// Praxis-Tipps PZE //

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1 // Praxis-Tipps PZE // BASISEINWEISUNGSLEITFADEN PERSONALZEITERFASSUNG (PZE) 1

2 INHALTSVERZEICHNIS Der AIDA Praxis Tipp ist eine Zusammenstellung der wichtigsten Funktionen in der AIDA Personalzeiterfassung Allgemeine Funktionen 1.1 Navigationsleiste Auswahlübersicht Schnellstartleiste... 3 Personalstamm 2.1 Personalstamm Persönliche Daten... 5 Zeitpläne 3.1 Sprung in den Wochenplan Wochenplan Tagesplan... 8 Personaldaten 4.1 Steuerdaten Urlaubsanspruch (1) Steuerdaten Urlaubsanspruch (2) Steuerdaten - Zeiten und Tage (1) Steuerdaten - Zeiten und Tage (2) Buchungskorrekturen 5.1 Zeiten Buchungsjournal Korrekturcenter Buchungen / Korrekturen Journalkorrektur Anomalien Zeiten Summen Wochenplan rückwirkend zuordnen Zeitkorrekturen 7.1 Tageskontokorrektur Kontokorrekturen Kontokorrekturen ansehen Rückrechenzeitraum ändern Fehlgründe 9.1 Fehlgründe eintragen Fehlgründe kopieren Drucklisten 10.1 Monatsjournale drucken Hilfe 11.1 Hilfe und Support

3 1.1 ALLGEMEINE FUNKTIONEN Der Aufbau der Navigationsleiste ist bei jeder Maske gleich. Mit Icon Neuer Datensatz werden neue Datensätze angelegt, mit dem Icon Diskette werden sie abgespeichert Nr. Bedeutung 1 Aufruf des ersten Datensatzes 2 Aufruf des vorherigen Datensatzes 3 Aufruf des nächsten Datensatzes 4 Aufruf des letzten Datensatzes 5 Datensatz aktualisieren 6 Neuer Datensatz erstellen 7 Datensatz speichern 8 Bearbeitung abbrechen 9 Datensatz löschen 10 Informationen zur Bearbeitung 1.2 AUSWAHLÜBERSICHT Bei Klick auf dieses Icon wird eine Auswahlübersicht der selektierbaren Datensätze angezeigt. Dieses Icon dient dazu, eine Auswahlübersicht beim Anlegen eines neuen Datensatzes zu bekommen und über einen Rechtsklick auf das betreffende Feld weitere aufrufbare Funktionen zu sehen. Bei Klick auf dieses Icon wird ein Ausdruck gestartet. Bei Klick auf den Pfeil wird eine Liste der Ausdrucke angezeigt. 1.3 SCHNELLSTARTLEISTE Informations- Persönlicher Gruppen- Korrektur- Journal Nach- Microsoft Microsoft Microsoft Erneutes AIDA Support tableau Kalender kalender center Korrektur rechnen Word wird Excel wird Outlook Anmelden Neuigaller Per- gestartet gestartet wird ge- in AIDA keiten sonen startet 3

4 2.1 PERSONALSTAMM Unter Stammdaten Person Steuerdaten bzw. persönliche Daten Neuen Datensatz anlegen. Pflichtfelder müssen gefüllt sein, um eine Person anlegen zu können. Hinweis: Die Personalnummer sollte mit der in Ihrem Lohnprogramm hinterlegten Personalnummer übereinstimmen. Diese sollte nachträglich nicht mehr verändert werden. 4

5 2.2 PERSÖNLICHE DATEN Unter Stammdaten Person Persönliche Daten Hier können Sie mitarbeiterbezogene Informationen hinterlegen. 5

6 3.1 SPRUNG IN DEN WOCHENPLAN Unter Stammdaten Person Steuerdaten Zeiterfassung Über Rechtsklick auf das Feld Grundwochenplan können Sie direkt in den angezeigten Wochenplan springen. 6

7 3.2 WOCHENPLAN Unter Stammdaten Grunddaten Zeitpläne Wochenplan Details Wochenplan-Nr. und Bezeichnung. Tagesplanbezeichnung. Jeder Wochenplan sollte aus 7 Tagesplänen bestehen; (Mo.- So.). Mit Rechtsklick auf das Feld Tagesplan können Sie direkt in den angezeigten Tagesplan springen. 7

8 3.3 TAGESPLAN Unter Stammdaten Grunddaten Zeitpläne Tagesplan Details Unter Stammdaten Grunddaten Zeitpläne Pausenverrechnung Pausenplan Uhrzeitpause Tagesplan Nr. und Bezeichnung. Sollzeit und Gutschrift Feiertage (z.b. für Urlaub, Krank etc.) des Tagesplans. Zeitzählungsgrenzen: Zeitraum in dem die Zeit angerechnet wird. Pausenplan des Tagesplans. Über Rechtsklick auf das Feld Pausenplan können Sie direkt in den angezeigten Pausenplan springen. 8

9 4.1 STEUERDATEN URLAUBSANSPRUCH (1) Unter Stammdaten Person Steuerdaten Urlaubsanspruch Der Urlaubsanspruch wird über eine Urlaubsanspruchs-Definition ermittelt. Es werden einer Person ab einem ausgewählten Datum die Ansprüche aus den verfügbaren Urlaubsanspruchs-Definitionen zugeordnet. Es kann für jede Urlaubsanspruchs-Definition ein manueller Wert hinterlegt werden. Dieser übersteuert den eigentlichen Wert der Urlaubsanspruchs-Definition. Über Rechtsklick im Feld Definitionen bzw. dem Knopf Grunddaten. gelangen Sie in die 9

10 4.2 STEUERDATEN URLAUBSANSPRUCH (2) Unter Stammdaten Person Steuerdaten Urlaubsanspruch Hier können Sie die Startwerte für die Konten Urlaub Vorperiode und Urlaub genommen eingeben, sollte die Person nicht zum eines Jahres beginnen. Für den Startwert muss das entsprechende Urlaubskonto ausgewählt werden. Nun können die Werte für Urlaub Vorperiode (entspricht dem Wert Urlaub Vorjahr im pers. Kalender) bzw. Urlaub genommen (genommener Urlaub im pers. Kalender) eingefügt werden. 10

11 4.3 STEUERDATEN - ZEITEN UND TAGE (1) Unter Stammdaten Person Steuerdaten Zeiterfassung Zeiten und Tage Hier können für Mitarbeiter eine persönliche Sollzeit und eine durchschnittliche Gutschriftszeit eingetragen werden. (Nur eintragen, wenn die Zeiten von den Tagesplansollzeiten und Gutschriftszeiten abweichen) Hier können für die Mitarbeiter Wochen, Monats- und Jahressollzeiten hinterlegt werden. Hinweis: Bitte nehmen Sie vor dem Füllen dieser Maske grundsätzlich Rücksprache mit Ihrem Systembetreuer, da es gravierende Auswirkungen haben kann. 11

12 4.4 STEUERDATEN - ZEITEN UND TAGE (2) Unter Stammdaten Person Steuerdaten Zeiterfassung Zeiten und Tage Hier können Sie die Startwerte für den Beginn der Zeiterfassung für das Konto Flexzeit der Mitarbeiter setzen. 12

13 5.1 ZEITEN Unter Stammdaten Person Bewegungsdaten Zeiten Soll- und Istzeiten des aktuellen Monats/Jahres sowie des Vormonats/-jahres. Ampelstatus: Die Ampelfarbe rot, gelb oder grün gibt den jeweiligen Status des im Script hinterlegten Kontowertes an. 13

14 5.2 BUCHUNGSJOURNAL Unter Stammdaten Person Bewegungsdaten Zeitbuchungen Anzeige der einzelnen Buchungen. Anzeige des Buchungszeitstrahls. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über den Zeitstrahl fahren, erhalten Sie genaue Informationen, was das System gerechnet hat. 14

15 5.3 KORREKTURCENTER (1) Unter Stammdaten Person Bewegungsdaten Korrekturcenter oder mit dem Tastaturkürzel Strg+K Für Anwender, die alle Korrektur- und Planungshandgriffe in ein und derselben Übersicht ausführen wollen, hält AIDA das Korrekturcenter bereit. Auf der Maske Korrekturcenter sehen Sie auf einen Blick Buchungen, Kalendereinträge und Werte für den markierten Tag des ausgewählten Mitarbeiters. Das Korrekturcenter wird direkt aus der Leiste der Funktionssymbole ausgewählt. Die Arbeitsoberfläche beinhaltet Ausschnitte aus anderen Masken, wie z.b. die Journalkorrektur. Hier können Buchungen eingetragen bzw. Korrekturen vorgenommen werden. Der Zeitstrahl - grafische Darstellung der Anwesenheits- und Abwesenheitszeiten in Minutenschritten, stellt hier ein Abbild der gebuchten und angerechneten Zeiten dar. Im Ausschnitt des persönlichen Kalenders wird der aktuell angewählte Monat angezeigt. Fehlgründe und Wochenpläne (Zeitmodelle) werden direkt an dieser Stelle für jeweils markierte Tage eingegeben. Im unteren Bereich werden Werte für Urlaubsanspruch, Konten und Terminalanzeigewerte des markierten Tages angezeigt. Durch Verschieben der grauen Trennbalken lassen sich die jeweiligen Abschnitte vergrößern oder verkleinern. Mit Verschieben des rechten Balkens nach links erhalten Sie die Revisionsansicht der Buchungen. 15

16 5.3 KORREKTURCENTER (2) Unter Stammdaten Person Bewegungsdaten Journalkorrektur Im oberen Teil der Ansicht der Journalkorrektur-Maske können Vorgaben für einen oder mehrere Tage geändert werden. Mit Rechtsklick in den rechten Bereich erhalten Sie eine Auswahl der Änderungsmöglichkeiten. Buchungen im Korrekturcenter Unter Stammdaten Person Bewegungsdaten Zeitbuchungen Buchungen/Korrekturen Am rechten Rand des Abschnittes der Journalkorrektur befindet sich ein grauer Balken. Dieser Balken lässt sich nach links verschieben. Somit erhalten Sie die Revisionsansicht der Buchungen, die zu dem im Journalkorrektur-Abschnitt ausgewählten Tag dazugehören. Hier können auch Buchungen eingefügt bzw. bearbeitet werden. 16

17 5.4 BUCHUNGEN / KORREKTUREN Unter Stammdaten Person Bewegungsdaten Zeitbuchungen Buchungen /Korrekturen Anzeige aller Buchungen. Über den Navigator können Sie mit anlegen und mit Buchungen löschen/stornieren. neue Buchungen Hier können Sie zu jeder Buchung einen Kommentar einfügen. In dieser Ansicht können stornierte Buchungen mit dem Button werden. ausgeblendet 17

18 5.5 JOURNALKORREKTUR Unter Stammdaten Person Bewegungsdaten Journalkorrektur Anzeige der einzelnen Buchungen. Anzeige der Sollzeit und errechneten Istzeit. Hier können Sie zu jedem Tag einen Kommentar hinterlegen. Anzeige des Buchungszeitstrahls. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über den Zeitstrahl fahren, erhalten Sie genaue Informationen, was das System gerechnet hat. 18

19 5.6 ANOMALIEN Unter Stammdaten Person Bewegungsdaten Anomalien Über Rechtsklick können Sie Anomalien als bearbeitet markieren. Hinweis: Bitte die Anomalie nur als bearbeitet markieren, wenn die Anomalie nicht durch eine Korrektur hinfällig wird. 19

20 6.1 ZEITEN UND SUMMEN Unter Stammdaten Person Bewegungsdaten Urlaubswerte Hier erhalten sie eine Übersicht über die Urlaubsanspruchskonten. 20

21 6.2 WOCHENPLAN RÜCKWIRKEND ZUORDNEN Unter Bearbeiten Zuordnungen durchführen Wochenplan Hier wird rückwirkend ein Wochenplan zugeordnet. Mitarbeiter auswählen für den/die ein Wochenplan für die Vergangenheit neu zugeordnet werden soll. Wichtig: Der Grundwochenplan im Personalstamm gilt nur für den aktuellen Tag und die Zukunft. Die Zuordnung sollte nur bis zum Vortag erfolgen. Zuweisung des Wochenplans. Unter Bearbeiten I Zuordnungen durchführen I Wochenplan Ersetze im Personalstamm ab können Sie für die Zukunft einen anderen Wochenplan zuordnen. 21

22 7.1 TAGESKONTOKORREKTUR Unter Bearbeiten Korrekturen durchführen Konten in Stunden (Konto) Tageskontokorrektur Hier können Sie die Istzeit eines Tages verändern. Eingabe des Datums für welches die Korrektur durchgeführt werden soll. Eingabe der zu korrigierenden Stunden mit einem Kommentar. Hier müssen Sie sich entscheiden, ob die Stunden korrigiert oder gesetzt werden sollen. Zeit setzen -> Die eingegebenen Stunden werden gesetzt d.h. die bereits vorhandenen Stunden werden an dem Tag überschrieben. Zeit korrigieren -> Die eingegebenen Stunden werden korrigiert d.h. die bereits vorhandenen Stunden werden um die eingegebenen Stunden erhöht / verringert. 22

23 7.2 KONTOKORREKTUREN Unter Bearbeiten Korrekturen durchführen Konten in Stunden (Konto) Kontokorrektur Hier können Sie einen Kontowert verändern. Eingabe des Datums, für das die Korrektur durchgeführt werden soll. Eingabe der zu korrigierenden Stunden, Auswahl eines Kontos und Eingabe eines Kommentars. Hier müssen Sie sich entscheiden, ob die Stunden korrigiert oder gesetzt werden sollen. Zeit setzen -> Die eingegebenen Stunden werden gesetzt d.h. die bereits vorhandenen Stunden in dem Konto werden überschrieben. Zeit korrigieren -> Die eingegebenen Stunden werden korrigiert d.h. die bereits vorhandenen Stunden in dem Konto werden um die eingegebenen Stunden erhöht / verringert. Startkorrektur -> der Wert wird am Anfang des Tages korrigiert. Abschlusskorrektur -> der Wert wird am Ende des Tages korrigiert. 23

24 7.3 KONTOKORREKTUREN ANSEHEN Unter Stammdaten Person Bewegungsdaten Korrekturen Alle Korrekturen nach Tagen Alle Korrekturen Hier sehen Sie die Korrekturen, die für diese Person durchgeführt wurden. Liste aller Korrekturen. Wenn Sie eine Korrektur rückgängig machen möchten, müssen Sie nur den aktiv Haken rausnehmen und die Person mit den Taschenrechner nachrechnen. 24

25 8.1 RÜCKRECHENZEITRAUM ÄNDERN Unter System Grundeinstellungen Parameter Übersicht alle Parameter oder System Grundeinstellungen Parameter Personal Abrechnungsparameter Details In den Personal-Abrechnungsparametern können Sie den Rückrechenzeitraum ändern. Hier können Sie die Monate ändern, die das System zurück rechnen soll. ACHTUNG : Diese Änderung gilt dann für alle Personen. Hinweis: Bitte nehmen Sie vor dem Ändern eines Parameters grundsätzlich Rücksprache mit Ihrem Systembetreuer, da es gravierende Auswirkungen haben kann. 25

26 9.1 FEHLGRÜNDE EINTRAGEN Unter Stammdaten Person Bewegungsdaten Pers. Kalender/Kalendereinträge Persönlicher Kalender oder Button in der Schnellstartleite Hier können Fehlgründe und Bemerkungen eingetragen werden. Fehlgrund markieren, der eingetragen werden soll. Entscheiden, ob dieser Fehlgrund ganztags, vor- oder nachmittags eingetragen werden soll. Tag im Kalender markieren und Rechtsklick -> Fehlgrund eintragen. 26

27 9.2 FEHLGRÜNDE KOPIEREN Unter Stammdaten Grunddaten Zeitdaten Fehlgründe Kalendereinträge Details Hier sehen Sie alle bereits angelegten Fehlgründe (Kalendereinträge bzw. Dienstgänge). Bezeichnung des Fehlgrunds (Kalendereinträge bzw. Dienstgänge). Mit dem Kopieren-Button können Sie bereits bestehende Fehlgründe (Kalendereinträge bzw. Dienstgänge) kopieren und für den kopierten Fehlgrund (Kalendereintrag bzw. Dienstgang) eine neue Bezeichnung eingeben. Hinweis: Wenn Sie einen neuen Fehlgrund (Kalendereintrag bzw. Dienstgang) anlegen wollen, sollten Sie einen bereits angelegten Fehlgrund (Kalendereintrag bzw. Dienstgang) kopieren, bei dem sich die Definition ähnelt. 27

28 10.1 MONATSJOURNAL DRUCKEN Unter Stammdaten Person Steuerdaten Allgemein oder Auswertungen Personen Monatsjournal Button für Monatsjournal aktuell oder Vormonat (aktuell aufgerufene Person). Unter Auswertungen I Personen I Monatsjournal können Sie auch weiter zurückliegende Journale drucken. Hier können Sie die Sortierung der Mitarbeiter ändern oder einen Filter eingeben. Haken bei den Personen setzen, für die ein Monatsjournal gedruckt werden soll. 28

29 11.1 HILFE UND SUPPORT Unter Hilfe Support allgemeine Informationen Support-Button. Leistungsdiagramm: Hier erhalten Sie Informationen, welche Leistungen beim Support zu einer Berechnung führen. Bitte lesen Sie das Diagramm aufmerksam durch, bevor Sie den Support in Anspruch nehmen. Beschreibung der verschiedenen Hilfen. 29

30 HILFE UND SUPPORT Unter Hilfe Support Kontakt Information über Ihr System. Kontaktdaten für den Support. Kontaktdaten für die Technik. Kontaktdaten für den Verkauf. 30

31 HILFE UND SUPPORT Unter Hilfe Support Remote Support Fernwartungszugang starten. Bitte teilen Sie dem AIDA Mitarbeiter Ihre ID und das Kennwort mit. 31

32 Die geschützten Marken sind Eigentum Ihrer jeweiligen Inhaber Technische Änderungen und Weiterentwicklungen vorbehalten HILFE UND SUPPORT Als langjähriger Vertriebs- und Service-Partner der AIDA ORGA-Gruppe unterstützen wir bundesweit öffentliche Einrichtungen sowie Unternehmen unterschiedlicher Branchen bei der Optimierung ihrer Arbeitsabläufe und Organisationsprozesse. Seither setzen mehr als 7000 Kunden aus der Privatwirtschaft und aus dem öffentlichen Bereich unsere EDV-gestützten Lösungen erfolgreich ein. Wir verstehen uns als Partner für rationelle Unternehmensorganisation und strategisches Controlling. Auf der Basis einer umfangreichen Palette von Hard- und Software-Produkten bieten wir branchenspezifische Anwenderlösungen an, die optimal auf die jeweiligen Branchen- Anforderungen zugeschnitten sind. Darüber hinaus entwickeln wir individuelle, für Ihr Unternehmen maßgeschneiderte Organisationslösungen. WIR BIETEN IHNEN einen Ansprechpartner für zahlreiche Leistungen, kompetente Beratung für alle Organisationsbereiche, neben dem Konzept auch eine realisierbare, praxisorientierte Implementation, permanente Betreuung in allen organisatorischen Fragen und nicht zuletzt: Produkte, die sich in zahlreichen AIDA ORGA Lösungen bewährt haben. Unser Leistungsspektrum reicht von der Analyse und Beratung über den Verkauf der notwendigen Organisationsmittel bis hin zur Einführung, Schulung und Umsetzung. So entwickeln und realisieren wir gemeinsam die für Sie optimale, umfassende Organisationslösung als Grundlage für Ihren langfristigen Erfolg! Gerne stellen wir Ihnen unsere Produkte und Dienstleistungen vor! 32