Mitarbeitergespräche erfolgreich führen

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1 Mitarbeitergespräche erfolgreich führen zur Einführung und Handhabung für Mitarbeiter und Vorgesetzte TRAINPLAN seminar maker Mitarbeitergespräche erfolgreich führen Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis 1 Inhaltsverzeichnis 2 Vorwort 3 WARUM regelmäßig Mitarbeitergespräche führen? 4 Formen des Mitarbeitergespräches 5 Ziele des Mitarbeitergespräches 6 Zusammenfassung 7 WIE wird das Mitarbeitergespräch geführt? 8 WER führt das Gespräch? 9 WANN sollte das Mitarbeitergespräch stattfinden? 10 WELCHE Vorüberlegungen sollten für das Gespräch erfolgen? 11 WIE sieht das Gespräch aus? 12 Wichtige Grundregeln zur Gesprächsführung 14 Vorbereitung des Mitarbeitergespräches Der Einschätzungsbogen (Anlagen 1 und 2) 15 Notwendige Daten für den Einschätzungsbogen 16 Die Dokumentation des Mitarbeitergespräches Der Gesprächsbogen (Anlage 3) 17 Notwendige Daten für den Gesprächsbogen 18 Gesprächsinhalte: Punkt 1 Unternehmensziele Punkt 2 Stabs-/Bereichs-/u. Fachgebiets- bzw. Ausgangsziele Punkt 3 Aufgaben und Zielbeschreibung Punkt 4 Analyse der Arbeitsergebnisse/Rückblick 19 Punkt 5 Führung, Zusammenarbeit, Information 20 Punkt 6 - Kundenorientierung Punkt 7 Zielvereinbarungen / Commitments 21 Punkt 8 Förderung und Entwicklung 22 Punkt 9 Hinweise des Mitarbeiters Unterschriften 23 Nachbearbeitung 24 Anlage 1-9 TRAINPLAN seminar maker Mitarbeitergespräche erfolgreich führen Seite 2

3 WARUM regelmäßig Mitarbeitergespräche führen? In der täglichen Arbeitsroutine werden laufend Gespräche zwischen Führungskräften und Mitarbeitern geführt. Dabei liegt der Schwerpunkt meistens auf der Klärung der Sachproblematik, d. h. es gilt Arbeitsaufträge abzuklären, Projekte zu entwickeln und durchzuführen oder Termine festzulegen und zu überwachen. Diese Art der Gespräche eignet sich jedoch selten dazu, Fragen, welche die Zusammenarbeit mit einzelnen Mitarbeitern betreffen, zu klären. In jedem im Wettbewerb stehenden Unternehmen ist es zwingend erforderlich, sich neben der Alltagsroutine in regelmäßigen Abständen die festgelegten Unternehmensleitlinien bewusst zu machen und diese festgelegten Ziele auf jeden Arbeitsplatz abzuleiten. Dadurch besteht die Möglichkeit, dass der Einzelne den Zusammenhang zwischen seiner eigenen Arbeit und den Unternehmenszielen erkennt und hierdurch bereit ist, den eigenen Einsatz zielgerichtet weiter zu entwickeln. Das Mitarbeitergespräch stellt somit ein gestaltendes Element einer zielorientierten Zusammenarbeit dar und unterstützt im besonderen einen kooperativen Führungsstil im Unternehmen. Durch das Mitarbeitergespräch lässt sich vorhandenes oder zusätzliches Potential von Mitarbeitern frühzeitig erkennen, fördern und weiterentwickeln. Das Gespräch, mit Berücksichtigung der persönlichen Arbeits- und Berufssituation, hilft dem Mitarbeiter bei seiner beruflichen Orientierung und seinem persönlichen Engagement. Der Erfolg eines Unternehmens beruht in zunehmendem Maße auf den Fähigkeiten seiner Mitarbeiter. TRAINPLAN seminar maker Mitarbeitergespräche erfolgreich führen Seite 3

4 Formen des Mitarbeitergespräches 1. Gespräche aus entstandenem oder gegebenem Anlass: Einführungsgespräch Feedbackgespräch Informationsgespräch Aufgabengespräch Kritikgespräch Disziplinargespräch Problemlösungsgespräch Unterstützungsgespräch in betrieblicher oder persönlicher Hinsicht Motivationsgespräch Unterweisungsgespräch Austrittsgespräch 2. Regelmäßige Gespräche Zielvereinbarung Zielüberprüfung Mitarbeitergespräch Jahres-Mitarbeitergespräch Fördergespräch Beurteilungsgespräch 3. Gespräche zu Sonderanlässen Vorstellungsgespräch Mitarbeiterbesprechung Lehrgespräch TRAINPLAN seminar maker Mitarbeitergespräche erfolgreich führen Seite 4

5 Ziele des Mitarbeitergespräches Das regelmäßige wie auch das jährliche Mitarbeitergespräch dient zur Überprüfung und zur Besprechung von zurückliegenden Arbeitsergebnissen bzw. der im Vorjahr definierten Ziele, damit der Mitarbeiter weiß, wo er steht.... dient zur gemeinsamen Standortbestimmung sowie Erarbeitung und Festlegung künftiger Ziele und Aufgaben, damit der Mitarbeiter weiß, was erwartet wird.... dient der Abstimmung des jeweiligen Handlungs- und Verantwortungsspielraumes, damit der Mitarbeiter weiß, in welchem Rahmen er selbständig handeln kann.... dient der Optimierung von Kommunikation und Information, damit sowohl Mitarbeiter als auch Vorgesetzte wissen, wo Engpässe und Schwierigkeiten vorhanden sind und wie diese in der Zukunft beseitigt werden können.... dient der Anerkennung und Förderung von Arbeitsergebnissen und Leistungen oder auch der konstruktiven Kritik, damit der Mitarbeiter durch Lob motiviert wird, bzw. Unterstützung für eine Verbesserung der eigenen Leistung erhält und nach seinen Fähigkeiten und Fertigkeiten bestmöglich eingesetzt wird.... dient der Überprüfung der gesamten Arbeitsorganisation und des Informationsflusses, damit Informations- und Betriebsabläufe verbessert werden können, um dadurch effektivere Arbeitsergebnisse zu erzielen.... dient zur Potenzialanalyse der Mitarbeiter, damit Fördermaßnahmen zielgerichtet im Rahmen der Möglichkeiten des Unternehmens so eingesetzt werden, dass damit zusätzliche Qualifikationen erreicht werden können. TRAINPLAN seminar maker Mitarbeitergespräche erfolgreich führen Seite 5

6 Zusammenfassung Das Mitarbeitergespräch dient sowohl dem Mitarbeiter als auch dem Vorgesetzten dazu, neben der sowieso stattfindenden täglichen Kommunikation die vorhandenen Unternehmens- und Führungsleitlinien zu überprüfen und zu vertiefen. Daraus resultieren zwei Vorteile: Zum einen stellt das Gespräch für den Mitarbeiter eine Gelegenheit dar, in einem vertraulichen Dialog über seine Zielvorstellungen, über Fragen der Zusammenarbeit und über seine Erwartungen hinsichtlich seiner weiteren beruflichen Entwicklung zu sprechen. Der Vorgesetzte kann die Auffassungen, die Probleme und Interessen seiner Mitarbeiter genauer kennen lernen und verstehen und dem Mitarbeiter dadurch ein besseres Feed-back im Zusammenhang mit seiner Leistung und dem Verhalten in der Zusammenarbeit geben. TRAINPLAN seminar maker Mitarbeitergespräche erfolgreich führen Seite 6

7 WIE wird das Mitarbeitergespräch geführt? Sowohl für das Mitarbeiter- als auch für das Jahres-Mitarbeitergespräch ist die Einhaltung von wichtigen Verhaltens- und Kommunikationsregeln zwingend notwendig, damit die gewünschten Ergebnisse erzielt werden können. Da dieser Teil einen größeren Umfang einnimmt, und neben den formalen Voraussetzungen gesondert trainiert werden sollte, findet er sich in dem separaten Trainingsteil Mitarbeitergespräche erfolgreich führen. TRAINPLAN seminar maker Mitarbeitergespräche erfolgreich führen Seite 7

8 WER führt das Gespräch? Mitarbeitergespräche insbesondere das jährliche Mitarbeitergespräch sollte mit allen Mitarbeitern geführt werden. Dieses Recht sollte den Mitarbeitern vom Unternehmen auch ausdrücklich eingeräumt werden. Verantwortlich für das Zustandekommen und die Durchführung des Gespräches ist grundsätzlich der unmittelbare Vorgesetzte falls durch diesen das Gespräch nicht zustande kommt, kann auch der Mitarbeiter darum nachsuchen. Die Gespräche können auch an nachgeordnete Stabsstellen mit Personalverantwortung delegiert werden, wobei es bei einer Neueinführung erforderlich ist, in den obersten Hierarchieebenen zu beginnen. Nur dadurch kann sichergestellt werden, dass übergeordnete Unternehmenszielsetzungen in die individuellen Zielvereinbarungen mit einfließen. TRAINPLAN seminar maker Mitarbeitergespräche erfolgreich führen Seite 8

9 WANN sollte das Mitarbeitergespräch stattfinden? Je nachdem, um welche Art von Mitarbeitergespräch es sich handelt, also regelmäßig stattfindendes oder jährliches Mitarbeitergespräch, sollten die Zeitpunkte rechtzeitig vorher festgelegt sein, bzw. sollte das Jahres-Mitarbeitergespräch entweder gleich zu Jahresbeginn oder noch besser zum Ende des vorangegangenen Jahres geführt werden. Die Verantwortung für die zeitgerechte Abwicklung aller Gespräche auf den jeweiligen Ebenen liegt bei den Abteilungs- bzw. Stabsstellenleitern. Die Terminbekanntgabe erfolgt durch den Vorgesetzten an den Mitarbeiter mindestens eine Woche im Voraus. Gleichzeitig erhält der Mitarbeiter einen leeren Gesprächs- und einen leeren Einschätzungsbogen. (s. Anlage 1 und 3) TRAINPLAN seminar maker Mitarbeitergespräche erfolgreich führen Seite 9

10 WELCHE Vorüberlegungen sollten für das Mitarbeitergespräch erfolgen? Jeder Gesprächsteilnehmer sollte den Gesprächsbogen durcharbeiten und die nachfolgenden Fragen bereits gedanklich beantworten, bzw. stichpunktartig festhalten: Welche Aufgaben und Zuständigkeiten liegen im Verantwortungsbereich des Mitarbeiters? Welche Ziele und Maßnahmen wurden im Rahmen der Unternehmensplanung festgelegt? Welche Ziele wurden erreicht oder nicht erreicht und welche Aufgaben wurden abgeschlossen oder nicht abgeschlossen? Was hat die Erreichung der Ziele und Erfüllung der Aufgaben gefördert oder behindert? Wie werden die Arbeitsergebnisse und die Zusammenarbeit im letzten Jahr gesehen? Inwieweit sind die Beteiligten mit dem Erreichten zufrieden? Weiterhin sollte das Gespräch durch eine Selbst- bzw. Fremdeinschätzung vorbereitet werden. Anhand der Kriterien fachliche, methodische, soziale und Persönlichkeitskompetenz, schätzt sich der Mitarbeiter selbst und der Vorgesetzte den Mitarbeiter ein. Sowohl übereinstimmende als auch abweichende Einschätzungen ergeben automatisch eine anfängliche Gesprächsgrundlage und führen die Gesprächsteilnehmer an ein strukturiertes Mitarbeitergespräch heran. Die Checkliste Eigen-Fremdbild findet sich im Anhang und wird mit dem Gesprächsbogen zur Vorbereitung ausgegeben. TRAINPLAN seminar maker Mitarbeitergespräche erfolgreich führen Seite 10