Einfache Zusammenarbeit in weltweit agierenden Projektgruppen

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1 Einfache Zusammenarbeit in weltweit agierenden Projektgruppen Durch die einfache Bedienung und Integrationsmöglichkeiten in die Arbeitsumgebung unserer Mitarbeiter haben wir mit Alfresco eine sehr hohe Akzeptanz und Durchdringung erreicht. Arno Hagen IT Projekt Manager Zuverlässigkeit als Wert Qualität als Verpfl ichtung Präzision aus Leidenschaft. Als Teil der HEXAGON Gruppe, einem führenden Anbieter von integrierten Design-, Mess- und Visualisierungstechnologien ist die 1819 gegründete aus Heerbrugg in der Schweiz weltweit führend bei Lösungen und Technologien zur Erfassung und Verarbeitung räumlicher Informationen. Über Mitarbeiter engagieren sich in über 120 Ländern intensiv um die anspruchsvollen Herausforderungen der Kunden unabhängig davon, ob es sich um zuverlässige Lösungen für die Vermessung, für Geo-Informationsdienste, im Hoch- oder Tiefbau, in der Land- und Forstwirtschaft oder auch in der Industrie handelt. Mit Technologien der wurde z.b. der Bau der höchsten Brücke der Welt, dem Viaduc de Millau bei Montpellier, überwacht, hochaufl ösende Bilder der Gletscherschmelze in den Alpen kartiert und der Bau des Burj Khalifa, dem höchsten Gebäude der Welt, überwacht. Zahlreiche Auszeichnungen, wie der FinOvation Award, unterstreichen dabei die herausragenden Kompetenzen auf dem Gebiet der Lösungen rund um räumliche Informationen. IT-gestützte Optimierung der Kollaboration Aufgrund der weltweiten Ausrichtung und der Arbeit in international agierenden Teams weist die einfache und zielgerichtete Collaboration eine besondere Bedeutung auf. Die IT-gestützte Optimierung, mit all ihren Möglichkeiten, war die Grundlage der ECM-Initiative bei. In den Departements existierten unterschiedliche Systeme zur Verwaltung von Dokumenten und Informationen. Die Content-Silos und die damit verbundenen Applikationen arbeiteten unabhängig und stellten kein zentrales Content Repository dar. Eine zielgerichtete Zusammenarbeit in Projektgruppen war unter diesen Umständen kaum möglich, Grundfunktionalitäten eines Dokumenten Management Systems zur Vermeidung von Doppelarbeit fehlten gänzlich. Die auf diesen Problemen basierenden Anforderungen aus dem Bereich Research & Development waren der initiale Ausgangspunkt für die Evaluation eines Enterprise Content Management Systems Verbesserung der (weltweiten) Projekt-Zusammenarbeit, die Möglichkeit des Information Sharing, die selbstständige Verwaltung der Projektdokumentationen, eine übergreifende Suche und die Bereitstellung von Funktionen wie Versionierung und Check-In/-Out, um damit die zeitgleiche Bearbeitung eines Dokuments zu vermeiden. Konsolidierung der heterogenen Systemlandschaft Darüber hinaus sollte die heterogene Systemlandschaft konsolidiert werden um zwingend notwendige Funktionen eines Dokumenten Management Systems für die angebundenen Abteilungen zu integrieren, Kosten zu reduzieren, den Aufwand der Administration zu minimieren, mittelfristig ein zentrales Dokumenten Repository zu gewährleisten und die Nutzung durch den Nutzer zu vereinfachen. PROJEKTZIELE Kollaborationsplattform für über 3700 Mitarbeiter Konsolidierung der heterogenen Systemlandschaft Zugriff auf Informationen über die Cloud Hohe Akzeptanz und einfache Bedienbarkeit

2 Zentraler Bestandteil ist das Alfresco Repository, auf das weltweit über beliebige Browseroberfl ächen und Devices zugegriff en werden kann. Aktuell arbeiten bereits mehr als interne Leica Mitarbeiter, externe Dienstleister und Entwicklungspartner über Alfresco zusammen. Sämtliche Projektdokumentationen aus den Bereichen R&D, Mar Aus der Praxis für die Praxis Als langjähriger Alfresco Platinum Partner hat die Westernacher Products & Services auf Basis der modernen Alfresco Enterprise Plattform bereits zahlreiche Kollaborations- und Wissensmanagement-Lösungen entwickelt. Mit dem größten Team Alfresco-zertifi zierter Entwickler und Berater in Europa wurden diese mittlerweile in der Praxis bewährten Lösungen gemeinsam mit den Kunde nach deren speziellen Anforderungen und Einsatzgebieten entwickelt. Ziel: Hohe Akzeptanz, einfach Bedienbarkeit und Integration in bekannte Oberflächen Ziel der Lösung war im ersten Schritt die Umsetzung der Kernanforderungen des Research & Development Departments. Weitere Kriterien, insbesondere zum Erreichen einer hohen Nutzerakzeptanz, waren die einfache Bedienbarkeit, die Möglichkeit der Integration in bereits bekannte Oberfl ächen (z.b. -Client oder Windows-Oberfl äche) und die Nutzung des Contents über mobile Endgeräte. Dokumente sollten offl ine bearbeitet werden können und im Anschluss automatisiert mit dem DMS synchronisiert werden. Um den weltweiten Zugriff auf Informationen und Dokumente zu gewährleisten, musste ein einfacher Zugriff via Webbrowser auf das System möglich sein. Gründe für Alfresco als zentrales Content Management System Auf Grundlage der Anforderungen entschied sich die 2012 in einem mehrstufi gen Auswahlprozesses für Alfresco Enterprise als zentrales Content Management System. Ausschlaggebende Gründe für die Wahl waren der große Funktionsumfang bei einfacher Bedienung, die Unterstützung off ener Standards und den damit verbundenen ausgezeichneten Integrationsmöglichkeiten das gute Preis-/ Leistungsverhältnis und die überzeugende Vision, die Alfresco verfolgt. Herausragende Alfresco-Erfahrung gibt den Ausschlag für Westernacher als Systemintegrator Mit Alfresco können alle an das System gestellten Anforderungen umgesetzt werden. Zur Integration wurde die, langjähriger Alfresco Platinum Partner, aufgrund der großen Erfahrung und hohen Kompetenzen im ECM-Umfeld als Systemintegrator beauftragt. Priorität bei der Umsetzung hatte der klar defi nierte Business Case des R&D Bereichs. Die Konsolidierung der weiteren Bereiche wird sukzessive durchgeführt und ist aktuell noch nicht abgeschlossen. Alfresco zentrale Plattform für tausende Nutzer

3 keting, IT, etc. werden über Alfresco verwaltet. Für alle Departments stehen Team-Sites zur Verfügung, die unabhängig von der IT gesteuert werden das Berechtigungssystem wird vom jeweiligen Projekt Lead administriert, sowohl auf Site- als auch auf Ordnerebene. Damit wird gewährleistet, dass jeder Nutzer auch nur die Informationen im Zugriff hat, die für die eigene Projektarbeit benötigt werden. Den unterschiedlichen Bereichen sind anforderungsabhängige, vordefi nierte Template zugewiesen, auf deren Basis neuen Projekt- und Team-Sites feste Ordnerstrukturen, Wikis und Dokumente zugewiesen werden dadurch sind sie schnell einsatzbereit und können nach der Erstellung umgehend genutzt werden. Zudem unterstützt die Lösung natürlich alle Anforderungen der Versionierung von Dokumenten und den Einsatz der Check-In /-Out-Funktionalität. Diese Funktionalitäten bilden die Basis zur Vermeidung von Doppelarbeit und erfüllen damit eine der wesentlichen Kernanforderungen an Alfresco. Integration der Alfresco Cloud zum einfachen Austausch mit externen Dienstleistern und Entwicklungspartnern Um die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Entwicklungspartnern einfach zu gestalten wurde die Alfresco Cloud angebunden, die es ermöglicht, nur relevante Dokumente in der Cloud zur Verfügung zu stellen und über den Enterprise Cloud Sync automatisiert mit dem Alfresco System zu synchronisieren. Alle Informationen bleiben dabei immer inhouse verfügbar. Ein beispielhaftes Einsatzgebiet der Cloud-Lösung ist die unkomplizierte Zusammenarbeit der internen Marketingabteilung mit externen Agenturen. SAP-Anbindung Der Verknüpfung von SAP mit Alfresco ist ein zentraler Bestandteil, da ein großer Teil der Dokumente (bis zu pro Tag) über SAP nach Alfresco gelangen. Daher wurde SAP über die SAP zertifi zierte Software connexas bidirektional an Alfresco angebunden, um Informationen aus beiden Systemen im jeweilig anderen verfügbar zu machen. Die SAP Nutzer haben damit die Möglichkeit in Ihrer gewohnten SAP-GUI- Umgebung Dokumente abzulegen, zu suchen und wieder zur Anzeige zu bringen, die in Alfresco verwaltet werden.

4 Um spezielle Metadaten aus SAP auch in Alfresco zur Verfügung zu stellen, wurde gemeinsam mit der Firma pernexas (Hersteller von connexas) eine kundenspezifi sche Schnittstellenerweiterung entwickelt, welche über eine XML-Datei dynamisch konfi - gurierbar ist: Damit können basierend auf Dokumenttypen z. B. die Dateinamen und Metadaten pro Dokumenttyp festgelegt werden: Langzeitarchivierung Die Anbindung an SAP stellt den ersten Anwendungsfall für die Langzeitarchivierung dar. Gemeinsam mit der wurde ein fl exibles Framework erstellt, das eine automatisierte, strukturierte Ablage innerhalb von Alfresco ermöglicht, parallel aber auch die Übergabe an die physikalischen Speichersysteme steuert. Dieses Framework wird zukünftig auch für weitere Anwendungsfälle zum Einsatz kommen. Einfache Bedienung auch über den -Client und den Windows Explorer Um eine größtmögliche Nutzerakzeptanz zu erreichen wurde die Möglichkeit geschaffen Alfresco über diverse, bereits bekannte, Oberfl ächen zu nutzen. Alfresco kann direkt in den Verzeichnisbaum des Filesystems eingebunden werden und somit wie ein normales Netzlaufwerk genutzt werden. Die Kommunikation erfolgt dabei über das WebDAV Protokoll. Eine weitere Möglichkeit bietet der eingesetzte, von Westernacher entwickelte, Lotus Notes -Manager, über den Alfresco direkt im Client verwendet wird. Mittels des in die Oberfl äche integrierten Alfresco Explorer können s und Dokumente einfach per Drag & Drop in Alfresco abgelegt, Dokumente direkt in Alfresco gesucht und Workfl ows gestartet werden ohne in die native Alfresco-Oberfl äche wechseln zu müssen. In allen Fällen merkt der User nicht, das er mit einem Enterprise Content Management arbeitet, hat aber trotzdem Zugriff auf alle Funktionen eines professionellen Dokumenten Management Systems. Höhere Produktivität und verbesserte Durchlaufzeiten Mit der Einführung von Alfresco hat sich die Produktivität der Projektarbeit erheblich gesteigert mit den von Alfresco gebotenen Möglichkeiten zur übergreifenden Zusammenarbeit in Teams konnten sowohl Prozessdurchlaufzeiten minimiert werden als auch die Qualität der Arbeitsergebnisse gesteigert werden. Eine Reduzierung der Kosten, z.b. durch die Vermeidung von Doppelarbeit, ist aktuell bereits spürbar und wird sich mit der intensiven Nutzung über viele Bereiche langfristig weiter erhöhen.

5 Ausblick auf weitere Alfresco Ausbaustufen Aktuell sind weitere Anwendungsszenarien mit Alfresco in Planung. Die genutzte Langzeitarchiv-Lösung soll durch eine auf Alfresco basierte Lösung abgelöst werden SAP soll bidirektional an Alfresco angebunden werden um Informationen aus bei den Systemen im jeweilig anderen verfügbar zu machen Anbindung des Scanning-Prozess an Alfresco, um gescannte Dokumente zu klassifi zieren und automatisiert im Alfresco Repository abzulegen Nutzung von Alfresco als Media Asset Management System, insbesondere für den Marketing-Bereich Ausbau der Unterstützung zur mobilen Nutzung von Dokumenten und Informationen