Vereinbarung über den elektronischen Datenaustausch (EDI) INVOIC Electronic Data Interchange (EDI) INVOIC Agreement

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1 Vereinbarung über den elektronischen Datenaustausch (EDI) INVOIC Electronic Data Interchange (EDI) INVOIC Agreement Gutschriftsverfahren / Credit memo procedure zwischen / between MUSTERLIEFERANT AG, MUSTERSTR. 1, MUSTERHAUSEN, USt-IdNr. DE GLN im Folgenden als "Leistungserbringer" bezeichnet hereinafter referred to as supplier und / and MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH, Ohmstraße 1, Kehl, namens der in der Anlage 1 zu dieser Vereinbarung gelisteten Leistungsempfänger, im Folgenden als Leistungsempfänger" oder gemeinsam mit dem Leistungserbringer als Parteien bezeichnet. in the name of the clients listed in Annex 1 to this Agreement, hereinafter referred to as client or together with the supplier as Parties. Bitte senden Sie den rechtsverbindlich unterzeichneten Vertrag 2-fach an: Please sign duly the issues and send it to us twofold to: MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH, Abteilung EDI Ohmstraße 1, Kehl, / EDI-Vereinbarung-INVOIC/Gutschriftsverfahren - 1 -

2 Vorbemerkungen Die Parteien haben vereinbart, ihre Rechnungsdaten durch elektronischen Datenaustausch (EDI) zu übermitteln. Alle bisher zwischen den Parteien abgeschlossenen EDI- Vereinbarungen INVOIC, betreffend das Gutschriftsverfahren, werden mit Inkrafttreten dieser Vereinbarung gegenstandslos. Diese Vereinbarung dient in seiner Gesamtheit vorwiegend der Erfüllung umsatzsteuerrechtlicher Anforderungen, insbesondere den Regelungen des deutschen Umsatzsteuergesetzes hinsichtlich Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit der Daten sowie der Mehrwertsteuersystemrichtlinie (2006/112/EG). Die Vereinbarung basiert auf der in 14 Abs. 3 UStG zitierten Empfehlung 94/820/EG der Europäischen Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches. Durch die Verwendung der empfohlenen europäischen Mustervereinbarung soll für beide Parteien die Rechtssicherheit gewahrt und ein Aushandeln im Einzelfall vermieden werden. Die Anlage 1 zu dieser Vereinbarung ist wesentlicher Bestandteil dieser Vereinbarung und kann einseitig nur unter den in dieser Vereinbarung normierten Voraussetzungen abgeändert werden. Dies vorausgeschickt, vereinbaren die Parteien das Folgende: Artikel 1 Zielsetzung und Geltungsbereich 1.1 Diese EDI-Vereinbarung legt die rechtlichen Bedingungen und Vorschriften fest, denen die Parteien bei der Abwicklung von Transaktionen mit Hilfe des elektronischen Datenaustausches unterliegen (EDI-Verfahren). Gegenstand dieser EDI-Vereinbarung sind ausschließlich vom Leistungsempfänger erstellte und an den Leistungserbringer versendete EDI-Rechnungen ( Gutschriftsverfahren ). 1.2 Die Vereinbarung besteht ausschließlich aus den nachfolgenden Bestimmungen. 1.3 Sofern die Parteien nicht anderweitig übereinkommen, regeln die Bestimmungen der Vereinbarung nicht die vertraglichen Verpflichtungen, die sich aus den über EDI abgewickelten Transaktionen ergeben. Preliminary remarks The Parties have agreed to transmit their invoice data via electronic data interchange (EDI). All EDI INVOIC agreements concerning credit memo procedures concluded between the parties shall become invalid when this Agreement comes into force. This Agreement in its entirety shall serve principally for compliance with VAT-related requirements, particularly with the provisions of the German VAT Act concerning authenticity of origin and data integrity as well as the VAT System Directive (2006/112/EC). The Agreement is based on the recommendation 94/820/EC of the European Commission of October 19, 1994 quoted in Art. 14 para. 3 of the VAT Act (UStG) regarding the legal aspects of electronic data interchange. With the application of the recommended European standard contract, legal certainty is to be preserved for both parties and ad hoc negotiations are to be avoided. Annex 1 to this Agreement shall form an essential integral part of this Agreement and can only be amended unilaterally under the conditions standardised in this Agreement. This all having been stated, the parties agree upon the following: Article 1 Objectives and field of application 1.1 This EDI Agreement sets out the legal terms and provisions to which the Parties are subject when handling transactions via electronic data interchange (EDI procedure). Object of this EDI agreement are only EDI invoices issued by the client and send to the supplier (credit memo procedure). 1.2 The Agreement shall consist exclusively of the provisions mentioned below. 1.3 Unless the Parties agree otherwise, the provisions of the Agreement shall not govern the contractual obligations resulting from the transactions handled via EDI / EDI-Vereinbarung-INVOIC/Gutschriftsverfahren - 2 -

3 1.4 Die Parteien sind hinsichtlich der Durchführung des EDI-Verfahrens berechtigt, sich Dritten zur Erfüllung ihrer Verpflichtungen zu bedienen, sofern dies der jeweils anderen Partei vorher mitgeteilt wird. Dies entbindet die Parteien nicht von ihren Verpflichtungen. Der Leistungsempfänger wird die MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH (im Folgenden MGP") als konzerneigenen Dienstleister mit der gesamten Abwicklung des EDI-Verfahrens hinsichtlich der Übermittlung von Rechnungsdaten betrauen. Hierzu gehören insbesondere der Empfang und die Verarbeitung der Rechnungsdaten vom Leistungsempfänger sowie die Erstellung und der Versand der EDI- Nachrichten an den Leistungserbringer. Artikel 2 Begriffsbestimmungen 2.1 Für die Vereinbarung werden die nachstehenden Begriffe wie folgt definiert: 1.4 As regards the execution of the EDI-procedure, the Parties shall be entitled to use a third party to fulfil their obligations, if this is communicated to the respective party in advance. This shall not release the parties from their obligations. In respect of the transmission of invoice data, the client will assign MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH (hereinafter called MGP ), as the Group s own service provider, to handle the complete EDI procedure. This shall include especially the receiving and processing of invoice data from the client and creation and forwarding of EDI messages to the supplier. Article 2 Definitions 2.1 For the Agreement the terms mentioned below are defined as follows: 2.2 EDI 2.2 EDI Als elektronischer Datenaustausch wird die elektronische Übertragung kommerzieller und According to the agreed standard for the structuring of an EDI message, electronic data administrativer Daten zwischen Computern nach interchange is defined as the electronic einer vereinbarten Norm zur Strukturierung einer EDI-Nachricht bezeichnet. transmission of commercial and administrative data between or among processors. 2.3 EDI-Nachricht 2.3. EDI message Als EDI-Nachricht wird eine Gruppe von An EDI message is defined as a group of Segmenten bezeichnet, die nach einer segments structured according to an agreed vereinbarten Norm strukturiert, in ein standard, which are put into a computer-readable maschinenlesbares Format gebracht wird und sich automatisch und eindeutig verarbeiten lässt. format and can be processed automatically and clearly. 2.4 EDI-Übertragungsdatei Eine EDI-Übertragungsdatei im Sinne dieser Vereinbarung enthält ausschließlich Rechnungsdaten (INVOIC) und kann aus einem oder mehreren Rechnungsbelegen (EDI- Nachrichten) bestehen. 2.5 UN/EDIFACT (United Nations Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport) Gemäss der Definition durch die UN/ECE (United Nations Economic Commission for Europe - Wirtschaftskommission der Vereinten Nationen für Europa) umfassen die Vorschriften der Vereinten Nationen für den elektronischen Datenaustausch in Verwaltung, Handel, Transport und Verkehr eine Reihe international vereinbarter Normen, Verzeichnisse und Leitlinien für den 2.4 EDI Interchange file An EDI interchange file according to this Agreement contains invoice data (INVOIC) exclusively and may consist of one or more invoices (EDI messages). 2.5 UN/EDIFACT (United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) According to the UN/ECE s definition (United Nations Economic Commission for Europe), the regulations for electronic data interchange in administration, commerce and transport comprise a series of internationally agreed standards, schedules and guidelines for the electronic interchange of structured data, particularly for the exchange between independent, computer-aided / EDI-Vereinbarung-INVOIC/Gutschriftsverfahren - 3 -

4 elektronischen Austausch strukturierter Daten, insbesondere für den Austausch zwischen unabhängigen rechnergestützten Informationssystemen in Verbindung mit dem Waren- und Dienstleistungsverkehr. information systems in connection with the exchange of goods and services. 2.6 Empfangsbestätigung 2.6 Acknowledgement of receipt Als Empfangsbestätigung einer EDI- Referred to as an acknowledgement of receipt of Übertragungsdatei wird das automatisierte an interchange file is the automatic procedure Verfahren bezeichnet, mit dem der Versender bereits systemseitig über den Versand der EDI- Übertragungsdatei eine Bestätigung erhält, dass die EDI-Übertragungsdatei in den Zugriffsbereich with which the Sender, within the system, already when sending the EDI interchange receives confirmation that the EDI interchange file has entered the supplier s access area or the access des Leistungserbringers bzw. dessen area of a third party engaged by the supplier. beauftragten Dritten gelangt ist (Acknowledgement). 2.7 Arbeitstag 2.7 Working day Arbeitstage sind alle Kalendertage mit Ausnahme Working days are all calendar days with the von Samstagen, Sonntagen und den bundesweit exception of Saturdays, Sundays and the national einheitlichen Feiertagen. bank holidays. Artikel 3 Beweiszulässigkeit von EDI-Nachrichten Die Parteien vereinbaren im Rahmen der gegebenenfalls anwendbaren nationalen Rechtsvorschriften, dass im Streitfall die Aufzeichnungen von EDI-Nachrichten, die sie gemäß den Bedingungen dieser Vereinbarung gespeichert haben, vor Gericht zulässig sind und ein Beweismittel für die darin enthaltenen Fakten darstellen, sofern kein gegenteiliger Beweis erbracht wird. Artikel 4 Verarbeitung und Empfangsbestätigung von EDI-Übertragungsdateien 4.1 Die EDI-Übertragungsdateien werden unverzüglich (ohne schuldhaftes Zögern) nach dem Empfang verarbeitet. 4.2 Erhält der Sender nach Versand der EDI- Übertragungsdatei nicht innerhalb einer Frist von 3 Arbeitstagen eine Empfangsbestätigung, kann er nach entsprechender Rücksprache mit dem Leistungserbringer bzw. dessen beauftragten Dritten die EDI-Übertragungsdatei als nichtig behandeln und die EDI-Übertragungsdatei erneut versenden (Wiederherstellungsprozedur). Article 3 Admissibility of EDI messages as evidence Within the scope of the possibly applicable national statutory regulations, the Parties shall agree that in disputes the recording of EDI messages that have been saved according to the terms of this Agreement, shall be admissible in court and shall constitute evidence of facts contained herein, unless proof of the contrary is produced. Article 4 Process and acknowledgement of EDI interchange files 4.1 After receipt, the EDI interchange files shall be processed without delay (without culpable delay). 4.2 If the Sender, after having transmitted the EDI interchange file, does not receive an acknowledgement within 3 working days, he can disregard the EDI interchange file after appropriate consultation with the supplier or a third party engaged by the supplier and can retransmit the EDI interchange file (retrieval procedure) / EDI-Vereinbarung-INVOIC/Gutschriftsverfahren - 4 -

5 Artikel 5 Sicherheit von EDI-Nachrichten/ -Übertragungsdateien 5.1 Die Parteien verpflichten sich, Sicherheitsverfahren und -maßnahmen durchzuführen und aufrechtzuerhalten, um EDI- Übertragungsdateien vor unbefugtem Zugriff, Veränderungen, Verzögerung, Zerstörung oder Verlust zu schützen. 5.2 Zu den Sicherheitsverfahren und -maßnahmen gehören die Überprüfung des Ursprungs, die Überprüfung der Integrität, die Nichtabstreitbarkeit von Ursprung sowie die Gewährleistung der Vertraulichkeit, die dem Vertraulichkeitsgrad einer Papierrechnung (keine Verschlüsselung notwendig) entspricht, von EDI- Nachrichten und Übertragungsdateien. Die Parteien und die beauftragten Dritten gem. Abs. 1.4 gewährleisten, dass die im Rahmen dieser Vereinbarung übermittelten EDI- Nachrichten/-Übertragungsdateien mit ihren Informationen als vertraulich behandelt und weder an unbefugte Personen weitergegeben oder gesendet, noch zu anderen als von den Parteien vorgesehenen Zwecken verwendet werden. Sicherheitsverfahren und -maßnahmen zur Überprüfung des Ursprungs und der Integrität, um den Sender einer EDI-Nachricht/- Übertragungsdatei zu identifizieren und sicherzustellen, dass jede empfangene EDI- Nachricht/-Übertragungsdatei vollständig ist und nicht verstümmelt wurde, sind für alle Nachrichten und Übertragungsdateien obligatorisch. 5.3 Führen die Sicherheitsverfahren und - maßnahmen zur Zurückweisung einer EDI- Nachricht/-Übertragungsdatei oder zur Entdeckung eines Fehlers in einer Nachricht/Übertragungsdatei, informiert der Leistungserbringer bzw. dessen beauftragter Dritter den Sender unverzüglich darüber. Hinsichtlich der Rechtsfolgen wird auf Artikel 10 verwiesen. Artikel 6 Aufbewahrungspflichten und Protokollierung 6.1 Der Leistungserbringer speichert ein chronologisches Protokoll aller im Rahmen des EDI-Verfahrens nach Zugang der EDI- Article 5 Security of EDI messages/interchange files 5.1 The Parties shall undertake to carry out and maintain security procedures and measures to protect EDI interchange files against unauthorized access, changes, delays and deletion or loss. 5.2 The safety procedures and measures shall include the checking of origin and integrity, incontestability of origin as well as the ensuring of confidentiality of EDI messages/interchange files corresponding to the confidentiality level of an invoice in paper form (no encryption necessary). The Parties and possible third parties acting on their behalf according to Item 1.4 shall ensure that the EDI messages/interchange files transmitted together with their information are treated as confidential and shall neither pass them on nor send them to unauthorized persons nor use them for purposes other than those intended by the Parties. Security procedures and measures for checking the origin and the integrity, to identify the sender of an EDI message/interchange file and to ensure that each EDI message/interchange received is complete and not defective shall be mandatory for all messages and interchange files. 5.3 If security procedures and measures result in EDI messages/interchanges being rejected or becoming error-affected, the supplier or a third party engaged by the supplier shall inform the Sender without delay. Concerning the legal consequences reference is made to Article 10. Article 6 Obligations of preservation and logging 6.1 After receipt of a defective EDI interchange file/message resulting in its rejection, the supplier will create a log-file containing all of the errors / EDI-Vereinbarung-INVOIC/Gutschriftsverfahren - 5 -

6 Übertragungsdatei/-nachricht festgestellten Fehler, die zur Nichtverarbeitung der EDI- Übertragungsdatei/-nachricht führt, für die Dauer der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten als aufbewahrungspflichtige Unterlage. 6.2 Die Parteien stellen sicher, dass Fehlerprotokolle gemäß 6.1 zugänglich sind und bei Bedarf in einer lesbaren Form reproduziert und gedruckt werden können. Betriebseinrichtungen, die hierzu erforderlich sind, müssen bereitgehalten werden. 6.3 Leistungserbringer und Leistungsempfänger werden zudem die ihnen gesetzlich obliegenden Aufbewahrungspflichten erfüllen und der jeweils anderen Partei die aufbewahrten Unterlagen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit zur Verfügung stellen, sofern und soweit dies gegenüber einem prüfenden Dritten zum Nachweis der Integrität und Authentizität der übermittelten Daten und des zwischen den Parteien praktizierten Verfahrens erforderlich ist. Artikel 7 Betriebsanforderungen für EDI 7.1 Die Parteien verpflichten sich, das für die Bestimmungen dieser Vereinbarung erforderliche EDI-Betriebsumfeld bereitzustellen und zu warten, wobei unter anderem folgende Bedingungen zu beachten sind: Betriebseinrichtungen Die Parteien stellen die für die Übertragung, den Empfang, die Lesbarmachung, Aufzeichnung und Speicherung von Nachrichten erforderlichen Einrichtungen, Software-Programme und Dienstleistungen bereit und warten sie. EDI-Nachrichtennormen Alle EDI-Nachrichten werden in Übereinstimmung mit den von der Wirtschaftskommission der Vereinten Nationen für Europa (UN/ECE-WP4) gebilligten UN/EDIFACT-Normen, -Empfehlungen und -Verfahren sowie nach europäischen Normen übertragen. Codes Datenelement-Codelisten, auf die in EDI- Nachrichten verwiesen wird, umfassen UN/EDIFACT-Codelisten, als internationale ISO- Normen herausgegebene internationale Codelisten sowie UN/ECE- und andere offiziell veröffentlichten Codelisten. detected and store it for the period required under commercial and tax legislation as a document subject to the obligation to preserve. 6.2 The Parties shall ensure that error protocols according to 6.1 are accessible without problems and as required can be reproduced and printed in a legible form. Operational equipment necessary for that purpose shall have to be kept ready. 6.3 The supplier and the client shall additionally meet the obligations of preservation and place the documents stored at the disposal of the respective other party as far as this is necessary for the verification, in relation to an examining third party, of data integrity and authenticity of origin of the data transmitted and of the procedure practised between the Parties. Article 7 Operating requirements for EDI 7.1 The Parties shall undertake to provide and maintain the EDI-operational environment necessary for the provisions of this Agreement, among other things the following having to be considered: Operational equipment The Parties shall provide and maintain the necessary equipment, software programs and services for the transmission, receipt, legibility, recording and saving of messages. EDI message standards All EDI messages shall be transmitted in accordance with the standards, recommendations and procedures approved by the Economic Commission of the United Nations for Europe (UN/ECE-WP4) and according to European standards. Codes Data element code lists, to which reference is made in EDI messages, comprise UN/EDIFACT code lists, international code lists published as international ISO standards as well as UN/ECE and other officially published code lists / EDI-Vereinbarung-INVOIC/Gutschriftsverfahren - 6 -

7 Stehen solche Codelisten nicht zur Verfügung, werden bevorzugt Codelisten verwendet, die veröffentlicht wurden, fortgeschrieben werden und Entsprechungen zu anderen Codiersystemen aufweisen. Artikel 8 Ergänzende Maßnahmen zur Gewährleistung der Echtheit der Herkunft Der Leistungserbringer ist verpflichtet, die ihm übermittelten Daten mit den Informationen seiner Stammdatenbank abzugleichen und eine Verarbeitung der EDI-Übertragungsdatei nur bei vollständiger inhaltlicher und formeller Übereinstimmung vorzunehmen. Andernfalls ist nach Artikel 10 zu verfahren. Insbesondere zur Gewährleistung der Echtheit der Herkunft der Daten verpflichtet sich der Leistungsempfänger bzw. sein von ihm beauftragter Dritter zur Verwendung und der Leistungserbringer bzw. sein von ihm beauftragter Dritter zur Prüfung der in den entsprechenden Segmenten des UN/EDIFACT Standards vorgesehenen Kennungen. Dabei sind vom Versender kumulativ immer folgende Identifikationsmerkmale zu verwenden: die dem Leistungserbringer bzw. seines beauftragten Dritten von GS1 zugeteilte GLN im Segment UNB; die dem Leistungserbringer von GS1 zugeteilte GLN im NAD-Segment; die dem Leistungserbringer von der Finanzbehörde vergebene Umsatzsteuerldentifikationsnummer (USt-ID) im Segment RFF+VA oder die Steuernummer im Segment RFF+FC. Sofern sich die Identifikationsmerkmale (GLN und/oder USt-ID/Steuernummer) oder die persönlichen Stammdaten des Leistungserbringers ändern, hat der Leistungserbringer dafür Sorge zu tragen, dass der Leistungsempfänger unverzüglich, spätestens jedoch zwei Wochen vor Wirksamwerden der Änderung schriftlich von der Veränderung in Kenntnis gesetzt wird. Der Leistungsempfänger wird dem Leistungserbringer die Abänderung seiner Stammdaten bestätigen (Abänderungsmitteilung). Erst mit Erhalt der Abänderungsmitteilung dürfen die geänderten Identifikationsmerkmale verwendet werden. Die Verwendung der bisherigen Identifikationsmerkmale führt ab diesem Zeitpunkt zur Fehlermeldung an den Leistungsempfänger und Nichtverarbeitung (vgl. Artikel 10). If such code lists are not at hand, the use of code lists which have been published and updated and show analogies to other coding systems shall be preferred. Article 8 Additional measures for ensuring the authenticity of the origin The supplier shall be obliged to compare the transmitted data with the information from his master database and to prepare the process of the EDI interchange file only if the data completely match in their form and contents. Otherwise Article 10 shall apply. In particular to ensure the authenticity of the origin of data, the supplier or a third party engaged by the client shall undertake to use the identifiers provided and the supplier shall undertake to check the standards in the respective segments of the UN/EDIFACT standards. In this case, the Sender shall always use the following identifying features: The GLN in segment UNB_0004 assigned by GS1 to the supplier or third party engaged; The GLN in NAD segment assigned by GS1 to the supplier; The VAT identification number (VAT ID) in segment RFF+VA assigned by the fiscal authorities to the supplier or the fiscal number in segment RFF+FC. If the identification features (GLN and/or VAT ID/fiscal number) or the personal master data of of the supplier change, the supplier shall inform the client about this change without undue delay in written form, but no later than two weeks before the change takes effect. The client shall confirm the change in his master data (change notice) visà-vis the supplier. Only upon receipt of the change notice can the changed identification features be used. From that point in time, the use of the previous identification features will lead to failure notices to the client and to the nonprocessing of the data (cf. Article 10) / EDI-Vereinbarung-INVOIC/Gutschriftsverfahren - 7 -

8 Artikel 9 Ergänzende Maßnahmen zur Gewährleistung der Unversehrtheit der Daten Die Parteien vereinbaren zur Übertragung der EDI-Nachrichten ausschließlich einen UN/EDIFACT-Standard. Der Leistungsempfänger gewährleistet alle in Anlage 1 genannten EANCOM-Versionen empfangen und verarbeiten zu können. Der Versender verpflichtet sich, in jeder EDI-Nachricht die jeweils verwendete EANCOM-Version anzugeben. Bevor die Parteien das EDI-Verfahren im Produktionsbetrieb aufnehmen und die übermittelten Daten bindenden Charakter haben (Produktivphase), werden die Parteien die Übermittlung von EDI-Nachrichten zunächst umfangreich testen (Testphase). Auch bereits während der Testphase werden die Parteien Echtdaten nutzen, diese aber im UNB-Segment als Testdaten kenntlich machen. Der Versender ist dafür verantwortlich, dass die in der Testphase verwendeten Echtdaten als Testdaten bezeichnet sind. Der Leistungserbringer wird systemseitig und organisatorisch sicherstellen, dass die zu Testzwecken übermittelten Daten verarbeitet, aber keinesfalls wie Echtdaten in der Produktivphase behandelt werden. Der Leistungsempfänger bzw. sein beauftragter Dritter ist verpflichtet, die im jeweiligen UN/EDIFACT-Standard und die in der Anlage 1 vorgegebenen Kern-Datenfelder auszufüllen. Der Leistungserbringer wird dies überprüfen. Zudem wird der Leistungserbringer die Plausibilität der einzelnen Informationen in den Kern-Datenfelder untereinander und gegenüber den Stammdaten überprüfen (Plausibilitätsprüfung). Bestandteil der Plausibilitätsprüfung ist die Überprüfung der empfangenen EDI-Nachricht auf ihre rechnerische Richtigkeit, die richtige Umsatzsteuer zum angegebenen Umsatzsteuersatz und die gesetzlich geforderten Pflichtangaben für Rechnungen. Der Leistungsempfänger bzw. sein beauftragter Dritter gewährleistet, dass ohne Fehlermeldung des Leistungserbringers keine EDI-Nachricht doppelt versandt wird. Der Leistungserbringer wird anhand der GLN des Leistungsempfängers, Rechnungsnummer, Rechnungsanschrift, Belegart (Rechnung oder Gutschrift) und dem Rechnungsdatum zudem durch einen Abgleich der empfangenen EDI- Nachricht mit bereits vorhandenen Daten sicherstellen, dass keine EDI-Nachricht mehrfach verarbeitet wird. Article 9 Additional measures for ensuring the data integrity The Parties shall exclusively agree upon a UN/EDIFACT standard for the transmission of the EDI messages. The client shall ensure the ability to receive and process of all EANCOM versions named in Annex 1. The Sender shall undertake to indicate the EANCOM version used in every EDI message. Before the parties start production of the EDI procedure and the transmitted data become binding (production phase), the parties shall first thoroughly check the transmission of EDI messages (testing phase). During the testing phase, the parties shall already use authentic data, but mark them as testing data in the UNB segment. The Sender shall be responsible for ensuring that the authentic data used are referred to as testing data during the testing phase. The supplier shall ensure by system-related and organisational means that the data transmitted for testing purposes are processed but in no way treated as authentic data during the testing phase. The client or a third party acting on his behalf shall be obliged to fill in the core data fields given in the respective UN/EDIFACT standard and in Annex 1 and the supplier will check this. Further, the supplier will check the plausibility of individual items of information in the core data fields against each other and compare them with the master data (plausibility check). An integral part of the plausibility check is the checking of the EDI message received, to see if calculations are correct, if the correct VAT at the indicated VAT tax rate and the mandatory statutory details for invoices have been used. The client or a third party acting on his behalf shall ensure that no EDI message is sent twice without failure notice on the part of the supplier. The supplier shall ensure on the basis of the GLN of the client, invoice number, billing address, type of voucher (invoice or credit note), the billing date and a comparison of the EDI message received and the data already available, that no multiple processing of an EDI message is carried out / EDI-Vereinbarung-INVOIC/Gutschriftsverfahren - 8 -

9 Artikel 10 Fehlerprozedere 10.1 Sofern in den Verfahren zur Gewährleistung der Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit der Daten bereits ein Fehler festgestellt wird, führt dies zur Nichtverarbeitung der gesamten EDI- Übertragungsdatei Sofern ein Fehler einzelne Rechnungsbelege (EDI-Nachrichten) in der EDI-Übertragungsdatei betrifft, führt die Feststellung eines Fehlers mindestens zur Nichtbearbeitung der jeweils fehlerhaften Rechnungsbelege; fehlerfreie Rechnungsbelege können hingegen verarbeitet werden Die festgestellten Fehler werden vom Leistungserbringer in einem Fehlerprotokoll (gemäß 6.1) dokumentiert. Dem Versender wird der festgestellte Fehler und die Nichtverarbeitung unverzüglich durch die Übermittlung des Fehlerprotokolls mitgeteilt. Artikel 11 Haftung 11.1 Eine Haftung der Parteien und der von ihnen nach Ziffer 1.4 beauftragen Dritten, die sich im Zusammenhang mit dieser Vereinbarung ergeben könnte, ist mit Ausnahme der Gewährleistung des Fehlerprozederes nach Artikel 10 sowie vorbehaltlich der nachfolgenden Regelungen ausgeschlossen Der Haftungsausschluss nach Ziffer 11.1 gilt nicht für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer fahrlässigen Pflichtverletzung der jeweils anderen Partei oder auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Pflichtverletzung eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen der jeweiligen Partei beruhen Zudem findet der Haftungsausschluss nach Ziffer 11.1 keine Anwendung auf sonstige Schäden, die auf einer grob fahrlässigen Pflichtverletzung der jeweils anderen Partei oder auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen der jeweiligen Partei beruhen. Article 10 Error procedure 10.1 If an error is already detected in the procedures for ensuring the authenticity of the origin and the data integrity, this leads to the non-processing of the individual EDI interchange If the error only concerns individual vouchers (EDI messages) in the EDI interchange, the detection of an error shall at least lead to non-processing in the respective vouchers; on the other hand errorfree vouchers may be processed The detected errors shall be documented in an error protocol (according to 6.1) by the supplier. The Sender shall be informed about the detected error and the non-processing by the transmission of the error protocol. Article 11 Liability 11.1 Liability on the part of the Parties and the third party engaged named in Item 1.4, which could result in connection with this Agreement, shall be excluded save for the warranty of error handling according to Article 10 and the regulations mentioned below The exclusion of liability pursuant to Item 11.1 shall not apply to other damage/loss/injury in the form of injury to life and limb and impairment of health based on a negligent breach of duty by the other party or on a deliberate or negligent breach of duty by a legal representative or assistant/vicarious agent of the party Further, the exclusion of liability pursuant to para shall not apply to other damage/loss/injury resulting from a negligent breach of duty by the other party or from a deliberate or negligent breach of duty by a legal representative or an assistant/vicarious agent of the respective party / EDI-Vereinbarung-INVOIC/Gutschriftsverfahren - 9 -

10 11.4 Wird der Vorsteuerabzug von der Finanzverwaltung nicht anerkannt, weil der Leistungserbringer seiner Pflicht aus Artikel 8, eine Änderung der Identifikationsmerkmale (GLN und/oder USt-ID/Steuernummer) oder eine Änderung der persönlichen Stammdaten des Leistungserbringers rechtzeitig zu übermitteln, nicht nachkommt, hat der Leistungserbringer dem Leistungsempfänger den nicht anerkannten Vorsteuerabzug und die von der Finanzverwaltung in der Sache bestandskräftig geltend gemachten Zinsansprüche zu erstatten. Die Erstattungspflicht für den Vorsteuerabzug kann der Leistungserbringer nachträglich abwenden indem er die geänderten Identifikationsmerkmale/Stammdaten an den Leistungsempfänger übermittelt, sodass dieser eine den umsatzsteuerlichen Anforderungen genügende Gutschrift erstellen kann. Alternativ kann der Leistungserbringer eine den umsatzsteuerlichen Anforderungen genügende Rechnung ausstellen, sofern der Leistungsempfänger dem vorher zustimmt und gleichzeitig auf den Versand einer korrigierten Gutschrift verzichtet. Durch die Zustimmung, die auch durch eine Abstimmung konkludent erteilt werden kann, soll verhindert werden, dass nach Korrektur der Identifikationsmerkmale über den selben Rechnungsgegenstand sowohl eine Rechnung als auch eine Gutschrift erteilt werden. Artikel 12 Gerichtsstand Für Streitigkeiten, die sich aus dieser Vereinbarung ergeben, gilt Kehl als ausschließlicher Gerichtsstand. Artikel 13 Anwendbares Recht Auf diese Vereinbarung findet ausschließlich deutsches Recht Anwendung. Die deutsche Fassung ist im Zweifel gegenüber der englischen Fassung maßgebend. Artikel 14 Inkrafttreten, Änderungen, Dauer und Teilnichtigkeit 11.4 Should an input tax deduction not be accepted by the tax authorities because the supplier fails to communicate a change of his identification features (GLN and/or VAT ID/fiscal number) or his personal master data in due time the supplier shall have to refund to the client the input tax deduction as well as any possible non-appealable interest claimed by the tax authorities. The supplier can subsequently avert the refund obligation for the input tax deduction by transmitting the corrected criteria of identification/master data to the client who then will present a credit note fulfilling the legal VAT requirements. Another possibility is the presentation of an invoice fulfilling the legal requirements by the supplier, provided the client has agreed to this before and himself forbears from sending a corrected credit note. The purpose of this affirmation, which may be given on a permanent basis by mutual agreement, is to forestall creation of an invoice as well as a credit note on the same subject in the process. Article 12 Jurisdiction For disputes resulting from this Agreement, Kehl shall be the exclusive venue. Article 13 Applicable law This Agreement shall be governed by German law. In case of doubts, the German version shall take priority to the English version. Article 14 Coming into force, amendments, duration and separability clause 14.1 Inkrafttreten 14.1 Coming into force Die Vereinbarung tritt mit dem Datum der The Agreement shall come into force on the date Unterzeichnung durch die Parteien in Kraft. on which the Parties sign Änderungen 14.2 Amendments Bei Bedarf werden von den Parteien schriftlich As required, additional or alternative provisions vereinbarte zusätzliche oder alternative agreed in writing by the Parties for the Agreement / EDI-Vereinbarung-INVOIC/Gutschriftsverfahren

11 Bestimmungen zu der Vereinbarung ab dem Zeitpunkt ihrer Unterzeichnung als Teil der Vereinbarung betrachtet. Sollte sich aufgrund einer Gesetzesänderung, höchstrichterlicher Rechtsprechung, geänderter Auffassungen der Finanzverwaltung oder einer Abweichung der bisherigen Empfehlung der europäischen Kommission ein begründeter Änderungsbedarf ergeben, kann jede Partei eine Anpassung dieser Vereinbarung verlangen. Ein begründeter Änderungsbedarf besteht, wenn objektiv die Gesetzesänderung, höchstrichterliche Rechtsprechung, geänderte Auffassung der Finanzverwaltung oder Abweichung der bisherigen Empfehlung der europäischen Kommission zu einer (teilweisen) Unwirksamkeit einer Regelung in der EDI-Vereinbarung führt oder sich daraus eine Regelungslücke ergibt. Auf die Zumutbarkeit kommt es nicht an. Dies gilt insbesondere dann, wenn durch die vorbezeichneten Änderungen der Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger gefährdet werden könnte. Eine einseitige Änderung der in diese Vereinbarung einbezogenen Anlage 1 ist zulässig, sofern shall be considered part of the Agreement from the point in time of their being signed. Should there arise a justified request for adjustments due to a change in the law, supreme court practice, changed opinions of the fiscal authorities or deviation from the previous recommendation by the European Commission, either party can request an adjustment to this Agreement. A justified request for amendments shall be deemed to exist particularly if, objectively the change in the law, supreme court practice, changed opinions of the fiscal authorities or deviation from the previous recommendation by the European Commission lead to (partial) ineffectiveness of a provision in the EDI Agreement or results in a gap in the provisions. It shall not depend on the extent to which the adjustment is economically reasonable and equitable. This shall apply in particular if due to the afore-mentioned changes the input tax deduction for the client could be at risk. A unilateral amendment to Annex 1 which is an integral part of this Agreement shall be admissible provided that vom Leistungsempfänger eine neue EANCOM-Version verarbeitet oder eine bisher in der Anlage 1 genannte EANCOM- Version nicht mehr verarbeitet werden kann oder a new EANCOM version can be processed by the client or an EANCOM version previously mentioned in Annex 1 cannot be processed any more or sich die in der Anlage 1 bezeichneten Leistungsempfänger ändern oder the clients mentioned in Annex 1 are changed or die in der Anlage 1 bezeichneten Kern- Datenfelder seitens des Leistungsempfängers oder MGP geändert werden. the core data fields mentioned in Annex 1 are changed by the client or MGP. Der Leistungsempfänger oder MGP werden den Leistenden mindestens zwei Wochen vor der Änderung in Textform informieren und ihm gleichzeitig die gesamte neue Anlage 1 übermitteln (Änderungsmitteilung). Die Änderung tritt zu dem in der Änderungsmitteilung genannten Zeitpunkt in Kraft und ersetzt dann als Bestandteil dieser Vereinbarung die bis zu diesem Zeitpunkt gültige Anlage 1 (Änderungszeitpunkt), sofern der Leistungserbringer nicht innerhalb von zwei Wochen ab Zugang der Änderungsmitteilung der Änderung gegenüber MGP in Textform widerspricht. Wird der Änderung widersprochen, werden die Parteien gemeinsam die Fortsetzung The client or MGP shall inform the provider in text form at least 2 weeks before the amendment and will transmit at the same time a complete new Annex 1 (amendment notice). The amendment shall come into force at the point in time at which the notice has been given and shall replace, as part of this Agreement, Annex 1 which had been applicable up to this point in time (point in time of amendment), to the extent that the supplier does not revoke the notice to MGP in text form within 2 weeks after having received the notice of amendment. If the amendment is opposed, the Parties shall consider together whether the Agreement shall be continued or not / EDI-Vereinbarung-INVOIC/Gutschriftsverfahren

12 der Vereinbarung prüfen. Wird hierbei keine Einigung erzielt, steht jeder Partei das Recht zur außerordentlichen Kündigung zu. If no agreement is reached, the party shall have the right of termination for exceptional reasons Dauer 14.3 Duration Jede Partei kann die unbefristete Vereinbarung Either party can terminate the Agreement which mit einer Kündigungsfrist von sechs Monaten zum was concluded for an indefinite period with a Ende eines Kalenderjahres kündigen. period of notice of 6 months to the end of a calendar year. Bei Vorliegen eines wichtigen Grundes, kann jede Partei die Vereinbarung außerordentlich kündigen. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn die andere Partei gegen wesentliche oder wiederholt gegen Regelungen dieser Vereinbarung verstößt. Eine Kündigung der Vereinbarung wirkt sich nur auf Transaktionen nach diesem Datum aus. Ungeachtet einer Kündigung bestehen die in den Artikeln 5 (Sicherheit), Artikel 6 (Aufbewahrung/Protokollierung) und Artikel 10, Ziffer 10.3 (Aufbewahrung/Protokollierung) genannten Rechte und Pflichten der Parteien auch nach der Kündigung fort. Die Kündigung bedarf der Schriftform. If there is an important reason, either party can terminate the Agreement without notice. An important reason shall in particular be deemed to exist, if the other party violates essential provisions or repeatedly violates the provisions set out in the Agreement. A termination of the Agreement shall affect only transactions after this date. Notwithstanding termination, the rights and obligations of the Parties mentioned in Articles 5 (Security), 6 (Obligations of preservation/logging) and 10, Item 10.3 (Obligations of preservation/logging) shall continue to apply after termination. Notice of termination shall require to be given in writing Teilnichtigkeit 14.4 Separability clause Sollte eine Bestimmung dieser Vereinbarung Should any provision of this Agreement be or unwirksam oder undurchführbar sein oder become ineffective or unfeasible, the werden, so berührt dies die Wirksamkeit der Vereinbarung im Übrigen nicht. Die Regelung des 139 BGB wird ausdrücklich abbedungen. effectiveness of the Agreement shall otherwise remain unaffected. The provision of Art. 139 of the German Civil Code (BGB) is expressly waived Formerfordernisse Änderungen dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform, dies gilt auch für das Schriftformerfordernis, abweichend davon reicht für Ergänzungen oder Änderungen der in Bezug genommenen Anlagen die Textform aus Formal requirements Any amendments to Agreement shall require to be made in written form, this shall also apply to the requirement of the written form. For additions or amendments to the annexes referred to, text form (e.g. ) shall be sufficient. Datum/Date: Leistungserbringer / Supplier MUSTERLIEFERANT AG Leistungsempfänger / Client MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH / EDI-Vereinbarung-INVOIC/Gutschriftsverfahren

13 A n l a ge 1 z u r V e r e i n b a r u n g ü b e r d e n Elektronischen Datenaustausch (EDI) INVOIC Gutschriftsverfahren A n n e x 1 o f Electronic Data Interchange (EDI) INVOIC Agreement Credit memo procedure GLN Ohmstraße 1, Kehl Postal Address: Kehl Phone: +49 (0) / EDI-Vereinbarung-INVOIC/Gutschriftsverfahren Anlage 1

14 Anlage 1 zur EDI-Vereinbarung INVOIC/Gutschriftsverfahren Annex 1 of EDI Agreement INVOIC/Credit Memo Procedure 1 Vorbemerkungen / Preliminary Remarks Als Bestandteil der Vereinbarung über elektronischen Datenaustausch (EDI) INVOIC tritt diese Anlage 1 zum gleichen Zeitpunkt in Kraft und bleibt bis zu ihrer Aufhebung durch eine neue Anlage 1 wirksam. Bei Änderungen wird jeder Vertragspartner rechtzeitig informiert und es wird ihm die jeweils aktuelle Anlage übermittelt. Zudem wird von MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH (im Folgenden MGP ) im Internet die jeweils aktuelle Version unter veröffentlicht. Zu inhaltlichen Fragen dieses Dokuments wenden Sie sich bitte direkt an die EDI-Abteilung MGP. edi@metro-mgp.com As part of the electronic data interchange (ÉDI) INVOIC agreement this annex 1 enters into force at the same time and remains valid until replaced by a new annex 1. In case of changes each party will be informed in time and the respective current annex will be provided. Additionally MGP METRO GROUP ACCOUNT PROCESSING GmbH (hereinafter called MGP ) will publish the respective current version at For enquiries regarding the content of this document please contact directly EDI department MGP. edi@metro-mgp.com 2 EDI Standards MGP unterstützt aktuell folgende EDI-Standards für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch: MGP currently supports following EDI standards: EDIFACT Subset EANCOM 97 (D.96A), message type INVOIC Andere EDIFACT-Subsets oder -Versionen werden nicht unterstützt. Die verwendbaren Segmente, Datenelementgruppen und Datenelemente und deren Format/Inhalt richten sich nach den EDI- Anwendungsempfehlungen von GS1 Germany Any other EDIFACT subsets are not supported. Usable segments, data element groups and data elements and their format and content comply with the EDI implementation guidelines of GS1 Germany. 3 Leistungsempfänger / Recipients of Services Auflistung der relevanten Gesellschaften der METRO GROUP (werden im Segment NAD+II genannt) Companies of METRO GROUP concerned (to be inserted into segment NAD+II) GLN Name USt-IdNr / VAT Id GALERIA KAUFHOF GMBH DE SPORTARENA GMBH DE / EDI-Vereinbarung-INVOIC/Gutschriftsverfahren Anlage 1 A 1

15 Anlage 1 zur EDI-Vereinbarung INVOIC/Gutschriftsverfahren Annex 1 of EDI Agreement INVOIC/Credit Memo Procedure 4 Kern-Datenfelder / Core Data Fields Die folgenden Segmente und Datenelemente werden vom Leistungserbringer bei Dateneingang zur Prüfung der Authentizität des Datenabsenders und der Integrität der EDI-Nachricht herangezogen und müssen in jeder EDI-Datei vorhanden sein. Darüber hinaus gibt es weitere EDI-technische oder betriebsbedingte Pflichtfelder die in den EDI- Richtlinien INVOIC der MGP ausführlich beschrieben sind. The following segments and data elements are used to check the authenticity of the data sender and integrity of the EDI message and must be available in each EDI interchange file. In addition there are further EDI mandatory data fields described in detail in the EDI guidelines INVOIC of MGP. These are required for technical or operational reasons. Feldbezeichnungen / Data field description Dateianfang / Begin of file 1 GLN Datenabsender GLN of data sender 2 GLN Datenempfänger GLN of data recipient 3 Datei-Erstellungsdatum File creation date 4 Datenaustausch-Referenz-Nr. Interchange reference number Kopfteil der Rechnung / Message header 5 Nachrichten-Referenz-Nr. Message reference number 6 Nachrichtentyp Message type 7 Release und Version Release and version 8 Belegart und Beleg-Nr. Document name, coded and invoice number 9 Belegdatum Date of invoice 10 Liefer-/Leistungsdatum Delivery date/date of service provision 11 GLN Rechnungssteller (Leistungsempfänger) GLN of supplier/issuer of invoice 12 GLN Rechnungsempfänger (Leistungserbringer) GLN of buyer/invoice recipient 13 USt-IdNr. des Leistungserbringers VAT registration number 14 GLN Lieferanschrift/Warenempfänger GLN of delivery party Nachrichtenende / End of message 15 Anzahl enthaltener Segmente Number of segments in a message 16 Nachrichten-Referenz-Nr. Message reference number Dateiende/ End of file 17 Anzahl enthaltener Nachrichten Number of messages in an interchange 18 Datenautausch-Referenz-Nr. Interchange reference number Beispiel / Sample EANCOM 97 UNB+ UNB+UNOC: : : : EANCOM' UNH+ UNH INVOIC:D:96A:UN:EAN008' BGM+383:::KONSIGNATION ' DTM+137: :102' DTM+35: :102' SG2-NAD+II ::9' SG2-NAD+IV ::9' SG3-RFF+VA:DE ' SG2-NAD+DP ::9 UNT+ UNT ' UNZ+ UNZ ' / EDI-Vereinbarung-INVOIC/Gutschriftsverfahren Anlage 1 A 2