Projektsteckbriefe. (Stand ) Inhalt

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1 Projektsteckbriefe (Stand ) Inhalt 1. BMI Haushalt Haushaltsdurchführung/Unterstützung bei der Bearbeitung von Einnahmen und Ausgaben Personal Arbeitszeitmanagement Personalbeschaffung/-gewinnung Personalberichtswesen (Standardisierung von EPOS) Reisevorbereitung Beschaffung Beschaffung im BMI Beschaffung bei den Geschäftsbereichsbehörden BMF Haushalt...12 Seite 1 von

2 2.1.1 Haushaltsdurchführung/Unterstützung bei der Bearbeitung von Einnahmen und Ausgaben Personal Ressortübergreifende Personalgewinnung ohne ERP-System Beschaffung Ressortinterne Beschaffung Ressortübergreifende Beschaffung BMVBS Personal Ressortinterne Personalgewinnung mit einheitlichem ERP- System BMWi Personal Personalnebenleistungen Personalabrechnung...19 Seite 2 von

3 1. BMI 1.1 Haushalt Haushaltsdurchführung/Unterstützung bei der Bearbeitung von Einnahmen und Ausgaben Haushaltsdurchführung; Unterstützung bei der Bearbeitung von Einnahmen und Ausgaben Teilprozesse 1 Abwicklung von Ausgaben Abwicklung von Einnahmen Die genannten Teilprozesse sind als wiederkehrende, gleichartige Vorgänge in ein zu verlagern, da nur so erkennbare Synergien auftreten. Fach- und Ressourcenverantwortung bleiben in einer Hand. Die fachliche Entscheidung im Rahmen der Bewirtschaftung verbleibt insofern bei den Bedarfsträgern/Behörden. Diese stellen weiterhin die inhaltliche Richtigkeit der Rechnungsbearbeitung (erbrachte Lieferung, Leistung) sicher; gleiches gilt für das HKR-Verfahren bei den Behörden. BVA 1 Die Benennung der Teilprozesse erfolgt nach den Vorgaben der Machbarkeitsstudie. Seite 3 von

4 Phase 1 StBA/BISp, FHBund, BVA, BBK, BpB Phase 2 BMI, BAköV, BfDI, BfV, BKA, BKG, BSI, BeschA, THW 2, BAMF, BDBOS Ansprechperson: Sabine Lang, Bundesverwaltungsamt, Tel.: , Sabine.Lang@bva.bund.de 2 In Phase 1 sind die notwendigen konzeptionellen und technischen Grundlagen für den Übergang von THWin zu Mach zu schaffen. Seite 4 von

5 1.2 Personal Arbeitszeitmanagement Teilprozesse 3 Personal, Personaladministration Arbeitszeitmanagement (ganzheitlicher Ansatz): Zeiterfassung ggf. Zutrittskontrolle 4 Urlaubsangelegenheiten Krank- und Gesundmeldungsverfahren sowie ggf. Schichtdienstplanung und -abwicklung 5 Einheitliche Softwarelösung/Hosting & Betrieb in BVA (BIT), Integration bestehender Workflowlösungen (z.b. beim BMI) BVA Phase 1 Phase 2 FHBund, BVA, BeschA, BBK, THW, BpB, BSI BMI, BfDI, BfV, BAköV, StBA/BISp, BKA, BKG, BAMF, BDBOS Ansprechperson: Hans-Peter Grommes, Bundesverwaltungsamt, Tel.: , hans-peter-grommes@bva.bund.de 3 siehe die Anmerkung zu Fn. 1 4 soweit organisatorisch im Personalbereich verankert 5 soweit organisatorisch im Personalbereich verankert Seite 5 von

6 1.2.2 Personalbeschaffung/-gewinnung Personal, Personalbeschaffung Teilprozesse 6 Ausschreiben von Stellen Sichten von Bewerbungen Vorauswahl der Kandidaten Administration des Bewerberpools Vorgenannte Prozesse sollten als Paketlösung erbracht werden, da andernfalls deutlich weniger Synergien realisiert werden können. Viele Geschäftsbereichsbehörden haben bereits diese Aufgabe an das BVA abgegeben. Dieser Ansatz wird weiter vorangetrieben. BVA BMI STBA/BISp, BMWi Ansprechperson: Dr. Barbara Slowik, Bundesministerium des Innern, Tel.: , barbara.slowik@bmi.bund.de 6 siehe die Anmerkung zu Fn. 1 Seite 6 von

7 1.2.3 Personalberichtswesen (Standardisierung von EPOS) Teilprozesse 7 Personal, Personaladministration Personalberichtswesen durchführen und weiterentwickeln 8 : Standardberichtswesen durchführen Individuelle Berichte erstellen Kennzahlensystem für das Berichtswesen optimieren weiteren Auswertungsbedarf umsetzen /IT- Deutliche Qualitätssteigerungen im Berichtswesen können nur durch Standardisierung der Datenerfassung erreicht werden. Ab Phase 2 wird zu prüfen sein, ob im Bereich Personal in einer oder mehreren Behörde(n) die Verlagerung von Teilprozessen aus der Personaladministration pilotiert werden kann. Das könnte bedeuten, dass die Personalaktenführung auf ein übergehen würde. In diesem Rahmen würde auch die elektronische Personalakte aufgebaut. Die Umsetzung des Pilotprojekts setzt die Bereitstellung entsprechender Personalressourcen voraus. BVA/BIT Phase 1 BMI, BfDI, BAköV, BVA, BSI 9, BBK, BpB 9 Phase 2 StBA/BISp, BfV, BKA, FHBund, BKG, BeschA, THW, BAMF, BDBOS 7 siehe die Anmerkung zu Fn. 1 8 Inkl. Berichtswesen für die Stellenbewirtschaftung 9 EPOS-Hosting durch BVA (BIT) bereits geplant. Seite 7 von

8 Ansprechperson: Hans-Peter Grommes, Bundesverwaltungsamt, Tel.: , Reisevorbereitung Teilprozesse 10 Personal, Personalnebenleistungen Reisevorbereitung: Dienstreiseantrag mitzeichnen bzw. schlusszeichnen, Reisemittel festlegen Reisemittel reservieren/buchen Daten in EDV/Akte einpflegen Berechnung individueller Abschläge durchführen Schriftverkehr durchführen weitere Zahlungsaktivitäten Die Reisekostenabrechnung wurde im BMI und seinem Geschäftsbereich bereits weitestgehend zentralisiert: BVA BMI beim BVA für alle Geschäftsbereichsbehörden ohne BfV, BPol und Hausleitung BMI, beim BPolP Potsdam für die gesamte Bundespolizei 10 siehe die Anmerkung zu Fn. 1 Seite 8 von

9 Phase 1 Phase 2 StBA, BSI, THW BAMF Ansprechperson: Jutta Handloser, Bundesministerium des Innern Seite 9 von

10 1.3 Beschaffung Beschaffung im BMI Beschaffung Teilprozesse 11 Beschaffungsstrategie (Strategische Beschaffung) Bedarfsfeststellung, Vergabe und Abruf (planerische und operative Beschaffung) Leistungsprüfung, Leistungsabnahme und Vertragsüberwachung (operative Beschaffung) Lieferantenbeziehungen und Lieferantenstammdaten Konsequente Umsetzung der Richtlinie für Beschaffung Stärkung der zentralen Beschaffungsstelle im BMI BeschA BMI Ansprechperson: Björn Bünzow, Bundesministerium des Innern, Tel.: 030/ , 11 siehe die Anmerkung zu Fn. 1 Seite 10 von

11 1.3.2 Beschaffung bei den Geschäftsbereichsbehörden Beschaffung Teilprozesse 12 Beschaffungsstrategie (strategische Beschaffung) Bedarfsfeststellung, Vergabe und Abruf (planerische und operative Beschaffung) Leistungsprüfung, Leistungsabnahme und Vertragsüberwachung (operative Beschaffung) Lieferantenbeziehungen und Lieferantenstammdaten Konsequente Umsetzung der Richtlinie für Beschaffung Phase 1 Phase 2 BeschA BMI BVA, BBK, BKG, BeschA BfV, BAMF, BSI, BKA, BPol, BfDI, StBA BAköV, THW, BDBOS, BiB, BISp, BpB, VBI, FH Bund Ansprechperson: Björn Bünzow, Bundesministerium des Innern, Tel.: 030/ , bjoern.buenzow@bmi.bund.de 12 siehe die Anmerkung zu Fn. 1 Seite 11 von

12 2. BMF 2.1 Haushalt Haushaltsdurchführung/Unterstützung bei der Bearbeitung von Einnahmen und Ausgaben Haushaltsdurchführung; Unterstützung bei der Bearbeitung von Einnahmen und Ausgaben Teilprozesse 13 Abwicklung von Ausgaben Abwicklung von Einnahmen Die genannten Teilprozesse können als wiederkehrende, gleichartige Vorgänge in ein verlagert werden. Synergien können so besser erkannt und genutzt werden. : - Aufbau von know-how beim Dienstleister - Regelung der organisatorischen Abläufe innerhalb und zwischen den Behörden - Sicherstellung der Beachtung haushaltsrechtlicher Regelungen - Vorhandensein einer geeigneten IT-Infrastruktur bei Auftraggeber und Dienstleister Es muss gewährleistet sein, dass fachliche Entscheidun- Seite 12 von

13 gen im Rahmen der Bewirtschaftung bei den mit der Bewirtschaftung beauftragten Stellen verbleiben. Diese müssen weiterhin die inhaltliche Richtigkeit der Rechnungsbearbeitung sicherstellen. Verantwortlichkeiten dürfen nicht verwischt werden. Phase 1 Phase 2 Phase 3 BADV BMF Schaffung der organisatorischen, personellen und haushalterischen im BADV Installation der IT-Unterstützung und Aufnahme des behördeninternen Wirkbetriebs Einbeziehung behördenexterner Auftraggeber aus dem Geschäftsbereich des BMF Ansprechperson: Dr. Stefan Werres, Bundesamt für zentrale Dienste und offene Vermögensfragen, stefan.werres@badv.bund.de Seite 13 von

14 2.2 Personal Ressortübergreifende Personalgewinnung ohne ERP-System Personalbeschaffung/Personalgewinnung Teilprozesse Externe Ausschreibung der Stellen Vorsortierung der Bewerbungen Absageschreiben In dem Pilotprojekt werden BMF und ZIVIT (als Kunden) durch das Dienstleistungszentrum für Personalgewinnung und Organisationsangelegenheiten im Geschäftsbereich des BMVBS ( PersOrg) von arbeitsintensiven Routinearbeiten bei der Abwicklung von Maßnahmen zur Personalgewinnung entlastet. Da es sich bei den aufgeführten Teilprozessen um wiederkehrende, gleichartige Vorgänge handelt, werden die Personalgewinnungsmaßnahmen - unter gleichzeitiger Minimierung von Verfahrensfehlern und Rechtsstreitigkeiten - schneller und wirtschaftlicher durchgeführt. Die administrative Unterstützung des Dienstleistungszentrums umfasst keine Arbeitsprozesse, die die Entscheidungsfindung tangieren. So erfolgt keine Vorauswahl der Bewerberinnen und Bewerber, sondern eine Vorsortierung der Unterlagen nach formalen, vorher festgelegten Kriterien. für Personalgewinnung und Organisationsangelegenheiten im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung bei der Wasser- und Schifffahrtsdirektion Nordwest in Aurich BMVBS, PersOrg, BMF, ZIVIT Seite 14 von

15 Ansprechpersonen: Antje Kellermann, Bundesministerium der Finanzen, Dana Behrendt, Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung, 2.3 Beschaffung Ressortinterne Beschaffung Beschaffung Teilprozesse 14 Beschaffungsstrategie (strategische Beschaffung) Bedarfsfeststellung, Vergabe und Abruf (planerische und operative Beschaffung) Leistungsprüfung, Leistungsabnahme und Vertragsüberwachung (operative Beschaffung) Lieferantenbeziehungen und Lieferantenstammdaten Stärkung der zentralen Beschaffungsstelle durch Umsetzung der Ergebnisse des Projektes Strukturentwicklung Zoll (Stellenbesetzung, Fortbildung) Vorhandensein der notwendigen IT-Infrastruktur sowie Betrieb und Betreuung der IT-Fachverfahren durch einen IT-Dienstleister 14 Die Benennung der Teilprozesse erfolgt nach den Vorgaben der Machbarkeitsstudie. Seite 15 von

16 Zentralisierung der Vergabeverfahren beim BFD Südwest, Referat RF 5 (ehemals Beschaffungsamt der Bundeszollverwaltung) BMF nach lokaler Einführung im stufenweiser Anschluss aller dezentralen Orts- und Mittelbehörden der Bundeszollverwaltung Ansprechperson: Uta Ruge, Bundesministerium der Finanzen, uta.ruge@bmf.bund.de Ressortübergreifende Beschaffung Beschaffung - ressortübergreifender Ansatz - Teilprozesse Entwicklung eines einheitlichen Geschäftsmodells für die ressortübergreifende Beschaffung durch Dienstleistungszentren für Ressorts Erprobung und Weiterentwicklung von durchgängigen Prozessketten für Beschaffungsstrategie (Strategische Beschaffung) Bedarfsfeststellung, Vergabe und Abruf (planerische und operative Beschaffung), Leistungsprüfung, Leistungsabnahme und Vertragsüberwachung (operative Beschaffung) Lieferantenbeziehungen und Lieferantenstammdaten Wichtige Voraussetzung für eine wirtschaftlichen und kundenorientierten ressortübergreifenden Nutzung des/der Beschaffung im Sinne eines Spartenkaufhauses ist ein ressortübergreifend einheitliches Prozessverständnis sowie ein zentraler Zugang/Ansprechpartner für den Kunden (One face to the customer). Seite 16 von

17 Voraussetzung ist dazu die gemeinsame Konzeption eines ressortübergreifenden Geschäftsmodells für die Beschaffung durch ZBSt. inkl. Geschäftsordnung sowie die mögliche Bildung einer -Koordinationsstelle durch interessierte ZBSt. Darauf aufbauend wird wegen der heterogenen IT-Landschaft in den angeschlossenen ZBSt. - eine Portaltechnologie als unterstützende Technologie als sinnvoll und notwendig erachtet. BeschA, BFD Südwest Referat RF 5, BWB Phase 1 Phase 2 BMI, BMF Ressortübergreifender Ansatz Ansprechperson: Björn Bünzow, Bundesministerium des Innern, bjoern.buenzow@bmi.bund.de; Uta Ruge, Bundesministerium der Finanzen, uta.ruge@bmf.bund.de 3. BMVBS 3.1 Personal Ressortinterne Personalgewinnung mit einheitlichem ERP-System Personalbeschaffung/Personalgewinnung Teilprozesse Ausschreiben der Stellen Sichten der Bewerbungen Seite 17 von

18 Das Dienstleistungszentrum für Personalgewinnung und Organisationsangelegenheiten im Geschäftsbereich des BMVBS ( PersOrg) mit Sitz in Aurich befindet sich seit im Wirkbetrieb. Das Pilotprojekt begleitet die letzte Phase des Roll-Outs. Nach Abschluss des Roll-Outs am werden 69 Behörden (einschließlich BMVBS) von arbeitsintensiven Routinearbeiten bei der Abwicklung von Maßnahmen zur Personalgewinnung entlastet. Die administrative Unterstützung des Dienstleistungszentrums umfasst keine Arbeitsprozesse, die die Entscheidungsfindung tangieren. So erfolgt keine Vorauswahl der Bewerberinnen und Bewerber, sondern eine Vorsortierung der Unterlagen nach formalen, vorher festgelegten Kriterien. für Personalgewinnung und Organisationsangelegenheiten im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung bei der Wasser- und Schifffahrtsdirektion Nordwest in Aurich ( PersOrg) BMVBS, PersOrg Ansprechperson: Dana Behrendt, Bundesministerium für Verkehr, Bau und Stadtentwicklung, dana.behrendt@bmvbs.bund.de 4. BMWi 4.1 Personal Personalnebenleistungen Personalnebenleistungen Seite 18 von

19 Teilprozesse Reisekostenabrechnung Bearbeiten und erstatten von Umzugskosten Bearbeitung von Trennungsgeld Das bearbeitet die übertragenen Teilprozesse in eigenem Namen und eigenverantwortlich. Die Bedarfsträger/Behörden sind gegenüber den Beschäftigten des nicht weisungsberechtigt. Das übernimmt auch die Durchführung diesbezüglicher Widerspruchsverfahren sowie das Führen entsprechender Prozesse. Die fachliche Entscheidung über die Notwendigkeit von Dienstreisen (Dienstreisegenehmigung) verbleibt bei den Bedarfsträgern/Behörden, ebenso die Entscheidung über die Abordnung/Versetzung ihrer Beschäftigten und die Zusage einer Umzugskostenvergütung. Das bietet den Behörden darüber hinaus eine Bearbeitung des Gesamtprozesses (von der Reisevorbereitung bis zur Kostenerstattung) an. Bundesnetzagentur (BNetzA) BMWi, BNetzA DZT, RKW Ansprechperson: Sandra Dicken (BMWi), 03018/ , Sylke Kaden (BNetzA), 0228/145040, Personalabrechnung Personalabrechnung Teilprozesse Bearbeiten der Vergütungs- und Besoldungsbelan- Seite 19 von

20 ge Erfassen der Stammdaten für die Entgeltabrechnung Bearbeiten von Pfändungen Unständige Bezüge bearbeiten Entgeltabrechnung durchführen Abrechnungsfolgeaktivitäten durchführen Das bearbeitet die übertragenen Teilprozesse in eigenem Namen und eigenverantwortlich. Die Bedarfsträger/Behörden sind gegenüber den Beschäftigten des nicht weisungsberechtigt. Das übernimmt auch die Klärung von Einwendungen sowie das Führen eventueller Prozesse. Bundesnetzagentur (BNetzA) BMWi, BNetzA RKW, gfai und invest in germany (seit : GTaI) Ansprechperson: Sandra Dicken (BMWi), 03018/ , Sylke Kaden (BNetzA), 0228/145040, Seite 20 von