Magische Orte: Die Faszination von besonderen Event Locations

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1 Magische Orte: Die Faszination von besonderen Event Locations Was haben eine Klosterkirche am Brenner, ein Gletscher auf Island, die ehemalige Hofküche der Kaiserin Sissi, ein altes herrschaftliches Anwesen auf Mallorca, die Zugspitze und ein Flugzeughangar gemeinsam: Es sind ungewöhnliche Orte mit einer faszinierenden, ja oftmals magischen Ausstrahlung. Magie und Faszination sind elementare Bestandteile der Erfolgsrezeptur eines perfekten, emotionalisierenden und nachhaltig wirkenden Events. Überall auf der Welt gibt es etablierte Eventlocations, sogenannte klassische Eventlocations, die nahezu perfekt ausgestattet sind und sich für fast alle Arten von Veranstaltungen eignen. Fast jede größere Stadt in Europa kann dem interessierten Eventmanager eine Vielzahl von solchen Locations anbieten. Diese Locations werden oftmals professionell gemanagt, liefern auf Zuruf perfekte Informationen (z.b. Größenangaben, Bestuhlungsvarianten, Strom und sonstige Technik etc.) und verfügen über eine etablierte Event Infrastruktur, die die Realisierung eines Events spürbar erleichtern. Diese sogenannten klassischen Eventlocations werden u.a. über Tourismus - Ämter, Cateringunternehmen, Internet (Internetportale) und Special Interest Publikationen (Fachzeitschriften) vorgestellt und präsentiert. Jeder dieser Orte verfügt über eine aussagekräftige Homepage, die die wichtigsten Informationen z.b. über die Art der Location, Größe und Anzahl der Veranstaltungsräume, Technik, Lage, Konditionen und Verträge mit Subdienstleistern wie Technik- oder Catering-Unternehmen vorstellt. Dies liefert in der Konzeptionsphase eine ideale Grundlage, um dem Auftraggeber einen ersten Eindruck zu vermitteln. Selbstverständlich müssen die vorgeschlagenen Locations, zum Event und der Dramaturgie optimal passen und sollten niemals ohne persönliche Vorabbesichtigung präsentiert werden. Das persönliche Inspizieren und Erleben der Location ist eine Grundvoraussetzung für die professionelle Arbeit eines Eventmanagers und klarer Erfolgsfaktor für die Konzeption und Realisation eines schlüssigen Events. Die richtige Location ist von elementarer Bedeutung und muss individuell und passend zur Art des Events ausgesucht werden. Für einen Kongress, eine Pressekonferenz oder einer Tagung sollten Räume gewählt werden, die neutral sind, also nicht durch ein besonderes Ambiente auffallen und ablenken. Dadurch wird die Konzentration und der Fokus der Teilnehmer auf die Inhalte und das Business gewährleistet

2 Bei einer Vielzahl anderer Eventarten, z.b. Events, die die Kommunikation und das Miteinander fördern, Events die emotionalisieren und motivieren sollen, ist die Wahl der Location jedoch völlig frei. Sicherlich fallen beim ersten Durchdenken einer Konzeption die normalen, klassischen Locations auf. Diese sind bei der Planung und der Durchführung z.b. einer Abendveranstaltung relativ einfach zu bespielen. Die vorhandene Infrastruktur, die etablierten Abläufe, die bestehenden Erfahrungswerte und das eingespielte Team vor Ort vermitteln Sicherheit und planbaren Erfolg. Wirklich unvergessliche Erlebnisse und Events allerdings erfordern unvergessliche und ungewöhnliche Orte. Getreu dem Motto: Nichts ist unmöglich sollte der Kreativität freier Raum gelassen werden. Beim Durchdenken der Dramaturgie, des Mottos und der Art des Events sollten idealerweise Veranstaltungsorte in Betracht gezogen werden, die so ungewöhnlich und eindrucksvoll sind, dass sie ad hoc für Gänsehaut und Spannung sorgen und maximal mit der Idee und dem Konzept verschmelzen. Diese Locations, sogenannte Off Locations, besitzen eine eigene unbeschreibliche Magie und unglaubliche Faszination, die jeden dort stattfindenden Event erfolgreich und unvergesslich wirken lassen. (Fast) jeder Ort und jede Location lässt sich für einen Event buchen und (fast) überall lassen sich emotionalisierende Events planen und durchführen. Diese Orte findet man in den seltensten Fällen über die bekannten und gängigen Kanale, hier ist besonderes Geschick gefragt. Empfehlungen von lokal Ansässigen (z.b. Dienstleistern oder Kooperationspartner), Incoming - oder Outdoor Agenturen, Caterer oder auch sogenannten Location Scouts können hier hilfreich unterstützen. Ideal ist der Besuch der Veranstaltungsstadt oder Region, bei dem man persönlich recherchieren kann. Oftmals besitzen die Off Locations so ein einzigartiges Ambiente, das für sich steht und nicht noch durch weitere aufwendige Dekorationen aufgewertet bzw. in Szene gesetzt werden muss

3 Ein paar Punkte jedoch sollten bei der Wahl einer solchen Veranstaltungslocation beachtet werden: 1. Die Lage und Erreichbarkeit: lange Anfahrtswege sind zu vermeiden. 2. Das Worse Case Szenario: sollten die Off Locations in der Natur liegen, muss ein Worse Case Szenario erarbeitet werden. 3. Die Facilties: selbstverständlich müssen die notwendigen Strukturen für menschliche Bedürfnisse ausreichend und in einem Mindeststandard vorhanden sein. 4. Die Off Locations müssen sicher sein und die Umwelt darf nicht geschädigt werden. Wenn die aufgeführten Punkte durchdacht und geplant sind, Ihre Idee stimmig und schlüssig ist, Sie den Mut zu einer besonderen Location besitzen und diesen Ihrem Auftragsgeber vermitteln können, ist Ihnen ein nachhaltiger Erfolg garantiert

4 Die nachfolgenden Beispiele von Off Locations aus der Eventpraxis sollen die Lust (Interesse) an besonderen Orten fördern: A. Kick Off Präsentation einer erfolgreichen Frankfurter Investementbank - Zugspitze Angedacht war die Durchführung des Events in einem Tagungsraum, realisiert wurde sie neben dem Gipfel des Zugspitze in fast 3000 Meter Höhe (Panorama Saal): Wir sind die Besten Wir sind spitze!. Nach der 3 stündigen Präsentation starteten direkt die Sport und Fun Aktivitäten (u.a. Skifahren) - 4 -

5 B. Präsentation eines neuen Albums eines Starviolinisten Raixa Mallorca Für das weltweite Release eines neuen Albums eines Starviolinisten wurde ein besonderer Ort gesucht. Ein herrschaftliches Anwesen in der Nähe Palmas, die Raixa, wurde ausgewählt. Zwei Werke wurden in der Kulisse dieses faszinierenden Anwesens inszeniert und den weltweit geladenen Productmanagern vorgestellt

6 C. Motivationsrede von Reinhold Messner in der Klosterkirche Maria Hilf (1200 m / Nähe Brenner) Nach der offiziellen Tagung einer Brauerei in Innsbruck (Januar) wurden die Teilnehmer mit Jeeps in das 1200 Meter hoch gelegene Kloster Maria Hilf gefahren. Dort erwartete sie ein eindrucksvolles Camp, das zum Verweilen einlud. Die Teilnehmer wurden gebeten in der kleinen Klosterkirche Platz zu nehmen. Hier trat als Überraschungsgast Reinhold Messner auf, der die Zuhörer mit seinen Berichten vom Besteigen der höchsten Berge der Welt elektrisierte und begeisterte

7 D. Puschkin Wodka & MTV George Morell auf den 2 höchsten Gletscher Islands 100 Gewinner einer Szene Promotion Club Tour wurden für ein längeres Wochenende nach Island eingeladen. Höhepunkt war eine Clubparty auf dem zweit-höchsten Gletscher Islands mit dem Star DJ George Morel. Hierfür wurde u. A. von 4 Tiroler Eis-Schnitzern ein 12 Meter hoher Puschkin Bär (Markenzeichen) gebaut. Off Locations waren die Basis der beschriebenen sehr erfolgreichen Events. Nicht zuletzt durch die Wahl der besonderen Orte entstanden unvergessliche Momente und Erlebnisse, die die Marken, die Unternehmen, die Ziele sowie das Wir- und Gemeinschaftsgefühl maximal förderten! Think different! Eisele Communications GmbH Hanauer Landstraße 196a Frankfurt am Main Tel: , Fax: