Die neue Hauptversammlung der Aktiengesellschaft

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1 swk :07 Seite 1530 W 176 Aktienrechts-Änderungsgesetz 2009 Die neue Hauptversammlung der Aktiengesellschaft Die Änderungen auf einen Blick VON DR. JOHANNES PETER GRUBER*) Der österreichische Gesetzgeber hat mit dem Aktienrechts-Änderungsgesetz 2009 die Hauptversammlung der Aktiengesellschaft neu geregelt. Grund dafür war vor allem die EU-Richtlinie 2007/36/EG, die bis Anfang August umzusetzen war. Während die EU-Richtlinie nur börsenotierte Aktiengesellschaften betrifft, gelten die Änderungen des österreichischen Rechts großteils für alle Aktiengesellschaften. 1. Einberufung Die Hauptversammlung wird wie bisher grundsätzlich vom Vorstand einberufen. Er ist dazu zumindest einmal im Geschäftsjahr während der ersten acht Monate verpflichtet. Das Aktiengesetz nennt diese Hauptversammlung jetzt ausdrücklich ordent- liche Hauptversammlung. Der Vorstand hat die Hauptversammlung auch dann einzuberufen, wenn es eine Minderheit von 5 % der Aktionäre beantragt. 1 ) Um einen Missbrauch zu vermeiden, müssen diese Aktionäre ihre Aktien mindestens drei Monate vor dem Antrag erworben haben und sie bis zur Entscheidung über den Antrag halten. Diese Voraussetzung haben sie durch eine Depotbestätigung 2 ) nachzuweisen. Der Aktionär muss dazu die Aktien bei der Depotbank sperren lassen; die Bank muss sich dabei verpflichten, die Gesellschaft von einer Aufhebung der Sperre sofort zu verständigen. Bisher musste der Antrag schriftlich (d. h. mit Unterschrift) erfolgen. Jetzt kann die Satzung eine weniger strenge Form festlegen (Fax, ). Darüber hinaus kann wo immer im Aktiengesetz Schriftform vorgesehen ist 3 ) der Antrag über ein internationales Kommunikationsnetz der Kreditinstitute (z. B. SWIFT 4 )) gestellt werden. Voraussetzung ist, dass der Antragsteller eindeutig identifiziert werden kann. Die Kosten der Hauptversammlung trägt jetzt 5 ) immer die Gesellschaft. Bisher hatte die Hauptversammlung zu entscheiden, wer die Kosten zu tragen hatte. Das konnte dazu führen, dass die Minderheit die Kosten zahlen musste, obwohl die Hauptversammlung im Interesse der Gesellschaft stattfand. *) Dr. Johannes Peter Gruber ist Rechtsanwalt in Wien. 1 ) Unter Vorlage der Tagesordnung und eines Beschlussvorschlags zu jedem Tagesordnungspunkt; das Verlangen ist zu begründen. 2 ) Wenn es was die Regel ist bei Inhaberaktien keine Aktienurkunden gibt (sonst durch die Aktien - urkunden oder eidesstattliche Erklärungen); bei Namensaktien entscheidet die Eintragung im Aktienbuch der Gesellschaft. 3 ) Z. B. Ergänzung der Tagesordnung, Vollmacht bei Vertretung in der Hauptversammlung, Abstimmung per Brief etc. 4 ) Die Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) ist eine 1973 gegründete internationale Genossenschaft der Geldinstitute, die ein Telekommunikationsnetz für den Nachrichtenaustausch zwischen den Mitgliedern betreibt. SWIFT leitet Transaktionen zwischen Banken, Brokerhäusern, Börsen und anderen Finanzinstituten mit einem Volumen von 6 Billionen Dollar (Stand November 2005) täglich weiter und wickelt den Nachrichtenverkehr von über Geldinstituten in mehr als 200 Ländern ab; es werden rund 15 Mio. SWIFT-Nachrichten pro Tag ausgetauscht, (Quelle: Wikipedia). 5 ) Wie im deutschen Aktiengesetz SWK-Heft 34/35 5. Dezember 2009

2 swk :07 Seite 1531 W Ort Die Hauptversammlung muss wie bisher im Inland stattfinden. Die Satzung kann aber vorsehen, dass die Aktionäre elektronisch an der Hauptversammlung teilnehmen können. Zwei Formen sind möglich: Bei der Satellitenversammlung finden eine oder mehrere zusätzliche Versammlungen (auch im Ausland) statt, die mit der eigentlichen Hauptversammlung per Bild und Ton verbunden sind. Bei der Fernteilnahme muss der Aktionär zumindest akustisch mit der Hauptversammlung verbunden sein und das Wort ergreifen können, wenn es ihm der Vorsitzende erteilt. Genaueres hat die Satzung zu regeln; das Gesetz enthält nur wenige Regelungen (vgl. unten bei Abstimmung). 3. Veröffentlichung der Einberufung Die Gesellschaft hat die Einberufung spätestens am 28. Tag vor der ordentlichen Hauptversammlung 6 ) zu veröffentlichen (bisher: 14 Tage). Die Satzung kann eine längere Frist vorsehen. Die Einberufung hat die Tagesordnung zu enthalten. Eine Minderheit von 5 % der Aktionäre kann spätestens am 21. Tag vor der (ordentlichen) Hauptversammlung 7 ) verlangen, 8 ) dass die Tagesordnung durch weitere Punkte ergänzt wird. Für den Antrag gelten die gleichen Voraussetzungen wie bei der Einberufung der Hauptversammlung auf Antrag der Minderheit. 9 ) Die Einberufung ist grundsätzlich wie bisher in der Wiener Zeitung zu veröffentlichen. 10 ) Es reicht jetzt aber auch ein eingeschriebener Brief bzw. bei Zustimmung des Aktionärs eine elektronische Ladung, wenn die Aktionäre namentlich bekannt sind. Eine börsenotierte Gesellschaft muss sich darüber hinaus eines Mediums bedienen, das die Einberufung in der gesamten EU öffentlich verbreitet. Diese Voraussetzung ist erfüllt, wenn die Bestimmungen des Börsegesetzes für Ad-hoc-Meldungen eingehalten werden. 11 ) 4. Vorbereitung Die Gesellschaft hat an ihrem Sitz ab dem 21. Tag vor der Hauptversammlung den Jahresabschluss und die sonst erforderlichen Unterlagen 12 ) zur Einsicht der Aktionäre aufzulegen. Jeder Aktionär kann eine Kopie verlangen (außer die Unterlagen sind im Internet veröffentlicht). 13 ) Eine börsenotierte Gesellschaft hat alle Unterlagen ab diesem Tag durchgehend bis zum Ablauf eines Monats nach der Hauptversammlung auf ihrer Internetseite zugänglich zu machen. 14 ) 6 ) Spätestens am 21. Tag vor einer außerordentlichen Hauptversammlung. 7 ) Am 19. Tag vor der außerordentlichen Hauptversammlung. 8 ) Und zwar schriftlich unter Vorlage der (ergänzten) Tagesordnung und eines Beschlussvorschlags zu jedem Tagesordnungspunkt; das Verlangen ist zu begründen. 9 ) Schriftlichkeit, Beschlussvorschlag, Eigentum an den Aktien für mindestens drei Monate. 10 ) Die Satzung kann daneben andere Blätter oder elektronische Informationsmedien vorsehen. 11 ) Eine börsenotierte Aktiengesellschaft hat alle Vorfälle sofort zu veröffentlichen, die den Börsenkurs ihrer Aktien erheblich beeinflussen könnten (Ad-hoc-Publizität). Wichtige Informationen sollen nicht nur Insidern vorbehalten bleiben. In der Praxis erfolgt die Veröffentlichung über spezialisierte Nachrichtenagenturen, wie z. B. die Deutsche Gesellschaft für Ad-hoc-Publizität m. b. H. (DGAP), die österreichsche APA (mit dem System euro adhoc ) oder die Schweizer Hugin AG. 12 ) Und den Lagebericht, den Vorschlag für die Gewinnverwendung, den Bericht des Aufsichtsrats und alle sonstigen Berichte und Unterlagen; die Beschlussvorschläge und sonstige Erläuterungen zur Tagesordnung; gegebenenfalls den Corporate-Governance-Bericht, den Konzernabschluss mit dem Konzernlagebericht. 13 ) Besonderes gilt für Namensaktien. 14 ) Hinzu kommen die Einberufung, die Formulare für die Erteilung und den Widerruf einer Vollmacht sowie gegebenenfalls für die Fernabstimmung und die Abstimmung per Brief. SWK-Heft 34/35 5. Dezember

3 swk :07 Seite 1532 W 178 Vorstand und Aufsichtsrat müssen zu jedem Tagesordnungspunkt, über den die Aktionäre abzustimmen haben, einen Beschlussvorschlag vorlegen. 15 ) Mit diesem neuen Konzept des Beschlussvorschlags sollen die Aktionäre genau und rechtzeitig darüber informiert werden, worüber abgestimmt werden soll (und nicht mehr nur eine Tagesordnung mit Stichworten erhalten). Eine Minderheit von 1 % der Aktionäre kann bei börsenotierten Aktiengesellschaften 16 ) spätestens am siebenten Tag vor der Hauptversammlung Beschlussvorschläge zu bereits angekündigten Tagesordnungspunkten machen und verlangen, dass diese (zusammen mit den Namen der Aktionäre) auf der Internetseite der Gesellschaft veröffentlicht werden. Die Begründung muss nicht veröffentlicht werden, wenn sie mehr als Schriftzeichen umfasst. 5. Teilnahmeberechtigung Zur Hauptsammlung ist bei börsenotierten Aktiengesellschaften (zwingend 17 ) zuzulassen, wer am Ende des zehnten Tages vor der Hauptversammlung Aktionär war. 18 ) Der Aktionär hat diese Voraussetzung grundsätzlich mit einer Bestätigung der Depotbank nachzuweisen. 19 ) Die Gesellschaft muss diese Bestätigung spätestens am dritten Werktag vor der Hauptversammlung erhalten. 20 ) Bei nicht börsenotierten Aktiengesellschaften entscheidet der Beginn der Hauptversammlung. Es müssen alle Gesellschafter zugelassen werden, die sich bis spätestens am dritten Werktag vor der Versammlung anmelden. 21 ) Die Satzung kann bestimmen, wie die Teilnahmeberechtigung nachzuweisen ist. 22 ) Jeder Aktionär kann sich in der Hauptversammlung vertreten lassen. In einer börsenotierten Gesellschaft darf die Gesellschaft selbst oder ein Mitglied des Vorstands oder des Aufsichtsrats das Stimmrecht als Bevollmächtigter nur ausüben, soweit der Aktionär eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen Tagesordnungspunkten erteilt hat. Bei einer börsenotierten Gesellschaft reicht die Textform (Fax, ); bei nicht börsenotierten Aktiengesellschaften muss der Aktionär die Vollmacht schriftlich erteilen. 23 ) Die Vollmacht muss der Gesellschaft übermittelt und von dieser aufbewahrt oder nachprüfbar festgehalten werden. 24 ) Eine börsenotierte Gesellschaft muss dafür zumindest einen elektronischen Kommunikationsweg eröffnen. 25 ) 15 ) Zu Wahlen in den Aufsichtsrat sowie zur Bestellung von Abschluss- und Sonderprüfern soll jedoch nur der Aufsichtsrat Vorschläge machen. 16 ) Die Satzung einer nicht börsenotierten Gesellschaft kann festlegen, dass Beschlussvorschläge von Aktionären vor der Hauptversammlung bekanntgemacht werden. Soweit keine abweichenden Bestimmungen getroffen werden, gelten die Bestimmungen für börsenotierte Gesellschaften sinngemäß. 17 ) Eine entgegenstehende Satzungsbestimmung (die z. B. die Hinterlegung der Aktien vorsieht) ist nichtig. 18 ) Für Namensaktien gelten Sonderregeln. 19 ) Die Einberufung kann einen späteren Zeitpunkt festlegen. Bei nicht depotverwahrten Inhaberaktien richtet sich die Art des Nachweises nach der Satzung, die jedoch die Teilnahmeberechtigung nicht von einer Hinterlegung der Aktien oder einer sonstigen Verfügungsbeschränkung abhängig machen darf. Mangels einer solchen Regelung genügt die schriftliche Bestätigung eines Notars. 20 ) Für die elektronische Teilnahme oder die Abstimmung per Brief kann in der Satzung eine gesonderte Anmeldung vorgesehen sein. Das gilt auch für nicht börsenotierte Aktiengesellschaften. 21 ) Die Satzung kann etwas anderes festlegen. 22 ) Müssen die Aktien vor der Versammlung hinterlegt werden, sind sie spätestens am siebenten Tag vor der Hauptversammlung bei einem Notar, einem inländischen Kreditinstitut oder bei einer in der Satzung festgelegten Stelle zu hinterlegen. 23 ) Die Satzung kann etwas anderes festlegen. 24 ) Hat der Aktionär seinem depotführenden Kreditinstitut ( 10a AktG) Vollmacht erteilt, so genügt es, wenn dieses zusätzlich zur Depotbestätigung die Erklärung abgibt, dass ihm Vollmacht erteilt wurde; 10a Abs. 3 AktG gilt sinngemäß. 25 ) Für den nur solche formalen Anforderungen vorgesehen werden dürfen, die für die Identifizierbarkeit des Aktionärs und die Feststellung des Inhalts der Vollmacht notwendig und angemessen sind. Sofern die Satzung keinen anderen solchen Kommunikationsweg vorsieht, ist jedenfalls die Übermittlung von Vollmachten per Telefax zulässig SWK-Heft 34/35 5. Dezember 2009

4 swk :07 Seite 1533 W Innere Ordnung Den Vorsitz in der Hauptversammlung führt wie bisher der Vorsitzende des Aufsichtsrats oder sein Stellvertreter; fehlen diese, ist ein Vorsitzender zu wählen. Die Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats sind jetzt tunlichst verpflichtet, an der Hauptversammlung teilzunehmen: Sie dürfen nur dann fernbleiben, wenn das im Interesse der Gesellschaft erforderlich ist oder die Gesellschafter damit einverstanden sind. 26 ) Die Auskunftspflicht wird wie in Deutschland insoweit eingeschränkt, als die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Tagesordnungspunkts erforderlich sein muss. 27 ) Eine Auskunft darf jetzt auch verweigert werden, wenn sie auf der Internetseite der Gesellschaft in Form von Frage und Antwort 28 ) mindestens sieben Tage lang vor Beginn der Hauptversammlung durchgehend zugänglich war. Neu ist darüber hinaus vor allem, dass eine ungerechtfertigte Verweigerung der Auskunft bei Gericht angefochten werden kann. 7. Abstimmung Die Hauptversammlung ist beschlussfähig, wenn zumindest ein Aktionär teilnimmt. Für Beschlüsse genügt eine einfache Mehrheit, soweit nicht das Aktiengesetz oder die Satzung etwas anderes festlegt. Die Satzung, sonst der Vorsitzende, legt das Abstimmungsverfahren fest. Eine Satzungsbestimmung, die ein Ruhen des Stimmrechts bei der Verletzung von Meldepflichten 29 ) vorsah, war nach der Rechtsprechung bisher unwirksam. In Zukunft kann die Satzung ein zeitlich begrenztes Ruhen (z. B. in der Hauptversammlung, die der Verletzung der Meldepflicht folgt) vorsehen, und zwar nicht nur bei gesetzlichen Meldepflichten, sondern auch bei den in manchen Ländern privatrechtlichen Börseregeln. Die Satzung kann den Aktionären die Möglichkeit einräumen, in Abwesenheit abzustimmen. Es gibt zwei Möglichkeiten: die (schriftliche) Abstimmung per Brief und die (elektronische) Fernabstimmung. Das jeweilige Verfahren ist in der Satzung zu regeln; das Aktiengesetz enthält nur wenige Vorgaben: Bei der Abstimmung per Brief hat die Satzung in jedem Fall festzulegen, bis wann vor der Hauptversammlung die Stimmen bei der Gesellschaft einlangen müssen, ob eine bereits abgegebene Stimme bis zu einem bestimmten Zeitpunkt widerrufen oder geändert werden kann und auf welche Weise Aktionäre Widerspruch erheben können. Für die Fernabstimmung gilt im Wesentlichen dasselbe; die Stimmabgabe kann aber auch noch während der Hauptversammlung zulässig sein. Der Aktionär kann damit auf neuere Entwicklungen reagieren; das ist der entscheidende Unterschied zur Abstimmung per Brief. In beiden Fällen ist sicherzustellen, dass das Stimmverhalten vor der Abstimmung in der Hauptversammlung auch gegenüber dem Vorstand und dem Aufsichtsrat geheim bleibt. Bei der Abstimmung per Brief hat die Gesellschaft ein Formular ( Stimmzettel ) zur Verfügung zu stellen; bei der Fernabstimmung kann ein Formular oder eine Eingabemaske vorgesehen werden. 26 ) Die Satzung kann auch eine Zuschaltung von Mitgliedern des Vorstands oder des Aufsichtsrats über eine optische und akustische Zweiwegverbindung gestatten. 27 ) Sie darf verweigert werden, wenn die Erteilung strafbar wäre oder zu einem erheblichen Nachteil für die Gesellschaft führen würde. 28 ) So verlangt es die EU-Richtlinie. 29 ) Z. B. die in der Satzung vorgesehene Meldung, wenn ein Aktionär Aktien erwirbt, 5 % des Grundkapitals oder ein Vielfaches davon erwirbt. Folge: Ruhen des Stimmrechts in der folgenden Hauptversammlung. SWK-Heft 34/35 5. Dezember

5 swk :07 Seite 1534 W 180 Eine börsenotierte Gesellschaft muss die in der Hauptversammlung gefassten Beschlüsse spätestens am zweiten Werktag nach der Hauptversammlung auf ihrer Website veröffentlichen. 8. Sonderprüfung Die Kosten der Sonderprüfung trägt jetzt 30 ) unabhängig vom Ergebnis immer die Gesellschaft, wenn das Gericht die Sonderprüfung genehmigt. 31 ) Bisher hatte die Hauptversammlung darüber entschieden, wer die Kosten zu tragen hatte. Das konnte dazu führen, dass die Minderheit die Kosten zahlen musste, obwohl die Sonderprüfung im Interesse der Gesellschaft war. 9. Sonstiges Die Aufsichtsratsmitglieder werden wie bisher von der Hauptversammlung gewählt. Bei börsenotierten Aktiengesellschaften ist über jeden Kandidaten gesondert abzustimmen. 32 ) Ein gesonderter Beschluss ist ebenso erforderlich, wenn die Mitgliederzahl des Aufsichtsrats erhöht oder verringert werden soll. Eine Person ist ohne Abstimmung für gewählt zu erklären, wenn zumindest drei Aufsichtsratsmitglieder zu wählen sind und sich vor der dritten Abstimmung ergibt, dass bei den bereits durchgeführten Abstimmungen jeweils ein Drittel der Stimmen ohne Erfolg für eine bestimmte Person abgegeben wurde. Dieses Verfahren ist so lange nicht anzuwenden, als sich im Aufsichtsrat ein Mitglied befindet, das auf diese Art durch die Minderheit gewählt wurde. Für die Satzung ist jetzt wie bei der GmbH ein Notariatsakt erforderlich (bisher: notarielle Beurkundung). In der Satzung kann der Anspruch des Aktionärs auf Verbriefung seines Anteils ausgeschlossen 33 ) werden. Der Inhalt des Aktienbuchs (Verzeichnis der Namensaktien) wird erweitert. 34 ) Die Stufengründung wird abgeschafft. 10. Anpassung an die neue Rechtslage Der Aufsichtsrat kann die Satzung einer Aktiengesellschaft ändern, wenn es nur um die Fassung geht und er von der Satzung dazu ermächtigt wird. Bei allen anderen Aktiengesellschaften gilt eine solche Ermächtigung bis als erteilt, soweit es zur Anpassung der Satzung an das Aktienrechts-Änderungsgesetz 2009 erforderlich ist. 30 ) Wie im deutschen Aktiengesetz. 31 ) Andernfalls haften die Aktionäre für die Kosten des Gerichtsverfahrens, allerdings nur bei Verschulden. 32 ) Bei einer nicht börsenotierten Gesellschaft ist die Verbindung zu einem einheitlichen Abstimmungsvorgang zulässig, wenn kein Aktionär dagegen ist. 33 ) Oder eingeschränkt. 34 ) Namensaktien sind wie bisher im Aktienbuch der AG einzutragen. Es sind jetzt auch das Geburtsdatum von natürlichen Personen und die Firmenbuchnummer von juristischen Personen einzutragen. Die Adresse kann auch eine -Adresse sein, wenn der Aktionär in die direkte Zustellung der Einberufung an diese Adresse nach 107 Abs. 2 letzter Satz AktG eingewilligt hat. Veröffentlichung von OGH-Entscheidungen Entscheidungen des OGH sind in eine allgemein zugängliche Datenbank aufzunehmen. Sie sind dabei so zu anonymisieren, dass die Nach vollziehbarkeit der Entscheidung nicht verloren geht. Nur wenn das Verfahren in allen Instanzen nicht öffentlich war, kann das Gericht etwas anderes anordnen. 1 ) Diese Ausnahme gilt aber nicht im Verfahren auf Erlassung einer einstweiligen Verfügung, weil dem Sicherungsverfahren ein öffentliches Hauptverfahren folgt ( OGH , 4 Ob 101/09w). 1 ) 15 des Bundesgesetzes vom über den Obersten Gerichtshof (OGHG) SWK-Heft 34/35 5. Dezember 2009