SEPA-Checkliste für Firmen

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1 Seite 1 / 5 Ihre SEPA-Ansprechpartner bei der Stadtsparkasse Hilchenbach: Bereich Ansprechpartner Telefonnummer Mailadresse Allgemeine Fragen Andreas Schneider 02733/ Zahlungsverkehr Andreas Schneider 02733/ Elektronik-Banking Regina Walter 02733/ Martin Bahr 02733/ Weitere Informationen und Mustervordrucke zum Thema SEPA haben wir auf unserer Internetseite veröffentlicht. htttp://www.stadtsparkasse-hilchenbach.de/sepa SEPA-Verantwortlichen benennen Aufgrund der zeit- und arbeitsintensiven Umstellung auf das SEPA-Verfahren empfehlen wir Ihnen, einen SEPA-Verantwortlichen zu benennen, der die umfangreichen Arbeiten in Ihrem Unternehmen koordiniert. Wir würden uns freuen, wenn Sie uns Ihren Ansprechpartner mit Mailadresse und Telefonnummer per Mail an die Adresse mitteilen würden, damit wir Sie auch auf diesem Weg über aktuelle SEPA-Themen informieren können. Zeit- und Umsetzungsplan erstellen Wir empfehlen Ihnen, ein Mengengerüst des nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungsverkehrs zu erstellen und die betroffenen Unternehmensbereiche zu identifizieren. Planen Sie frühzeitig die erforderlichen Tätigkeiten, denn die Umstellungsarbeiten und der Einsatz neuer Programme erfordern lange Vorlaufzeiten. Umstellung zum festen Termin oder Parallelbetrieb? Entscheiden Sie, ob die Umstellung zu einem festen Termin oder im Parallelbetrieb erfolgen soll. Bis zum 01. Februar 2014 können Sie Überweisungen und Lastschriften noch beleggebunden, per Datenfernübertragung, per Diskette und über das Internet im alten Datenträgeraustausch-Format (DTAUS) und im neuen SEPA-Format (XML) einreichen. Prüfung Ihrer IT-Systeme Prüfen Sie, ob Ihre IT-Systeme bereits das SEPA-Verfahren unterstützen und ob und welche Finanzbuchhaltungs-, Zahlungsverkehrs- und Gehaltsabrechnungsprogramme angepasst werden müssen. IBAN und BIC Die heutigen Kontonummern und Bankleitzahlen können für SEPA-Überweisungen und SEPA- Lastschriften nicht mehr verwendet werden. Statt dessen gibt es künftig die IBAN (löst die Kontonummer ab) und den BIC (löst die Bankleitzahl ab). Übergangsfrist beim OnlineBanking und bei Einzelüberweisungen per Vordruck : Bis Januar 2014 können Sie bei Inlandszahlungen die alten Vorducke mit Kontonummer und Bankleitzahl verwenden. Bei SEPA-Überweisungen müssen immer IBAN und BIC angegeben werden. Ab Februar 2014 können Verbraucher bei Inlandszahlungen weiter die alten Einzel- Überweisungsvorducke mit Kontonummer und Bankleitzahl verwenden; wir werden diese umrechnen. Sammel-Überweisungsvordrucke sind nicht mehr zulässig. Bei SEPA-Überweisungen in das Inland muss nur noch die IBAN und bei grenzüberschreitenden SEPA-Überweisungen zusätzlich der BIC angegeben werden. Ab Februar 2016 ist dann bei SEPA-Überweisungen generell nur noch die IBAN erforderlich. Die alten Vorducke mit Kontonummer und Bankleitzahl dürfen nicht mehr verwendet werden. Stand:

2 Seite 2 / 5 Konvertierung / Umrechnung Ihrer vorhandenen Zahlungsverkehrsdaten Die vorhandenen Bankdaten Ihrer Geschäftspartner und Mitarbeiter müssen in IBAN und BIC konvertiert werden. Moderne Programme sind in der Lage, diese Konvertierung automatisch vorzunehmen. Falls sich Bankdaten nicht automatisch konvertieren lassen, müssen Sie diese bei Ihren Geschäftspartnern erfragen. Wenn Sie Unterstützung bei der Konvertierung benötigen, stellen wir Ihnen gerne den kostenlosen SEPA Account Converter zur Verfügung. Bitte fordern Sie das Programm bei Bedarf mit einer Mail an bei uns an. Verwendungszweck anpassen Im alten DTAUS-Format standen bisher 378 Stellen zur Verfügung. Bei SEPA-Zahlungen darf der Verwendungszweck maximal 4 Zeilen zu je 35 Zeichen lang sein. Purpose-Code Der Purpose-Code dient zur Kennzeichnung spezieller SEPA-Überweisungen und ersetzt die alten Textschlüssel: Purpose-Code Alter Textschlüssel - Lohn- und Gehaltszahlungen SALA 53 - Vermögenswirksame Leistungen CBFF 54 - Renten- und Pensionszahlung PENS 53 - Zahlungen öffentlicher Kassen GOVT 56 Reichen Sie Ihre Zahlungen noch mit Disketten bei uns ein? Da SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften als Datei im neuen XML-Format gespeichert werden, und da neue Computer nicht mehr mit Diskettenlaufwerken ausgestattet sind, werden wir ab dem 1. Februar 2014 keine Zahlungen und Lastschriften auf Disketten mehr entgegennehmen. Sie können Ihre Überweisungen und Lastschriften einfach, schnell und sicher per Datenfernübertragung oder über das Internet an uns übertragen. Falls Ihr Unternehmen noch keinen OnlineBanking-Vertrag mit uns abgeschlossen hat, melden Sie sich bitte kurzfristig per Mail an oder rufen Sie uns an. Geschäftskorrespondenz und Vordrucke umstellen Bitte denken Sie daran, Ihre Rechnungen, Mahnungen und Ihren Schriftverkehr auf SEPA umzustellen indem Sie die Kontonummern und Bankleitzahlen durch IBAN und BIC ersetzen. SEPA-Zahlschein-Beileger verwenden Falls Sie Ihren Rechnungen vorgefertigte Zahlscheine beilegen, sollten Sie frühzeitig die neuen SEPA-Vordrucke verwenden. Falls Sie Vordrucke benötigen, melden Sie sich bitte per Mail an oder rufen Sie uns an. Stand:

3 Seite 3 / 5 Die folgenden Punkte sind für Sie nur dann von Bedeutung, wenn Sie Lastschriften einreichen: Es gibt zwei verschiedene SEPA-Lastschriftverfahren: 1. SEPA-Basislastschiftverfahren (ehemalige Einzugsermächtigungen): Das SEPA-Basislastschriftverfahren kann zwischen Verbrauchern und Nicht-Verbrauchern eingesetzt werden. Das Verfahren ähnelt dem bisherigen Einzugsermächtigungsverfahren. 2. SEPA-Firmenlastschriftverfahren (ehemalige Abbuchungsaufträge): Dieses Verfahren ist ausschließlich zwischen Nicht-Verbrauchern zugelassen. Das Verfahren ähnelt dem bisherigen Abbuchungsverfahren. Vor der Einlösung einer SEPA-Firmenlastschrift muss die Bank des Zahlungspflichtigen prüfen, ob zu der vorgesehenen Belastung auch ein entsprechendes Mandat vorliegt. Je nach dem genutzten Verfahren sind teils unterschiedliche Regeln zu beachten. Wenn wir nicht ausdrücklich darauf hinweisen, gelten die beschriebenen Regeln für beide Verfahren: Gläubiger-ID für Lastschriften beantragen Die Gläubiger-ID ist die Eintrittskarte in das SEPA-Lastschriftverfahren. Sie müssen diese ID auf der Internetseite (kostenlos) beantragen. Hinterlegen Sie diese Gläubiger-ID in Ihrer IT, denn diese muss beim Lastschrifteinzug neben der Mandatsreferenznummer im elektronischen Datensatz angegeben werden. Neue Inkassovereinbarung für Lastschriften mit der Sparkasse abschließen Aus rechtlichen Gründen ist für SEPA-Lastschriften der Abschluss einer neuen Inkassovereinbarung (Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis- oder SEPA-Firmen-Lastschriften) mit der Sparkasse erforderlich. Teilen Sie uns bitte die Art der Lastschrift (Basis- oder Firmenlastschrift), Ihre Gläubiger-ID und Ihre Gutschriftskontonummer permail an mit. Wir werden dann eine Inkassovereinbarung vorbereiten und Ihnen zusenden. Wenn uns ab dem 1. Februar 2014 keine von Ihnen rechtsverbindlich unterzeichnete Inkassovereinbarung vorliegt, dürfen wir keine SEPA-Lastschriften für Sie einziehen. Bitte beachten Sie unbedingt die in der Inkassovereinbarung und den Anlagen dazu getroffenen Vereinbarungen; diese Checkliste enthält nur einen Auszug daraus. Mandatsreferenznummer für Lastschriften Jedem Zahlungspflichtigen muss eine Mandatsreferenznummer zugewiesen werden. Dies ist eine individuelle, max. 35-stellige alphanumerische Kennung (z.b. die Kundennummer), die von Ihnen beliebig festgelegt werden kann. Wichtig ist, dass sie eindeutig ist und einem Zahlungspflichtigen innerhalb Ihres Unternehmens eindeutig zugeordnet werden kann. Diese Mandatsreferenznummer müssen Sie künftig im Datensatz der SEPA-Lastschrift angeben. SEPA-Lastschrift-Mandat SEPA-Lastschriften dürfen nur dann eingezogen werden, wenn ein schriftliches und gültiges Lastschrift-Mandat des Zahlungspflichtigen vorliegt. Das Mandat verfällt innerhalb von 36 Monaten nach dem Fälligkeitstermin der letzten zum Einzug vorgelegten SEPA-Lastschrift. Verbindliche Mustertexte für SEPA-Basislastschrift-Mandate und SEPA-Firmenlastschrift-Mandate haben wir auf unserer Internetseite veröffentlicht. Im elektronischen Datensatz einer SEPA-Lastschrift ist immer das Datum der Unterschrift des Zahlungspflichtigen auf dem Mandat anzugeben. Stand:

4 Seite 4 / 5 Vorhandene Einzugsermächtigungen für SEPA-Basislastschriften überprüfen Bei folgenden Voraussetzungen können die alten Einzugsermächtigungen weiterhin als Mandate für SEPA-Basis-Lastschriften genutzt werden: - Die Einzugsermächtigung liegt schriftlich vor, - die Bezeichnung des Zahlungsempfängers, - die Bezeichnung des Zahlungspflichtigen, - die Kontonummer, Bankleitzahl bzw. die IBAN oder BIC des Zahlers liegen vor und Sie müssen den Zahlungspflichtigen unter Angabe Ihrer Gläubiger-ID schriftlich über den Wechsel von der Einzugsermächtigung auf die SEPA-Basislastschrift unterrichten und ihm auch seine neue Mandatsreferenznummer mitteilen. Diese Unterrichtung kann mit anderen Kundeninformationen (z.b. einer Rechnung oder einer Vorabinformation über den Lastschrifteinzug) kombiniert werden. Bitte beachten Sie, dass sowohl die alte Einzugsermächtigung als auch die Unterrichtung über den Wechsel auf die neue SEPA-Lastschrift mindestens 14 Monate nach dem letzten Einzug aufbewahrt werden müssen. Im elektronischen Datensatz einer SEPA-Lastschrift ist immer das Datum der Unterschrift des Zahlungspflichtigen auf dem Mandat anzugeben. Bei der Nutzung von alten Einzugsermächtigungen ist hier das Datum der Unterrichtung des Zahlungspflichtigen über den Wechsel zur neuen SEPA-Lastschrift einzusetzen. Bitte holen Sie von Geschäftspartnern, von denen aktuell keine Einzugsermächtigungen vorliegen, ein neues SEPA-Basislastschriftmandat ein. Neue Mandate für SEPA-Firmenlastschriften einholen Vorhandene alte Abbuchungsaufträge können nicht mehr genutzt werden und sind ab dem 1. Februar 2014 ungültig. Bitte holen Sie vom Zahlungspflichtigen ein neues Mandat ein und informieren Sie ihn darüber, dass er seine Hausbank über das Ihnen erteilte SEPA-Firmen- Lastschriftmandat informieren muss. Wenn der Hausbank des Zahlungspflichtigen diese Information nicht vorliegt, wird sie die Lastschrift nicht einlösen. Kennzeichnung Erst- oder Folgelastschrift Lastschriften müssen elektronisch als Einmal- oder als Folgelastschrift gekennzeichnet werden. Bitte beachten Sie, dass Erst- und Folgelastschriften elektronisch getrennt in zwei unterschiedlichen Dateien eingereicht werden müssen. Verwendungszweck Bei SEPA-Lastschriften darf der Verwendungszweck maximal 4 Zeilen zu je 35 Zeichen lang sein. Vorabinformation der Zahlungspflichtigen Wenn Sie erstmals SEPA-Lastschriften einziehen, muss der Zahlungspflichtige spätestens 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstag über den Lastschriftbetrag und den Fälligkeitstag informiert werden. Bei Folgelastschriften ist diese Information nicht erforderlich. Diese Frist kann durch Vereinbarung zwischen dem Unternehmen und dem Zahlungspflichtigen verkürzt werden, allerdings muss gewährleistet sein, dass die Vorabinformation spätestens einen Tag vor dem Fälligkeitstermin erfolgt. Eine Vorabinformation könnte z.b. durch eine Rechnung oder im Rahmen eines Kaufvertrages erfolgen. Stand:

5 Seite 5 / 5 Vorlauffristen für Lastschriften beachten SEPA-Lastschriften werden an einem von Ihnen bestimmten Fälligkeitsdatum dem Konto des Zahlungspflichtigen belastet; am selben Tag erfolgt auch die Gutschrift des Gegenwertes auf Ihrem Konto. Sie müssen die XML-Datei mit den SEPA-Lastschriften innerhalb bestimmter Vorlauffristen vor dem Fälligkeitsdatum elektronisch an die Sparkasse übertragen: SEPA-Basislastschriften: - Erstmalige und einmalige SEPA-Basislastschriften müssen uns mindestens 6 Geschäftstage vor dem Fälligkeitsdatum vorliegen und - Folgelastschriften müssen mindestens 3 Geschäftstage vor dem Fälligkeitsdatum vorliegen. - Der früheste Einreichungstermin ist 14 Tage vor dem Fälligkeitsdatum. SEPA-Firmenlastschriften: - Erstmalige, einmalige und Folgelastschriften müssen der Sparkasse mindestens 2 Geschäftstage vor dem Fälligkeitsdatum vorliegen, - Der früheste Einreichungstermin ist 14 Tage vor dem Fälligkeitsdatum. Rückgabefristen für Lastschriften beachten SEPA-Basislastschriften - Lastschriften können vom Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen (z.b. mangels Deckung) innerhalb von 4 Tagen nach dem Fälligkeitstag zurückgegeben werden. - Der Zahlungspflichtige kann die Lastschrift innerhalb von 8 Wochen nach dem Fälligkeitstag ohne Angabe von Gründen zurückgeben. Wenn kein gültiges Mandat vorliegt, verlängert sich die Rückgabefrist auf 13 Monate. Ab November 2013 wird (zunächst innerhalb von Deutschland) zusätzlich die EUR-Eil- Lastschrift (Cor1)eingeführt, bei der die Vorlauffrist (sowohl für Erst- als auch für Folgeeinreichungen) nur noch 2 Bankarbeitstage vor Fälligkeit beträgt. Dadurch entfällt für inländische Lastschriften die relativ aufwändige Berechnung unterschiedlicher Vorlauffristen. SEPA-Firmenlastschriften - Lastschriften können vom Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen (z.b. mangels Deckung) innerhalb von 1 Tag nach dem Fälligkeitstag zurückgegeben werden. - Der Zahlungspflichtige kann die Lastschrift nicht zurückgeben. Lastschriften an der Ladenkasse (ELV) Das Lastschrift-Einzugermächtigungs-Verfahren an der Ladenkasse kann noch bis zum 1. Februar 2016 weiter genutzt werden. Falls Sie das Verfahren nutzen, sollten Sie sich spätestens 2015 mit Ihrem Terminalbetreiber in Verbindung setzen, um das Zahlungsverfahren umzustellen. Einlieferung der Lastschriften bei der Sparkasse Bitte beachten Sie, dass SEPA-Lastschriften ab dem 1. Februar 2014 nur noch elektronisch per Datenfernübertragung oder über das Internet eingereicht werden können. Beleggebundene Lastschriften sind nicht mehr zulässig und die Einreichung per Diskette nicht mehr möglich. Stand:

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