Frage: Welche Möglichkeiten gibt es, die Ansicht der Mitarbeiterstammdaten an meine Wünsche anzupassen?

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1 LAYOUT BEARBEITEN PRODUKT(E): KATEGORIE: Vivendi PEP Layout VERSION: 2.84 Frage: Welche Möglichkeiten gibt es, die Ansicht der Mitarbeiterstammdaten an meine Wünsche anzupassen? Antwort: Vivendi bietet Ihnen die Möglichkeit einer benutzergruppen- und bereichsbezogenen sowie arbeitsvertragsabhängigen Ansicht der Mitarbeiter- und Bewerberstammdaten über selbst definierte Layouts. Als Vivendi-Administrator können Sie Ansichten der Mitarbeiterstammdaten ganz nach Wunsch erstellen. Dabei können die Layouts in Abhängigkeit von Benutzergruppe, Bereich und dem zugeordneten Arbeitsvertrag des gewählten Mitarbeiters definiert werden. Durch flexibel anzuordnende Datenbereiche auf den Karteikarten mit den Stammdaten haben Sie die Möglichkeit, die hinterlegten Informationen den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeitergruppen entsprechend anzuordnen: Sie können Karteikarten deaktivieren beliebige Felder ausblenden Felder umbenennen Pflichtfelder definieren Datenbereiche mit Freitextfeldern hinzufügen. Sinnvoll ist z.b. ein Layout je Bereich bzw. je Benutzergruppe anzulegen, so dass gezielt Karteikarten ausgeblendet werden, beispielsweise die Karteikarte 'Personalabteilung' für das Layout der Bereichsleitungen. Darüber hinaus können komplette Layouts auch importiert und exportiert werden. Das ist nicht nur zu Projektstart praktisch, sondern auch beim Ausprobieren in der Testdatenbank. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 1

2 INHALT 1. Funktion 'Layout bearbeiten' aufrufen Layout bearbeiten Karteikarte 'Allgemein' Karteikarte 'Karteikarten' Datenbereich ändern Beispiele: Layout-Funktionen Felder einblenden/ausblenden Datenbereich einer Karteikarte hinzufügen Freitext-Feld hinzufügen Datenbereich austauschen Datenbereich an einer anderen Stelle positionieren Pflichtfelder definieren (mit Meldung) Feld markieren (ohne Meldung) Hinweistext definieren Vertragsabhängiges Layout Layout exportieren und importieren Layout exportieren Layout importieren In dieser Anleitung wird das grundsätzliche Vorgehen einer Layout-Definition anhand der Mitarbeiter- Ansicht beschrieben. Die Layout-Definition für die Ansicht der Bewerber-, Dienst- und Aufgaben- Stammdaten funktioniert analog. Um die Layouts bearbeiten zu können, benötigen Sie das Startrecht Allgemein Layout- Konfiguration. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 2

3 1. Funktion 'Layout bearbeiten' aufrufen Um die Liste der bereits vorhandenen Layouts aufzurufen, wählen Sie als Vivendi PEP-Administrator in der Menüleiste Stammdaten Mitarbeiter und klicken einen beliebigen Mitarbeiterdatensatz per Doppelklick an. Es wird automatisch der Menüpunkt Details eingeblendet. Hier finden Sie Layout bearbeiten. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie alle definierten Layouts aufgelistet finden. In der Liste ist immer das aktuell gültige Layout markiert. Falls noch kein Layout angelegt wurde, dann ist die Liste leer und es wird automatisch auf das Standard- Layout zurückgegriffen. Auch wenn bei Aufruf des Dialogs kein angelegtes Layout markiert ist, wird das Standard-Layout für die Ansicht verwendet. Für jedes bestehende Layout prüft Vivendi PEP anhand der hinterlegten Reihenfolge, ob für dieses Layout folgende Bedingungen zutreffen: 1. Das Layout ist für die Benutzergruppe des angemeldeten Benutzers gültig und 2. das Layout ist für den aktuellen Bereich gültig und 3. das Layout ist für den aktuellen Vertrag des Mitarbeiters gültig und 4. das Layout ist aktiviert. Wenn kein passendes Layout gefunden wird, dann verwendet Vivendi PEP das Standard- Layout. Es ist dann bei Aufruf keines der vorhandenen Layouts markiert. Mit Klick auf legen Sie ein neues Layout an. Wenn Sie ein ähnliches Layout wie ein bereits vorhandenes anlegen möchten, dann duplizieren Sie das markierte mit Klick auf. Wenn Sie ein in der Liste aufgeführtes Layout bearbeiten möchten, markieren Sie es und klicken auf. Zum Entfernen eines Layouts klicken Sie auf. Mit den Pfeiltasten und legen Sie die Reihenfolge der definierten Layouts fest. Sie können auch mehrere Layouts pro Bereich und Benutzergruppe anlegen. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 3

4 2. Layout bearbeiten Über oder gelangen Sie von der Layout-Liste in den Dialog 'Layout bearbeiten'. Auf den zwei Karteikarten dieses Dialogs können Sie alle Einstellungen zum Layout vornehmen. 2.1 Karteikarte 'Allgemein' Auf der Karteikarte 'Allgemein' vergeben Sie den Namen des Layouts und definieren für welche Bereiche und Benutzergruppen und Arbeitsverträge das Layout gültig ist. Wenn Sie ein neues Layout definieren, dann vergeben Sie zuerst unter Bezeichnung des Layouts einen aussagekräftigen Namen. Es ist sinnvoll, die Ansicht der Mitarbeiterstammdaten nach Bereichen und Benutzergruppen bzw. Vertragsgültigkeiten zu benennen. Vergeben Sie hier z.b. die Bezeichnung "Ambulante Pflege Pflegedienstleitung". Über die Bereichsgültigkeit legen Sie fest, für welchen Bereich Ihrer Einrichtung die Ansicht der Mitarbeiterstammdaten gültig sein soll. Die Ansicht gilt entweder überall (Das Layout gilt für alle Bereiche) oder nur explizit für die Bereiche (Das Layout gilt für folgende Bereiche), die durch Anhaken der Checkbox selektiert wurden. Über die Benutzergruppen können Sie festlegen, für welche User ein Layout gelten soll. Setzen Sie dazu die Optionsschaltfläche Das Layout gilt für folgende Gruppen und aktivieren Sie anschließend die Checkboxen vor den gewünschten Benutzergruppen. Eine weitere Filtermöglichkeit für das anzuzeigende Layout bietet die Schaltfläche Vertragsgültigkeit: Das hinterlegte Layout greift dann nur für die Mitarbeiterstammdaten, die die hier angehakten Verträge aktuell zugeordnet haben, s. Kap. "Vertragsabhängiges Layout", S. 22. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 4

5 Die Schaltfläche ermöglicht Ihnen, die farbliche Gestaltung der Umrandungen von Pflichtfeldern auf Ihre Wünsche hin anzupassen, s. Kap. "Pflichtfelder definieren (mit Meldung)", S. 19. Über die Schaltfläche Zurücksetzen können Sie die gemachten Einstellungen Ihres Layouts rückgängig machen. Eventuell entfernte Karteikarten werden wieder eingeblendet wie in der Standardansicht. Wenn Sie jedoch Datenfelder selbst definiert haben, z. B. die Bezeichnung des Datenfeldes " " auf " privat" geändert, so bleiben diese Änderungen bestehen. Über die Checkbox Layout deaktiviert schalten Sie das Layout aus, so dass ein anderes Layout angewendet wird. Wenn das deaktivierte das einzige selbst definierte Layout ist, dann wird die Standardeinstellung verwendet. 2.2 Karteikarte 'Karteikarten' Über die Karteikarte 'Karteikarten' definieren Sie, welche Mitarbeiter-Datenbereiche auf der jeweiligen Karteikarte angezeigt werden. Abhängig davon, welche Karteikarte Sie auf der linken Seite markieren, erhalten Sie auf der rechten Seite die Liste der bereits vorhandenen Datenbereiche. Die Liste der Datenbereiche ermöglicht das Anordnen von Informationen nach dem "Baukastenprinzip". Über die Liste der Karteikarten definieren Sie, welche Karteikarten in diesem Layout in welcher Reihenfolge angezeigt werden: Über geben Sie eine neue Karteikarte ein. Mit können Sie der Karteikarte einen neuen Namen geben. Über entfernen Sie die Karteikarte komplett aus der Ansicht. Über die Schaltflächen und ändern Sie die Reihenfolge der Karteikarten. Die Inhalte der Liste der Datenbereiche richtet sich standardmäßig nach der links ausgewählten Karteikarte falls diese bereits zuvor angelegt war. Die Liste der Datenbereiche ermöglicht das Anordnen von Informationen der Mitarbeiterstammdaten nach dem "Baukastenprinzip". Diese Datenbereiche können Sie für das ausgewählte Layout nach Ihren Wünschen auf den jeweiligen Karteikarten anordnen. Sie können wichtige Daten hervorheben, zur besseren Übersicht Datenfelder ausblenden oder komplette Datenbereiche über aus der Ansicht entfernen. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 5

6 Bitte beachten Sie, dass das Löschen der Datenbereiche Arbeitsverträge und Bereiche nicht anzuraten ist, da diese Informationen zur Einordnung des Mitarbeiters / Bewerbers erforderlich sind. Wenn Sie diese Daten nicht im Layout verwenden möchten, dann können Sie diese Felder bzw. Datentypen im Layout ausblenden. (s. Kap. "Datenbereich ändern", S. 6, Punkt 6). Wenn Sie auf klicken bzw. zuerst einen Datenbereich markieren und dann aufrufen, erscheint der Dialog 'Datenbereich bearbeiten' Datenbereich ändern Nach Aufruf der Schaltfläche oder erscheint der Dialog 'Datenbereich bearbeiten'. Auf der linken Dialoghälfte nehmen Sie Änderungen zu einzelnen Feldern innerhalb eines Datenbereichs vor, während auf der rechten Seite der Datenbereich als Ganzes bearbeitet werden kann. Um ein Feld für den Datenbereich zu bearbeiten, markieren Sie den gewünschten Eintrag in der Liste der dargestellten Felder. Wenn die Checkbox Feld ist sichtbar aktiviert ist, wird das Feld für das Layout eingeblendet. Durch das Eintragen einer Bezeichnung, können Sie das Feld umbenennen. Mit Hilfe der Optionsschaltflächen definieren Sie, ob das Feld als kein Pflichtfeld, ein Sollfeld (Warnung, falls leer), ein Mussfeld (darf nicht leer sein) oder nur markiert (ohne Meldung) gekennzeichnet wird. (Siehe auch Kapitel "3.6, Pflichtfelder definieren") Zudem können Sie auch einen Text zur Feldbeschreibung hinterlegen, der als Tooltip erscheint, wenn mit der Maus über die Bezeichnung des Feldes gefahren wird. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 6

7 Über die Dropdownliste Datentyp haben Sie die Möglichkeit, den Datentyp zu ändern. Die auf der linken Seite zur Verfügung stehenden Felder sind abhängig vom ausgewählten Datentypen. Unter Eigenschaften des Dialogs können Sie die Position und Größe des gesamten Datenbereichs auf der Karteikarte anpassen. Über die Dropdownliste Karteikarte können Sie zunächst auswählen, auf welcher Karteikarte der Datenbereich angezeigt werden soll. Mit der Dropdownliste Größe ändern definieren Sie, inwiefern sich der Datenbereich an die Größe des Mitarbeiterstammdaten-Bereichs anpassen soll. Durch das Eintragen der Bezeichnung ändern Sie den angezeigten Namen des Datenbereichs. Die Position des Datenbereichs innerhalb der Karteikarte ändern Sie, indem Sie die gewünschten Werte unter Zeile und Spalte hinterlegen (beide Werte sind immer in Relation zu weiteren anzuordnenden Datenbereichen auf der Karteikarte zu sehen). Wenn die Checkbox Dialog ist sichtbar aktiviert ist, dann wird der Dialog in den Stammdaten eingeblendet. Wenn der Datenbereich als Unterkartei geführt werden soll, dann können Sie über die Dropdownliste die gewünschte Unterkarteikarte definieren. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 7

8 3. Beispiele: Layout-Funktionen 3.1 Felder einblenden/ausblenden Sie nutzen die Dateiablage und haben deshalb keine Verwendung für das Feld 'Pfad für Mitarbeiterdokumente' auf der Karteikarte 'Arbeitsdaten'. Um dieses Feld auszublenden, machen Sie folgende Schritte: 1 Gehen Sie über Details Layout bearbeiten in das zu ändernde Layout. 2 Wechseln Sie im Dialog 'Layout bearbeiten' auf die Karteikarte 'Karteikarten'. 3 Markieren Sie auf der linken Seite die Karteikarte auf der sich der Datenbereich mit dem auszublendenden Feld befindet. (In unserem Beispiel ist das der Datenbereich 'Arbeitsdaten'.) 4 Doppelklicken Sie nun auf der rechten Seite auf den Datenbereich mit dem auszublendenden Feld. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 8

9 5 Im sich öffnenden Dialog markieren Sie das auszublendende Feld (im Beispiel ist das das Feld 'Pfad für Mitarbeiterdokumente auf der linken Dialogseite) und 6 entfernen dann den Haken vor der Option Feld ist sichtbar. Nach dem Speichern wird dieses Feld dann in den Mitarbeiterstammdaten nicht mehr angezeigt: 3.2 Datenbereich einer Karteikarte hinzufügen In unserem Beispiel möchten wir den Datenbereich mit dem Bemerkungsfeld 1 von der Karteikarte 'Zusatzinformation' auf die Karteikarte 'Arbeitsdaten' unter den Datenbereich Arbeitsverträge verlagern. Wenn Sie einen Datenbereich einfügen möchten, der noch nicht auf der gewünschten Karteikarte vorhanden ist, dann ist zuerst zu prüfen, dass dieser nicht bereits auf einer anderen Karteikarte Verwendung findet. Jeder Datenbereich kann nämlich nur einmal pro Layout vergeben werden. In unserem Fall ist daher der Datenbereich Bemerkung 1 zuerst von der Karteikarte 'Zusatzinformationen zu löschen. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 9

10 1 Gehen Sie über Details Layout bearbeiten in das zu ändernde Layout. 2 Wechseln Sie im Dialog 'Layout bearbeiten' auf die Karteikarte 'Karteikarten'. 3 Markieren Sie auf der linken Seite die Karteikarte auf der sich der zu verschiebende Datenbereich befindet. 4 Markieren Sie nun auf der rechten Seite den zu verschiebenden Datenbereich und 5 klicken Sie auf, so dass der Datenbereich an dieser Stelle gelöscht wird. Nun steht uns der Datenbereich auch für eine Neuzuordnung wieder zur Verfügung. 6 Markieren Sie jetzt im Dialog 'Layout bearbeiten' auf der linken Seite die Karteikarte, auf der der Datenbereich eingefügt werden soll. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 10

11 7 Klicken Sie dann auf der rechten Dialogseite auf die Schaltfläche. 8 Wählen Sie im sich öffnenden Dialog den gewünschten Datentyp aus der Dropdownliste. (Im Beispiel ist das "Bemerkung1"). 9 Bearbeiten Sie ggf. noch die einzelnen Felder (in unserem Fall nicht nötig). 10 Bestimmen Sie anschließend die Position des Datenbereichs auf der Karteikarte durch Eingabe einer Zeile und Spalte. Nach dem Speichern des Layouts sieht die Ansicht der Mitarbeiterstammdaten mit dem neuen Datenbereich dann wie folgt aus: x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 11

12 Der Datenbereich Bemerkung 1 befindet sich jetzt auf der Karteikarte 'Arbeitsdaten'. Er ist in der dritten Zeile (unter dem Datenbereich 'Arbeitsverträge') angeordnet. Dort, wo auf der Karteikarte 'Zusatzinformationen' der Datenbereich Bemerkung1 zuvor gestanden hat, ist automatisch ein Lückenschluss erfolgt: nun stehen der Datenbereich Merkmale und der Datenbereich Bemerkung 2 nebeneinander in der dritten Zeile. Bitte beachten Sie, dass jeder Datenbereich stets nur einmal pro Layout vorkommen darf. Entfernen Sie daher zunächst den Datenbereich von der ursprünglichen Karteikarte und ordnen Sie ihn dann der neuen, gewünschten Karteikarte zu x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 12

13 3.3 Freitext-Feld hinzufügen Um Anmerkungen in Vivendi PEP zu ermöglichen, für die es bisher kein eigenes Feld gibt, können Sie Datenbereiche mit einzeiligen Freitext-Feldern auf beliebigen Karteikarten in Ihrem Layout hinzufügen. Bitte beachten Sie, dass Freifelder lediglich Bemerkungsfelder sind. Es ist keine Auswertung mittels Standardreport möglich! Allerdings ist es über den Formularexport möglich, Mitarbeiter- bzw. Bewerber-Freifelder als Formularfelder zu definieren und die entsprechenden Daten zu exportieren. Und so fügen Sie einen Freifeld-Datenbereich in die Stammdaten ein: 1 Gehen Sie in das gewünschte Layout und markieren Sie die Karteikarte, der Sie den Datenbereich mit dem Freifeld hinzufügen möchten. 2 Klicken Sie in der Liste der Datenbereiche auf. 3 Im sich öffnenden Dialog wählen Sie als Datentyp "Freifeld". 4 Im Feld Zusatz wählen Sie aus der Dropdownliste ein "Freifeld", das Sie noch nicht im Layout verwendet haben beginnen Sie mit "Freifeld 1". Auch hier gilt: Jeder Zusatz darf nur einmal pro Layout vorkommen! x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 13

14 5 Geben Sie unter Bezeichnung den Titel des Datenbereichs ein. 6 Positionieren den neuen Datenbereich über Zeile und Spalte auf der Karteikarte. 7 Markieren Sie anschließend auf der linken Seite das Freifeld und geben Sie ihm unter Feld im Dialog umbenennen einen kurzen, aussagekräftigen Namen. 8 Wenn Sie möchten, können Sie auch noch einen Hinweistext (Tooltip) zu diesem Feld hinterlegen. Nachdem Speichern könnte das Freitextfeld z.b. folgendermaßen in Ihrem Layout genutzt werden: Wenn Sie ein Freifeld in den Bewerber-Stammdaten definieren möchten, das nach Übernahme des Bewerbers auch in den Mitarbeiterstammdaten zu sehen sein soll, müssen Sie dieses Freitextfeld sowohl im Layout der Bewerberstammdaten als auch im Layout der Mitarbeiterstammdaten definieren. Achten Sie darauf, dass die Freitextfelder, die sowohl in den Bewerber- wie Mitarbeiterstammdaten verwendet werden, gleich lauten und auch bedeutungsgleich verwendet werden! x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 14

15 Sie können die Mitarbeiter-Freifelder mit einem eigenen Start- und Schreibrecht schützen. Als Vivendi-Administrator ordnen Sie diese Zugriffsrechte in der Benutzerverwaltung auf der Karteikarte 'Gruppen' unter Mitarbeiterdaten Freifelder zu. Mit dem Update auf die Version 2.84 sind diese Rechte automatisch für die Benutzergruppen gesetzt, die auch das Startrecht auf den Mitarbeiter besitzen. 3.4 Datenbereich austauschen Über die Schaltfläche Layout bearbeiten haben Sie auch die Möglichkeit einen kompletten Datenbereich auf einer Karteikarte gegen einen anderen Datenbereich zu auszutauschen. Im Beispiel soll der Bereich 'Adresse' auf der Karteikarte 'Personendaten' gegen den Datenbereich 'Zeiterfassung' von der Karteikarte 'Personalabteilung' ausgetauscht werden. Standard-Darstellung: Karteikarte 'Personendaten' Standard-Darstellung: Karteikarte 'Personalabteilung' 1 Im gewählten Layout markieren Sie dazu den Eintrag Personendaten mit dem Datenbereich Adresse und klicken Sie dann auf die Schaltfläche. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 15

16 2 Ändern Sie im Dialog 'Datenbereich bearbeiten' den Datentyp. Um den Datenbereich 'Adresse' gegen 'Zeiterfassung' zu tauschen, wählen Sie aus der Dropdownliste den Eintrag 'Zeiterfassung'. 3 Anschließend markieren Sie im gewählten Layout den Eintrag Personalabteilung mit dem Datenbereich Zeiterfassung und klicken dann auf die Schaltfläche. 4 Ändern Sie im Dialog 'Datenbereich bearbeiten' den Datentyp. Um den Datenbereich 'Zeiterfassung' gegen 'Adresse' zu tauschen, wählen Sie aus der Dropdownliste den Eintrag 'Adresse'. 5 Speichern Sie das Layout. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 16

17 Nachdem die Datenbereiche getauscht wurden, sehen die beiden Karteikarten wie folgt aus: Karteikarte 'Personendaten' mit Datenbereich Zeiterfassung Karteikarte 'Personalabteilung' mit Datenbereich Adresse x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 17

18 3.5 Datenbereich an einer anderen Stelle positionieren Um den Datenbereich innerhalb der Karteikarte zu verschieben, markieren Sie zuerst im gewählten Layout den gewünschten Eintrag. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche. Im sich öffnenden Bearbeitungs- Dialog können Sie die Ausrichtung des Datenbereichs bestimmen. In unserem Beispiel wird das Bild des Mitarbeiters verschoben: 1 Wählen Sie dazu zuerst Personendatenmit dem Datenbereich Bild und klicken Sie auf ändern. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 18

19 2 Stellen Sie anschließend die Zeile von 2 auf 1 um. 3 Wählen Sie anschließend den Eintrag Personendaten mit Datenbereich Personendetails und stellen Sie für diesen Datenbereich die Spalte von 2 auf 3. Nach dem Speichern des Layouts sieht die Ansicht der Stammdaten wie folgt aus: 3.6 Pflichtfelder definieren (mit Meldung) Im Dialog 'Datenbereich bearbeiten' können Sie einzelne Felder auch als Pflichtfelder definieren, damit eine Warnung erscheint, falls eines der Felder nicht gefüllt wird. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 19

20 Beispiel: Beim Speichern soll die Meldung erscheinen, dass das Hdz-Feld nicht gefüllt ist Um Pflichtfelder zu definieren, markieren Sie im gewählten Layout ein Feld aus dem Datenbereich und aktivieren die gewünschte Optionsschaltfläche. In den Mitarbeiterstammdaten wird das Feld dann mit einer Umrandung dargestellt. Sollfelder werden standardmäßig blau, Mussfelder rot und markierte Felder schwarz umrandet (Farbanpassung, s.u.). Wenn Sie die Mitarbeiterdaten speichern möchten, dann prüft Vivendi PEP, ob alle Pflichtfelder gefüllt sind. Sollte dies nicht der Fall sein, erhalten Sie einen Hinweis. Die Felder Vorname und Name sind generell Mussfelder. Obwohl es möglich ist für diese Felder kein Pflichtfeld, Sollfeld oder nur markiert zu wählen und die entsprechende Farbe im Layout dargestellt wird, bleiben diese beiden Felder Mussfelder und sind auch stets zu sehen (kein Ausblenden oder Löschen möglich). x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 20

21 Sie können die Farbe der Umrandung der Felder selbst festlegen. Klicken Sie dazu im ausgewählten Layout auf Karteikarte 'Allgemein' und dann auf die Schaltfläche : Wählen Sie für das jeweilige Feld über Farbe ändern die gewünschte Farbe aus. Möchten Sie zu den Standardeinstellungen zurückkehren, klicken Sie einfach auf Standardwert hinter der Farbauswahl. 3.7 Feld markieren (ohne Meldung) Im Dialog 'Datenbereich bearbeiten' können Sie einzelne Felder auch nur durch eine farbliche Umrandung hervorheben. Es erfolgt keine Meldung, wenn das Feld leer bleibt. Markieren Sie dazu ein Feld aus der Liste und aktivieren Sie die Optionsschaltfläche nur markiert (ohne Meldung). In der Hauptansicht wird das Feld dann mit einer Umrandung dargestellt. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 21

22 3.8 Hinweistext definieren Im Dialog 'Datenbereich bearbeiten' können Sie Hinweistexte, sog. "Tooltips", für die einzelnen Felder eingeben. Markieren Sie dazu das gewünschte Feld und tragen Sie den Tipp in das Feld Hinweistext ein. Diese Texte werden automatisch angezeigt, wenn Sie mit der Maus über das Feld in den Stammdaten fahren. 3.9 Vertragsabhängiges Layout Sie können auch für Mitarbeiter mit bestimmten Arbeitsverträgen eine eigene Ansicht in den Mitarbeiterstammdaten gestalten. Dies kann beispielsweise eine reduzierte Ansicht für Bufdis und FSJler sein, wo die für diese Vertragsgruppe irrelevanten Felder in den Mitarbeiterstammdaten ausgeblendet werden. So erfolgt die Konzentration nur auf die wirklich notwendigen Felder. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 22

23 Um die Stammdatenansicht (neben Bereich und Benutzergruppe) auch vom zugeordneten Arbeitsvertrag abhängig zu machen, 1 gehen Sie in das gewünschte Layout. 2 Klicken Sie auf der Karteikarte 'Allgemein' auf. 3 Im sich öffnenden Dialog haken Sie die gewünschten Verträge an. 4 Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf OK. 5 Speichern Sie das Layout. Bei Aufruf eines Mitarbeiters, der einen der angegebenen Verträge zugeordnet hat, wird dieses Layout angezeigt (soweit auch die ggf. weiteren Bedingungen wie Bereich und Benutzergruppe stimmig sind). x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 23

24 Bitte beachten Sie, dass nach Anlage eines aktiven Layouts mit Vertragsgültigkeit sich bei Mitarbeiterneuanlage zuerst dieser Dialog öffnet: Durch die Angabe des Vertrages an dieser Stelle kann Vivendi PEP nach Klick auf Anlegen das korrekte, vertragsabhängige Layout der Mitarbeiterstammdaten laden. Die in diesem Dialog eingetragenen Daten werden automatisch in die Stammdaten übernommen. 4. Layout exportieren und importieren Mit Vivendi PEP haben Sie auch die Möglichkeit, direkt komplette Layouts als xml-datei zu ex- und auch zu importieren. Diese Funktion ist besonders zu Projektstart hilfreich. Aber auch für Sie als Vivendi PEP- Administrator bietet sie Vorteile: Sie können beispielsweise in Ihrer Vivendi PEP-Testdatenbank in Ruhe verschiedene Layouts testen, bevor Sie diese dann in Ihre Echtdatenbank einspielen. 4.1 Layout exportieren Und so einfach legen Sie Ihr Vivendi PEP-Layout in Ihrem Dateisystem ab: 1 Markieren Sie im Dialog 'Liste der hinterlegten Layouts' das zu exportierende Layout. 2 Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Export. 3 Es öffnet sich das Navigationsfenster Ihres Dateisystems. Navigieren Sie an die Stelle, wo Sie das Layout speichern möchten. 4 Zum Speichern der xml-datei klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. (Als Dateiname wird die Bezeichnung des Layouts vorgeschlagen.) x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 24

25 5 Sie erhalten eine Erfolgsmeldung und bestätigen diese mit Klick auf OK. Von diesem Ort im Dateisystem kann es dann entsprechende Benutzerberechtigungen vorausgesetzt in eine Vivendi PEP-Datenbank importiert werden. 4.2 Layout importieren Um ein bestehendes Layout in Ihre Vivendi PEP-Datenbank zu übernehmen, führen Sie folgende Schritte durch: 1 Öffnen Sie über Details Layout bearbeiten die 'Liste der hinterlegten Layouts'. 2 Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Import. 3 Daraufhin öffnet sich das Navigationsfenster Ihres Dateisystems. Navigieren Sie an die Stelle, wo Sie das zu importierende Layout abgelegt haben. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 25

26 4 Zum Importieren markieren Sie die gewünschte xml-datei. 5 Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Öffnen. 6 Sie erhalten eine Erfolgsmeldung und bestätigen diese mit Klick auf OK. 7 Das neue Layout wird Ihnen markiert in der Liste der hinterlegten Layouts aufgeführt. Um kenntlich zu machen, dass es sich um ein eingelesenes Layout handelt, erhält der Name den Zusatz "(importiert"). 8 Machen Sie einen Doppelklick auf das importierte Layout. Auf der Karteikarte 'Allgemein' können Sie die Bezeichnung des Layouts ändern / anpassen. 9 Setzen Sie die gewünschte Bereichsgültigkeit für diese Datenbank. 10 Geben Sie ggf. die Benutzergruppen an, die dieses Layout verwenden sollen. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 26

27 11 Wenn gewünscht, können Sie nun noch Änderungen am Layout vornehmen. 12 Kontrollieren Sie abschließend, dass die Reihenfolge der Layouts korrekt ist, so dass das importierte Layout nicht mit den vorhandenen rechtegruppenmäßig / und /oder bereichsmäßig kollidiert. Vivendi PEP geht hierbei nach folgender Regelung vor: Für jedes bestehende Layout prüft Vivendi PEP anhand der hinterlegten Reihenfolge, ob das Layout für die Benutzergruppe des angemeldeten Benutzers und für den aktuellen Bereich das Layout und für den aktuellen Vertrag des jeweils aufgerufenen Mitarbeiters gültig ist, sowie ob es überhaupt aktiviert ist. Wenn kein passendes Layout gefunden wird, dann verwendet Vivendi PEP das Standard-Layout. Es ist dann bei Aufruf keines der vorhandenen Layouts markiert. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 27