Rechtsänderungen Forschungspolitische / Administrative Informationen Tagungen / Fortbildungsveranstaltungen Abfragen

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1 Max-Pl anck-ge sel l schaft, Postf ach , München An die Direktorinnen und Direktoren und Leiterinnen und Leiter der Institute, Forschungsstellen und Arbeitsgruppen der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.v. Stabsreferat Wissenschafts- und Innovationsforschung, Forschungsanalyse Open Access Policy Dr. Georg Botz Tel.: 089 / botz@gv.mpg.de AZ: Rechtsänderungen Forschungspolitische / Administrative Informationen Tagungen / Fortbildungsveranstaltungen Abfragen Rundschreiben Nummer: 28/2014 Open Access: Zweitveröffentlichungsrecht für wissenschaftliche Publikationen und Regelungen für Horizon 2020 Inhalt in Stichworten: Ausübung des neuen Zweitveröffentlichungsrechts Erfüllung der Open Access-Auflagen in Horizon 2020 Unterstützung bei der Umsetzung an den Instituten Bearbeitungshinweise: Bitte leiten Sie diese Informationen auch an die Forschungskoordinatorinnen bzw. Forschungskoordinatoren, die Bibliotheken und sonstige an Ihrem Institut mit Publikationen befassten Stellen weiter. Anlagen: Flyer Open Access to Scientific Publications in Horizon 2020 Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.v., Hofgartenstraße 8, München Postfach , München, Deutschland, Tel , Internet:

2 Open Access: secondary publication rights for scientific publications and regulations under Horizon 2020 Contents in brief: Exercising the new secondary publication rights Meeting the Open Access obligations under Horizon 2020 Assistance in implementation of the above at the institutes Please note that the English translations of our Circulars are provided for purposes of convenience and reference only. Action required: Please also forward this information to the research coordinators, the libraries and all other roles concerned with publications at your institute. Enclosures: Flyer Open Access to Scientific Publications in Horizon

3 Sehr geehrte Damen und Herren, die Max-Planck-Gesellschaft unterstützt seit mehr als zehn Jahren die unter dem Stichwort Open Access bekannten Bemühungen, die Ergebnisse öffentlich geförderter Forschung, also insbesondere auch die an unseren Instituten erzielten oft bahnbrechenden Resultate, für jedermann frei zugänglich zu machen. Dies geschieht entweder dadurch, dass die entsprechenden Artikel in Open Access-Zeitschriften publiziert werden, die alle Arbeiten unmittelbar für alle Leser frei zugänglich machen. In vielen anderen Zeitschriften, die weiterhin im Subskriptionsmodell arbeiten, können einzelne Arbeiten gegen Zahlung einer entsprechenden Gebühr freigeschaltet werden. Komplementär und parallel zu diesem als Open Access Gold bezeichneten Weg gibt es die Möglichkeit, Artikel in institutionellen oder fachspezifischen Datenbanken ( Repositories ) abzulegen und auf diese Weise öffentlich frei zugänglich zu machen. Viele Verlage erlauben diese Variante auch dann, wenn die Autoren ansonsten bei der Einreichung alle Nutzungsrechte exklusiv an den Verlag übertragen haben. Für die als Open Access Grün bezeichnete parallele Veröffentlichung verlangen die Verlage oft eine bestimmte Wartefrist, um zunächst ein alleiniges Nutzungsrecht ausüben zu können. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zusammen mit den anderen deutschen Wissenschaftsorganisationen dafür eingesetzt, das Urheberrecht zu reformieren, um für die Autorinnen und Autoren Rechtssicherheit bei der Nutzung des grünen Wegs zu Open Access zu schaffen. Am ist nun eine Novelle des Urheberrechtsgesetzes in Kraft getreten, mit der ein neues Zweitveröffentlichungsrecht eingeführt wurde ( 38 Abs. 4 UrhG-Neu). Autorinnen und Autoren wissenschaftlicher Publikationen, die bestimmte Bedingungen erfüllen, erhalten dadurch das Recht, ein Jahr nach der Erstveröffentlichung eine elektronische Kopie der Manuskriptversion dieser Publikation öffentlich zugänglich zu machen. Die Umsetzung der Ziele, die mit Open Access erreicht werden sollen, ist eine Aufgabe für alle Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler in der Max-Planck- Gesellschaft. Dies ist auch in den Regeln zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis verankert, die festlegen, dass die mit öffentlichen Mitteln erzielten Forschungsergebnisse nach Möglichkeit frei verfügbar gemacht werden sollen. Das neue Zweitveröffentlichungsrecht bietet nun diese Möglichkeit, und zwar unabhängig von den Bedingungen, die Verlage in ihren Autorenverträgen festlegen. Auch die Europäische Union tritt dafür ein, die Ergebnisse öffentlich geförderter Forschung frei zugänglich zu machen. Für alle wissenschaftlichen Publikationen, die aus Projekten in Horizon 2020, dem aktuellen EU- Rahmenprogramm für Forschung und Innovation entstehen, ist die Open 3

4 Access-Veröffentlichung verpflichtend. Daher gibt es neben dem Zweitveröffentlichungsrecht einen weiteren guten Grund, das Repository der Max- Planck-Gesellschaft zu nutzen: Wenn Veröffentlichungen über MPG.PuRe frei zugänglich sind, erfüllen sie automatisch die entsprechenden Projektauflagen in Horizon 2020! Für beide Themen bietet die Max-Planck-Gesellschaft vielfältige Unterstützung an, wobei die lokalen Bibliotheken und die Max Planck Digital Library (MPDL) als zentrale Serviceeinheit wichtige Aufgaben übernommen haben. Auf der diesjährigen Bibliothekstagung wurde dargestellt, welche Regeln bei der Ausübung des Zweitveröffentlichungsrechts zu beachten sind. Hierzu wird den Bibliotheken in Kürze weiteres Material zur Verfügung gestellt. In der Anlage zu diesem Rundschreiben finden Sie eine Broschüre, in der erläutert wird, wie die in Horizon 2020 enthaltenen Verpflichtungen eingehalten werden können. Das Bekenntnis zu Open Access ist eine wichtige forschungspolitische Positionierung der Max-Planck-Gesellschaft. Ich bitte Sie daher sehr eindringlich darum, an Ihren Instituten dafür Sorge zu tragen, dass alle Publikationen in das von der MPDL betriebene Repository der Max-Planck-Gesellschaft MPG.PuRe eingestellt und, soweit dies rechtlich möglich ist, auch frei zugänglich gemacht werden. Mit freundlichen Grüßen Peter Gruss 4

5 Ladies and Gentlemen, For more than ten years now, the Max-Planck-Gesellschaft has been in support of the endeavours known under the term Open Access to make the results of publicly funded research publicly available, free of charge, including, in particular, the often ground-breaking results from our institutes. On the one hand, this is done by publishing the relevant articles in Open Access journals that directly provide free access to all contributions to all readers. In many other journals, which still work on the subscription model, readers pay a certain fee to gain access to individual articles. In addition and parallel to this way, known as the Golden Road to Open Access, there is also the possibility of contributing articles to institutional or subject-specific databases ( repositories ) and, thus, making them publicly available, free of charge. Many publishers permit this option even if authors have otherwise transferred all exploitation rights exclusively to the publisher upon submission of their work. For this parallel publication, described as the Green Road to Open Access, publishers often demand a certain embargo, within which they may exercise sole exploitation rights. Along with the other German science organisations, the Max-Planck- Gesellschaft has pleaded for a reform of the copyright law to provide authors with legal certainty in taking the Green Road to Open Access. On 01/01/2014, a copyright law amendment has finally become effective, introducing new secondary publication rights ( 38, paragraph 4 UrhG- Neu). Authors of scientific publications meeting certain criteria now have the right to make an electronic copy of the manuscript version publicly available one year after its initial publication. The implementation of the goals to be achieved with Open Access is a task for all scientists within the Max-Planck-Gesellschaft. This is also enshrined in the Rules of Good Scientific Practice, which demand that findings from publicly funded research should be made publicly available if possible. The new secondary publication rights now secure this possibility independent of the conditions fixed by publishers in their author s contracts. The European Union also pleads for free availability of findings from publicly funded research. For all scientific publications originating from projects under Horizon 2020, the EU s current Framework Programme for Research and Innovation, Open Access publication is mandatory. This constitutes another good reason for making use of the repository of the Max-Planck-Gesellschaft: publications made available free of charge via MPG.PuRe automatically meet the relevant project requirements under Horizon

6 The Max-Planck-Gesellschaft offers its assistance with both topics in a multitude of ways. Here, the local libraries as well as the Max Planck Digital Library (MPDL) as a central service unit have taken on important tasks. In a presentation during their annual meeting the librarians have been informed which rules to follow in exercising secondary publication rights and a brochure will be provided soon. In the enclosure you shall find an information flyer developed by the MPDL indicating how the obligations contained in Horizon 2020 may be adhered. The commitment to Open Access means an important positioning of the Max- Planck-Gesellschaft in research policy. Therefore, I strongly urge you to take care that all publications from your institutes be deposited in the repository MPG.PuRe operated by the Max-Planck-Gesellschaft and that those publications for which this is possible under the law be made freely available. Yours sincerely, Peter Gruss 6