Software Benutzerhandbuch Model: D200

Transkript

1 Software Benutzerhandbuch Model: D200

2 Inhalt 1 System Installation Voraussetzungen Software Installation Verwaltung Abteilungs Management Abteilung hinzufügen Abteilung ändern Abteilung löschen Mitarbeiter Management Mitarbeiter hinzufügen Mitarbeiter Informationen ändern Mitarbeiter löschen Mitarbeiter Weiterleiten Mitarbeiter exportieren Mitarbeiter importieren Mitarbeiter vom Terminal löschen Basis Konfiguration Basis Parameter Setup Urlaubs- Einstellungen Login Passwort Verbindungs Management Ergänzungen Buchungen nachtragen bei Vergessen Abwesenheits Bericht Zeiterfassung Buchungen ablesen Buchungen nach Excel exportieren Veraltete Daten löschen Glossar... Fehler! Textmarke nicht definiert.5 I

3 1 System Installation 1.1 Voraussetzungen Hardware Voraussetzungen: Pentium 266 und höher; Pentium 500 und höher wird empfohlen 128 MB Ram; Minimum 100MB Hard Disk COM (USB Port); CD-ROM Laufwerk VGA Grafik 800*600 Auflösung oder höher Betriebssystem: Microsoft Windows 2000/XP (empfohlen); Microsoft Windows Vista; Microsoft Windows 7 1

4 1.2 Software Installation Legen Sie bitte die CD in das CD-ROM Laufwerk und die CD wird das Installations-Programm automatisch durchführen. Falls nicht, starten Sie setup.exe manuell im Haupt Verzeichnis. Dann wird sich das folgende Fenster öffnen: auf Next klicken auf Next klicken auf Next klicken auf Finish klicken 2

5 2 Verwaltung Auf Ihrem Desktop wird folgendes Icon installiert: [ ] Mit Doppelklick auf das Icon starten Sie die Zeiterfassungssoftware. Datum Anzahl Mitarbeiter Insgesamt Verbindungs- Status 3

6 Klicken Sie auf [Einstellungen>>]: 4

7 2.1 Abteilungs- Management Abteilung hinzufügen 1. Zentrale wählen 3. Name der Abteilung eintragen 5. klicken Sie auf OK für Speichern 2. Hinzufügen 5

8 2.1.2 Abteilung ändern 1. Wählen Sie die Abteilung der geändert werden soll. 2. Klicken Sie auf Enter 6

9 2.1.3 Abteilung löschen 1. Wählen Sie die Abteilung der gelöscht werden soll 3. Auf OK klicken. 2. Auf Löschen klicken Achtung: [Zentralabteilung] kann nicht gelöscht werden. 7

10 2.2 Mitarbeiter Management Mitarbeiter hinzufügen 1. Wählen Sie eine Abteilung 3. Mitarbeiter Informationen eintragen 4. Hier können Sie ein Bild vom Mitarbeiter einfügen. 2. Klicken Sie auf Hinzufügen 6. Klicken Sie auf Speichern 8

11 2.2.2 Mitarbeiter Informationen ändern 2. Ändern Sie die Mitarbeiter Informationen 2. Mitarbeiter auswählen 3. Speichern 9

12 2.2.3 Mitarbeiter löschen 1. Mitarbeiter auswählen 2. Auf löschen klicken. 3. Auf [OK] klicken. 10

13 2.2.4 Mitarbeiter Weiterleiten 1. Rechtsklick auf Mitarbeiter 2. Weiterleiten 3. Abteilung wählen 11

14 2.3 Mitarbeiter exportieren Speichern Sie die Mitarbeiter Informationen in ein Excel Datei. 1. Mitarbeiter auswählen 3. Ordner wählen und auf Speichern klicken 4. Auf [OK] klicken. 2. Auf [Export] klicken 12

15 2.4 Mitarbeiter Importieren Importieren von Mitarbeiter Informationen direkt aus Excel Datei. 2. Datei wählen 4. Auf [OK] klicken. 1. [Import] klicken 13

16 2.5 Mitarbeiter vom Terminal löschen 1. Mitarbeiter auswählen 3. Auf [OK] klicken. 2. [Mitarbeiter vom Terminal löschen] klicken 14

17 3 Basis Konfiguration System und Arbeitszeiten vom Mitarbeitern einstellen. 1. Einstellungen 2. Basis-Konfiguration 15

18 3.1 Basis Einstellungen 1. Einstellungen 2. Basis-Konfiguration 3. Hier können Sie Arbeitstage, Arbeitszeiten einstellen 4. Auf Speichern klicken 16

19 3.2 Urlaubs- Einstellung 2. [Basis-Konfiguration] 3. Urlaubs-Einstellungen Tragen Sie Ferienname und Zeitraum ein. Klicken Sie dann auf Hinzufügen Wählen Sie ein Ferienname aus und klicken Sie auf Löschen um diese zu Löschen 17

20 3.3 Login Passwort Login Passwort ändern. 2. altes Passwort eintragen. neues Passwort eintragen. neues Passwort bestätigen 5. Auf OK klicken. 1. Klicken Sie auf [Login Passwort] 18

21 4 Verbindung Management 2. Wähle [Verbindung] Geräte Information werden automatisch gelesen. Hier können Sie die Geräte Einstellungen definieren. 19

22 5 Ergänzungen 5.1 Buchungen nachtragen bei Vergessen 2. Wähle [Ergänzungen] 3. Wähle [Abt.] und [Mitarbeiter] 4. Wenn Sie Buchungen nachtragen möchten, wählen Sie die Zeit und Status, und klicken auf Hinzufügen 5. Für Abwesenheit, wählen Sie Anfangsund Endzeit. Dann wählen Sie ein Grund. Klicken Sie dann auf Hinzufügen. 20

23 5.1.1 Abwesenheit Bericht 2. Wähle [Ergänzungen] 3. Wähle [Abt.] und [Mitarbeiter] 4. Zeitraum festlegen 5. Klicken Sie auf [Suchen] 21

24 6 Zeiterfassung 6.1 Buchungen ablesen 2. Wähle [Zeiterfassung] 3. Wähle [Abt.] und [Mitarbeiter] 4. Zeitraum eintragen 5. Start für Berechnung Buchungen 22

25 6.2 Buchungen nach Excel exportieren 2. Wähle [Zeiterfassung] 3. Wähle [Abt.] und [Mitarbeiter] 4. Zeitbereich wählen 5. Start für Berechnung 6. Klicken Sie auf [In Excel exportieren.] 8. Auf [OK] klicken. 7. Wählen Sie einen Ordner und klicken Sie auf Speichern. 23

26 6.3 Veraltete Daten löschen 1. Auf [Veraltete Daten löschen] klicken. 3. Auf [Löschen] klicken. 2. Enddatum wählen 3. Click [Clear Obsolete Data] 4. [OK] 5. [OK] 24

27 GLOSSAR Basis Konfiguration [Die Minuten, die als ein Arbeitstag gerechnet werden]: Sie können 2 Zeitbereiche festlegen: z.b. Vormittag und Nachmittag. Wenn Sie keine Zeitbereiche festlegen werden keine weiterführenden Auswertungen (z.b. Überstunden, Fehlzeiten) usw. erstellt, sondern lediglich die Gesamtarbeitszeit angezeigt. [Minuten nach Dienstbeginn werden als zu Zuspätkommen gerechnet.] Wenn Sie als normalen Arbeitsbeginn 9:00 Uhr festgelegt haben und eine Toleranz von 5 Minuten, werden Kommt Buchungen bis 9:05 Uhr ohne Zeitabzug berechnet. Kommt der MA jedoch z.b. um 9:08 wird die Buchung als kommt zu spät gewertet und 8 Minuten abgezogen. [Minuten vor Feierabend gehen werden als zu frühes Gehen gerechnet.] Wenn Sie als Arbeitsende 17:00 Uhr festgelegt haben und eine Toleranz von 5 Minuten, werden Geht Buchungen ab 16:55 Uhr ohne Zeitabzug berechnet. Geht der MA jedoch z.b. um 16:52 wird die Buchung als geht zu früh gewertet und 8 Minuten abgezogen. [Zeitabzug in Min. wenn keine Kommt Buchung]: Wenn die Checkbox aktiviert ist und der Mitarbeiter morgens nicht bucht, werden ihm die dort eingetragenen Minuten automatisch als Zu spät abgezogen. Wenn die Checkbox nicht aktiviert ist, wird ein Nicht buchen als Abwesenheit gewertet. [Zeitabzug in Min. wenn keine Geht Buchung]: Wenn die Checkbox aktiviert ist und der Mitarbeiter abends nicht bucht, werden ihm die dort eingetragenen Minuten automatisch als Zu früh abgezogen. Wenn die Checkbox nicht aktiviert ist, wird ein Nicht buchen als Abwesenheit gewertet. [Wie viel Minuten nach Feierabend werden als Überstunden gerechnet?]: Wenn das Arbeitszeitende auf 17:00 Uhr festgelegt und z.b. 10 Minuten eingestellt ist, wird die Arbeitszeit bis 17:10 Uhr nicht gerechnet. Wenn der Mitarbeiter um 17:20 ausstempelt, werden 20 Minuten als Überstunden gewertet. [Arbeitszeit während Feiertagen werden als Überstunden gerechnet]: Wenn diese Checkbox aktiviert ist, wird geleistete Arbeitszeit an Sa/So Feiertagen als Überstunden gerechnet 25

28 [Geräte Informationen]: Zeigt die Informationen des Terminals an. [Geräte Einstellungen]---Geräte Einstellungen [Datum Format]: 3 Möglichkeiten : yy-mm-dd, mm/dd/yy, dd/mm/yy. [Zeit Format]: 2 Möglichkeiten: 24 Stunden und 12 Stunden; [Volume]: Lautstärke einstellen. Standard ist 3. [Präzision]: 3 Möglichkeiten: [Allgemein], [Gut] und [Genauigkeit]. Standard ist Gut. [Auto Off]: Energiesparmodus nach XX Minuten. [Zeit Sync.]: Synchronisiert die Uhrzeit von Rechner und Terminal [Buchungen löschen]: Alle Buchungen im Terminal werden gelöscht [Gerät Reset]: Terminal auf Werkseinstellung setzen. Achtung! Es werden alle Mitarbeiter Daten, Fingerabdruck Daten, Passwörter usw. gelöscht und das Terminal auf Werkseinstellung zurückgesetzt! [Administrator löschen]: Administrator vom Terminal löschen. [Neue Buchungen abholen]: Nur noch nicht abgeholte Buchungen werden vom Terminal abgeholt. [Alle Buchungen abholen]: Alle Buchungen werden vom Terminal abgeholt. [Datensicherung]: Download von Mitarbeiter- und Fingerabdruck-Daten vom Terminal auf den Rechner. [Daten Wiederherstellung]: Mitarbeiter Informationen Wiederherstellen. Verbindung 26