SHAREPOINT 2013 ÜBER 300 LÖSUNGEN FÜR ANWENDER & ADMINISTRATOREN

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1 dirk LARISCH MICROSOFT SHAREPOINT 2013 ÜBER 300 LÖSUNGEN FÜR ANWENDER & ADMINISTRATOREN // Web-Content-Management, Collaboration, DMS, Cloud-Services // Verwaltung von Apps, Office-Integration, Mobility // Schnittstellen zu Business-Anwendungen, Social Networking (OData, OAuth) EXTRA: Mit kostenlosem E-Book

2 Larisch Microsoft SharePoint 2013 Bleiben Sie auf dem Laufenden! Der Hanser Computerbuch-Newsletter informiert Sie regelmäßig über neue Bücher und Termine aus den verschiedenen Bereichen der IT. Profitieren Sie auch von Gewinnspielen und exklusiven Leseproben. Gleich anmelden unter

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4 Dirk Larisch Microsoft SharePoint 2013 Über 300 Lösungen für Anwender & Administratoren

5 Der Autor: Dirk Larisch, Wuppertal Alle in diesem Buch enthaltenen Informationen, Verfahren und Darstellungen wurden nach bes tem Wissen zusammengestellt und mit Sorgfalt getestet. Dennoch sind Fehler nicht ganz aus zuschließen. Aus diesem Grund sind die im vorliegenden Buch enthaltenen Informationen mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autor und Verlag übernehmen infolgedessen keine juristische Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieser Informationen oder Teilen davon entsteht. Ebenso übernehmen Autor und Verlag keine Gewähr dafür, dass beschriebene Verfahren usw. frei von Schutzrechten Dritter sind. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Buch berechtigt deshalb auch ohne besondere Kennzeich nung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und MarkenschutzGesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek: Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbiblio grafie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Dieses Werk ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, auch die der Übersetzung, des Nachdruckes und der Vervielfältigung des Buches, oder Teilen daraus, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf ohne schriftliche Genehmigung des Verlages in irgendeiner Form (Fotokopie, Mikrofilm oder ein anderes Verfahren) auch nicht für Zwecke der Unterrichtsgestaltung reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Sys teme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden Carl Hanser Verlag München, Lektorat: Sieglinde Schärl Copy editing: Sandra Gottmann, Münster-Nienberge Herstellung: Irene Weilhart Umschlagdesign: Marc Müller-Bremer, München Umschlagrealisation: Stephan Rönigk Gesamtherstellung: Kösel, Krugzell Ausstattung patentrechtlich geschützt. Kösel FD 351, Patent-Nr Printed in Germany Print-ISBN: E-Book-ISBN:

6 Dieses Buch widme ich meinen Eltern, die meine Geschwister und mich im Jahr 2012 verlassen haben, um in gemeinsamer Verbundenheit die ewige Ruhe zu genießen. Mutter und Vatter, Ihr bleibt immer tief in meinem Herzen!

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8 Inhalt 1 Einleitung Grundlagen und Einrichtung Allgemeines Was ist neu in SharePoint 2013? Wofür steht der Begriff SPF? Was ist der Unterschied zwischen SharePoint Server 2013 und SPF? Welche Leistungsmerkmale stellt ein SharePoint Server 2013 zur Verfügung? Worin besteht der Unterschied zwischen der Standard und der Enterprise Edition? Wie kann SharePoint Server die tägliche Arbeit unterstützen? Kann ein SharePoint Server als Ersatz für Fileserver e ingesetzt werden? Was ist eine SharePoint-Farm? Wie groß muss die SharePoint-Farm sein? Was sind die wichtigsten SharePoint-Programme? Wie erfolgt die Verwaltung einer SharePoint-Umgebung? Was ist eine Websitesammlung (Site Collection)? Welche Funktion erfüllen Webanwendungen, Websitesammlungen und Websites? Welche Funktion haben die Dienstanwendungen? Was verbirgt sich hinter den Excel Services? Welche Funktion erfüllen die InfoPath Services? Wozu werden die Visio Services benötigt? Kann der SharePoint Server in einer virtuellen Umgebung b etrieben werden? Was ist eine MySite? Kann man SharePoint in unterschiedlichen Sprachversionen einsetzen? Können einzelne Webseiten in unterschiedlichen Sprachen angezeigt werden? SQL-Server Wird für den Einsatz von Microsoft SharePoint Server 2013 ein SQL-Server benötigt?

9 VIII Inhalt Werden spezielle SQL-Server-Lizenzen benötigt? Wird für SharePoint ein separater SQL-Benutzer benötigt? Welche Datenbanken werden in einer SharePoint-Umgebung angelegt? Sollte die SharePoint-Installation vom SQL-Server getrennt e rfolgen? Systemvoraussetzungen Welche Voraussetzungen muss ein SharePoint Server erfüllen? Welche Voraussetzungen muss ein Datenbankserver erfüllen? Was ist das.net Framework? Kann ich den SharePoint Server auf einem System ohne.net Framework installieren? Wird eine spezielle Version des.net Frameworks benötigt? Wie kommt man an die Installationsdateien von.net Framework? Muss auf dem SharePoint Server der IIS-Dienst installiert sein? Müssen vor der Installation bestimmte Voraussetzungen e rfüllt werden? Werden für die Nutzung eines SharePoint Servers die ADS benötigt? Muss SharePoint Server in die ADS integriert sein? Müssen spezielle Benutzer für die SharePoint-Dienste angelegt werden? Welche Benutzer sollten für eine SharePoint-Installation a ngelegt werden? Kann SharePoint auf einem Domänen-Controller installiert werden? Installation und Konfiguration Woraus besteht eine SharePoint-Installation? Kann von SharePoint Server 2010 nach SharePoint Server 2013 migriert werden? Welcher Installationstyp muss gewählt werden? Muss die Konfiguration eines SharePoint Servers immer im Anschluss an die Installation erfolgen? Welche Aufgaben bzw. Funktionen erfüllt der Konfigurations-Assistent? Wie erfolgt der nachträgliche Aufruf des Konfigurations-Assistenten? Was passiert beim nachträglichen Aufruf des Konfigurations-Assistenten? Welche Aufgaben sind nach erfolgter Installation und K onfiguration durchzuführen? Kann einer Webanwendung ein beliebiger Zugriffsport zugewiesen werden? Wie wird einer bestehenden Farm ein weiterer Server z ugewiesen? Wie kann ein Server aus einer Serverfarm entfernt werden? Wie können SharePoint-Dienste aktiviert oder beendet werden? Wie werden SharePoint-Dienste auf andere Server verteilt? Wie kann man nachträglich das Lizenzmodell eines Servers ä ndern? Wie kann man Zusatzdienste wie Excel Services aktivieren? Problembehandlung Zentraladministration

10 Inhalt IX 3 Web-Content-Management Webanwendung Wie wird eine neue Webanwendung angelegt? Sollte für jede Webanwendung ein separater Anwendungspool angelegt werden? Wie kann die Leistung eines Anwendungspools optimiert werden? Kann der Speicherort für eine Webanwendung geändert werden? Wozu dient ein Hostheader? Wie werden die Merkmale einer Webanwendung aktiviert? Kann der verfügbare Speicherplatz einer Webanwendung beschränkt werden? Können Kontingente frei festgelegt werden? Auf welche Art wird der Papierkorb einer Webanwendung v erwaltet? Kann der Name der zugewiesenen Datenbank einer W ebanwendung angezeigt werden? Wie kann eine Webanwendung gelöscht werden? Wie kann die Größe der hochzuladenden Daten b eschränkt w erden? Kann die maximale Anzahl der Benachrichtigungen eingeschränkt werden? Kann einer Webanwendung ein eigener -Server zugeordnet werden? Dienstanwendungen Wie wird eine neue Dienstanwendung angelegt? Welche Webanwendungen sind einer Dienstanwendung z ugewiesen? Wie können die Eigenschaften einer Dienstanwendung geändert werden? Wie wird die Standardzuweisung der Dienstanwendungen g eändert? Wie kann eine Dienstanwendung gelöscht werden? Websitesammlung und Webseiten Wie wird eine Websitesammlung angelegt? Kann der verfügbare Speicherplatz einer Websitesammlung beschränkt werden? Woher weiß ich, welche Vorlage für eine Websitesammlung oder Website geeignet ist? Kann die Bearbeitung einer Websitesammlung eingeschränkt werden? Wo wird festgelegt, wer der Verwalter einer Websitesammlung ist? Wie wird eine neue Webseite angelegt? Wie wird eine Webseite per Vorlage erstellt? Wie wird eine Unter-Webseite gelöscht? Wie wird eine einzelne Webseite gelöscht? Wofür werden Websitespalten benötigt? Wie werden Websitespalten angelegt? Was sind Websiteinhaltstypen? Wie werden Websiteinhaltstypen angelegt?

11 X Inhalt 3.4 Besondere Systemkomponenten Cross-Site Publishing Self-Service Site Creation Entwurfs-Manager Webparts Allgemeines Was ist ein Webpart? Wofür wird ein Webpartkatalog benötigt? Wie wird eine Webpartseite angelegt? Wie werden Webparts auf einer Webseite bearbeitet? Können Webparts beliebig angeordnet werden? Warum erscheinen die Webpart-Änderungen im V eröffentlichungsportal nicht? Welche Eigenschaften eines Webparts können geändert werden? Welche Webparts sind beim SharePoint-Server verfügbar und wie werden sie eingebunden? Wie kann ein geschlossenes Webpart wieder sichtbar gemacht werden? Kann ein Webpart auf einer Seite verschoben werden? Wie kann die Größe eines Webparts geändert werden? Wie kann ein Webpart von einer Webseite entfernt werden? Welche Webparts sind im Webpartkatalog verfügbar und kann der Katalog bearbeitet werden? Wie können die Eigenschaften eines Webpartkatalogs geändert werden? Gibt es eine Vorschau für Webparts? Kann man eigene Webparts erstellen? Kann man eine Webpart-Darstellung individuell konfigurieren? Webparts für Listen und Bibliotheken Wie wird eine Bibliothek als Webpart angezeigt? Kann eine selbst erstellte Liste als Webpart angezeigt werden? Hyperlink-Webparts Wie erfolgt die Verwaltung der Hyperlinks? Kann man Dateien einer Dateifreigabe als Hyperlink auf einer Seite ablegen? Webparts für den Exchange-Zugriff Wie kann der Inhalt meines Exchange-Postfachs angezeigt werden? Wie werden sonstige Exchange-Informationen angezeigt? Datenmanagement Bibliotheken Was sind die Kennzeichen einer Bibliothek? Welche Formen von Bibliotheken stellt der SharePoint Server zur Verfügung?

12 Inhalt XI Welche Strukturierungsmöglichkeiten stehen in SharePoint 2013 zur Verfügung? Wie wird eine Bibliothek angelegt? Kann man den Namen einer Bibliothek nachträglich ändern? Wie kann ich auf eine Bibliothek zugreifen, die in der S chnellstartleiste nicht angezeigt wird? Wo kann festgelegt werden, dass Dokumente nicht in die Suche aufgenommen werden? Wozu dient die Versionierung einer Bibliothek? Wie kann ich die vorhergehende Version eines Dokuments w iederherstellen? 150 Kann der Zugriff auf eine Bibliothek eingeschränkt werden? Wie weise ich einer Bibliothek einen Workflow zu? Können ausgecheckte Dokumente geändert werden? Kann ich einer Bibliothek zusätzliche Felder zuweisen? Wie wird eine Bibliothek gelöscht? Kann eine gelöschte Bibliothek wiederhergestellt werden? Kann die Zustellung von RSS-Feeds beeinflusst werden? Wie kann ich den RSS-Feed einer Bibliothek abonnieren? Kann ich mich bei Änderungen an Bibliotheken automatisch benachrichtigen lassen? Wie kann ich für eine Bibliothek eine neue Ansicht erstellen? Wie kann man Dokumente aus einer in eine andere Bibliothek verschieben? 166 Wie erfolgt die Zuordnung von Speicherorten für das Kopieren von Dokumenten? Können Dateien aus einer Dokumentbibliothek im Dateisystem gespeichert werden? Dokumentbibliothek Wie können Dokumente aus dem Dateisystem in eine D okumentbibliothek hochgeladen werden? Welche Bearbeitungsmöglichkeiten stehen bei einem Dokument zur Verfügung? Können Dokumente für die Bearbeitung gesperrt werden? Wie wird ein Dokument eingecheckt? Wie kann ich mich bei Änderungen an einem Dokument benachrichtigen lassen? Wie kann ich für ein Dokument einen Workflow starten? Wie kann die Standardvorlage einer Dokumentbibliothek g eändert werden? Listen Welche Listentypen stehen in Microsoft SharePoint Server 2013 zur Verfügung? Wie wird eine SharePoint-Liste angelegt? Wie werden in einer Liste Daten erfasst? Kann ich bei einer Liste eine Felddefinition löschen/ändern?

13 XII Inhalt Wie kann der Name einer Liste nachträglich geändert werden? Wie kann eine Liste bearbeitet werden, die nicht in der S chnellstartleiste angezeigt wird? Wo kann festgelegt werden, dass der Inhalt einer Liste nicht in die Suche aufgenommen wird? Wie wird die Listen-Versionierung konfiguriert? Wie kann ich die vorhergehende Version eines Listenelements wiederherstellen? Wie kann der Zugriff auf eine Liste eingeschränkt werden? Wie weise ich einer Liste einen Workflow zu? Wie kann eine Liste gelöscht werden? Kann eine gelöschte Liste wiederhergestellt werden? Kann ich mich bei Änderungen an einer Liste automatisch b enachrichtigen lassen? Wie kann ich den RSS-Feed einer Liste abonnieren? Wie kann ich für eine SharePoint-Liste eine neue Ansicht e rstellen? Kann eine Kalkulationstabelle als Basis für eine SharePoint-Liste dienen? Wie kann eine SharePoint-Liste als Excel-Tabelle exportiert w erden? Wie kann ich einer Liste Auswahlfelder zuweisen? Wie kann ich bei einer Listendefinition auf Websitespalten z ugreifen? Wie kann ich eine SharePoint-Liste auf eine andere Webseite verschieben? Zusammenarbeit Kalender Wie wird auf einer Webseite ein Kalender angelegt? Wie kann ich in einem Kalender einen Einzeltermin eintragen? Wie kann ich in einem Kalender einen wiederkehrenden Termin eintragen? Wie kann ich einen Kalendereintrag ändern? Kann ich die Kalenderstruktur anpassen? Wie kann ich einen SharePoint-Kalender in Outlook integrieren? Kann ich einen einzelnen Termin nach Outlook überführen? Wie kann ich einen SharePoint-Kalender ausdrucken? Kann ich einen Kalender als Webpart einfügen? Wie kann ein Kalender gelöscht werden? Kann ein Kalender bzw. ein Kalendereintrag wiederhergestellt werden? Welche Optionen sind für Kalender sonst noch verfügbar? Aufgaben Wie wird eine Aufgabenliste angelegt? Wie werden neue Aufgaben festgelegt? Wie kann ich bestehende Aufgaben ändern? Wie kann ich Teilaufgaben festlegen? Wie erreiche ich die Darstellung der Vorgänge auf der Zeitachse?

14 Inhalt XIII Wie wird festgelegt, dass ein Anwender bei einer Aufgaben zuweisung automatisch informiert wird? Kann ich die SharePoint-Aufgaben in Outlook integrieren? Kann eine Aufgabenliste als Webpart genutzt werden? Welche sonstigen Optionen sind für Aufgaben verfügbar? Kommunikation Wie werden Ankündigungen verwaltet? Welche Möglichkeiten stehen bei der Kontaktbearbeitung zur Verfügung? Wofür können Diskussionsrunden eingesetzt werden? Wikis Wie wird ein Wiki-Bereich aufgebaut? Wie wird ein neuer Wiki-Artikel erstellt? Wie erfolgt der Zugriff auf die Wiki-Dokumentbibliothek? Wie wird ein bestehender Wiki-Artikel bearbeitet? Können mehrere Wiki-Artikel verbunden werden? Können in einem Wiki Bilder, Videos oder Sound integriert w erden? Wie können die unterschiedlichen Versionen eines Artikels a ngezeigt werden? Kann ich mich bei Änderungen an Wiki-Artikeln benachrichtigen lassen? Umfragen Wie kann ich eine Umfrage erstellen? Wie wird eine bestehende Umfrage um eine zusätzliche Frage e rgänzt? Wie kann ich die Reihenfolge der Fragen einer Umfrage ändern? Kann man eine Umfrage mit einer Verschachtelung erstellen? Wie kann erreicht werden, dass ein Anwender nur seine eigenen Antworten sieht? Kann ich mich bei neuen oder geänderten Antworten benachrichtigen lassen? Wie kann ich Umfrageergebnisse auswerten? Projekte Wie kann ich Projektaufgaben verwalten? Können Objekte des Projektmanagements als Webpart genutzt werden? Blog Wie wird ein Blog-Bereich angelegt? Wie wird ein neuer Blog-Beitrag angelegt? Kann ich bestehende Blogs bearbeiten? Kann ich bestehende Blog-Beiträge kommentieren? Wie wird ein Blog für eine Veröffentlichung genehmigt? Kann ein Blog im Webpart dargestellt werden? Wie kann ich Blogs kategorisieren? Kann ich mich bei Änderungen an einem Blog benachrichtigen lassen? Wie kann ich einen Blog-Beitrag aus Microsoft Office veröffentlichen?

15 XIV Inhalt 6.8 Newsfeed Was benötige ich zum Aufbau eines Newsfeeds? Wie wird eine Unterhaltung gestartet? Communitywebsite Benutzer und Rechte Allgemeines Welche Formen der Rechtevergabe unterstützt SharePoint? Welche Form der Rechtevergabe hat sich in der Praxis bewährt? Was verbirgt sich hinter dem Begriff Information Rights Management? Kann der Zugriff auf eine SharePoint-Umgebung anonym erfolgen? Berechtigungsstufen (Rollen) Welche Berechtigungsstufen stellt Microsoft SharePoint Server 2013 zur Verfügung? Wie können neue Berechtigungsstufen (Rollen) angelegt werden? Kann eine bestehende Berechtigungsstufe als Vorlage für eine neue Rolle dienen? Wie kann eine bestehende Berechtigungsstufe bearbeitet werden? Wie kann die Rechtevererbung einer Webseite unterbrochen werden? Warum lässt sich die Rolle mit dem Namen Vollzugriff nicht ändern? Zugriffsrechte Welche Zugriffsrechte stellt Microsoft SharePoint Server 2013 zur Verfügung? Können einzelne Berechtigungen für alle Webseiten deaktiviert werden? Benutzer und Gruppen Wie können Sie einem Benutzer Berechtigungen zuweisen? Welche Benutzergruppen stehen standardmäßig zur Verfügung? Wie wird eine SharePoint-Gruppe angelegt? Wie wird einer SharePoint-Gruppe eine ADS-Gruppe zugewiesen? Wie werden einer SharePoint-Gruppe Berechtigungen zugewiesen? Können ADS-Objekte für die Rechtezuweisung verwendet werden? Kann ich einem Benutzer oder einer Gruppe mehrere Berechtigungsstufen zuweisen? Berechtigungen für Webseiten Welche Berechtigungen stehen für Webseiten zur Verfügung? Wie erfolgt die Zuweisung von Berechtigungen für eine Webseite? Wie kann die Nutzung eines Webparts eingeschränkt werden? Berechtigungen für Listen Welche Listenberechtigungen stehen zur Verfügung? Wie kann der Zugriff auf eine SharePoint-Liste verwaltet werden? Berechtigungen für Bibliotheken Welche Rollen oder Rechte sind für Bibliotheken verfügbar? Wie werden die Rechte einer SharePoint-Bibliothek verwaltet?

16 Inhalt XV 7.8 Sonstige Berechtigungen Welche Rechte werden benötigt, um Wiki-Einträge zu bearbeiten? Welche Rechte werden benötigt, um Blogs zu erstellen? Welche Rechte werden benötigt, um Blogs kommentieren zu können? Individuelle Freigaben durch Benutzer Suchen und Finden Allgemeines Wie ist die Sucharchitektur bei Microsoft SharePoint Server 2013 aufgebaut? Was bedeutet der Begriff Crawlen? Gibt es Unterschiede zwischen inkrementellem, k ontinuierlichem und vollständigem Crawl? Welche Ergebnisse werden bei der Suche angezeigt? Konfiguration der Suche Welche grundlegenden Aufgaben werden für die Suche definiert? Wie kann ich für die Indexerstellung ein Standardkonto zuweisen? Muss die Suche auf der Ebene einer Webanwendung konfiguriert werden? Können Webseiten bei der Suche ausgeschlossen werden? Wie kann eine Liste oder eine Bibliothek von der Suche a usgenommen werden? Inhaltsquellen und Crawlregeln Wie kann eine neue Inhaltsquelle festgelegt werden? Wie kann eine Dateifreigabe in die Indexerstellung integriert werden? Wie kann ich die Indexerstellung überprüfen? Wieso funktioniert die Indizierung einer Inhaltsquelle nicht? Kann eine Indizierung ohne das Standardkonto der Indexerstellung ausgeführt werden? Können bestimmte Dateitypen bei der Indizierung einer Dateifreigabe ausgenommen werden? Wie werden gecrawlte Eigenschaften in die Suche integriert? Suchcenter Wie kann ein Suchcenter neu angelegt werden? Wie wird eine Suche durchgeführt? Wie kann nach Personen gesucht werden? Kann ich mich über neue Suchergebnisse automatisch informieren lassen? Welche Webparts stehen für die Suche zur Verfügung? Suchbereich Wozu dient eine Abfrageregel? Wie wird eine Abfrageregel angelegt? Wie kann ein Suchbereich die Suche optimieren?

17 XVI Inhalt 9 Geschäftsdaten und -prozesse Voraussetzungen schaffen Wie werden Dienste und Features aktiviert bzw. geprüft? Installation einer Vorlage für die BI-Zentrale PerformancePoint Services und Dashboards Was ist der PerformancePoint Server? Was ist ein Dashboard? Welche Webparts bzw. Webpart-Typen können für eine D ashboard-seite genutzt werden? Wie werden Dashboards verwaltet? KPI (Key Performance Indicator) Was bedeutet KPI? Wie kann ich eine Datenquelle zuweisen? Wie wird eine KPI-Liste angelegt? Wie kann eine KPI-Liste auf einem Dashboard platziert werden? Wie erfolgt die Anzeige eines Dashboards auf einer Webseite? Excel Services Wozu dienen die Excel Services? Welche Vorteile bieten die Excel Services? Welche Voraussetzungen müssen zur Nutzung der Excel Services erfüllt sein? Wo können die Daten für Excel Services abgelegt werden? Wie wird ein Speicherort als vertrauenswürdig definiert? Wie wird eine Excel-Arbeitsmappe oder Excel-Tabelle in SharePoint veröffentlicht? Wie erfolgt der Zugriff auf eine veröffentlichte Excel-Arbeitsmappe? Kann man die Excel Services auch über Webparts nutzen? Workflows Allgemeines Was kennzeichnet einen Workflow? Welche Workflows sind standardmäßig in SharePoint Server 2013 verfügbar? Welche Voraussetzungen müssen für den Workflow-Einsatz e rfüllt sein? Wo kann ich kontrollieren, welche Workflows ich zu bearbeiten habe? Verwaltung Wie wird ein Genehmigungsworkflow definiert? Wie kann ich einen Drei-Status-Workflow nutzen? Wie erfolgt die Bearbeitung von Workflowaufgaben? Wie kann ich einen Workflow manuell starten? Wie erreiche ich es, dass ein Workflow mehreren Personen gleichzeitig zugewiesen wird?

18 Inhalt XVII Wie erfolgt die Visualisierung eines Workflows? Wie wird ein Workflow entfernt oder deaktiviert? Überwachung Wo finde ich meine aktuellen Workflowaufgaben? Wo kann ich den Workflow-Verlauf einsehen? Wie erhalte ich einen Überblick über die Workflows eines Dokuments oder Listeneintrags? Informationsverwaltungsrichtlinien Was ist eine Informationsverwaltungsrichtlinie? Wie können Informationsverwaltungsrichtlinien definiert werden? Welche Informationsverwaltungsrichtlinien stehen zur Verfügung? Wie wird eine Informationsverwaltungsrichtlinie definiert? Windows Azure Workflow Diverses Papierkorb Kann man gelöschte Daten wiederherstellen? Was ist zu tun, wenn ein gelöschtes Objekt im Papierkorb der Webseite nicht enthalten ist? Wie lange werden die Daten in den Papierkörben gespeichert? Webseiten Was ist eine MySite? Wie werden die Grundeinstellungen für die persönliche Website konfiguriert? Wer darf eine persönliche Website nutzen? Wie kann ich die Nutzung der MySite einschränken? Wie kann ich meine persönliche Webseite (MySite) gestalten? Gibt es zentrale Konfigurationsmöglichkeiten für MySite? Wie können fehlerhafte Webparts bearbeitet bzw. gelöscht werden? Können die Standard-Links bearbeitet werden? Das Erste-Schritte-Webpart Von Folgen, Gefällt mir und Sternen Benachrichtigung Wie kann ich feststellen, welche Benachrichtigungen für mich eingestellt sind? Wie kann ein Systemverwalter die aktuellen Benachrichtigungen einer Webseite prüfen? Listen und Bibliotheken Wie kann ich verhindern, dass einem Listenelement eine Anlage zugeordnet werden kann? Wie kann ich Dokumente aus einer Bibliothek in eine andere verschieben?

19 XVIII Inhalt Kann man in einer Listenansicht die Anzeige auf bestimmte Tage beschränken? Warum kann ich die Spalte Titel nicht löschen? Welche Vorgaben gibt es bei der Benennung von Listen oder sonstigen SharePoint-Objekten? Kann ich Eingaben auf Plausibilität prüfen? Protokolle, Auswertungen und Informationen Was verbirgt sich hinter der Diagnoseprotokollierung? Wozu dient ein Verwendungsbericht, und wie wird dieser konfiguriert? Wie kann ich einen Verwendungsbericht nutzen? An welcher Stelle kann man die installierte SharePoint-Version erkennen? SharePoint Designer Systemeinstellungen Verwaltungsshell Websitepostfach Geschwindigkeitsoptimierung App-Verwaltung SharePoint-Manager Index

20 1 Einleitung Das Konzept dieses Buches besteht darin, dass Sie sich anhand von definierten Fragestellun gen in alle relevanten Themen einer SharePoint-Umgebung einarbeiten bzw. Lösungsvor schläge direkt nachlesen und in die Praxis umsetzen können. Im Gegensatz zu klassischen Lehrbüchern wird dabei auf die Übermittlung von nicht benötigtem Hintergrundwissen bzw. auf die Vermittlung der Gesamtmaterie SharePoint verzichtet, was bei einem Produkt wie Microsoft SharePoint Server 2013 (das übrigens Microsoft-intern den Namen SharePoint 15 trägt) auch nicht in einem einzigen Buch gelingen wird. Neben der reinen Praxisorientierung ergibt sich auch ein anderer wesentlicher Vorteil: Sie können das Buch in chronologischer Reihenfolge, also Kapitel für Kapitel, lesen, können sich aber auch direkt die Themengebiete oder Fragen heraussuchen, zu denen Sie in einer ganz bestimmten Situation nach Antworten suchen. Denn die Kapitel sind nicht nur nach Themengebieten sortiert, sondern jede der darin behandelten Fragen steht für sich und die Lösung ist anhand der aufgezeigten Arbeitsschritte direkt nachvollziehbar. Auf diese Weise können Sie direkt ein Thema aus dem Inhaltsverzeichnis auswählen bei spielsweise die Fragestellung, wie in SharePoint eine Umfrage erstellt wird. Oder Sie lesen nach, wie Sie in SharePoint eine Liste auf eine andere Webseite verschieben können, wie Sie Daten aus dem ADS-Verzeichnisdienst importieren oder wie Sie in einer SharePoint-Umge bung die Bearbeitung von Dokumenten und Ereignissen über Workflows steuern können. Aufgrund der Themenvielfalt eignet sich das vorliegende Buch für alle Anwendergruppen von Microsoft SharePoint Server 2013, also sowohl für den normalen Anwender, der damit täglich seine Daten, Termine und sonstiges verwaltet, für den Power-User, der mit den SharePoint-Möglichkeiten seine Projekte und den Zugriff auf externe Datenquellen verwal tet, aber ebenso auch für den Systemverwalter (Administrator) eines solchen Systems, der Antworten auf bestimmte systemspezifische Fragen sucht. Kapitel 2 beginnt mit den grundlegenden Themen zur Installation und Einrichtung einer SharePoint-Umgebung. Hier wird auch erläutert, was sich generell hinter SharePoint und den damit verbundenen Fachbegriffen verbirgt, welche Neuerungen die Version 2013 zur Verfügung stellt, wie sich eine SharePoint-Umgebung auf Basis von Microsoft SharePoint Server 2013 von der einer SPF-Version (SharePoint Foundation) unterscheidet und welche Voraussetzungen für die Installation eines SharePoint-Servers erfüllt sein müssen. In Kapitel 3 wird die SharePoint-Umgebung mit Leben gefüllt, indem Themen rund um die Webanwendungen, die Websitesammlungen und auch zu den Möglichkeiten der Verwal

21 2 1 Einleitung tung einzelner Webseiten dargestellt werden. Darüber hinaus werden hier auch wichtige Fachbegriffe wie Websitespalte oder auch Inhaltstyp erläutert. Webparts, deren Integration auf Webseiten und deren Konfigurationsmöglichkeiten spielen in einer SharePoint-Umgebung eine sehr große Rolle. Die Fragen und Antworten in Kapitel 4 behandeln ausführlich die damit zusammenhängenden Themenbereiche. Es wird aber nicht nur gezeigt, wie Webparts auf der SharePoint-Oberfläche (Webseiten) verwaltet werden, sondern auch, wie eigene Webparts generiert werden können. Eines der großen Themen eines Systems wie Microsoft SharePoint Server 2013 ist die Ver waltung von Daten jedweder Art, also der Einsatz als Dokumentenmanagementsystem (DMS). Diesem Thema widmet sich Kapitel 5, wo unter anderem erläutert wird, was Sie mit Listen und Bibliotheken bewerkstelligen können und wie beispielsweise das Zusammen spiel mit Produkten wie Excel erfolgen kann. Kapitel 6 ist einem weiteren Themenschwerpunkt einer SharePoint-Umgebung gewidmet: der Zusammenarbeit. Collaboration, so der englische Begriff für Zusammenarbeit, vereint all die Funktionen, die mit Kalendern, Aufgaben oder generell mit der zwischenmensch lichen Kommunikation zusammenhängen. Dabei wird beispielsweise auch erläutert, wie die Funktionen von Microsoft SharePoint Server 2013 in die gewohnte Office-Umgebung eingebunden werden können. Wikis, Blogs, Microblogs, Umfragen oder auch das Projekt management sind weitere Themen. Microsoft SharePoint Server 2013 verfügt über ein ausgeklügeltes Berechtigungssystem, das eine hohe Flexibilität bietet. Den damit zusammenhängenden Themen widmet sich Kapitel 7. Hier können Sie insbesondere nachlesen, wie eine optimale Integration von SharePoint und dem ADS-Verzeichnisdienst die Systemverwaltung wesentlich optimieren kann. Ein System wie Microsoft SharePoint Server 2013, bei dem im Laufe der Zeit eine Vielzahl von Daten, Elementen und Objekten hinterlegt wird, ist nur so gut wie seine Suchfunktio nen. Kapitel 8 widmet sich diesem Thema. Es werden darin unter anderem Inhaltsquellen, Crawl- bzw. Durchforstungsvorgänge oder auch die Festlegung von Suchbereichen (Scopes) ausführlich behandelt. Kapitel 9 beschäftigt sich mit den Daten und Prozessen im geschäftlichen Umfeld. Begriffe wie BI (Business Intelligence), KPI (Key Performance Indicator), Dashboard, Dashboard Designer oder auch die Erläuterungen zum PerformancePoint Server werden erläutert und anhand praktischer Beispiele dargestellt. Da der Einsatz von Workflows zur Steuerung bestimmter Abläufe ebenfalls einen Schwer punkt von Microsoft SharePoint Server 2013 darstellt, finden Sie alles Wissenswerte dazu in Kapitel 10. Neben der Darstellung von Standard-Workflows (z. B. Genehmigungs-Work flows) finden Sie hier auch Hinweise auf Möglichkeiten zur Erstellung eigener Abläufe und der dabei verfügbaren Möglichkeiten zum Einsatz von Schleifen. Ergänzt wird das Ganze über entsprechende Angaben zu den sogenannten Informationsverwaltungsrichtlinien, die eine gezielte Dokumentensteuerung ermöglichen. Was in den Kapiteln 2 bis 10 thematisch nicht zuzuordnen war, finden Sie in Kapitel 11. Es handelt sich dabei um eine Sammlung praktischer Lösungen zu verschiedensten Themen wie beispielsweise der Einsatz der SharePoint-Papierkörbe, die Verwendung von Protokollen und Verwendungsberichten (Web-Analytics-Berichte) oder auch besondere Themen zu Web seiten, Benachrichtigungen oder Listen und Bibliotheken.

22 2 Grundlagen und Einrichtung Die Installation, Konfiguration und Einrichtung eines SharePoint Servers ist eine wesent liche Voraussetzung für den produktiven Einsatz eines solchen Systems. Da es sich jedoch um ein komplexes System mit vielen Abhängigkeiten handelt, sind dabei einige grund legende Dinge zu beachten, die sich teilweise im Nachhinein auch nicht mehr ändern lassen, bestenfalls durch eine komplette Neuinstallation. Auch wenn eine Neuinstallation aufgrund des nicht unerheblichen Mehraufwandes vermie den werden sollte, lässt sich aus Erfahrungen der eigenen, praktischen Anwendung festhal ten, dass man einen SharePoint Server eigentlich erst nach der dritten oder vierten Neu installation so installiert und eingerichtet hat, wie man ihn braucht. Auch wenn hier also die Devise gilt: Übung macht den Meister, sollen die nachfolgenden Erläuterungen dazu dienen, dass Ihnen die leidvollen Erfahrungen einer erneuten Installa tion und damit die wiederholte Einrichtung und Konfiguration erspart bleiben. 2.1 Allgemeines Was ist neu in SharePoint 2013? Bevor die wesentlichen Punkte zur Vorbereitung und zur Durchführung der Installation und Einrichtung eines SharePoint Servers erläutert und dargestellt werden, wenden wir uns an dieser Stelle zunächst den wesentlichen Neuerungen zu, die die aktuelle SharePoint-Ver sion 2013 gegenüber den Vorgängerversionen 2010 bzw aufweist. An der Stelle direkt der Hinweis, dass sich insbesondere im Vergleich mit dem Vorgänger SharePoint Server 2010 in Bezug auf die Oberfläche des Systems eher wenig verändert hat und sich somit die Neuerungen auf der Benutzeroberfläche in Grenzen halten. Der Schwerpunkt liegt hier eindeutig auf den systeminternen Komponenten, die jedoch an eini gen Stellen optimiert wurden. Zudem fand eine Anpassung der Architektur des SharePointSystems statt, um auf diese Weise die Basis zur Bereitstellung neuer Dienste (z. B. CloudServices) abbilden zu können. Äußerlich sichtbare Schwerpunkte sind der Ausbau der Zusammenarbeit mit bestehenden Diensten wie Twitter oder Facebook, der Einsatz und die

23 4 2 Grundlagen und Einrichtung Verwaltung mobiler Geräte und die schon erwähnte Unterstützung der Nutzung spezieller Dienste wie Cloud-Services. Im Vergleich mit dem SharePoint Server 2007 ändert sich bei der Bedienung des Systems im Gegensatz zur Version 2010 jedoch sehr viel, was insbesondere mit dem Einsatz der Ribbons zusammenhängt, die es in dieser Form ja bei der 2007-Version noch nicht gab. Alles App, oder was? Ein neues Merkmal von SharePoint 2013 (zumindest was den Namen und die Verwaltung angeht) stellen die App-Dienste mit dem dazugehörigen Marketplace für Apps (Marktplatz für Anwendungen) dar. So fällt beim ersten Kontakt mit SharePoint 2013 auf, dass dort auch Listen, Bibliotheken usw. als Apps bezeichnet und eingebunden werden. Dabei ist eine SharePoint-App eine Anwendung auf Basis von HTML, JavaScript, CSS o. Ä., die in die SharePoint-Umgebung eingebunden wird. Mit der Umsetzung des aus dem mobi len Bereich bereits seit Längerem bekannten Konzept zur Anwendungsintegration steht eine wesentliche einfachere Form zur Verfügung, um selbst erstellten Programmcode in eine SharePoint-Umgebung zu integrieren. Dabei kann der Funktionsumfang einer App sehr stark variieren; sowohl eine Funktion zur Integration einer Druckausgabe als auch eine komplette Anwendung (z. B. ein System zur Reisekosten-Verwaltung) kann als App angeboten und integriert werden. Hier wird der Markt sicherlich zukünftig sehr interes sante und nützliche Zusatzdienste erwarten. In Bezug auf die Ablage oder Verfügbarkeit der Apps stehen in SharePoint 2013 zwei Mög lichkeiten zur Verfügung: Entweder werden die Apps intern auf einem speziell dafür einge richteten Dienstserver (Corporate Marketplace) abgelegt oder die Apps werden in Form eines Cloud-Dienstes, und damit auf einem externen System (Global Marketplace), verfügbar gemacht. Beiden Verteil-Szenarien gleich ist, dass damit eine saubere Trennung zwischen dem SharePoint-Standard und den Zusatzoptionen sichergestellt wird und Zusatzanwen dungen vollkommen isoliert vom Produktivsystem laufen. Die Funktion des Global Marketplace ist vergleichbar mit dem itunes-store der Firma Apple, wo ebenfalls (meistens) gegen Gebühr entsprechende Anwendungen angeboten werden. Entwicklung Mit der Unterstützung von Microsoft.NET Framework, Microsoft Workflow Foundation und Windows Azure Workflow Engine stellt SharePoint 2013 eine optimale Plattform für die Anwendungsentwicklung dar. Beim Einsatz des Zusatzproduktes SharePoint Designer 2013 besteht unter SharePoint 2013 die Möglichkeit, dass beispielsweise bei der Festlegung von Abläufen (Workflows) auch Programmschleifen eingesetzt werden, was bisher nur bei Work flows möglich war, die mit anderen Zusatzprodukten (z. B. Visual Studio) erstellt wurden. Das Zusatzprodukt SharePoint Designer wird von Microsoft kostenfrei zum Download angeboten.