Vorwort. Inhalt. Allgemeine Informationen DSGVO im Finanzbereich Stand 12/2018 1

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1 Allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung im Bereich Steuern und Gebühren des Finanzbereiches der Stadt Hückelhoven Vorwort Ein Großteil der Einwohnerinnen und Einwohner sowie Unternehmen aus Hückelhoven treten mit dem Finanzbereich der Stadt Hückelhoven früher oder später in Kontakt, sei es im Bereich der kommunalen Steuern (z. B. Gewerbe-, Grund-, Hunde- oder Vergnügungssteuer) oder bei einer sonstigen Forderung (z. B. Gebühren für Buß- oder Zwangsgelder, sonstige Verwaltungsgebühren). Hierzu ist es notwendig, personenbezogene Daten zu verarbeiten. Die nachfolgenden Informationen betreffen die Verarbeitung personenbezogener Daten zu abgaberechtlichen Zwecken, soweit die Abgabenordnung (AO) und das Kommunalabgabengesetz (KAG NRW) unmittelbar oder mittelbar anzuwenden sind. Daten sind personenbezogen, wenn sie einer natürlichen Person, einer Körperschaft (z. B. Verein oder Kapitalgesellschaft), einer Personenvereinigung oder einer Vermögensmasse zugeordnet werden können. Keine personenbezogenen Daten sind anonymisierte oder pseudonymisierte Daten. Wenn durch den Finanzbereich der Stadt Hückelhoven personenbezogene Daten verarbeitet werden bedeutet dies z. B. eine Datenerhebung, -speicherung, -verwendung, -übermittlung und bereitstellung, aber auch die Datenlöschung. Nachfolgend erhalten Sie weitere Angaben darüber, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, bei wem sie erhoben werden und was mit Ihren personenbezogenen Daten geschieht. Zudem erhalten Sie Informationen über Ihre Datenschutzrechte und an welchen Ansprechpartner Sie sich bei Fragen wenden können. Inhalt 1. Verantwortlicher und Ansprechpartner Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung Art der personenbezogenen Daten Weitergabe Ihrer Daten an Dritte Art der Datenverarbeitung Dauer der Speicherung personenbezogener Daten Ihre Datenschutzrechte... 4 Allgemeine Informationen DSGVO im Finanzbereich Stand 12/2018 1

2 1. Verantwortlicher und Ansprechpartner Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten: Stadt Hückelhoven Bürgermeister Bernd Jansen Rathausplatz Hückelhoven Telefon: / 82-0 Telefax: / info@hueckelhoven.de Ansprechpartner für datenschutzrechtliche Fragen: Stadt Hückelhoven Datenschutzbeauftragter Frank Heinen Rathausplatz Hückelhoven Telefon: / Telefax: / datenschutzbeauftragter@hueckelhoven.de 2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), der Abgabenordnung (AO) sowie des Landesdatenschutzgesetzes NRW (DSG NRW). Verarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e), Abs. 3 DSGVO) Zur Erfüllung der öffentlichen Aufgabe, die Abgaben nach den Vorschriften der Abgabenordnung, des Kommunalabgabengesetzes sowie der einschlägigen Steuergesetze, der Zivilprozessordnung sowie der kommunalen Satzungen festzusetzen und zu erheben, werden Ihre personenbezogenen Daten benötigt. Ihre personenbezogenen Daten werden dabei in dem abgaberechtlichen Verfahren verarbeitet, für welches sie erhoben wurden. Nur in den gesetzlich ausdrücklich zugelassenen Fällen dürfen die zur Durchführung eines abgabenrechtlichen Verfahrens erhobenen personenbezogenen Daten auch für andere Zwecke verarbeitet werden. Allgemeine Informationen DSGVO im Finanzbereich Stand 12/2018 2

3 Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO) Soweit eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Kontodaten im Rahmen eines SEPA-Lastschriftmandates oder für Erstattungen) erteilt wurde, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten die von Ihnen erteilte Einwilligung. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten auch zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen nach der Kommunalhaushalts- und Kassenverordnung bzw. der Abgabenordnung (nähere Erläuterung zur Dauer der Aufbewahrungsfrist siehe Punkt 6) verarbeitet. 3. Art der personenbezogenen Daten Es werden beispielhalft folgende personenbezogene Daten verarbeitet: Vor- und Nachname, Geburtsdatum und ort, Familienstand, Adresse und Kontaktdaten wie z. B. Telefonnummer, -Adresse etc., Kassenkontonummer, Bankverbindung, Einkommens- und Vermögensverhältnisse. Besondere Kategorien personenbezogener Daten, so genannte sensible Daten werden nur erhoben, sofern dies für das jeweilige Abgabeverfahren erforderlich ist. Ihre personenbezogenen Daten werden in der Regel bei Ihnen selbst erhoben, z. B. durch Abgabeerklärungen, Anträge und Ähnliches. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten bei Dritten erhoben, soweit diese gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet oder befugt sind, wie z. B. Amtsgerichte (Handels-, Vereins- und Gewerberegister, Grundbuch) Bundeszentralregister Einwohnermeldebehörden und Gewerbeämter Finanzämter Kreiswasserwerk oder wenn Sie dem Dritten eine entsprechende Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben. Kann ein Sachverhalt nicht mit Ihrer Mithilfe aufgeklärt werden, dürfen die Daten auch auf Nachfrage bei Dritten erhoben werden (z. B. Kreditinstitute, Arbeitgeber, u. a.). Zudem können öffentlich zugängliche Informationen, z. B. aus öffentlichen Registern oder öffentlichen Bekanntmachungen, verarbeitet werden. 4. Weitergabe Ihrer Daten an Dritte Im Hinblick auf die Datenweitergabe unterliegt die Stadt Hückelhoven grundsätzlich dem Steuergeheimnis gemäß 30 Abgabenordnung (AO). Allgemeine Informationen DSGVO im Finanzbereich Stand 12/2018 3

4 Die erhobenen bzw. bekannt gewordenen personenbezogenen Daten dürfen im Einklang mit 30 AO sowie den Bestimmungen der DSGVO nur dann an andere Personen oder Stellen weitergegeben werden, wenn die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist. Dies sind z. B. Gerichte Bundeszentralamt für Steuern Strafverfolgungsbehörden Behörden der Länder, z. B. Finanzämter 5. Art der Datenverarbeitung Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zumeist in maschinellen Verfahren zur Festsetzung und Erhebung der Abgaben sowie der sonstigen Forderungen. Dabei werden technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen eingesetzt, um Ihre Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Veränderung, Vernichtung, Verlust sowie gegen unbefugte Offenbarung oder unbefugten Zugang zu schützen. 6. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten Ihre personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert, wie dies für das jeweilige Verfahren erforderlich ist. Maßstab hierfür sind die abgabenrechtlichen Verjährungsfristen gemäß AO. Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten dürfen auch gespeichert werden, um sie für künftige abgabenrechtliche Verfahren zu verarbeiten ( 88a Abgabenordnung, 12 KAG). Weiterhin werden Ihre Daten zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gemäß Abgabenordnung bzw. Kommunalhaushalts- und Kassenverordnung gespeichert. Die dort vorgegebenen Fristen betragen überwiegend bis zu 10 Jahre. Ihre personenbezogenen Daten werden darüber hinaus, sofern erforderlich, auch aufgrund des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW sowie des Bürgerlichen Gesetzbuches bis zu 30 Jahre gespeichert, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 10 Jahre beträgt. 7. Ihre Datenschutzrechte Sie haben nach der Datenschutzgrundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutzgrundverordnung. Recht auf Auskunft Sie können Auskunft über seitens der Stadt Hückelhoven verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren (z. B. Steuerart und Jahr) und zum Verfahrensabschnitt (z. B. Festsetzung, Vollstreckung) gemacht werden. Allgemeine Informationen DSGVO im Finanzbereich Stand 12/2018 4

5 Recht auf Berichtigung Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen. Recht auf Löschung Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden (vgl. oben 7.). Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse (z. B. gesetzmäßige und gleichmäßige Besteuerung) besteht. Recht auf Widerspruch Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings kann die Stadt Hückelhoven dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet (z. B. Durchführung des Besteuerungsverfahrens). Recht auf Beschwerde Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist für die Realsteuern (Gewerbesteuer und Grundsteuer): Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationssicherheit Husarenstr Bonn Telefon: 0228 / poststelle@bfdi.bund.de für alle übrigen Angelegenheiten: Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Kavalleriestr Düsseldorf Telefon: 0211/ Fax: 0211/ poststelle@ldi.nrw.de Allgemeine Informationen DSGVO im Finanzbereich Stand 12/2018 5

6 Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten In einigen Fällen können oder dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen ( 32c bis 32f der Abgabenordnung). Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit. Wir werden Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollten wir länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht. Allgemeine Informationen DSGVO im Finanzbereich Stand 12/2018 6