliebig vielen Geschäftsbereichen zugeordnet werden Freifelder 1-3: Freie Selektionsfelder in der Artikelverwaltung Standard-Einheit: Anzahl und Einheit bei Neuanlage eines Produktes Artikelkategorien: Artikelkategorien für die Verwendung im Artikelstamm Seite 47

48 7.2.5 Vorgaben > Wertelisten Unter Vorgaben > Wertelisten können alle Vorgaben erfasst werden, die in den Wertelisten der gfmbusiness Warenwirtschaft erscheinen sollen. Zahlungsweisen: Zahlungsweise (Bonität) des Kunden. Vorgabe: Creditreform Kunden: Freie Selektion 1-4: Freie Selektionsfelder in der Kundenverwaltung Kundenarten: Spezifziert die Art eines Kundendatensatzes Länderkürzel, Länder und Uhrzeiten: Standard-Auswahllisten Mehrwertsteuersätze: Alle verwendeten Mehrwertsteuersätze in der Faktura Seite 48

49 7.3 Erscheinungsbild gfm-business wird mit unterschiedlichen Erscheinungsbildern (Skins) geliefert. Standardmäßig erscheint gfm-business nach dem Start unter Windows in Windows-Optik, unter Mac OS X in Mac OS X-Optik und auf dem ipad in ios-optik. Zusätzlich enthält gfm-business ein Erscheinungsbild für Netzwerkverbindungen mit niedriger Bandbreite, um die Performance der Software zu verbessern. In dieser Maske können Sie während des Betriebs das Erscheinungsbild wechseln. Seite 49

50 Wählen Sie im Feld [Erscheinungsbild] das gewünschte Skin, das gfm-business anzeigen soll. Wählen Sie die Hauptfunktion [Design übernehmen], um das gewählte Skin zu aktivieren. Das gewählte Erscheinungsbild wird daraufhin sofort aktiviert. Seite 50

51 7.4 Benutzerverwaltung Unter Einstellungen > Benutzer können alle Benutzer und deren Stammdaten verwaltet werden, die Zugrif auf gfm-business erhalten sollen. Seite 51

52 In gfm-business free enthält die Benutzerverwaltung drei Registerschaltfächen: Allgemein - Allgemeine Benutzerangaben, Kontoname, Name/Vorname, Abteilung, Gruß, Kürzel, Durchwahl und grafsche Unterschrift. Einstellungen - Benutzerbezogene Einstellungen wie -Adresse, Erscheinungsbild, Quickinfos, Benutzerverzeichnis, Hauptmenü sowie -Signatur. Berechtigungen - Einstellungen zu Benutzerberechtigungen. Bitte berücksichtigen Sie, dass veränderte Benutzerberechtigungen zu den Modulen Statistik und Drucklayouts in gfm-business Free keine Auswirkung haben. Seite 52

53 Funktionen der Benutzerverwaltung Neuer Benutzer - Mit dieser Funktion kann ein neuer Benutzer in gfm-business angelegt werden. Nach Wahl dieser Funktion erscheint ein entsprechender Dialog zur Eingabe der BenutzerStammdaten. Benutzer duplizieren - Wählen Sie diese Funktion, um einen neuen Benutzer-Datensatz auf Basis des gewählten Benutzers anzulegen. Nach Wahl dieser Funktion erscheint zunächst ein Dialog zur Eingabe eines neuen Benutzernamens, woraufhin dann ein neuer, identischer Benutzerdatensatz mit dem neuen Benutzernamen erzeugt wird. Berechtigungen konfgurieren - Diese Funktion öfnet eine Dialogbox, in der die Berechtigungen des ausgewählten Benutzers für alle in gfm-business enthaltenen Module eingerichtet werden können. Benutzer löschen - Mit dieser Funktion wird der ausgewählte Benutzer aus gfm-business gelöscht. Bitte beachten Sie, dass der jeweils zur Zeit angemeldete Benutzer mit dieser Funktion nicht gelöscht werden kann Benutzerverwaltung > Einstellungen Nehmen Sie in dieser Bildschirmmaske folgende Einstellungen für jeden Benutzer vor: -Adresse, Standard-Erscheinungsbild auf Computern, Anzeige von Quickinfos, wenn mit der Maus über ein Objekt gefahren wird, Mobilfunk-Nr., Pfad zum Dokumentverzeichnis, Ausrichtung des Hauptmenüs sowie die -Signatur. Pro Benutzer stehen alle Funktionen der Benutzerverwaltung zur Verfügung. Seite 53

54 7.4.3 Benutzerverwaltung > Berechtigungen Setzen Sie in dieser Maske allgemeine Benutzerberechtigungen für jeden Programmteil aus gfmbusiness. Die Benutzerrechte können für die Datenbankdateien gfm-business, Kontakte/CRM, Korrespondenz, Faktura, Artikel, Statistik, Drucklayouts sowie Stammdaten und Systemeinstellungen separat vergeben werden. Seite 54

55 8 Kunden und Kontakte Das erste Modul Kunden & Kontakte ist das CRM-Modul (Customer Relationship Management), in dem alle Kunden, Adressen und Kontakte verwaltet werden. Dieser Programmteil besteht aus den Kapiteln Übersicht, Adressen, und Belege. 8.1 Kunden > Übersicht In der Maske Kunden > Übersicht werden die wichtigsten Daten eines Kontakt-Datensatzes in einer Übersicht angezeigt. Die Übersicht wurde in zwei Spalten aufgeteilt - in der linken Spalte befndet sich der Adreßstamm, in dem die für den aktuellen Datensatz markierte Standardadresse angezeigt wird. In der rechten Spalte befnden sich die Stammdaten sowie folgende weitere Registerschaltfächen: Details: Angaben zur Abrechnung von Dienstleistungen und den primären Ansprechpartner. Selektionen: Enhält vier freie Selektionsfelder, deren Basis-Wertelisten unter Einstellungen > Vorgaben > Wertelisten vorgegeben werden können. Anfahrt: Enthält einen Google-Maps Anfahrtsplan für alle im aufgerufenen Kundendatensatz gespeicherten Adressen. Bei Erfassung eines neuen Kundendatensatzes wird die in der Maske Allgemeines - Übersicht eingetragene Adresse automatisch als Standardadresse erfaßt. Seite 55

56 8.1.1 Felder in Kunden > Übersicht - Stammdaten Anrede (Herr, Frau, Firma) Kundennummer (automatisch generierte Kundennummer) Firma/Name (Firmenname oder Nachname) Firma/Vorname (2. Zeile Firmenname oder Vorname) Straße/Hausnr. (Anschrift des Kunden) Land/PLZ/Ort (Land, Postleitzahl und Ort des Kunden) Telefon, Telefax (Telefon- und Telefaxnummer des Kunden) , Internet-URL (Telefaxnummer des Kunden) Briefanrede (Briefanrede für die Verwendung in Korrespondenz) Konto/BLZ/BIC/IBAN/Bankinstitut (Bankverbindung des Kunden) Branche (freies Textfeld für Branche des Kunden) Kundenart (Standard: Interessent, Kunde, Lieferant, Werbung. Kann angepasst werden) Akquisiteur/Betreuer (Akquisiteur und Betreuer des Kunden) Fibu Kunde/Fibu Lieferant (Konto in Finanzbuchhaltung für Kunde oder Lieferant) Seite 56

57 MwSt.-Satz (Mehrwertsteuersatz) Kreditlimit/Bonitätsindex (Kreditlimit und Bonitätsindex des Kunden aus Wirtschaftsauskunft) USt.-ID (Umsatzsteuer-ID des Kunden) Zahlungsweise (Standard-Zahlungsweise für Rechnungen) Statusfelder (Mahnen, Liefersperre oder ohne Mehrwertsteuer für Auslandskunden) Bemerkungen (freies Textfeld für Bemerkungen) Felder in Kunden > Übersicht - Selektionen Freies Selektionsfeld 1 (Markierungsfelder, Werteliste kann defniert werden in Einstellungen > Vorgaben > Wertelisten) Freies Selektionsfeld 2 (Markierungsfelder, Werteliste kann defniert werden in Einstellungen > Vorgaben > Wertelisten) Freies Selektionsfeld 3 (Markierungsfelder, Werteliste kann defniert werden in Einstellungen > Vorgaben > Wertelisten) Freies Selektionsfeld 4 (Markierungsfelder, Werteliste kann defniert werden in Einstellungen > Vorgaben > Wertelisten) Seite 57

58 8.1.3 Felder in Kunden > Übersicht - Anfahrt Adress-Nummer - dient zur Auswahl der Adresse, deren Anfahrtsplan angezeigt werden soll Zoomstufe Mit den beiden Schaltfächen links und rechts neben der Anzeige der Zoomstufe kann die Zoomstufe der aktuell angezeigten Google-Maps Karte angepasst werden. Seite 58

59 8.1.4 Funktionen in Kunden > Übersicht Alle datensatzbezogenen Funktionen befnden sich unten links in der Funktionsschaltfäche der Funktionsleiste und werden nach Klick in einem Popup-Menü dargestellt. Neuer Kunde - Dient zur Anlage eines neuen Kunden. Nach Bestätigung einer Abfrage wird bei der Anlage wird automatisch eine neue Kundennummer generiert und es kann mit der Erfassung der Adresse begonnen werden. Neue Adresse Öfnet eine Dialogbox, um einen neuen AdressDatensatz zu erfassen, der dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird. Anrede und Ort werden im Dialog nicht abgefragt diese Angaben werden bei der Anlage der neuen Adresse automatisch gepfegt. Neuer Brief - Dient zum Erfassen eines neuen Briefes an den Kunden über das Modul Korrespondenz. Nach Bestätigung einer Ab-frage wird ein neues Doku-ment im Modul Korrespon-denz angelegt, das dem aktuell aufgerufenen Kunden zugewiesen wird. Bei der Anlage wird die Standardadresse des aufgerufenen Kunden verwendet. Neue - Dient zum Erfassen einer neuen an den Kunden über das Modul Korrespondenz. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neues -Dokument im Modul Korrespondenz angelegt, das dem aktuell aufgerufenen Kunden zugewiesen wird. Dabei wird die -Adresse verwendet, die in der Standardadresse des Kunden eingetragen wurde. Neues Telefax - Dient zum Erfassen eines neuen Telefaxes an den Kunden über das Modul Korrespondenz. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neues Telefax-Dokument im Modul Korrespondenz angelegt, das dem aktuell aufgerufenen Kunden zugewiesen wird. Dabei wird die Telefaxnummer verwendet, die in der Standardadresse des Kunden eingetragen wurde. Neues Seriendokument Mit dieser Funktion kann ein neues Seriendokument erstellt werden, das an alle zur Zeit aufgerufenen Kundendatensätze gesendet werden soll. Um diese Funktion Seite 59

60 sinnvoll zu nutzen, müssen also zunächst alle gewünschten Kundendatensätze aufgerufen werden. Weitere Hinweise zu diesem Thema fnden Sie im Kapitel Datensätze suchen, selektieren und sortieren. Nach der Auswahl dieser Funktion erscheint eine Dialogbox, in der das Datum, Sachbearbeiter, Dokumentname, die zu verwendende Dokumentvorlage sowie das zu verwenden-de Drucklayout ausgewählt werden. Nach Klick auf die Schaltfäche [Neu] wird im Modul Korrespondenz zu jedem aufgerufenen Kundendatensatz ein entsprechendes Dokument erstellt. Neues Angebot - Dient zum Erfassen eines neuen Angebots an den aufgerufenen Kunden über das Modul Faktura. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neues Angebot im Modul Faktura angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet. Neuer Auftrag - Dient zum Erfassen eines neuen Auftrags an den aufgerufenen Kunden über das Modul Faktura. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neuer Auftrag im Modul Faktura angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet. Neue Gutschrift - Dient zum Erfassen einer neuen Gutschrift an den aufgerufenen Kunden über das Modul Faktura. Nach Bestätigung einer Abfrage wird eine neue Gutschrift im Modul Faktura angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet. Neue Rechnung - Dient zum Erfassen einer neuen Rechnung an den aufgerufenen Kunden über das Modul Faktura. Nach Bestätigung einer Abfrage wird eine neue Rechnung im Modul Faktura angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet. Kunden löschen - Mit dieser Funktion kann der aktuell aufgerufene Kundendatensatz aus der Datenbank gelöscht werden Kontextsensitive Funktionen in Kunden > Übersicht Telefon > Rückwärtssuche - Rückwärtssuche der eingetragenen Telefonnummer im Web. Telefon > Telefonnummer wählen - Wählt die eingetragene Telefonnummer, wenn gfmbusiness mit einer Telefonanlage verbunden ist (nur Windows) Telefon > Zwischenablage - kopiert die eingetragene Telefonnummer in die Zwischenablage Telefax > Rückwärtssuche - Rückwärtssuche der eingetragenen Telefaxnummer im Web. Telefax > Telefaxnummer wählen - Wählt die eingetragene Telefonnummer, wenn gfm-business mit einer Telefonanlage verbunden ist (nur Windows) Telefax > Zwischenablage - kopiert die eingetragene Telefonnummer in die Zwischenablage /URL aufrufen - Verfaßt eine oder ruft die entsprechende URL im Internet auf. Seite 60

61 8.2 Kunden > Adressen In der Maske Kunden > Adressen können beliebig viele Adressen und Bankverbindungen für den aufgerufenen Kundendatensatz erfasst werden. Pro aufgerufenen Kunden kann ein Adress-Datensatz als Standardadresse markiert werden. Adressen können in der Liste geschützt werden, so dass sie nicht gelöscht werden können und an den Anfang der Liste platziert werden. Adressen können als vcard exportiert oder in das OS X Adressbuch bzw. in Microsoft Outlook übertragen werden. Jeder Adressdatensatz enthält Felder für eine Bankverbindung, so dass für jeden Kundendatensatz beliebig viele Adressen und Bankverbindungen verwaltet werden können Felder in Kunden > Adressen Adress-ID (Zahl, Adress-ID, wird automatisch generiert) Adressart (Adressart - Adressarten können in Einstellungen > Firmenstamm defniert werden. Standard: 10 - Standardadresse, 20 - Versandadresse, 30 - Zentrale, 40 - Filialadresse, 50 - Sonstige) Firma/Name (Firmenname oder Nachname) Firma/Vorname (2. Zeile Firmenname oder Vorname) Straße/Hausnr. (Anschrift des Kunden) Seite 61

62 Land/PLZ/Ort (Land, Postleitzahl und Ort des Kunden) Telefon, Telefax (Telefon- und Telefaxnummer des Kunden) , Internet-URL (Telefaxnummer des Kunden) Briefanrede (Briefanrede für die Verwendung in Korrespondenz) Konto/BLZ/BIC/IBAN/Bankinstitut (Bankverbindung des Kunden) Seite 62

63 8.2.2 Funktionen in Kunden > Adressen Alle datensatzbezogenen Funktionen befnden sich unten links in der Funktionsschaltfäche der Funktionsleiste und werden nach Klick in einem Popup-Menü dargestellt. Neuer Kunde - Dient zur Anlage eines neuen Kunden. Nach Bestätigung einer Abfrage wird bei der Anlage wird automatisch eine neue Kundennummer generiert und es kann mit der Erfassung der Adresse begonnen werden. Neue Adresse Öfnet eine Dialogbox, um einen neuen AdressDatensatz zu erfassen, der dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird. Anrede und Ort werden im Dialog nicht abgefragt diese Angaben werden bei der Anlage der neuen Adresse automatisch gepfegt. Neuer Brief - Dient zum Erfassen eines neuen Briefes an den Kunden über das Modul Korrespondenz. Nach Bestätigung einer Ab-frage wird ein neues Doku-ment im Modul Korrespon-denz angelegt, das dem aktuell aufgerufenen Kunden zugewiesen wird. Bei der Anlage wird die Standardadresse des aufgerufenen Kunden verwendet. Neue - Dient zum Erfassen einer neuen an den Kunden über das Modul Korrespondenz. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neues -Dokument im Modul Korrespondenz angelegt, das dem aktuell aufgerufenen Kunden zugewiesen wird. Dabei wird die -Adresse verwendet, die in der Standardadresse des Kunden eingetragen wurde. Neues Telefax - Dient zum Erfassen eines neuen Telefaxes an den Kunden über das Modul Korrespondenz. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neues Telefax-Dokument im Modul Korrespondenz angelegt, das dem aktuell aufgerufenen Kunden zugewiesen wird. Dabei wird die Telefaxnummer verwendet, die in der Standardadresse des Kunden eingetragen wurde. Neues Seriendokument Mit dieser Funktion kann ein neues Seriendokument erstellt werden, das an alle zur Zeit aufgerufenen Kundendatensätze gesendet werden soll. Um diese Funktion Seite 63

64 sinnvoll zu nutzen, müssen also zunächst alle gewünschten Kundendatensätze aufgerufen werden. Weitere Hinweise zu diesem Thema fnden Sie im Kapitel Datensätze suchen, selektieren und sortieren. Nach der Auswahl dieser Funktion erscheint eine Dialogbox, in der das Datum, Sachbearbeiter, Dokumentname, die zu verwendende Dokumentvorlage sowie das zu verwenden-de Drucklayout ausgewählt werden. Nach Klick auf die Schaltfäche [Neu] wird im Modul Korrespondenz zu jedem aufgerufenen Kundendatensatz ein entsprechendes Dokument erstellt. Neues Angebot - Dient zum Erfassen eines neuen Angebots an den aufgerufenen Kunden über das Modul Faktura. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neues Angebot im Modul Faktura angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet. Neuer Auftrag - Dient zum Erfassen eines neuen Auftrags an den aufgerufenen Kunden über das Modul Faktura. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neuer Auftrag im Modul Faktura angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet. Neue Gutschrift - Dient zum Erfassen einer neuen Gutschrift an den aufgerufenen Kunden über das Modul Faktura. Nach Bestätigung einer Abfrage wird eine neue Gutschrift im Modul Faktura angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet. Neue Rechnung - Dient zum Erfassen einer neuen Rechnung an den aufgerufenen Kunden über das Modul Faktura. Nach Bestätigung einer Abfrage wird eine neue Rechnung im Modul Faktura angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet. Kunden löschen - Mit dieser Funktion kann der aktuell aufgerufene Kundendatensatz aus der Datenbank gelöscht werden Kontextsensitive Funktionen in Kunden > Adressen Neue Adresse - Mit dieser Funktion kann eine neue Adresse erfasst werden, die dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird. Anhand der Adressart kann angegeben werden, um welche Art von Adresse es sich handelt. Adresse duplizieren - Dient zum Duplizieren des gewählten Adressdatensatzes. Dabei wird eine neue Adresse mit neuer Adress-ID auf Basis der Daten der gewählten Adresse erzeugt. Adresse (ent-)schützen - Mit dieser Funktion kann eine Adresse geschützt oder eine geschützte Adresse entschützt werden. Eine geschützte Adresse läßt sich nicht löschen und erscheint in der Adressliste an oberer Position. Standardadresse - Trägt die gewählte Adresse als Standardadresse für den aufgerufenen Kundendatensatz ein. Pro Kunde kann nur eine Adresse als Standardadresse defniert werden. Eine ggf. andere Standardadresse wird bei diesem Vorgang als normale Adresse weitergeführt. Adressbuch - Überträgt die gewählte Adresse in das Adressbuch von Mac OS X oder in das Seite 64

65 Adressbuch von Microsoft Outlook. Verwendet wird das Adressbuch, das auf dem betrefenden System als Standard-Adressbuch defniert wurde. Nähere Informationen erhalten Sie in der Dokumentation Ihres Betriebssystems. Als vcard exportieren - Exportiert die gewählte Adresse als digitale Visitenkarte (vcard,.vcfdatei), die in anderen Anwendungen oder auf Mobiltelefonen importiert werden kann. Neuer Brief - Dient zum Erfassen eines neuen Briefes an den Kunden über das Modul Korrespondenz auf Basis der gewählten Adresse. Neue - Dient zum Erfassen eineneuen an den Kunden über das Modul Korrespondenz auf Basis der gewählten Adresse. Neues Telefax - Dient zum Erfassen eines neuen Telefaxes an den Kunden über das Modul Korrespondenz auf Basis der gewählten Adresse. Adresse löschen - Entfernt nach einer Abfrage die gewählte Adresse aus der Datenbank. Sollte es sich um die Standardadresse handeln, muss daraufhin eine andere Adresse als Standardadresse für den aufgerufenen Kundendatensatz defniert werden. 8.3 Kunden > Belege In der Maske Kunden > Belege werden alle Belege angezeigt, die dem aktuell aufgerufenen Kunden zugeordnet wurden. Die Maske verfügt über die Registerschaltfächen Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften und Mahnungen und zeigt alle Belegarten in separaten Listen an. Mit Klick auf den Funktionspfeil kann zum gewählten Beleg im Modul Faktura gewechselt werden. Seite 65

66 8.3.1 Felder in Kunden > Belege > Angebote Datum (Datum des Angebots) Angebot-Nr. (Angebots-Nummer) Erste Position (Erste Artikelposition auf dem Angebot, Artikelbezeichnung und Artikelbeschreibung) Druckstatus (Status, ob das Angebot bereits gedruckt wurde) Preis (Verkaufspreis des Angebots, jeweils netto und brutto) Felder in Kunden > Belege > Aufträge Datum (Datum der Auftragsbestätigung) Auftrag-Nr. (Auftragsnummer) Erste Position (Erste Artikelposition auf der Auftragsbestätigung, Artikelbezeichnung und Artikelbeschreibung) Druckstatus (Status, ob die Auftragsbestätigung bereits gedruckt wurde) Preis (Gesamter Verkaufspreis der Auftragsbestätigung [Auftragswert], jeweils netto und brutto) Felder in Kunden > Belege > Rechnungen Datum (Rechnungsdatum) Rechnung-Nr. (Rechnungsnummer) Erste Position (Erste Artikelposition auf der Rechnung, Artikelbezeichnung und Artikelbeschreibung) Druckstatus (Status, ob die Rechnung bereits gedruckt wurde) Buchungsstatus (Status, ob die Rechnung bereits gebucht wurde) Preis (Gesamtsumme der Rechnung, jeweils netto und brutto) Felder in Kunden > Belege > Lieferscheine Datum (Datum des Lieferscheins) Lieferschein-Nr. (Lieferschein-Nummer) Erste Position (Erste Artikelposition auf dem Lieferschein, Artikelbezeichnung und Artikelbeschreibung) Druckstatus (Status, ob der Lieferschein bereits gedruckt wurde) Felder in Kunden > Belege > Gutschriften Datum (Datum der Gutschrift) Seite 66

67 Gutschrift-Nr. (Lfd. Nummer der Gutschrift) Erste Position (Erste Artikelposition auf der Gutschrift, Artikelbezeichnung und Artikelbeschreibung) Druckstatus (Status, ob die Gutschrift bereits gedruckt wurde) Buchungsstatus (Status, ob die Gutschrift bereits gebucht wurde) Preis (Gesamtsumme der Gutschrift, jeweils netto und brutto) Felder in Kunden > Belege > Mahnungen Datum (Datum der Mahnung) Gutschrift-Nr. (Lfd. Nummer der Mahnung) Erste Position (Erste Artikelposition auf der Mahnung, Artikelbezeichnung und Artikelbeschreibung) Druckstatus (Status, ob die Mahnung bereits gedruckt wurde) Buchungsstatus (Status, ob die Mahnung bereits gebucht wurde) Preis (Gesamtsumme der Mahnung, jeweils netto und brutto) Funktionen in Kunden > Belege Alle datensatzbezogenen Funktionen befnden sich unten links in der Funktionsschaltfäche der Funktionsleiste und werden nach Klick in einem Popup-Menü dargestellt. Neuer Kunde - Dient zur Anlage eines neuen Kunden. Nach Bestätigung einer Abfrage wird bei der Anlage wird automatisch eine neue Kundennummer generiert und es kann mit der Erfassung der Adresse begonnen werden. Neue Adresse Öfnet eine Dialogbox, um einen neuen AdressDatensatz zu erfassen, der dem aktuell aufgerufenen Kundendatensatz zugewiesen wird. Anrede und Ort werden im Dialog nicht abgefragt diese Angaben werden bei der Anlage der neuen Adresse automatisch gepfegt. Neuer Brief - Dient zum Erfassen eines neuen Briefes an den Kunden über das Modul Korrespondenz. Nach Bestätigung einer Ab-frage wird ein neues Dokument im Modul Korrespon-denz angelegt, das dem aktuell aufgerufenen Kunden zugewiesen wird. Bei der Anlage wird die Standardadresse des aufgerufenen Kunden verwendet. Seite 67

68 Neue - Dient zum Erfassen einer neuen an den Kunden über das Modul Korrespondenz. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neues -Dokument im Modul Korrespondenz angelegt, das dem aktuell aufgerufenen Kunden zugewiesen wird. Dabei wird die -Adresse verwendet, die in der Standardadresse des Kunden eingetragen wurde. Neues Telefax - Dient zum Erfassen eines neuen Telefaxes an den Kunden über das Modul Korrespondenz. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neues Telefax-Dokument im Modul Korrespondenz angelegt, das dem aktuell aufgerufenen Kunden zugewiesen wird. Dabei wird die Telefaxnummer verwendet, die in der Standardadresse des Kunden eingetragen wurde. Neues Seriendokument Mit dieser Funktion kann ein neues Seriendokument erstellt werden, das an alle zur Zeit aufgerufenen Kundendatensätze gesendet werden soll. Um diese Funktion sinnvoll zu nutzen, müssen also zunächst alle gewünschten Kundendatensätze aufgerufen werden. Weitere Hinweise zu diesem Thema fnden Sie im Kapitel Datensätze suchen, selektieren und sortieren. Nach der Auswahl dieser Funktion erscheint eine Dialogbox, in der das Datum, Sachbearbeiter, Dokumentname, die zu verwendende Dokumentvorlage sowie das zu verwenden-de Drucklayout ausgewählt werden. Nach Klick auf die Schaltfäche [Neu] wird im Modul Korrespondenz zu jedem aufgerufenen Kundendatensatz ein entsprechendes Dokument erstellt. Neues Angebot - Dient zum Erfassen eines neuen Angebots an den aufgerufenen Kunden über das Modul Faktura. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neues Angebot im Modul Faktura angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet. Neuer Auftrag - Dient zum Erfassen eines neuen Auftrags an den aufgerufenen Kunden über das Modul Faktura. Nach Bestätigung einer Abfrage wird ein neuer Auftrag im Modul Faktura angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet. Neue Gutschrift - Dient zum Erfassen einer neuen Gutschrift an den aufgerufenen Kunden über das Modul Faktura. Nach Bestätigung einer Abfrage wird eine neue Gutschrift im Modul Faktura angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet. Neue Rechnung - Dient zum Erfassen einer neuen Rechnung an den aufgerufenen Kunden über das Modul Faktura. Nach Bestätigung einer Abfrage wird eine neue Rechnung im Modul Faktura angelegt. Dabei wird die Standardadresse des aktuell aufgerufenen Kunden verwendet. Kunden löschen - Mit dieser Funktion kann der aktuell aufgerufene Kundendatensatz aus der Datenbank gelöscht werden. Seite 68

69 9 - Korrespondenz Mit dem Programmteil Korrespondenz kann ausgehende schriftliche Korrespondenz für alle gespeicherten Kunden sowie Serienbriefe oder Serien- s erstellt werden. Der Programmteil Korrespondenz ist aufgeteilt in: Dokumente (Briefe, Serienbriefe, Telefaxe und s) Vorlagen (Vorlagen für Briefe, s, oder Telefaxe) Briefe, Telefaxe, s, Serienbriefe oder Serien- s können auf Basis einer Dokumentvorlage erstellt werden. Dabei wird zunächst eine Dokumentvorlage in Korrespondenz > Vorlagen erstellt. Wird nun ein neues Dokument auf Basis der Vorlage erzeugt, werden die Werte aller in der Vorlage gefüllten Felder automatisch in das ZIeldokument übertragen. Seite 69

70 9.1 Korrespondenz > Dokumente Seite 70

71 Seite 71

72 Seite 72

73 In der Maske Korrespondenz > Dokumente befnden sich alle Dokumente, die bisher für Kunden erstellt und ggf. gedruckt und versendet wurden. Diese Maske beinhaltet alle Dokumentfelder sowie die postalische Anschrift des Empfängers. Seite 73

74 9.1.1 Felder in Korrespondenz > Dokumente Kunden-Nr. (Kunden-Nummer des Empfängers) Adress-Nr. (Adressnummer des Empfängers) Firma/Name (Firmenname oder Name des Empfängers) Firma/Vorname (Zeile 2 des Firmennamens oder Vorname des Empfängers) Anschrift (Straße und Hausnummer des Empfängers) Land/PLZ/Ort (Länderkennzeichen, PLZ und Ort des Empfängers) Telefax (Telefaxnummer des Empfängers, wird nur für Telefaxe benötigt) ( -Adresse des Empfängers, wird nur für s benötigt) Kontaktperson (Ansprechpartner beim Empfänger) Datum (Datum der Dokumenterstellung) Sachbearbeiter (Sachbearbeiter, der das Dokument erstellt hat) Dokumentname (Name des Dokuments) Vorlage ID/Name (ID und Name der Dokumentvorlage, auf der das Dokument basiert) Drucklayout (Drucklayout, mit dem das Dokument gedruckt werden soll) Ihr Zeichen (Feld für Aktenzeichen des Empfängers) Unser Zeichen (Feld für eigenes Aktenzeichen) Durchwahl (Feld für eigene Durchwahl. Wird automatisch gefüllt, wenn in der Benutzerverwaltung des Sachbearbeiters eine Durchwahl gepfegt wurde) Betref (Betrefzeile des Dokuments) Fliesstext (Fließtext des Dokuments) Grußformel (Grußformel, die in der Benutzerverwaltung vorgegeben wurde) Unterschrift (Grafkfeld für digitale Unterschrift) Seite 74

75 9.1.2 Funktionen in Korrespondenz > Dokumente Neues Dokument - Mit dieser Funktion können Sie im Programmteil Korrespondenz ein neues Dokument erstellen. Wenn Sie auf diesem Weg ein neues Dokument erstellen, müssen Sie alle Angaben zum Empfänger manuell eintragen. Dies entfällt, wenn Sie ein neues Dokument im Programmteil Kunden direkt aus dem Kundendatensatz heraus erzeugen. Dokument drucken - Diese Funktion öfnet den Druck-Dialog zum Drucken des Dokuments. Detaillierte Informationen zum Drucken von Dokumenten fnden Sie in Kapitel 7. Dokument löschen - Diese Funktion entfernt das aktuell aufgerufene Dokument aus der Datenbank. 9.2 Korrespondenz > Vorlagen In dieser Maske können Dokumentvorlagen für die Nutzung im Programmteil Korrespondenz erstellt werden. Neue Dokumente im Programmteil Korrespondenz können auf einer Vorlage basieren, die unter Korrespondenz > Vorlagen erstellt werden können. Seite 75

76 Seite 76

77 9.2.1 Felder in Korrespondenz > Vorlagen Vorlagen-ID (Eindeutige ID der Vorlage) Datum (Erstellungsdatum der Vorlage) Sachbearbeiter (Sachbearbeiter, der die Vorlage erstellt hat) Dokumentname (Name der Vorlage) Drucklayout (Layout aus Drucklayouts.fmp12, auf dem die Vorlage gedruckt werden soll) Ihr Zeichen (Feld für Aktenzeichen des Empfängers) Unser Zeichen (Feld für eigenes Aktenzeichen) Durchwahl (Feld für eigene Durchwahl. Wird automatisch gefüllt, wenn in der Benutzerverwaltung des Sachbearbeiters eine Durchwahl gepfegt wurde) Betref (Betrefzeile des Dokuments) Fliesstext (Fließtext des Dokuments) Grußformel (Grußformel, die in der Benutzerverwaltung vorgegeben wurde) Unterschrift (Grafkfeld für digitale Unterschrift) Platzhalter in Dokumente > Vorlagen Der Fließtext in Dokumentvorlagen kann mit bestimmten Platzhaltern versehen werden. Platzhalter können im Fließtext an beliebiger Stelle eingefügt werden und bestehen immer aus einem Platzhaltertext, der von geschweiften Klammern umgeben ist. Bei der Erstellung eines neuen Dokuments auf Basis der Vorlage werden Platzhalter automatisch mit den entsprechenden Werten ersetzt. {e-frma1} {e-frma2} {e-frma3} Adresszeile 1 bis 3 des Empfängers {e-strasse} - Straße des Empfängers {e-hausnr} - Hausnummer des Empfängers {e-plz} - Postleitzahl des Empfängers {e-ort} - Ort des Empfängers {e-telefon} - Telefonnummer des Empfängers {e-telefax} - Telefaxnummer des Empfängers {e-tel-mobil} Mobilfunknummer des Empfängers {e- } -Adresse des Empfängers {e-ländercode} - Ländercode des Empfängers {e-land} - Land des Empfängers Seite 77

78 {e-bank-institut} - Bankinstitut des Empfängers {e-bank-bic} - BIC des Empfängers {e-bank-blz} - Bankleitzahl des Empfängers {e-bank-iban} - IBAN des Empfängers {e-bank-konto} - Kontonummer des Empfängers {e-adressnr} - Adressnummer des Empfängers {e-kundennr} - Kundennummer des Empfängers {e-bemerkungen} - Bemerkungen aus dem Kundendatensatz des Empfängers {e-briefanrede} - Briefanrede des Empfängers {e-anrede} - Anrede des Empfängers {s-frma1} Adresszeile 1 des Absenders {s-frma2} - Adresszeile 2 des Absenders {s-frma3} - Adresszeile 3 des Absenders {s-strasse} - Straße des Absenders {s-hausnr} - Hausnummer des Absenders {s-plz} - Postleitzahl des Absenders {s-ort} - Ort des Absenders {s-telefon} - Telefonnummer des Absenders {s-telefax} - Telefaxnummer des Absenders {s-tel-mobil} Mobilfunknummer des Absenders {s- } -Adresse des Absenders {s-internet} Internetadresse des Absenders {s-steuernr} Steuernummer des Absenders {s-ustid} USt.-ID des Absenders {s-bank1} {s-bank2} {s-bank3} Bankverbindung 1 bis 3 des Absenders Seite 78

79 9.2.3 Funktionen in Korrespondenz > Vorlagen Neue Vorlage - Dient zum Erstellen einer neuen Dokumentvorlage. Vorlage drucken - Öfnet den Dialog für einen Probedruck der aktuellen Dokumentvorlage. Vorlage löschen - Diese Funktion entfernt die aktuell aufgerufene Dokumentvorlage aus der Datenbank. Seite 79

80 10 - Faktura Im Programmteil Faktura werden alle Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften und Mahnungen verwaltet. Jede Belegart verfügt über eine eigene Eingabemaske und eine Listenansicht. Jeder Beleg kann beliebig viele Positionen enthalten. Die Rechnungs- und Lieferanschrift kann für jeden Beleg separat angegeben werden. Alle Belegnummern werden automatisch nach dem Muster erzeugt, das unter Einstellungen > Vorgaben > Faktura für die jeweilige Belegart vorgegeben wurde. Rechnungen und Gutschriften, die bereits gebucht wurden, können im Nachhinein nicht mehr verändert werden Faktura > Angebote Unter Faktura > Angebote befnden sich alle bisher erstellten Angebote, und es können neue Angebote erstellt werden. Der einfachste Weg, ein Angebot für einen vorhandenen Kunden zu erstellen, ist die Funktion Neues Angebot, die im Programmteil Kunden zur Verfügung steht. Wird ein Angebot direkt im Programmteil Faktura > Angebote erstellt, kann der gewünschte Kunde alternativ im Feld Kundennummer ausgewählt werden. Seite 80

81 Seite 81

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83 Felder in Faktura > Angebote Firma/Name (Firmenbezeichnung oder Nachname, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift) Firma/Vorname (Firmenbezeichnung oder Vorname, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift) Straße/Hausnummer (Straße und Hausnummer, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift) Land/PLZ/Ort (Länderkennzeichen, Postleitzahl und Ort, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift.) Angebots-Nr. (Eindeutige ID des Angebots, wird bei der Erstellung automatisch nach dem Muster erzeugt, das unter Einstellungen > Vorgaben > Faktura für Angebotsnummern vorgegeben wurde) Datum (Datum des Angebots) Kundennummer (Kundennummer des Kunden, der das Angebot erhalten soll) Adressnummer (Adressnummer des Kunden, der das Angebot erhalten soll) Position: Anzahl (Anzahl Produkte der aktuellen Position) Position: Artikel-Nr. (Artikelnummer der aktuellen Position) Position: Artikelbezeichnung (Artikelbezeichnung der aktuellen Position) Position: MwSt. (Mehrwertsteuersatz der aktuellen Position) Position: Einzel netto (Netto-Einzelpreis der aktuellen Position) Position: Einzel brutto (Brutto-Einzelpreis der aktuellen Position) Position: Gesamt brutto (Brutto-Gesamtpreis der aktuellen Position) Position: Artikelbeschreibung (Artikelbeschreibung der aktuellen Position) Zahlungsart (Angebotene Zahlungsart) Druckstatus (Status, ob und wann das Angebot bereits gedruckt wurde) Bemerkungen (Bemerkungen zum Angebot, nur in der Datenbank sichtbar) Anmerkungen (Bemerkungen auf dem Angebot, auf dem Beleg sichtbar) Zwischensumme (Zwischensumme des Angebots, netto und brutto) Rabatt (Etwaig eingeräumter Rabatt, netto und brutto) Mehrwertsteuer (im Angebot enthaltene Mehrwertsteuer) Gesamtsumme (Gesamtsumme des Angebots, netto und brutto) Seite 83

84 Funktionen in Faktura > Angebote Neues Angebot - Mit dieser Funktion wird ein neuer AngebotsDatensatz erzeugt. Dabei wird automatisch eine neue Angebotsnummer generiert. Angebot drucken - Öfnet den Druckdialog, um das aufgerufene Angebot auf einem Drucker auszugeben. Auftrag erzeugen - Mit dieser Funktion wird ein neuer Auftrag auf Basis des aufgerufenen Angebots erzeugt. Dabei werden alle im Angebot befndlichen Daten und Positionen in den neuen Auftrag übernommen. Rechnung erzeugen - Mit dieser Funktion wird eine neue Rechnung auf Basis des aufgerufenen Angebots erzeugt. Dabei werden alle im Angebot befndlichen Daten und Positionen in die neue Rechnung übernommen. Angebot löschen - Löscht den aktuellen Angebots-Datensatz inklusive aller zugewiesenen Positionen aus der Datenbank Kontextsensitive Funktionen in Faktura > Angebote Neue Position - Dient zum Erzeugen einer neuen Position. Dabei springt der Cursor in die letzte Zeile der Positionsdatensätze, um eine neue Position zu erstellen. Position duplizieren - Mit dieser Funktion kann die gewählte Position dupliziert werden, woraufhin eine neue Position mit identischen Feldinhalten der gewählten Position erzeugt wird. Position löschen - Entfernt die gewählte Position aus der Datenbank. Seite 84

85 10.2 Faktura > Aufträge Unter Faktura > Aufträge befnden sich alle bisher erstellten Aufträge, und es können neue Aufträge erstellt werden. Der einfachste Weg, einen Auftrag für einen vorhandenen Kunden zu erstellen, ist die Funktion Neuer Auftrag, die im Programmteil Kunden zur Verfügung steht. Wird ein Auftrag direkt im Programmteil Faktura > Aufträge erstellt, kann der gewünschte Kunde alternativ im Feld Kundennummer ausgewählt werden. Ein Auftrag kann auch auf Basis eines Angebots erstellt werden. Wählen Sie hierfür unter Angebote die Funktion Auftrag erzeugen aus Felder in Faktura > Aufträge Firma/Name (Firmenbezeichnung oder Nachname, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift) Firma/Vorname (Firmenbezeichnung oder Vorname, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift) Straße/Hausnummer (Straße und Hausnummer, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift) Land/PLZ/Ort (Länderkennzeichen, Postleitzahl und Ort, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift.) Seite 85

86 Auftrags-Nr. (Eindeutige ID des Auftrags, wird bei der Erstellung automatisch nach dem Muster erzeugt, das unter Einstellungen > Vorgaben > Faktura für Auftragsnummern vorgegeben wurde) Datum (Datum des Auftrags) Kundennummer (Kundennummer des Auftraggebers) Adressnummer (Adressnummer des Auftraggebers) Position: Anzahl (Anzahl Produkte der aktuellen Position) Position: Artikel-Nr. (Artikelnummer der aktuellen Position) Position: Artikelbezeichnung (Artikelbezeichnung der aktuellen Position) Position: MwSt. (Mehrwertsteuersatz der aktuellen Position) Position: Einzel netto (Netto-Einzelpreis der aktuellen Position) Position: Einzel brutto (Brutto-Einzelpreis der aktuellen Position) Position: Gesamt brutto (Brutto-Gesamtpreis der aktuellen Position) Position: Artikelbeschreibung (Artikelbeschreibung der aktuellen Position) Zahlungsart ( Zahlungsart, nach der der Auftrag bezahlt werden soll) Druckstatus (Status, ob und wann die Auftragsbestätigung gedruckt wurde) Angebot vom (Datum des Angebots, wenn der Auftrag auf Basis eines Angebots erstellt wurde) Bemerkungen (Bemerkungen zum Auftrag, nur in der Datenbank sichtbar) Anmerkungen (Bemerkungen auf der Auftragsbestätigung, auf dem Beleg sichtbar) Zwischensumme (Zwischensumme des Auftrags, netto und brutto) Rabatt (Etwaig eingeräumter Rabatt, netto und brutto) Mehrwertsteuer (im Auftrag enthaltene Mehrwertsteuer) Gesamtsumme (Gesamtsumme des Auftrags, netto und brutto) Seite 86

87 Funktionen in Faktura > Aufträge Neuer Auftrag - Mit dieser Funktion wird ein neuer AuftragsDatensatz erzeugt. Dabei wird automatisch eine neue Auftragsnummer generiert. Auftrag drucken - Öfnet den Druckdialog, um eine Auftragsbestätigung für den aufgerufenen Auftrag auf einem Drucker auszugeben. Rechnung erzeugen - Mit dieser Funktion wird eine neue Rechnung auf Basis des aufgerufenen Auftrags erzeugt. Dabei werden alle im Auftrag befndlichen Daten und Positionen in die neue Rechnung übernommen. Auftrag löschen - Löscht den aktuellen Auftrags-Datensatz inklusive aller zugewiesenen Positionen aus der Datenbank Kontextsensitive Funktionen in Faktura > Aufträge Neue Position - Dient zum Erzeugen einer neuen Position. Dabei springt der Cursor in die letzte Zeile der Positionsdatensätze, um eine neue Position zu erstellen. Position duplizieren - Mit dieser Funktion kann die gewählte Position dupliziert werden, woraufhin eine neue Position mit identischen Feldinhalten der gewählten Position erzeugt wird. Position löschen - Entfernt die gewählte Position aus der Datenbank. Seite 87

88 10.3 Faktura > Rechnungen Unter Faktura > Rechnungen befnden sich alle bisher erstellten Rechnungen, und es können neue Rechnungen erstellt werden. Der einfachste Weg, eine Rechnung für einen vorhandenen Kunden zu erstellen, ist die Funktion Neue Rechnung, die im Programmteil Kunden zur Verfügung steht. Wird eine Rechnung direkt im Programmteil Faktura > Rechnungen erstellt, kann der gewünschte Kunde alternativ im Feld Kundennummer ausgewählt werden. Eine Rechnung kann auch auf Basis eines Angebots oder auf Basis eines Auftrags erstellt werden. Wählen Sie hierfür unter Angebote oder Aufträge die Funktion Rechnung erzeugen aus Felder in Faktura > Rechnungen Firma/Name (Firmenbezeichnung oder Nachname, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift) Firma/Vorname (Firmenbezeichnung oder Vorname, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift) Straße/Hausnummer (Straße und Hausnummer, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift) Land/PLZ/Ort (Länderkennzeichen, Postleitzahl und Ort, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift.) Rechnungs-Nr. (Eindeutige ID der Rechnung, wird bei der Erstellung automatisch nach dem Seite 88

89 Muster erzeugt, das unter Einstellungen > Vorgaben > Faktura für Rechnungsnummern vorgegeben wurde) Datum (Datum der Rechnung) Kundennummer (Kundennummer des Rechnungsempfängers) Adressnummer (Adressnummer des Rechnungsempfängers) Position: Anzahl (Anzahl Produkte der aktuellen Position) Position: Artikel-Nr. (Artikelnummer der aktuellen Position) Position: Artikelbezeichnung (Artikelbezeichnung der aktuellen Position) Position: MwSt. (Mehrwertsteuersatz der aktuellen Position) Position: Einzel netto (Netto-Einzelpreis der aktuellen Position) Position: Einzel brutto (Brutto-Einzelpreis der aktuellen Position) Position: Gesamt brutto (Brutto-Gesamtpreis der aktuellen Position) Position: Artikelbeschreibung (Artikelbeschreibung der aktuellen Position) Zahlungsart ( Zahlungsart, nach der die Rechnung bezahlt werden soll) Leistungsdatum (Liefer- oder Leistungsdatum) Fällig am (Fälligkeitsdatum der Rechnung) Zahlung am (Zahlungsdatum) Zahlungsbetrag (Betrag, der zur Rechnung bezahlt wurde) Druckstatus (Status, ob und wann die Rechnung gedruckt wurde) Buchungsstatus (Status, ob die Rechnung gebucht wurde. Eine gebuchte Rechnung lässt sich im Nachhinein nicht mehr verändern.) Bemerkungen (Bemerkungen zur Rechnung, nur in der Datenbank sichtbar) Anmerkungen (Bemerkungen auf der Rechnung, auf dem Beleg sichtbar) Zwischensumme (Zwischensumme der Rechnung, netto und brutto) Rabatt (Etwaig eingeräumter Rabatt, netto und brutto) Mehrwertsteuer (im der Rechnung enthaltene Mehrwertsteuer) Gesamtsumme (Gesamtsumme der Rechnung, netto und brutto) Seite 89

90 Funktionen in Faktura > Rechnungen Neue Rechnung - Mit dieser Funktion wird ein neuer RechnungsDatensatz erzeugt. Dabei wird automatisch eine neue Rechnungsnummer generiert. Rechnung drucken - Öfnet den Druckdialog, um die aufgerufene Rechnung auf einem Drucker auszugeben. Rechnung buchen - Bucht die aufgerufene Rechnung, so dass sie künftig nicht mehr verändert werden kann. Außerdem wird ein Buchungssatz im Kassenbuch für die Rechnung erstellt. Aufgerufene Buchen Bucht alle aufgerufenen Rechnungen, so dass sie künftig nicht mehr verändert werden können. Außerdem werden Buchungssätze im Kassenbuch für alle Rechnungen erstellt. Ofene Posten aufrufen Ruft alle Rechnungen auf, die noch nicht oder bisher erst zum Teil bezahlt und damit ofen sind. Mahnlauf starten Durchsucht alle ofenen Rechnungen, bei denen das Fälligkeitsdatum überschritten wurde, um ggf. entsprechende Mahnungen zu erstellen. Lieferschein erzeugen - Mit dieser Funktion wird ein neuer Lieferschein auf Basis der aufgerufenen Rechnung erzeugt. Alle Daten der Rechnung werden in den neuen Lieferschein übernommen. Gutschrift erzeugen - Mit dieser Funktion wird eine neue Gutschrift auf Basis der aufgerufenen Rechnung erzeugt. Alle Daten der Rechnung werden in die neue Gutschrift übernommen. Mahnung erzeugen - Mit dieser Funktion wird eine neue Mahnung auf Basis der aufgerufenen Rechnung erzeugt. Alle Daten der Rechnung werden in die neue Mahnung übernommen. Rechnung stornieren - Storniert die Rechnung, indem der Buchungsstatus entfernt wird, woraufhin in der Rechnung wieder Änderungen vorgenommen werden können. Diese Funktion steht möglicherweise nicht allen Benutzern zur Verfügung Kontextsensitive Funktionen in Faktura > Rechnungen Neue Position - Dient zum Erzeugen einer neuen Position. Dabei springt der Cursor in die letzte Zeile der Positionsdatensätze, um eine neue Position zu erstellen. Position duplizieren - Mit dieser Funktion kann die gewählte Position dupliziert werden, woraufhin eine neue Position mit identischen Feldinhalten der gewählten Position erzeugt wird. Position löschen - Entfernt die gewählte Position aus der Datenbank. Seite 90

91 10.4 Faktura > Lieferscheine Unter Faktura > Lieferscheine befnden sich alle bisher erstellten Lieferscheine, und es können neue Lieferscheine erstellt werden. Der einfachste Weg, einen Lieferschein für einen vorhandenen Kunden zu erstellen, ist die Funktion Neuer Lieferschein, die im Programmteil Kunden zur Verfügung steht. Wird ein Lieferschein direkt im Programmteil Faktura > Lieferscheine erstellt, kann der gewünschte Kunde alternativ im Feld Kundennummer ausgewählt werden. Ein Lieferschein kann auch auf Basis einer bestehenden Rechnung erstellt werden. Wählen Sie hierfür unter Rechnungen die Funktion Rechnung erzeugen aus Felder in Faktura > Lieferscheine Firma/Name (Firmenbezeichnung oder Nachname, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift) Firma/Vorname (Firmenbezeichnung oder Vorname, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift) Straße/Hausnummer (Straße und Hausnummer, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift) Land/PLZ/Ort (Länderkennzeichen, Postleitzahl und Ort, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift.) Lieferschein-Nr. (Eindeutige ID des Lieferscheins, wird bei der Erstellung automatisch nach dem Seite 91

92 Muster erzeugt, das unter Einstellungen > Vorgaben > Faktura für Lieferschein-Nummern vorgegeben wurde) Datum (Datum des Lieferscheins) Kundennummer (Kundennummer des Empfängers) Adressnummer (Adressnummer des Empfängers) Position: Anzahl (Anzahl Produkte der aktuellen Position) Position: Artikel-Nr. (Artikelnummer der aktuellen Position) Position: Artikelbezeichnung (Artikelbezeichnung der aktuellen Position) Position: MwSt. (Mehrwertsteuersatz der aktuellen Position) Position: Einzel netto (Netto-Einzelpreis der aktuellen Position) Position: Einzel brutto (Brutto-Einzelpreis der aktuellen Position) Position: Gesamt brutto (Brutto-Gesamtpreis der aktuellen Position) Position: Artikelbeschreibung (Artikelbeschreibung der aktuellen Position) Zahlungsart ( Zahlungsart, nach der der Auftrag bezahlt werden soll) Druckstatus (Status, ob und wann der Lieferschein gedruckt wurde) Auftrag vom (Datum des Auftrags, wenn Lieferschein auf Basis eines Auftrags erstellt wurde) Auftrags-Nr. (Nummer des Auftrags, wenn Lieferschein auf Basis eines Auftrags erstellt wurde) Rechnung vom (Datum des Auftrags, wenn Lieferschein auf Basis eines Auftrags erstellt wurde) Rechnung-Nr. (Nummer des Auftrags, wenn Lieferschein auf Basis eines Auftrags erstellt wurde) Bemerkungen (Bemerkungen zum Auftrag, nur in der Datenbank sichtbar) Anmerkungen (Bemerkungen auf dem Lieferschein, auf dem Beleg sichtbar) Seite 92

93 Funktionen in Faktura > Lieferscheine Neuer Lieferschein - Mit dieser Funktion wird ein neuer LieferscheinDatensatz erzeugt. Dabei wird automatisch eine neue Lieferschein-Nr. generiert. Lieferschein drucken - Öfnet den Druckdialog, um den aufgerufenen Lieferschein auf einem Drucker auszugeben. Lieferschein löschen - Löscht den aktuellen Lieferschein-Datensatz inklusive aller zugewiesenen Positionen aus der Datenbank Kontextsensitive Funktionen in Faktura > Lieferscheine Neue Position - Dient zum Erzeugen einer neuen Position. Dabei springt der Cursor in die letzte Zeile der Positionsdatensätze, um eine neue Position zu erstellen. Position duplizieren - Mit dieser Funktion kann die gewählte Position dupliziert werden, woraufhin eine neue Position mit identischen Feldinhalten der gewählten Position erzeugt wird. Position löschen - Entfernt die gewählte Position aus der Datenbank. Seite 93

94 10.5 Faktura > Gutschriften Unter Faktura > Gutschriften befnden sich alle bisher erstellten Gutschriften, und es können neue Gutschriften erstellt werden. Der einfachste Weg, eine Gutschrift für einen vorhandenen Kunden zu erstellen, ist die Funktion Neue Gutschrift, die im Programmteil Kunden zur Verfügung steht. Wird eine Gutschrift direkt im Programmteil Faktura > Gutschriften erstellt, kann der gewünschte Kunde alternativ im Feld Kundennummer ausgewählt werden. Eine Gutschrift kann auch auf Basis einer bestehenden Rechnung erstellt werden. Wählen Sie hierfür unter Rechnungen die Funktion Gutschrift erzeugen aus Felder in Faktura > Gutschriften Firma/Name (Firmenbezeichnung oder Nachname, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift) Firma/Vorname (Firmenbezeichnung oder Vorname, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift) Straße/Hausnummer (Straße und Hausnummer, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift) Land/PLZ/Ort (Länderkennzeichen, Postleitzahl und Ort, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift.) Seite 94

95 Gutschrift-Nr. (Eindeutige ID der Gutschrift, wird bei der Erstellung automatisch nach dem Muster erzeugt, das unter Einstellungen > Vorgaben > Faktura für Gutschriftsnummern vorgegeben wurde) Datum (Datum der Gutschrift) Kundennummer (Kundennummer des Empfängers der Gutschrift) Adressnummer (Adressnummer des Empfängers der Gutschrift) Position: Anzahl (Anzahl Produkte der aktuellen Position) Position: Artikel-Nr. (Artikelnummer der aktuellen Position) Position: Artikelbezeichnung (Artikelbezeichnung der aktuellen Position) Position: MwSt. (Mehrwertsteuersatz der aktuellen Position) Position: Einzel netto (Netto-Einzelpreis der aktuellen Position) Position: Einzel brutto (Brutto-Einzelpreis der aktuellen Position) Position: Gesamt brutto (Brutto-Gesamtpreis der aktuellen Position) Position: Artikelbeschreibung (Artikelbeschreibung der aktuellen Position) Zahlungsart ( Zahlungsart, mit der die Gutschrift erstattet werden soll) Ursprungsrechnung (optional - Rechnung, auf der die Gutschrift ursprünglich basiert) Druckstatus (Status, ob und wann die Gutschrift gedruckt wurde) Buchungsstatus (Status, ob die Gutschrift gebucht wurde. Eine gebuchte Gutschrift lässt sich im Nachhinein nicht mehr verändern.) Bemerkungen (Bemerkungen zur Gutschrift, nur in der Datenbank sichtbar) Anmerkungen (Bemerkungen auf der Gutschrift, auf dem Beleg sichtbar) Zwischensumme (Zwischensumme der Gutschrift, netto und brutto) Rabatt (Etwaig eingeräumter Rabatt, netto und brutto) Mehrwertsteuer (im der Gutschrift enthaltene Mehrwertsteuer) Gesamtsumme (Gesamtsumme der Gutschrift, netto und brutto) Seite 95

96 Funktionen in Faktura > Gutschriften Neue Gutschrift - Mit dieser Funktion wird ein neuer GutschriftsDatensatz erzeugt. Dabei wird automatisch eine neue Gutschrift-Nr. generiert. Gutschrift drucken - Öfnet den Druckdialog, um die aufgerufene Gutschrift auf einem Drucker auszugeben. Gutschrift buchen - Bucht die aufgerufene Gutschrift, so dass sie künftig nicht mehr verändert werden kann. Aufgerufene buchen Bucht alle aufgerufenen Gutschriften, so dass sie künftig nicht mehr verändert werden können. Außerdem werden Buchungssätze im Kassenbuch für alle aufgerufenen Gutschriften erstellt. Gutschrift stornieren - Storniert die Gutschrift, indem der Buchungsstatus entfernt wird, woraufhin in der Gutschrift wieder Änderungen vorgenommen werden können. Diese Funktion steht möglicherweise nicht allen Benutzern zur Verfügung Kontextsensitive Funktionen in Faktura > Gutschriften Neue Position - Dient zum Erzeugen einer neuen Position. Dabei springt der Cursor in die letzte Zeile der Positionsdatensätze, um eine neue Position zu erstellen. Position duplizieren - Mit dieser Funktion kann die gewählte Position dupliziert werden, woraufhin eine neue Position mit identischen Feldinhalten der gewählten Position erzeugt wird. Position löschen - Entfernt die gewählte Position aus der Datenbank. Seite 96

97 10.6 Faktura > Mahnungen Unter Faktura > Mahnungen befnden sich alle bisher erstellten Mahnungen, und es können neue Mahnungen erstellt werden. Der einfachste Weg, eine Mahnung für einen vorhandenen Kunden zu erstellen, ist die Funktion Neue Mahnung, die im Programmteil Kunden zur Verfügung steht. Wird eine Gutschrift direkt im Programmteil Faktura > Mahnungen erstellt, kann der gewünschte Kunde alternativ im Feld Kundennummer ausgewählt werden. Eine Mahnung kann auch auf Basis einer bestehenden Rechnung erstellt werden. Wählen Sie hierfür unter Rechnungen die Funktion Mahnung erzeugen aus Felder in Faktura > Mahnungen Firma/Name (Firmenbezeichnung oder Nachname, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift) Firma/Vorname (Firmenbezeichnung oder Vorname, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift) Straße/Hausnummer (Straße und Hausnummer, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift) Land/PLZ/Ort (Länderkennzeichen, Postleitzahl und Ort, jeweils separat für den Belegempfänger und für die Lieferanschrift.) Seite 97

98 Mahnung-Nr. (Eindeutige ID der Mahnung, wird bei der Erstellung automatisch nach dem Muster erzeugt, das unter Einstellungen > Vorgaben > Faktura für Mahnungsnummern vorgegeben wurde) Datum (Datum der Mahnung) Kundennummer (Kundennummer des Empfängers der Mahnung) Adressnummer (Adressnummer des Empfängers der Mahnung) Position: Anzahl (Anzahl Produkte der aktuellen Position) Position: Artikel-Nr. (Artikelnummer der aktuellen Position) Position: Artikelbezeichnung (Artikelbezeichnung der aktuellen Position) Position: MwSt. (Mehrwertsteuersatz der aktuellen Position) Position: Einzel netto (Netto-Einzelpreis der aktuellen Position) Position: Einzel brutto (Brutto-Einzelpreis der aktuellen Position) Position: Gesamt brutto (Brutto-Gesamtpreis der aktuellen Position) Position: Artikelbeschreibung (Artikelbeschreibung der aktuellen Position) Zahlungsart ( Zahlungsart, mit der die Mahnung erstattet werden soll) Ursprungsrechnung (optional - Rechnung, auf der die Mahnung ursprünglich basiert) Fällig am (Fälligkeitsdatum der Mahnung) Mahnstufe (zeigt an, wieviele Mahnungen bereits versendet wurden) Stufe 1 fällig am (Fälligkeitsdatum der ersten Mahnstufe) Mahnstufe 2 (Fälligkeitsdatum der zweiten Mahnstufe) Bemerkungen (Bemerkungen zur Mahnung, nur in der Datenbank sichtbar) Anmerkungen (Bemerkungen auf der Mahnung, auf dem Beleg sichtbar) Belegstatus (Status der Mahnung Gedruckt, Abgabe an Inkassoinstitut, gerichtliches Mahnverfahren oder bezahlt) Zwischensumme (Zwischensumme der Mahnung, netto und brutto) Rabatt (Etwaig eingeräumter Rabatt, netto und brutto) Mehrwertsteuer (im der Mahnung enthaltene Mehrwertsteuer) Gesamtsumme (Gesamtsumme der Mahnung, netto und brutto) Seite 98

99 Funktionen in Faktura > Mahnungen Neue Mahnung - Mit dieser Funktion wird ein neuer MahnungsDatensatz erzeugt. Dabei wird automatisch eine neue Mahnung-Nr. generiert. > Mahnstufe 2 Mit dieser Funktion kann die Mahnung in Mahnstufe 2 übertragen werden. Der Belegstatus wird entsprechend geändert. > Inkasso Mit dieser Funktion kann die Mahnung an ein Inkassoinstitut übergeben werden. Der Belegstatus wird entsprechend geändert. > Gerichtlich Mit dieser Funktion kann die Mahnung an ein gerichtliches Mahnverfahren übertragen werden. Der Belegstatus wird entsprechend geändert. Mahnung drucken - Öfnet den Druckdialog, um die aufgerufene Mahnung auf einem Drucker auszugeben. Mahnung löschen Mit diesem Befehl wird die aufgerufene Mahnung aus der Datenbank gelöscht Kontextsensitive Funktionen in Faktura > Mahnungen Neue Position - Dient zum Erzeugen einer neuen Position. Dabei springt der Cursor in die letzte Zeile der Positionsdatensätze, um eine neue Position zu erstellen. Position duplizieren - Mit dieser Funktion kann die gewählte Position dupliziert werden, woraufhin eine neue Position mit identischen Feldinhalten der gewählten Position erzeugt wird. Position löschen - Entfernt die gewählte Position aus der Datenbank. Seite 99

100 11 Artikelverwaltung In der Artikelverwaltung können in gfm-business beliebig viele Artikel verwaltet werden. Für jeden Artikel können beliebig viele Lieferanten verwaltet werden. Bei mehreren Lieferanten eines Artikels zeigt gfm-business in der Maske Artikelstamm den jeweils günstigsten Einkaufspreis an Artikel > Artikelstamm Die Maske Artikelstamm zeigt alle Stammdaten eines in der Artikelverwaltung eingetragenen Artikels an. In der Navigationsspalte wird die Anzahl erfasster Artikel und die Artikelattribute, Lieferanten, Artikelbestand und Ereignisse des derzeit aufgerufenen Artikels angezeigt Felder in Artikel > Artikelstamm ID (eindeutige Artikel-ID aus gfm-business) Artikel-Nr. (ofzielle Artikelnummer des Artikels) Bezeichnung (Artikelbezeichnung) Geschäftsbereich (Kategorisierung des Artikels nach Geschäftsbereich) Kategorie (Kategorie des Artikels, Kategorieauswahl kann unter Einstellungen > Vorgaben Artikel konfguriert werden) Verpackungseinheit (Verpackungseinheit, Anzahl, Einheit und Artikelgewicht) Seite 100

101 Selektionsfelder (in den Einstellungen frei defnierbare Selektionsfelder) Bemerkungen (freie Bemerkungen zum aufgerufenen Artikel) Einkaufspreis (automatisch berechnet aus eingepfegten Lieferantenkonditionen) VK empfohlen (empfohlener, normaler Verkaufspreis) Mindest-VK (Verkaufspreis, der mindestens erzielt werden muss) Online-VK (Verkaufspreis für Onlineshop) Kalkulation in % (automatisch berechnete Kalkulation aus dem günstigsten Einkaufspreis und dem empfohlenen Verkaufspreis) Gültig von/bis (Zeitraum, innerhalb dessen die eingegebenen Konditionen gültig sind) EAN-Code (EAN-Code des aufgerufenen Artikels) Hersteller (Hersteller des Produkts) Hersteller MPN (ofzielle Herstellernummer des Artikels, oft identisch mit Artikel-Nr.) Preis UVP (Unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers) MwSt.-Satz (Mehrwertsteuersatz des aufgerufenen Artikels) Freifelder (bis zu drei frei defnierbare Felder) Artikelbild (Bild zum aufgerufenen Artikel, importiert alle gängigen Bildformate) Artikel-URL (URL zur Artikelseite des Herstellers) Datenblatt (URL zu einem Artikel-Datenblatt im Internet) Schlagworte (Schlagworte zum Artikel) Kurzbeschreibung (Kurzbeschreibung des Artikels) Beschreibung (Beschreibung zum Artikel. Kann für Onlineshops auch HTML-Code enthalten) Seite 101

102 Funktionen in Artikel > Artikelstamm Neuer Artikel - Erfasst einen neuen Artikel in der Datenbank. Artikel duplizieren - Erstellt einen neuen, mit dem aufgerufenen Artikel identischen Datensatz. Artikel drucken - Öfnet den Druckdialog Artikel exportieren - Exportiert aufgerufene Artikel in eine externe Datei Neuer Lieferant - Erfassung eines neuen Lieferanten für den aufgerufenen Artikel Artikel löschen - Mit dieser Funktion wird der aufgerufene Artikel aus der Datenbank gelöscht 11.2 Artikel > Lieferanten In der Maske Artikel > Lieferanten können für jeden Artikel beliebig viele Lieferanten und Konditionen hinterlegt werden. Dabei können für jeden Lieferanten bis zu dreistufge Stafelpreise eingepfegt werden Felder in Artikel > Lieferanten Kd.-Nr. (Kunden-Nr. des Lieferanten. Das Popup-Menü zeigt ausschließlich Kunden-Datensätze an, deren Kundenart Lieferant aktiv ist.) Seite 102