C.AL Management Consulting GmbH. Einführung ins Projektmanagement

Transkript

1 Management Consulting GmbH Einführung ins Projektmanagement

2 Was ist ein Projekt? Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. (Quelle:DIN 69901)

3 Was ist Projektmanagement? Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Organisation, Techniken und Mittel für die Abwicklung eines Projekts. (Quelle: DIN 69901)

4 Projektmanagement ist also die Kunst die Bälle hochzuhalten

5 Wichtigste Ziele des Projektmanagements Sicherung des Projekterfolgs hinsichtlich Termine Kosten Qualität Ergebnisse

6 Ohne Projektmanagement können die Ziele nicht erreicht werden Abläufe & Aktivitäten vernetzt Ausgangslage definiert Maßnahmen ungewiss Zielerreichung unsicher Ergebnis spezifiziert

7 Oft hilft dann nur noch.

8 Deshalb umfasst Projektmanagement folgende Aufgaben (1) Planung Analyse der Aufgabenstellung Planung des Ablaufs Termin und Kostenplanung Optimierung der Projektaufgabe Risiko Analyse Hilfsmittel: Projektstrukturplan, Kosten / Aufwandsplan, Meilensteinplan

9 Deshalb umfasst Projektmanagement folgende Aufgaben (2) Steuerung Aufgabenverteilung, Anleiten, Delegieren Koordinierung der Zusammenarbeit Fällen von Entscheidungen Information, Berichterstattung Hilfsmittel: Projektstrukturplan, Kosten / Aufwandsplan, Meilensteinplan, Protokolle, Arbeitspakete

10 Die Koordination der verschiedenen Elemente ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmgmnt. Ergebnis // Leistung Ressourcen Termine Kosten

11 Deshalb umfasst Projektmanagement folgende Aufgaben (2) Überwachung Termine, Kosten, Leistung Hilfsmittel: Projektbesprechungen/Teammeetings, Status Reports, Abfrage der Ergebnisse ( Meilensteine), Regelmäßige Besuche/Gespräche intern bzw. extern.

12 Vorteile von Projektmanagement + Projektbearbeitung wird effektiver (Kosten+Zeit) + Risikominimierung + frühzeitiges Erkennen/Beheben von Störungen/Schwierigkeiten + Motivation durch Zwischenergebnisse + gutes Training für Führungsnachwuchs + durch Wissenstransfer bestmögliche Lösungen + höhere Flexibilität

13 Nachteile von Projektmanagement

14 Prinzipien für erfolgreiches Projektmanagement Projektziele Organisation Mitarbeiter Werkzeugeinsatz Projektführung Dokumentation Qualität Kommunikation und Information ausreichende Planung und zweckmäßige Kontrolle Wirtschaftlichkeit

15 Phasen des Projektmanagements Definitionsphase Planungsphase Durchführungsphase/Realisierungsphase Abschlussphase

16 Definitionsphase Analyse des Problems Entscheidung zur Durchführung Projektauftrag Projektorganisation (insbes. bei größeren Projekten)

17 Funktionen im Rahmen eines Projektes (1) Aufgaben des Projektleiters Projektplanung Projektsteuerung Projektmitarbeit Projektkontrolle Erwartungen an den Projektleiter Zielorientierung Entscheidungsfähigkeit Fachwissen Soziale Kompetenz Flexibilität Souveränität

18 Funktionen im Rahmen eines Projektes (2) Projektteam Erfahrung der Projektmitglieder Qualifikation der Teammitglieder Spezialisten/Experten richtige Zusammensetzung der Teammitglieder Motivation Verfügbarkeit

19 Planungsphase Der Anteil der Planungsphase beträgt ca.25% am Gesamtaufwand Einbeziehung des Teams in die Planung Schafft Grundlagen für Projektdurchführung Vorstellungskraft (worst case Szenario) Details zur zeitlichen und kapazitätsmäßigen Planung des Projekts

20 Aufgaben der Planungsphase Identifikation der Arbeitspakete Generierung der Teilaufgaben Erstellung des Projektstrukturplans dient der Komplexitätsbewältigung Ergebnis der strukturellen Analyse eines Projekts (top down) Zerlegung in stufenweise Teilaufgaben stellt den Aufgabenbaum eines Projekts Abbildung

21 Die Unterteilung in sinnvolle einzelne Teilaufgaben ist notwendig Gesamtprojektaufgabe Projektaufgabe 1 Projektaufgabe 2 Projektaufgabe 3 Teilprojektaufgabe 21 Teilprojektaufgabe 22 Arbeitspaket 211 Arbeitspaket 212 Arbeitspaket 213

22 Projektablaufplanung und Terminplanung zielorientierte, systematische und detaillierte Planung einzelne Vorgänge festlegen A B Folge Parallele Verzweigung Zusammenführung genaue Terminierung Projekttermine Pufferzeiten Kritischer Pfad Kapazitäts, Ressourcen, Kosten, Qualitätsplanung C Aa Bb Cc A B C D D E E

23 Projektdurchführungsphase Umsetzung der Projektplanung Aufgaben: Projektsteuerung = Steuerung der Projektrealisation Projektcontrolling = Reaktion auf Änderungen/Analyse Dokumentation = aktuelle/relevante Informationen

24 Projektsteuerung Team und Gruppenleitersitzungen: Informationsaustausch Probleme identifizieren und lösen Verteilung der Arbeitspakete Motivation: Identifikation, Akzeptanz des PL, Spaß Beteiligung an der Planung

25 Frühseitiges Erkennen und Eingreifen ist entscheidend für den Erfolg unkontrolliert zu spät reagiert 100% rechtzeitig reagiert geplanter Verlauf Erkennungszeitpunkt der Planabweichung Zeit Erkennungszeitpunkte der Planabweichung

26 Projektcontrolling Leitfragen: Effektivität & Effizienz Termin & Ablaufcontrolling Kostencontrolling Ergebniscontrolling (Qualitätssicherung)

27 Projektüberwachung Erfassung des Projektfortschritts: Projektstand Mitarbeitereinsatz Soll Ist Vergleich Messung des Projekterfolgs: Einhalten der Termine und der Ergebniss Überstunden/Krankenstand Ablauf der Teamarbeit Kosten/Budget/zusätzliche Aufwendungen

28 Elemente der Terminüberwachung terminliche Restschätzung Aktualisierung des des Plans Plans terminlicher Soll/Ist Vergleich Termintrendanalyse Terminüberwachung Rückmeldewesewesen

29 Die permanente Kostenüberwachung ist notwendig, sonst.. Kostenerfassung kostenmäßiger Soll/Ist Vergleich Soll/Ist Vergleich Kostenüberwachung Trendanalyse ist am Ende des Budget oft noch viel Projekt übrig!

30 Die Ergebnisse der Überwachung sollte möglichst einfach dargestellt werden Statusverfolgung kontinuierliche Einschätzung des Fortschritts mit Hinblick auf Zielerreichung dadurch: Projekt transparent Risikofrüherkennung Maßnahmenableitung Wirksamkeitsüberwachung Ziel Ziel wird wird nicht nicht erreicht Ziel Ziel erreicht durch durch weitere Maßnahmen Ziel Ziel wird wird erreicht

31 Projektdokumentation Aufgaben: Sammlung/Bereitstellung von Informationen über das Projekt, den Projektverlauf für Projektbeteiligte Dokumentation von Projektinformationen als Erfahrung für zukünftige Projekte Bereitstellung von Informationen über Projektergebnisse nach Projektende

32 Die richtigen Kommunikation und Informationsstrukturen sind entscheidend die die richtigen Informationen in in der der richtigen Form Form zur zur rechten Zeit Zeit am am rechten Ort Ort (Empfänger)

33 Informationssysteme unterstützen die Kommunikation im Projekt Informationssystem mündliche Kommunikation informelle Gespräche Kick Off Meeting Workshops Berichtswesen Protokolle Dokumentation P2W Abschlusssitzung Projektauftrag Fortschrittsberichte Abschlussbericht Projekthandbuch Ablagesystem

34 Dokumenten in den einzelnen Projektphasen Phase/Produkt Definitionsphase Planungsphase Durchführungsphase Abschlussphase Produkt Support Dokument Problembeschreibung/ analyse Projektantrag Vorstudie Projektstruktur / ablaufplan Termin,Kosten,Qualitäts,Kapazitätsplan Sitzungsprotokolle Status &Sonderberichte Präsentation Abschlußbericht Produktdokumentation Schulungsunterlagen FAQ Manual Wartung

35 Risiko Analyse Technische Risiken Wirtschaftliche Risiken Politische Risiken Juristische Risiken Bürokratie Entwicklungsumgebung Sprachprobleme

36 Abschlussphase Projekterfolg Projektmisserfolg Projektabschlussbericht Moderation der Projektergebnisse Auflösung des Projektteams Ggf. Reintegration der Mitarbeiter Einführung und Verwendung der Projektergebnisse Dokumentation des Gesamtprojekts

37 Ein kontinuierliche Überprüfung der Zielereichung ist notwendig Auftraggeber Projektleiter Auftraggeber Projektbeginn Formulierung Gesamtziel Meilenstein Meilenstein Zielüberprüfung Projektende?!??!? Planung Überwachung Steuerung Abschluss

38 In Rahmen eine Projektes sind permanent Entscheidungen zu treffen Abbruchentscheidungen Korrekturentscheidungen Steuern des des Projektes durch durch Entscheidungen Grundsatzentscheidungen Projektverlauf