hierzu auch Ziffer 2.4 des Jahresberichts 2006 des Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (BlnBDI).

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1 Anlage 2 Datenschutz / Behandlung der Daten 1 Grundsätzliches Voraussetzungen Grundlage und zugleich Bedingung für das BEM ist ein wirksamer und sorgfältig gehandhabter Datenschutz, da das Gelingen oder Scheitern der Eingliederungsmaßnahmen wesentlich vom Vertrauen der Beschäftigten in die Verfahren des BEM abhängt. Hierdurch ergeben sich umfangreiche datenschutzrechtliche Fragen, insbesondere mit dem Umgang der sensiblen, gesundheitsbezogenen Daten (= besondere Art der personenbezogenen Daten), die bei der Durchführung des BEM gesammelt werden. Rechtsgrundlagen Die zu erhebenden Daten stellen keine Sozialdaten im Sinne des Sozialgesetzbuches (SGB) dar. Die Bewertung datenschutzrechtlicher Problemstellungen richtet sich nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) 1 in Verbindung mit dem Berliner Datenschutzgesetz (BlnDSG) 2, (siehe hierzu auch Ziffer 2.4 des Jahresberichts 2006 des Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (BlnBDI). 2 Umgang mit Daten im BEM Personalakte Dokumentation der Fehlzeiten Nach 84 Abs. 3 Satz 1 Landesbeamtengesetz (LBG) kann die Personalakte nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden. Die Dokumentation von Fehlzeiten kann bei Bedarf als Teilakte angelegt werden; diese unterliegt denselben Einschränkungen wie die Grundakte. Teilakten können bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Behörde geführt werden ( 84 Abs. 2 Satz 2 LBG). Zugang zur Personalakte Der rechtliche Rahmen für den Zugang zur Personalakte ergibt sich aus 84 Abs. 5 LBG. Die grundsätzlich allein zulässige Verwendung des Inhalts der Personalakte für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft kommt nur durch Beschäftigte in Frage, die im Rahmen der Personalverwaltung Personalangelegenheiten zu bearbeiten haben. Ohne Einverständnis der/s Beschäftigten darf nur ein eng begrenzter Personenkreis mit besonderer dienstlicher Verantwortung (Personalreferent/in und/oder Behördenleiter/in) Einsicht in die Personalakte nehmen. (vgl. schon BVerwG vom , BVerwGE 19, 179 [185]). Es genügt, dass die/der Beschäftigte arbeitsteilig nur bestimmte personelle Angelegenheiten zu bearbeiten hat; allerdings darf sie/er dann, falls eine einschlägige Teilakte besteht, nur zu dieser Zugang haben ( soweit erforderlich ). Für die Arbeitsrechtsverhältnisse der Arbeitnehmer/innen des Landes Berlin gelten die allgemeingesetzlichen Bestimmungen des Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten in der Berliner Verwaltung (BlnDSG). Die zur Durchführung des 84 Abs.2 S.1 SGB IX seitens des Arbeitgebers erhobenen Daten sind auf Grund der genannten Norm, mithin einer besonderen Rechtsvorschrift, zu erheben. Recht der Datenverarbeitung 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Januar 2003 (BGBl. I S.66), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 22. August 2006 (BGBl. I S.1970) 2 Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten in der Berliner Verwaltung (Berliner Datenschutzgesetz - BlnDSG) in der Fassung vom 17. Dezember 1990 (GVBl S. 16, 54), zuletzt geändert durch Gesetz vom 30. November 2007 (GVBl. S. 598) Seite 1 von 6

2 Bei den gemäß 84 Abs.2 S.1 SGB IX erforderlichen Angaben handelt sich um Daten, deren Erhebung der jeweils hierzu ermächtigten Stelle innerhalb der Behörden des Landes Berlin obliegt. Dies ist gemäß 4 Abs.3 Nr.1 BlnDSG diejenige Organisationseinheit, der die Aufgabe durch Geschäftsverteilungsplan zugewiesen ist. Sofern diese Stelle nicht mit der Stelle identisch ist, der die Durchführung des Verfahrens gemäß 84 Abs.2 S.1 SGB IX obliegt, erhält die andere Stelle die Daten unter der Voraussetzung, dass gemäß 2 Abs.2 BlnDSG i. V. m. 28 Abs.3 Nr.1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ein berechtigtes Interesse eines Dritten i. S. d. 4 Abs.3 Nr.3 BlnDSG, also einer Person oder Stelle außerhalb der datenverarbeitenden Stelle, gegeben ist. Das berechtigte Interesse ist ein besonderer Ausdruck des Erforderlichkeitsprinzips; persönliche Daten dürfen also nur insoweit weitergegeben werden, wie dies zur Aufgabenerledigung erforderlich ist. Die Erforderlichkeit resultiert aus der verbindlichen Anordnung des 84 Abs.2 S.1 SGB IX. 3 Offenbarung von Krankheits- oder Behinderungsdaten im BEM Das BEM braucht eine ausreichende Datengrundlage. Um zu bestimmen, was als ausreichende Datengrundlage zum Gesundheitsstand des/der Betroffenen anzusehen ist, empfiehlt sich die deutliche Unterscheidung von drei Datenkategorien: 1. Daten zu den gesundheitsbedingten Einschränkungen der Einsatzmöglichkeiten einer Person Diese Daten sind für das BEM notwendig. Insbesondere für die Planung von Maßnahmen ist es erforderlich, die Einschränkungen der Einsatzmöglichkeiten eines Beschäftigten zu kennen, evtl. auch erwartbare Veränderungen, die sich etwa durch den Krankheitsverlauf oder durch die Auswirkungen medizinischer oder rehabilitativer Maßnahmen ergeben können. Die/der Betroffenen ist nicht verpflichtet über Art und/oder Ursache seiner/ihrer Krankheit Auskunft zu geben. Um zum Erfolg eines BEM Verfahrens beizutragen, ist der/dem Betroffenen zu empfehlen, entsprechende Informationen selbst zur Verfügung zu stellen. Die fehlende Verpflichtung der/des Betroffenen ist hierbei stets zu beachten und zu respektieren (siehe oben). 2. Daten zur medizinischen Diagnose Medizinische Diagnosen werden für die Planung von Maßnahmen des BEM grundsätzlich nicht benötigt. Das Kennen der Diagnose kann aber für die Betriebsärztin/den Betriebsarzt hilfreich sein, um im Einzelfall Aussagen treffen zu können, ob der Zeitpunkt für Maßnahmen des BEM geeignet ist bzw. ob geplante Maßnahmen des BEM dem Krankheitsgeschehen genügend Rechnung tragen. 3. Daten zur Aufklärung von Krankheitsursachen in der Verwaltung (aus dem Bereich des Arbeitsschutzes und des Gesundheitsmanagements) Gibt es plausible Hinweise darauf, dass bestimmte Arbeitsbedingungen mit erhöhten Erkrankungsraten von weiteren Beschäftigten im Zusammenhang stehen, sind die Dienststellen auf entsprechende Daten angewiesen, um zu handeln. Daraus können sich über den Einzelfall hinaus generelle Zusammenhänge ergeben, die für die gesund erhaltende Gestaltung von Arbeitsplätzen für alle Beschäftigten bedeutsam werden. 4 Die am BEM-Verfahren beteiligten Personen und Stellen Personalservice; personalaktenführende Stelle, örtliche Büroleitung [Innerer Dienst, Zentraler Service] etc. Die Beschäftigten des Personalservice, örtliche Büroleitung etc. sind zum Integrationsteam Dritte im Sinne des 4 Abs.3 Nr.3 BlnDSG. Seite 2 von 6

3 Die Übermittlungen von BEM-Unterlagen an die am Verfahren Beteiligten sind ausschließlich in verschlossenen Briefumschlägen vorzunehmen. Führungskraft Die für die/den Betroffene/n zuständige Führungskraft, welche das Erstgespräch zur Einleitung eines BEM - Verfahrens mit der/dem Betroffenen führt, ist in diesem Stadium nicht Mitglied des Integrationsteams. Sie/er ist zum Integrationsteam Dritte im Sinne des 4 Abs.3 Nr.3 BlnDSG. Wird diese Führungskraft zum Teambeauftragten bestellt, ist sie/er nunmehr Mitglied des Integrationsteams und nicht mehr Dritter. Die Führungskraft setzt den Personalservice, personalaktenführende Stelle, örtliche Büroleitung [Innerer Dienst, Zentraler Service] etc. über das Ergebnis des Erstgespräches in Kenntnis. Die damit verbundenen Datenübermittlungen sind ausschließlich in verschlossenen Briefumschlägen vorzunehmen. Bei der Umsetzung von Maßnahmen für die/den Betroffenen berät und unterstützt die Führungskraft das Integrationsteam. Bei einer - hierzu erforderlichen - Teilnahme an der Sitzung des Integrationsteams beschränkt sich der zu behandelnde Sachverhalt ausschließlich auf den Einzelfall und der damit verbundenen Umsetzung der beabsichtigten Maßnahme. Mit dieser beratenden, unterstützenden Teilnahme ist keine Mitgliedschaft im Integrationsteam verbunden, d.h. die Führungskraft ist und bleibt Dritter im Sinne der datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Beauftragung einer/eines Teambeauftragten (Arbeitgebervertreter/in) Der Arbeitgeber/Dienstherr beauftragt schriftlich eine Führungskraft aus der Behörde nach Ziffer III. Nr.12.3 Abs.2 Satz 1 DV Gesundheit zur/zum Teambeauftragten. Diese nimmt an seiner Stelle die Funktion einer/eines Teambeauftragten in eigener Verantwortung wahr. Bei der Einrichtung eines ad hoc Integrationsteams kann auch die zuständige Führungskraft der/des Betroffenen zur/zum Teambeauftragten bestellt werden, wenn die Struktur/ Größe einer Behörde die Einrichtung eines ständigen Teams nicht zulässt (Ausnahmefall). Bei der Bestellung zum ad hoc Teambeauftragten ist darauf hinzuweisen, dass diese Funktion nur vom Beginn bis zum Abschluss eines Einzelfalls gilt. Bei einem neuen Einzelfall ist eine erneute Bestellung vorzunehmen. Die Bestellung/Beauftragung zur/zum Teambeauftragten für ein ständiges Integrationsteam endet mit der schriftlichen Aufhebung seiner/ihrer Bestellung, ad hoc Integrationsteam endet mit der Beendigung des Einzelfalles. Einer separaten schriftlichen Aufhebung der Funktion bedarf es nicht. Teambeauftragte(r) / Integrationsteam Die/der Teambeauftragte und die von ihr/ihm bestellten Mitglieder eines ständigen oder eines ad hoc - Integrationsteams sind im Sinne des 4 Abs.3 Nr.1 BlnDSG die datenverarbeitende Stelle. Dritter ist jede Person oder Stelle außerhalb der datenverarbeitenden Stelle (Integrationsteam). Dritte sind nicht die/der Betroffene oder diejenigen Personen und Stellen, die im Geltungsbereich der Rechtsvorschriften der Europäischen Union im Auftrag tätig werden ( 4 Abs.3 Nr.3 BlnDSG). Seite 3 von 6

4 Der Ausdruck jede Person oder Stelle ist gleichbedeutend mit jeder. Auf die Zugehörigkeit zum öffentlichen oder privaten Bereich, auf die Rechtsform und auf den Sitz bzw. Wohnsitz kommt es nicht an. Entscheidend ist das Kriterium außerhalb der datenverarbeitenden Stelle. Da im öffentlichen Bereich die einzelne Behörde oder öffentliche Stelle und nicht die jeweilige juristische Person des öffentlichen Rechts datenverarbeitende Stelle ist, ist eine andere Behörde bzw. eine andere öffentliche Stelle stets Dritter, auch dann, wenn sie dem gleichen Rechtsträger angehört (z.b. zwei Landesbehörden). Gliedert sich eine Behörde (im verwaltungsrechtlichen Sinn) in mehrere Abteilungen, Referate oder Gruppen, so sind diese im Verhältnis zueinander Dritte, wenn sie unterschiedliche Aufgaben wahrnehmen ( Funktionaler Behördenbegriff ). Dies gilt unabhängig davon, ob sie räumlich getrennt untergebracht sind (z.b. Außen- und Zweigstelle). Die/der Teambeauftragte kann ständige Teammitglieder und/oder für jeden Einzelfall Ansprechpartner/Ansprechpartnerinnen für das Integrationsteam bestellen. Mitglieder des Integrationsteams, die nur für einen Einzelfall in das Team bestellt wurden, scheiden mit Abschluss des Einzelfalles aus dem Team aus und sind anschließend wieder Dritte im Sinne der datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Die Gesprächsinhalte des Integrationsteams bzw. weiterer Gesprächsteilnehmer/innen unterliegen einer absoluten Geheimhaltungspflicht. Gesprächsergebnisse sind nur dann den jeweils zuständigen Stellen mit Einvernehmen der/des Betroffenen zu offenbaren, wenn es sich dabei um die konkrete Umsetzung von Hilfsangeboten (Arbeitsplatzveränderung, Hilfsmittel etc.) handelt. 5 Organisatorische Maßnahmen für das BEM Keine automatisierte Datenverarbeitung Ziffer III. Nr.12.6 Abs. 6 der zwischen der Senatsverwaltung für Inneres und Sport und dem Hauptpersonalrat (HPR) am 12. November 2007 geschlossenen Dienstvereinbarung über das Betriebliche Gesundheitsmanagement in der Berliner Verwaltung (DV Gesundheit) Vorgänge und Daten aus einem BEM dürfen nicht informationstechnisch erhoben, gespeichert und verarbeitet werden. schließt die An- und Verwendung von automatisierten Verfahren mittels PC, Fax etc. beim BEM Verfahren aus. Sämtliche Vorgänge (Schreiben, Vermerke etc.) sind manuell/handschriftich auszuführen! Datenvermeidung Das BEM ist so auszurichten, dass so wenig wie möglich personenbezogene Daten verarbeitet werden, s. hierzu auch die Ausführungen auf Seite 20 ff. in den Handlungsempfehlungen des LAGeSo. Datenverarbeitung Bei der Verarbeitung der ausschließlich manuell/handschriftlich erstellten BEM - Daten sind geeignete organisatorische Maßnahmen nach 5 Abs.1 und 4 BlnDSG zu treffen, um die Ausführungen und Anforderungen der datenschutzrechtlichen Vorschriften zu gewährleisten, d.h. unter anderem, Seite 4 von 6

5 - ein Zugang/Zugriff auf die BEM - Daten ist ausschließlich nur dem/der Teambeauftragen bzw. den ständigen bzw. den für den Einzelfall herangezogenen vorübergehenden Mitgliedern des Integrationsteams gestattet, - Unbefugten (Dritten) ist die Einsicht auf Schriftstücke und sonstige Unterlagen zu verwehren, - einzelne Schriftstücke, Karteien, Karteikästen, Ordner, Mappen etc. sind niemals offen liegen zu lassen und nach Gebrauch unverzüglich in einem verschließbaren Mobiliar (Schrank, Theke, Container etc.) unterzubringen, - Gespräche, Telefonate etc. über das BEM Verfahren und seinen Betroffenen sind nicht in Anwesenheit von Unbefugten (Dritten) zu führen; dass Mithören Dritter (z.b. im Nebenraum bei geöffneter Tür) ist stets zu vermeiden, - das Mobiliar (Schrank, Theke, Schreibtisch, Container etc.) ist bei einem vorübergehenden Verlassen des Raumes sowie zum Ende des Dienstbetriebes immer zu verschließen, - Schlüssel abziehen nicht vergessen und an einem für Unbefugte nicht zugänglichen Ort aufbewahren. Eine gemeinsame Nutzung des Mobiliars durch eine für das BEM zuständigen Einzelperson bzw. durch Mitglieder des Integrationsteams mit weiteren Beschäftigten der Behörde oder sonstigen öffentlichen Stelle ist wegen deren unterschiedlichen Aufgaben/Funktionen (Dritte, siehe oben) stets zu vermeiden. Datenübermittlung Bei der Übermittlung von BEM - Daten zwischen den Mitgliedern des Integrationsteams und zu sonstigen am BEM - Verfahren beteiligten Dritten (Personalservice, örtliche Büroleitung, Führungskraft etc.) ist stets zu beachten und zu berücksichtigen, dass die Schriftstücke und sonstige Unterlagen ausschließlich in einem verschlossenen Briefumschlag versandt werden. Um ein versehentliches Öffnen von Briefumschlägen bei Abwesenheit der für das BEM - Verfahren zuständigen Einzelperson bzw. eines Mitgliedes des Integrationsteams durch weitere Beschäftigte (Dritte) zu vermeiden, ist stets eine persönliche Adressierung (Herrn/Frau c/o Behördennamen - Stellenzeichen -) vorzunehmen. Bei Terminabsprachen etc. ist auf den Einsatz von , Faxen etc. zu verzichten. Gesprächsergebnisse sind nur mit Einvernehmen der/des Betroffenen zu offenbaren und unter Einbeziehung der genannten Kriterien zu übermitteln. Dokumentation Das Verfahren des BEM wird dokumentiert (Vordruck 6 bis 9). Die bei der Durchführung des BEM erhobenen Eck-Daten werden nicht mit der Personalakte (Grundakte) zusammengeführt; sie werden verschlossen als Teilakte i. S. von 84 LBG geführt. Als Eckdaten gelten die Unterlagen, die mit dem Dienst-/Arbeitsverhältnis der/des Beschäftigten in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen und sie/ihn betreffen. Das sind insbesondere Gesprächsangebote des Dienstherrn mit Datum, Abschluss des Gesprächs mit Datum sowie der Abbruch der Gespräche mit Datum. Alle übrigen Unterlagen über Gesprächsinhalte werden dagegen nicht Gegenstand der Personalakte, da sie die/den Beschäftigte/n nicht unmittelbar in ihrem/seinem Arbeits-/ Dienstverhältnis betreffen. Das sind z.b. Gesprächsvermerke, Protokolle oder Vereinbarungen, die Seite 5 von 6

6 in der Dienststelle (örtliche Büroleitung [Innerer Dienst, Zentraler Service etc.]; Personalservice) bzw. beim Teambeauftragte als Sachakte verbleiben; jeweils eine Kopie ist der/dem Beschäftigten auszuhändigen. Die Gesprächsinhalte unterliegen einer strikten Geheimhaltungspflicht der Gesprächsteilnehmer bzw. des Integrationsteams. Gesprächsergebnisse sind nur dann den jeweils zuständigen Stellen zu offenbaren, wenn es sich dabei um die konkrete Umsetzung von Hilfsangeboten (Arbeitsplatzveränderung, Hilfsmittel usw.) handelt und die/der Beschäftigte dazu das Einverständnis gegeben hat. Eine Archivierung von BEM Unterlagen (Schriftstücke, Karteien etc.) haben immer gesondert zu erfolgen. Aufbewahrungsdauer Die Eck-Daten sind nach III. Nr.12.6 Abs.3 S.4 DV Gesundheit spätestens zwei Jahre nach Beendigung eines BEM datenschutzgerecht zu vernichten und zu entsorgen. Nach dem Abschluss des BEM sind die benannten übrigen Unterlagen unverzüglich datenschutzgerecht zu vernichten, und die örtliche Büroleitung [Innerer Dienst, Zentraler Service etc.]; Personalservice ist zu unterrichten. Die manuell erhobenen BEM - Daten sind spätestens nach Ablauf von zwei Jahren datenschutzgerecht zu entsorgen. Der/Die Betroffene erhält hierüber eine schriftliche Information. Seite 6 von 6