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1 14 Geschäftsbericht

2 Impressum Die Zukunft der Verwaltung Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde in diesem Dokument die Bezeichnung Mitarbeiter geschlechterneutral gewählt. Sie stellt keine Form von Diskriminierung dar. Herausgeber: ekom21 KGRZ Hessen Carlo-Mierendorff-Straße Gießen Telefon: Telefax: Konzept: Stefan Thomas, Nadine Schöner Redaktion: Stefan Thomas Layout: Claus Knobel Fotos: Anna Voelske, Fotolia: ankiro, Gabriele Rohde, imagin photography, Warren Goldswain, Sunny studio, TobiasW Druck: DRACH Print Media GmbH 2015 ekom21 KGRZ Hessen 2 Geschäftsbericht 2014

3 Die Zukunft der Verwaltung Inhalt 4 Vorwort der Geschäftsführung 6 Organigramm 8 Neukunden und Leistungsspektrum 12 Kundenservice 16 Veranstaltungen 18 Updates und Erweiterungen 22 Infrastruktur und Administration 24 Betriebliche Kennzahlen 24 Jahresergebnis Mitarbeiter (aktiv Beschäftigte) 26 Gremien und Organe 29 Beteiligungsbericht Geschäftsbericht

4 VORWORT DER GESCHÄFTSFÜHRUNG 4 Geschäftsbericht 2014

5 Die Zukunft der Verwaltung Liebe Mitglieder und Kunden der ekom21, die Geschichte der Menschheit ist eng mit der Seefahrt verknüpft. Was in der Steinzeit mit einem Einbaum begann, entwickelte sich über die Jahrtausende zu den großen Seevölkern der Ägypter, Phönizier, Griechen und Wikinger. Heutzutage sind es oft riesige Containerschiffe und Luxuskreuzer, welche die Meere befahren. Hart am Wind segeln, das Ruder fest in der Hand halten und günstige Strömungen ausnutzen all dies sind Sinnbilder aus der Seefahrt, die nicht nur in der ekom21, sondern auch bei unseren Kunden für deutliche Beschreibungen verwendet werden. Für diesen Geschäftsbericht haben wir uns von der Seefahrt inspirieren lassen und werden Sie mit entsprechenden Eindrücken durch den vorliegenden Bericht über das Jahr 2014 führen. Kompass und Sextant sorgten in der Seefahrt schon immer für die richtige Bestimmung des Kurses. Auf richtigem Kurs war die ekom21 auch im vergangenen Jahr. Wir konnten wichtige Neukunden gewinnen und unsere Leistungen bei den Bestandskunden weiter ausbauen. Strategische Partnerschaften rundeten das Geschäft ab, sodass wir auf ein erfolgreiches Jahr 2014 zurückblicken können. Neues zu entdecken heißt, den Anker zu lichten und volle Fahrt aufzunehmen. Die ekom21 hat ein modernes Softwareverfahren für Einwohnermeldeämter zusammen mit der HSH Softund Hardware Vertrieb GmbH entwickelt. Diese richtungsweisende Lösung namens emeld21 wird die Arbeit der Einwohnermeldeämter um ein Vielfaches fortschrittlicher und effektiver gestalten. Stiche und Bunde sorgen in der Seefahrt für die notwendige Verbindung von Leinen und Takelage. Wie bei einem Netzwerk sorgt die ekom21 dafür, dass alle Unternehmensbereiche optimal zusammenarbeiten. Gerade bei der Vorbereitung für die Umstellung auf emeld21 konnten wir hierbei auf jahrelang erprobte Arbeitsschritte zurückgreifen und diese noch verfeinern. Es sind alle Vorbereitungen für die Umstellung auf das neue Verfahren in 2015 getroffen und wir freuen uns auf einen reibungslosen Ablauf. Bei günstigem Wind müssen die Segel gehisst werden, damit das Schiff volle Fahrt aufnehmen kann. Dafür hat die komplette Mannschaft der ekom21 in 2014 sehr zielstrebig gearbeitet, um unseren kommunalen Kunden auch 2015 wieder bei allen Herausforderungen zur Seite zu stehen. Mit großer Motivation starten wir in das Jahr 2015 gemäß dem Schriftsteller Antoine de Saint-Exupéry, der einmal sagte: Wenn du ein Schiff bauen willst, so trommle nicht Männer zusammen um Holz zu beschaffen und Werkzeuge vorzubereiten oder die Arbeit einzuteilen und Aufgaben zu vergeben, sondern lehre sie die Sehnsucht nach dem endlosen Meer. Ulrich Künkel Bertram Huke Geschäftsbericht

6 Organigramm Stand: 31. Dezember 2014 ekom21 KGRZ Hessen Geschäftsführung L Bertram Huke Ulrich Künkel Stab Geschäftsführung LA Matthias Klose Strategische Geschäftsfeldentwicklung LB Armin Merle Zentrale Dienste 1 Ulrike Umland Stab 1A Simone Römer Verwaltung 11 Helmut Alex Finanzwirtschaft 12 Birgit Michel Personalwirtschaft 13 Henrik Schnabel Zentrales Auftragsmanagement 14 Ulrich Hartung Recht, Verträge 15 Olaf Orth IT-Operations 2 Gabriele Büsse Stab 2A Produktion 21 Klaus Engelhardt Print-Service 22 Heinz Lerche IT-Dienstleistungen 23 Jürgen Siemon IT-Governance 24 Ingo Radatz Command Center 25 Bastian Schäfer Netze und Security 26 Henry Giebenhain IT-Produkte 27 Hans-Jürgen Wieczorek Kunden- und Produktmanagement 3 Detlev Folgmann Stab 3A Volker Steinbeck Stab 3B pm21 Projektbüro Kundenservice 31 Wolfgang Werner Personalwesen 32 Klaus-Peter Kreuder Einwohnerwesen, Wahlen 33 Werner Fritzsch Öffentliche Sicherheit und Ordnung 34 Thomas Kraft Agentursoftware, Soziales 35 Birgit Nölle egovernment/dokumentenmanagement 36 Uwe Pott 6 Geschäftsbericht 2014

7 Die Zukunft der Verwaltung IT-Sicherheitsbeauftragter LC Maximilian Reinhardt Innenrevision, Compliance, Datenschutz LD Almut Fuchs ekom21 GmbH Geschäftsführung L Bertram Huke Ulrich Künkel KPM Finanz- und Rechnungswesen 4 Andreas Schemel Stab 4A Finanzwesen NSK-Support 41 Christian Diste Produktmanagement und Fachunterstützung 42 Susanne Homuth Finanzwesen NSK-Technik 43 Armin Krippner Software-Entwicklung 5 Hans-Joachim Wierschula Qualitätssicherung, Analyse 51 Matthias Martin Statistiken und Auswertungen 52 Friedrich Wagner Anwendungsentwicklung 53 Martin Rammenzweig Vertrieb/Marketing V Gabi Göpfert Vertrieb V1 Detlef Broweleit Marketing V2 Nadine Schöner Consulting V3 Wilhelm Wecker Geschäftsbericht

8 Neukunden und Leistungsspektrum 8 Geschäftsbericht 2014

9 Die Zukunft der Verwaltung Vertrieb Die Zusatzmodule des Finanzwesens newsystem kommunal wurden im Berichtszeitraum häufig nachgefragt, da fast alle Themenbereiche der Verwaltung abgedeckt werden. Das Interesse an den Produkten des Finanzwesens ist unverändert und diverse Neukunden konnten gewonnen werden. Exemplarisch hierfür steht die Business Intelligence Lösung kompass21, die den Forderungen der Kunden nach mehr Transparenz im Bereich der kommunalen Daten entgegenkommt. Zwei Neukunden konnten im Finanzwesen gewonnen werden, die vom Wettbewerber CIP nach newsystem kommunal in den Rechenzentrumsbetrieb der ekom21 wechselten. Ebenso haben drei Kommunen entschieden, den autonomen Betrieb einzustellen und die Lösung newsystem kommunal stattdessen im BSI-zertifizierten Rechenzentrum der ekom21 betreiben zu lassen. Als weiteres wichtiges Verfahren ist der Rechnungseingangsworkflow zu erwähnen, der ein komfortables Werkzeug für eine schnellere Rechnungsbearbeitung ohne Ablageaufwand darstellt. Die Kunden haben jederzeit einen Überblick über ihre im Hause befindlichen Rechnungen und besitzen dadurch sofortige Auskunftsmöglichkeit bei Anfragen. Der positive Trend für diese Lösung setzte sich auch in 2014 fort und wurde durch zahlreiche Neubeauftragungen bestätigt. Exemplarisch hierfür steht die Stadt Kassel, die sich im Mai 2014 für die Lösung entschieden hat. Der Erfolgstrend im Bereich der Beratungen und Schulungen zur Eröffnungsbilanz, zum Jahresabschluss und zu weiteren Dienstleistungen hat sich fortgesetzt und fest im Produktportfolio der ekom21 integriert. Zahlreiche Beratungen und Consulting-Dienstleistungen rund um das Thema IKZ haben stattgefunden und stießen auf großes Interesse bei den Kunden. Im Bereich der Agentursoftware richteten sich die vertrieblichen Aktivitäten auf die gesamte Produktpalette des Fachbereiches, der z. B. mit migewa, ekita und efi21 bereits erfolgreich etablierte Verfahren zur Verfügung stellt. Der Erfolgstrend in der Vermarktung des Produktes SD.NET (Sitzungsdienst) hat sich weiter fortgesetzt und eine Vielzahl von neuen Aufträgen liegt der ekom21 vor. Das neue Produkt webkita bietet einen innovativen Online-Service bei der Kindertagesstättenverwaltung, mit dem die Kommunen in Sachen Bürgerfreundlichkeit innerhalb ihres Internetauftrittes punkten können. Geschäftsbericht

10 Neukunden und Leistungsspektrum Mit dieser Lösung wird den Bürgern die Online-Nutzung einer Warteliste zu unterschiedlichen Aufnahmedaten, mit Wunsch-Kita, Wunschbetreuung u.v.a.m. ermöglicht. Mehrere Städte und Gemeinden haben dies in 2014 beauftragt und werden damit dem Wunsch nach mehr Bürgerfreundlichkeit gerecht. Weitere Zuwächse konnten auch im Fachbereich Dokumenten Management System verzeichnet werden. Mit den dms21-modulen lassen sich die unterschiedlichsten Verfahren an eine Archivierung anbinden. Die Nutzung einer dauerhaften Langzeitspeicherung für die sachgemäße Ablage dieser wichtigen Dokumente wird somit gewährleistet. Neben dem Einsatz im Personal- und Finanzwesen, pass21 und epr21 wird die Produktpalette um weitere Komponenten erweitert. Personalwesen Die Lahn-Dill-Kliniken haben sich mit ca Personalfällen für LOGA entschieden und sind seit dem Kunde der ekom21. Weiterhin gingen der Landeswohlfahrtsverband Hessen (ca Fälle), die Stadt Bad Hersfeld (rund 600 Fälle), die Behindertenhilfe Wetteraukreis ggmbh (300 Fälle) und die Ge - meinde Wutha-Farnroda in Thüringen (annähernd 100 Fälle) bei der ekom21 in Routine. Zusätzlich wurde LOGA -Zeitwirtschaft/Mitarbeiterportal bei der AWO family GmbH, Gemeinde Otzberg, Stadt Riedstadt, Gemeinde Fuldabrück, Stadt Gedern, Gemeinde Rimbach, Gemeinde Weilrod, Stadt Bad Sooden-Allendorf, Stadt Waldkappel, Stadt Witzenhausen, Gemein - de Steffenberg, Gemeinde Meinhard, Gemeinde Neu- Eichenberg, Stadt Sontra, Dienstleis tungsbetrieb Neu-Isenburg und Stadt Baunatal eingeführt. Die LOGA -Reisekostenabrechnung ging bei der Gemein - de Otzberg, den Städten Groß-Umstadt, Friedberg, Herborn, Nidderau, Taunusstein und Homberg (Ohm), der KVK Kassel, dem Klinikum Darmstadt, dem Landkreis Gießen sowie den Gemeinden Groß-Zimmern, Rodenbach, Fuldabrück und Ranstadt in Produktion. Außerdem wurde LOGA -BEM, das Betriebliche Eingliederungsmanagement, bei den Gemeinden Seeheim-Jugenheim und Biebesheim sowie bei der Stadt Darmstadt, dem Klinikum Kassel, den Praunheimer Werkstätten Frankfurt und im Kreis Bergstraße eingeführt. Agentursoftware Die Stadt Frankfurt am Main hat sich im Berichtszeitraum für webkita entschieden. Insgesamt werden in diesem Online-Portal 770 Kitas abgebildet, die von rund Anwendern gepflegt werden. Darüber hinaus konnten sechs weitere Kunden von webkita und fünf von ekita überzeugt werden. Das Gewerberegister migewa haben die Kommunen Griesheim und Zwingenberg eingeführt. In den ASP- Betrieb wurden Höchst im Odenwald, Kaufungen, Hattersheim, Münster und Liebenau übernommen. Für neue Module haben sich Groß-Umstadt, Geisenheim, Rodgau, Oberursel, Frankenberg, Melsungen, Hessisch-Lichtenau und Reinhardshagen entschieden. Den Sitzungsdienst setzten im Berichtszeitraum Felsberg, Erbach, Niederdorfelden, Eltville und Lahntal ein. Neue Module konnten in Aarbergen, Königstein, Hungen, beim Regionalverband FrankfurtRheinMain, Lampertheim, Baunatal und Erzhausen platziert werden. Außerdem ist die Stadt Rüsselsheim in den ASP- Betrieb (Application Service Providing) übernommen worden. Püttlingen, Lich, Reinheim und Lollar arbeiten seit 2014 mit dem Friedhofsverfahren efi21. Das Jugendamt des Landkreises Waldeck-Frankenberg setzt zudem das Produkt OPEN/WebFM ein. 10 Geschäftsbericht 2014

11 Die Zukunft der Verwaltung Finanzwesen Im Berichtszeitraum konnten für newsystem kommunal zwei weitere Kunden für den ASP-Betrieb bei der ekom21 gewonnen werden. Sicherheit und Ordnung Zum 10-jährigen Jubiläum von owi21 stellte sich 2014 als sehr erfolgreiches Jahr dar. Die Anzahl der mit owi21 im ASP-Betrieb bearbeiteten und abgeschlossenen Fälle stieg im Vergleich zum Vorjahr um Fälle und betrug im Berichtszeitraum Fälle. Auch für owi21togo war 2014 ein erfolgreiches Jahr. So wurde der Rollout bei der hessischen Polizei weiter vorangetrieben und alle geplanten Rollout-Termine und Schulungen pünktlich und erfolgreich abgeschlossen. Damit verfügen nun alle sieben Polizeipräsidien über derzeit insgesamt 91 owi21togo -Smartphones. Bis Jahresende wurden 287 Polizeibedienstete in die owi21togo -App eingewiesen und verwenden die Lösung seitdem im täglichen Einsatz. Am wurde die zentrale Bußgeldstelle Sachsen-Anhalt erfolgreich in den ASP-Betrieb von owi21 aufgenommen. Die Einführungsphase wurde von owi21 -Mitarbeitern der ekom21 und der Zentralen Bußgeldstelle Hessen vor Ort in Magdeburg begleitet. Im Jahr 2014 konnten in Hessen außerdem 14 weitere owi21togo -Kunden gewonnen werden, was 24 zusätzlichen Lizenzen entspricht. Insgesamt verwenden damit 121 hessische Städte und Gemeinden die mobile Lösung (281 Lizenzen), die bis Jahresende zusammen über Fälle an owi21 übermittelt haben. Mit der ESO, einem Eigenbetrieb der Stadt Offenbach am Main, konnte ein Neukunde für einen Teilbereich von wgs21 (Überwachung wassergefährdender Stoffe) gewonnen werden. Das Interesse an der Schnittstelle zur graphischen Informationsverarbeitung (GIS) im Verfahren wgs21 ist ungebrochen. Insgesamt wird diese von 15 Wasserbehörden genutzt. Durch den Einsatz eines GIS wird eine deutlich höhere Transparenz der räumlichen Anlagenverteilung erreicht und die Zuordnung der Anlagen zu den Schutz gebieten erfolgt auf Knopfdruck. Die zeitaufwendige Suche in zum Teil veraltetem Kartenmaterial gehört für diese Wasserbehörden der Vergangenheit an. Im Kfz-Wesen standen Ende 2014 den hessischen Kunden acht WebServer für die tägliche Arbeit zur Verfügung. Die Daten von ca. 3,6 Millionen Aktiv- und rund 18 Millionen Archiv-Fahrzeugakten wurden auf einem Datenbankserver verwaltet. Die Freie und Hansestadt Hamburg verwaltete mit VIATO Z annähernd Aktiv- und knapp 1,1 Millionen Archiv-Fahrzeugakten. Im Bundesland Rheinland-Pfalz wurden bei 39 Zulassungsbehörden rund 3,5 Millionen Fahr - zeug akten verwaltet. n Geschäftsbericht

12 Kundenservice 12 Geschäftsbericht 2014

13 Die Zukunft der Verwaltung Marketing Auch im Jahr 2014 lag ein Schwerpunkt im Fachbereich Marketing in der Öffentlichkeitsarbeit. Rund 30 Pressemitteilungen und zwölf Fachberichte sowie Interviews wurden an die Vertreter der Presse beziehungsweise Medien versandt. Die Tendenz der Vorjahre, dass immer mehr Kunden bei der Erstellung und Herausgabe von Presseinformationen die Zusammenarbeit mit der ekom21 suchen, setzte sich auch im Berichtszeitraum fort. Die Resonanz der Medien auf diese redaktionellen Beiträge der ekom21, die in Tageszeitungen und Fachzeitschriften veröffentlicht wurden, war sehr erfreulich. Weiterer Schwerpunkt im Fachbereich Marketing war die regelmäßige Herausgabe der Kundenzeitschrift e-info21, die im Interesse der Lesbarkeit und um Kundenwünsche nachzukommen, nochmals redaktionell und gestalterisch überarbeitet wurde. Außerdem sind erneut eine Reihe von Produktbroschüren erstellt und im Bereich der Internetpräsentationen vielfältige Aktivitäten hinsichtlich Ausbau und Verbesserung durchgeführt worden. Dabei wurde wieder großer Wert auf die Aktualität und tägliche Pflege der Seiten gelegt. Geschäftsbericht

14 Kundenservice Im Bereich Neue Medien betrat der Fachbereich Marketing Neuland und erweiterte das Spektrum seiner Schwerpunkte in der Unternehmenskommunikation. Das erklärte Ziel hieß: Support einsparen und Lernerfolge optimieren. Die Nutzung des Bewegtbildes ist für alle Unternehmensbereiche von Vorteil, z. B. durch Lern-Videos. In enger, interdisziplinärer Zusammenarbeit mit den Fachbereichen wurden Konzepte für eine Reihe von Lern-Videos entwickelt. Für die Umstellung des neuen Einwohnermeldewesens emeld21 soll der Support-Ansturm nach der Umstellung in 2015 auf diese Weise verringert werden. Der Vorteil eines Lern-Videos liegt darin, dass es angehalten und wiederholt werden kann. So fördert es den Lernprozess und das Verständnis für neue Anwendungen und Features. Bereits bei der SEPA-Umstellung unterstützte ein ausführliches Lern-Video den Umstellungsprozess. Sowohl die Rückmeldungen unserer Kunden als auch die hohen Zugriffszahlen bestätigten Marketing darin, dieses Instrument weiter auszubauen. IT-Operations Mit einer Fülle neuer Services begegnet die ekom21 den Anforderungen ihrer Kunden, so zum Beispiel mit avisca21. Die neueste Dienstleistung des Unternehmensbereiches IT-Operations sorgt für die einfache, zentrale und sichere Integration und Verwaltung von Mobilgeräten. expand21 ist die Lösung für Kunden, die ihre Infrastruktur bei Interkommunaler Zusammenarbeit vor Ort betreiben, aber die Administration zentral in die Hände der ekom21 legen möchten. ViDeMa21 steht für Virtual Device Management und beinhaltet die Zurverfügungstellung von Arbeitsplätzen zentral über das Rechenzentrum. CIS21 ist der erste Cloud-Service der ekom21, wobei Qualitätssicherungssysteme im Finanzwesen nun über ein Selfservice-Portal vom Kunden direkt angefordert werden können. Weiterhin wurden im Berichtszeitraum 75 Kunden beim Wechsel auf ein aktuelles Betriebssys - tem unterstützt und eine nicht zu unterschätzende Sicherheitslücke geschlossen. Im Berichtszeitraum hat die ekom21 für die Jahre 2015 bis 2018 eine europaweite Ausschreibung für Hardware durchgeführt, deren Ziel es war, den Kunden qualitativ hochwertige Produkte mit gutem Service zu attraktiven Preisen anbieten zu können. Dieses Ziel konnte auch erreicht werden. Außerdem sind im Software-Bereich neben Verlängerungen bestehender Lizenzverträge eine Vielzahl von neuen und zusätzlichen Enterprise-Agreement-Verträgen abgeschlossen worden, um den Kunden größtmögliche Sicherheit beim Thema Lizenzrecht zu geben. Agentursoftware Für den Sitzungsdienst und das Gewerbeverfahren migewa wurde eine neue Produktionsumgebung aufgebaut. Bei der Stadt Kassel sind neue Aufgaben mit dem Sozialhilfewesen PROSOZ 14plus abgedeckt und eine Kassenschnittstelle zum Finanzwesen newsystem kommunal produktiv genommen worden. egovernment/dokumentenmanagement Neben der dauerhaften Dokumentenablage in den Anwendungsbereichen Standesamt mit Personenstandsregister und Sammelakte, Personalwesen, Finanzwesen mit der Steuerakte und Eingangsrechnungen sowie Passanträgen wird das Archivierungsangebot ständig um weitere Aufgabengebiete erweitert. So wurden mittlerweile auch die Archive für die elektronische Ausländerakte und für die Bescheide des Gewerbewesens in Betrieb genommen. Im Bereich des Content-Managements ist der angestrebte Umstieg auf das neue Produkt abgeschlossen. Alle Nutzer der Anwendung konnten auf die neue Lösung cm21 migriert werden. Dieses neue CMS ist exakt auf den Bedarf der Kommunalverwaltung zugeschnitten. Auch das Barkassensystem ecash21 wurde an die neuen Anforderungen der Kunden angepasst. In 2014 hat mit civento die Entwicklung im Bereich egovernment große Fortschritte gemacht. Mit dieser Lösung nimmt die Vereinfachung und Durchführung von Prozessen zur Information, Kommunikation und Transaktion innerhalb und zwischen Behörden und Bürgern immer mehr Gestalt an. Durch die verwaltungs- und ämterübergreifende elektronische Vorgangsbearbeitung werden Prozesse automatisiert abgewickelt und Medienbrüche vermieden (so z. B. im Ordnungsamt, Standesamt und Meldewesen, in der Bauverwaltung sowie im Personal- und Steuerwesen). Finanzwesen Das Jahr 2014 stand ganz im Zeichen der Neuausrichtung des Supports, des Produktmanagements und der Technik. Eine Neuaufstellung des Produktmanagements Finanzwesen führte zur Steigerung der Qualität. 14 Geschäftsbericht 2014

15 Die Zukunft der Verwaltung Außerdem wurden die Vorbereitungen für die Umstellung auf newsystem 7 vorangebracht. Sicherheit und Ordnung Im Fahrerlaubniswesen fe21/viato F wurden die Bestandsabgleiche mit dem KBA und der Bundesdru - ckerei zur Vorbereitung der Auflösung von örtlichen Registern eingesetzt. Beim Verfahren wgs21 (Überwachung wassergefährdender Stoffe) wurden gemeinsam mit Kunden für die Zusatzmodule weitere standardisierte Mustertexte für die häufigsten Geschäftsvorfälle entworfen. Dadurch konnte der Mehrwert der Lösung noch einmal deutlich gesteigert werden. Diese Module erfreuen sich bei den Wasserbehörden weiterhin steigender Be - liebtheit und wurden bisher insgesamt 110 Mal eingesetzt. Im Jahr 2014 hat sich auch der Hochtaunuskreis, die Stadt Offenbach und die ESO (Eigenbetrieb der Stadt Offenbach) den neuen Modulen angeschlossen, sodass viele anfallende Aufgaben in Zukunft über das Verfahren wgs21 abgewickelt werden. des Standesamtes I in Berlin dem Fachbereich übertragen. Für die Suche in dem elektronischen Auskunftssystem wird die vom Land Berlin entwickelte Online- Datenbank (ODiS I) verwendet. Das Land Hessen hat die ekom21 beauftragt, die Zugriffe für die hessischen Standesämter zu gewährleisten. Ein weiterer Tätigkeitsbereich ist die Auftragsdatenbearbeitung einfacher schriftlicher Melderegisteranfragen, die im Auftrag verschiedener Institutionen inzwischen bundesweit von der ekom21 ausgeführt werden. Auch diese Aufgabenstellung wird durch den Fachbereich Kundenservice übernommen. Einwohnerwesen Aufgabenschwerpunkte im Fachbereich Einwohnerwesen, Wahlen waren die Vorbereitungsarbeiten für die Einführung von emeld21. Die Einführung wird im Jahre 2015 erfolgen. Die Durchführung der Europawahl 2014 wurde vom Fachbereich erfolgreich unterstützt und verlief ohne Komplikationen. n Auch 2014 wurde im Kfz-Zulassungsverfahren per 1. Januar die fristgerechte Verarbeitung von rund Versicherungswechseln durchgeführt. Außerdem sind im Berichtszeitraum durch Anwendung moderner Entwicklungswerkzeuge die Wünsche und Anforderungen der zweitgrößten Zulassungsbehörde, der Freien und Hansestadt Hamburg, sowie hessischer Kunden umgesetzt worden. Im Januar 2014 wurden die Umstellungsvorbereitungen in Rheinland- Pfalz aufgenommen, sodass Anfang Februar der Roll - out fortgesetzt werden konnte. Von Januar bis Oktober wurden rund 70 Schulungen für Sachbearbeiter und Leitbediener durchgeführt und ca. 800 Personen in Stunden mit dem neuen Verfahren vertraut gemacht. Am konnte das Großprojekt, dank dem unermüdlichen Einsatz vieler Projektbeteiligter, fristgerecht und erfolgreich abgeschlossen werden. Kundenservice Der Arbeitsschwerpunkt des Fachbereichs Kundenservice liegt in der hohen Erreichbarkeit dieser First- Level-Supportgruppe. Hier werden im Vorfeld zu den ekom21-fachverfahren der Login und die Verbindung vom Sachbearbeiter zu den jeweiligen Programmen unterstützt, geprüft sowie im Bedarfsfall auch qualifiziert unterbrochen oder abgemeldet. Zusätzlich zu den Standardaufgaben wurde die Administration der User-Zugänge zur Online-Datenbank Geschäftsbericht

16 Veranstaltungen 16 Geschäftsbericht 2014

17 Die Zukunft der Verwaltung Marketing Die Direktkommunikation mit dem Kunden steht bei der ekom21 im Vordergrund. Dabei wird nicht unterschieden, ob es sich um Großmessen, Anwendertreffen, Infotage oder produktbezogene Workshops handelt. So wurde auch im Berichtszeitraum zu zahlreichen und vielfältigen Veranstaltungen eingeladen kaum ein Fachthema wurde nicht berücksichtigt. Die Resonanz der Kunden gibt diesem Kommunikationskonzept der ekom21 Recht. Durch den Fachbereich Marketing wurden im Berichtszeitraum diese Veranstaltungen entweder mit eigener Standpräsenz oder aber in Form von Partnerschaften organisiert. Zu den besonders erwähnenswerten Events zählten auch im Jahr 2014 die weltgrößte Computerfachausstellung CeBIT sowie die hauseigene Messe expo. Bei der im März stattgefundenen CeBIT konnten abermals zahlreiche Interessenten in- und außerhalb Hessens auf den Gemeinschaftsstand mit dem Land Hessen gelockt werden; so wurden der ekom21 vielversprechende Kontakte beschert. Das Highlight im Berichtszeitraum bildete aber die ekom21-hausmesse expo. Mehr als 400 Besucher kamen im Juni in den Congress Park Hanau, um ein buntes Portfolio an Keynotes, Messeständen und Workshops zu erleben. ekom21-fachbereiche und -Partner waren gleichermaßen vertreten und sorgten für eine vollumfängliche Information der Besucher in Sachen moderner und effektiver IT. Der Fachbereich Marketing richtet diese Messe jedes Jahr aus und sorgt damit für eine effektive Kundenbindung. Die Resonanz auf diese mittlerweile bei Kunden und Interessenten etablierte Hausmesse war auch 2014 so positiv, dass sich alle Teilnehmer für eine Fortsetzung in 2015 aussprachen. Vom Marketing wurden außerdem wieder die Begleitveranstaltungen im Rahmen der Verbandsversammlungen organisiert. Vor und nach den Gremiensitzungen konnten sich die Mitglieder und Kunden über neue Lösungen und Produktinnovationen eingehend beraten lassen. Personalwesen Im Bereich Personalmanagement wurde das Schulungsangebot weiter ausgebaut. Insgesamt wurden 70 LOGA -Schulungsveranstaltungen mit über 800 Teilnehmern durchgeführt. Des Weiteren wurden verstärkt Kundenworkshops zu SEPA und zu speziellen Personalwirtschaftsthemen (wie z.b. ELStAM) durchgeführt. Agentursoftware Auch im Jahr 2014 wurde zu zahlreichen Anwendertreffen eingeladen. Im Mai 2014 sind Anwender der Sozialhilfeverfahren PROSOZ 14plus und OPEN/WebFM über neue Programmfunktionen informiert worden. Für OPEN PROSOZ fanden in 2014 zwei Anwendertreffen statt. Mit Hilfe von Workshops in Darmstadt und Kassel konnten die efi21-kunden (Friedhofsverwaltung) aktiv ihre Erfahrungen, Ideen und Wünsche für die Weiterentwicklung einbringen. Zu einem Release-Wechsel auf die Version SD.NET 6 konnten sich die Sitzungsdienst-Anwender an allen drei Standorten austauschen. Über einen aufwendigen Versionswechsel wurden alle migewa -Anwender in sechs Kundenveranstaltungen an allen drei Standorten informiert. Im Januar haben Workshops/Sammelschulungen für Neuerungen in AutiSta stattgefunden. Für webflur fand im Juni ein Anwendertreffen statt. Sicherheit und Ordnung Für owi21 wurden je Standort zwei Kundenworkshops durchgeführt, um die Anwender mit den aktuellsten Informationen rund um owi21 zu versorgen. Das Fahrerlaubniswesen fe21/viato F wurde außerdem auf der CeBIT und der expo präsentiert. Am fand das mit 60 Teilnehmern gut besuchte gesamthessische Anwendertreffen wgs21 (Überwachung wassergefährdender Stoffe) in Gießen statt. Bei dieser Veranstaltung standen der allgemeine Erfahrungsaustausch und die Darstellung der GIS- Funktionalitäten auf der Tagesordnung. Das jährliche Anwendertreffen für das Kfz-Zulassungs - verfahren kfz21 im Mai und auch die Sonderveranstaltung zum Thema i-kfz im November waren gut besucht. Jeweils zirka 80 Personen besuchten die Veranstaltungen in Butzbach. Viele Fragen zu den Themen bundesweite Kennzeichenmitnahme, neue Stempelplaketten, eid-authentifizierung und epayment wurden dort erörtert. Finanzwesen Im Berichtszeitraum wurden erneut die nsk-anwendertreffen in Heimbuchental (Spessart) und in der Hessenmühle bei Fulda durchgeführt. Außerdem fand die Veranstaltung Interkommunale Zusammenarbeit im Finanzwesen in der ekom21-geschäftsstelle Gießen statt, zu der das Kompetenzzentrum für Interkommunale Zusammenarbeit (KIKZ) und die ekom21 eingeladen hatten. n Geschäftsbericht

18 Updates und Erweiterungen 18 Geschäftsbericht 2014

19 Die Zukunft der Verwaltung Agentursoftware Im Fachbereich Agentursoftware, Soziales wurden bei allen Produkten regelmäßige Release-Wechsel durchgeführt. Für das Wohnungswesen domicil21 wird derzeit eine Erweiterung für die Verwaltung von Flüchtlings- und Asylbewerberunterkünften sowie Obdachlosenunterkünften entwi - ckelt. Bei webflur wurden neue Schnittstellen umgesetzt. Finanzwesen Im Jahr 2014 wurde newsystem kommunal auf den Softwarestand umgestellt. Dazu sind an fünf Wochenenden insgesamt zwei Service-Packs, sechs Patches und vier Kundenanpassungen auf allen Datenbanken eingespielt worden. Außerdem wurde die Automation im Verfahren vorangetrieben. So konnten im Berichtszeitraum rund Arbeitsaufträge bei insgesamt 268 Mandanten automatisiert umgesetzt werden. Bei 214 Mandanten lief die automatische Abbuchung und insgesamt wurden hierzu mehr als Dateien verarbeitet. Im Berichtszeitraum ist es außerdem gelungen, das neue Produkt Zählermanagement zm21in Betrieb zu nehmen. Dieses ermöglicht den Kommunen, ihren Bürgern eine Online-Eingabe für Zählerstände anzubieten. Die Pilotkunden, die Stadtwerke Michelstadt, die Stadt Heusenstamm und die Stadt Pfungstadt, zeigten sich mit dieser neuen Lösung sehr zufrieden. Geschäftsbericht

20 Updates und Erweiterungen Sicherheit und Ordnung Beim Ordnungswidrigkeitenwesen owi21 wurden vier neue Versionen mit insgesamt 150 bundesweiten Programmanpassungen in Produktion genommen. Des Weiteren konnte das Verfahren erfolgreich und zeitgerecht auf den SEPA-Betrieb umgestellt werden. Ebenso intensiv wurde an dem neuen Bürgerservice Online-Anhörung gearbeitet. Damit wird den Betroffenen die Möglichkeit gegeben, sich im Anhörungsverfahren über ein Online-Portal zum Sachverhalt zu äußern. Nach Ausfüllen des digitalen Fragebogens werden die angegebenen Daten elektronisch an die Ordnungsbehörde übermittelt und dort ohne Medienbrüche weiter bearbeitet. Außerdem ist owi21 zum problemlos auf das Fahreignungs-Bewertungssystem (neues Punktesystem für Verkehrsverstöße) umgestellt worden. Das Fahrerlaubniswesen fe21/viato F zeichnete sich im Berichtszeitraum durch vielfältige Erweiterungen aus. So zum Beispiel mit den Bestandsabgleichen mit dem Kraftfahrt-Bundesamt (KBA) und der Bundesdruckerei zur Vorbereitung der Auflösung von örtlichen Registern, der Umsetzung des neuen Punktesystems beim KBA, der Implementierung neuer Schnittstellentechnologien für die Bestellung und Verwaltung von Kontrollgerätkarten, der Einführung der elektronischen Datenübermittlung von Prüfaufträgen an den TÜV Hessen, der Integration der neuen webhd-bundesdruckereikomponenten für die Bestellung von Führerscheinen, der Produktivsetzung der eakten-funktionalität beim LBV Hamburg und der Implementierung diverser Programmanpassungen zur Verbesserung der Produktqualität. Im Jahre 2014 wurden zwei umfangreiche Updates im Ausländerwesen LaDiVA durchgeführt. Zusätzlich erfolgten noch 20 weitere kleinere Updates. Zum wurde die neue Schnittstelle xausländer Integration in LaDiVA eingeführt. Zuvor fanden ausgiebige Tests mit der Ausländerbehörde der Stadt Frankfurt am Main statt, die für dieses Projekt als Pilot-Kunde gewonnen werden konnte. Zum wurden zahlreiche gesetzliche Änderungen, insbesondere bei den zu erteilenden Rechtsgrundlagen bzgl. der Aufenthaltstitel, umgesetzt. Zusätzlich erfolgte die Funktionserweiterung des Anfrageverfahrens bei den Sicherheitsbehörden (SBH-Verfahren). Ebenfalls zum mussten aufgrund des Digant- Client-Updates durch die Bundesdruckerei alle Arbeitsplätze bei den Ausländerbehörden aktualisiert werden. Nach wie vor ist die ekom21 außerdem die pflegende Stelle für das Bundesland Hessen im Deutschen Verwaltungsdiensteverzeichnis (DVDV), Kategorie Ausländerbehörde. Daher mussten die Dienste für xauslän - der/xmeld/ xbamf/xpersonenstand sowie für die Bestellungen bei der Bundesdruckerei angepasst werden. Die Schwerpunkte der Entwicklung im Kfz-Zulassungswesen kfz21/viato Z lagen in der Einführung der bundesweiten Kennzeichenmitnahme, dem Einsatz der neuen Stempelplaketten und dem dezentralen Portal der ekom21 zur Online-Außerbetriebsetzung. Bis Mitte der ersten Jahreshälfte war in der Bundesrepublik Deutschland nur das zentrale Portal des Kraftfahrt-Bundesamtes für die neue egovernment-möglichkeit der elektronischen Außerbetriebsetzung zugelassen. Nachdem auch dezentralen Portalen gestattet war, diesen Service anzubieten, begann die ekom21 mit umfangreichen Entwicklungsarbeiten. Viele technische Klippen mussten umschifft, Berechtigungszertifikate bei der Bundesdruckerei beschafft und Absprachen mit epayment-providern getroffen werden, damit das Projekt zum erfolgreichen Abschluss geführt werden konnte. Seit Anfang Januar 2015 kann in allen Zulassungsbehörden Hessens eine Online- Außerbetriebsetzung, mit elektronischer Bezahlung, durchgeführt werden. Softwareentwicklung Im Unternehmensbereich Softwareentwicklung standen im Berichtszeitraum wieder die thematischen Schwerpunkte Qualitätssicherung und Analyse, Statistiken und Auswertungen sowie Anwendungsentwicklung im Vordergrund. 20 Geschäftsbericht 2014

21 Die Zukunft der Verwaltung 2014 stand ganz im Zeichen des neuen Einwohnermeldewesens emeld21. Dabei erstreckten sich die Tätigkeiten von der Projekt- und Teilprojektleitung über die Qualitätssicherung bis hin zur Softwareentwicklung. Insbesondere bei der Qualitätssicherung und bei Software-Tests wurde umfangreiches Wissen im Unternehmen aufgebaut. Systematische Analysen der neuen Anwendung waren Grund für den Start eines Projektes für die Qualitätssicherung und den Software- Test. Ziel war es, nach einer Ist-Analyse Verbesserungspotentiale aufzuzeigen und letztlich einen Standardisierungs- und Optimie rungs prozess einzuleiten. In den Bereichen Innovation und Forschung konnten neue Technologien für die Fachverfahren der ekom21 evaluiert werden, die in 2015 als Basis für die Entwicklung eines neuen Ordnungswidrigkeitenverfahrens zum Einsatz kommen. Die Software-Lösungsangebote konnten erfolgreich erweitert werden, wie zum Beispiel durch neue Services für die Nutzung der eid-funktion des Personalausweises bzw. des elektronischen Aufenthaltstitels. Des Weiteren bietet die ekom21 nun einen epayment-service an, der verschiedene Online- Bezahlmöglichkeiten mit unterschiedlichen Service-Partnern zur Verfügung stellt. Neben diesen Erweiterungen wurde die Software VIATO G für die Bearbeitung von Genehmigungen im Straßenverkehr in Produktion genommen. Im Bereich der Statistiken und Auswertungen konzentrierten sich die Aktivitäten auf das bisherige EWO-Verfahren PAME- LA und verliefen außerordentlich erfolgreich. Beispiele dafür sind die Massendatenübertragungen an zentrale Verwaltungen und Institutionen, wie die Bundesagentur für Arbeit. Durch kontinuierliche Weiterentwicklung und Wartung ist PAMELA auch im Jahr 2014 den Anforderungen der Kunden gerecht geworden. Mit Hinblick auf das kommende, neue Verfahren emeld21 wurde die Umsetzung durch den Lieferanten begleitet. n Geschäftsbericht

22 Infrastruktur und Administration IT-Operations Der Bedarf an Plattenkapazität nahm auch im Berichtszeitraum kontinuierlich zu. Wurde vor zehn Jahren noch voll Respekt von Terrabyte gesprochen, so ist in der ekom21 nun die Petabyte-Grenze überschritten (eine Billiarde, also eine eins mit 15 Nullen). Diese Leistung gilt es dauerhaft zur Verfügung zu stellen und bedarf deshalb einer ständigen Erweiterung beziehungsweise einem Austausch von Komponenten. Im Berichtszeitraum wurde neben einem neuen Plattensystem (SAN) auch eine Erweiterung im Archivierungsumfeld (WORM) vorgenommen. Auch in den Ausbau der Datenautobahn (der Infrastruktur im Rechenzentrum) wurde investiert und die Datenleitungen und Endpunkte (Router/Switche) im Rechenzentrum von einem Gigabyte auf zehn GB- Durchsatz vorbereitet. Weiter sind Anpassungen in der Infrastruktur, der RZ-Räume und der RZ-Netzwerkinfrastrukturkomponenten vorgenommen worden. Gegen die rasant wachsenden Hackerangriffe wurden ebenfalls Vorkehrungen, in Form von Penetrationstests für einzelne Verfahren, aber auch für die DMZ- und RZ-Infrastruktur, durchgeführt. Weiterhin hat die ekom21 mit Investitionen in Drucksysteme, Nachbereitung und Kuvertieranlagen eines der modernsten Druckzentren im behördlichen Umfeld in Produktion genommen. Vielfältigste Anforderungen, wie Anschreiben mit farbigem Logo oder Briefe mit farblichen Ge- 22 Geschäftsbericht 2014

23 Die Zukunft der Verwaltung staltungselementen, können jetzt umgesetzt werden. Kuvertierungen von den Formate DIN C6 lang bis DIN A4 mit und ohne Beilagen laufen mittlerweile vollautomatisiert über die Kuvertieranlagen der ekom21. Zentrale Dienste Im Berichtszeitraum wurde die systematische unternehmensweite Einführung eines standardisierten, einheitlichen Prozessmanagements weiter fortgeführt. Zur Umsetzung wurde ein Musterprozess Angebotslegung für die Kunden der ekom21 definiert, der von einer Projektgruppe in seine Einzelbestandteile zerlegt und kritisch auf Optimierungspotenzial überprüft wurde. Die Erfahrungen aus diesem Pilotprojekt bilden eine wesentliche Grundlage für die Festlegung einer standardisierten Vorgehensweise zum zukünftigen einheitlichen Prozessmanagement in der ekom21. Im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements wurden wichtige organisatorische Maßnahmen sowie die Einführung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements auf den Weg gebracht. Darüber hinaus konnten altbewährte und neue Angebote, wie die Mini-Gesundheitstage und das Kursangebot Gesund und Fit sowie Maßnahmen zur Stressreduktion durchgeführt werden. Des Weiteren konnten mehrere Bauprojekte abgeschlossen werden. In der Geschäftsstelle Gießen wurde das 2. Obergeschoss brandschutztechnisch saniert und renoviert. In Kassel wurde im Keller, Erdgeschoss und im 1. Obergeschoss ebenfalls eine brandschutztechnische Sanierung und Renovierung des Altbaus umgesetzt. Im Neubau ist mit der Erneuerung der Kälteanlagen des Rechenzentrums begonnen worden und insgesamt wurden so die strengen Vorgaben im Rahmen der BSI-Rezertifizierung eingehalten. Im Berichtszeitraum konnte außerdem die von der Verbandsversammlung im Dezember 2013 beschlossene verwaltungs- und ebenenübergreifende Zusammenarbeit mit dem Land Hessen und der Goethe-Universität Frankfurt am Main vorangetrieben werden. Unter dem Namen KOPIT e. G. sollen bei der Beschaffung von IT- Produkten Einkaufssynergien erschlossen und in allen Fragen der Informations- und Kommunikationstechnik enger zusammengearbeitet werden. Ein Schwerpunkt der vorbereitenden Tätigkeiten bestand darin, das Vorhaben gemäß 39 Abs. 1 GWB anzumelden, was mit Bescheid des Bundeskartellamts vom positiv erfolgte. Projektmanagement Einer der Hauptschwerpunkte war die strategische und operative Unterstützung im Projekt Neues Einwohnerwesen emeld21. Darüber hinaus wurden im Bereich der Prozessoptimierung die Fachbereiche des IT- Operations unterstützt. Das Projektcontrolling konnte zusätzlich weiter verbessert und etabliert werden. Im Berichtszeitraum ist außerdem die Zusammenarbeit mit den Unternehmens- und Fachbereichen der ekom21 kontinuierlich verbessert worden. Durch die stetige Weiterentwicklung und Etablierung der Standards und Projektmanagement-Prozesse ist die ekom21 über alle Phasen eines Projektlebenszyklus hinweg (Initiierung, Planung, Durchführung und Abschluss) für die aktuell laufenden und in Zukunft startenden Projekte gut aufgestellt. Stab Im Jahr 2014 hat der Stab Innenrevision, Compliance, Datenschutz (LD) das Unternehmen und die Unternehmensführung weiterhin in Fragen von Innenrevision, Datenschutz, Antikorruption und Risikomanagement unterstützt. Die Begleitung und strategische Prüfung des SEPA-Projektes haben zur Erreichung der Ziele beigetragen. Auch in wesentlichen Projekten, wie zum Beispiel der Einführung des neuen Einwohnermeldewesens emeld21, war und ist die Innenrevision eng eingebunden. Im Bereich des Stabes LD hat der behördliche Datenschutzbeauftragte wieder die jährliche Inventur der Vorabkontrollen und Verfahrensverzeichnisse durchgeführt und auch umfassend an der Sensibilisierung der Mitarbeiter gearbeitet. Die ekom21 zeigt durch diese Initiative, welchen hohen Stellenwert der Schutz personenbezogener und personenbeziehbarer Daten für das Unternehmen und seine Kunden hat. Wie in jedem Jahr fand auch 2014 der Hessische Kommunale Datenschutztag statt, an dem so viele Teilnehmer wie nie zuvor erschienen. Für die Tagung, die Themen und die Auswahl der Referenten wurden der ekom21 Bestnoten vergeben, was für eine Fortsetzung im nächsten Jahr sorgen wird. n Geschäftsbericht

24 Betriebliche Kennzahlen Jahresergebnis 2014 Jahresergebnis Gesamterträge 100 % ,14 Umsätze aus Datenverarbeitungsleistungen 44,67 % ,03 Umsätze aus Datenfernverarbeitungen 6,13 % ,13 Umsätze aus Vertrieb von Handelswaren 29,12 % ,26 Umsätze aus Dienstleistungen 7,08 % ,77 Umsätze aus Druck- und Kuvertierleistungen 6,60 % ,33 Sonstige Erträge 6,40 % ,62 6,40 % 6,60 % 7,08 % 44,67 % 29,12 % 6,13 % 24 Geschäftsbericht 2014

25 Die Zukunft der Verwaltung Jahresergebnis Gesamtaufwand 100 % ,14 Materialaufwand 46,00 % ,07 Personalaufwand 36,98 % ,72 Abschreibungen 3,92 % ,82 Sonstige Aufwendungen 13,10 % ,53 Jahresergebnis Gesamt ,00 13,10 % 3,92 % 46,00% 36,98 % Mitarbeiter (aktiv Beschäftigte) Die Anzahl der aktiv Be schäf tig ten (ohne Beurlaubungen und Mitarbeiter in der Freistellungsphase der Altersteilzeit, aber inkl. Auszubildende und geringfügig Beschäftigte) be - trägt 455 Mit arbeiter. ekom21 KGRZ Hessen: 442 ekom21 GmbH: 13 Geschäftsbericht

26 Gremien und Organe 26 Geschäftsbericht 2014

27 Die Zukunft der Verwaltung ekom21 KGRZ Hessen Verbandsvorstand Vorsitzender Bürgermeister Gerhard Schultheiß, Nidderau Stellvertreter Bürgermeister Günter Jung, Wabern Finanzausschuss Vorsitzender Geschäftsführender Direktor Karl-Christian Schelzke, Hessischer Städte- und Gemeindebund Stellvertreter Geschäftsführender Direktor Christian Engelhardt, Hessischer Landkreistag Referatsleiter Jürgen Ullrich, Hessischer Städtetag Verbandsversammlung Vorsitzender Bürgermeister a. D. Harald Plünnecke, Vöhl/Landkreis Waldeck-Frankenberg ekom21 GmbH Aufsichtsrat Vorsitzender Bundestagsabgeordneter Oswin Veith Stellvertreter Bürgermeister Günter Jung, Wabern Gesellschafterversammlung Vertreter Bürgermeister Gerhard Schultheiß, Nidderau Stellvertreter Bürgermeister Günter Jung, Wabern Geschäftsführer Bertram Huke Ulrich Künkel Stellvertreter Stadtrat Jan Schneider, Frankfurt am Main Bürgermeister Werner Schuchmann, Ober-Ramstadt Geschäftsführer Direktor Bertram Huke Direktor Ulrich Künkel Geschäftsbericht

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29 14 Die Zukunft der Verwaltung Beteiligungsbericht

30 Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wurde in diesem Dokument die Bezeichnung Mitarbeiter geschlechterneutral gewählt. Sie stellt keine Form von Diskriminierung dar. Herausgeber: ekom21 KGRZ Hessen Carlo-Mierendorff-Straße Gießen Telefon: Telefax: Redaktion: Ulrike Umland, Birgit Michel Layout: Claus Knobel Foto: Anna Voelske Druck: DRACH Print Media GmbH 2015 ekom21 KGRZ Hessen 30 Beteiligungsbericht 2014

31 Die Zukunft der Verwaltung Inhalt 32 Vorwort 34 Beteiligung Voraussetzungen für eine Beteiligung der ekom21 KGRZ Hessen 34 Beteiligungsbegriff, Rechnungslegung 35 Erläuterungen der Kennzahlen und weiterer Fachbegriffe 37 Übersicht über die Beteiligungen 38 ekom21 GmbH 44 Softplan Informatik GmbH 50 KIV Thüringen GmbH 55 eopinio GmbH Beteiligungsbericht

32 Vorwort 32 Beteiligungsbericht 2014

33 Die Zukunft der Verwaltung Sehr geehrte Damen und Herren, die ekom21 KGRZ Hessen wurde durch den Zu sam - men schluss des KGRZ KIV in Hessen und des KGRZ Kassel gemäß 3 Satz 2 DV-VerbundG als Körperschaft des öffentlichen Rechts nach 2 Abs. 1 Satz 1 DV-VerbundG gegründet. Der öffentliche Zweck der Körperschaft ekom21 KGRZ Hessen besteht in der Aufgabe, für kommunale Kunden Datenverarbeitungsverfahren, Datenverarbeitungsleistungen und Datenübertragungsnetze sowie IT-Dienstleistungen aller Art zur Erledigung oder Vereinfachung von Ver wal tungs aufgaben mit technikunterstützter Informationsverarbeitung zur Verfügung zu stellen und zu unterhalten. Zur Unterstützung bei der Erfüllung ihrer Verpflichtungen hat sich die ekom21 KGRZ Hessen u.a. an privatrechtlich organisierten Unternehmen beteiligt. Um den Mitgliedern des Verbandsvorstandes und der Verbandsversammlung eine Übersicht der Geschäftstätigkeiten der Unternehmen, an denen eine wirtschaftliche Beteiligung besteht, zu geben, wird dieser Beteiligungsbericht vorgelegt. Ulrich Künkel Bertram Huke Beteiligungsbericht

34 Beteiligung 1.1. Voraussetzungen für eine Beteiligung der ekom21 KGRZ Hessen Die Hessische Gemeindeordnung eröffnet die Möglichkeiten, wirtschaftliche Unternehmen zu errichten, zu übernehmen oder wesentlich zu erweitern, wenn der öffentliche Zweck das Unternehmen recht fertigt und dieser Zweck durch das Unter nehmen wirt - schaft lich erfüllt werden kann und das Unternehmen nach Art und Umfang in einem angemessenen Verhältnis zu der Leistungs fähigkeit des KGRZ und zum voraussichtlichen Bedarf steht. 122 der Hessischen Gemeindeordnung bestimmt darüber hinaus, dass die Haftung und die Einzahlungsverpflichtung des KGRZ auf einen seiner Leistungs fähigkeit angemessenen Betrag begrenzt sein muss das KGRZ sich einen angemessenen Einfluss, insbesondere im Aufsichtsrat oder in einem entsprechenden Überwachungsorgan, sichern muss. Die gleichen Voraussetzungen sind für die Fälle sicherzustellen, in denen sich ein Unternehmen, an dem das KGRZ zu mehr als 50 % beteiligt ist, an einer anderen Gesellschaft beteiligen will. Die wirtschaftlichen Unternehmen sind so zu führen, dass der öffentliche Zweck nachhaltig erfüllt wird. Dabei sollen sie einen Ertrag für den kommunalen Haushalt abwerfen, soweit dadurch die Erfüllung des öffentlichen Zweckes nicht beeinträchtigt wird (Ertragsgebot). Beteiligungen unterliegen demnach konkreten recht - lichen Vorschriften. Sie müssen inhaltlich wie wirtschaftlich ihren Beitrag zur Aufgabenerfüllung des KGRZ leisten Beteiligungsbegriff Der rechtliche Beteiligungsbegriff nach den für Ka - pitalgesellschaften geltenden Vorschriften definiert diesen als Anteile an anderen Unternehmen, die bestimmt sind, dem eigenen Geschäftsbe trieb durch Herstellung einer dauerhaften Ver bin dung zu jenen Unternehmen zu dienen. Die in diesem Beteiligungsbericht dargestellten Beteiligungen mit den jeweiligen Abschluss ergeb nissen beziehen sich auf das Geschäftsjahr Die Beteiligungen werden alle als Gesellschaft mit beschränkter Haftung geführt. Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) ist eine juristische Person mit einem Stammkapital, das der Summe der Stammeinlagen der Gesellschafter entspricht. Das Privatvermögen der Gesellschafter haftet nicht für die Verbindlichkeiten der GmbH, es besteht eine auf das Geschäft beschränkte Haftung. Die GmbH kennt nur zwei notwendige Organe: die Gesellschafter ver - sammlung und die Geschäftsführung. Ein Aufsichtsrat ist für die GmbH nicht allgemein vorgeschrieben. Seine Errichtung ergibt sich jedoch aus 122 Abs. 1 Nr. 3 HGO (Sicherung der Einflussnahme) Rechnungslegung Die Rechnungslegung erfolgt auf der Grundlage des Handelsgesetzbuches (HGB). Demnach be steht ein Jahresabschluss aus der Bilanz, der Ge winn- und Verlustrechnung, dem Anhang und dem Lagebericht. Die Bilanz ist die Gegenüberstellung von Vermögen (Aktiva) und Kapital (Passiva). Die Bilanz hat eine Gegenüberstellung der aktiven und passiven Ver mö - gens ge gen stände zu liefern. Aktiva sind demnach die der Leis tungserstellung dienenden Wirt schaftsgüter, Passiva sind die hierfür verwendeten Finanzmittel. Die Aktivseite gliedert sich in Anlage- und Umlauf ver - mö gen sowie die Rechnungsabgrenzungs pos ten. Das Anlagevermögen stellt die Vermögensge gen stände eines Unternehmens dar, die diesem langfristig dienen sollen (z. B. Gebäude, Maschi nen usw.). Zum Umlaufvermögen zählen alle Ver mögensposten, die nur kurzfristig im Unterneh men verbleiben, weil sie ständig umgesetzt werden (z. B. Vorräte, Bankguthaben usw.). Die Rech nungsabgrenzungs posten auf der Aktiv seite stellen eine Leistungsforderung dar, d. h. eine Leistung wurde bereits im Geschäftsjahr bezahlt, die Leis - tungserfüllung erfolgt jedoch erst im Folgejahr (z. B. Pflegerechnungen für Software). Auf der Passivseite werden die Bilanzpositionen Eigenkapital, Rückstellungen, Verbindlichkeiten sowie Rechnungsabgrenzungsposten dargestellt. Unter der Position Eigenkapital sind alle eigenen Mittel eines Unter- 34 Beteiligungsbericht 2014

35 Die Zukunft der Verwaltung nehmens zusammengefasst (Stammkapital, Rücklagen, Jahresgewinn oder Jahresverlust des Vorjahres). Rückstellungen sind Verbindlichkeiten für Aufwen - dungen, die am Bilanzstichtag zwar ihrem Grunde nach feststehen, aber in ihrer Höhe und dem Zeitpunkt der Fälligkeit (z. B. Rückstellung für Be i hilfen, Urlaub usw.) noch ungewiss sind. Sie dienen der periodengerechten Ermittlung des Jahresergebnisses. Unter dem eigentlichen Begriff der Verbindlich kei ten werden alle bestehenden Zahlungsverpflich tungen zusammengefasst, deren Grund, Höhe und Fälligkeit bereits bekannt ist (z. B. Kreditorenrech nungen, Kredite). Zu den Rechnungsabgrenzungs posten auf der Passivseite gehören Erträge, die im abzuschließenden Geschäftsjahr bereits vereinnahmt wurden, wirtschaftlich aber erst dem neuen Jahr zuzurechnen sind (zum Beispiel im Voraus erhaltene Miete); sie stellen also Leistungsverbind lichkeiten dar. Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ermittelt den Unternehmenserfolg. Aus ihr sind die Zahlen aller Aufwendungen und Erträge, die aus der Buchführung gewonnen werden, ersichtlich. Im Finanzergebnis sind die Salden der Beteiligungs-, Zins- oder sonstigen Finanzanlagevermögen eines Unternehmens erfasst. Das gewöhnliche Ge schäfts ergebnis ergibt sich aus dem Betriebs- und Finanzergebnis, während das außergewöhnliche Ergebnis den Saldo von außerordentlichen Erträ gen und Aufwendungen darstellt. Diese stehen zwar im Zusammenhang mit dem Betriebs zweck, dürfen aber bei der Betriebsergebnis er - mittlung nicht berücksichtigt werden, da sie zufällig, einmalig und in der Regel ungewöhnlich hoch sind (z. B. Verluste und Gewinne aus dem Verkauf von An - la gen). Das Jahresergebnis ergibt sich aus dem Sal do des gewöhnlichen Geschäfts ergeb nisses und dem außergewöhnlichen Ergebnis nach Berücksich tigung von Steuern Erläuterung der Kennzahlen und weiterer Fachbegriffe Die Buchführung enthält Informationen über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage eines Betrie bes. Diese Informationen bilden eine wichtige Grund lage für die Entscheidung der Unternehmens lei tung. Dafür ist es jedoch erforderlich, die Buchführungs daten entsprechend aufzubereiten. Die Bildung von Kennzahlen ist eine Möglichkeit, die Informa tio nen in verdichteter und konzentrierter Form zu erfassen. Die dargestellten Kennzahlen im Einzelnen Anlagenintensität Der Anteil des Anlagevermögens am Gesamt ver mögen ist von Branche zu Branche unterschiedlich. Anlage - intensive Unternehmen müssen bei der Produktion mit hohem Fixkostenanteil rechnen, sie sind deshalb krisenempfindlicher als arbeitsintensive Betriebe. Anlagevermögen X 100 Gesamtvermögen Eigenkapitalanteil Ein hoher Eigenkapitalanteil wird als Zeichen eines gesunden Betriebes gewertet. Aus Rentabilitätsge - sichtspunkten ist ein hoher Eigenkapitalanteil nicht unbedingt empfehlenswert, vor allem solange die Kosten für Fremdkapital geringer sind als der durch den Fremdkapitaleinsatz erzielte Gewinn. Der zusätzliche Fremdkapitaleinsatz bringt jedoch die Gefahr mit sich, dass bei rückläufigem Gewinn die fixen Kosten des Fremdkapitals zu einer verstärk ten Abnahme der Rendite führen. Eigenkapital X 100 Gesamtkapital Fremdkapitalanteil Der Anteil des Fremdkapitals am Gesamtkapital bringt den Grad der Verschuldung des Unterneh mens zum Ausdruck. Fremdkapital X 100 Gesamtkapital Verschuldungsgrad = Anlagenintensität in % = Eigenkapitalanteil in % = Fremdkapitalanteil in % Grundsätzlich gilt, je höher der Verschuldungsgrad eines Unternehmens, desto abhängiger ist das Unternehmen von externen Gläubigern. Fremdkapital X 100 Eigenkapital = Verschuldungsgrad in % Beteiligungsbericht