Handreichung für Operationelle Gruppen zu EIP-Abrechnungsund Verwaltungsfragen in Schleswig-Holstein

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1 Handreichung für Operationelle Gruppen zu EIP-Abrechnungsund Verwaltungsfragen in Schleswig-Holstein Diese Zusammenstellung gibt den Kenntnisstand von Februar 2016 wieder und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Änderungen sind möglich. 1. Angebot und Vergabe (unter Beachtung des 3 VOL/A Arten der Vergabe ) Im Vergaberecht besteht ein Unterschied zwischen öffentlichen und privatrechtlichen Zuwendungsempfängern. Der öffentliche Zuwendungsempfänger hat die Ihm geltenden Vergabevorschriften zu beachten. So ist entsprechend des Vergabewertes die Art der Vergabe zu beachten (z.b. drei Angebote, beschränkte Ausschreibung oder EU weite Ausschreibung, siehe unten und SHVgVO). Der privatrechtliche Zuwendungsempfänger hat im Wesentlichen bei der Vergabe 3 Angebote einzuholen und die Vergabe nachvollziehbar schriftlich festzuhalten. Für Material und Dienstleistungen (z.b. Saatgut, Waage oder Honorare, Hotel) sind grundsätzlich mindestens 3 Angebote einzuholen. Angebots- und Vergabedokumentation erfolgen anhand des vorgesehenen Vordrucks (dieser kann von der Internetseite heruntergeladen werden) Angebot und Vergabe unter Beigabe der dazugehörigen Aufzeichnungen (Ausschreibung, Angebote). Bis zu einem Angebotswert von 500,00 (netto) sind zu beachten: Grundsätzlich sind Direktkäufe unter einem Warenwert unter netto ohne Vergabeverfahren möglich (VOL/A 3 Abs. 6). In diesem Zusammenhang ist der Haushaltsgrundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu berücksichtigen. Insofern gibt es keine eindeutige Rechtsgrundlage für das Einholen von drei Angeboten. Allerdings ist diese Thematik im Zusammenhang mit der Vergabe von Aufträgen seit einiger Zeit verstärkt in den Focus der nationalen und europäischen Prüfinstanzen gerückt. Die Kontrolle derartiger Ausgaben beschränkt sich im Wesentlichen auf die Plausibilität des marktangemessenen Preises. Die Vorschrift nach den Haushaltsgrundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ist in Zweifelsfällen der Hebel, einen entsprechenden, durch den Zuwendungsempfänger zu führenden Nachweis zu fordern. Vor diesem Hintergrund empfiehlt es sich, als Nachweis grundsätzlich Preisrecherchen (Internet, Kataloge, telefonische Anfragen) durchzuführen und die Ergebnisse zu dokumentieren, um das Risiko von Sanktionen, Rückforderungen oder der Kürzung von Zuschüssen zu minimieren. Ab einem Angebotswert von 500,00 (netto) werden 3 schriftliche Angebote benötigt. 1

2 Der Bewilligungszeitraum von drei Jahren ist (Mindest-) Zweckbindungszeitraum. Der Zweckbindungszeitraum ist abhängig von dem beschafften Gut und dessen Abschreibungsdauer! Investitionsgüter können unter Umständen eine längere Abschreibungs- oder Zweckbindungsfrist als die Projektdauer haben! In diesem Fall können Ex-post-Kontrollen erfolgen. Diese sind bei EIP (Projektdauer und Bestand der OG) schwierig durchzuführen. Günstig ist eine Zweckbindung, die der Projektlaufzeit entspricht. Zu jeder Vergabe ist ein Vergabevermerk erforderlich. Der Wirtschaftlichkeitsnachweis ist zu begründen und zu dokumentieren. (Anhang IV, Erläuterungen zur VOL/A, II. Allgemeine Erläuterungen: Der Zuschlag ist auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Bei der Wertung sind alle auftragsbezogenen Umstände (z.b. Preis, technische, funktionsbedingte, gestalterische, ästhetische Gesichtspunkte; Kundendienst; Folgekosten; Lebenszykluskosten) zu berücksichtigen.) Innerhalb einer OG müssen angebotene Dienstleistungen von einem Mitglied der OG nicht ausgeschrieben werden, die Kostenaufstellung muss dann allerdings plausibel und angemessen begründet sein. Ist das wirtschaftlichste Angebot a)nicht das preiswerteste b) gibt es nur einen Anbieter oder c)liegen sonstige Gründe vor, die weniger als drei Angebote rechtfertigen, so ist dies in jedem Fall nachvollziehbar und plausibel zu begründen und zu dokumentieren. Preissteigerungen bzw. größere Abweichungen des vereinbarten Preises vom Angebot sind der Bewilligungsstelle vor Auftragsvergabe zu melden und ggfs. muss diesen zugestimmt werden. Alle Vermerke und Begründungen zur Vergabe müssen mit Datum & Unterschrift vom Lead-Partner versehen sein. 2. Rechnungslegungsgrundlagen Zwingend erforderlich ist die eindeutige Zuordnung der Kosten zu einem spezifischen Projekt. Dies kann in der Adresszeile erfolgen oder auch an anderer Stelle auf der Rechnung. Wichtig ist in jedem Fall der Vermerk: EIP-Projekt: Name des Projektes Das Auftragsdatum ist auf der Rechnung anzugeben. Sollte dies nicht ersichtlich sein, dann muss das Auftragsdatum aus den Vergabeunterlagen zu entnehmen sein. 2

3 Die spezifischen Leistungen (konkrete Bezeichnungen) müssen dem Projekt zuzuordnen sein. Kassenbelege/Quittungen von Direktkäufen müssen mit dem Vermerk: EIP-Projekt Name des Projektes, dem Zweck und Unterschrift versehen sein. Der kostenreduzierende Skontoabzug ist in jedem Fall zu berücksichtigen. Achtung: Einhaltung der Zahlungsfristen! (Eingeräumte Skontobeträge sind nicht förderfähig!) Für die abrechnenden Stellen sind folgende zahlungsbegründende Unterlagen unabdingbar vorgeschrieben: Rechnung (Original) Zahlungsbeleg Nachweis des Zahlungsflusses Lieferschein (wenn vorhanden) Auftrag (Angebot, Vergabe) OG-Mitglieder erstellen weder untereinander noch an LEAD-Partner Rechnungen (die OG ist eine GbR) Hier werden Kostenaufstellungen erstellt, deren Angaben sich auf die zahlungsbegründenden Unterlagen beziehen (z.b. Preisliste Maschinenring) und vom Leadpartner erstattet werden. Erhaltene Rechnungen werden incl. MwSt. abgerechnet (es sei denn man ist vorsteuerabzugsberechtigt) Kostenerstattungen werden ohne zusätzliche MwSt. aufgestellt. 3. Personal Elektronisch übermittelte Rechnungsunterlagen erhalten den Vermerk: Elektronisch übermittelt gilt als Original! Doppelzahlung ausgeschlossen! Datum & Unterschrift Besonderheiten bei Stellenausschreibungen: Für die Einstellung von wissenschaftlichen Hilfskräften sind öffentliche Stellenanzeigen nicht zwingend erforderlich. Aushänge auf Anschlagtafeln oder auf der eigenen Homepage sind ausreichend. Es werden eine Kopie des Aushanges bzw. ein Screenshot der Website und die dazu geführte Dokumentation dem Einstellungsverfahren beigefügt. Einstellungen mit Vorgeschichte sind schlüssig zu begründen. 3

4 Alle anderen Stellenbesetzungen bedürfen einer öffentlichen Stellenausschreibung mit den üblichen Ausschreibungsgrundsätzen. Auch hier gilt es, die bestehende Dokumentation beizufügen. Personalunterlagen für den Auszahlungsantrag - Belege der Personalabteilung zur Abrechnung der Krankenkassenbeiträge, Berufsgenossenschaft etc. - Beleg über den Zahlungsfluss der Gebühren und Beiträge - Berechnung & Aufstellung der Stundenentgelte/Monatsgehälter durch Personalabteilung - Beleg über den Zahlungsfluss der Löhne & Gehälter - Arbeitsverträge im Original - Stundenzettel im Original - neue Tätigkeitsbeschreibungen, die die Mitarbeit im EIP-Projekt beinhaltet - Aufstellung der geleisteten Stunden und der Personalkosten aller Mitarbeiter im jeweiligen Projekt Mitarbeiter, die bei Dienstleistungspauschalen berücksichtigt werden, dürfen nicht bei der Abrechnung erneut mit angeführt werden. Für Mitarbeiter, die zu 100% für EIP eingestellt wurden, gilt der Arbeitsvertrag als Nachweis. Für Mitarbeiter, die anteilig an EIP beschäftigt sind, gelten die Stundenzettel und die neuen Tätigkeitsbeschreibungen, die die Mitarbeit im EIP-Projekt beinhaltet, als Nachweis. 4. Abrechnungsverfahren Es gilt der Grundsatz: KEINE Vorauszahlungen! Zur Erstattung dürfen nur Belege eingereicht werden, bei denen die Leistung zum Zeitpunkt des Auszahlungsantrages bereits nachweislich erbracht und bezahlt worden sind. Es werden grundsätzlich Originalbelege eingereicht mit eindeutigem Zuordnungsmerkmal zu dem Projekt. (EIP-Projekt: Name des Projektes ) Sind Originalbelege gleichzeitig mehreren Projekten zuzuordnen, wird eine Kopie des Beleges dem weiteren Projekt beigefügt mit dem Vermerk, dass sich das Original in der Aufstellung des betreffenden ersten Projektes befindet. 4

5 Werden mehrere Projekte parallel z.b. bei einem Lead-Partner verwaltet und es entstehen Ausgaben, die auf alle Projekte zu gleichen Teilen zu verteilen sind, wird die Ausgabe im Vorwege dem Projekt mit der höchsten Verwaltungspauschale zugeordnet. Dies hat den Hintergrund der übersichtlichen Abrechnung. Hierbei ist eine korrekte Verteilung der gesamten Verwaltungskosten zu beachten. 15% - Verwaltungspauschale (vereinfachte Kosten) Es ist nicht mehr länger erforderlich, jeden Euro einer kofinanzierten Ausgabe zu einzelnen Buchungsbelegen zurückzuverfolgen: dies ist der wichtigste Punkt der vereinfachten Kosten, da er die Verwaltungslast deutlich senkt. Die Anwendung vereinfachter Kosten bedeutet auch, dass die für die Durchführung der ESI-Fonds benötigten Human- und Verwaltungsressourcen in größerem Umfang zur Umsetzung der politischen Ziele eingesetzt werden können, statt für die Sammlung und Überprüfung von Finanzunterlagen. Vereinfachte Kosten tragen auch zu einer ordnungsgemäßeren Inanspruchnahme der Fonds bei (niedrigere Fehlerrate). Gemäß oben beschriebenen Verfahren können Operationelle Gruppen für ihre einzelnen Projekte 15% der Personalkosten (5.1.1 lfd. Ausgaben der Zusammenarbeit der OG) jetzt als tatsächliche Verwaltungspauschale, ohne Nachweis, im Abrechnungsverfahren geltend machen. Die 15 % - Verwaltungspauschale beträgt immer 15% der bereits gezahlten Personalausgaben für die Leitung/Zusammenarbeit der OG (5.1.1) Ausgaben, die die Verwaltungspauschale betreffen (Büroausstattung etc.) können nur in Höhe der halbjährlich angefallenen Summe erstattet werden siehe Beispiel 750,00 (Originalbelege). Die nicht verwendete Restsumme (Bsp. 450,00 ) wird in das nächste Halbjahr übertragen. Beispiel: Personalkosten Durchführung Personalkosten Verwaltung 15% Verwaltungs- Pausch. Verw.- Paus. Verwendet Abrechnung 09/2015 Verw.- Paus. Restbetrag Abrechnung 03/2016 lt. Aufstellung 2.000, ,00 750,00 300,00 450,00 5

6 Mitglieder der OG, wie z.b. Landwirte, Berater, Uni, FH o.a. stellen keine Rechnungen sondern Kostenaufstellungen und reichen sie zur Erstattung beim Lead-Partner ein. Hierfür wird der Vordruck Rechnungsblatt genutzt. Dieser kann von der Internetseite heruntergeladen werden. Ein Anschreiben sowie die Kostenaufstellungen sind dem Rechnungsblatt beizufügen. Das Rechnungsblatt gliedert sich entsprechend der Antragsunterlagen( Kostenplan ) in folgende Punkte: - Personalkosten Verwaltung - Kosten, die der Verwaltungspauschale (15%) zuzuordnen sind - Ausgaben für Öffentlichkeitsarbeit (z.b. Sitzungen, Seminare etc.) - Personalkosten für die Durchführung des Innovationsprojekts - Alle weiteren Ausgaben, die in Verbindung mit dem Innovationsprojekt stehen (Der Datenschutz ist für die Personalkosten in Bezug auf die Abrechnung gegenüber dem Ministerium aufgehoben. Im anderen Falle wären Personalkosten nicht zuzuordnen und könnten nicht gefördert werden.) Auszahlungsanträge und Statusbericht gehen verpflichtend immer zuerst an das Innovationsbüro! Erst nach Vorprüfung, bzw. Sichtung auf Vollständigkeit und korrekte Zusammenstellung gehen die Unterlagen an das MELUR als Auszahlungsstelle. Zusammenfassung Unterlagen Auszahlungsantrag Aufstellung Personalkosten je Projekt (incl. Stundenaufstellung) Arbeitsverträge, Bescheinigungen d. Personalabteilung Kontoauszüge, Zahlungsbestätigungen über gezahlte Gehälter Kontoauszüge, Zahlungsbestätigungen über gezahlte Krankenkassenbeiträge etc. Rechnungsbelege im Original + Kontoauszüge/Zahlungsbestätigungen Rechnungsblatt Auszahlungsantrag Statusbericht 6

7 5. Allgemeines Veränderungen im Projekt müssen direkt und unverzüglich dem Innovationsbüro mitgeteilt werden, damit auf mögliche Anpassungen reagiert werden kann. Die dem Auszahlungsantrag beigefügten Rechnungsblätter und deren aufgeführte Belege sind fortlaufend zu nummerieren. Statusbericht: Enthält Erläuterungen über den aktuellen Stand des Projektes in Bezug zum Geschäftsplan. Was ist passiert? Wo steht das Projekt? Was sind die nächsten Schritte? Ist der Plan eingehalten? Warum eventuell nicht? - Vergangenheit - Gegenwart - Zukunft Vermerke werden mit Datum, Unterschrift und (Laufzeichen) gekennzeichnet. Werden Rechnungen vom Rechnungssteller aufgrund des nachgetragenen Verwendungszwecks erneut in KOPIE gesendet wird das Original beigefügt und zusammen mit der Kopie eingereicht! Publizitätspflicht im Rahmen von EIP- Erstellung von Informationstafeln! Projekte, die mit öffentlichen Geldern gefördert werden, unterliegen der Publizitätspflicht. Mit dem Zuwendungsbescheid sind alle Lead-Partner über die Vorgaben zur Publizität informiert worden.(ein Musterschild sowie weitere Informationen finden Sie auf 7

8 Anhang: Berechnung Jahressonderzahlung Beispiel: Jahressonderzahlung (Weihnachtsgeld) Die Jahressonderzahlung wird anteilig als Jahrespauschale ausgezahlt Jan. Feb. Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mrz Zahlung anteiliges Weihnachtsgeld für 2015 Abrechnung März 2016 Beispielrechnung: 1.000,00 Auszahlung Weihnachtsgeld 2015 (11/2015) 12 (Jan.-Dez.) X 7 (Juni-Dez. Projektlaufzeit) 583,33 ( 100 % Weihnachtsgeld für Projektlaufzeit) 38,7 Std. wöchentliche Arbeitszeit 4,348 Wochenfaktor 38,7 x 4,348 = 168,27 (Std. durchschnittliche monatliche Arbeitszeit) 25,00 (Std. hat ein Mitarbeiter in der Projektlaufzeit in 2015 für ein EIP-Projekt gearbeitet) 25 x ,27 = 14,86% (prozentuale - anteilige Arbeitszeit an einem EIP- Projekt) 14,86 x 583, = 86,68 (anteiliges Weihnachtsgeld - Auszahlungsantrag) 8

9 Für Fragen stehen Ihnen zur Verfügung: Innovationsbüro EIP Agrar Schleswig-Holstein Landwirtschaftskammer Schleswig-Holstein Grüner Kamp Rendsburg Ansprechpartner Carola Ketelhodt Leitung IB Ulrike Duchâteau Assistenz IB Tel: Tel: Mobil: Fax: